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Leitfaden

für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen

Handlungsfelder

der Veranstaltungs

organisation –

Checklisten für

die Praxis

die Praxis

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Mobilität

MASSNAHMEN

Checkliste 1

ANMERKUNGEN

Vermeidung verkehrsbedingter Umweltbelastungen

1.1 Alternativen prüfen Prüfung von Alternativen zu Treffen vor Ort, z. B. virtuelles Treffen (Video- oder Telefon- konferenz oder -zuschaltung von einzelnen Teilnehmenden)

An und Abreise

1.2 Wahl des Veranstaltungsortes Wahl von Veranstaltungsorten, die bequem mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sind und bei denen in der Regel das Prinzip der „kurzen Wege“ verwirklicht werden kann

1.3 Wahl der Veranstaltungszeiten Wahl von Veranstaltungszeiten (Beginn/ Ende), die den Teilnehmenden eine problem- lose An- und Abreise mit dem öffentlichen Verkehr (Bahn, ÖPNV) ermöglichen

1.4 Information der Teilnehmenden Informationen zur Benutzung umwelt- verträglicher Verkehrsmittel (explizite Hin- weise dazu in den Einladungen: Anreise und Wegbeschreibungen sowie Hinweise auf Fahrplanauskünfte der Bahn und des ÖPNV, Verweis auf den „UmweltMobilCheck“ der Deutschen Bahn) Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → z . B. www.bahn.de, https://www.umweltmobilcheck.de/

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MASSNAHMEN

1.5 Anreize für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel schaffen Schaffen von Anreizen für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, z. B. durch An- bieten von Kombitickets (Eintrittskarte zu einer Veranstaltung beinhaltet zusätzlich die kostenlose Nutzung öffentlicher Verkehrs- mittel zur An- und Abreise) oder Vereinba- rungen mit der Deutschen Bahn für das An- gebot vergünstigter und/oder CO -neutraler 2 Bahntickets für die Teilnehmenden

Mobilität am Konferenzort

1.6 Information zum ÖPNV Information zum ÖPNV, z. B. durch Aus- hänge, auf der Konferenzplattform oder aufmerksam machen auf gut funktionie- rende Fahrplan-Apps

1.7 Kurze Entfernungen Zurücklegen kurzer Entfernungen zu Fuß. Abhängig vom Konferenzort können vom Veranstalter auch Fahrräder oder E-Scooter zur Verfügung gestellt oder eine Kooperation mit einem Fahrradverleihsystem oder E-Scooter-Verleih eingerichtet werden

1.8 Art der Fahrzeuge Einsatz emissionsarmer oder lokal emissions- freier Fahrzeuge, z. B. batterieelektrische oder alternativ angetriebene Fahrzeuge Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → https://www.blauer-engel.de/de/pro- duktwelt/alltag-wohnen/omnibusse → h ttp://www.umweltbundesamt.de/themen/ verkehr-laerm → https://www.bmu.de/ → https://www.vcd.org/themen/auto-um- welt/vcd-auto-umweltliste/ → www.ecotopten.de/mobilitaet → https://www.vcd.org/themen/auto-um- welt/spritsparen/

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MASSNAHMEN

1.9 Gemeinsame Nutzung von Verkehrsmitteln Organisation eines Shuttleservice oder von Fahrgemeinschaften für die Wege zwischen Hotel, Konferenzort und/oder Ankunfts-/ Abreiseort (Bahnhof, Flughafen)

1.10 Schulung des Personals Schulung von Fahrzeugführenden zum „kraftstoffsparenden Fahren“

Klimaneutrale Mobilität

1.11 Kompensation nicht vermeidbarer Treibhausgasemissionen Berechnung der nicht vermeidbaren verkehrs- bedingten Klimagase und Ausgleich durch Minderung von Treibhausgasemissionen an anderer Stelle mittels qualitativ hochwertiger Klimaschutzprojekte Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → https://www.dehst.de → https://www.umweltbundesamt.de/pu- blikationen/freiwillige-co2-kompensati- on-durch

Infrastruktur vor Ort

1.12 Fahrradstellplätze Fahrradstellplätze anbieten

1.13 ÖPNVHaltestellen Ausreichende Beschilderung, wo sich die nächsten ÖPNV-Haltestellen befinden

1.14 Parkleitsystem Autos/Busse durch ein Leitsystem direkt zu den Parkplätzen leiten; Störung des ÖPNV und der Anrainerinnen und Anrainer vermeiden

1.15 Parkplätze Abschätzung der Zahl der benötigten Stell- plätze; bereits bestehende Stellflächen nutzen

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MASSNAHMEN

Verkehrsabwicklung

1.16 Shuttledienst ab Auffangparkplätzen Shuttledienst mit emissionsarmen oder lokal emissionsfreien Fahrzeugen ab Auffangpark- plätzen

