Auslagerung, Lagerung und Vernichtung von Patientenakten (1996-2008)
Was wird ausgeschrieben
Die Medizinische Universität Lausitz - Carl Thiem (MUL-CT) schreibt die rechtskonforme Auslagerung, externe Lagerung und Vernichtung von Patientenakten der Jahrgänge 1996 bis 2008 aus. Hintergrund sind geplante Abrissarbeiten an Gebäuden mit Archivräumen und ein Neubauvorhaben. Die Akten befinden sich in mehreren Gebäuden der Universität und sind über Treppen erreichbar. Ein Dienstleister soll die komplette Logistik inklusive Verpackung, Transport, datenschutzkonformer Lagerung und Vernichtung übernehmen.
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Die medizinische Universität Lausitz - Carl Thiem (Körperschaft des öffentlichen Rechts) - nachfolgend MUL-CT genannt - als Auftraggeber (AG) plant auf Basis der gegenständlichen Ausschreibung einen Vertrag zur rechtskonformen Auslagerung, Lagerung und Vernichtung von Patientenakten der Jahrgänge 1996 - 2008 abzuschließen. Hintergrund sind beabsichtigte Abrissarbeiten von Gebäuden, in denen sich derzeit u.a. Archivräume befinden sowie der Neubau von Gebäuden. Die Patientenakten befinden sich in mehreren Gebäuden der MUL-CT. Die Räume sind über Treppen erreichbar. Die entsprechend auszulagernden Aktenbestände sind im Leistungs-verzeichnis nebst Anlagen näher bezeichnet. Es wird ein Dienstleister gesucht, der die zügige qualifizierte Auslagerung, die externe Lagerung entsprechend den Vorgaben zur Dokumentation, Archivierung und zum Datenschutz sowie die Vernichtung von Akten erbringt. Im Folgenden als Auftragnehmer (AN) bezeichnet.
Die Medizinische Universität Lausitz - Carl Thiem in Cottbus sucht einen Dienstleister für die Auslagerung, Lagerung und Vernichtung von Patientenakten aus den Jahren 1996 bis 2008. Der Hintergrund ist ein geplanter Gebäud Abriss, bei dem derzeit Archivräume mit Patientenakten betroffen sind — die Akten müssen daher ausgelagert werden. Der Auftrag umfasst das fachgerechte Verpacken, den Transport in datenschutzgesicherte externe Lager, die langfristige Archivierung nach DSGVO-Vorgaben sowie die spätere Vernichtung der Akten. Bewerber müssen zertifiziert sein (ISO 9001, ISO/IEC 27001), einen Datenschutzbeauftragten bestellen und ein DSGVO-konformes Datenschutzkonzept vorweisen. Die Vergabe erfolgt anhand von Qualitätskriterien, wobei die Lagerkosten mit 65 % am stärksten gewichtet werden.
Zentrale Anforderungen
7 Punkte- Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 erforderlich
- Zertifizierung nach DIN ISO/IEC 27001 erforderlich
- Bestellung eines Datenschutzbeauftragten vorgeschrieben
- DSGVO-konformes Datenschutzkonzept muss vorgelegt werden
- Erfüllung der Anforderungen nach Art. 32 DSGVO (Systemintegrität, Verfügbarkeit, Wiederherstellbarkeit)
- Nachweis der Verpflichtung von Mitarbeitern auf das Berufsgeheimnis
- physisch gesicherter Transport unter Verschluss
KI-zusammengefasst aus den offiziellen Eignungsanforderungen. Verbindlich ist der Originaltext unten.
Eignungskriterien (Volltext)
§§ 123, 124 GWB Lieferkettensorgpfaltspflichtengesetz Es wird darauf hingewiesen, dass die Vergabestelle gemäß § 56 VgV fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise sowie fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen bis zum Ablauf einer im Einzelfall zu bestimmenden, angemessenen Nachfrist (in der Regel 6 Kalendertage) nachfordern kann. Die Möglichkeit der Nachforderung steht im Ermessen des Auftraggebers. Die Bieter sollten daher im wohl verstandenen Eigeninteresse sämtliche Erklärungen und Nachweise bereits mit dem Angebot einreichen.
