Bildredaktion und Betreuung des digitalen und analogen Bildarchivs
Was wird ausgeschrieben
Das Deutsche Rotes Kreuz vergibt eine Rahmenvereinbarung über Bildredaktionsleistungen und die Betreuung des digitalen und analogen Bildarchivs. Der Auftrag umfasst zwei Lose: Los 1 (Bildredaktion) mit Bildbeschaffung, Verschlagwortung, Datenbankadministration, Bildrechteverwaltung und Fotoshootings; Los 2 (Archivbetreuung) mit der Betreuung des historischen Bildarchivs mit rund 60.000 Fotografien. Die Vertragslaufzeit beträgt 360 Tage, der geschätzte Gesamtwert liegt bei 550.000 EUR.
Vollständige Beschreibung anzeigen
Bilder wecken Emotionen und prägen die Wahrnehmung des visuellen Auftritts. Sie sind ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation und spielen damit eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, Menschen für humanitäre Anliegen zu erreichen und für die Arbeit des Deutschen Roten Kreuzes (DRK) zu interessieren. So vielfältig wie das Rote Kreuz so vielfältig ist auch dessen Bilderwelt. Bei aller Vielfalt an Themen, Aufgaben und Einsätzen, folgen das statische wie auch das bewegte Bild einer Bildsprache, die zum DRK passt und seinen Werten entspricht. Die Bildredaktion des DRK steht allen Bereichen und Mitarbeitenden des DRK-Generalsekretariats mit ihrem Service zur Verfügung und unterstützt sie bei der täglichen Arbeit mit Bild- und Filmmaterial sowohl auf der technisch-administrativen als auch auf der inhaltlichen Ebene. Durch den Auftragnehmer sind nach Einzelabruf durch das DRK folgende Leistungen im Bereich Medienmanagement zu erbringen: Los1: - Bildredaktion - Administration der Mediendatenbank - Bildrechte und Medienverwaltung - Organisation und Durchführung von Fotoshootings Los2: - Betreuung des digitalen und analogen Bildarchivs
Das Deutsche Rote Kreuz (DRK) sucht einen Dienstleister für Bildredaktion und Archivbetreuung am Standort Berlin. Der Auftrag ist in zwei Lose aufgeteilt: Los 1 umfasst die Bildredaktion mit Beschaffung, Prüfung und Verschlagwortung von Bild- und Filmmaterial, die Administration der Mediendatenbank sowie die Organisation von Fotoshootings. Los 2 betrifft die Betreuung des historischen DRK-Bildarchivs, das seit 1922 besteht und rund 60.000 Fotografien von der Weimarer Republik bis heute umfasst — ein bedeutendes historisches Dokumentationsprojekt. Der Vertrag läuft ein Jahr, der geschätzte Gesamtwert beträgt 550.000 Euro. Bewerber sollten Erfahrung in Medienmanagement, Datenbankadministration und historischer Archivierung nachweisen.
Zentrale Anforderungen
6 Punkte- Erfahrung in Bildredaktion und Medienverwaltung
- Kompetenz in digitaler und analoger Archivierung
- Nachweis zur Administration von Mediendatenbanken
- Kenntnisse in Bildrechte und Lizenzmanagement
- Fähigkeit zur Organisation und Durchführung von Fotoshootings
- Erfahrung mit historischem Archivmaterial und Digitalisierungsprojekten
KI-zusammengefasst aus den offiziellen Eignungsanforderungen. Verbindlich ist der Originaltext unten.
Eignungskriterien (Volltext)
§ 56 Abs. 3 VgV Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.