1.17 Parkraumsplittung Stellplatzaufteilung für unterschiedliche Nutzergruppen (z. B. für Menschen mit Be- hinderungen, Fahrgemeinschaften, Elektro- fahrzeuge, Carsharing)

1.18 Abschätzung der Gäste und Verkehrsströme Abschätzung der Gäste- und Verkehrsströme (nach Verkehrsmittel)

1.19 Gesonderte Routenführung Gesonderte Routenführung für Einsatzfahr- zeuge, Medien, VIP, Gäste etc.

1.20 Auffangparkplätze Auffangparkplätze vorsehen

1.21 Verkehrsleit und Parkleitsysteme Verkehrsleit- und Parkleitsysteme ausschildern

1.22 Parkraumbewirtschaftung Gebührenpflichtige Parkplätze bereitstellen

1.23 Parkverbote, Sperren, Zufahrts beschränkung Parkverbote, Sperren und Zufahrtsbeschrän- kungen kennzeichnen

1.24 Geschwindigkeitsbeschränkungen Geschwindigkeitsbeschränkungen rund um den Kongressbereich

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Veranstaltungsort und

Unterbringung

MASSNAHMEN

Checkliste 2

ANMERKUNGEN

Auswahl des Veranstaltungsortes und der Unterbringung der Teilnehmenden

2.1 Berücksichtigung von Umweltmanage mentsystemen und Zertifizierungen der Hotels und Konferenzzentren Hotels und Kongresszentren mit einem Um- weltmanagementsystem auswählen. Diese sollten nach EMAS validiert und regis- triert sein. Hotels, die ökologische Kriterien erfüllen, können auch mit dem Europäischen Umweltzeichen gekennzeichnet sein. Diese Kennzeichnungen sollten bei der Hotelaus- wahl berücksichtigt werden Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → www.emas-register.de → https://ec.europa.eu/environment/emas/ takeagreenstep/ → http://ec.europa.eu/

2.2 Auswahl von Hotels Hotels in Buchungsportalen insbesondere nach Nachhaltigkeitsgesichtspunkten recherchieren Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → z. B. https://www.bookdifferent.com/en/

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MASSNAHMEN

2.3 Weitere Aspekte Es gelten des Weiteren insbesondere die Maßnahmen der Handlungsfelder „Mobili- tät“, „Energie und Klima“, „Temporäre Bauten“, „Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen“, „Catering“, „Abfall- management“, „Umgang mit Wasser“ und „Barrierefreiheit“ Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → wichtig: gute Anbindung an Bahn und ÖPNV

Rahmenveranstaltungen

2.4 Vermeidung von Verkehr Veranstaltungsort und Unterbringung möglichst in unmittelbarer Nähe zueinander wählen

2.5 Reduzierung von verkehrsbedingten Umweltbelastungen Fahrten unter Benutzung öffentlicher Ver- kehrsmittel, Leihfahrrädern und/oder Bereit- stellung von emissionsarmen Shuttlebussen; ggf. Bildung von Fahrgemeinschaften

2.6 Umwelt und Sozialkriterien berücksichtigen Rahmenveranstaltungen unter Berück- sichtigung von Umwelt- und Sozialkriterien (ggf. umweltbezogene und soziale Projekte einbeziehen)

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Energie und Klima

MASSNAHMEN

Checkliste 3

ANMERKUNGEN

Gebäude, Energieverbrauch

3.1 Konferenzgebäude Auswahl von Konferenzgebäuden und Hotels unter Berücksichtigung des Aspektes Energieverbrauch, Orientierung an einer EMAS-Registrierung oder dem Europäischen Umweltzeichen

3.2 Heizen In allen Tagungs- und Konferenzräumen Heizen nicht über 20 Grad

3.3 Temperaturabsenkung in der Nacht Temperaturabsenkung in der Nacht (Heizung)

3.4 Kühlen Nicht mehr als 6 Grad unter Außentemperatur kühlen

3.5 Beleuchtung Tageslichtnutzung, optimierte Beleuch- tungssteuerung, optimierter Sonnenschutz, energieeffiziente Beleuchtung

3.6 Lüften Schulung der Mitarbeitenden über richtiges/ energieeffizientes Lüften

Elektrischer Strom

3.7 Strombezug Bezug von Strom aus erneuerbaren Quellen (z. B. Ökostromanbieter)

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MASSNAHMEN

Geräte

3.8 Energieeffiziente Geräte Einsatz von IT-Geräten und Druckern oder Multifunktionsgeräten, die die Kriterien des Umweltzeichens „Blauer Engel“ erfüllen; Einsatz von Gefrier- und Kühlgeräten sowie Geschirrspülern mit der höchsten Energieeffizienzklasse Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → https://www.blauer-engel.de/ → https://ec.europa.eu/environment/ ecolabel/index_en.htm → https://www.ecotopten.de/ → https://www.deutschland-machts-effizient. de/KAENEF/Navigation/DE/Home/home. html

