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Anlage 1 zur Anlage B1

Kalkulationsgrundlagen und Mengengerüst Für die Kalkulation gelten folgende verbindliche Annahmen: Der Bürgerbeirat besteht grundsätzlich aus 20 Mitgliedern. Für den Vertragszeitraum 2027 bis 2029 (optional 2031) sind jährlich mindestens zwei und höchstens vier Prä- senzsitzungen sowie bei Bedarf bis zu zwei zusätzliche Online-Sitzungen vorgesehen. Die in den Vergabeunterlagen genannten Schätzmengen dienen der einheitlichen An- gebotskalkulation und der Ermittlung des Wertungspreises. Die Höchstmengen be- grenzen den während der Vertragslaufzeit möglichen Leistungsabruf. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf der Schätz- oder Höchstmengen besteht nicht. Vergütet werden ausschließlich die tatsächlich beauftragten und vertragsgemäß erbrachten Leistungen. Für den Vertragszeitraum gelten folgende Mengen:

Schätz- Höchstmenge Leistung Einheit menge 2027–2029 2027–2029

Präsenzsitzung Sitzung 6 12

Online-Sitzung Sitzung 3 6

Nachbesetzung eines Mitglieds Vorgang 6 15

Zusätzlicher Abstimmungstermin Termin 12 18 mit dem Auftraggeber

Professionelle Fotodokumentation Veranstaltung 1 3

Professionelle Videodokumentation Veranstaltung 1 3

Zusätzliche Pressemitteilung Stück 6 12

Zusätzlicher Social-Media-Beitrag Beitrag 12 24

Abgrenzung der Leistungspositionen

Monatliche Grundpauschale Mit der monatlichen Grundpauschale sind insbesondere folgende laufende Leistungen abgegolten: • allgemeine Projektleitung und Projektorganisation, • laufende Kommunikation mit den Mitgliedern des Bürgerbeirats, • Pflege der Kontaktdaten und Teilnehmendenlisten, • regelmäßige Abstimmung mit dem Auftraggeber, • Termin- und Fristenüberwachung,

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• laufendes Projekt- und Finanzcontrolling, • Vorhaltung der erforderlichen personellen und technischen Kapazitäten, • allgemeine Dokumentenablage sowie • regelmäßige Berichterstattung gegenüber dem Auftraggeber.

Im Preisblatt ist ein monatlicher Pauschalpreis anzugeben. Leistungen, die über den beschriebenen Umfang hinausgehen und gesondert vergütet werden sollen, müssen ausdrücklich als eigene Leistungsposition ausgewiesen sein.

Präsenzsitzungen Der Einheitspreis für eine Präsenzsitzung umfasst insbesondere: • inhaltliche und organisatorische Vorbereitung, • Abstimmung von Termin und Tagesordnung, • Einladung und Betreuung der Teilnehmenden, • Vorbereitung der Sitzungsunterlagen, • Moderation der Sitzung, • Bereitstellung und Bedienung der erforderlichen Präsentations- und Moderati- onstechnik, • Anwesenheit des erforderlichen Personals, • Nachbereitung und Ergebnissicherung sowie • Erstellung und Abstimmung des Sitzungsprotokolls. Der Kalkulation ist eine Sitzungsdauer von bis zu acht Stunden einschließlich Vor- und Nachbereitung am Veranstaltungsort zugrunde zu legen.
Online-Sitzungen Der Einheitspreis für eine Online-Sitzung umfasst insbesondere: • organisatorische und inhaltliche Vorbereitung, • Einladung der Teilnehmenden, • Bereitstellung und technische Betreuung einer geeigneten Videokonferenzlö- sung, • Moderation, • technische Unterstützung der Teilnehmenden, • Nachbereitung und Ergebnissicherung sowie • Erstellung und Abstimmung des Sitzungsprotokolls. Der Kalkulation ist eine Sitzungsdauer von bis zu vier Stunden zugrunde zu legen.

