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Veranstaltungsmanagement für bis zu 22 Jugend-forscht-Veranstaltungen

Status
Vergeben
Angebotsfrist
Nicht angegeben
Geschätzter Auftragswert
Nicht angegeben
Lose
1
Auftraggeber
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Erfüllungsregion
Hamburg, Deutschland
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit Aufruf
Auftragsart
Dienstleistung · Rahmenvereinbarung
Veröffentlicht
06.02.2024
Bekanntmachungsnummer
77688-2024
Verfahrensnummer
3c28386b-bda6-436b-9b53-718ec47de40a
CPV-Codes
79950000 · Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen; 79952000 · Event-Organisation; 79952100 · Organisation von Kulturveranstaltungen; 80000000 · Allgemeine und berufliche BildungMehr anzeigen

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Kurzbeschreibung

Die Stiftung Jugend forscht e. V. sucht einen Rahmenvertrag für die Organisation, Koordination, Durchführung und Nachbereitung von bis zu 22 Veranstaltungen für ehemalige Teilnehmende und Jurymitglieder. Dazu gehören unter anderem Perspektiv-Foren für 16- bis 28-jährige Alumni, zwei zweitägige Preisträgertreffen in Berlin, jährliche Auftaktveranstaltungen für bis zu 250 Jurymitglieder sowie vier zweitägige Jury-Rückblicke für bis zu 30 Personen. Der Vertrag läuft bis zu vier Jahre mit jährlicher Kündigungsoption; die Veranstaltungsorte können im gesamten Bundesgebiet liegen, und für die Planung ist jeweils eine Umsetzungszeit von vier Monaten vorgesehen.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

Ausgeschrieben wird mit diesem Vergabeverfahren ein Rahmenvertrag "Veranstaltungsmanagement" für Jugend Forscht Veranstaltungen, mit einer Laufzeit von bis zu 4 Jahren, zur Durchführung des Veranstaltungsmanagements für bis zu 22 Veranstaltungen der Jugend forscht Alumni, darunter sog. Perspektiv-Foren für Alumni im Alter von 16 - 28 Jahren, zwei zweitägige Preisträgertreffen für Preisträgerinnen und Preisträger eines Sonderpreises zwischen 12 und 21 Jahren in Berlin. Im Rahmen der Juryarbeit jährlich eine halbtägige Auftaktveranstaltung für die Jurymitglieder des Bundeswettbewerbes für bis 250 Personen. Im gesamten Zeitraum des Rahmenvertrages vier zweitägige Rückblicke der Jury auf den Wettbewerb mit bis zu 30 Personen. Eine jährliche Kündigungsoption bleibt vorbehalten. Im Falle des Abrufs ist der Auftragnehmende verpflichtet, die abgerufenen Leistungen zu erbringen. Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich das Recht vor, nicht alle benannten Leistungen abzurufen. Im Einzelfall können weniger Leistungen als die zuvor Benannten abgerufen werden. Folglich besteht die Möglichkeit, dass nicht alle Preise übertragen werden, womit die einzelnen Preise maßgeblich sind. Neben der Option, einzelne Leistungen je nach Bedarf abzurufen, gibt der Auftraggeber weiterhin eine konkrete Umsetzungszeit vor, die der Auftragnehmende in Bezug auf die Planung einer bevorstehenden Veranstaltung einzuhalten hat. Diese beträgt vier Monate. Die Stiftung Jugend forscht e. V. beabsichtigt die Vergabe eines Rahmenvertrages zur Organisation, Koordination und begleitenden Durchführung (Veranstaltungsmanagement) von bis zu 22 Veranstaltungen für Jugend forscht Alumni im Alter von 16 bis 28 Jahren, sowie Jury-Mitglieder. Die Laufzeit beträgt bis zu vier Jahre, wobei sich die Stiftung Jugend forscht e. V. ein ordentliches jährliches Kündigungsrecht vorbehält. Jugend forscht ist Deutschlands bekanntester Nachwuchswettbewerb. Ziel der gemeinsamen Initiative von Bund, Ländern, stern, Wirtschaft, Wissenschaft und Schulen ist es, Jugendliche für Naturwissenschaften, Mathematik und Technik zu begeistern, besondere Talente zu fördern und in ihrer Studien- und Berufswahl zu unterstützen. Pro Jahr führt Jugend forscht bundesweit über 120 Wettbewerbe durch. Seit der Gründung 1965 haben sich mehr als 320 000 junge Menschen am Wettbewerb beteiligt. Die Mehrzahl der erfolgreichen Teilnehmer bleibt ihren Fächern in Ausbildung und Studium treu. Viele sind anschließend als Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler an Hochschulen und Forschungseinrichtungen oder als Führungskräfte in Unternehmen tätig. Wichtige Voraussetzung für diese einzigartige Erfolgsbilanz ist die Organisation des Wettbewerbs als gesellschaftlich verankertes Netzwerk: Förderer der Initiative sind die Bundesregierung, stern und Wirtschaft; die Kultusministerien und Schulen unterstützen Jugend forscht maßgeblich. Der Träger des Wettbewerbs ist der gemeinnütze Verein Jugend forscht e. V. mit der Bundesministerin für Bildung und Forschung als Kuratoriumsvorsitzende. Das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) finanziert die Jugend forscht Geschäftsstelle in Hamburg. Schirmherr des Wettbewerbs ist der Bundespräsident. Die erfolgreiche Nachwuchsförderung von Jugend forscht endet nicht mit der Teilnahme am Wettbewerb. Für ehemalige Jungforscherinnen und Jungforscher (Alumni) bietet die Stiftung Jugend forscht e. V. gemeinsam mit Partnerinnen und Partnern aus Wirtschaft, Wissenschaft, Politik und Gesellschaft attraktive Veranstaltungen zur Berufsorientierung sowie auf allen Ausbildungsstufen. In erster Linie sind hier die sog. PerspektivForen zu erwähnen. Ausgerichtet werden die PerspektivForen gemeinsam mit wechselnden Kooperationspartnern aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik. Aus diesem Grund sind Veranstaltungsorte im gesamten Bundesgebiet denkbar, auch die Art der Veranstaltungsräumlichkeiten (z. B. Hochschule, Unternehmen, Konferenzzentrum) mit im Schnitt 40 Beteiligten wechselt.

