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eRechnung
Nutzungsbedingungen für Rechnungssteller bei Leistungen an die Stadt Fürth
Im Zuge der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen im unternehmerischen Alltag wie auch in der öffentlichen Verwaltung, spielt die elektronische Rechnung (eRechnung) eine große Rolle.
Die bisherige Rechnungserstellung in Papierform, der Versand und die Bearbeitung führen zu hohen Kosten und Aufwand bei allen Beteiligten. Um die Kosten sowohl in ökologischer wie auch ökonomischer Hinsicht zu reduzieren, verpflichtet die Richtlinie der Europäischen Union (2014/55/EU) seit Herbst 2018 auf Bundes- bzw. seit Frühjahr 2020 auf Landes- und kommunaler Ebene alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland, elektro- nische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.1 0F
Ziel der Maßnahme war es, die Vielzahl nationaler Standards für die eRechnungsstellung zu harmonisieren, einen einheitlichen internationalen Standard zu schaffen sowie die Einführung und Verbreitung der eRechnung über den öffentlichen Sektor hinaus zu fördern.
Neben der EU-Richtlinie beschleunigt das Wachstumschancengesetz (BGBI. 2024 I Nr. 108 Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness), das zum 01.01.2025 in Kraft trat, die Umstellung auf eRechnungen. Hintergrund des Gesetzes der europäischen Kommission ist die Einführung eines Meldesystems für grenzüberschreitende Wirtschaftsbeziehungen im in- nergemeinschaftlichen Wirtschaftsraum. Voraussetzung hierfür ist die eRechnung.2 1F
Nach dem Wachstumschancengesetz besteht zum 01.01.2025 eine grundsätzliche Pflicht eRechnungen zu er- stellen. Das gilt für:
• B2B-Leistungen
• inländische Umsätze nach §1 Abs. 3 UStG
• nicht steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8ff UStG
• Rechnungen, die keine Kleinbetragsrechnungen oder Fahrausweise sind
1 E-Rechnung in Bayern - Startseite 2 www.kommune21.de
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Bis 01.01.2028 gelten folgende Übergangsregelungen:
Bis Ende 2026: neben eRechnungen sind auch sonstige Rechnungen zulässig, sofern der Rechnungs- empfänger zustimmt.
Bis Ende 2027: Regelung analog 2026 aber nur für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von max. 800.000 €. Größere Unternehmen dürfen Rechnungen auch per EDI übermitteln.
Ab 2028: die neuen Anforderungen an eRechnungen sind verbindlich einzuhalten.
Unterschied zwischen eRechnung und sonstige Rechnung
WIR als Stadt Fürth setzen auf eRechnungen.
WIR möchten SIE als unseren Leistungsgeber und Rechnungssteller darauf hinweisen, heute schon auf eRech- nung umzustellen. Denn für jedes einzelne Unternehmen lohnt es sich, die Möglichkeiten und Vorteile der e- Rechnung, auch unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung, zu nutzen.
Bis Ende 2026 werden wir neben eRechnungen auch noch PDF-Rechnungen akzeptieren.
Wir bitten Sie aber schon heute auf die Zusendung von Papierrechnungen zu verzichten.
Gesetzliche Grundlagen zur Einführung der eRechnung in Deutschland
• die EU-Richtlinie 2010/45/EU zur Änderung der gemeinsamen Rechnungsstellungsvorschriften
• das Steuervereinfachungsgesetz 2011
• die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
• das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland
• die E-RechV über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes
Gesetzliche Grundlagen für die Verpflichtung zur Ausstellung einer eRechnung in Deutschland
• Wachstumschancengesetz (BGBI. 2024 I Nr. 1808)
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• § 27 Abs. 38 UStG
Nachfolgend finden Sie die auf der Website der Stadt Fürth bereitgestellten Informationen zum Umgang mit unterschiedlichen Rechnungsformaten für Ersteller von Rechnungen und Gutschriften sowie eine Liste aller Leitweg-IDs der Stadt Fürth (siehe infos-zur-e-rechnungsstellung).
Allgemeingültige Vorschriften für alle Rechnungsformate
• Zu verwendende Rechnungsanschrift für Rechnungen an die Stadt Fürth: Stadt Fürth Name des Amts/der Fachdienststelle (Optional: Abteilung/Sachgebiet (ggf. „z.Hd.“)) Postfach
90744 Fürth
• Zu verwendende Rechnungsanschrift für Rechnungen an die Stadtentwässerung Fürth: Stadtentwässerung Fürth Erlanger Straße 105
90765 Fürth
• Die zum uneingeschränkten Vorsteuerabzug erforderlichen Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 und §14a UstG sind einzuhalten. Auch für Gutschriften sind die erforderlichen Pflichtangaben nach §14 UstG ein- zuhalten.
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eRechnungs-Formate
Durch die eRechnungsverordnung des Bundesministeriums haben sich die Standards XRechnung und ZUG- FerRD etabliert. Beide eRechnungsformate werden von uns – der Stadt Fürth – unterstützt, sofern sie konform zur Europäischen Norm 16931 sind, und in der jeweils aktuell gültigen Version eingehen.
