202600907_LB_RV_Veranstaltungen_Korr.pdf

[Seite 1]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Leistungsbeschreibung

Rahmenvereinbarung zur Planung und Umsetzung von

Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen für das

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt

(BMFTR)

Stand: 0607.0809.2026

Seite 1 von 75

[Seite 2]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Inhaltsverzeichnis

A Überblick ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 9

Auftragsgegenstand und -ziel .............................................................................................................................................................................................................................................. 9

Leistungsumfang ........................................................................................................................................................................................................................................................................ 9

Referenzmenge ......................................................................................................................................................................................................................................................................... 11

Abrufverfahren ......................................................................................................................................................................................................................................................................... 11

B Leistungsgegenstand ............................................................................................................................................................................................................................................................................. 14

Pauschalleistungen ................................................................................................................................................................................................................................................................. 14

Besprechungen .................................................................................................................................................................................................................................................................... 14

B.1.1.a Strategische Besprechungen („Status Call“) ..................................................................................................................................................................................................... 15

B.1.1.b Besprechung „Vertragsmanagement“ ................................................................................................................................................................................................................ 15

B.1.1.c Auftaktgespräch zu Projektbeginn ....................................................................................................................................................................................................................... 15

Berichte.................................................................................................................................................................................................................................................................................... 16

B.1.2.a Auftragsübersicht .......................................................................................................................................................................................................................................................... 16

B.1.2.b Abrufübersicht ................................................................................................................................................................................................................................................................ 17

B.1.2.c Liste über den Einkauf von Fremdleistungen ................................................................................................................................................................................................ 18

B.1.2.d Erfassung der Daten für Nachhaltigkeit für die Koordinierungsstelle Klimaneutrale Bundesverwaltung (KKB) ...................................................... 18

Seite 2 von 75

[Seite 3]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Controlling und Qualitätsmanagement ................................................................................................................................................................................................................. 19

B.1.3.a Liste der Ansprechpersonen .................................................................................................................................................................................................................................... 19

B.1.3.b Extranet .............................................................................................................................................................................................................................................................................. 19

B.1.3.c Unterstützung bei Anfragen .................................................................................................................................................................................................................................... 20

B.1.3.d Budgetkontrolle und Rechnungswesen ............................................................................................................................................................................................................ 20

Einheitsleistungen .................................................................................................................................................................................................................................................................. 21

Allgemeine Leistungen .................................................................................................................................................................................................................................................... 23

B.2.1.a Operative Projektbesprechung .............................................................................................................................................................................................................................. 23

B.2.1.b Veranstaltungskonzept .............................................................................................................................................................................................................................................. 24

B.2.1.c Regieplan ........................................................................................................................................................................................................................................................................... 25

B.2.1.d Produktionsplan/Dispositionsplan ..................................................................................................................................................................................................................... 25

B.2.1.e Claim .................................................................................................................................................................................................................................................................................... 26

B.2.1.f Messestand-/Ausstellungskonzept ...................................................................................................................................................................................................................... 26

B.2.1.g Locationkonzept ............................................................................................................................................................................................................................................................ 28

B.2.1.h Raum- und Möblierungskonzept .......................................................................................................................................................................................................................... 29

B.2.1.i Aufplanung ....................................................................................................................................................................................................................................................................... 30

B.2.1.j Technikkonzept ............................................................................................................................................................................................................................................................. 30

B.2.1.k Bewirtungskonzept ...................................................................................................................................................................................................................................................... 31

Seite 3 von 75

[Seite 4]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

B.2.1.l Sicherheits- und Hygienekonzept ........................................................................................................................................................................................................................ 32

B.2.1.m Management von Veranstaltungsräumlichkeiten (analog oder digital) ...................................................................................................................................... 32

B.2.1.n Hotelmanagement ........................................................................................................................................................................................................................................................ 34

B.2.1.o Teilnehmenden- und Einladungsmanagement ............................................................................................................................................................................................ 34

B.2.1.p Konzeption einer Anmeldeseite ............................................................................................................................................................................................................................ 35

B.2.1.q Aktiven-Management ................................................................................................................................................................................................................................................. 36

B.2.1.r Erstellung/Aufbereitung eines neuen/bestehenden Verteilers ............................................................................................................................................................. 37

B.2.1.s Elektronischer Versand Einladung....................................................................................................................................................................................................................... 37

B.2.1.t Versand von Materialien als Paket ....................................................................................................................................................................................................................... 38

B.2.1.u Lagerung von Veranstaltungsmodulen, Ausstellungsexponaten ......................................................................................................................................................... 38

B.2.1.v Gestaltung und Produktion von Namensschildern..................................................................................................................................................................................... 39

Gestaltungs- und Textleistungen ............................................................................................................................................................................................................................... 39

B.2.2.a Designlinie/Key-Visual .............................................................................................................................................................................................................................................. 40

B.2.2.b Bildrecherche .................................................................................................................................................................................................................................................................. 40

B.2.2.c Bild- und Grafikanpassung ...................................................................................................................................................................................................................................... 40

B.2.2.d Bild- und Grafikbearbeitung ................................................................................................................................................................................................................................... 41

B.2.2.e Bild- und Grafikgestaltung ....................................................................................................................................................................................................................................... 41

B.2.2.f Kreative Bild- und Grafikentwicklung ............................................................................................................................................................................................................... 41

Seite 4 von 75

[Seite 5]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

B.2.2.g Formatvorlage................................................................................................................................................................................................................................................................. 42

B.2.2.h Druck-/Webdatei .......................................................................................................................................................................................................................................................... 42

B.2.2.i Barrierefreie Dokumente .......................................................................................................................................................................................................................................... 42

B.2.2.j Erstellen von journalistischen Texten ................................................................................................................................................................................................................ 43

B.2.2.k Redaktionelle Aufarbeitung von zugelieferten Texten.............................................................................................................................................................................. 43

B.2.2.l Übersetzung von Texten............................................................................................................................................................................................................................................ 43

B.2.2.m Lektorat ......................................................................................................................................................................................................................................................................... 44

Bewegtbild ............................................................................................................................................................................................................................................................................. 44

B.2.3.a Veranstaltungstrailer ................................................................................................................................................................................................................................................... 45

B.2.3.b Interview ............................................................................................................................................................................................................................................................................ 45

Stundensätze .............................................................................................................................................................................................................................................................................. 46

B.3.1.a Projektmanagement Veranstaltungen, Messen, Ausstellungen (inkl. Konzeption) .................................................................................................................... 47

B.3.1.b Grafikdesign/Satz und Layout ................................................................................................................................................................................................................................ 49

B.3.1.c Vor-Ort-Betreuung Projektleitung ...................................................................................................................................................................................................................... 49

B.3.1.d Vor-Ort-Betreuung Projektassistenz .................................................................................................................................................................................................................. 49

B.3.1.e Einkauf von Fremdleistungen ................................................................................................................................................................................................................................ 50

C Allgemeine Anforderungen ............................................................................................................................................................................................................................................................... 52

Allgemeine Definitionen ..................................................................................................................................................................................................................................................... 52

Seite 5 von 75

[Seite 6]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Korrekturschleife ................................................................................................................................................................................................................................................................ 52

Dienstsitz des AG ................................................................................................................................................................................................................................................................ 52

Erreichbarkeit des AN ...................................................................................................................................................................................................................................................... 53

Leistungsort ........................................................................................................................................................................................................................................................................... 53

Arbeitssprache...................................................................................................................................................................................................................................................................... 53

Synergien bei der Projektausführung ...................................................................................................................................................................................................................... 54

Corporate Design und Barrierefreiheit ........................................................................................................................................................................................................................ 54

Nutzungsrechte ........................................................................................................................................................................................................................................................................ 55

Einzusetzendes Personal ...................................................................................................................................................................................................................................................... 55

Sponsoring und Korruptionsprävention..................................................................................................................................................................................................................... 56

Verträge mit Dritten, Nutzung von Rahmenvereinbarungen .......................................................................................................................................................................... 56

Vorrangige Nutzung von Rahmenvereinbarungen .......................................................................................................................................................................................... 56

Einkauf von Fremdleistungen ..................................................................................................................................................................................................................................... 58

C.6.2.a Begriff Fremdleistungen, Anwendungsbereich ............................................................................................................................................................................................. 58

C.6.2.b Anforderungen an den Einkauf von Fremdleistungen ............................................................................................................................................................................. 59

C.6.2.c Nutzungsrechte/Datenschutz ................................................................................................................................................................................................................................. 60

Direktauftrag ........................................................................................................................................................................................................................................................................ 61

Kalkulation und Abrechnung von Fremdleistungen ....................................................................................................................................................................................... 61

Seite 6 von 75

[Seite 7]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Projektleitung und -steuerung ......................................................................................................................................................................................................................................... 62

Einsatz von KI ............................................................................................................................................................................................................................................................................ 62

Allgemein ............................................................................................................................................................................................................................................................................... 63

Kontrolle und Überarbeitung ...................................................................................................................................................................................................................................... 63

Erlaubte Informationen und Inhalte ........................................................................................................................................................................................................................ 63

(Bewegt)-Bilder .................................................................................................................................................................................................................................................................... 64

Erfolgskontrollbericht .......................................................................................................................................................................................................................................................... 64

Qualitätskontrolle und Vertragsstrafe .......................................................................................................................................................................................................................... 65

Reise- und Übernachtungskosten ................................................................................................................................................................................................................................... 65

Bildrecherche und -einkauf ............................................................................................................................................................................................................................................... 66

Vorgaben für die Erstellung von Materialien und Dokumenten .................................................................................................................................................................... 66

Logos, Grafiken und Bilder ............................................................................................................................................................................................................................................ 67

Filme ......................................................................................................................................................................................................................................................................................... 68

Dokumente ............................................................................................................................................................................................................................................................................ 69

Nachhaltigkeit ........................................................................................................................................................................................................................................................................... 69

Papier & Printprodukte ................................................................................................................................................................................................................................................... 69

Durchführung von Besprechungen und Dienstreisen .................................................................................................................................................................................... 70

Veranstaltungen .................................................................................................................................................................................................................................................................. 70

Seite 7 von 75

[Seite 8]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Rechenzentrumsleistungen .......................................................................................................................................................................................................................................... 70

Büroarbeitsplätze, die ausschließlich für die Ausführung von Aufträgen des Bundes genutzt werden ............................................................................... 71

Räumlichkeiten, die ausschließlich oder weit überwiegend von Personal genutzt werden, das mit der Ausführung von Aufträgen des Bundes

betraut ist .................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 72

Soziale Nachhaltigkeit ..................................................................................................................................................................................................................................................... 72

Überleitungsphase .................................................................................................................................................................................................................................................................. 74

D Anlagen ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 74

Glossar/Abkürzungsverzeichnis ............................................................................................................................................................................................................................................................... 75

Seite 8 von 75

[Seite 9]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

A Überblick

Auftragsgegenstand und -ziel

Das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt fördert Forschung, Technologien und Raumfahrt in Deutschland. Wissenschaft und

Forschung, Innovationen und neue Technologien sind die Basis künftigen Wohlstands. Gemeinsam bilden sie die Grundlage für wirtschaftlichen Erfolg

und Fortschritt, für Wachstum und Beschäftigung. Raumfahrttechnologien und ihre Anwendungen sind wichtige Instrumente der modernen

Informations- und Industriegesellschaft.

Die regierungsamtliche Öffentlichkeitsarbeit und Fachinformation des BMFTR ist im Rahmen ihres verfassungsrechtlich anerkannten Auftrags auf eine

gezielte und verständliche Information über die Arbeit, Vorhaben und Ziele des Ministeriums ausgerichtet. Staatliches Handeln soll nachvollziehbar

dargestellt werden und den öffentlichen Diskurs zu diesem ermöglichen. Hierfür werden Veranstaltungen, Messebeteiligung und Ausstellungen genutzt,

die Gegenstand dieses Auftrages sind. Dabei fallen nur diejenigen Veranstaltungen, Messebeteiligungen und Ausstellungen unter diesen Auftrag, die als

öffentlichkeitswirksame Maßnahme erkennbar sind. Zu den erkennbaren öffentlichkeitswirksamen Maßnahmen zählen diejenigen, die sich an eine breite

bzw. allgemeine Öffentlichkeit oder an klar definierte externe Zielgruppen (z. B. Fachöffentlichkeit, Verbände, Multiplikatoren, Medien oder interessierte

Bürgerinnen und Bürger) richten und der Erfüllung des verfassungsrechtlich anerkannten Auftrags der Bundesregierung dienen, die Öffentlichkeit über

politische Vorhaben, Maßnahmen und Programme zu informieren und diese zu erläutern.

Interne Formate der Verwaltung oder Veranstaltungen mit ausschließlich administrativ-fachlichen Charakter ohne erkennbare Außenwirkung fallen

nicht unter den Auftragsgegenstand.

Leistungsumfang

Die vorliegende Rahmenvereinbarung umfasst die Planung von Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen des BMFTR und deren Umsetzung. Dabei

sollen die Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen durch den AN vollumfänglich geplant und umgesetzt werden.

Seite 9 von 75

[Seite 10]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Der Auftraggeber (AG) hat für andere Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit und Fachinformation inkl. Informationstouren und Roadshows, die keine

Veranstaltungen, Messen oder Ausstellungen sind, eine eigene Rahmenvereinbarung „Planung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen für das

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt“. Diese ist entsprechend zu nutzen. Einige Leistungen können aus beiden

Rahmenvereinbarungen abgerufen werden (z.B. Grafikerstellung, Designlinie, Logo/Bild-Wort-Marke, [Veranstaltungs-] Trailer). Bei der Beurteilung, über

welche Rahmenvereinbarung die Leistung abgerufen wird, ist maßgeblich, für welchen Bereich die Leistung erstellt werden soll.