Leistungen nach Losen (1)

  • LOT-0001 · Stiftung Jugend forscht e. V. - Rahmenvertrag Veranstaltungsmanagement

    Die zu vergebende Leistung umfasst die Organisation, Koordination und begleitende Durchführung sowie Nachbereitung der o. g. Veranstaltungen für Jugend forscht Alumni insbesondere die folgenden Teilleistungen: 1.Einladungsmanagement: - Dazu zählen u.a. anhand von Vorlagen die Vorbereitung und der Versand von Einladungsschreiben, sowie Erinnerungsmails und/oder nachträglichen Einladungen anhand von durch die Stiftung Jugend forscht e. V. bereitgestellten Informationen und Flyern - Ferner die Einrichtung einer Online-Anmeldemaske, die systematische Erfassung der Antworten und Rückläufer, den Versand von Zu- und Absageschreiben sowie Veranstaltungsunterlagen per E-Mail sowie die Erstellung und fortlaufende Aktualisierung/Pflege von Teilnehmendenlisten. - Für die Veranstaltung sind eine Teilnehmendenliste zur Unterschrift sowie einheitliche Namensschilder für alle Teilnehmenden, ExpertInnen und Mitglieder des Organisationsteams vorzubereiten.- Einrichtung einer zentralen Projekt-E-Mail-Adresse, Anfragen zu organisatorischen Punkten wie Anreise, Unterkunft, Verpflegung, Ablauf der Veranstaltung, Technik oder Material sind jeweils zeitnah zu beantworten. Inhaltliche Fragen sind an die Stiftung Jugend forscht e.V. weiterzuleiten. - Die An- und Abreise ist durch das Recherchieren, Buchen und Bereitstellen von Bahnfahrtickets vorzubereiten. 2.Referierendenmanagement:- Unter Berücksichtigung des thematischen Schwerpunkts der Veranstaltung sind Expertinnen und Experten aus Wissenschaft und Wirtschaft für eine Referententätigkeit zu recherchieren und nach Abstimmung anzufragen. - Anfragen der Referierenden zu organisatorischen Punkten wie Anreise, Unterkunft, Verpflegung, Ablauf der Veranstaltung, Technik oder Material sind zeitnah zu beantworten. Inhaltliche Fragen sind an die Stiftung Jugend forscht e. V. weiterzuleiten. - Von den Referierenden bereitgestellte Materialien (PowerPoint-Präsentationen, Workshop-Unterlagen, etc.) sind im Vorfeld der Veranstaltung zu sammeln, ggf. technisch aufzubereiten und für die Teilnehmenden zu vervielfältigen. 3.Organisation und Management des Veranstaltungsortes: -Recherche, Auswahl und Buchung von Veranstaltungsorten in Abstimmung - Vorbereitung der Räumlichkeiten vor Ort in Abstimmung mit den zuständigen Ansprechpersonen der gastgebenden Institution und insbesondere die Organisation der Veranstaltungstechnik sowie ggf. Beauftragung und Koordination von externen Dienstleistern. 4.Organisation von Übernachtung und Verpflegung für die Teilnehmenden und Referierenden:- Für die Teilnehmenden, Referierenden und das Organisationsteam sind rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn Hotelzimmer unter Berücksichtigung des vorgegebenen Budgets zu reservieren/zu buchen.- Recherche, Auswahl und Beauftragung eines Caterers am Veranstaltungsort sowie die Recherche, Auswahl und Reservierung von Restaurants für die Verpflegung am Abend, ebenso wie die Auswahl von Speisen und Getränken (ggf. Aushandlung von besonderen Konditionen für Gruppen) unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen der Veranstaltung sowie des vorgegebenen Budgets. 