Aufteilung in Lose
2 LoteLeistungsbeschreibung Punkt 3.4. Leistungsumfang einzelner Komponenten LOS 1 - Fixleistungen: Bildredaktion: Beschaffung und Prüfung von Bildern, Videos und Rohfilmmaterial, Verschlagwortung und Einpflegen des Materials in die Datenbank. Die Beschaffung erfolgt z.T. über die Mitgliedsverbände des DRK als auch über Dritte (externe Bilddatenbanken/Bilddienste). Recherche und Rechteklärung sind Teil dieser Aufgabe. Beantwortung von Anfragen aus dem Verband und von Dritten (z.B. Schulbuchverlage, Filmproduktionen), das Bild- oder Filmmaterial vom bzw. über das Rote Kreuz benötigen. Kundenbetreuung und Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs, Erteilung von Freigaben in Abstimmung mit der Fachabteilung. Administration der Mediendatenbank: Systempflege, Benutzerverwaltung, Schulungen und Anwendersupport (inklusive Hotline), Pflege des Datenbestandes, Beratung zur konzeptionellen Weiterentwicklung des Systems im Hinblick auf weitere Pools. >> Aktuell genutzte Datenbank: Easydb Version 5.93.3. Erfahrung mit der Datenbank Easy DB sind gewünscht. Übergang und Migration auf ein neues Datenbanksystem in 2026 wird erwogen. Begleitung des Prozesses und Erfahrung mit neuen DAM-Systemen sind wünschenswert. Bildrechte und Medienverwaltung: Klärung von Rechten und Lizenzen, Überarbeitung von Verträgen und Nutzungsbedingungen, Kooperation mit Agenturen, Verlagen und Produktionsgesellschaften. LOS 1 - Optionale Leistungen: Zusätzliche und größere Aufträge, die nicht über das monatliche Stundenkontingent geleistet werden können und im Auftragsfall separat vergütet werden: - Organisation und Durchführung von Fotoshootings - Stetige Erweiterung des Bestands durch aktuelles und neues Bildmaterial zu den unterschiedlichen Themen- und Arbeitsbereichen des DRK - Planung und komplette Organisation von Fotoshootings (Briefings, Fotograf, Location, Modelle, Maske), Rechteeinholung, Model Release, finale Bildbearbeitung und Einpflegen in die Mediendatenbank - Begleitung der Shootings und Sicherstellung aller erscheinungsbildlichen Vorgaben zu Fotoqualität und Branding des DRK - Spezielle Bildbearbeitung (Retusche / Bildmontage) - Reise- und Übernachtungskosten auf Nachweis und Basis des Bundesreisekostengesetzes
Das 1922 gegründete DRK-Bildarchiv dokumentiert mit rund 60.000 Fotografien die Geschichte des Deutschen Roten Kreuzes - von der Weimarer Republik über beide Weltkriege und die NS-Zeit bis zu den vielfältigen Aufgaben des DRK nach 1945 sowie internationalen Einsätzen. Der Bestand umfasst Schwarzweiß- und Farbfotos, Negative, Dias, Alben und digitale Medien. Seit 2010 wird das analoge Material systematisch digitalisiert. Etwa 9.000 Bilder sowie Plakate, historische Film- und Tondokumente und Beiträge des DRK-Zeitzeugenarchivs sind in der DRK-Mediendatenbank verfügbar. Nicht mehr benötigte visuelle, auditive und audio-visuelle Medien der aktuellen Mediendatenbank werden bewertet und ins digitale Medienarchiv überführt. Dieses umfasst derzeit rund 14.800 Einheiten aus verschiedenen Beständen und Sammlungen. Das Ziel ist, die visuelle, auditive und audio-visuelle Medien zur Geschichte des DRK dauerhaft zu sichern und für die Nutzung bereitzustellen. Der Auftrag umfasst alle Aufgaben zur Erreichung dieses Ziels. Zu diesen Aufgaben gehören: - Ordnung, Sichtung und Bewertung des analogen und digitalen Bild- und Medienbestands - Konservatorische Betreuung und Langzeitarchivierung der visuelle, auditive und audio-visuelle Bestände - Erschließung (inhaltliche Beschreibung und Verschlagwortung) nach einheitlichen und in der Bildbranche üblichen Standards und dem vorhandenen DRK-Regelwerk - Klärung von Urheber- und Nutzungsrechten - Recherche in eigenen Beständen sowie in externen Bildarchiven und Datenbanken - Benutzerbetreuung: Bearbeitung von internen und externen Anfragen und Unterstützung von Nutzern bei der Recherche (vor Ort und im digitalen Bestand) - Digitalisierung von analogem Bildmaterial und Bildbearbeitung - Kooperation mit anderen Bildarchiven und Bildagenturen - Pflege und Weiterentwicklung der relevanten Internetseiten, u.a. zum DRK-Bildarchiv und zum Zeitzeugen-Archiv - Systempflege, Benutzerverwaltung etc. - Mitarbeit bei der strategischen Weiterentwicklung des DRK-Bildarchivs
Zuschlagskriterien
5 Kriterien- price40%
Aufforderung Punkt 5.3. Bewertung nach dem Zuschlagskriterium "Angebotspreis" Der Bieter hat mit seinem Angebot das ausgefüllte Preisblatt einzureichen. Die Bewertung erfolgt anhand des ausgewiesenen "bewerteter Gesamtpreis aller Positionen abzgl. Rabatt (brutto)".
- quality30%
Aufforderung Punkt 5.4.1. Bewertung nach dem Unterkriterium "Anwenderfreundlichkeit des Konzeptes" Mit diesem Unterkriterium wird die Praxisnähe und Verständlichkeit der Schulung bewertet. Eine besonders gute Bewertung erhält die Aufgabe, wenn typische Anwendungsfälle aus dem Arbeitsalltag der Anwender realitätsnah und nachvollziehbar dargestellt werden und die Schulungsinhalte einen klaren Bezug zu den tatsächlichen Arbeitsprozessen aufweisen. Ein direkter, erkennbarer Mehrwert für die tägliche Arbeit der Teilnehmenden wirkt sich hierbei positiv auf die Bewertung aus. Eine negative Bewertung erfolgt, sofern die Schulung überwiegend abstrakt bleibt, reale Arbeitssituationen nicht ausreichend berücksichtigt und die vermittelten Inhalte keinen klaren Bezug zur praktischen Anwendung im Arbeitsalltag erkennen lassen.