Sämtliche Gestaltungs- und Textleistungen, die im Zusammenhang mit einer Veranstaltung, Messe oder Ausstellung stehen, werden über die vorliegende

RV abgerufen. Hierzu gehören Gestaltungsleistungen, die

 dem einheitlichen Design einer Veranstaltung, Messe oder Ausstellung dienen (z.B. Keyvisual, Logo, Designlinie) oder

 zur Vermittlung zentraler organisatorischer Informationen einer Veranstaltung, Messe oder Ausstellung (z. B. Programmabläufe,

Anfahrtsskizzen, Lagepläne, Aufsteller zu Ausstellungsprojekten oder Speakern etc.) genutzt werden oder

 der Bewerbung oder Durchführung einer Veranstaltung, Messe oder Ausstellung (z. B. Fassadenbanner, Plakate, Postkarten, Menükarten, Flyer,

Aufsteller, Moderationskarten, Begrüßungsfilm) dienen.

Derzeit gehören auch die unten genannten Bereiche nicht zu dem Leistungsumfang dieser RV:

 Programmfamilie „Innovation und Strukturwandel“ (bis zum Ablauf des 14.04.2027),

 die Fachinformation zur Nationalen Dekade gegen Krebs.

Darüber hinaus bestehen für weitere Bereiche Rahmenvereinbarungen beim AG, die vorrangig zu nutzen sind. Eine Auflistung findet sich unter C.6.1. Die

Umsetzung und das Hosting von Websites – auch im Zusammenhang mit Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen – sind ebenfalls kein Bestandteil

dieser RV).

Seite 10 von 75

[Seite 11]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Referenzmenge

Die Rahmenvereinbarung wird zunächst für zwei Jahre abgeschlossen. Die zweimalige Verlängerung der Rahmenvereinbarung um jeweils 12 Monate

durch den AG ist möglich. Das Gesamtvolumen der abgerechneten Leistungsabrufe der vorhergehenden Rahmenvereinbarung entsprach im Bereich der

Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen (ohne Kommunikationsmaßnahmen) bis einschließlich zum 30.06.2026 ca. 14,21 Mio. Euro (netto). In dieser

Summe sind auch Kosten für sog. Fremdleistungen2 enthalten, deren Höhe im ausgewiesenen Gesamtvolumen bei 8,1 Mio. Euro (netto) lag. Für die

vorliegende Rahmenvereinbarung wird ein vergleichbares Gesamtvolumen geschätzt.3 Die Rahmenvereinbarung beinhaltet keinen Anspruch des AN auf

Erteilung eines Einzelauftrages oder auf eine bestimmte Anzahl oder Regelmäßigkeit der Erteilung von Einzelaufträgen. Es besteht daher keine Garantie

dafür, dass das Auftragsvolumen4 tatsächlich ausgeschöpft wird. Der AN verpflichtet sich jedoch, alle vom AG erteilten Einzelaufträge auszuführen. Als

Kalkulationshilfe sind bei den aufgeführten Einheitsleistungen und Stundensätzen die zu erwartenden Abrufmengen für die maximale Vertragslaufzeit als

Schätzwerte (SW) und die jeweilige Höchstabnahmemenge aufgeführt. Die Höchstabnahmemenge stellt den maximalen Abruf einer Einheitsleistung oder

eines Stundensatzes über den gesamten Vertragszeitraum dar.

Abrufverfahren

Der AG ruft die auf der Grundlage dieser Rahmenvereinbarung zu erbringenden Leistungen gesondert in Textform ab. Dem Abrufverfahren unterliegen

Einheitsleistungen (s. B.2) und Stundensätze (s. B.3). Pauschalleistungen (s.B.1) unterliegen nicht dem Abrufverfahren. Die Pauschalleistungen sind während

der Vertragslaufzeit fortlaufend, beginnend mit Vertragsschluss zu erbringen.

1 In diesem Gesamtvolumen sind neben den ausgewiesenen Fremdkosten auch Reisekostenerstattungen in Höhe von ca. 85.000 (netto) enthalten. 2 Zur Definition von Fremdleistungen vgl.C.6.2. 3 Die angegebenen Schätzwerte beruhen auf einer Bedarfsabfrage im Haus sowie auf den Abrufzahlen der vorhergehenden Rahmenvereinbarung. 4 Das maximale zu erwartende Auftragsvolumen ist die Summe aller Höchstabnahmemengen und der Pauschalleistungen.

Seite 11 von 75

[Seite 12]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Während der Vertragslaufzeit werden konkrete Einzelaufträge durch das jeweils auftraggebende Referat des AG5 ausgelöst, die auf den Bedingungen der

Rahmenvereinbarung basieren und sich aus Einheitsleistungen und Stundensätzen (und ggf. Fremdleistungen und Reisekosten) zusammensetzen. Soweit

vom Referat Öffentlichkeitsarbeit keine Änderungen vorgenommen werden, muss für den Abschluss eines Einzelauftrags folgendes Vorgehen angewendet

werden:6

Zur Vorbereitung der Beauftragung eines Einzelauftrags erstellt der AN unmittelbar nach Bezuschlagung in Abstimmung mit dem AG ein Muster-

Briefingformular. Dieses wird vor Abruf aus der Rahmenvereinbarung durch das auftraggebende Referat ausgefüllt und nach Prüfung durch das Referat

für Öffentlichkeitsarbeit an den AN übersendet. Das Briefingformular umschreibt die vom AG geforderte Leistung sowie die Rahmenbedingungen des

Einzelauftrags (wie etwa Zielsetzung der Maßnahme, Zielgruppe, Budgetobergrenze etc.).

Der AN prüft das Briefingformular und stimmt mit dem AG ein virtuelles Auftaktgespräch ab (vgl. dazu B.1.1.c). Ziel des Gesprächs ist es, ein gemeinsames

Verständnis über den Einzelauftrag zu erreichen. Im Anschluss erstellt der AN ein Angebot für die Durchführung des Einzelauftrags. Das Angebot ist

verbindlich und setzt sich aus den für den Einzelauftrag benötigten Einheitsleistungen und Stundensätzen (und ggf. Fremdleistungen und Reise- und

Übernachtungskosten) zusammen. Der AN beschreibt im Angebot, für welche konkreten geplanten Tätigkeiten oder Produkte er die Einheitsleistungen

und Stundensätze jeweils veranschlagt. Bei Stundensätzen ist zudem eine vorläufige Aufwandsplanung mit den vorgesehenen Stunden je Leistungsbereich

(inhaltlicher Cluster und Tätigkeitscluster) und Zeitraum darzustellen. Ebenso ist auszuweisen, welche Arbeitsschritte vom AN durchgeführt werden. Die

genaue Ausgestaltung der Beschreibung im Angebot ist durch den AN gemeinsam mit dem AG zu entwickeln7. Das Angebot wird spätestens am 5. Werktag

nach dem Auftaktgespräch an das jeweilige auftraggebende Referat versendet und von ihm geprüft. Mit der Beauftragung des Angebots in Textform gilt

5 Welche Referate Leistungen aus der Rahmenvereinbarung abrufen, ist nicht festgelegt und kann während der Vertragslaufzeit variieren. Referate können die Rahmenvereinbarung unterschiedlich häufig und in unterschiedlichem Umfang nutzen. Zur Orientierung ist von voraussichtlich rund 30 Einzelaufträgen pro Jahr auszugehen. 6 Vgl. zum Abrufverfahren auch § 4 RV 7 Die Ausgestaltung der Beschreibung im Angebot wird dabei wie folgt zwischen der AN und dem AG abgestimmt: Nach Zuschlagserteilung legt der AN dem AG eine Übersicht als Musterangebot in elektronischer Form vor. Dieses wird seitens des AG geprüft und mit Anmerkungen an den AN zurückversandt, damit der AN die Anmerkungen einarbeiten kann. Für diese Abstimmungen sind 3 Abstimmungsschleifen vorzusehen. Die final abgestimmte Beschreibung dient nach Freigabe durch den AG als Musterdokument für die Erstellung aller Angebote für die auftraggebenden Referate.

Seite 12 von 75

[Seite 13]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

der Einzelauftrag als erteilt. Der AN beginnt erst mit Erhalt des Auftragsschreibens mit der Leistungserbringung. In Ausnahmefällen besonderer

Eilbedürftigkeit kann der Auftragnehmer auf ausdrückliche Anforderung des auftraggebenden Referats bereits vor Zugang des schriftlichen Einzelabrufs

mit der Erbringung einzelner, im Rahmenvertrag enthaltener oder separat angebotener Leistungen beginnen. Die Beauftragung erfolgt in Textform gemäß

§ 126b BGB (z. B. per E-Mail, Telefax oder sonstigem dauerhaften Datenträger) unter Nennung der betreffenden Leistung und ist mit Zugang beim

Auftragnehmer wirksam. Aus dieser Teilbeauftragung ergibt sich kein Anspruch auf Beauftragung weiterer Leistungen oder des Gesamtangebots. Die im

Angebot vereinbarte Höchstsumme ist verbindlich. Sollen in einem beauftragten Angebot Erhöhungen oder Ergänzungen von Einzelpositionen

(Einheitsleistungen, Stundensätze, Fremdleistungen, Reise- und Übernachtungskosten) vorgenommen werden, die dazu führen, dass der ursprüngliche

Gesamtauftragswert um mehr als 10 % erhöht wird, erstellt der AN ein neues Angebot. Bei der Erstellung des Angebots sind mögliche Senkungen von

Einzelpositionen auszuweisen und in der Angebotssumme zu berücksichtigen. Die Änderungen, Ergänzungen oder Erhöhungen des Auftragswerts

erfolgen in Textform nach § 126b BGB und werden entsprechend dokumentiert. Das neue Angebot wird durch den AG in Textform nach Prüfung ggf.

freigegeben und ersetzt das ursprüngliche Angebot. In dringenden Fällen können die Änderungen im Vorfeld durch den AG in Textform freigegeben

werden. Der AN übersendet dann das Angebot zusammen mit einer Übersicht über die Freigaben. Der AG ist nicht verpflichtet, Erhöhungen und

Verschiebungen der Kosten, die dem Angebot widersprechen und vorher nicht in Textform freigegeben wurden, zu tragen. Bei einer Erhöhung oder

Ergänzung, die den ursprünglichen Gesamtauftragswert um weniger als 10 % erhöht, ist dem AG eine Budgetübersicht vorzulegen, die der AG in Textform

nach Prüfung ggf. freigibt.

Das Abrufverfahren kann vom AG (Referat für Öffentlichkeitsarbeit) geändert werden.

Details zum Abrufverfahren sind im Vertrag geregelt (vgl. § 2).

Seite 13 von 75

[Seite 14]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

B Leistungsgegenstand

Die Leistung des Auftragnehmers teilt sich in eine Pauschalleistung, die mit Zuschlag direkt beauftragt ist, und in Einheitsleistungen und Stundensätze,

die dem Abrufverfahren nach § 2 der Rahmenvereinbarung unterliegen und nach dem jeweiligen Bedarf des AG abgerufen werden.

Pauschalleistungen

Pauschalleistungen werden kontinuierlich über die gesamte Vertragslaufzeit erbracht und abgerechnet, ohne dass dafür ein Einzelauftrag erteilt wird

(vgl. § 2 RV).

Besprechungen

Für jede im Folgenden genannte Besprechung bereitet der AN eine Agenda vor und übersendet sie dem AG mindestens zwei Werktage vor dem Termin

per E-Mail. Der AG ergänzt die Agenda um seine Punkte. Besprechungen können als Telefonkonferenz, Videokonferenz oder in Form eines persönlichen

Treffens am Dienstsitz des AG stattfinden. Hierfür stellt der AN eine geeignete Telefonkonferenz- bzw. Videokonferenzlösung8 zur Verfügung, die

Einwahldaten werden mit der aktuellen Agenda versendet. Das Gespräch wird vom AN in Form eines stichpunkartigen Verlaufsprotokolls dokumentiert,

es sind alle wichtigen Ergebnisse festzuhalten. Das Protokoll übermittelt der AN spätestens fünf Werktage nach der Besprechung an den AG. Der AN

übernimmt ggf. Änderungen und Anmerkungen des AG in das Protokoll. Die Besprechung wird i. d. R. vom AN moderiert.

8 Derzeit können Videokonferenzen über Webex, GoToMeeting/GoToWebinar, MS Teams, DFNconf, cme24 Adobe Connect und Zoom umgesetzt werden. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung muss eine der zuvor aufgeführten Lösungen genutzt werden, Änderungen teilt der AG dem AN rechtzeitig mit.

Seite 14 von 75

[Seite 15]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

B.1.1.a Strategische Besprechungen („Status Call“)

Zweiwöchentlich (ca. 26-mal pro Jahr) findet ein sog. Status Call zwischen AN und dem Referat für Öffentlichkeitsarbeit statt. In der Regel dauert das

Gespräch etwa eine Stunde. Das Gespräch findet als Telefon- oder Videokonferenz statt.

Ziel ist es, die inhaltliche Durchführung der Rahmenvereinbarung so effizient wie möglich zu gestalten und übergreifende Fragen zu den Projekten zu

klären. Das Gespräch ist vertraulich, es wird kein Protokoll geführt. Im Vorfeld wird durch den AN eine aktuelle Übersicht über alle Projekte angelegt und

laufend fortgeführt. Hier ist stichpunktartig der aktuelle Stand, Eckdaten zum Projekt (u. a. Zeitpunkt der Veranstaltung, Teilnehmendenzahl,

Leitungsbeteiligung, Kosten), wichtige Themen, Entscheidungen und Aufgaben des AN bzw. des AG pro Projekt zu dokumentieren. Das Dokument ist dem

AG spätestens zwei Werktage vor dem Status Call zu übermitteln.

B.1.1.b Besprechung „Vertragsmanagement“

Im ersten Vertragsjahr findet jeden Monat (ca. 12-mal im Jahr) eine Besprechung zwischen AN und AG statt. Hier werden keine Inhalte zu Projekten,

sondern vorrangig Fragen zum Vertragsmanagement besprochen. Das Gespräch findet als Telefon- oder Videokonferenz statt. Ab dem zweiten

Vertragsjahr finden die Gespräche zweimonatlich statt.