Klimaneutrale Veranstaltungen

3.9. Kompensation nicht vermeidbarer Treibhausgasemissionen Berechnung der veranstaltungsbedingten Klimagase und Ausgleich durch die Minderung von Treibhausgasemissionen an anderer Stelle mittels qualitativ hochwerti- ger Klimaschutzprojekte (siehe auch Maß- nahme 1.11 im Handlungsfeld „Mobilität“) Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → https://www.dehst.de → https://www.umweltbundesamt.de/pub- likationen/freiwillige-co2-kompensation- durch

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MASSNAHMEN

Temporäre Bauten und

Messestände

Checkliste 4

ANMERKUNGEN

Veranstaltungsort und Anlieferungslogistik

4.1 Standortauswahl Prüfen, ob ein anderer Veranstaltungsstand- ort, der den Aufbau temporärer Bauten nicht erforderlich macht, infrage kommt

4.2 Waren und Materialanlieferungen reduzieren Anfahrtswege und Anzahl der Waren- und Materialanlieferungen optimieren

Abfallmanagement für Baumaterialien und Innenausstattung

4.3 Abfalllogistik Getrennte Abfallsammlung und Entsorgung sicherstellen

4.4 Transportverpackungen Möglichst wiederverwendbare, mindestens recycelbare Transportverpackungen nutzen, um Abfall zu vermeiden

4.5 Weiternutzung Konzept zur Weiternutzung erstellen Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → z. B. einlagern für weitere Veranstaltun- gen, mieten wesentlicher Bauteile, ver- schenken

Produktauswahl

4.6 Systembauweise Systembauweise verwenden

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MASSNAHMEN

4.7 Baumaterialien Langlebige, recycelbare, ökologisch und gesundheitlich unbedenkliche Baumaterialien und Ausstattungsvarianten verwenden Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → z. B. auf Anstriche zum Holzschutz verzichten, zertifiziertes Holz oder Recyc- lingholz verwenden, Verzicht auf PVC → https://www.blauer-engel.de/de/pro- duktwelt/bauen-heizen/plattenfoermige- werkstoffe → https://www.blauer-engel.de/de/pro- duktwelt/bauen-heizen/bodenbelaege- elastisch → https://www.blauer-engel.de/de/pro- duktwelt/bauen-heizen/bodenbelaege- textil → https://www.blauer-engel.de/de/pro- duktwelt/bauen-heizen/verlegunterlagen → https://www.blauer-engel.de/de/pro- duktwelt/bauen-heizen/bodenbelaege- paneele-tueren-aus-holz-werkstoffen

Schutz des Bodens

4.8 Bodenschutzsystem Bodenschutzsystem für Wege und Flächen installieren

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MASSNAHMEN

Beschaffung von Produkten

und Dienstleistungen

Checkliste 5

ANMERKUNGEN

Nachhaltige Beschaffung allgemein

5.1 Bedarfsprüfung Überprüfen, ob überhaupt ein Bedarf besteht

5.2 Prüfung von Alternativen Überprüfen, ob der Bedarf auch durch den Erwerb von gebrauchten Produkten oder das Mieten von Produkten gedeckt werden kann

5.3 Umwelt- und Sozialkriterien Beschaffung von Produkten und Dienstleis- tungen, die das Umweltzeichen „Blauer Engel“ oder das Europäische Umweltzeichen tragen bzw. deren Kriterien erfüllen. Wenn kein Umweltzeichen existiert, sind Umweltkriterien zu recherchieren (z. B. in den im Folgenden als Handlungsanleitung/ Bezugsquelle genannten Informationsportalen). Ebenso ist auf soziale Aspekte zu achten (z. B. Blumen aus Fairem Handel). Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → https://www.blauer-engel.de/ → https://ec.europa.eu/environment/ ecolabel/index_en.htm → https://www.beschaffung-info.de → http://www.nachhaltige-beschaffung. info/DE/Home/home_node.html → https://www.kompass-nachhaltigkeit.de/

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MASSNAHMEN

5.4 Lebenszykluskosten Berücksichtigung von Lebenszykluskosten Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → https://www.umweltbundesamt.de/ themen/wirtschaft-konsum/umwelt- freundliche-beschaffung/berechnung- der-lebenszykluskosten (Informationen und Tools, u. a. ein Schu- lungsskript zur Einführung in der Berech- nung von Lebenszykluskosten und deren Nutzung im Beschaffungsprozess)

5.5 Umweltmanagement Bei der Bieterauswahl Berücksichtigung der Kompetenz zum umweltorientierten Management Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Nachweis durch Vorliegen eines Umwelt- managementsystems (z. B. nach EMAS), auch Anerkennung gleichwertiger Nach- weise → Leitfaden „EMAS in der öffentlichen Beschafffung“ https://www.umweltbundesamt.de/pub- likationen/emas-in-der-oeffentlichen-be- schaffung

