Unterstützung bei der Durchführung eines Bürgerbeirates zum Strukturwandel im Mitteldeutschen Revier
Staatskanzlei und Ministerium für Kultur des Landes Sachsen-Anhalt · Magdeburg, Deutschland · TED
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Zusammenfassung
Die Staatskanzlei und das Ministerium für Kultur des Landes Sachsen-Anhalt suchen einen Dienstleister zur Unterstützung bei der Durchführung eines Bürgerbeirates, der die gesellschaftliche Beteiligung im Rahmen des kohleausstiegsbedingten Strukturwandels im Mitteldeutschen Revier in Sachsen-Anhalt fördern soll. Der Auftragnehmer erbringt Leistungen in den Bereichen Organisation (Teilnehmendenmanagement und Sitzungsmanagement), Moderation, Dokumentation sowie Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit. Das Projekt umfasst die Vorbereitung und Durchführung von bis zu vier Bürgerbeiratssitzungen pro Jahr und ist mit einem geschätzten Wert von etwa 252.100 Euro dotiert. Die Bewerbungsfrist endet am 23. September 2026.
Vergabeunterlagen
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Beschreibung
Der Auftragnehmer soll im Rahmen der Leistungserbringung folgende zentralen Leistungen erbringen: 1. Organisation (Teilnehmendenmanagement und Sitzungsmanagement) 2. Moderation 3. Dokumentation 4. Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit Weitere Informationen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Qualifikation
Es ist eine Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Tatbestände abzugeben (Vordruck 124 LD). Ausschlussgründe gemäß § 123 oder 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen. Es ist eine Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Tatbestände abzugeben (Vordruck 124 LD). Teilnahmeanträge/ Angebote, welche geforderte Angaben und Erklärungen nicht enthalten, können ausgeschlossen werden. Der Auftraggeber behält sich vor, Bewerber/ Bieter gemäß § 56 Abs. 2 Satz 1 VgV zur Vervollständigung ihrer Teilnahmeanträge/ Angebote binnen einer vom Auftraggeber gesetzten Frist aufzufordern. Die Bewerber/ Bieter können nicht darauf vertrauen, dass ihnen Gelegenheit zur Vervollständigung ihrer Teilnahmeanträge/ Angebote gegeben wird. Der Auftraggeber behält sich vor, Bieter gemäß § 56 Abs. 2 Satz 1 VgV zur Vervollständigung ihrer Angebote binnen einer vom Auftraggeber gesetzten Frist aufzufordern. Die Bieter können nicht darauf vertrauen, dass ihnen Gelegenheit zur Vervollständigung ihrer Angebote gegeben wird. Die Erklärungen (Anlagen A1, A2, A3 und A4) nach Tz. A8 und der Leistungsbeschreibung sind nur von dem Bieter beizubringen, der den Zuschlag erhalten soll.
Lose
1 Los1. Organisation - Teilnehmenden-Management: Informieren der Bürgerbeiratsmitglieder sowie Austausch und Absprachen mit ihnen; Zahlung der Aufwandsentschädigungen; ggf. Nachbesetzung bei Ausscheiden von Mitgliedern entsprechend der festgelegten Quotierung (Geschlecht, Wohnort/Region, Alter); - Sitzungsmanagement: Bis zu 4 Bürgerbeiratssitzungen (Präsenz) pro Jahr vorbereiten, durchführen; Terminfindung in enger Abstimmung und unter Einbeziehung der beteiligten Akteure; Organisation der Veranstaltungsorte (Absprachen mit Locations, Anmieten/Bereithalten, Zahlungen); Organisation der gastronomischen Versorgung (selbst anbieten bzw. bereithalten) 2. Moderation - 2 - 4 Bürgerbeiratssitzungen pro Jahr vorbereiten, durchführen und moderieren (ggf. 1 - 2 „Online-Treffen“ pro Jahr) 3. Dokumentation - Protokollieren der Bürgerbeiratssitzungen; Dokumentation von Schwerpunkten und Ergebnissen zur anschließenden Analyse, Auswertung und Berücksichtigung im weiteren Verlauf; Foto- und ggf. Videodokumentation der einzelnen Gremien nach Absprache 4. Kommunikation und Veranstaltungsmanagement - Unterstützung bei der Organisation und Umsetzung des Beteiligungsformates hinsichtlich eines umfassenden Außenauftrittes und der Anwendung einschlägiger Kommunikationsinstrumente - Organisation der Veranstaltungsorte (Absprachen mit Locations, Anmie-ten/Bereithalten, Zahlungen) und Terminfindung in enger Abstimmung und unter Einbeziehung der beteiligten Akteure - Organisation (selbst anbieten bzw. bereithalten) der gastronomischen Versorgung Weitere Informationen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Zuschlagskriterien
9 Kriterien- quality5%
Dieser Punkt dient der Bewertung, inwieweit die vorgesehenen Controlling- und Qualitätssicherungsverfahren eine kontinuierliche, termingerechte und qualitätsgerechte Steuerung des Gesamtprojekts ermöglichen. Bewertet werden insbesondere die eingesetzten Monitoringinstrumente, die Berichts- und Kommunikationsstruktur gegenüber dem Auftraggeber sowie die Verfahren zum frühzeitigen Erkennen und Steuern von Veränderungen, Verzögerungen und sonstigen Abweichungen.