Der AN benennt eine Ansprechperson und eine Vertretung für das Vertragsmanagement.

B.1.1.c Auftaktgespräch zu Projektbeginn

Zur Vorbereitung eines Einzelauftrags erstellt der AN in Abstimmung mit dem AG ein Muster-Briefingformular. Zum Abruf aus der Rahmenvereinbarung

füllt das jeweilige auftraggebende Referat des AG das vom AN entwickelte und bereitgestellte Muster-Briefingformular aus. Das Referat für

Öffentlichkeitsarbeit prüft das Briefingformular und leitet es im Anschluss an den AN weiter. Der AN prüft das Briefingformular und stimmt mit dem AG

ein Auftaktgespräch ab. Das Briefinggespräch soll spätestens fünf Werktage nach Übersendung des Briefingformular an den AN stattfinden. Der AN nimmt

Seite 15 von 75

[Seite 16]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

mit allen für dieses Projekt erforderlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an diesem Gespräch teil. Im Anschluss soll das Angebot für den Einzelauftrag

erstellt werden. Bei Änderungen an bestehenden Aufträgen oder deren Fortführung entfällt i. d. R. das Briefing über das Briefingformular.

Die Projektleitung, ihre Stellvertretung und evtl. weitere benannte Ansprechpersonen sind im Protokoll des Auftaktgesprächs namentlich aufgeführt.

Die Erstellung und Anpassung des Muster-Briefingformulars, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Auftaktgesprächs, Erstellung und

Verhandlung des Angebots sind in der Pauschalleistung enthalten. Pro Jahr finden ca. 40 Auftaktgespräche statt.

Berichte

Die Berichte werden dem Referat für Öffentlichkeitsarbeit vorgelegt. AN und AG stimmen sich nach Vertragsschluss zu dem konkreten Verfahren ab.

B.1.2.a Auftragsübersicht

Der AN erstellt und pflegt monatlich eine Übersicht über alle im vorhergehenden Monat beauftragten Einzelaufträge (Einzelauftragsübersicht). Die genaue

Ausgestaltung dieser Übersicht ist durch den AN dem AG entsprechend der Anlagen Gesamtabruf und Referatsübersicht aufzubereiten und als Excel-Datei

zur Verfügung zu stellen. Standardmäßig ist jeder Einzelauftrag mit den Kosten für Einheitsleistungen, Stundensätze, Fremdleistungen und Reisekosten

(jeweils brutto und netto), Name des Projekts, dem auftraggebenden Referat, der Projektleitung beim AN und den gestellten Rechnungen inkl.

Rechnungsbeträgen (differenziert nach Kosten für Einheitsleistungen, Stundensätze, Fremdleistungen und Reisekosten (jeweils brutto und netto))

aufzuführen.

Die Übersicht wird fortgeführt, so dass bspw. auch Rechnungen zu Aufträgen aus vorherigen Monaten oder Auftragsänderungen noch erfasst werden.

Abgeschlossene Aufträge sind farblich zu markieren. Die Übersicht stellt die Aufträge pro Referat dar. Auf einer gesonderten Seite wird eine Übersicht über

den Gesamtabruf aus der Rahmenvereinbarung dargestellt (Anzahl der Aufträge, Gesamtkosten der abgerechneten Einheitsleistungen, Stundensätze,

Pauschalleistung, Fremdleistungen und Reisekosten in brutto und netto pro Kalenderjahr).

Seite 16 von 75

[Seite 17]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

B.1.2.b Abrufübersicht

Für jede Einheitsleistung und jeden Stundensatz ist die jeweilige Höchstabnahmemenge in der Leistungsbeschreibung angegeben. Sie gibt an, wie viele

Einheiten einer Einheitsleistung bzw. eines Stundensatzes während der gesamten Vertragslaufzeit maximal abgerufen werden dürfen. Wird eine

Einheitsleistung bzw. ein Stundensatz in einem Einzelauftrag beauftragt9, verringert sich das Gesamtvolumen der noch zur Verfügung stehenden

Einheitsleistung bzw. des Stundensatzes um die Anzahl der beauftragten Einheiten. Bei der Ausführung eines Einzelauftrags kann es vorkommen, dass

Einheitsleistungen und Stundensätze beauftragt werden, ohne dass sie tatsächlich durch den AN erbracht und abgerechnet werden. Da auch diese

Einheitsleistungen und Stundensätze von dem Gesamtvolumen abgezogen werden, ohne dass eine Leistung erbracht wurde, werden sie nach Abschluss

des Einzelauftrags10 dem Gesamtvolumen wieder gutgeschrieben. Der AN erfasst jeweils für jede Einheitsleistung und jeden Stundensatz separat, wie hoch

das zur Verfügung stehende Gesamtvolumen nach der Gutschrift der nicht angefallenen Einheitsleistungen bzw. Stundensätze ist. Der AN führt dafür eine

Übersicht, um die Anzahl der beauftragten bzw. abgerufenen11 Einheitsleistungen und Stundensätze separat zu erfassen.

Diese Übersicht ist dem AG jeweils bis zum 10. des auf den Berichtszeitraum folgenden Monats vorzulegen. Am Ende des Kalenderjahres erstellt der AN

eine Gesamtübersicht. Die Übersicht ist dem AG als PDF- und Excel-Datei zur Verfügung zu stellen.

Der AN überwacht das Gesamtvolumen jeder einzelnen Einheitsleistung bzw. jedes einzelnen Stundensatzes in Bezug auf die Höchstabnahmemenge. Dafür

informiert er den AG, wenn 50, 75, 90, 95 und 100 Prozent des Gesamtvolumens einer Einheitsleistung bzw. eines Stundensatzes abgerufen wurden. Erreicht

eine Einheitsleistung bzw. ein Stundensatz 95 Prozent des Gesamtvolumens, wird der AN dem AG auf Aufforderung täglich Meldung über den

Erfüllungsgrad machen. Der AG wird dem AN frühzeitig mitteilen, wie das weitere Verfahren erfolgen wird. Der AG (Referat für Öffentlichkeitsarbeit) kann

9 Einheitsleistungen und Stundensätze gelten dann als beauftragt, wenn sie Bestandteil eines Einzelauftrags (vgl. A.4) sind, unabhängig davon, ob sie tatsächlich angefallen, d.h. erbracht und abgerechnet wurden. 10 Ein Einzelauftrag gilt als abgeschlossen, wenn die Schlussrechnung gestellt ist. 11 Solange ein Einzelauftrag noch nicht abgeschlossen ist (vgl. Fn. 10), werden alle darin beauftragten Einheitsleistungen und Stundensätze als abgerufen gewertet. Nach Abschluss des Einzelauftrages werden die Einheitsleistungen abgezogen, die nicht abgerechnet worden sind. Diese gelten dann nicht weiter als abgerufen. Einheitsleistungen und Stundensätze gelten dann als abgerechnet, wenn sie vom AN in Rechnung gestellt und vom AG vergütet worden sind.

Seite 17 von 75

[Seite 18]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

für Einheitsleistungen und Stundensätze jeweils separat festlegen, dass diese nicht mehr beauftragt werden dürfen. Der AN wird nach Anweisung in

Textform dazu die betroffenen Einheitsleistungen bzw. Stundensätze nicht mehr anbieten (vgl. A.4).

B.1.2.c Liste über den Einkauf von Fremdleistungen

Der AN führt eine Liste über alle Leistungen, die er bei Dritten eingekauft hat. Diese Liste enthält insbesondere die folgenden Informationen: Name des

Dienstleisters; Aktenzeichen (wird vom auftraggebenden Referat gestellt); Name des Referats und Projekts, für das die Leistung eingekauft wurde;

Auftragsgegenstand; Auftragswerte aller Angebote; Auftragsdatum; Ansprechperson für den Auftrag beim AN; Namen aller Unternehmen, bei denen

Angebote eingeholt worden sind; ggf. Begründung, wenn keine oder weniger als drei Angebote eingeholt worden sind.

Die Liste wird ständig aktuell gehalten. Neue Aufträge sind nach Abschluss umgehend einzutragen. Die Liste wird dem Referat für Öffentlichkeitsarbeit

monatlich zur Verfügung gestellt. Die Liste weist die Direktaufträge gesondert aus (vgl. C.6.3.).

B.1.2.d Erfassung der Daten für Nachhaltigkeit für die Koordinierungsstelle Klimaneutrale Bundesverwaltung (KKB)

Der AG muss regelmäßig einen Erfassungsbogen aller Veranstaltungen des BMFTR an die Koordinierungsstelle Klimaneutrale Bundesverwaltung (KKB)

melden. Die Meldung erfolgt einmal pro Jahr (in der Regel zwischen Februar und Mai) und enthält u. a. die Veranstaltungen des Vorjahres, die über diese

Rahmenvereinbarung abgewickelt werden. Dabei sind grds. alle Veranstaltungen der Bundesverwaltung mit einer Teilnehmendenzahl von mind. 100

Teilnehmenden oder mehr zu erfassen.

Die AN soll einmal im Jahr alle Veranstaltungen, die über diese Rahmenvereinbarung abgewickelt werden, in einem Erfassungsbogen zusammentragen

und über das Extranet des AG zur Verfügung stellen. Für den Erfassungsbogen ist die vom AG zur Verfügung gestellte Anlage Meldung KKB (siehe D) zu

nutzen. Dabei ist lediglich der Reiter Einzelübersicht Veranstaltungen auszufüllen, alle übrigen Reiter sind nicht durch die AN auszufüllen. Seitens des AN

ist eine Struktur zu schaffen, die sicherstellt, dass die zu erfassenden Daten im Erfassungsbogen eingetragen werden können. Dabei ist zu berücksichtigen,

Seite 18 von 75

[Seite 19]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

dass die Daten, die im Zuge der Erstellung der Erfassungsbögen Nachhaltigkeit, die bei entsprechender Beauftragung über B.3.1.a zusammengetragen

werden in Erfassungsbogen für die KKB mit einfließen müssen.

Controlling und Qualitätsmanagement

Neben den Besprechungen und Berichtspflichten sind noch weitere Aufgaben im Rahmen der Pauschalleistung zu erbringen:

B.1.3.a Liste der Ansprechpersonen

Der AN führt eine Übersicht über alle Projektleitungen mit Kontaktdaten und Projekten. Außerdem sind weitere für die Vertragsausführung relevante

Personen benannt. Die Liste ist zusammen mit der Übersicht über die Einzelaufträge monatlich an den AG (Referat für Öffentlichkeitsarbeit) zu

übermitteln.

B.1.3.b Extranet

Der AG stellt für die Vertragslaufzeit ein Extranet bereit und gewährt dem AN die benötigten Zugriffsrechte. Der AN legt pro Projekt einen eigenen Ordner

an, auf den alle Personen, die zu dem Projekt gehören, Zugriff haben (neben den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des AG und AN können nach

Absprache mit dem AG auch Dritte daran beteiligt werden). Der AN legt alle für die Projektausführung relevanten Dokumente und Materialien zeitnah,

möglichst innerhalb von drei Werktagen, in diesem Ordner ab. Dazu gehören insbesondere alle Briefingunterlagen, Statuslisten, Erfolgskontrollberichte

und finale Protokolle sowie die freigegebenen Materialien. Freigegebene Materialien werden in einem Dateityp erstellt und hochgeladen, der dem

Einsatzweck entspricht. Darüber hinaus sind sie auch als offene Datei hochzuladen, damit der AG und vom AG beauftragte Dritte mit den Dateien

weiterarbeiten können.

Seite 19 von 75

[Seite 20]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Bei Grafik- und Designleistungen wird der gesamte Reinzeichnungsordner übergeben, inklusive Reinzeichnungs-PDF und DTP12-Dateien für eine evtl.

Nachproduktion nach Adaption oder Aktualisierung. Zum konkreten Vorgehen stimmen sich AG und AN nach Vertragsschluss ab.

Das Referat für Öffentlichkeitsarbeit erhält Zugriff auf alle Projektordner und damit auf alle im Extranet publizierten Dokumente. Sollte kein Extranet zur

Verfügung stehen, übersendet der AN dem AG die oben genannten Materialien per E-Mail.

B.1.3.c Unterstützung bei Anfragen

Das BMFTR erreichen gelegentlich Anfragen aus dem Parlament, von der Presse sowie nach dem Informationsfreiheitsgesetz (IFG). Der AN unterstützt

den AG bei der Beantwortung aller Anfragen, sofern diese in Verbindung mit dem Leistungsgegenstand stehen.13 Die Zahl entsprechender Fragen unterliegt

Schwankungen und unterscheidet sich in ihrer Detailtiefe, der einhergehende Aufwand ist unterschiedlich; als Kalkulationsgrundlage sollte mit ca.

5 Anfragen pro Jahr (mit einem Aufwand von jeweils 16 Stunden pro Fall) gerechnet werden..

B.1.3.d Budgetkontrolle und Rechnungswesen

Der AN erstellt für jedes Projekt ein eigenes Angebot (vgl. A.4). Der AN stellt sicher, dass bei jedem Projekt das jeweils gültige Angebot eingehalten wird.

Ergeben sich Änderungen, informiert er das auftraggebende Referat darüber frühzeitig bzw. bittet um Freigabe für Mehrkosten. Der AN wird nach

Änderungen des Angebots eine aktualisierte Übersicht an das auftraggebende Referat übermitteln, die auch die Freigaben des Referats beinhaltet.

Neben der Kalkulation der benötigten Einheitsleistungen und Stundensätze umfasst das Budget auch die voraussichtlichen Kosten für Fremdleistungen

bzw. Reisekosten und in Absprache mit dem AG eine Liste über die Leistungen, die von anderen Rahmenvertragspartnern des AG erbracht werden (vgl.