Papier

5.6 Reduzierung des Verbrauchs

Digitales Einladungs- und Veran staltungsmanagement Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → elektronischer Versand der Einladungen und Sitzungsunterlagen → Konferenzwebsite, Konferenz-App → Tagesordnung und Hinweise während der Konferenz nur auf Bildschirmen

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MASSNAHMEN

Bereitstellung von Broschüren über QR-Codes Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → nur Ansichtsexemplare von Broschüren auslegen (mit QR-Codes versehen)

Verkleinerung von Formaten und Verwendung von doppelseitig bedruckten Unterlagen und Handouts Mehrere Seiten pro Blatt sowie doppelseitige Anfertigung von Kopien vor Ort, falls Ausdruck nicht vermeidbar Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Informationen an Mitarbeitende, dass Handouts doppelseitig bedruckt werden → wichtig: Kopierer und Drucker vor Ort müssen über Duplexeinrichtungen verfügen

Minimierung der Anzahl der verteilten Handouts Genaue Recherche der Teilnehmendenanzahl

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MASSNAHMEN

5.7 Umweltfreundliche Papierprodukte Bei erforderlichem Einsatz von Papier: Verwendung von Recyclingpapier, das den „Blauen Engel“ trägt bzw. dessen Kriterien erfüllt (für alle Einladungen, Sitzungsunter- lagen, Druckaufträge und dergleichen) Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Blauer Engel DE-UZ 14a „Recycling- papier“ https://www.blauer-engel.de/ de/produktwelt/papier-druck/grafische- papiere-und-kartons-aus-100-altpapier- recyclingpapier-und-karton-neu → Blauer Engel DE-UZ 14b „Fertigerzeugnis- se aus Recyclingpapier für den Büro- und Schulbedarf“ https://www.blauer-engel. de/de/produktwelt/papier-druck/fertig- erzeugnisse-aus-recyclingpapier-neu → Blauer Engel DE-UZ 56 „Recyclingkarton“ https://www.blauer-engel.de/de/produkt- welt/papier-druck/recyclingkarton-ordner- mappen → Blauer Engel DE-UZ 195 „Druckerzeugnisse“ https://www.blauer-engel.de/de/produkt- welt/papier-druck/druckereien-und-druck- erzeugn

5.8 Weißegrad Recyclingpapiere: maximal 100 % (inkl. UV- Anteil) nach DIN ISO 2470 und maximal 135 nach ISO-Norm 11475 (CIE-Weiße)

Batterien

5.9 Wiederaufladbare Batterien Bei Simultanübersetzungen und sonstigem Einsatz batteriebetriebener Geräte: Verwendung wiederaufladbarer Batterien (aber keine Nickel-Cadmium-Batterien) Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → nach Ablauf der Lebensdauer den Sammelsystemen zuführen

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MASSNAHMEN

Reinigungsmittel

5.10 Reduzierung des Verbrauchs Sparsamer Einsatz von Reinigungsmitteln; Abklären mit Reinigungsfirmen bzw. Weiter- bildung des Reinigungspersonals Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → https://www.blauer-engel.de/de/pro- duktwelt/alltag-wohnen/handgeschirr- spuel-und-reinigungsmittel-neu

5.11 Umweltfreundliche Reinigungsmittel Beschaffung von umweltgerechten Reini- gungsmitteln, die das Umweltzeichen „Blau- er Engel“ oder das Europäische Umweltzei- chen tragen bzw. deren Kriterien erfüllen Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Blauer Engel DE-UZ 194 „Handgeschirr- spülmittel und Reiniger für harte Ober- flächen“ https://www.blauer-engel.de/ de/produktwelt/alltag-wohnen/handge- schirrspuel-und-reinigungsmittel-neu → https://ec.europa.eu/environment/ ecolabel/ → https://www.umweltbundesamt.de/reini- gungsdienstleistungen-mittel

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MASSNAHMEN

Catering

Checkliste 6

ANMERKUNGEN

Produktauswahl

6.1 Ökologischer Landbau und Fairer Handel Produkte aus ökologischem Landbau und Produkte aus Fairem Handel (z. B. Kaffee, Tee, Säfte) anbieten Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Praxisleitfaden „Mehr Bio in Kommunen“ https://www.biostaedte.de/images/pdf/ leitfaden_V4_verlinkt.pdf → https://www.forum-fairer-handel.de/ startseite/ → www.fairtrade-deutschland.de

6.2 Saisonale und umweltgerecht transportierte Lebensmittel Verwendung von saisonalen und umweltge- recht transportierten Lebensmitteln, insbe- sondere Verzicht auf Ware aus beheizten Treibhäusern und Verzicht auf Flugware Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → https://www.verbraucherzentrale.de/ wissen/lebensmittel/gesund-ernaehren/ saisonkalender-obst-und-gemuese-frisch- und-saisonal-einkaufen-17229 → aufgrund des Diskriminierungsverbots ist es öffentlichen Auftraggebern untersagt, regionale Produkte in Ausschreibungen zu fordern

