Einführung einer cloudbasierten CAFM-Softwarelösung für den Wetteraukreis

Ziel der Beschaffung ist die Einführung einer cloudbasierten CAFM SaaS Lösung inkl. Nutzungsrechte, Provisionierung (Bereitstellung), Hosting und Betrieb, die alle relevanten Facility Management Prozesse digital unterstützt und die Bewirtschaftung der Liegenschaften des Wetteraukreises nachhaltig verbessert. Der Dienstleiter erbringt die o.g. Leistungen zur Bereitstellung in einer Softwarelösung in deutscher Sprache und mittels deutscher Kommunikation. Die Lösung soll eine moderne, skalierbare und zukunftsfähige Plattform bereitstellen, die den Anforderungen des Fachbereichs 5 sowie der gesamten Kreisverwaltung gerecht wird. Die CAFM SaaS Lösung soll insbesondere folgende Ziele erfüllen: • Zentrale Datenhaltung und damit Ausschluss von Datenredundanzen, Lücken und Inkonsistenzen • Unterstützung, Automatisierung und Vereinfachung von Prozessen (z. B. Wartung, Verträge, Energie, Reinigung, Betreiberpflichten) • Einheitliche und geführte Workflows, die die Bearbeitung von Vorgängen strukturiert und rechtssicher ermöglichen • Schneller Informationszugriff durch eine einheitliche Datenbasis • Analyse und Berichtsfunktionen für operative und strategische Entscheidungen • Rechtssicherheit bei Betreiberpflichten und Prüfprozessen • Kostenreduktion durch effizientere Nutzung von Flächen und Ressourcen • Transparenz für Investitions und Sanierungsentscheidungen • Wertsteigerung und Werterhalt der baulichen Objekte und technischen Anlagen • Wissenssicherung und Reduktion von Abhängigkeiten von Einzelpersonen • Digitalisierung von Akten • Optimierte, vereinheitlichte und geführte Workflows • Schnellere Reaktionszeiten • Vereinfachte Protokollierung von Arbeiten. Die CAFM SaaS Lösung muss sich konsequent an den Standardprozessen der GEFMA Richtlinien orientieren. Ziel ist es, die im Markt etablierten, praxisbewährten Prozesse des Facility Managements zu nutzen und diese für den Wetteraukreis bereit zu stellen, statt eigene, proprietäre Prozesslogiken zu entwickeln. Dazu gilt: • Die abzubildenden Geschäftsfähigkeiten (Flächenmanagement, Wartung, Energiemanagement, Baumanagement etc.) müssen den GEFMA Richtlinien entsprechen. • Die Prozessmodelle der Anwendung sollen sich an den GEFMA Standards für Rollen, Verantwortlichkeiten und Betreiberpflichten orientieren. • Die Lösung muss eine Zertifizierung nach GEFMA 444 nachweisen; dieser Nachweis ist zwingende Voraussetzung für die Zuschlagsfähigkeit. • Die Konfiguration im Projekt erfolgt auf Basis der vorhandenen GEFMA Standardprozesse der Anwendung; individuelle Sonderprozesse sind nur dort vorzusehen, wo dies fachlich zwingend erforderlich ist und die Updatefähigkeit nicht beeinträchtigt. Damit soll sichergestellt werden, dass der Wetteraukreis künftig eine auditierbare FM Prozesslandschaft erhält, die prozessual und strategisch weiterentwickelt werden kann. Weitere Einzelheiten, auch zur derzeitigen Ausgangslage und dem technologischen Umfeld, siehe Leistungsbeschreibung Teil B Technikteil