12 Desktop-Publishing-Software (DTP): Seitens des AN können hier grds. die gängigen Programme wie z.B. InDesign, QuarkXPress, etc. genutzt werden. Es ist seitens des AN bei diesen Dateien sicherzustellen, dass sie kompatibel zu Adobe CC sind, um alle verknüpften Dateien inkl. der verwendeten Schriften mitgeliefert werden. Grafiken sollen (möglichst) als frei skalierbare Dateien erstellt werden. 13 Auch wenn das BMFTR regelmäßig Fragen aus den genannten Kreisen erhält, beziehen sich diese nur gelegentlich auf diesen Vertrag.

Seite 20 von 75

[Seite 21]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

C.6.1).Sollten bei einem Projekt Fremdleistungen benötigt werden, prüft der AN vor dem Einkauf anhand der vom AG zur Verfügung gestellten Liste, ob

für die benötigte Leistung eine Rahmenvereinbarung besteht. Ist das der Fall, ist diese zu nutzen.

Der AN benennt eine Ansprechperson und eine Vertretung für Budgetfragen, Angebotserstellung und Rechnungswesen.

Einheitsleistungen

Eine Einheitsleistung (EL) ist ein im Vorhinein klar umgrenztes Produkt (z. B. Erstellung eines Regieplans). Einheitsleistungen können dabei einzeln oder

im Verbund abgerufen werden.

Einheitsleistungen können grds. mehrfach in einem Angebot veranschlagt werden. Bestimmte Einheitsleistungen können je Auftrag nur einmal mit einem

Faktor von 0,25; 0,5; 0,75; 1; 1,25; 1,5 oder max. 1,75 abgerufen werden. In jedem Fall gilt der Grundsatz, dass nur tatsächlich erbrachte Leistungen

abgerechnet werden dürfen.

Alle Einheitsleistungen enthalten das für die Leistung erforderliche Projektmanagement (dazu gehören in der Regel die Koordination erforderlicher

Abstimmungen, Freigaben und Fristenmanagement). Sollen bspw. für ein Projekt nur einzelne Einheitsleistungen abgerufen werden, müssen alle

notwendigen Abstimmungen mit dem AG und weiteren Projektbeteiligten in der entsprechenden Einheitsleistung enthalten sein. Zu den

Projektbeteiligten gehören Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Einrichtungen, die unmittelbar in die Organisation und Umsetzung der Veranstaltung,

des Messeauftritts oder der Ausstellung eingebunden sind (z. B. von mitorganisierenden Behörden, Projektträgern, etc.), nicht jedoch Dienstleister, die

durch den AN beauftragt werden. Die Abstimmung mit Dienstleistern, die durch den AN beauftragt werden, werden über den Stundensatz B.3.1.e

abgerechnet.

Die Beauftragung bzw. Abrechnung erfolgt in der Regel in ganzen Einheiten. In begründeten Einzelfällen können Einheitsleistungen mit einem geringeren

oder höheren Faktor beauftragt und abgerechnet werden, wenn der tatsächlich erbrachte Aufwand von der Definition in der Leistungsbeschreibung

abweicht.

Seite 21 von 75

[Seite 22]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Wird ein höherer Faktor als 1 angesetzt, weil die Erbringung der Einheitsleistung mit mehr Aufwand verbunden ist, liefert der AN eine Begründung im

Angebot, weshalb bei dieser Einheitsleistung ein Mehraufwand anfällt, der den üblichen und erwarteten Leistungsrahmen der Einheitsleistung gem.

Definition der Leistungsbeschreibung übersteigt.

In den Einheitsleistungen ist auch die Konzeption von Maßnahmen vorgesehen. Die zu konzeptionierende Maßnahme ist in den jeweiligen

Einheitsleistungen konkret beschrieben. Jede Konzeption umfasst darüber hinaus die folgenden Leistungen:

 Marktrecherche,

 Erstellung von Leistungsbeschreibungen und

 Empfehlung von Bewertungskriterien und deren Gewichtung.

Bei einigen Einheitsleistungen ist auch die Produktion von Materialien enthalten, die Kosten hierfür sind in der jeweiligen Einheitsleistung

einzukalkulieren. In diesen Fällen wird in der Einheitsleistung explizit darauf hingewiesen, dass die Produktion enthalten ist.

Der Name einer Einheitsleistung bestimmt sich nach der folgenden Tabelle. Er setzt sich aus dem Buchstaben des Abschnitts und der in der Tabelle

vergebenen Zahl zusammen (bspw. Einheitsleistung B.2.1.a Operative Projektbesprechung oder Einheitsleistung B.2.1.q Aktiven-Management, etc.). Neben

der Beschreibung der Einheitsleistung sind in der folgenden Tabelle die Abrechnungseinheit sowie der Schätzwert (SW) und die Höchstabnahmemenge

(HA) dargestellt.

Seite 22 von 75

[Seite 23]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Allgemeine Leistungen

B.2.1.a Operative Projektbesprechung

Vorbereitung von/Teilnahme an Projektbesprechungen (z. B. Jours Fixes) als Präsenztermin in den Räumlichkeiten Preis pro Termin

des AG14, Telefon- oder Videokonferenz, inkl. Vorbereitung einer Agenda, Leitungs- und Tischvorlagen sowie SW: 1.080 Einheiten Erstellung des Protokolls und Moderation des Termins. Hierfür stellt der AN eine geeignete Telefonkonferenz- bzw. HA: 4.320 Einheiten Videokonferenzlösung15 zur Verfügung, die Einwahldaten werden mit der aktuellen Agenda versendet.

Agenda und Tischvorlagen werden spätestens zwei Werktage vor dem Termin an den AG übersendet. Anmerkungen

des AG werden in die Agenda übernommen. Das Protokoll ist als Ergebnisprotokoll spätestens zwei Werktage nach

dem Termin an den AG zu übermitteln. Es ist eine Korrekturschleife für alle Beteiligten einzukalkulieren.

Der Termin ist für ca. zwei Stunden angesetzt. Der AN hat dafür Sorge zu tragen, dass seinerseits alle für die

Besprechung notwendigen Projektbeteiligten an dem Termin teilnehmen. Kürzere Absprachen zu einzelnen Themen

von Projekten werden i. d. R. direkt mit dem AG abgestimmt und fallen grundsätzlich unter das allgemeine

Projektmanagement der Einheitsleistung.16 Operative Projektbesprechungen müssen vor Inanspruchnahme durch

den AN angekündigt und durch den AG bestätigt werden.

14 Reise- und Übernachtungskosten werden wie unter C.11 dargestellt vergütet. 15 Derzeit können Videokonferenzen über Webex, Zoom, GoToMeeting/GoToWebinar, MS Teams, DFNconf und cme24 umgesetzt werden. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung muss eine der zuvor aufgeführten Lösungen genutzt werden, Änderungen teilt der AG dem AN rechtzeitig mit. 16 Vgl. A.4

Seite 23 von 75

[Seite 24]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

B.2.1.b Veranstaltungskonzept

Erstellung eines Veranstaltungskonzeptes – falls vorhanden unter Berücksichtigung der räumlichen Vorgaben des AG Preis pro Konzept

– für bis zu drei Veranstaltungstage mit allen veranstaltungsrelevanten inhaltlichen, organisatorischen und SW: 55 Einheiten dramaturgischen Punkten (max. drei Korrekturschleifen), insbesondere: HA: 220 Einheiten

 Veranstaltungsformat (analog, digital, hybrid)

 Erstellung projektbezogener Detailkonzepte (z. B. Ausarbeitung eines Rahmenprogramms

(Tagungs- und Konferenzprogramme) und sog. Side-Events, ggf. zur möglichen Integration einer

Ausstellung etwa zur Darstellung von Projekten inkl. der Berücksichtigung der damit

zusammenhängenden Leistungen etc.)

 Veranstaltungstitel,

 inhaltliche Aussagen und Grob-Ausarbeitung von Statements,

 inhaltliche Schwerpunktsetzung,

 Vorschläge zur Vorfeldkommunikation, Bewerbung und Nachbereitung bzw.

Dokumentation/Evaluation (inkl. vsl. entstehender Kosten),

 Recherche und Vorschläge potentieller Akteure, Redner, Moderation etc. (Aktive) (inkl. vsl.

entstehender Kosten).

Bei der Erstellung des Veranstaltungskonzeptes ist zu beachten, dass für jede möglicherweise benötigte Fremdleistung

entsprechende Marktrecherchen durchzuführen sind, um die voraussichtlichen Kosten ermitteln zu können. Für die

Marktrecherche sollen min. drei Dienstleister kontaktiert werden, um mittels einer groben Definition des zu

Seite 24 von 75

[Seite 25]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

erwartenden Leistungsumfangs die zu erwartenden Kosten zu ermitteln. Teil der Marktrecherche ist immer auch die

Abfrage der Verfügbarkeit der Dienstleister zum beabsichtigten Umsetzungsdatum.

Die Umsetzung des Veranstaltungskonzepts ist kein Bestandteil der Einheitsleistung, sondern wird über den Einkauf

von Fremdleistungen (siehe C.6.2) abgerechnet. Allerdings sind im Rahmen dieser Einheitsleistung die notwendigen

Leistungsbeschreibungen/Lastenhefte für den Einkauf von Fremdleistungen auszufertigen.

B.2.1.c Regieplan

Erstellung eines Regieplans, der vor allem den inhaltlichen, technischen und szenografischen Ablauf einer Preis pro Regieplan

Veranstaltung in einer chronologischen und sekundengenauen Kaskade beschreibt (max. drei Korrekturschleifen). Der SW: 90 Regieplan dient den technischen Gewerken. Die Leistung wird nur angeboten, wenn komplexe inhaltliche, technische HA: 360 Einheiten und szenografische Programmabläufe (z.B. ein umfassendes Bühnenprogramm) vorliegen und koordiniert werden

müssen. In dieser EL ist eine Korrekturschleife mit dem Projektteam einzukalkulieren. Zwischenschritte im Verlauf der

Erstellung eines Plans gelten jedoch nicht als Korrekturschleife.

B.2.1.d Produktionsplan/Dispositionsplan

Erstellung eines Produktionsplans/einer Disposition, der/die den organisatorischen, technischen und logistischen Preis pro

Ablauf vor, während und nach einer Veranstaltung bzw. Messe in einer chronologischen Kaskade beschreibt (max. drei Veranstaltung/Messe

Korrekturschleifen). Die Disposition dient dem Projektmanagementteam zur Koordination der beteiligten Gewerke. SW: 110 Einheiten Pro Veranstaltung kann nur eine Disposition mit max. dem Faktor 1 abgerechnet werden. Bei der Kalkulation ist zu

Seite 25 von 75

[Seite 26]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

berücksichtigen, dass bei Veranstaltungen mit bis zu drei Veranstaltungstagen (plus Auf- und Abbauzeiten) und bei HA: 440 Einheiten

Messen mit bis zu 5 Veranstaltungstagen (plus Auf- und Abbauzeiten) zu rechnen ist.

B.2.1.e Claim

Entwicklung eines Claims (mind. drei Vorschläge, max. drei Korrekturschleifen). Preis pro Claim

In dieser Einheitsleistung sind für Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen kurze und prägnante Claims zu SW: 10 Einheiten

entwickeln. Basis bildet hierbei die definierte Zielgruppe und das Veranstaltungs- bzw. Messe-/Ausstellungskonzept. HA: 40 Einheiten

Es dürfen dem AG nur Claims vorgeschlagen werden, bei denen mit evtl. Urhebern bzw. Lizenzgebern die Nutzung

des Claims vorab geklärt ist. Sämtliche hierfür erforderlichen Prüfungen und Abstimmungen mit dem Urheber bzw.

Lizenzgeber sind in dieser EL einzukalkulieren.

Mögliche Gebühren an den Urheber bzw. Lizenzgeber sind kein Bestandteil der Einheitsleistung, sondern werden über

den Einkauf von Fremdleistungen (siehe C.6.2) abgerechnet.

B.2.1.f Messestand-/Ausstellungskonzept

Die Leistung umfasst die Erstellung eines Messestand- oder Ausstellungskonzepts. Das Konzept ist so zu entwickeln, Preis pro Konzept

dass die Produkte reparatur- und wartungsfreundlich sowie langlebig und wiederverwendbar sind. Es sind langlebige, SW: 30 Einheiten recycelbare, ökologische und gesundheitlich unbedenkliche Baumaterialien bei der Entwicklung vorrangig HA: 120 Einheiten

Seite 26 von 75

[Seite 27]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

mitzudenken. In der Regel handelt es sich um Individualbauten. Das Konzept umfasst folgenden Inhalt und beinhaltet

die Erstellung der erforderlichen Detailkonzepte:

 Messe- und Ausstellungsformat,

 Inhaltliche Schwerpunktsetzung,

 Marktsondierung, Ideensammlung und dezidierte Ausarbeitung von Exponatvorschlägen unter

Berücksichtigung der Vorgaben der AG (inkl. vsl. entstehender Kosten),

 Berücksichtigung von bereits bekannten Vorgaben (bspw. des Messeveranstalters) zum

Brandschutz, zur Sicherheit, zur Statik,

 Empfehlungen zum Design des Messestandes/der Ausstellung (inkl. Visualisierung mittels einer 3D-

Visualisierung von zwei Seiten (Front- und Seitenansicht) und vsl. entstehender Kosten),

 Ermittlung des Flächenbedarfs des jeweiligen Messe-/Ausstellungsstandes und der beteiligten

Aussteller mittels einer 2D-Skizze (inkl. vsl. entstehender Kosten)

 Empfehlung zur angemessenen Platzierung des Standes bzw. Prüfung des Platzierungsvorschlags,

 Identifikation und Abstimmung von Meilensteinen,

 Planung des Bedarfs an einer Ausstellungsversicherung (u. a. Versicherung der Exponate (inkl. vsl.

entstehender Kosten),

 Vorschläge zur Vorfeldkommunikation, Bewerbung und Nachbereitung bzw.