6.3 Veganes und vegetarisches Catering Grundsätzlich veganes und vegetarisches Catering Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → https://proveg.com/de/

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MASSNAHMEN

6.4 Fleischangebot Falls in Ausnahmen auch Fleisch im Verpflegungsangebot enthalten sein soll: Es sind Fleischprodukte auszuwählen, die aus ökologischer Haltung stammen und hohe Tierwohlstandards erfüllen Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → https://www.oekolandbau.de/bio-siegel/ → https://www.tierwohl-staerken.de/ein- kaufshilfen/tierwohl-label/

6.5 Fischangebot Falls in Ausnahmen auch Fisch im Ver- pflegungsangebot enthalten sein soll: Bei der Auswahl und der Zusammenstellung von Fisch und Fischprodukten ist darauf zu achten, keine Produkte aus gefährdeten Be- ständen ins Sortiment zu nehmen. Vielmehr sollten bei der Beschaffung Kriterien für zertifizierten Fisch genutzt werden (z. B. des unabhängigen MSC-Siegels oder des Natur- land-Siegels) Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → https://www.umweltbundesamt.de/um- welttipps-fuer-den-alltag/essen-trinken/ fisch#textpart-2 → www.fischbestaende-online.de

6.6 Trinkwasser Bereitstellung von leitungsgebundenem Trinkwasser in Karaffen. Hierbei sind die ständige frische Befüllung der Karaffen so- wie das zeitgerechte Abräumen und Spülen der Karaffen (Glas) sicherzustellen; im Falle der Bereitstellung weiterer Kaltgetränke: die Verwendung von Mehrwegflaschen

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MASSNAHMEN

6.7 Umweltfreundliche Papierprodukte Einsatz umweltfreundlicher Papierprodukte Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → z. B. Produkte mit dem Blauen Engel DE-UZ 65 „Ungebleichte Koch- und Heiß- filterpapiere“ (https://www.blauer-en- gel.de/de/produktwelt/alltag-wohnen/ koch-und-heissfilterpapiere), Servietten/ Küchenrollen mit dem Blauen Engel DE-UZ 5 „Hygiene-Papiere aus Alt- papier“ (https://www.blauer-engel.de/ de/produktwelt/alltag-wohnen/hygiene- papiere-toilettenpapier-kuechenrollen- taschentuecher)

Unverträglichkeiten und Allergien

6.8 Beschriftung Beschriftung von Gerichten, damit Allergien oder Unverträglichkeiten auslösende Speisen klar erkennbar sind

6.9 Unterweisungen Unterweisung des für das Catering zuständigen Personals

Vermeidung von Lebensmittel und sonstigen Abfällen

6.10 Geschirr, Besteck und Gläser Verwendung von Mehrweggeschirr, Mehr- wegbesteck und Gläsern Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Mehrweggeschirr vom Caterer bzw. der Betreibergesellschaft einfordern; Ge- schirrmobile von Kommunen oder kom- merziellen Anbietern ausleihen

6.11 Bedarfsgerechte Menge Auf das Angebot bedarfsgerechter Mengen von Speisen achten Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → z . B. achten auf Häufigkeit der angebotenen Mahlzeiten

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MASSNAHMEN

6.12 Lebensmittelverpackungen Einsatz von Verpackungen, die Abfälle vermeiden oder verringern Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → z. B. Wahl großer Gebinde (jedoch sicher- stellen, dass dadurch nicht mehr Lebens- mittelabfälle entstehen) → insbesondere bei Milch und Zucker auf Kleinverpackungen verzichten

6.13 Beschriftung am Buffet Beschriftung der Speisen am Buffet (Vermeidung von „Fehlgriffen“)

6.14 Personal einbeziehen Sensibilisierung des Ausgabepersonals (z. B. Ausgabe kleinerer Mengen, gezieltes Nach- legen von Speisen)

6.15 Übrig gebliebene Speisen Verteilung von übrig gebliebenen Speisen Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → z. B. an Tafeln, soweit die geltenden Hygienevorschriften das zulassen

Abfalltrennung

6.16 Küchenabfälle Getrennte Sammlung von Küchenabfällen

6.17 Altes Speiseöl aus Fritteusen Getrennte Sammlung von altem Speiseöl aus Fritteusen

CateringDienstleistungsunternehmen

6.18 Qualitätsstandards Bei der Wahl des Catering-Dienstleistungs- unternehmens auf die Einhaltung der Qualitätsstandards der Deutschen Gesell- schaft für Ernährung (DGE) achten Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → https://www.jobundfit.de/dge-qualita- etsstandard/

