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Anlage B1

Fragenkatalog und Bewertung für Leistungen zur Unterstützung bei der Durch- führung des Bürgerbeirates zur gesellschaftlichen Beteiligung im Rahmen des kohleausstiegsbedingten Strukturwandels im Mitteldeutschen Revier Sachsen- Anhalt

Allgemeine Angaben (Bewertung 0%)

1.1 Firmenangaben Bitte geben Sie die vollständige Firmenbezeichnung sowie die Geschäftsanschrift Ihres Unternehmens an. Zusätzlich sind die Kontaktdaten einer Ansprechperson für dieses Ver- fahren zu benennen (inkl. Telefonnummer, E-Mail-Adresse).

1.2 Benennung des Kernteams Bitte benennen Sie die Personen, die im Falle der Zuschlagserteilung während der Ver- tragslaufzeit als verantwortliche Entscheidungsträger fungieren werden (Kernteam). Für jedes Teammitglied sind folgende Angaben beizufügen: • Vor- und Nachname • vorgesehene Rolle im Projekt • Aufgabenbereich • berufliche Qualifikation • relevante fachliche Erfahrungen (Kurzprofil, max. 1 Seite pro Person)

Betreuung (Bewertung 0%)

2.1 Zentrale Ansprechperson Bitte benennen Sie eine zentrale Ansprechperson, die während der gesamten Vertrags- laufzeit für die Koordination und Kommunikation mit dem Auftraggeber zuständig ist. Zusätzlich ist mindestens eine Person als offizielle Vertretung zu benennen. Für beide Per- sonen sind folgende Angaben erforderlich: • Name • Funktion im Unternehmen • Telefonnummer • E-Mail-Adresse

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2.2 Organisation regelmäßiger Abstimmungen Bitte beschreiben Sie, in welchem zeitlichen Rhythmus Sie regelmäßige Abstimmungen mit dem Auftraggeber vorsehen (z. B. wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich). Gehen Sie dabei auch auf die geplante Organisation dieser Abstimmungen ein: • in welcher Form (z. B. telefonisch, per Videokonferenz, in Präsenz) • mit welchen Inhalten oder Formaten (z. B. Jour fixe, Statusbericht) welche Ansprechpersonen auf Auftragnehmerseite beteiligt sind.

Konzept (Bewertung 70%)

3.1 Allgemeines Konzept zur Organisation des Bürgerbeirats (Bewertung 20%) Bitte stellen Sie dar, wie Sie die Durchführung des Bürgerbeirats für die Jahre 2027 bis 2029 organisatorisch aufstellen und welche methodischen sowie inhaltlichen An- sätze Sie verfolgen. Gehen Sie dabei insbesondere auf folgende Aspekte ein: a. Ihre strategische und operative Projektleitung (Struktur, Rollen, Verantwortlich- keiten) b. Ihre inhaltliche Steuerung, Koordinierung und Durchführung des Gesamtpro- jekts c. Ihre Vorschläge zur konzeptionellen Weiterentwicklung des Formats

(Dieser Punkt dient der Bewertung, inwieweit das vorgestellte Gesamtkonzept eine tragfähige organisatorische, methodische und inhaltliche Grundlage für die Durch- führung der Bürgerbeiratssitzungen 2027–2029 bietet, insbesondere hinsichtlich Pro- jektleitung, Steuerung und Koordination, Weiterentwicklung des Formats sowie der Einbindung aktueller Themen.)

3.2 Teilnehmendenmanagement (Bewertung 7,5%) Bitte erläutern Sie Ihr Konzept zum Teilnehmendenmanagement. Gehen Sie insbesondere auf folgende Punkte ein:

• Zeitplanung und organisatorische Abläufe • Ressourceneinsatz (Personal, Sachmittel)

• Umgang mit möglichen Risiken

(Dieser Punkt dient der Bewertung, inwieweit das vorgestellte Teilnehmendenma- nagement eine kontinuierliche, verlässliche und zielgruppengerechte Betreuung der Mitglieder des Bürgerbeirats gewährleistet. Bewertet werden insbesondere die zeitli- che und organisatorische Planung, der vorgesehene Personal- und Sachmittelein- satz sowie geeignete Maßnahmen zum Umgang mit Ausfällen, Wechseln und sons- tigen teilnehmendenbezogenen Risiken.)