Dokumentation/Evaluation (inkl. vsl. entstehender Kosten),

 Recherche und Vorschläge potentieller Akteure, Redner, Moderation etc. (Aktive) (inkl. vsl.

entstehender Kosten) für ein mögliches Bühnenprogramm.

Seite 27 von 75

[Seite 28]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Bei der Erstellung des Messestands-/Ausstellungskonzept ist zu beachten, dass für alle benötigten Fremdleistungen

entsprechende Marktrecherchen durchzuführen sind, um die voraussichtlichen Kosten ermitteln zu können. Für die

Marktrecherche sollen mind. drei Dienstleister kontaktiert werden, um mittels einer groben Definition des zu

erwartenden Leistungsumfangs die zu erwartenden Kosten zu ermitteln. Die Beauftragung der Dienstleister muss

tatsächlich möglich sein, entsprechende Parameter (z.B. zu zeitlichen Verfügbarkeiten, Umsetzungsdaten etc.) ist Teil

der Marktrecherche.

Sollten im Zuge der beschriebenen Leistungen Fremdkosten entstehen (bspw. Versicherungskosten) sind diese als

Fremdleistungen nicht Bestandteil dieser Einheitsleistung. Allerdings sind im Rahmen dieser Einheitsleistung die

notwendigen Leistungsbeschreibungen/Lastenhefte für den Einkauf von Fremdleistungen auszufertigen.

B.2.1.g Locationkonzept

Erstellung eines Locationkonzepts, welches die Bedarfe des Veranstaltungskonzepts (siehe B.2.1.b) berücksichtigt. Preis pro Veranstaltung

Darüber hinaus soll die Location die Anforderungen des „Leitfadens für die nachhaltige Organisation von SW: 40 Einheiten Veranstaltungen“ (vgl C.14 ) erfüllen. HA: 160 Einheiten

Im Konzept muss insbesondere berücksichtigt werden:

 die Anzahl und Größe der notwendigen Räume,

 die Festlegung des Nutzungszwecks der einzelnen Räume,

 die Barrierefreiheit und

 die Passfähigkeit bezüglich Teilnehmendenkreis, Botschaft, geografische Lage, Stil, Optik und

Budget,

Seite 28 von 75

[Seite 29]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

 bestmögliche Abbildung der Anforderungen des „Leitfadens für die nachhaltige Organisation von

Veranstaltungen“,

 Marktrecherche von passenden Locations entsprechend der im Konzept entwickelten Bedarfe und

Anforderungen (inkl. vsl. entstehender Kosten). Für die Marktrecherche sollen mind. drei Locations

kontaktiert werden. Die Beauftragung der Dienstleister muss tatsächlich möglich sein,

entsprechende Parameter (z.B. zu zeitlichen Verfügbarkeiten, Umsetzungsdaten etc.) ist Teil der

Marktrecherche.

Die Umsetzung des Locationkonzepts (insb. die Miete) ist kein Bestandteil der Einheitsleistung, sondern wird über den

Einkauf von Fremdleistungen (siehe C.6.2) abgerechnet. Allerdings sind im Rahmen dieser Einheitsleistung die

notwendigen Leistungsbeschreibungen/Lastenhefte für den Einkauf von Fremdleistungen auszufertigen.

B.2.1.h Raum- und Möblierungskonzept

Die Einheitsleistung dient der baulichen Planung der Veranstaltung, des Messestandes bzw. der Ausstellung. Es ist ein Preis pro Konzept

Raum- und Möblierungskonzept (inkl. vsl. entstehender Kosten) zu erstellen, welches die Bedarfe des SW: 61 Einheiten Veranstaltungskonzepts/Messekonzepts/Ausstellungskonzepts berücksichtigt. Dabei hat der AN im Zuge der HA: 244 Einheiten Konzepterstellung die Bedarfe aller Beteiligten (z. B. AG, beauftragte Dienstleister des AG und des AN, beteiligte

Exponatgeber/Aussteller) durch geeignete Abfragen zu ermitteln und in einer zentralen Übersicht

zusammenzustellen. Im Raum- und Möblierungskonzept sind alle genutzten Räume (inkl. Service- und Back-Office-

Bereiche) einzuplanen. Bei Bedarf ist auch der Messe- oder Ausstellungsbau (inkl. Statik) sowie die benötigten

Serviceleistungen (Strom, Wasser, Abfallentsorgung, Security (Standbewachung), Internet (LAN/WLAN), Reinigung, alle

anfallenden Standabnahmekosten wie z. B. statische Überprüfungen, sonstige Gebühren des Veranstalters im

Seite 29 von 75

[Seite 30]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Zusammenhang mit Auf- und Abbau etc.) in der Planung vorzusehen. Anhand der ermittelten Bedarfe sind die

benötigten Fremdleistungen zu identifizieren und im Anschluss eine Marktrecherche zur Ermittlung der

Verfügbarkeit und der vsl. Kosten durchzuführen. Bei der Marktrecherche sollen mind. drei Dienstleister kontaktiert

werden.

Die Umsetzung des Raum- und Möblierungskonzepts ist kein Bestandteil der Einheitsleistung, sondern wird über den

Einkauf von Fremdleistungen (siehe C.6.2) abgerechnet. Allerdings sind im Rahmen dieser Einheitsleistung die

notwendigen Leistungsbeschreibungen/Lastenhefte für den Einkauf von Fremdleistungen auszufertigen.

B.2.1.i Aufplanung

Erstellung einer grundrissartigen, zweidimensionalen Visualisierung eines Raumes/einer umgrenzten Fläche, aus der Preis pro Aufplanung

der Bedarf und die genaue Positionierung des Equipments, die dem einzelfallbedingten Bedarf entsprechen (z. B. SW: 230 Einheiten Exponate, Technik, Anschlüsse) sowie Spezifika der Fläche/des Raumes hervorgehen (z. B. Raummaße; Sichtachsen, HA: 920 Einheiten Fluchtwege) (inkl. max. drei Korrekturschleifen).

B.2.1.j Technikkonzept

Die Einheitsleistung dient der technischen Planung der Veranstaltung, des Messestandes bzw. der Ausstellung. Es ist Preis pro Konzept

ein Technikkonzept (inkl. vsl. entstehender Kosten) zu erstellen, welches die Bedarfe des SW: 60 Einheiten Veranstaltungskonzepts/Messekonzepts/Ausstellungskonzepts, insbesondere hinsichtlich des Formats, des HA: 240 Einheiten Programms und dem Teilnehmendenkreis berücksichtigt. Dabei hat der AN im Zuge der Konzepterstellung die

Bedarfe aller Beteiligten (z. B. AG, beauftragte Dienstleister des AG und des AN, beteiligte Exponatgeber/Aussteller)

Seite 30 von 75

[Seite 31]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

durch geeignete Abfragen zu ermitteln und in einer zentralen Übersicht zusammenzustellen. Das Technikkonzept

beinhaltet die Bereiche Licht-, Ton-, Video-, Live-Stream-, Software- (wie Veranstaltungstools) und Medientechnik.

In der Einheitsleistung ist die Prüfung enthalten, ob im Technikkonzept bestimmte Maßnahmen (bspw.

Veranstaltungstool) die vom AG gestellten Anforderungen (u. a. DSGVO-konformität, BSI-Standards) hinsichtlich des

Datenschutzes/der IT-Sicherheit erfüllen. Verletzt ein Tool die Vorgaben zum Datenschutz/der IT-Sicherheit, kann

das Tool nicht vorgeschlagen werden. Sollte das Tool durch Ergreifen bestimmter Maßnahmen aus

datenschutzrechtlicher Sicht einsetzbar sein, müssen diese Maßnahmen mit dem AG bei Vorlage des Tools

abgestimmt werden.

Die Umsetzung des Technikkonzepts ist kein Bestandteil der Einheitsleistung, sondern wird über den Einkauf von

Fremdleistungen (siehe C.6.2) abgerechnet. Allerdings sind im Rahmen dieser Einheitsleistung die notwendigen

Leistungsbeschreibungen/Lastenhefte für den Einkauf von Fremdleistungen auszufertigen

B.2.1.k Bewirtungskonzept

Erstellung eines Bewirtungskonzepts inkl. vsl. entstehender Kosten und Vorschlag von Menüs, welche die Bedarfe des Preis pro Konzept

Veranstaltungskonzepts bzw. des Messestand-/Ausstellungskonzepts umsetzen. Das Bewirtungskonzept und die SW: 68 Einheiten vorgeschlagenen Menüs berücksichtigen insbesondere HA: 272 Einheiten

 die Vorgaben der Location (z. B. Raumnutzung, Brandschutzvorgaben für Warmhalteplatten, etc.)

 die Passfähigkeit für den zu erwartenden Teilnehmendenkreis,

Seite 31 von 75

[Seite 32]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

 die Maßnahmen des „Leitfadens für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen“ (vgl. C.14 und Anlage,

Ziff. 4) hinsichtlich Produktauswahl, Unverträglichkeiten und Allergien, Vermeidung von Lebensmittel- und

sonstigen Abfällen, Abfalltrennung.

Seitens des AN ist in dieser EL einzukalkulieren, dass die finale Speisenauswahl vor der Veranstaltung mit dem AG

abzustimmen ist.

Die Umsetzung des Bewirtungskonzepts ist kein Bestandteil der Einheitsleistung, sondern wird über den Einkauf von

Fremdleistungen (siehe C.6.2) abgerechnet. Allerdings sind im Rahmen dieser Einheitsleistung die notwendigen

Leistungsbeschreibungen/Lastenhefte für den Einkauf von Fremdleistungen auszufertigen

B.2.1.l Sicherheits- und Hygienekonzept

Hierunter fällt die Erstellung von Konzepten zu Rahmenbedingungen (wie bspw. Sicherheitsaspekten oder Preis pro Konzept

Hygienerichtlinien) der Veranstaltung in Abstimmung mit der Location sowie dem AG (inkl. vsl. entstehender Kosten). SW: 37 Einheiten

Die Umsetzung des Sicherheits- und Hygienekonzepts ist kein Bestandteil der Einheitsleistung, sondern wird über HA: 148 Einheiten

den Einkauf von Fremdleistungen (siehe C.6.2) abgerechnet. Allerdings sind im Rahmen dieser Einheitsleistung die

notwendigen Leistungsbeschreibungen/Lastenhefte für den Einkauf von Fremdleistungen auszufertigen.

B.2.1.m Management von Veranstaltungsräumlichkeiten (analog oder digital)

Hierzu gehören: Preis pro Veranstaltung

Seite 32 von 75

[Seite 33]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Planung, Organisation und Abstimmungen mit dem AG und den beauftragten Dienstleistern zu den SW: 70 Einheiten

Veranstaltungsräumlichkeiten inkl. notwendiger/notwendigem technischer Ausstattung HA: 280 Einheiten

(Beleuchtung-, Ton-, Video-, Medientechnik), Mobiliar, Dekoration und Personal gemäß jeweiliger

Veranstaltungskonzeption, des Caterings sowie aller sonstigen notwendigen Service-Dienste

(Sicherheitspersonal, Reinigung, Sanitäter, Garderobe etc.),

Planung, Organisation und Abstimmung mit dem AG und den beauftragten Dienstleistern zur Umsetzung

von Messeauftritten inkl. notwendiger/notwendigen Bestellung in den jeweiligen

Messeshops/Koordinierung der einzelnen Gewerke (u. a. Messebauer, Aussteller zur

Anlieferung/Aufbau,) und der technischen Ausstattung (Beleuchtung-, Ton, Video, Medientechnik,

Mobiliar, Dekoration und Personal gemäß des jeweiligen Messestand-/Ausstellungskonzeption, des

Caterings sowie aller sonstigen notwendigen Service-Dienste (Sicherheitspersonal, Reinigung,

Sanitäter, Garderobe, etc.),

Sollte es sich um eine digitale Veranstaltung handeln, fällt hierunter die Planung, Organisation und

Abstimmung mit dem AG und den Dienstleistern zum technischen Aufbau der Digitalveranstaltung

(Stream, App, Untertitelung, Dolmetschung etc.),

Ggf. im Rahmen dieser Aufgaben notwendige Wahrnehmung von bis zu zwei Besichtigungsterminen (ohne

oder gemeinsam mit dem AG).17

Die Umsetzung der Bestellungen in Messeshops ist kein Bestandteil der Einheitsleistung, sondern wird über den

Einkauf von Fremdleistungen (siehe C.6.2) abgerechnet

17 Sollte es sich um eine hybride Veranstaltung handeln, wird die Einheitsleistung nach jeweiligem Aufwand, mindestens jedoch zweimal abgerufen.

Seite 33 von 75

[Seite 34]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

B.2.1.n Hotelmanagement

Im Regelfall beinhaltet dies folgende Teilleistungen: Preis pro Veranstaltung

Recherche und Empfehlung von mind. drei potentiellen Hotels in Umgebung des Veranstaltungsorts SW: 16 Einheiten (Vergleich von Angeboten/ Konditionen), die Beauftragung der Hotels muss tatsächlich möglich sein, HA: 64 Einheiten die Prüfung entsprechender Parameter (z. B. zu zeitlichen Verfügbarkeiten, Umsetzungsdaten etc.) ist

Teil der Marktrecherche.

Vereinbarung und Sicherung von Hotel-Abrufkontingenten (Überwachung Stornofristen vs.

Anmeldestatus, Abgleich mit den Hotels während Buchungszeitraum),

Koordination und Abstimmung organisatorischer und technischer Fragen in Zusammenhang mit dem

Hotelmanagement.