XRechnung
• Entsprechend der EU-Norm CEN 16931
• Aktuellste Version
• Unterstützte XML-Syntax UBL und UN/CEFACT
Strukturierter XML-Datensatz o
Kein Firmendesign o
Keine individuellen Schriftarten o
ZUGFeRD
• Hybride eRechnung
• Entsprechend der EU-Norm CEN 16931
• Aktuellste Version
• Unterstützte XML-Syntax UBL und UN/CEFACT
PDF-Datei und XML-Datensatz o
Firmendesign möglich o
Maschinenlesbare Daten (eingebettetes XML) und menschenlesbare o
Darstellung (PDF) o
Weitere Informationen und Hilfestellungen zur XRechnung finden Sie auf der Website der Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSIT) XRechnung. Für ZUGFeRD finden Sie entsprechende Informationen auf der Seite ZUG- FeRD.
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Vorschriften bei Zusendung von eRechnungen
Allgemein
• Informieren Sie Ihren Rechnungsempfänger (auftraggebende Fachdienststelle oder Eigenbetrieb der Stadt Fürth) über die Zusendung einer eRechnung.
• Fragen Sie nach den Informationen zur korrekten Rechnungsadressierung, wie dem Namen der Fach- dienststelle, ggf. Sachgebiet, Team, etc. sowie der zu verwendenden Leitweg-ID (innerhalb einer Fach- dienststelle oder Amtes kann es mehrere geben). Für Rechnungen an die Gebäudewirtschaft Fürth (GWF) ist zusätzlich zu erfragen, welches Buchhaltungssystem (kameral oder doppik) für Sie relevant ist, da dies Auswirkungen auf die zu verwendende Leitweg-ID und E-Mail-Adresse hat.
• Der Dateiname der eRechnung darf max. 25 Zeichen betragen und kein @-Zeichen enthalten.
• In einer Rechnung dürfen keine referenzierten rechnungsbegründenden Angaben (Links) enthalten sein.
• Die Gesamtgröße der eRechnung darf maximal 70 MB betragen.
• eRechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD muss in der aktuellsten Version erstellt sein und darf nicht verändert werden.
• Die erhaltene Leitweg-ID darf nicht verändert werden (z. B. durch Hinzufügen von Leerzeichen).
• Es ist der Zeichensatz UTF-8 zu verwenden
• Die Eingabe der Leitweg-ID muss im Feld BT-10 (BuyerReference) erfolgen
• Die Leitweg-ID entnehmen Sie den Bestelldokumenten, erhalten Sie auf Anfrage bei der Fach- dienststelle (Auftraggeber) oder über die Website infos-zur-e-rechnungsstellung.
• Zusendung einer validen eRechnung! eRechnungen müssen dem Standard-CEN-Format EN 16931 ent- sprechen, unter Einhaltung der Syntax UN/CEFACT oder UBL erstellt sein und jeweils in der aktuellsten Version des verwendeten Formats übermittelt werden. Nur valide eRechnungen können angenommen und verarbeitet werden, fehlerhafte eRechnungen werden an die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers zurückgeschickt.
• Prüfung von eRechnungen vor Versand per E-Mail auf Richtigkeit. Es gibt eine Vielzahl von Validie- rungstools, im Folgenden nur eine kleine Auswahl (weitere Optionen finden Sie unter Weiterführende Links):
XRechnungen (XML-Format): E-Rechnungs-Validator (service-bw.de). (https://erechnungsvalidator.ser- vice-bw.de/)
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ZUGFeRD-Rechnungen (XML und PDF-Format): https://www.portinvoice.com/ oder https://erech- nungs-validator.winball.de/
Vorgaben zum E-Mail-Versand
• eRechnungen sind per E-Mail an die Ihnen mitgeteilte E-Mail-Adresse der Stadt Fürth oder deren Eigen- betrieb zu senden.
• eRechnung kameral – erechnungen@fuerth.de
• eRechnung doppik – erechnungendoppik@fuerth.de
• eRechnungen StEF – eRechnung@stef-fuerth.de
• Die Absender-E-Mail-Adresse darf KEINE noreply-Adresse sein, um im Fehlerfall eine Rechnung direkt an den Absender zurückschicken zu können.
• Jede E-Mail darf nur EINEN Anhang enthalten. E-Mails mit mehreren Dateianhängen oder ohne Datei- anhang können NICHT verarbeitet werden. Ebenso werden zusätzliche E-Mail-Inhalte nicht verarbeitet und nicht an den elektronischen Rechnungsworkflow übergeben.
• Die angehängte Datei darf NICHT passwortgeschützt sein.
• Der E-Mail-Betreff enthält die Information „Rechnung“ oder „Gutschrift“.
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Sonstige Rechnungen - PDF (bis 31.12.2026!)
