Bereitstellung und Betrieb eines cloudbasierten Zeitwirtschaftssystems als Managed Service
Was wird ausgeschrieben
Der Südwestrundfunk (SWR) beschafft ein modernes, cloudbasiertes Zeitwirtschaftssystem als Managed Service zur Ablösung des veralteten PAISY-Systems. Das System muss Schnittstellen zu PAISY, Primion (Zeiterfassungsterminals für ca. 3.900 Mitarbeiter) und perspektivisch SAP HCM bereitstellen. Der Vertrag hat eine Laufzeit von 48 Monaten mit sechs Verlängerungsoptionen von je 12 Monaten (maximal 120 Monate), der Regelbetrieb soll ab Juni 2027 starten.
Vollständige Beschreibung anzeigen
Die Zeitwirtschaft ist beim Auftraggeber derzeit durch „PAISY C/S“ der Fa. ADP realisiert. „PAISY“ umfasst dabei alle zu dokumentierenden und gesetzlich zu meldenden Zeitwerte eines Arbeitnehmers. Darüber hinaus beinhaltet sie die Bewertung von Arbeitszeiten mit Hilfe von mehreren hundert Zeitarten und Segmenten. Hierzu sind in „PAISY“ ca. 250 SWR-individuelle einwöchige, ca. 60 mehrwöchige Gleitschichtpläne und diverse Standardschichtpläne hinterlegt. Das System „primion“ liefert die Zeiten der Zeiterfassungsterminals von derzeit ca. 3.900 Mitarbeitern. Das System wurden in den 1990er Jahren beim Auftraggeber eingeführt und über die Zeit durch umfangreiche Softwareanpassungen immer wieder an den Bedarf angepasst und soweit möglich modernisiert. Aus heutiger Sicht erfüllen das System nicht mehr die Anforderungen an die aktuellen technischen Standards, Bedienbarkeit, Funktionalität und Barrierefreiheit und hat das Ende seiner Lebenszyklen erreicht. Der Auftraggeber hat aus diesen Gründen entschieden, ein modernes Zeitwirtschaftssystem neu einzuführen und den Betrieb von einem externen, entsprechend qualifizierten Dienstleister in Form eines cloudbasierten „Managed Service“ übernehmen zu lassen. Mit diesem EU-weiten Vergabeverfahren wird beabsichtigt, die Bereitstellung und Betrieb eines modernen Zeitwirtschaftssystem in Form eines cloudbasierten Managed Service für den Auftraggeber gegen monatliches Entgelt zu beschaffen. Wesentliche zu erbringende Leistungen sind: • Bereitstellung und Betrieb eines modernen Zeitwirtschaftssystem in Form eines cloudbasierten Managed Service für eine Laufzeit von mindestens 4, optional bis zu 10 Jahren • Bereitstellung und Betrieb von Schnittstellen zu: oPaisy oPrimion (Zeiterfassungsterminals) operspektivisch SAP HCM •Pflege des angebotenen Zeitwirtschaftssystem über den gesamten Bereitstellungszeitraum •Erbringung von Unterstützungsleistungen entsprechend der vereinbarten SLAs über den gesamten Bereitstellungszeitraum durch fachlich entsprechend qualifiziertem Personal •Bereitstellungsleistungen bei der Einführung (Projektleitung, Schulung, Migrations-Unterstützung) Eine detaillierte Leistungsbeschreibung wird zusammen mit dem Teilnahmewettbewerb veröffentlicht, muss jedoch erst in der zweiten Phase der Ausschreibung (Leistungswettbewerb) von den entsprechend geeigneten Bewerbern bearbeitet werden. Für die ausschreibungsgegenständliche Leistung wird ein EVB-IT Cloud Vertrag mit einer Laufzeit von 48 Monaten und sechs Verlängerungsoptionen von je 12 Monaten (max. Laufzeit 120 Monate) geschlossen. Die Leistungserbringung im Regelbetrieb soll ab dem 01.06.2027 erfolgen. Die notwendigen Installations- und Integrationsleistungen müssen ab dem 01.02.2027, frühestens jedoch mit Erteilung des Zuschlags, erbracht werden.
Der Südwestrundfunk (SWR) in Stuttgart ersetzt sein seit den 1990er Jahren eingesetztes Zeitwirtschaftssystem PAISY durch eine moderne Cloud-Lösung. Das neue System soll als Managed Service bereitgestellt werden und rund 3.900 Mitarbeiter mit Zeiterfassungsterminals (Primion) sowie den bestehenden Systemen PAISY und perspektivisch SAP HCM integriert werden. Der Vertrag läuft mindestens 4 Jahre, maximal 10 Jahre (48 Monate plus bis zu sechs Verlängerungsoptionen), wobei der Regelbetrieb ab Juni 2027 beginnen soll. Bewerber müssen Erfahrung mit der Migration von Zeitwirtschaftssystemen im öffentlichen Sektor und die Fähigkeit zur Einhaltung definierter SLAs nachweisen.