B.2.1.o Teilnehmenden- und Einladungsmanagement

Im Regelfall beinhaltet dies folgende Teilleistungen: Preis pro 50 Teilnehmenden

Bereitstellung eines Veranstaltungsbüros zur laufenden Betreuung (per Mail und telefonisch, i. d. R. von SW: 220 Einheiten 08:30-17:30 Uhr werktags) der Veranstaltung bspw. zur Klärung von Fragen der Teilnehmenden im HA: 880 Einheiten Vorfeld, während und nach der Veranstaltung,

Erfassung der Anmeldungen im datenschutzkonform gestalteten Online-Anmeldeportal (RV sind vorrangig

zu nutzen) oder auf anderem Wege,

Versand von Eingangs- und Bestätigungs-E-Mail bei erfolgter Anmeldung an Teilnehmende,

Erstellung einer Teilnehmerliste (inkl. Warteliste) für den AG,

Seite 34 von 75

[Seite 35]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Versand von Informationen zur Teilnahme (bspw. Hinweise zur Hygienerichtlinie) an Teilnehmende,

Entwurf und Versendung eines elektronischen Dankesschreibens an die Teilnehmenden,

Sicherstellung der DSGVO-konforme Datenverarbeitung z. B. durch Einholung von ggf. erforderlichen

Einwilligungserklärungen und/oder die Bereitstellung von Informationen zum Datenschutz in

Zusammenhang mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten und Übersendung der

Nachweise/Dokumente an den AG.

B.2.1.p Konzeption einer Anmeldeseite

Die Leistung umfasst die Darstellung der Struktur der Anmeldeseite (Thema, Aufbau, Inhalt, benötigte Elemente), das Preis pro Anmeldeseite

Festlegen der benötigten Datenfelder in Abstimmung mit dem AG sowie die Hinterlegung einer Mail-Adresse zur SW: 40 Einheiten Erfassung der Anmeldungen. Die Anmeldeseite wird einer bestehenden Seite des AG angehängt und übernimmt auch HA: 160 Einheiten dessen grundsätzliches Design. Es sind bis zu drei Korrekturschleifen einzuplanen.

Die Umsetzung des Konzepts ist kein Bestandteil dieser Einheitsleistung, sondern wird von einem Dienstleister des

AG durchgeführt. Ein vom AN erstellter Seitenplan ist dem Dienstleister des AG in finaler Form zu übermitteln. Der

AN stimmt sich bei Bedarf vorab mit dem Dienstleister hinsichtlich der technischen Umsetzbarkeit des Konzepts ab.

Seite 35 von 75

[Seite 36]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

B.2.1.q Aktiven-Management

Aktive haben im Gegensatz zu Teilnehmenden und Dienstleistern eine geplante, aktive Rolle im Programm der Preis pro Person

Veranstaltung und benötigen hierfür eine entsprechende Vorbereitung (Speaker; Moderation; Podiumsteilnehmer SW: 350 Einheiten etc.). Über diese Einheitsleistung soll die Betreuung der Aktiven erfolgen. HA: 1.400 Einheiten

Im Regelfall beinhaltet dies insbesondere folgende Teilleistungen:

 Erstellung (inkl. Redaktion) und Versand von Erinnerungs- und Informations-E-Mails an Aktive

(z. B. Sicherheits- und Hygienemaßnahmen),

 Sicherstellung der DSGVO-konformen Datenverarbeitung z. B. durch Einholung von ggf.

erforderlichen Einwilligungserklärungen und/oder die Bereitstellung von Informationen zum

Datenschutz in Zusammenhang mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten und

Übersendung der Nachweise/Dokumente an den AG,

 Erstellung eines Aktivenbriefings (PDF-Dokument) mit allen notwendigen Informationen zur

Teilnahme des Aktiven an der Veranstaltung (Zeiten, Räume, Programm,

Hintergrundinformationen, weitere Aktive, Anforderungen an die Teilnahme der Aktiven),

 Beantwortung von organisatorischen u. a. veranstaltungsbezogenen Fragen des Aktiven im Vorfeld

und während der Veranstaltung inkl. Infrastruktur zur Annahme und Beantwortung von

telefonisch und per E-Mail/online gestellten Fragen,

 Bei Bedarf Koordinierung eines Briefinggesprächs zwischen dem Projektteam der AG und dem

Aktiven und Vorbereitung und Teilnahme an diesem Termin,

 Betreuung und Steuerung der Anmeldung des Aktiven zur Veranstaltung, entweder vor Ort oder

online,

Seite 36 von 75

[Seite 37]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

 Reise- und Übernachtungsorganisation sowie Reise- und Übernachtungskostenabwicklung für

Aktive,

 Entwurf und Versendung eines elektronischen Dankschreibens an die Aktiven.

Die Reise- und Übernachtungskosten sind als Fremdleistungen kein Bestandteil dieser Einheitsleistung, sondern

werden grundsätzlich nach C.6.2 abgerechnet. Abweichungen sind nur nach Zustimmung des AG in Textform und

gegen Beleg zulässig.

B.2.1.r Erstellung/Aufbereitung eines neuen/bestehenden Verteilers

Recherche, Zusammenfassung, Pflege, Aktualisierung und Aufbereitung von Verteilern (i. d. R. handelt es sich um Preis pro Datensatz

einen digitalen Verteiler). Ggf. bereits bestehende Verteiler werden vom AG zur Verfügung gestellt. Bei Bedarf sind SW: 14.940 Einheiten auch neue Kontakte zu recherchieren und in einem Verteiler zusammenzustellen. Dabei ist davon auszugehen, dass HA: 59.760 Einheiten ein Datensatz aus allen notwendigen Daten besteht, die für eine Anrede und Kontaktaufnahme benötigt werden (z. B.

Anrede, akademische(r) Titel, Institution, Anschrift etc.).

B.2.1.s Elektronischer Versand Einladung

Elektronischer Versand eines Save-the-Date oder einer Einladung oder Anschreibens (vgl. Verteiler). Preis pro Versand an alle

Empfänger des Verteilers

SW: 388 Einheiten

HA: 1.552 Einheiten

Seite 37 von 75

[Seite 38]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

B.2.1.t Versand von Materialien als Paket

Konfektionieren, Verpacken und Versenden von Materialien im Kontext der Veranstaltung/Messe/Ausstellung (z. B. Preis pro kg

Publikationen, Broschürenständer oder Give-Aways) innerhalb Deutschlands. Der Versand umfasst in der Regel SW: 38.930 Einheiten Pakete mit Maßen von bis zu 120 × 60 × 60 cm. Für die Kalkulation ist von einem durchschnittlichen Gewicht von 15 HA: 155.720 Einheiten kg je Paket auszugehen. Das für den Versand erforderliche Porto ist in die Einheitsleistung einzukalkulieren. Die

Mengenangabe ist gegenüber der AG spätestens bei der Abrechnung zu belegen.

B.2.1.u Lagerung von Veranstaltungsmodulen, Ausstellungsexponaten

Hierzu zählen folgende Teilleistungen: Preis pro Palette pro Monat

Fachgerechte Lagerung der einzelnen Module (durchschnittliche Palettenhöhe inkl. Euro-Paletten von SW: 600 Einheiten 200 cm, wobei sich die Länge und Breite an den Maßen 120 cm (Länge) X 80 cm (Breite) orientieren HA: 2.400 Einheiten soll),

Transporthandling (bei Abruf der Module/Exponate: Annahme der Bestellung, Entgegennahme der

Lieferung, Sichtung der zurückgeführten Module/Exponate). Das Transporthandling wird bis zu drei

Mal im Jahr abgerufen. Abholung und Annahme sind hierbei als eine Leistung pro Abruf zu verstehen,

Lagerlogistik (Führen von Bestandslisten, Handling der Lagerung vor Ort).

Der bereits vorhandene Lagerbestand an wiederverwendbaren Veranstaltungsmaterialien muss im Zuge der

Nachhaltigkeit genutzt, regelmäßig überprüft und ggf. ersetzt/erneuert werden. Die Lagerung erfolgt möglichst

platzsparend. Wird der Lagerplatz einer Palette nicht voll ausgeschöpft, sollen, so weit möglich, auch Produkte aus

Seite 38 von 75

[Seite 39]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

anderen Einzelaufträgen dieser Rahmenvereinbarung auf diesem Platz eingelagert werden. Lagerplätze können dann

nicht doppelt abgerechnet werden.

B.2.1.v Gestaltung und Produktion von Namensschildern

Teil der Einheitsleistung ist neben der Gestaltung und Produktion auch die Anlieferung zum Veranstaltungsort von Preis pro Badge

Namensschildern/Badges inkl. Lanyard oder Clip (je nach Wunsch des AG). SW: 14.220 Einheiten

HA: 56.880 Einheiten

Gestaltungs- und Textleistungen

Im Zuge von Veranstaltungen, Messebeteiligungen und Ausstellungen werden Gestaltungs- und Textleistungen benötigt. Die hier dargestellten

Gestaltungs- und Textleistungen beziehen sich nur auf solche Leistungen, die im direktem Zusammenhang der Veranstaltung, Messebeteiligung oder

Ausstellung stehen und dem einheitlichem Design der Veranstaltung, Messe oder Ausstellung dienen bzw. für die Vermittlung zentraler organisatorischer

Informationen (z. B. Informationen zum Veranstaltungsort, Vorstellung von Ausstellungsprojekten oder Speakern, etc.) oder der Bewerbung der

Veranstaltung (Fassadenbanner, Plakate, Postkarten, etc.) dienen. Die Gestaltung von Publikationen, die hauptsächlich Informationen (wie z. B. zu

aktuellen Förderprogrammen, Ergebnispräsentationen, etc.) dienen, sind über die Rahmenvereinbarung „Planung und Umsetzung von

Kommunikationsmaßnahmen für das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt“ umzusetzen.

Seite 39 von 75

[Seite 40]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

B.2.2.a Designlinie/Key-Visual

Konzeption und Erstellung einer Designlinie oder eines Key-Visuals (mind. drei Vorschläge, max. drei Preis pro Designlinie/Key

Korrekturschleifen). Enthalten sind die Farbpalette, grafische Elemente und Schriften. Die Konzeption ist auf das Visual

Projekt abgestimmt, aus ihr soll sich später die grafische Gestaltung der Produkte ableiten. SW: 40 Einheiten

HA: 160 Einheiten

B.2.2.b Bildrecherche

Recherche eines Bildes in Bilddatenbanken und Erstellung einer Bildunterschrift sowie eines Alternativ-Textes Preis pro Bildrecherche

(max. drei Korrekturschleifen, inkl. Übermittlung des verwendeten Bildes in die Bilddatenbank des AG). SW: 33 Einheiten

Bei der Bildauswahl sind die Vorgaben zum Corporate Design (C.2) und zur Bildrecherche (C.12) zu beachten. HA: 132 Einheiten

Bildunterschriften sind ansprechend zu schreiben.

B.2.2.c Bild- und Grafikanpassung

Reine Adaption bestehender Designs, Formatanpassung, Textaustausch in bestehenden Layouts (max. eine Preis pro Bild- und

Korrekturschleife) Grafikanpassung

SW: 160 Einheiten

HA: 640 Einheiten

Seite 40 von 75

[Seite 41]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

B.2.2.d Bild- und Grafikbearbeitung

Erstellung von Bild-Textkombinationen in einem standardisierten Format oder mittels der Verwendung von Preis pro Bild-

Vorlagen (inkl. Icons); finale Texte und gewünschte Bildmotive werden seitens BMFTR zur Verfügung gestellt (inkl. /Grafikbearbeitung

Reinzeichnung, Übermittlung des Layouts inkl. Vorschaubild/Bildnummer zum Einkauf des eingesetzten Bilds durch SW: 1.070 Einheiten den AG, Anpassung für weitere Größenformate; max. drei Korrekturschleifen). HA: 4.280 Einheiten

B.2.2.e Bild- und Grafikgestaltung

Kreativleistung auf individueller Briefingbasis, Erstellung von Bild-Textkombinationen mit mittlerem Preis pro Bild-

Abstimmungsaufwand und mehreren Elementen in bis zu 4 Größenformaten, inkl. Recherche und ggf. Bearbeitung /Grafikgestaltung

von Bildern (max. 4), Gestaltung individueller Textboxen (inkl. Reinzeichnung, Übermittlung des Layouts inkl. SW: 820 Einheiten Vorschaubild/Bildnummer zum Einkauf des eingesetzten Bilds durch den AG, Anpassung für weitere Formate; max. HA: 3.280 Einheiten drei Korrekturschleifen).

B.2.2.f Kreative Bild- und Grafikentwicklung

Motivkreationen wie detaillierte Illustrationen mit Hintergründen, Karten, Banner, komplexe Infografiken, Preis pro Bild-

Animationen; Konzeption einer Motividee, Recherche von Bildern inkl. Bearbeitung (max. 6 Bilder) oder die /Grafikentwicklung

Entwicklung eigener Zierelemente (inkl. Reinzeichnung, Übermittlung des Layouts inkl. Vorschaubild/Bildnummer SW: 350 Einheiten zum Einkauf des eingesetzten Bilds durch den AG, Anpassung für weitere Formate; max. drei Korrekturschleifen). HA: 1.400 Einheiten

Seite 41 von 75

[Seite 42]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

B.2.2.g Formatvorlage

Erstellung einer Formatvorlage (MS Office, PDF-Vorlage und Newsletter-Vorlage oder vergleichbar), max. drei Preis pro Vorlage

Korrekturschleifen (digitales, grafisch reingezeichnetes Template inkl. gestalterischer Umsetzung) SW: 70 Einheiten

HA: 280 Einheiten

B.2.2.h Druck-/Webdatei

Produktion und Übermittlung einer Druck-/Webdatei im branchenüblichen Dateiformat an die Druckerei zum Preis pro Druck-/Webdatei

Druck oder den technischen Dienstleister zur Einbindung auf einer Website, einem Tool, einer App. SW: 2.221 Einheiten

Die finalen offenen Druckdateien sind auf einem Austauschserver abzulegen, der vom AG zur Verfügung gestellt wird. HA: 8.884 Einheiten

Die Vorgaben zu Logos, Grafiken und Bilder (siehe C.13.1) sind zu beachten..