Vorschriften bei Zusendung von sonstigen Rechnungen - PDF
Allgemein
• Informieren Sie Ihren Rechnungs-/Gutschriftempfänger (auftraggebende Fachdienststelle oder Eigen- betrieb der Stadt Fürth) über die Zusendung von Rechnungen/Gutschriften per E-Mail. Lassen Sie sich die genaue Bezeichnung der empfangenden Dienststelle geben, um die Rechnungen/Gutschriften kor- rekt adressieren zu können. Bei Rechnungen/Gutschriften an die Gebäudewirtschaft Fürth (GWF) fra- gen Sie explizit nach der zu verwendenden E-Mail-Adresse (rechnungen@fuerth.de oder rechnungendoppik@fuerth.de – abhängig davon, in welchem Haushalt (kameral oder doppisch) die er- brachte Leistung angefallen ist), sofern Ihnen diese bei Auftragserteilung noch nicht mitgeteilt wurde.
• Analog Rechnungen können auch Gutschriften als PDF an die Stadt Fürth gesendet werden.
• Echtheit der Herkunft - die Identität des Rechnungsausstellers muss gewährleistet sein. Dies kann bei- spielsweise durch digitale Signaturen, E-Mail-Verifizierungen oder den Einsatz sicherer Übertragungs- protokolle erfolgen.
• Unversehrtheit des Inhalts - der Inhalt der Rechnung darf nach der Erstellung nicht mehr veränderbar sein. Dies wird oft durch digitale Signaturen oder andere Sicherheitsmaßnahmen erreicht.
• Die gesendete PDF-Datei muss eindeutig benannt werden (z.B. "Rechnungsnummer XYZ.pdf", „Gut- schriftXYZ.pdf“).
• Die Gesamtgröße des PDFs darf maximal 70 MB betragen.
Vorgaben zum E-Mail-Versand
• PDF-Rechnungen/-Gutschriften sind per E-Mail an die Ihnen mitgeteilte E-Mail-Adresse der Stadt Fürth oder deren Eigenbetrieb zu senden.
• Sonstige Rechnung (PDF) kameral – rechnungen@fuerth.de
• Sonstige Rechnung (PDF) doppik – rechnungendoppik@fuerth.de
• Sonstige Rechnungen (PDF) StEF – Rechnung@stef-fuerth.de
• Die Absender-E-Mail-Adresse darf KEINE noreply-Adresse sein.
• Jede E-Mail darf nur EINEN Anhang enthalten. E-Mails mit mehreren Dateianhängen oder ohne Datei- anhang können NICHT verarbeitet werden. Ebenso werden zusätzliche E-Mail-Inhalte nicht verarbeitet und nicht an den elektronischen Rechnungsworkflow übergeben. Achten Sie darauf, dass im Dateian- hang alle Dokumente im Hochformat eingefügt sind.
• Die angehängte Datei darf NICHT passwortgeschützt sein.
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• Der E-Mail-Betreff enthält die Information „Rechnung“ oder „Gutschrift“.
Sonstige Rechnungen – Papier (in begründeten Ausnahmefällen
bis 31.12.2026!)
Vorschriften bei Zusendung von sonstigen Rechnungen (Papierform)
Allgemein
• Der Rechnungs-/Gutschriftempfänger (auftraggebende Fachdienststelle oder Eigenbetrieb der Stadt Fürth) ist über die Zusendung von Rechnungen/Gutschriften in Papierform zu informieren. Lassen Sie sich die genaue Bezeichnung der empfangenden Dienststelle geben, um die Rechnungen/Gutschriften korrekt adressieren zu können.
• Die Rechnung/Gutschrift wird zentral gescannt und zur Bearbeitung an die zuständige Fachdienststelle weitergeleitet.
• Der Rechnung/Gutschrift beiliegende Werbung wird ausgesondert und entsorgt.
• Die Bearbeitung einer Rechnung/Gutschrift in Papierform gegenüber einer elektronischen Rechnung kann sich aufgrund des Postweges um einige Tage verzögern.
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Weiterführende Links (Angaben ohne Gewähr)
Aktuellste Informationen zum Thema eRechnung der IHK München
Software zur Erstellung von eRechnungen
E-Rechnung (e-rechnung-bund.de)
E-Rechnung in Bayern - Startseite
https://xeinkauf.de/xrechnung/
https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-2.2/zugferd-2.2.html?acceptCookie=1
https://ecosio.com/de/blog/was-ist-eine-leitweg-id/
https://ecosio.com/de/blog/wie-kann-ich-eine-xrechnung-validieren/
BMF Kommentierung: Entwurf des BMF zur E-Rechnung ab 2025 | Steuern | Haufe
Weitere Beispiele für Validierungstools von eRechnungen (ohne
Gewähr).
(Nicht jedes Tool ist für jeden Unternehmer gleichermaßen geeignet - die Wahl hängt von den individuellen Anforderungen und der technischen Infrastruktur ab.):
-
ZUGFeRD Community - zugferd-community.net
-
Quba Viewer - quba-viewer.org
-
winball.de – winball.de - WordPres-Experten & Erechnungs-Enthusiasten
-Ultra Marine Viewer - ultramarinviewer.de
-
Valitool (validool.org) – validool.org
-
portinvoice.com – portinvoice.com
-
EPO Consulting Validator (epoconsulting.com) – epoconsulting.com
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