Beratungs-, Koordinierungs- und Betriebsmanagementleistungen für die Gartenschau 2029

Die Stadt Vaihingen an der Enz im Landkreis Ludwigsburg hat den Zuschlag zur Durchführung der Gartenschau im Jahr 2029 im Programm "Natur in Stadt und Land BW" erhalten. Daran anschließend führte ddie Stadt einen landschaftsplanerischen Realisierungswettbewerb auf der Grundlage der RPW durch. Ein Zuschlag an den ersten Preisträger für die Daueranlagenplanung ist erfolgt. Die anfallenden Beratungs-, Koordinierungs- und Betriebsmanagementleistungen innerhalb der Durchführung der Bürgergartenschau und Ausstellung und Betrieb sollen extern unterstütz werden. Dazu wird das 2-stufige Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Gesucht wird ein externer Dienstleister, der in besonderem Maße über umfassende Erfahrungen bei der Vorbereitung und Durchführung von Gartenschauen verfügt und seine Expertise mit den im vorliegenden Verfahren geforderten Erklärungen nachzuweisen hat. Die zu erbringenden Beratungs-, Koordinierungs- und Betriebsmanagementleistungen müssen auf 2 Personen verteilt werden. Die vorliegende Funktionsausschreibung lässt für den Bieter ausdrücklich offen, wie die Leistungen personell aufgeteilt und in diesem Verfahren angeboten werden. Projektbeschreibung: Gesamtkonzeption/Projektsteuerung: Für den Gesamtüberblick der allgemeinen Projektsteuerung (Supervising) wird eine beratende Funktion ausgeschrieben, die mit einer entsprechenden spezifischen Gartenschauerfahrung über den gesamten Verlauf einer Gartenschauvorbereitung und - Durchführung auf die Einspeisung der notwendigen Aspekte und Themen achtet sowie die jeweils relevanten Impulse/ Aufgaben in die Arbeit des Gartenschauteams einspeist. Im Einzelnen sind folgende Leistungen für die interne Arbeit des Eigenbetriebs relevant, z.B.: - Interne Funktion eines zentralen Fachansprechpartners in allen wesentlichen Gartenschaufragen - Unterstützung beim weiteren Aufbau der Personal- und Organisationsstruktur - Schnittstellenmanagement und Koordinationsleistungen zwischen den Gartenschaubereichen - Unterstützung beim Projektmanagement, Kostencontrolling - Mitwirkung bei der kommunalpolitischen Arbeit - Unterstützung in gartenschauspezifischen Einzelfragen - Terminplanung (Meilensteinplan, Rahmenterminplan) samt Definition kritischer Punkte - Unterstützung bei der Finanz- und Wirtschaftsplanerstellung für die Durchführung der Gartenschau. Inhaltliche Vorbereitung von Ausstellung und Betrieb: Außerhalb der reinen landschaftsarchitektonischen Planungsleistungen sind die weiteren Umsetzungsschritte im Rahmen der weiteren Vorbereitung zu koordinieren, sodass Daueranlagen und Ausstellungsplanung ineinandergreifen. Dazu gehört auch die Koordination und Integration von weiteren Planungsschritten und landschaftsgärtnerischen Wettbewerben. - Mitwirkung an der Bearbeitung des Ausstellungsgeländes und der Ausstellungsinhalte in Zusammenarbeit mit dem beauftragten Planungsbüro - Vorbereitung der Einzäunung des Geländes nach Erfordernis - Einbindung des Gärtnerischen Berufsstandes in die Ausstellung - Akquise und Organisation von Ausstellungsbeiträgen - Vorbereitung von Wechselflor und Grünpflege bis und während der Ausstellung - Einbindung des Ehrenamtes - Infrastruktur rund um die Ausstellung: Verkehrs- und Parkierungskonzept, Entwicklung und organisatorische Umsetzung des Betriebskonzepts, Entwicklung und organisatorische Umsetzung des Sicherheits- und Bewachungskonzeptes, Kassen und Container sowie Einlassdienst/Security, Leit- und Informationssystem - Gastronomie - Sanitätskonzept - Reinigung der Gebäude Eventualposition: - Vorbereitung und Begleitung von Vergabeverfahren Begleitende Maßnahmen und Veranstaltungen: - (Kultur-)Veranstaltungen - "Kunst in der Gartenschau" Eventualpositionen: - Organisation Natur- und Umweltpädagogik (z.B. grünes Klassenzimmer) - Treffpunkt Baden-Württemberg Öffentlichkeits- und Pressearbeit: - Entwicklung Marketingkonzept - Öffentlichkeits- und Pressearbeit Finanzen: - Sponsoringkonzept - Kostencontrolling Allgemeine Steuerungsleistungen: - Terminsteuerung - Steuerung der Aussteller - Personalmanagement - Steuerung anderer Dienstleister Rückbau der Ausstellungsbeiträge nach dem Ausstellungsjahr Die Leistungen bewegen sich überwiegend im Bereich der Vorplanung und Koordinierung der Planung bis hin zur Durchführung unter Einbeziehung der jeweiligen Fachplaner. Der Auftragnehmer ist überwiegen unterstützend, beratend und leitend tätig.