B.2.2.i Barrierefreie Dokumente

Produktion barrierefreier PDFs Text und ggf. Bilder/Grafiken/Schaubilder/Tabellen. Preis pro Seite

Diese Einheitsleistung gilt nur für Dokumente, die vom AN erstellt wurden. Die Erstellung barrierefreier Dokumente SW: 270 Einheiten

richtet sich nach C.2 HA: 1.080 Einheiten

Seite 42 von 75

[Seite 43]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

B.2.2.j Erstellen von journalistischen Texten

Erstellen von journalistischen Texten für unterschiedliche Zielgruppen (eigener Text sowie vorherige Recherche); Preis je angefangene 100

max. drei Korrekturschleifen. Die Texte müssen für das jeweilige Medium (z. B. Internetseiten, Ausstellerstelen, Zeichen (inkl. Leerzeichen)

Karten, etc.) aufbereitet werden und grammatikalisch und orthografisch korrekt sein. Ein gesondertes Lektorat ist SW: 9.440 Einheiten kein Bestandteil dieser Einheitsleistung. HA: 37.760 Einheiten

B.2.2.k Redaktionelle Aufarbeitung von zugelieferten Texten

Redaktionelle Aufarbeitung von zugelieferten Texten für unterschiedliche Zielgruppen (mit geringfügiger Preis je angefangene 100

Überarbeitung, kein Lektorat oder Recherchearbeiten); max. drei Korrekturschleifen. Die Texte müssen für das Zeichen (inkl. Leerzeichen)

jeweilige Medium (z. B. Internetseiten, Ausstellerstelen, Karten, etc.) aufbereitet werden und grammatikalisch und SW: 2.480 Einheiten orthografisch korrekt sein. Ein gesondertes Lektorat ist kein Bestandteil dieser Einheitsleistung. HA: 9.920 Einheiten

B.2.2.l Übersetzung von Texten

Die Übersetzung erfolgt ins Englische. Die Texte müssen grammatikalisch und orthografisch korrekt sein und Preis je angefangene 100

inhaltlich und stilistisch sorgfältig ins Englische übersetzt werden. Die Korrektur von grammatikalischen und Zeichen (inkl. Leerzeichen)

orthografischen Fehlern ist nicht als Korrekturschleife zu verstehen. Ein Lektorat ist kein Bestandteil dieser SW: 8.098 Einheiten Einheitsleistung. HA: 32.392 Einheiten

Die Übersetzung wissenschaftlicher Fachtexte ist nicht von dieser Einheitsleistung erfasst. Diese kann über den

Einkauf von Fremdleistungen abgedeckt werden.

Seite 43 von 75

[Seite 44]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

B.2.2.m Lektorat

Lektorat redaktioneller Texte (orthographische, grammatikalische, stilistische und gestalterische Schlusskorrektur) Preis je angefangene 100

inkl. Prüfung auf Konsistenz innerhalb verschiedener Texte und Dokumente Zeichen (inkl. Leerzeichen)

SW: 20.018 Einheiten

HA: 80.072 Einheiten

Bewegtbild

Konzeption und dort, wo erwähnt, auch die Produktion von Filmen, die im Zusammenhang mit Veranstaltungen, Messen oder Ausstellungen stehen. Bei

der Konzeption ist, je nach Einheitsleistung, eine Filmskizze oder ein Drehbuch zu erstellen. Es kann erforderlich sein, dass sich der AN mit anderen

Vertragspartnern des AG für die Erstellung von Filmen hinsichtlich technischer Umsetzbarkeit während der Konzeption abstimmen muss.

Das Aufgabenspektrum umfasst bei der Erstellung von Filmskizzen, wie die selbständige Einarbeitung in das Themengebiet unter Nutzung der vom AG

zur Verfügung gestellten Informationen, die Entwicklung einer Grundidee/eines Konzeptes, des Designs sowie der Dramaturgie, die Umsetzung der Idee

in Form eines Storyboards (inkl. Visualisierung, max. drei Korrekturschleifen), ein Vorschlag zur Barrierefreiheit, ggf. Erarbeitung von Vorschlägen für

Akteurinnen und Akteure, Statements, Sprecherinnen und Sprecher, Musik etc. (je mind. unterschiedliche Vorschläge), die sich im Kostenrahmen des

Briefings bewegen.

Drehbücher werden auf Grundlage freigegebener Filmskizzen erstellt. Das Aufgabenspektrum umfasst die Entwicklung und Ausformulierung der Inhalte

sowie die laufende Abstimmung mit allen Beteiligten (insbesondere AG und vom AG beauftragten Dritten sowie Dienstleistern für die Erstellung der Filme)

bis zur Fertigstellung.

Seite 44 von 75

[Seite 45]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Neben der Filmerstellung zählen auch weitere Leistungen zur Produktion dazu: Einkauf der erforderlichen Musik- und Sprecherlizenzen, ggf. kleinere

grafische Bearbeitungen (bspw. Bauchbinden, Start- und Endcard oder Infoboxen), Schnitt und Nachbearbeitungen. Sollten im Zuge der Produktion eines

Filmes Bildrecherchen notwendig sein, sind die Vorgaben zum Corporate Design (vgl. C.2) und zur Bildrecherche (vgl. C.12) zu beachten. Alle Filme, die

über diese RV produziert werden, müssen untertitelt werden (vgl. C.13.2.).

B.2.3.a Veranstaltungstrailer

Konzeption einer Filmskizze und Produktion eines Veranstaltungstrailers in Text-Animation (ggf. mit Einbettung von Preis pro angefangene 30

Grafiken), der auf verschiedenen Kanälen (z. B. BMFTR -Website, Social Media, etc.) für die Veranstaltung wirbt, Sekunden

gleichzeitig aber auch - leicht abgewandelt - als Intro/Einspieler für die Veranstaltung als Wiedererkennungsmerkmal SW: 50 Einheiten dienen kann. Der Trailer transportiert Thema, Anspruch und Botschaft der Veranstaltung. Die Gestaltung der HA: 200 Einheiten Grafiken, Erstellung der Texte sowie die Bildrecherche fallen nicht hierunter, sondern werden über andere

Einheitsleistungen (siehe B.2.2.b, B.2.2.c, B.2.2.d, B.2.2.e, B.2.2.f und B.2.2.j) abgerechnet.

B.2.3.b Interview

Konzeption eines Interviews als Drehbuch. Das Drehbuch umfasst die Darstellung des Settings und die Formulierung Preis pro Konzept

der Fragen und ggf. Antworten. Die Länge sollte ca. 3 Minuten betragen. SW: 10 Einheiten

Die Umsetzung des Konzepts ist kein Bestandteil dieser Einheitsleistung, sondern wird über den Einkauf von HA: 40 Einheiten

Fremdleistungen (siehe C.6.2) abgedeckt. Allerdings sind im Rahmen dieser Einheitsleistung die notwendigen

Leistungsbeschreibungen/Lastenhefte für den Einkauf von Fremdleistungen auszufertigen.

Seite 45 von 75

[Seite 46]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Stundensätze

Stundensätze (StdS) können eingesetzt werden, um weitere Bedarfe abzubilden, die nicht über die Einheitsleistungen oder Pauschalleistung abgedeckt

sind. Insbesondere Einheitsleistungen sind vorrangig zu nutzen. Geht der tatsächliche Bedarf über den in der Leistungsbeschreibung definierten Aufwand

hinaus, sind vorrangig Faktoren zu nutzen, um den Mehraufwand abzubilden. Stundensätze hingegen sollen vollkommen neue Bedarfe abbilden, die noch

nicht in den Einheitsleistungen erfasst sind. Diese Aufwände werden nur bedarfsgerecht angeboten und abgerechnet.

Wie bereits unter B.2 dargestellt müssen alle Einheitsleistungen eigenständig abgerufen werden können. Dies bedeutet, dass das für die Leistung

erforderliche Projektmanagement (dazu gehören in der Regel die Koordination erforderlicher Abstimmungen, Freigaben und Fristenmanagement) in der

jeweiligen Einheitsleistung enthalten ist. Sollen bspw. für ein Projekt nur einzelne Einheitsleistungen abgerufen werden, müssen alle notwendigen

Abstimmungen mit dem AG und weiteren Projektbeteiligten in der entsprechenden Einheitsleistung enthalten sein. In größeren Projekten kann es darüber

hinaus erforderlich sein, eine grundsätzliche Infrastruktur herzustellen, um einem größeren Koordinierungsaufwand gerecht zu werden. Dafür soll der

Stundensatz B.3.1.a eingesetzt werden.

Die Stundensätze sind innerhalb eines Zeitraums von Montag bis Freitag zwischen 06:00 und 22:00 Uhr zu erbringen. Für Arbeiten außerhalb dieser Zeiten,

bspw. am Wochenende und an Feiertagen kann der Faktor 1,25 pro Stundensatz angewendet werden; dies ist vom AN nachvollziehbar zu begründen und

vom AG im Angebot oder in Textform freizugeben. Objektiv erforderliche Gründe liegen insbesondere bei Abend- oder Wochenveranstaltungen vor.

Darüber hinaus ist der Faktor pro Stunde immer 1. Auch Stundensätze unterliegen dem regulären Abrufverfahren und müssen beauftragt werden, bevor

sie abgerechnet werden können.

Für die Abrechnung erstellt der AN einen Stundenlohnzettel, der genauen Aufschluss über die geleistete Arbeit gibt. Dazu sind pro Mitarbeiterin bzw.

Mitarbeiter der genaue Zeitpunkt und Zeitraum der verrichteten Arbeiten, die Anzahl der geleisteten Stunden, die Art des Stundensatzes, der Name der

Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters und eine genaue und detaillierte Bezeichnung der Leistung aufzuschlüsseln. Der Stundenlohnzettel ist pro Angebot für

alle zur Abrechnung gebrachten Stundensätze als Anlage der Rechnung beizufügen. Fallen Stundensätze in Ergänzung zu Einheitsleistungen an, ist auf

dem Stundenlohnzettel eine deutliche Abgrenzung der Arbeiten auszuführen, die auf Grundlage von Stundensätzen abgerechnet werden sollen, zu den

Seite 46 von 75

[Seite 47]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Arbeiten, die über Einheitsleistungen abgerechnet werden. Abgerechnet werden kann jede angefangene Viertelstunde (15 Minuten), was dem Faktor 0,25

entspricht.

B.3.1.a Projektmanagement Veranstaltungen, Messen, Ausstellungen (inkl. Konzeption)

 Ausarbeitung von Maßnahmen oder Inhalten für Messen, Veranstaltungen und Ausstellungen Preis pro Stunde

 Koordination und Steuerung der verschiedenen Maßnahmen, inkl. Einrichtung einer grundlegenden SW: 11.054. Einheiten Projektstruktur für größere und mehrmonatige Projekten18. Dies umfasst die Erstellung eines HA: 44.216 Einheiten Projekttimings19, Einrichtung von Kommunikationsstrukturen (Klärung der Ansprechpersonen im

Projektteam, Klärung der Freigabeprozesse unterschiedlicher Leistungen [z. B. Texte, Grafiken]).

 die Kontrolle der Einhaltung dynamischer Projektstatuslisten (Terminsicherung)

 Kommunikation mit Dienstleistern, soweit diese nicht bereits über die betroffenen

Einheitsleistungen abgegolten sind (z. B. Druck-/Webdatei, oder Management von

Veranstaltungsräumlichkeiten (analog oder digital))

 Abstimmungen mit externen Exponatgebern zu Fragen, die nicht bereits über eine

Einheitsleistung abgegolten ist (z. B. Raum- und Möblierungskonzept, Technikkonzept oder

Produktionsplan/Dispositionsplan)

 Einholung der nötigen Freigaben bei Dritten, die keine Projektbeteiligten sind

18 Eine Projektstruktur kann nur eingerichtet werden, wenn ein Projekt über mehrere Monate vorbereitet und abgewickelt werden muss und mehrere verschiedene Gewerke (z.B. Messebauer, Caterer, Druckdienstleister, usw.) koordiniert werden müssen. Es wird darauf hingewiesen, dass bei kleineren Projekten (z.B. einfache Grafikerstellungen, keine Koordinierung mehrerer Gewerke, etc.) keine Projektstruktur einzurichten und demzufolge nicht abzurechnen ist. Die Projektstruktur dient dabei nicht zur Einrichtung einer Abrechnungsstruktur oder der Rechnungslegung auf Seiten der AN. Die Abrechnungsstruktur und Rechnungslegung wird nicht gesondert vergütet. Gleiches gilt für die Bereitstellung der projektbezogenen Unterlagen im Extranet des AG 19 Im Projekttiming werden die ersten Meilensteine für die Umsetzung des Projektes eingetragen. Dabei sind für die spätere Kontrolle des Zeitplans auch die einzuhaltenden Termine für die einzelnen Prozesse hinterlegt.

Seite 47 von 75

[Seite 48]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Budgetcontrolling

 Regelmäßige Prüfung des Gesamtbudgets an Hand des beauftragten Angebotes und der bereits

abgerufenen Leistung

 Entwicklung von Vorschlägen zur Kostenreduktion, sollte eine Überschreitung des Budgets durch

insbesondere Steigerung der Fremdleistungen entstehen.

Veranstaltungsarbeiten

 Zu den Veranstaltungsarbeiten zählen insbesondere die Erstellung und Durchführung von Briefings

der Gewerke und Dienstleister, sofern diese Abstimmungen nicht über die Einheitsleistungen (z. B.

Management von Veranstaltungsräumlichkeiten (analog oder digital) oder das Aktiven-

Management, siehe B.2.1.q) bereits abgedeckt und nicht über die AN beauftragt wurden,

 Abstimmungen von Freigaben mit der AG bei Grafiken, die nicht von der AN erstellt wurden,

Abwicklung von Reisekosten von passiven Veranstaltungsteilnehmenden, Einbinden von Texten,

Logos, Grafiken auf Veranstaltungstools.

