Bereitstellung und Betrieb eines Digital Asset Management Systems

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Bereitstellung und der Betrieb zentraler IT-Infrastruktur im Themenbereich Visuelle Regionale Geographien am Leibniz-Institut für Länderkunde (IfL). Das IfL beabsichtigt, Software- und Hostinganbieter mit der Konzeption, technischen Umsetzung und Betreuung zentraler IT-Infrastruktur im genannten Themenbereich zu beauftragen. Zentrales Ziel sind (1) die Unterstützung aller Erfassungs- und Erschließungsprozesse bezogen auf Objekte aus Archiv, Bibliothek und Forschungsdatenmanagement durch ein einheitliches Digital Asset Management (DAM) sowie (2) die interne und externe Nutzung dieser und anderer Datenbestände am IfL durch ein geeignetes Abfrage-, Erkundungs- und Vermittlungsportal. Die Infrastruktur wird dauerhaft am IfL etabliert und ist auf den Transfer in Forschung und Gesellschaft ausgerichtet. Insbesondere Prozesse des Digital Storytellings müssen im Portal nativ unterstützt werden. DAM und Portal sind durch einen API-Gateway voneinander isoliert, der (1) über unterschiedliche Quellen (u.a. das DAM) aggregiert und (2) die Daten strukturiert für unterschiedliche Verwendungskontexte bereitstellt. Das Projekt ist ein zentrales, strategisches und abteilungsübergreifendes Vorhaben des IfL. Aus dem vorgenannten Bedarfsrahmen bildet das IfL drei Fachlose, welche in drei getrennten Vergabeverfahren technisch einzeln ausgeschrieben werden, aber ein Gesamtverfahren darstellen. Die Lose sind wie folgt bezeichnet: LOS 1 - Digital Asset Management (DAM) LOS 2 - API-Gateway LOS 3 - Web-Portal Bei diesem Vergabeverfahren wird nur das LOS 1 - Digital Asset Management ausgeschrieben. Die LOSE 2 und 3 werden in gesonderten Vergabeverfahren ausgeschrieben. Den Bietern ist es ausdrücklich erlaubt, sich auf einzelne oder mehrere der vorgenannten Lose zu bewerben. Die Rahmenbedingungen dafür sind in den jeweiligen Vergabeunterlagen beschrieben. Jedes dieser Lose wird als Nicht-offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb europaweit ausgeschrieben. Die Rahmenbedingungen für die Teilnahme an den Vergabeverfahren werden unter Punkt 3 Verfahrensbedingungen beschrieben. Der Umsetzung der benötigten Lieferungen und Leistungen liegt Los-übergreifend nachstehender Meilensteinplan zugrunde: • 7/2026: Anforderungsworkshops mit allen Anbietenden, Start Entwicklungsprozess • 9/2026: Bereitstellung von Staging-Systemen mit Testdaten des IfL • 3/2027: Abschluss Schnittstellenentwicklung, erste Integrationstests • 9/2027: Abschluss der Integrationstests, Beginn Testbetrieb • 3/2028: Abschluss Testbetrieb (Nutzerstudie und Lasttests), Abschluss der UX-Arbeiten • 9/2028: Abschluss Datenmigration, Abschluss härtender Entwicklungsarbeiten, Beginn Schulungen (Nutzende und Betrieb) • 12/2028: Launch Diese Meilensteine sollen als Rahmenterminplan dienen und sind von den Bietern für die Ausarbeitung eines konkreten Projektablaufplans für das jeweilige Fachlos als Grundlage zu nutzen.