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MASSNAHMEN

Abfallmanagement

Checkliste 7

ANMERKUNGEN

Abfallvermeidung

7.1 Verpackungsmaterial am Konferenzort Verpackungsabfälle minimieren, z. B. durch den Einsatz von Mehrwegverpackungen und Bestellung in Großgebinden, sofern der Inhalt aufgebraucht wird Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Blauer Engel DE-UZ 27 „Mehrweg-Trans- portverpackungen“ (https://www.blauer- engel.de/de/produktwelt/gewerbe-kom- mune/mehrweg-transportverpackungen)

7.2 Rücknahme und Wiederverwendung Rücknahmesysteme und Wiederverwen- dung, z. B. für Namensschilder

7.3 Einsatz von Recyclingmaterial Einsatz von recyclefähigen Produkten und Verpackungen aus Recyclingmaterial, z. B. Recyclingkarton bei Kartonverpackungen

Abfalltrennung

7.4 Getrennte Abfallsammlung Aufstellen von Abfallinseln für getrennte Ab- fallsammlung, vor allem für die Fraktionen Papier, Biomüll, Glas und Leichtverpackun- gen, sowie deutliche Beschriftung (insbeson- dere bei internationalen Veranstaltungen)

7.5 Information Information über das Trennsystem an alle Lieferantinnen und Lieferanten und die Betreibergesellschaft. Wichtig: Reinigungsfirma einbeziehen

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MASSNAHMEN

7.6 Rücknahme von Verpackungen Verpflichtung der Lieferantinnen und Liefe- ranten, Verpackungen zurückzunehmen

Entsorgung

7.7 Verpackungsabfälle Entsorgung der Verpackungsabfälle entspre- chend dem Verpackungsgesetz

7.8 Weitere getrennt gesammelte Abfälle Verwertung der übrigen getrennt gesam- melten Abfälle (Papier, Biomüll etc.) eigen- verantwortlich nach den Vorgaben des Kreislaufwirtschaftsgesetzes und der Gewer- beabfallverordnung

7.9 Restabfälle Beseitigung der Restabfälle über öffentlich- rechtliche Entsorgungsträger nach den Vor- gaben des Kreislaufwirtschaftsgesetzes und der Gewerbeabfallverordnung

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MASSNAHMEN

Umgang mit Wasser

Checkliste 8

ANMERKUNGEN

Wasserverbrauch

8.1 Sparsamer Verbrauch Sparsamer Umgang mit Wasser, z. B. Einsatz von wassersparenden Geräten in Küchen und Kantinen

8.2 Information Anbringen von Schildern mit Hinweisen zu wassersparenden Vorrichtungen in Sanitär- räumen, um auch das Bewusstsein der Teil- nehmenden anzusprechen

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MASSNAHMEN

Gastgeschenke und Giveaways

Checkliste 9

ANMERKUNGEN

Allgemein

9.1 Grundsatz Keine Beschaffung von Gastgeschenken und Give-aways

Produktauswahl, falls Beschaffung im Einzelfall erforderlich

9.2 Umweltfreundliche und sozial verträgliche Produkte Umweltgerecht und sozial verträglich herge- stellte Geschenke und Give-aways verwen- den; Beschaffung von Gastgeschenken und Give-aways, die das Umweltzeichen „Blauer Engel“ oder das Europäische Umweltzeichen tragen bzw. deren Kriterien erfüllen. Existiert für das zu beschaffende Produkt oder die Dienstleistung kein Umweltzeichen, sind Umweltkriterien anderweitig zu recherchieren Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → www.blauer-engel.de → http://ec.europa.eu/environment/ ecolabel/index_en.htm → www.beschaffung-info.de → www.nachhaltige-beschaffung.info → www.kompass-nachhaltigkeit.de

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MASSNAHMEN

9.3 Lebensmittel Wenn Lebensmittel als Gastgeschenke oder Give-aways beschafft werden: Verwendung von saisonalen, ökologisch angebauten und umweltschonend transportierten oder fair gehandelten Produkten (https://www.fairtrade-deutschland.de/)

9.4 Kugelschreiber und Bleistifte Bevorzugt werden Druckkugelschreiber und Druckbleistifte aus Pappe/Pappmaschee. Alternativ: unlackierte Bleistifte bzw. Druck- Kugelschreiber aus Holz aus nachhaltiger Forstwirtschaft Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Blauer Engel DE-UZ 200 „Schreibgeräte und Stempel“ (https://www.blauer-engel.de/ de/produktwelt/papier-druck/schreibgerae- te-stempel) → bei Holz: FSC oder PEFC

9.5 Rucksäcke/Beutel Rucksäcke und Beutel aus umwelt- freundlichen Materialien. Eine sinnvolle Weiterverwendung nach den Veranstaltungen sollte möglich sein

