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Event-, Logistik- und Promotionsleistungen für LOTTO Hamburg

Status
Vergeben
Angebotsfrist
12.06.2025, 10:00 (Europe/Berlin)
Geschätzter Auftragswert
594.000 EUR
Lose
1
Auftraggeber
LOTTO Hamburg GmbHProfil ansehen
Erfüllungsregion
Hamburg, Deutschland
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit Aufruf
Auftragsart
Dienstleistung · Rahmenvereinbarung
Veröffentlicht
22.05.2025
Bekanntmachungsnummer
331615-2025
Verfahrensnummer
ff027dfd-9a10-4d49-b2fa-4ddc2dde92d8
CPV-Codes
79952000 · Event-Organisation

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Kurzbeschreibung

LOTTO Hamburg GmbH sucht eine Agentur für Logistikdienstleistungen sowie die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Events, Veranstaltungen und Promotionsaktionen. Zum Auftrag gehören außerdem die Entwicklung einzelner Aktionskonzepte, die Beschaffung von Event- und Werbematerialien, operative Unterstützung sowie die Bereitstellung geschulter Promotoren und Supervisoren. Geplant sind etwa 50 bis 70 Aktionen oder sonstige Beauftragungen pro Jahr im Hamburger Stadtgebiet; die konkrete Abstimmung erfolgt in der Regel zwei bis vier Wochen vor der jeweiligen Aktion. Der geschätzte Auftragswert beträgt 594.000 Euro, die Vertragsdauer ist mit 365 Tagen angegeben.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

LOTTO Hamburg beabsichtigt, sowohl sämtliche Logistik-Dienstleistungen als auch die Durchführung von Events, Veranstaltungen und Promotionsaktionen (nachfolgend zusammen „Aktionen“ bzw. einzeln „Aktion“ genannt), die von LOTTO Hamburg geplant werden, bei Bedarf durch eine Agentur (nachfolgend „Auftragnehmer“ genannt) zu betreuen und durchführen zu lassen. Dies beinhaltet aber auch vereinzelt die Entwicklung von kreativen und ganzheitlichen Konzepten und die Umsetzung von neuen Aktionsformaten sowie die operative Unterstützung vor Ort. Des Weiteren ist die Beschaffung von Eventmaterialien, Werbemitteln und Promotionutensilien (nachfolgend zusammen „Materialien“ genannt) sowie bei Bedarf auch die Durchführung von Markterkundungen in Vorbereitung auf eine Beschaffung vom Auftragnehmer zu übernehmen. Außerdem soll der Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit die Arbeit der Eventmanager und Produktmanager von LOTTO Hamburg durch die zeitnahe Übernahme von operativen Aufgaben im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung, Begleitung und Nachbereitung von Aktionen unterstützen bzw. durchführen. Die Menge der zu beauftragenden Leistungen innerhalb der Vertragslaufzeit kann nicht prognostiziert werden. Pro Jahr sind ca. 50 bis 70 Aktionen bzw. sonstige Leistungsbeauftragungen geplant, bei denen vordergründig Logistik-Dienstleistungen abgewickelt werden sollen. Des Weiteren sind vom Auftragnehmer bei Bedarf Promotoren zur Verfügung zu stellen, die bei Aktionen in Hamburger LOTTO-Annahmestellen und/oder Veranstaltungsstätten eingesetzt werden. Aktionen von LOTTO Hamburg finden immer im Hamburger Stadtgebiet und je nach Ausrichtung beispielsweise vor bzw. in den LOTTO-Annahmestellen von LOTTO Hamburg oder in Hamburger Veranstaltungshallen bzw. Eventlocations statt. Eine Mindestanzahl an durchzuführenden Aktionen wird durch LOTTO Hamburg nicht gewährleistet. Eine Abnahmeverpflichtung besteht daher für LOTTO Hamburg nicht. Außerdem ist davon auszugehen, dass sich die Anzahl der Stunden pro Funktion und der Aktionen verändern kann. LOTTO Hamburg behält sich vor, die angegebenen Stunden dem tatsächlichen Bedarf anzupassen. In der Regel erstellt LOTTO Hamburg am Anfang eines jeden Jahres eine Jahresplanung für das kommende Geschäftsjahr und gibt diese dem Auftragnehmer bekannt. Die konkrete Umsetzung einer jeden Aktion stimmt LOTTO Hamburg jeweils mit einer Vorlaufzeit von in der Regel 2 bis 4 Wochen vor jeder Aktion mit dem Auftragnehmer ab (je nach Art der Veranstaltung). Die Jahresplanung dient lediglich als Orientierung und wird stetig in Abstimmung mit dem Auftragnehmer angepasst. Die Jahresplanung enthält nur große (geplante) Aktionen, deren Terminierungen LOTTO Hamburg bekannt sind. Kleine (meistens spontane) Aktionen sind nicht in der Jahresplanung enthalten. Diese werden direkt nach dem Bekanntwerden der Aktion gegenüber LOTTO Hamburg mit dem Auftragnehmer abgestimmt. Die sich aus dem jeweils gültigen Glückspielstaatsvertrag, dem Hamburger Ausführungsgesetz zum Glückspielstaatsvertrag und den internen Responsible-Gaming-Richtlinien von LOTTO Hamburg ergebenden Grundsätze werden, wie bei allen Informationsmaßnahmen, vom Auftragnehmer und LOTTO Hamburg berücksichtigt. Es werden daher u.a. ausschließlich geschulte Supervisoren und Promotoren eingesetzt, die ein umfassendes Briefing von LOTTO Hamburg erhalten haben.