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Räume und technische Ausstattung Der Auftragnehmer übernimmt die Recherche, Reservierung und organisatorische Ab- wicklung geeigneter Veranstaltungsräume. Die hierfür entstehenden Raumkosten wer- den nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers gegen Nachweis erstattet. Der organisatorische Aufwand ist im Einheitspreis der Präsenzsitzung enthalten.
Catering Für die Kalkulation ist bei Präsenzsitzungen von 25 zu versorgenden Personen aus- zugehen. Hierin sind die Mitglieder des Bürgerbeirats, das eingesetzte Personal sowie Vertreterinnen und Vertreter des Auftraggebers berücksichtigt. Das Catering umfasst Heiß- und Kaltgetränke, einen Imbiss sowie bei ganztägigen Sitzungen eine Mit- tagsversorgung. Im Preisblatt ist ein Preis je tatsächlich teilnehmender Person anzu- geben. Abgerechnet wird nach der dem Auftragnehmer spätestens fünf Werktage vor der Veranstaltung mitgeteilten Personenzahl, höchstens jedoch für 30 Personen je Sit- zung. Die hierfür entstehenden Kosten werden nach vorheriger Zustimmung des Auf- traggebers gegen Nachweis erstattet.
Reise- und Fahrtkosten Sämtliche Reisezeiten, Fahrtkosten und sonstigen Reisekosten des vom Auftragneh- mer eingesetzten Personals für Termine innerhalb Sachsen-Anhalts sind in die jewei- ligen Pauschal- und Einheitspreise einzukalkulieren. Eine gesonderte Erstattung er- folgt nicht. Für Reisen außerhalb Sachsen-Anhalts: Dienstreisen außerhalb Sachsen-Anhalts bedürfen der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers. Notwendige Reise- und Übernachtungskosten werden gegen Nach- weis höchstens nach den für das Land Sachsen-Anhalt geltenden reisekostenrechtli- chen Bestimmungen erstattet. Reisezeiten werden nur vergütet, wenn dies vor Reise- antritt ausdrücklich vereinbart wurde.
Recruiting und Nachbesetzung von Mitgliedern Der Auftragnehmer übernimmt bei Bedarf das Recruiting und die organisatorische Be- gleitung der Nachbesetzung ausgeschiedener Mitglieder des Bürgerbeirats. Die Leis- tung umfasst insbesondere: • Abstimmung des Anforderungsprofils und des Auswahlverfahrens mit dem Auf- traggeber, • Erstellung eines mit dem Auftraggeber abgestimmten Bewerbungsaufrufs, • Vorbereitung geeigneter Texte und Gestaltungselemente für die Veröffentli- chung, • Unterstützung bei der Veröffentlichung über die Social-Media-Kanäle und ge- gebenenfalls weitere Kommunikationskanäle des Landes Sachsen-Anhalt,

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• Entgegennahme, Erfassung und formale Prüfung der Bewerbungen, • Kommunikation mit den Bewerberinnen und Bewerbern, • Auswertung der Bewerbungen anhand der zuvor mit dem Auftraggeber festge- legten Auswahlkriterien, • Erstellung einer begründeten Auswahl- beziehungsweise Entscheidungsvor- lage, • Unterstützung des Auftraggebers bei der Auswahlentscheidung, • Information der ausgewählten und nicht ausgewählten Personen sowie • Aufnahme, Einführung und organisatorische Einbindung des neuen Mitglieds. Die abschließende Entscheidung über die Besetzung trifft der Auftraggeber. Veröffent- lichungen über die Kommunikationskanäle des Landes bedürfen seiner vorherigen Freigabe. Der Auftragnehmer hat bei der Verarbeitung der Bewerbungsdaten die da- tenschutzrechtlichen Anforderungen einzuhalten. Bewerbungsunterlagen dürfen aus- schließlich für das jeweilige Auswahlverfahren verwendet werden.

Abstimmungstermine In der monatlichen Grundpauschale ist ein Abstimmungstermin mit dem Auftraggeber je Monat mit einer Dauer von bis zu zwei Stunden enthalten. Zusätzliche, vom Auftrag- geber angeforderte Abstimmungstermine werden nach der entsprechenden Position des Preisblatts vergütet. Online-Termine und Präsenztermine sind getrennt auszuwei- sen, sofern Präsenztermine einen abweichenden Aufwand verursachen.
Fotodokumentation Die Fotodokumentation umfasst je Veranstaltung: • die fotografische Begleitung der Veranstaltung für mindestens vier Stunden, • die Aufnahme der Veranstaltung, der Teilnehmenden, der Arbeitssituationen und der wesentlichen Programmpunkte, • die Auswahl und professionelle Bearbeitung der Aufnahmen, • die Bereitstellung von mindestens 30 unterschiedlichen, bearbeiteten und ver- öffentlichungsfähigen Fotografien, • die Bereitstellung sowohl in druckfähiger Auflösung als auch in einer für Web- sites und Social Media geeigneten Dateigröße sowie • die digitale, barrierefrei zugängliche Übermittlung innerhalb von fünf Werktagen nach der Veranstaltung. Die Fotografien sind im JPEG-Format bereitzustellen. Die druckfähigen Dateien müs- sen eine Auflösung von mindestens 300 dpi aufweisen. Offensichtlich unvorteilhafte, unscharfe oder lediglich geringfügig voneinander abweichende Aufnahmen werden nicht auf die Mindestanzahl angerechnet.