9.6 Spezialitäten aus Deutschland Überreichen deutscher Spezialitäten (z. B. aus biologischem Anbau)

9.7 Blumen (als Geschenk, oder Blumen schmuck) Saisonale und umweltschonend trans- portierte Blumen oder Blumen aus Fairem Handel verschenken / verwenden Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → https://www.fairtrade-deutschland.de/

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MASSNAHMEN

Organisation, Kommunikation

und Evaluation

Checkliste 10

ANMERKUNGEN

Organisation

10.1 Zentrale Informationsstelle für Nach haltigkeitsaspekte Ansprechperson benennen, die den Mit- arbeitenden, die mit der Vorbereitung von Veranstaltungen beauftragt sind, bei kon- kreten Fragen zum Thema „Nachhaltigkeit“ fachliche Unterstützung gewähren kann. Optimal: Einrichtung einer zentralen Ser- vicestelle, die die Organisation von Ver- anstaltungen, einschließlich der Berück- sichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten, übernimmt (Stelle für zentrales Veranstal- tungsmanagement)

Kommunikation der Ziele und Maßnahmen

10.2 Kommunikation nach außen Umfassende Öffentlichkeitsarbeit: Das Ziel, die Veranstaltung nachhaltig durchzuführen, zusammen mit den vorgesehenen Maßnah- men frühzeitig öffentlich kommunizieren (z. B. mit der Einladung, auf der Konferenz- website oder Konferenz-App) Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → siehe z. B. https://unfccc.int/process-and- meetings/conferences/un-climate-chan- ge-conference-november-2017/about/ sustainable-conference mit zahlreichen Beispielen und weiteren Hinweisen

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MASSNAHMEN

10.3 Kommunikation intern Information der Mitarbeitenden vor Ort über nachhaltigkeitsbezogene Maßnahmen und Einbeziehung in die Umsetzung der Maß- nahmen (z. B. Zuständigkeiten festlegen, Personalschulung) Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Mitarbeitende werden ausgebildet und sind vor Ort für die Umsetzung des Nach- haltigkeitskonzeptes zuständig und ver- treten dieses nach außen (Teilnehmende, Caterer etc.)

10.4 Kommunikation auf der Veranstaltung Information der Teilnehmenden über Nach- haltigkeitsaspekte der Veranstaltung (z. B. Banner, in Pausen auf Präsentationsflächen anzeigen)

10.5 Geschultes externes Personal Schulung von externem Personal in Aus- schreibungen fordern Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Personal vor Ort, Reinigungstrupps etc. müssen Grundzüge des Nachhaltigkeits- konzeptes vermittelt werden

Evaluation

10.6 Dokumentation Qualitative und quantitative Wirkungsmes- sung zu durchgeführten Maßnahmen Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Daten erfassen (z. B. Abfallmengen, Pa- pier- und Materialverbrauch, Verkehrsauf- kommen etc.) → Wahrnehmung und Zufriedenheit von Akteuren, Referentinnen und Referenten und Teilnehmenden mittels Bewertungs- bögen (möglichst elektronisch) nach der Veranstaltung erfassen

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MASSNAHMEN

10.7 Auswertung Auswertung der erhobenen Daten Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Ermittlung der verursachten Treibhaus- gasemissionen → Erfolge aufzeigen → Verbesserungsmöglichkeiten für zukünfti- ge Veranstaltungen ableiten

10.8 Kommunikation der Ergebnisse Kommunikation der ausgewerteten Daten (vor allem bei großen Veranstaltungen) Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → transparente Berichterstattung z. B. mit EMAS-Umwelterklärung, über Konferenz- website

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Barrierefreiheit

MASSNAHMEN

Checkliste 11

ANMERKUNGEN

Barrierefreiheit

11.1 Barrierefreiheit von Dokumenten Bei Versendung von Informationen und Ein- ladungen auf die Barrierefreiheit der Doku- mente achten

11.2 Maßnahmen für Personen im Rollstuhl

Rollstuhlgängige WC-Anlagen Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Breite: 155 – 220 cm (bei einseitiger oder beidseitiger Anfahrmöglichkeit der WC- Schale), Tiefe: 215 cm, Bewegungsfläche Durchmesser: 150 cm; Haltegriffe, Stütz- klappgriff, unterfahrbares Waschbecken; Sitzhöhe: 46 cm; Unterkante des Spiegels: maximal 85 cm

Vermeidung von Stufen und hohen Niveau- unterschieden Gebäude mit rollstuhlgängigen Aufzügen vorsehen; transportable Rampen und Trep- penschrägaufzüge nur als Notlösung

Breite Wege, Gänge und Türdurchgänge vorsehen Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Wege und Gänge mit Mindestbreite von 120 cm (lichte Breite). Die mindeste Durchgangsbreite beträgt 70 cm

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MASSNAHMEN

Vermeidung von herkömmlichen Dreh- und Schwingtüren als einzige Zugangsmöglichkeit Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Radius unter 300 cm = Limit