Leistungen nach Losen (1)

  • LOT-0001 · Event- und Logistik- sowie Promotionleistungen594.000 EUR

    siehe oben

Anforderungen an deinen Betrieb

Beschreibung: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126, 128 GWB; Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln. Beschreibung: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126, 128 GWB; Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln. Beschreibung: Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126, 128 GWB, des § 21 Arbeitnehmerentsendegesetzes; § 98 c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes; § 21 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung (SchwarzArbG) und § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtgesetzes; Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln. § 56 Abs. 2 VgV

Wie wird das Angebot bewertet?

LOT-0001 · Event- und Logistik- sowie Promotionleistungen

Der (Gesamt-)Angebotspreis wird über das Preisblatt (Bestandteil der Leistungsbeschreibung) ermittelt. Die Preisangaben sind in den entsprechenden Positionen in das Preisblatt in der Leistungsbeschreibung vom Bieter einzutragen. Der Angebotspreis ist der Gesamtbruttopreis, der sich aus dem Gesamtpreis zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer errechnet. Der Gesamtpreis ergibt sich aus der Addition aller Gesamtpreise in netto (Gesamtpreise über die Vertragslaufzeit von 4 Jahren) der Preispositionen 1 bis 12. Die Gesamt-preise über die Vertragslaufzeit in netto ergeben sich aus den jeweiligen Jahrespreisen in netto mul-tipliziert mit der vorgesehenen Anzahl von insgesamt 4 möglichen Vertragsjahren. Die Jahrespreise in netto errechnen sich aus den jeweiligen Einzelpreisen in netto multipliziert mit den entsprechen-den Mengenangaben. Die von der LOTTO Hamburg GmbH ausschließlich zum Zwecke der Wertung angenommenen Mengen können dem Preisblatt in der Leistungsbeschreibung entnommen werden. Der Zuschlag erfolgt gemäß § 127 Abs. 1 S. 1 GWB auf das wirtschaftlichste (endgültige) Angebot. Zuschlagskriterien sind der (Gesamt-)Angebotspreis und die Leistung in Form der vom Bieter einzureichenden Konzepte. Die Leistungspunkte unterliegen einer Gewichtung von 40 % und der angebotene Angebotspreis einer Gewichtung von 60 %. Für die Gesamtwertung werden die für jeden Bieter ermittelten Leistungspunkte (Konzepte) (gewichtet mit 40 %) durch den von ihm angebotenen Angebotspreis (brutto) (gewichtet mit 60 %) dividiert. Der so errechnete Quotient wird mit dem Faktor 10.000 multipliziert. Der Quotient ist umso höher, je mehr Leistungspunkte der Bieter erzielt bzw. je kleiner sein Angebotspreis ist. Den Zuschlag erhält das Angebot, welches den höchsten Quotienten erzielt. Als Formel ausgedrückt: (Leistungspunkte x 40 %)/(Angebotspreis (brutto)in € x 60 %)=Quotient*10.000
Leistungswertung: Die Leistungswertung ergibt sich aus der Summe der Wertungspunkte für die nachfolgend genannten Konzepte. Für die vier Konzepte zusammen, d.h. die Leistungswertung insgesamt, gilt: Ein Bieter kann darin höchstens insgesamt 100 Punkte erzielen. Der Bieter hat die folgenden Konzepte mit den entsprechenden Unterkriterien mit seinem Angebot einzureichen: - Konzept: EKZ (Einkaufzentrum) Promotion • Konzeption • Ablauf, Zeit- und Personalplanung • Kostenübersicht und Budgetplanung - Lagerkonzept • Lagerbeschreibung • Lagerstandort • Lagerverwaltung und Bestandskontrolle - Konzept: Logistik Partnerpräsenz • Materiallogistik inkl. Aufbau/Abbau • Personal- und Kostenplanung inkl. Kostenübersicht - Teamkonzept • Teammitglieder • Vertretung. Darin soll der Bieter jeweils in vollständigen Sätzen - sofern bei den einzelnen Konzepten nicht et-was anderes geregelt ist - ausführen, wie er im Rahmen der Zielsetzung des jeweiligen Konzepts und auf Grundlage der beschriebenen Aspekte die auftragsgegenständliche Leistung durchführen würde. Zu den einzelnen Konzepten ist in dem Dokument „Anforderungen an die einzureichenden Konzepte“ aufgeführt, worauf es der LOTTO Hamburg GmbH dabei ankommt. Das Dokument „Anforderungen an die einzureichenden Konzepte“ einschließlich seiner Anlagen wird den nach Abschluss der Eignungsprüfung ausgewählten Bewerbern zusammen mit der Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebotes zur Verfügung gestellt. Die Konzepte sind sowohl dem Erstangebot als auch dem endgültigen Angebot des Bieters gesondert auf einer eigenen erstellten Unterlage beizufügen. Jedes Unterkriterium kann mit 0 (= ungenügend), 2 (= mangelhaft), 4 (= ausreichend), 6 (= befriedigend), 8 (= gut) oder 10 (= sehr gut) Punkten bewertet werden. Die Summe der in den jeweiligen Unterkriterien erreichten Punkte ergibt die Punktzahl für das jeweilige Konzept. Für das Konzept: EKZ (Einkaufzentrum) Promotion können maximal 30 Punkte, für das Lagerkonzept maximal 30 Punkte, für das Konzept: Logistik Partnerpräsenz maximal 20 Punkte und für das Teamkonzept maximal 20 Punkte erreicht werden. Nähere Ausführungen zur Punktevergabe ergeben sich aus dem Dokument „Anforderungen an die einzureichenden Konzepte“. Der Zuschlag erfolgt gemäß § 127 Abs. 1 S. 1 GWB auf das wirtschaftlichste (endgültige) Angebot. Zuschlagskriterien sind der (Gesamt-)Angebotspreis und die Leistung in Form der vom Bieter einzureichenden Konzepte. Die Leistungspunkte unterliegen einer Gewichtung von 40 % und der angebotene Angebotspreis einer Gewichtung von 60 %. Für die Gesamtwertung werden die für jeden Bieter ermittelten Leistungspunkte (Konzepte) (gewichtet mit 40 %) durch den von ihm angebotenen Angebotspreis (brutto) (gewichtet mit 60 %) dividiert. Der so errechnete Quotient wird mit dem Faktor 10.000 multipliziert. Der Quotient ist umso höher, je mehr Leistungspunkte der Bieter erzielt bzw. je kleiner sein Angebotspreis ist. Den Zuschlag erhält das Angebot, welches den höchsten Quotienten erzielt. Als Formel ausgedrückt: (Leistungspunkte x 40 %)/(Angebotspreis (brutto)in € x 60 %)=Quotient*10.000