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Videodokumentation Die Videodokumentation umfasst je Veranstaltung: • die videografische Begleitung der Veranstaltung für mindestens vier Stunden, • die Aufnahme der wesentlichen Programmpunkte, Arbeitssituationen und Stim- mungsbilder, • die redaktionelle Auswahl und den professionellen Schnitt des aufgenommenen Materials, • die Erstellung eines fertig geschnittenen Videos mit einer Länge von mindes- tens zwei und höchstens drei Minuten, • die Einbindung eines mit dem Auftraggeber abgestimmten Vor- und Abspanns, • die Einbindung von Untertiteln, • die Verwendung ausschließlich rechtlich uneingeschränkt nutzbarer Musik-, Grafik- und sonstiger Gestaltungselemente, • eine Korrekturschleife nach Prüfung durch den Auftraggeber sowie • die digitale Bereitstellung innerhalb von zehn Werktagen nach der Veranstal- tung. Das Video ist mindestens im Format MP4, Full HD mit einer Auflösung von 1.920 × 1.080 Pixeln, bereitzustellen. Zusätzlich ist eine für die Veröffentlichung auf Websites und Social-Media-Kanälen optimierte Fassung zu übermitteln.
Kommunikationsleistungen Die laufende Kommunikationsplanung, die Abstimmung mit dem Auftraggeber und die redaktionelle Begleitung des Bürgerbeirats sind Bestandteil der monatlichen Grund- pauschale. Darüber hinausgehende Kommunikationsleistungen werden nur nach ge- sondertem Abruf beauftragt und nach den jeweiligen Einheitspreisen des Preisblatts vergütet. Für jede Einzelposition sollten Umfang und Korrekturschleifen festgelegt werden, bei- spielsweise: • Pressemitteilung: bis zu 5.000 Zeichen einschließlich einer Korrekturschleife, • Social-Media-Beitrag: Text und ein plattformgerechtes Motiv einschließlich ei- ner Korrekturschleife, • Newsletterbeitrag: bis zu 4.000 Zeichen einschließlich Bildauswahl, • Grafik: ein druck- oder onlinefähiges Motiv in den vereinbarten Dateiformaten.

Der Wertungspreis wird jeweils aus dem Einheitspreis multipliziert mit der Schätz- menge gebildet. Die Höchstmenge dient dagegen der Begrenzung des vertraglich möglichen Abrufs.

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Barrierefreiheit und Zugänglichkeit Die allgemeinen Aufwendungen für die barrierearme Planung und Durchführung, ins- besondere die Bedarfsabfrage, die Prüfung der Veranstaltungsorte, die barrierearme Gestaltung regulärer Dokumente, die technische Unterstützung bei Online-Sitzungen und die Untertitelung der nach der Leistungsbeschreibung geschuldeten Videos, sind in die jeweiligen Pauschal- und Einheitspreise einzukalkulieren. Besondere Unterstützungsleistungen werden nur bei Bedarf und nach vorherigem Ab- ruf durch den Auftraggeber erbracht. Hierfür sollten im Preisblatt folgende Positionen vorgesehen werden:

Leistung Einheit Schätzmenge Höchstmenge

Gebärdensprachdolmetscher Stunde 8 24

Schriftdolmetscher Stunde 8 24

Mobile Hörunterstützung Veranstaltung 2 6

Übertragung in Leichte Sprache Normseite 10 30

Audiodeskription eines Videos Video 1 3

Sonstige Assistenzleistung Stunde 10 30

Begleitende Vertragsregelung Die Beauftragung der einzelnen Leistungen erfolgt nach Maßgabe des tatsächlichen Bedarfs und der verfügbaren Haushaltsmittel. Die im Preisblatt ausgewiesenen Schätzmengen dienen ausschließlich der Angebotswertung und stellen keine verbind- lichen Abnahmemengen dar. Ein Anspruch auf Abruf bestimmter Leistungen oder Mengen besteht nicht. Die ausgewiesenen Höchstmengen dürfen während der Vertragslaufzeit insgesamt nicht überschritten werden. Mit Erreichen der jeweiligen Höchstmenge besteht keine Verpflichtung des Auftragnehmers zur Erbringung weiterer Leistungen. Änderungen oder Erweiterungen des Auftrags bleiben nur nach Maßgabe der gesetzlichen und ver- traglichen Voraussetzungen zulässig. Die angebotenen Einheitspreise sind Festpreise und umfassen sämtliche zur vollstän- digen und vertragsgemäßen Leistungserbringung erforderlichen Personal-, Sach-, Ne- ben- und Gemeinkosten, soweit im Preisblatt oder in der Leistungsbeschreibung nicht ausdrücklich etwas anderes geregelt ist.

2.1.1 Anlage 1 zur Anlage B1 zur Leistungsbeschreibung_Bürgerbeirat.pdf