Leichtgängige Türen mit genügend Freifläche Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Freifläche von min. 120 cm vor und nach der Tür

Bewegungsfläche für Rollstühle vorsehen Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → min. 150 cm Durchmesser (für viele Roll- stuhlfahrende ist ein Durchmesser von 110 cm noch ausreichend)

Geeignete Sitz- und Stellplätze vorsehen Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Raum für Rollstuhlstellplätze, möglichst in der Nähe des Ausgangs; Sitzplatz neben Rollstuhlplatz für Begleitperson; bei fixer Bestuhlung deklarierte Rollstuhlstellplätze

Bequem erreichbare Bedienelemente Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Höhe der Bedienelemente sollte 85 cm nicht überschreiten

Unterfahrmöglichkeiten bei Tischen, Waschbecken usw.

Buffetpulte geringer Tiefe, unterfahrbar

Geeignete Fluchtwege

Geeignete Pkw-Stellplätze im Nahbereich der Eingänge Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Breite min. 350 cm

Zubringerdienste

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MASSNAHMEN

11.3 Maßnahmen für Personen mit Gehbehinderung

Kurze Wege

Sitzmöglichkeiten auf Wegen in regelmäßigen Abständen Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → in Abständen von 100 m

Gleitsichere Böden; kein Kiesel o. Ä.

Fester Schmutzfangbelag

Leichtgängige Türen

Erforderliche lichte Breite für Gänge, Türen, Stufen usw. Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → zwischen 70 cm (min.) und 90 cm, bei Mehrpunktgehstöcken min. 100 cm, Stufen mit 30 cm Breite und max. 16 cm Höhe, ohne vorstehende Kanten, gleit- sicherer Belag, Handlauf

Sitze mit Armstützen

Handläufe Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Durchmesser ca. 4 – 5 cm, 85 cm Höhe

11.4 Maßnahmen für Personen mit Sehbehinderung und blinde Personen

Vermeidung von Hindernissen auf Wegen

Kontrastreiche Kennzeichnung nicht vermeidbarer Hindernisse

Markierung von Stufenkanten

Gute Beleuchtung

[Seite 32]

MASSNAHMEN

Gut erkennbare Leit- und Orientierungs- systeme

Große, gut sichtbare und ertastbare Symbole und Aufschriften Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → Bedienungselemente, z. B. im Aufzug

Verständliche akustische Informationen Handlungsanleitung/Bezugsquelle: → z. B. Gong als Ankunftsanzeige im Aufzug

Unterlagen in Großdruck

Vermeidung von Hindernissen auf Wegen

Seitliche Abgrenzungen der Zugangswege

Ertastbare Informations- und Orientierungshilfen

Ertastbare Bodenleitlinien

Zutritt für Blindenführhunde

Unterlagen in Brailleschrift

11.5 Maßnahmen für Personen mit Hörb ehinderung und Gehörlose

Blinkanlagen für Gefahrenfälle und deren Erkennbarkeit

Bereitstellung geeigneter Höranlagen, -geräte, Untertitel bei Filmen o. Ä.

Gebärdensprachdolmetscherinnen und Gebärdensprachdolmetscher

[Seite 33]

GenderMainstreaming

MASSNAHMEN

Checkliste 12

ANMERKUNGEN

GenderMainstreaming

12.1 Geschlechtergerechte Sprache Geschlechtergerechte schriftliche und mündliche Formulierungen (im Sinn des Kabinettsbeschlusses vom Juni 1999)

12.2 Ausgewogenheit der Geschlechter Auf Ausgewogenheit der Geschlechter unter den Vortragenden und weiteren Personen mit aktiver Rolle (z. B. für Moderation) achten

Vereinbarkeit

12.3 Kinderbetreuung Nach Bedarf Kinderbetreuung vor Ort oder in unmittelbarer Nähe anbieten (Bedarf vor Veranstaltungsbeginn bei Teilnehmenden und Aktiven abfragen)

8.3.b Anlage Checklisten_Nachhaltige_Organisation_von_Veranstaltungen.pdf

Leitfaden

für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen

Handlungsfelder

Handlungsfelder

der Veranstaltungs­

organisation –

Checklisten für

die Praxis

die Praxis

Mobilität

Checkliste 1

Veranstaltungsort und

Unterbringung

Checkliste 2

Energie und Klima

Checkliste 3

Temporäre Bauten und

Messestände

Checkliste 4

Beschaffung von Produkten

und Dienstleistungen

Checkliste 5

Catering

Checkliste 6

Abfallmanagement

Checkliste 7

Umgang mit Wasser

Checkliste 8

Gastgeschenke und Give­aways

Checkliste 9

Organisation, Kommunikation

und Evaluation

Checkliste 10

Barrierefreiheit

Checkliste 11

Gender­Mainstreaming

Checkliste 12

der Veranstaltungs

Gastgeschenke und Giveaways

GenderMainstreaming