Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software

Für die Facility-Management-Leistungen des Medizinischen Dienstes Baden-Württemberg soll ein CAFM-System eingeführt werden, das die effiziente Verwaltung und Steuerung aller relevanten Prozesse unterstützt. Der Medizinische Dienst Baden-Württemberg betreibt rund 20 Standorte, die überwiegend als Mietobjekte genutzt werden und unterschiedliche Zuständigkeiten in der Bewirtschaftung aufweisen. Die Facility-Management-Leistungen werden zentral in der Hauptverwaltung durch ein Team von etwa zehn Mitarbeitenden erbracht. Zusätzlich sind je Standort verantwortliche Personen definiert, die standortbezogene Aufgaben und Zuständigkeiten innerhalb des Medizinischen Dienstes Baden-Württemberg wahrnehmen. Ziel der Implementierung ist es, durch den Einsatz eines CAFM-Systems Transparenz, Prozesssicherheit und Effizienz in der Bewirtschaftung der Liegenschaften zu erhöhen und eine zukunftsfähige digitale Plattform für das Facility Management bereitzustellen. Mit der Implementierung des CAFM-Systems sollen die derzeit unterschiedlichen Informationsquellen (z. B. unterschiedlichen Excel-Tabellen und Systemen) zusammengeführt und die Informationsqualität sowie -quantität durch definierte Datenmodelle vereinheitlicht werden. Die daraus entstehende konsistente Datenbasis liefert den Entscheidungsträgern künftig rechtssichere, aktuelle, vollständige und korrekte Informationen. Dies geht einher mit der Transformation von analogen zu digitalen Prozessen. Bestehende Prozesse sollen im Rahmen der Implementierung überprüft und weitestgehend an marktübliche Standards angepasst werden, mit dem Ziel einer Effizienzsteigerung.