Aufteilung in Lose
1 LotDas Ausfassen der Akten muss unter Beibehaltung der vorgegebenen Sortierung/Ablage abgesichert werden. Es umfasst folgende Leistungen: - Entnahme der Akten/Ordner aus den Regalen/Schränken in der Sortierreihenfolge, Falten der vom AN bereitgestellten Archivkartons bzw. Bereitstellung von Behältern. - Verpacken von mehreren Patientenakten, abhängig von der Aktenstärke, in einen Archivkarton/ Behälter durch Mitarbeitende des AN. - Kennzeichnung der Archivkartons/ Behälter mit einem Barcodeetikett. Jeder Karton/ Behälter erhält eine eindeutige Nummer. - Vom AG wird eine elektronische Excelbestandsliste zur Verfügung gestellt mit folgenden Angaben: Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Behandlungsjahr. - Diese Bestandsliste ist mit Archivkarton/ Behälter Nr. und Paletten Nr. zu ergänzen, so dass pro Karton der Inhalt gemäß der ersten und der letzten Akte erfasst wird. (siehe Beispiel Seite 6) - Stapeln der Archivkartons/ Behälter auf Paletten - Verpacken (Einstretchen der Palette) - Transport der Paletten/ Kartons/ Behälter bis zum LKW - Be- und Entladen des LKWs Transport der Akten in das Lager des AN Palettieren der Kartons/ Behälter und anschließender, datenschutzgerechter Abtransport. Einlagerung in das Lager des AN Einlagerung der Kartons/ Behälter und Verknüpfung mit einem Lagerplatz im IT-System des AN im zentralen Aktenlager. Die Kartons/ Behälter sind, bis zum Zeitpunkt der Vernichtung, Eigentum der MUL und sind ungeöffnet zu lagern. Bereitstellung der Kartons/ Behälter nach Datenschutzrichtlinien der MUL-CT nach Aufforderung autorisierter Personen des AG zur Lieferung oder Einsichtnahme vor Ort. Vernichtung Übergabe einer jährlichen Übersicht über die zu vernichtenden Aktenbestände am Jahresanfang eines jeden Jahres an den AG. Nach erfolgter Unterschrift/ Freigabe durch den AG werden die Akten vom AN unverzüglich datenschutzgerecht vernichtet. Rücklieferung/Wiedereinlagerung von angeforderten Akten: Rücklieferung von Originalakten (Einzelakten): Die Rücklieferung der angeforderten Akten soll via Kurier an die Adresse des AG erfolgen. Angeforderte Akten werden direkt durch den AG entweder vernichtet oder zur Wiedereinlagerung an den AN zurückgegeben. Der AN muss die Akten dann wieder in den Karton/ Behälter einlegen, aus dem sie entnommen wurden. Siehe dazu Pkt. 6.6
Zuschlagskriterien
12 Kriterien- quality20%
Auslagerungskosten gesamt (Anlage F)
- quality65%
Lagerungskosten gesamt (Anlage F)
- quality10%
Vernichtungskosten gesamt (Anlage F)
- quality5%
weitere Kosten/ Jahr (Anlage F)
- quality0%
Ist ein Datenschutzkonzept vorhanden, indem die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz verpflichtend sind.
- quality0%
Sind Sie nach DIN EN ISO 9001 und DIN ISO/ IEC 27001 zertifiziert?
- quality0%
Haben Sie einen bestellten Datenschutzbeauftragten?
- quality0%
Erfüllt Ihr Lagerobjekt alle Anforderungen aus der DSGV und des Bundesdatenschutzgesetzes?
- quality0%
Ist die Integrität der Systeme gem. Art.32 Abs. 1 DSGVO geschützt?
- quality0%
Erfüllen Sie die Vorgaben gem. Art. 32 der DSGVO zur Verfügbarkeits- und Belastbarkeit sowie Wiederherstellbarkeit der Verfügbarkeit?
- quality0%
Wurden/ werden Ihre Mitarbeiter zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen nach DSGVO verpflichtet? Verpflichtung auf das Berufsgeheimnis für alle betr. MA
- quality0%
insb. Der Transport (Transport der Akten muss unter Verschluss erfolgen, Verhinderung des Zugriffs für Dritte; physisch gesichert
Zeitplan
- 22. Apr. 2026Bekanntmachung veröffentlichtAuf TED publiziert
- 22. Mai 2026EinreichungsfristElektronische Einreichung