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3.3 Sitzungsmanagement (Bewertung 7,5%) Bitte stellen Sie dar, wie Sie das Sitzungsmanagement gestalten wollen: Gehen Sie insbesondere auf folgende Punkte ein:

• Zeitplanung und organisatorische Abläufe

• Ressourceneinsatz (Personal, Sachmittel)

• Umgang mit möglichen Risiken (z.B. bei Veranstaltungsorten, Versorgung oder Terminfindung)

(Dieser Punkt dient der Bewertung, inwieweit das vorgestellte Sitzungsmanagement eine reibungslose, termingerechte und bedarfsgerechte Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Bürgerbeiratssitzungen gewährleistet. Bewertet werden ins- besondere die organisatorischen Abläufe, die Zeit- und Ressourcenplanung sowie der Umgang mit Risiken bei Terminfindung, Veranstaltungsorten, technischer Aus- stattung und Versorgung.)

3.4 Moderation (Bewertung 10%) Stellen Sie bitte Ihr Moderationskonzept für den Bürgerbeirat vor. Gehen Sie insbesondere auf folgende Punkte ein:

• Ressourceneinsatz (Personal, Sachmittel)

• Umgang mit möglichen Risiken

(Dieser Punkt dient der Bewertung, inwieweit das Moderationskonzept eine struktu- rierte, ausgewogene und ergebnisorientierte Beteiligung aller Mitglieder des Bür- gerbeirats ermöglicht. Bewertet werden insbesondere die eingesetzten Moderations- methoden, die fachliche und personelle Ausgestaltung, die erforderlichen Sachmittel sowie der Umgang mit Konflikten, kontroversen Diskussionen und sonstigen Risiken im Sitzungsverlauf.)

3.5 Dokumentation (Bewertung 5%) Bitte erläutern Sie Ihr Konzept zur Dokumentation der Bürgerbeiratsaktivitäten. Gehen Sie insbesondere auf folgende Punkte ein:

• Zeitplanung und organisatorische Abläufe

• Ressourceneinsatz (Personal, Sachmittel) • Umgang mit möglichen Risiken

(Dieser Punkt dient der Bewertung, inwieweit das vorgestellte Dokumentationskon- zept eine zeitnahe, vollständige, nachvollziehbare und adressatengerechte Erfas- sung der Aktivitäten, Beratungsverläufe und Ergebnisse des Bürgerbeirats sicher- stellt. Bewertet werden insbesondere die vorgesehenen Abläufe und Formate, die Zeit- und Ressourcenplanung sowie Maßnahmen zur Qualitätssicherung und zum Umgang mit Dokumentationsrisiken.)

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3.6 Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit (Bewertung 10%) Bitte beschreiben Sie Ihr Konzept zur externen Kommunikation zum Bürgerbeirat, einschließlich Pressearbeit und Social Media. Führen Sie insbesondere aus:

• Geplante Maßnahmen und Kanäle • Zeit- und Ressourcenplanung

• Risikoanalyse (z. B. Kommunikationsverzögerungen, Feedbackprozesse)

(Dieser Punkt dient der Bewertung, inwieweit das vorgestellte Kommunikationskon- zept geeignet ist, die Tätigkeit und die Ergebnisse des Bürgerbeirats zielgruppenge- recht, transparent und wirksam nach außen zu vermitteln. Bewertet werden insbe- sondere die vorgesehenen Maßnahmen und Kommunikationskanäle, die Abstimmungs-, Zeit- und Ressourcenplanung sowie der Umgang mit Kommunikati- onsrisiken und erforderlichen Freigabe- und Feedbackprozessen.)

3.7 Finanzcontrolling (Bewertung 5 %)

Bitte erläutern Sie Ihre geplante Umsetzung des Finanzcontrollings. Nehmen Sie insbesondere Bezug auf:

• Budgetverwaltung und Mittelverwendung

• Dokumentation und Nachweisführung • Risikomanagement bei finanziellen Abweichungen

(Dieser Punkt dient der Bewertung, inwieweit das vorgestellte Finanzcontrolling eine transparente und vertragsgemäße Verwendung der für den Bürgerbeirat bereitge- stellten Mittel gewährleistet. Bewertet werden insbesondere die Verfahren zur Bud- getsteuerung, Mittelüberwachung, Dokumentation und Nachweisführung sowie der Umgang mit drohenden oder eingetretenen finanziellen Abweichungen.)

3.8 Projektcontrolling (Bewertung 5 %)

Bitte beschreiben Sie Ihre Verfahren zur Qualitätssicherung und Steuerung des Pro- jektverlaufs. Insbesondere:

• Controlling-Methoden und Monitoringinstrumente • Kommunikationsstruktur mit dem Auftraggeber

• Umgang mit Veränderungen oder Abweichungen.