Vergabeunterlagen

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Anforderungen

Beschreibung: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126, 128 GWB; Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln. Beschreibung: Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126, 128 GWB; Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln. Beschreibung: Ausschlussgründe gemäß §§ 123-126, 128 GWB, des § 21 Arbeitnehmerentsendegesetzes; § 98 c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes; § 21 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung (SchwarzArbG) und § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtgesetzes; Die Bewerber haben eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Dokument "Eignungsangaben" mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Im Falle der Eignungsleihe ist das Dokument "Eignungsangaben der anderen Unternehmen" zu übermitteln. § 56 Abs. 2 VgV

Änderungen und Bieterfragen

1 Eintrag
  1. 28.11.2025VergabebekanntmachungBekanntmachung 791802-2025
Vergleichbare Verfahren171vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag124 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu SchätzwertMedian, 34 Vergaben

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Wer schreibt solche Vergaben aus?

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LZLogistik Zentrum Niedersachsen Landesbetrieb - Außenstelle Hannover30161 Hannover316.09.2026

Laufende Rahmenverträge

Hamburg
  • Full-Service-Eventagentur für Konzeption, Organisation und Durchführung von VeranstaltungenLautstark GmbHTechniker KrankenkasseHamburg, Deutschland
    22.11.2024noch 26 Monate22.11.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

LOTTO Hamburg GmbH

Aktiv seit 2023 · 8 Verfahren
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Verfahren pro Jahr3Ø seit 2023
Ø Auftragswert–geschätzt, laut Bekanntmachung
VergebenVerfahren mit Zuschlag
RahmenverträgeAnteil an Verfahren
Verfahren je Woche · 8 seit 2023Spitze KW 51 · 2023 · 1

Leistungsbereiche

Top 5 nach Verfahren

Erfüllungsorte

nach Verfahren

Bisherige Auftragnehmer

Zuschläge dieses Auftraggebers, alle Leistungsbereiche
PPPearl Promotion GmbH & Co. KG104.11.20251,8 Mio. €
DDDTBS Deutsche Telekom Business Solutions GmbH123.06.20253,3 Mio. €

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nach voraussichtlichem Vertragsende

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