- quality20%
Dieser Punkt dient der Bewertung, inwieweit das vorgestellte Gesamtkonzept eine tragfähige organisatorische, methodische und inhaltliche Grundlage für die Durchführung der Bürgerbeiratssitzungen 2027–2029 bietet, insbesondere hinsichtlich Projektleitung, Steuerung und Koordination, Weiterentwicklung des Formats sowie der Einbindung aktueller Themen.
- quality7.5%
Dieser Punkt dient der Bewertung, inwieweit das vorgestellte Teilnehmendenmanagement eine kontinuierliche, verlässliche und zielgruppengerechte Betreuung der Mitglieder des Bürgerbeirats gewährleistet. Bewertet werden insbesondere die zeitliche und organisatorische Planung, der vorgesehene Personal- und Sachmitteleinsatz sowie geeignete Maßnahmen zum Umgang mit Ausfällen, Wechseln und sonstigen teilnehmendenbezogenen Risiken. Die konkreten Fragen entnehmen Sie bitte der Anlage B1 zur Leistungsbeschreibung.
- quality10%
Dieser Punkt dient der Bewertung, inwieweit das vorgestellte Kommunikationskonzept geeignet ist, die Tätigkeit und die Ergebnisse des Bürgerbeirats zielgruppengerecht, transparent und wirksam nach außen zu vermitteln. Bewertet werden insbesondere die vorgesehenen Maßnahmen und Kommunikationskanäle, die Abstimmungs-, Zeit- und Ressourcenplanung sowie der Umgang mit Kommunikationsrisiken und erforderlichen Freigabe- und Feedbackprozessen. Die konkreten Fragen entnehmen Sie bitte der Anlage B1 zur Leistungsbeschreibung.
- quality7.5%
Dieser Punkt dient der Bewertung, inwieweit das vorgestellte Sitzungsmanagement eine reibungslose, termingerechte und bedarfsgerechte Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Bürgerbeiratssitzungen gewährleistet. Bewertet werden insbesondere die organisatorischen Abläufe, die Zeit- und Ressourcenplanung sowie der Umgang mit Risiken bei Terminfindung, Veranstaltungsorten, technischer Ausstattung und Versorgung. Die konkreten Fragen entnehmen Sie bitte der Anlage B1 zur Leistungsbeschreibung.
- quality10%
Dieser Punkt dient der Bewertung, inwieweit das Moderationskonzept eine strukturierte, ausgewogene und ergebnisorientierte Beteiligung aller Mitglieder des Bürgerbeirats ermöglicht. Bewertet werden insbesondere die eingesetzten Moderationsmethoden, die fachliche und personelle Ausgestaltung, die erforderlichen Sachmittel sowie der Umgang mit Konflikten, kontroversen Diskussionen und sonstigen Risiken im Sitzungsverlauf. Die konkreten Fragen entnehmen Sie bitte der Anlage B1 zur Leistungsbeschreibung.
- quality5%
Dieser Punkt dient der Bewertung, inwieweit das vorgestellte Dokumentationskonzept eine zeitnahe, vollständige, nachvollziehbare und adressatengerechte Erfassung der Aktivitäten, Beratungsverläufe und Ergebnisse des Bürgerbeirats sicherstellt. Bewertet werden insbesondere die vorgesehenen Abläufe und Formate, die Zeit- und Ressourcenplanung sowie Maßnahmen zur Qualitätssicherung und zum Umgang mit Dokumentationsrisiken. Die konkreten Fragen entnehmen Sie bitte der Anlage B1 zur Leistungsbeschreibung.
- price30%
Die konkreten Fragen entnehmen Sie bitte der Anlage B1 zur Leistungsbeschreibung. Zur Bewertung der Wirtschaftlichkeit wird der in Punkt 4.2 eingereichte Leistungskatalog herangezogen. Die darin veranschlagten Kostensätze werden in Bezug gesetzt zu einem durchschnittlich geschätzten Leistungsumfang, der für alle eingehenden (nicht ausgeschlossenen) Angebote einheitlich angenommen wird. Die Bewertung erfolgt wie folgt: • Das Angebot mit dem niedrigsten Gesamtpreis erhält die volle Punktzahl (30 Punkte). • Ein Angebot mit dem doppelten Preis des günstigsten Angebots erhält 0 Punkte. • Alle Angebote mit einem höheren Preis erhalten ebenfalls 0 Punkte. • Für alle dazwischenliegenden Angebote erfolgt die Punktevergabe über eine lineare Interpolation, berechnet mit bis zu zwei Dezimalstellen.
- quality5%
Dieser Punkt dient der Bewertung, inwieweit das vorgestellte Finanzcontrolling eine transparente und vertragsgemäße Verwendung der für den Bürgerbeirat bereitgestellten Mittel gewährleistet. Bewertet werden insbesondere die Verfahren zur Budgetsteuerung, Mittelüberwachung, Dokumentation und Nachweisführung sowie der Umgang mit drohenden oder eingetretenen finanziellen Abweichungen.