5.Organisation des Rahmenprogramms:- Üblicherweise Führung durch die gastgebende Institution zum Programm einer Alumni-Veranstaltung zugehörig. Diese ist in Abstimmung mit den Ansprechpersonen vor Ort zu organisieren.- Ggf. ist ferner ein Rahmenprogrammpunkt je Veranstaltung in Abstimmung mit der Stiftung zu organisieren, der idealerweise einen inhaltlichen Bezug zur Veranstaltung aufweist. 6.Allgemeine Organisation im Vorfeld der Veranstaltung:- Dazu gehören die Zusammenstellung und der Transport der Tagungsunterlagen und sonstiger benötigter Materialien zum Veranstaltungsort, ebenso wie die Distribution vor Ort. - Darüber hinaus ist der Transfer der Teilnehmenden zwischen Hotel und Veranstaltungsorten (inkl. Kauf von z. B. Gruppentickets sowie schriftlicher Aufbereitung sachdienlicher Informationen für die Teilnehmenden) sowie ggf. der Transport der Materialien zu organisieren. 7.Begleitung der Veranstaltung vor Ort:- Der Auftragnehmer übernimmt zudem die Anmeldung der Teilnehmenden vor Ort sowie die Ausgabe von Materialien bei der Veranstaltung.- Ferner fungiert er als Ansprechpartner für auftretende Fragen und zur Lösungsfindung für im Verlauf der Veranstaltung auftretende akute Probleme betreffend.- Während der Veranstaltung sind sämtliche Fremddienstleister zu koordinieren bspw. die Anlieferung und der Aufbau des Caterings. 8.Nachbereitung der Veranstaltung:- Diese umfasst die Vorbereitung von Teilnahmebestätigungen und deren Versand an die Teilnehmenden.- Bei der Veranstaltung entstandene Fotos sind zu sichten und eine Auswahl ist zu treffen, die - nach Abstimmung mit der Stiftung Jugend forscht e. V. - den Teilnehmenden bereitzustellen ist. - Protokolle und von den Referentinnen und Referenten für den Versand an die Teilnehmenden bereitgestellte Informationsmaterialien sind einzuholen und den Teilnehmenden digital bereitzustellen.- Ferner umfasst die Nachbereitung die Einrichtung einer Online-Feedbackmaske, die systematische Erfassung der Antworten sowie die Aufbereitung der Befragungsergebnisse und deren Bereitstellung im PDF-Format für die Stiftung Jugend forscht e. V. - Im Regelfall sind Reisekostenabrechnungen sowie Hotelabrechnungen und Kosten für Dienstleistungen zu bearbeiten. - Die finalen Buchungs- und Teilnehmendenlisten sind der Stiftung Jugend forscht e.V. im Nachgang bereitzustellen. 9.Allgemeines Projektmanagement: -Erstellung eines detaillierten Projektplans -Recherche von Fremdienstleistern nebst Einholen entsprechender Angebote -kontinuierliche Abstimmung Die Stiftung legt im Vorfeld die thematische Ausrichtung in Abstimmung fest und definiert das Budget.Daraus ergeben sich die weiteren Planungsschritte. Für zu vergebende Fremdleistungen sind vom Auftragnehmer geeignete Vergleichsangebote einzuholen. Eine Beauftragung von Drittanbietern erfolgt nur nach vorheriger Genehmigung durch die Stiftung

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LOT-0001 · Stiftung Jugend forscht e. V. - Rahmenvertrag Veranstaltungsmanagement