(Dieser Punkt dient der Bewertung, inwieweit die vorgesehenen Controlling- und Qua- litätssicherungsverfahren eine kontinuierliche, termingerechte und qualitätsgerechte Steuerung des Gesamtprojekts ermöglichen. Bewertet werden insbesondere die ein- gesetzten Monitoringinstrumente, die Berichts- und Kommunikationsstruktur gegen- über dem Auftraggeber sowie die Verfahren zum frühzeitigen Erkennen und Steuern von Veränderungen, Verzögerungen und sonstigen Abweichungen.)

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Die Bewertung der Qualitätskriterien erfolgt durch Multiplikation der prozentualen Gewich- tung mit der jeweiligen Bewertungsnote. Die Noten spiegeln den Erfüllungsgrad des jewei- ligen Kriteriums wider:

• Note 5: herausragend – übertrifft die Erwartungen des Auftraggebers deutlich

• Note 4: sehr gut – erfüllt die Erwartungen des Auftraggebers vollständig • Note 3: gut – erfüllt die Erwartungen im Wesentlichen

• Note 2: ausreichend – entspricht den Mindestanforderungen des Auftraggebers

• Note 1: mangelhaft – erfüllt die Erwartungen nicht zufriedenstellend • Note 0: ungenügend / keine Angaben – keine oder thematisch unzutreffende Ant- wort

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Preis (Bewertung 30%)

Hinweis: 1.2 Seitens des Auftraggebers steht ein Budget von 50.000,00 € (2 Bürgerbeiratssitzungen) bis zu 100.000,00 € (4 Bürgerbeiratssitzungen) pro Jahr zur Verfügung. Dieses kalkulierte Auftragsvolumen dient der Orientierung und ist als Obergrenze für die Leistungserbringung zu verstehen. 2.2 4.1 Beispielhafter Kosten- und Finanzplan (Kalkulation).

Bitte erstellen Sie einen detaillierten Kosten- und Finanzplan (Beispielkalkulation) auf Basis des unter B.5 der Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungsumfangs. Der Plan muss nachvollziehbar aufgeschlüsselt und begründet sein. Folgende Anforderun- gen sind zu erfüllen: a. Aufschlüsselung der Kosten nach den einzelnen Aufgaben des Leistungskata- logs (siehe 4.2) b. Darstellung der voraussichtlichen Gesamtkosten, inkl. etwaiger Annahmen zur Leistungshäufigkeit bzw. zum Leistungsumfang c. Ausweisung von Entgelten für eingesetzte Nachunternehmen d. Ausweis der gesetzlichen Umsatzsteuer sowie ggf. weiterer Steuern, Gebühren oder Nebenkosten

Zu jeder Kostenposition ist kenntlich zu machen:

• ob es sich um eine eigene Leistung oder um eine Fremdleistung durch Nach- unternehmen handelt

• welche Kalkulationsannahmen zugrunde liegen

4.2 Leistungskatalog (Rahmenvereinbarung) (Bewertung 30%)

Zur Abrechnung der Einzelleistungen ist ein gesonderter Leistungskatalog (Preisblatt) zu erstellen. Hierzu wird auf die Anlage 1 und Anlage 2 zu der Anlage B1 verwiesen.

Wichtig:

• Die spätere Abrechnung erfolgt nicht pauschal auf Basis des Kosten- und Fi- nanzplans, sondern individuell anhand von Leistungsnachweisen und den im Preisblatt vereinbarten Preisen.

• Für Leistungen durch Nachunternehmer sind konkrete Kostenvoranschläge vorzulegen und dem Angebot als Anlagen beizufügen.

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Bewertungsmethode Preis

Zur Bewertung der Wirtschaftlichkeit wird das zu Punkt 4.2 eingereichte Preisblatt herangezo- gen. Die darin veranschlagten Einheitspreise werden mit der Schätzmenge multipliziert.

Die Bewertung erfolgt wie folgt: • Das Angebot mit dem niedrigsten Gesamtpreis erhält die volle Punktzahl (30 Punkte). • Ein Angebot mit dem doppelten Preis des günstigsten Angebots erhält 0 Punkte. • Alle Angebote mit einem höheren Preis erhalten ebenfalls 0 Punkte. • Für alle dazwischenliegenden Angebote erfolgt die Punktevergabe über eine lineare Interpolation, berechnet mit bis zu zwei Dezimalstellen.

Formale Hinweise zur Angebotsstruktur und Einreichung

Die Antworten sind in einem Antwortdokument zusammenzuführen, das sich in Aufbau und Nummerierung strikt am vorliegenden Fragenkatalog orientiert.

2.1. Anlage B1 zur Leistungsbeschreibung_Bürgerbeirat.pdf

Anlage B1