Zentrale Anforderungen
6 Punkte- Bereitstellung und Betrieb eines cloudbasierten Zeitwirtschaftssystems als Managed Service
- Schnittstellenintegration zu PAISY, Primion und SAP HCM
- Erfahrung mit Migration von Zeitwirtschaftssystemen im öffentlichen Sektor
- Eignungsnachweis gemäß § 123 und § 124 GWB
- Fähigkeit zur Einhaltung von SLA-Vorgaben über den gesamten Vertragszeitraum
- Bereitstellungsleistungen: Projektleitung, Schulung, Migrations-Unterstützung
KI-zusammengefasst aus den offiziellen Eignungsanforderungen. Verbindlich ist der Originaltext unten.
Eignungskriterien (Volltext)
Weitere zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB sind "TLW Anlage 2 - Bewerberauskunft mit Eigenerklärung" der Verfahrens- und Vertragsunterlagen zu entnehmen. Der SWR behält sich vor, geforderte Erklärungen und Nachweise, die bis zum Ablauf des Teilnahmewettbewerbs bzw. der Angebotsfrist nicht vorgelegt wurden, innerhalb einer Nachfrist nachzufordern. Werden diese Erklärungen und Nachweise nicht innerhalb dieser Nachfrist vorgelegt, führt dies zum Ausschluss des Teilnahmeantrags bzw. Angebotes. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien betreffen, den Gesamtpreis verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb beeinträchtigen ist ausgeschlossen.
Aufteilung in Lose
1 LotDie Zeitwirtschaft ist beim Auftraggeber derzeit durch „PAISY C/S“ der Fa. ADP realisiert. „PAISY“ umfasst dabei alle zu dokumentierenden und gesetzlich zu meldenden Zeitwerte eines Arbeitnehmers. Darüber hinaus beinhaltet sie die Bewertung von Arbeitszeiten mit Hilfe von mehreren hundert Zeitarten und Segmenten. Hierzu sind in „PAISY“ ca. 250 SWR-individuelle einwöchige, ca. 60 mehrwöchige Gleitschichtpläne und diverse Standardschichtpläne hinterlegt. Das System „primion“ liefert die Zeiten der Zeiterfassungsterminals von derzeit ca. 3.900 Mitarbeitern. Das System wurden in den 1990er Jahren beim Auftraggeber eingeführt und über die Zeit durch umfangreiche Softwareanpassungen immer wieder an den Bedarf angepasst und soweit möglich modernisiert. Aus heutiger Sicht erfüllen das System nicht mehr die Anforderungen an die aktuellen technischen Standards, Bedienbarkeit, Funktionalität und Barrierefreiheit und hat das Ende seiner Lebenszyklen erreicht. Der Auftraggeber hat aus diesen Gründen entschieden, ein modernes Zeitwirtschaftssystem neu einzuführen und den Betrieb von einem externen, entsprechend qualifizierten Dienstleister in Form eines cloudbasierten „Managed Service“ übernehmen zu lassen. Mit diesem EU-weiten Vergabeverfahren wird beabsichtigt, die Bereitstellung und Betrieb eines modernen Zeitwirtschaftssystem in Form eines cloudbasierten Managed Service für den Auftraggeber gegen monatliches Entgelt zu beschaffen. Wesentliche zu erbringende Leistungen sind: • Bereitstellung und Betrieb eines modernen Zeitwirtschaftssystem in Form eines cloudbasierten Managed Service für eine Laufzeit von mindestens 4, optional bis zu 10 Jahren • Bereitstellung und Betrieb von Schnittstellen zu: oPaisy oPrimion (Zeiterfassungsterminals) operspektivisch SAP HCM •Pflege des angebotenen Zeitwirtschaftssystem über den gesamten Bereitstellungszeitraum •Erbringung von Unterstützungsleistungen entsprechend der vereinbarten SLAs über den gesamten Bereitstellungszeitraum durch fachlich entsprechend qualifiziertem Personal •Bereitstellungsleistungen bei der Einführung (Projektleitung, Schulung, Migrations-Unterstützung) Eine detaillierte Leistungsbeschreibung wird zusammen mit dem Teilnahmewettbewerb veröffentlicht, muss jedoch erst in der zweiten Phase der Ausschreibung (Leistungswettbewerb) von den entsprechend geeigneten Bewerbern bearbeitet werden. Für die ausschreibungsgegenständliche Leistung wird ein EVB-IT Cloud Vertrag mit einer Laufzeit von 48 Monaten und sechs Verlängerungsoptionen von je 12 Monaten (max. Laufzeit 120 Monate) geschlossen. Die Leistungserbringung im Regelbetrieb soll ab dem 01.06.2027 erfolgen. Die notwendigen Installations- und Integrationsleistungen müssen ab dem 01.02.2027, frühestens jedoch mit Erteilung des Zuschlags, erbracht werden.