Umsetzungsskizze für die Organisationeiner dreitätigen Alumni-Veranstaltung zum Thema PerspektivForum Karrierewege: "Klimaschutz und Anpassung an den Klimawandel" orientiert an den in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Teilleistungen 1-10 auf Basis der folgenden Vorgaben: - Veranstaltungszeitraum (Donnerstag (später Vormittag) bis Samstag (früher Nachmittag) - Veranstaltungsort: Berlin - Zielgruppe: Alumni im Alter von 16-21 Jahren - Art der Veranstaltung: PerspektivForum der Kategorie "Karrierewege" zum Thema "Klimaschutz und Anpassung an den Klimawandel" - Budget: 27.800 EUR - maximal zur Verfügung stehende Summe für alle in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Posten, Sach- und Dienstleistungen, inkl. Honorare für Referenten, inkl. Agenturhonorar und Reisekosten der Teilnehmenden Die Umsetzungsskizze muss Folgendes enthalten: - Zeit- und Meilensteinplan, - Einen groben Kostenplan - Ein Programm für das PerspektivForum
4 %
Erfahrungen bei der Organisation und Begleitung von mit PerspektivForen vergleichbaren Veranstaltungen
1 %
Umgang mit besonderen Anforderungen- Erläuterungen dazu, welche auftragsspezifischen Schwierigkeiten bestehen könnten (Nennung kritischer Erfolgsfaktoren und Beschreibung typischer Fallstricke bei der Umsetzung
1 %
Veranstaltungsorganisation nach dem Grundsatz der Nachhaltigkeit - Erläuterungen dazu, in welchen Bereichen nachhaltig gehandelt werden könnte (Nennung von Handlungsfeldern und Maßnahmen, Umgang mit Klimaschutz bei Durchführung des Veranstaltungsmanagements unter Bezugnahme der Stichpunkte: Mobilität, Veranstaltungsort und Unterbringung, Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen, Catering, Gastgeschenke und Give-Aways, Kommunikation, Barrierefreiheit, Gender Mainstreaming)
1 %
Qualitativer Gesamteindruck der Präsentation - Inhalt, Struktur, Herangehensweise
1 %
Einladungsmanagement
0.5 %
Referierendenmanagement
0.5 %
Organisation und Management des Veranstaltungsortes
0.5 %
Organisation von Übernachtung und Verpflegung für die Teilnehmenden sowie für die Referierenden
0.5 %
Organisation des Rahmenprogramms
0.5 %
Allgemeine Organisation vor Ort im Vorfeld der Veranstaltung
0.5 %
Begleitung der Veranstaltung vor Ort
0.5 %
Nachbereitung der Veranstaltung
0.5 %
Allgemeines Projektmanagement
0.5 %
Tagessatz für weitere Leistungspauschale
0.5 %
Tagessatz für Buchhaltung
0.5 %

Vergabeunterlagen

Keine abgerufenen Dateien hinterlegt. Ein abgeschlossener Abruf ist nicht dokumentiert.

Änderungen und Bieterfragen

0 Einträge

Keine Änderungen zur Bekanntmachung bekannt.

Vergleichbare Verfahren46vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag26 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu SchätzwertMedian, 4 Vergaben

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Frist in den letzten 12 Monaten abgelaufen, nach Ähnlichkeit
Titel
Agenturleistungen für Konzeption, Organisation und Durchführung einer JahrestagungFraunhofer-Gesellschaft - Einkauf B12München, Deutschland19.06.2026 -
Tagungshaus für Veranstaltungen in Bonn und UmgebungJUGEND für EuropaDeutschland18.09.2026 -
Rahmenvertrag für Planung und Durchführung von Fachkongressen für die SozialwirtschaftBayerisches Staatsministerium für Familie, Arbeit und SozialesMünchen, Deutschland03.08.2026 -
Rahmenvereinbarung für Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von EventsVivantes Rehabilitation GmbHBerlin, Deutschland23.02.2026 -
Planung und Durchführung von Veranstaltungen sowie VeranstaltungsorganisationJobcenter Region HannoverHannover, Deutschland11.03.20262,3 Mio. €
Unterstützungsdienstleistungen für internationale politische Bildungs- und NetzwerkaktivitätenFriedrich-Naumann-Stiftung für die FreiheitPotsdam, Deutschland13.07.2026349 Tsd. €
Rahmenvertrag für Planung, Organisation und Umsetzung von VeranstaltungenSächsische StaatskanzleiDresden, Deutschland13.04.20263,9 Mio. €
Rahmenvertrag für Kommunikation, Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement eines IdeenwettbewerbsLandesamt für Natur, Umwelt und Klima NRWRecklinghausen, Deutschland08.06.2026 -

Wer gewinnt solche Vergaben?