- quality30%
Aufforderung Punkt 5.4.2. Bewertung nach dem Unterkriterium "Wirksamkeit der Wissensvermittlung" Mit diesem Unterkriterium wird die Praxisnähe und Verständlichkeit der Schulung bewertet. Eine besonders gute Bewertung erhält die Aufgabe, wenn typische Anwendungsfälle aus dem Arbeitsalltag der Anwender realitätsnah und nachvollziehbar dargestellt werden und die Schulungsinhalte einen klaren Bezug zu den tatsächlichen Arbeitsprozessen aufweisen. Ein direkter, erkennbarer Mehrwert für die tägliche Arbeit der Teilnehmenden wirkt sich hierbei positiv auf die Bewertung aus. Eine negative Bewertung erfolgt, sofern die Schulung überwiegend abstrakt bleibt, reale Arbeitssituationen nicht ausreichend berücksichtigt und die vermittelten Inhalte keinen klaren Bezug zur praktischen Anwendung im Arbeitsalltag erkennen lassen.
- price40%
Aufforderung Punkt 6.3. Bewertung nach dem Zuschlagskriterium "Angebotspreis" Der Bieter hat mit seinem Angebot das ausgefüllte Preisblatt einzureichen. Die Bewertung erfolgt anhand des ausgewiesenen "bewerteter Gesamtpreis aller Positionen abzgl. Rabatt (brutto)".
- quality60%
Aufforderung Punkt 6.4. Bewertung nach dem Zuschlagskriterium "Aufgaben" Der Bieter hat mit seinem Angebot eine Aufgabenbearbeitung gemäß Aufgabenbeschreibung einzureichen. Bewertet wird die Qualität und Nachvollziehbarkeit des vom Bieter eingereichten bearbeiteten Aufgabe zur Recherche und Auswahl von zehn Fotografien zur Vereinigung der beiden deutschen Rotkreuzgesellschaften. Positiv wird bewertet, wenn der Bieter ein nachvollziehbares und logisch strukturiertes Vorgehen zur Recherche und Auswahl der zehn Fotografien darlegt, die einzelnen Arbeitsschritte klar beschreibt und eine schlüssige Qualitätssicherung sowie Auswahlmethodik aufzeigt. Ebenfalls positiv wird bewertet, wenn die Kommunikation und Abstimmung mit der Projektleitung Historische Kommunikation, dem DRK-Archiv, den Herausgebern und Autoren der Publikation sowie dem Verlag klar, praktikabel und nachvollziehbar dargestellt wird. Weiterhin wird positiv bewertet, wenn der Bieter sich inhaltlich fundiert mit dem Thema der Vereinigung der beiden deutschen Rotkreuzgesellschaften auseinandersetzt und die Bildauswahl inhaltlich herleitet. Positiv bewertet wird zudem die Darstellung einer breiten, plausiblen Recherchebasis unter Einbeziehung der DRK-Mediendatenbank, des analogen DRK-Bildarchivs, relevanter externer Bilddatenbanken und Bildagenturen, privater Sammlungen von Zeitzeugen, Rotkreuzmuseen sowie des Netzwerks Geschichtsarbeit. Ebenfalls positiv wird bewertet, wenn die Bildauswahl für die Projektbeteiligten, insbesondere für den Verlag, strukturiert, transparent und nachvollziehbar dokumentiert wird, einschließlich Metadaten, Quellenangaben und Rechteinformationen. Positiv bewertet wird zudem, wenn der Bieter darlegt, wie er mit Fotos unzureichender Qualität umgeht und dabei Alternativen aufzeigt. Schließlich wird positiv bewertet, wenn die vom Bieter präsentierte Auswahl von zehn Fotos thematisch passend, aussagekräftig und qualitativ geeignet ist und Fotos der DRK-Bundesversammlung 1990 berücksichtigt. Negativ wird bewertet, wenn das Vorgehen unklar, unsystematisch oder lückenhaft ist, die Kommunikation und Abstimmung unzureichend oder unvollständig dargestellt werden, eine inhaltliche Auseinandersetzung mit dem Thema fehlt, die Recherchequellen eingeschränkt oder unplausibel sind, die Dokumentation der Bildauswahl unstrukturiert oder schwer nachvollziehbar ist, der Umgang mit qualitativ ungeeignetem Bildmaterial fehlt oder die Auswahl der Fotos thematisch unpassend, wenig aussagekräftig oder qualitativ ungeeignet ist, insbesondere wenn Fotos der DRK-Bundesversammlung 1990 fehlen.
Zeitplan
- 22. Apr. 2026Bekanntmachung veröffentlichtAuf TED publiziert
- 7. Mai 2026EinreichungsfristElektronische Einreichung