Zuschlagskriterien
1 Kriterien- quality
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot unter Berücksichtigung des Preises und der Qualität der Leistung erteilt (§ 127 GWB, § 58 Abs. 2 VgV). Zur Prüfung und Wertung der Leistung werden folgende Kriterien verwendet: - A-Kriterien: A-Kriterien müssen uneingeschränkt erfüllt werden. - B-Kriterien: B-Kriterien werden mit Punkten bewertet und gehen in die Leistungswertung ein. - I- Kriterien: I-Kriterien werden nicht bewertet, sondern dienen nur der Information, sind insoweit aber verbindlich (Antworten zu I-Kriterien dürfen keine Angaben zu A oder B-Kriterien einschränken). Werden alle A-Kriterien erfüllt, nimmt der Auftraggeber in der nächsten Wer-tungsstufe eine Überprüfung der Preise vor. Danach erfolgt die Wertung aller Angebote hinsichtlich der Leistungspunkte sowie der Preise. Die in der Angebotsphase 1 eingegangenen Angebote werden nach der „Einfachen Richtwertmethode“ gem. UfAB 2018 gewertet. Dabei wird eine Kennzahl Z für das beste Leistungs-Preis-Verhältnis ermittelt: Z =(Gesamtsumme der Leistungspunkte)/(Angebotspreis gem. Dokument Formaler Teil final unter Kap. 4.3.4) Der Auftraggeber verhandelt in der Verhandlungsrunde mit den drei Bietern, die • ein vollständiges und wertbares Angebot abgegeben und • deren Angebote nach der Wertung in der „Einfachen Richtwertmethode“ die höchsten Kennziffern Z erhalten haben und • bei denen es von vornherein nicht unmöglich erscheint, dass auf ihr Angebot der Zuschlag erteilt wird. Falls Leistungsbeschreibungen aufgrund der Verhandlungsrunde im Nachgang modifiziert werden müssen, werden diese an alle Unternehmen, die an der Verhandlungsrunde teilgenommen haben, versandt. Die Bieter werden in der Angebotsphase 2 zur Abgabe eines rekalkulierten Angebots aufgefordert. Die in der Angebotsphase 2 eingegangenen Angebote werden nach der „Einfachen Richtwertmethode“ gem. UfAB 2018 gewertet. Dabei wird eine Kennzahl Z für das beste Leistungs-Preis-Verhältnis ermittelt: Z =(Gesamtsumme der Leistungspunkte)/(Angebotspreis gem. Dokument Formaler Teil final unter Kap. 4.3.4) . Der Auftraggeber verhandelt in der Verhandlungsrunde mit den zwei Bietern, die • ein vollständiges und wertbares Angebot abgegeben und • deren Angebote nach der Wertung in der „Einfachen Richtwertmethode“ die beiden höchsten Kennziffern Z erhalten haben und • bei denen es von vornherein nicht unmöglich erscheint, dass auf ihr Angebot der Zuschlag erteilt wird. Die beiden verbliebenen Bieter werden in der Angebotsphase 3 zur Abgabe eines finalen Angebots („best and final offer“) aufgefordert. Die in der Angebotsphase 3 eingegangenen Angebote werden dann nach der „Erweiterten Richtwertmethode“ gem. UfAB 2018 gewertet. Dabei wird eine Kennzahl Z für das Leistungs-Preis-Verhältnis ermittelt: Z =(Gesamtsumme der Leistungspunkte)/(Angebotspreis gem. Dokument Formaler Teil final unter Kap. 4.3.4) Alle Angebote, die innerhalb einer Schwankungsbreite von 10 % liegen (im Bereich von Z-10% bis Z), kommen in die Endauswahl. Aus den Angeboten in der Endauswahl erhält das Angebot mit den höchsten Leistungspunkten den Zuschlag. Der Auftraggeber behält sich vor, von der geplanten Vorgehensweise abzuweichen und bei Bedarf weitere Verhandlungen zu führen oder bereits nach der Verhandlungsrunde 1 den Zuschlag auf eines der Angebote zu erteilen. Über eine Änderung der Verfahrensweise werden die Bieter schriftlich informiert.
Zeitplan
- 6. Mai 2026Bekanntmachung veröffentlichtAuf TED publiziert
- 5. Juni 2026EinreichungsfristElektronische Einreichung