Alle inhaltlich ähnlichen Verfahren im erfassten Bestand
Trend
CGcon gressa GmbHBerlin2024.11.20251,6 Mio. €stabil
GGG.R.A.L. GmbHMünchen1025.08.2026 - steigend
BBbcc Berlin Congress Center GmbHBerlin1007.08.2026284 Tsd. €steigend
BMBestmann Messebau Int. GmbHRemagen1001.07.2026 - steigend
GEGATE Eventmanagement & Veranstaltungstechnik GmbHBerlin1007.04.20264,9 Mio. €steigend
BOBESONDERE ORTE Umweltforum Berlin GmbHBerlin1027.03.202695 Tsd. €steigend
DJDr. Julia KropfHannover1027.03.202695 Tsd. €steigend
HSHeidi Scherm FotografieBerlin1027.03.202695 Tsd. €steigend
BGbfz gGmbH MittelfrankenNürnberg1011.03.2026 - steigend
AOAccumulata Operations GmbHMünchen1008.09.2025825 Tsd. €fallend

Wer schreibt solche Vergaben aus?

Regionen: Berlin (20) · Nordrhein-Westfalen (9) · Bayern (8) · Niedersachsen (2) · Sachsen (2) · Sachsen-Anhalt (1)
FFFriedrich-Naumann-Stiftung für die FreiheitPotsdam215.06.2026
MGMax-Planck-Innovation GmbHMünchen204.06.2025
DGDeutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbHEschborn206.06.2024
GHGemeinnützige Hertie-Stiftung - 127.08.2026
JFJUGEND für Europa - 127.08.2026
LZLogistik Zentrum Niedersachsen Landesbetrieb - Außenstelle Hannover30161 Hannover124.08.2026
LFLandeszentrale für politische Bildung Nordrhein-Westfalen, teilrechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts bei dem Präsidenten des Landtags NRWDüsseldorf113.08.2026
LFLandeszentrale für politische Bildung Nordrhein-Westfalen, teilrechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts bei dem Präsidenten des Landtags NRW - 113.08.2026

Laufende Rahmenverträge

Hamburg
  • Berufsvorbereitende Bildungsmaßnahmen für Menschen mit besonderem FörderbedarfKOMBundesagentur für Arbeit, Regionales Einkaufszentrum NordHannover, Deutschland
    03.06.2025noch 12 Monate07.09.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Leadagentur für Content-Marketing und UnternehmenskommunikationC3 Creative Code & ContentVerwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) - Hauptverwaltung HamburgHamburg, Deutschland
    2,4 Mio. €
    19.05.2026noch 21 Monate30.06.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Konzeption und Durchführung der Assistierten Ausbildung (AsAflex) in HamburgDAA Deutsche Angestellten-Akademie GmbH +2 weitereBundesagentur für Arbeit, Regionales Einkaufszentrum NordHannover, Deutschland
    06.06.2025noch 23 Monate31.08.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Full-Service-Eventagentur für Konzeption, Organisation und Durchführung von VeranstaltungenLautstark GmbHTechniker KrankenkasseHamburg, Deutschland
    22.11.2024noch 26 Monate22.11.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Ausbildung zum Bachelor Professional in IT für Systemintegration und VernetzungRSL Berufsbildung GmbHBundesamt für das Personalmanagement der Bundeswehr Team I 1.5.2.3Köln, Deutschland
    1,1 Mio. €
    18.02.2026noch 42 Monate31.03.2030
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2029 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Ausbildung zur Notfallsanitäterin bzw. zum Notfallsanitäter in HamburgAuftragnehmer nicht veröffentlichtBAPersBw I 1.5.2.3 Team Beschaffung BFD/ZAWKöln, Deutschland
    31.03.2026noch 47 Monate31.08.2030
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2030 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

Stiftung Jugend forscht e. V.

Aktiv seit 2024 · 1 Verfahren
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Verfahren pro Jahr0Ø seit 2024
Ø Auftragswert–geschätzt, laut Bekanntmachung
VergebenVerfahren mit Zuschlag
RahmenverträgeAnteil an Verfahren
Verfahren je Woche · 1 seit 2024Spitze KW 6 · 2024 · 1

Leistungsbereiche

Top 5 nach Verfahren

Erfüllungsorte

nach Verfahren

Bisherige Auftragnehmer

Zuschläge dieses Auftraggebers, alle Leistungsbereiche
GGgreenstorming GmbH116.01.2024182 Tsd. €

Laufende Rahmenverträge

nach voraussichtlichem Vertragsende

Keine laufenden Rahmenverträge dieses Auftraggebers bekannt.

Letzte Verfahren

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06.02.2024Veranstaltungsmanagement für bis zu 22 Jugend-forscht-VeranstaltungenVergebenGGgreenstorming GmbH182 Tsd. €

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