Ausfüllen der Anlage „Erfassung Nachhaltigkeit“ und Erstellung des Erfolgskontrollberichts (vgl. C.9) sowie

– bei Bedarf - Einholung von hierfür benötigten Daten bei weiteren Dienstleistern und Übermittlung

der ausgefüllten Anlage an den AG 30 Tage nach Veranstaltungsende.

Sollten im Zuge der beschriebenen Leistungen Fremdkosten entstehen (bspw. Lizenzkosten), sind diese als

Fremdleistungen (vgl.C.6.2) nicht Bestandteil dieses Stundensatzes (vgl. B.3.1.e). Das Projektmanagement kommt zur

Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen zum Einsatz –

auch dann, wenn sie innerhalb einer Kampagne stattfinden, die von anderen Rahmenvertragspartnern des AG

durchgeführt werden (vgl. A.2).

Seite 48 von 75

[Seite 49]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

B.3.1.b Grafikdesign/Satz und Layout

Erstellung von Grafiken und Animationen für konkrete Produkte (z.B. Karten, Banner, Anzeigen, Plakate, Preis pro Stunde

Brandingflächen) oder als grafisches Element, soweit noch nicht über die Einheitsleistungen zu Gestaltungs- und SW: 6.160 Einheiten Textleistungen (B.2.2.c, B.2.2.d, B.2.2.e, B.2.2.f, B.2.2.k) abgedeckt. HA: 24.640 Einheiten

B.3.1.c Vor-Ort-Betreuung Projektleitung

Vor-Ort-Betreuung bei Veranstaltungen für eine Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter des AN zur Preis pro Stunde

Gesamtkoordination, Überprüfung und Sicherstellung der konzeptgetreuen Umsetzung (Koordination z.B. von SW: 7.590 Einheiten Mitausstellern, technischen Gewerken, Aktive sowie weiterem Personal von Dienstleistern) während der Auf- und HA: 30.360 Einheiten Abbauphase sowie der Durchführung der Veranstaltung.

Davon sind umfasst:

Konzeptionelle, organisatorische, technische und logistische Projektleitung unmittelbar vor, während und

nach der Veranstaltung am Veranstaltungsort (u. a. Betreuung von Aufbau/Abbau/Entsorgung),

Ansprechperson für Referenten, Moderatoren und sonstige Projektbeteiligten.

B.3.1.d Vor-Ort-Betreuung Projektassistenz

Vor-Ort-Betreuung bei Veranstaltungen an einem Tag für eine Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter zur Erledigung Preis pro Stunde

einfacher Aufgaben (z. B. Ausgabe von Informationsmaterial, Empfang, Garderobe, Ausgabe von Getränken).

Seite 49 von 75

[Seite 50]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

SW: 5.540 Einheiten

HA: 22.160 Einheiten

B.3.1.e Einkauf von Fremdleistungen

Für den Einkauf von Fremdleistungen (vgl. C.6.2.) und die Durchführung von Direktaufträgen (vgl. C.6.3.) wird dieser Preis pro Stunde

Stundensatz genutzt. Über diesen Stundensatz werden insbesondere die folgenden Aufwände abgerechnet: SW: 5.470 Einheiten

 Marktrecherche von Anbietern für Fremdleistungen, sofern die Fremdleistung nicht über ein Konzept (z. B. HA: 21.880 Einheiten

Technikkonzept oder Bewirtungskonzept) definiert und eingekauft werden soll

 Erstellung von Leistungsbeschreibungen und bei Bedarf Bewertungskriterien, für den Einkauf von

Fremdleistungen. Sollte der Einkauf von Fremdleistungen über ein der Konzeptions-Einheitsleistungen

erfolgen, sind diese Aufwände über das jeweilige Konzept abgegolten

 Angebotseinholung, -prüfung, -änderungen bei Fremddienstleistern

 Erstellung einer Übersicht über die eingegangenen Angebote inkl. Darstellung, inwiefern die eingegangenen

Angebote die Bewertungskriterien erfüllen (vgl. C.6.2.b)

 Vertragsanforderungen und Beauftragung von Dienstleistern

 Abstimmung mit den beauftragten Dienstleistern organisatorischer Art, sofern dies nicht der Erstellung der

Dispositionsplanung (vgl. B.2.1.d) oder des Regieplans (vgl. B.2.1.c) dient

Seite 50 von 75

[Seite 51]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

 Qualitätssicherung /Abnahme bei den eingekauften Leistungen (z. B. Standabnahme, gelieferte Werbemittel,

Bauzaunbanner, etc.)

 Optionshandling und finanzielle Abwicklung

 Einholung erforderlicher/notwendiger behördlicher Genehmigungen und Lizenzrechte

 Anmeldung und Abwicklung von Veranstaltungen bei der GEMA

Wird die Beschaffung von Fremdleistungen als Vergabe durch den AG durchgeführt, kann auch bei der Unterstützung

hinsichtlich der Erstellung bzw. Korrektur von Vergabedokumenten für den AG (insbesondere der

Leistungsbeschreibung) mit diesem Stundensatz abgerechnet werden.

Seite 51 von 75

[Seite 52]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

C Allgemeine Anforderungen

Allgemeine Definitionen

Korrekturschleife

Eine Korrekturschleife ist die Überarbeitung eines Vorschlags nach von dem AG gestellten Vorgaben. Die Korrektur von grammatikalischen und

orthografischen Fehlern ist keine Korrekturschleife. Werden eindeutige Vorgaben des AG nicht eingehalten wie z. B. die Vorgaben zum Corporate Design

muss der AN diese anpassen, ohne dass hierfür eine Korrekturschleife anfällt. Ebenso müssen Fehler, die durch den AN verursacht wurden, behoben

werden, ohne dass dafür eine Korrekturschleife anfällt.

Soweit nicht anders angegeben, bezieht sich die Korrekturschleife immer auf das durch die Einheitsleistung bzw. den Stundensatz erstellte (Teil-)Produkt.

Dienstsitz des AG

Soweit nicht anders angegeben, ist mit dem Dienstsitz des AG sowohl der Dienstsitz in Bonn als auch in Berlin gemeint. Genauere Angaben zu beiden

Orten sind dem jeweils gültigen Organigramm, abrufbar auf www.bmftr.bund.de, zu entnehmen.

Alle extern Projektbeteiligten, die im Rahmen eines Projekts Zugang zum Dienstsitz des AG erhalten müssen, müssen vorab an der Pforte angemeldet

werden. Die Anmeldung von Personen an der Pforte des AG erfolgt durch das für das Projekt zuständige Referat. Für die Anmeldung sind dem jeweiligen

Referat rechtzeitig (3 Werktage) vor dem geplanten Vor-Ort-Termin bzw. der Anlieferung von Materialien am Dienstsitz des AG (Lieferanschrift siehe

Organigramm) mind. der Vor- und Nachname sowie die Institution/Firma der externen Projektbeteiligten zu nennen.

Seite 52 von 75

[Seite 53]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Je nach Anliegen bzw. Termin können ggf. weitere Daten (bspw. Ankunftszeiten, Kennzeichen, Daten und Nachweise im Zusammenhang mit der geltenden

hausinternen Zugangskontrolle etc.) erforderlich sein. Alle externen Projektbeteiligten nehmen am Tag des Vor-Ort-Termins an der Einlasskontrolle teil,

melden sich an der Pforte an und werden i.d.R. vom jeweiligen Referat zu den Räumlichkeiten begleitet. Für die Einlasskontrolle und die Anmeldung vor

Ort ist ein gewisser zeitlicher Vorlauf von ca. 5-10 Minuten einzukalkulieren.

Erreichbarkeit des AN

Der AN stellt sicher, dass die in Projekten eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werktags zu geschäftsüblichen Zeiten, mindestens aber zwischen

09:00 und 16:00 Uhr direkt, d. h. per E-Mail und Telefon, erreichbar sind. Soweit möglich, werden planbare Abwesenheiten oder Beendigungen des

Arbeitsverhältnisses der eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dem AG mind. fünf Werktage vor Beginn der Abwesenheit bekannt gegeben. Eine

Vertretung wird auch bei nicht planbaren Abwesenheiten seitens des AN zur Verfügung gestellt.

Leistungsort

Leistungsort ist die Bundesrepublik Deutschland.

Arbeitssprache

Die Arbeitssprache zwischen AG und AN ist Deutsch, im internationalen Umfeld auch Englisch.

Bei allen Dokumenten, die im Rahmen und zur Auftragsdurchführung erstellt werden, formuliert der AN vollständig nach den jeweiligen aktuellen

Maßgaben des BMFTR. Dies gilt insbesondere bei Materialien, die zur Veröffentlichung gedacht sind sowie bei allen Dokumenten, die der AN dem AG

Seite 53 von 75

[Seite 54]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

zusendet oder zur Verfügung stellt (z. B. Präsentationen, Protokolle, Konzepte etc.). Nach Möglichkeit sind geschlechtsneutrale Formulierungen zu

verwenden. Soweit dies nicht möglich oder nicht sachgerecht ist, sind die männliche und die weibliche Form auszuschreiben, z. B. „Wissenschaftlerinnen

und Wissenschaftler“ oder „Forscherinnen und Forscher“. Die Reihenfolge der Formen kann im Text wechseln. Bezieht sich die Aussage nachweislich

ausschließlich auf Frauen oder Männer, ist die jeweils zutreffende Form zu verwenden.

Abweichungen, etwa wenn auf Werbemitteln oder in vergleichbaren Formaten der verfügbare Platz für ausgeschriebene Formen nicht ausreicht, bedürfen

der vorherigen Freigabe durch den AG in Textform. Ein vollständiger Verzicht auf geschlechtergerechte Sprache ist ausgeschlossen.

Synergien bei der Projektausführung

Der AN bemüht sich, kommunikative Synergien zwischen den Projekten herzustellen, um eine einheitliche Kommunikation nach außen zu ermöglichen.

Fallen in einem Projekt bei der Planung oder Umsetzung Schwierigkeiten an, prüft der AN eigenständig, ob es Lösungen dafür aus anderen Projekten des

AG gibt.

Corporate Design und Barrierefreiheit

Für die visuelle Gestaltung der Veröffentlichungen (Publikationen, Broschüren, Anzeigen, Plakate, Informations- und Messestände etc.) namens und im

Auftrag des BMFTR sind die jeweils gültigen Corporate-Design-Vorgaben des BMFTR, es sei denn, der AG (Referat für Öffentlichkeitsarbeit) gibt etwas

Anderes vor, einzuhalten. Die Materialien, die der Auftragnehmer (AN) im Auftrag des Auftraggebers (AG) erstellt und veröffentlicht, müssen barrierefrei

sein. Sie müssen gemäß § 4 des Behindertengleichstellungsgesetzes (BGG) für Menschen mit Behinderungen in der allgemein üblichen Weise, ohne

besondere Erschwernis und grundsätzlich ohne fremde Hilfe auffindbar, zugänglich und nutzbar sein. Hierbei ist die Nutzung behinderungsbedingt

notwendiger Hilfsmittel zulässig. Bei der Gestaltung digitaler Materialien muss insbesondere die BITV 2.0 beachtet werden. Die konkreten einzuhaltenden

Anforderungen ergeben sich aus der BITV 2.0 in der jeweils gültigen Fassung sowie insbesondere aus der DIN EN 301 549 als nach § 3 (2) BITV 2.0

Seite 54 von 75

[Seite 55]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

anzuwendendem Standard. Der AN muss sich um die stets aktuell geltenden Vorgaben bemühen. Eine Produktion der Materialien durch den AN darf erst

nach finaler Freigabe durch das Referat „Öffentlichkeitsarbeit“ erfolgen.

Nutzungsrechte

Über die Regelungen in den AGB hinaus erwirbt der AG ohne weitere Vergütung die ausschließlichen, auf alle Nutzungsarten bezogenen, inhaltlich,

räumlich und zeitlich unbeschränkten urheberrechtlichen und sonstigen Nutzungsrechte an der Leistung, insbesondere das Veröffentlichungsrecht unter

angemessener namentlicher Nennung des AN, das Vervielfältigungsrecht, Verbreitungsrecht, Ausstellungsrecht, Vortrags-, Aufführungs- und

Vorführungsrecht, Recht der öffentlichen Zugänglichmachung und das Senderecht, sowie andere Rechte, die für die Erreichung des Auftragsziels

erforderlich sind. Der AG ist berechtigt, Bearbeitungen und Umgestaltungen der Leistung unter Wahrung des Urheberpersönlichkeitsrechts vorzunehmen

und diese in gleicher Weise wie die Leistung zu nutzen. Auf schriftliches Verlangen des AN ist auf die Umgestaltung bzw. Bearbeitung hinzuweisen. Der

AG ist ohne gesonderte Zustimmung für jeden Einzelfall befugt, die Nutzungsrechte ganz oder teilweise auf Dritte zu übertragen oder Dritten

Nutzungsrechte einzuräumen.

Alle Ergebnisse der Tätigkeit des AN für den AG, insbesondere Schriftstücke, Aufzeichnungen und Berechnungen stehen ausschließlich dem AG zu. Jede

Veröffentlichung, Auswertung oder Weitergabe insgesamt oder von Teilen durch den AN auch nach Vertragsbeendigung bedarf der ausdrücklichen

Zustimmung des AG.

Einzusetzendes Personal

Der AN setzt ausschließlich Personal ein, das über die erforderlichen fachlichen, methodischen und sozialen Qualifikationen zur Erfüllung der

vertragsgegenständlichen Leistungen verfügt.

Dies beinhaltet auch administrativ erfahrene Mitarbeiter, die mit den einschlägigen, für die öffentliche Verwaltung geltenden Bestimmungen vertraut

sind.

Der AN trägt dafür Sorge, dass das eingesetzte Personal in dem für die ordnungsgemäße Leistungserbringung gebotenen Maße fortgebildet wird.

Seite 55 von 75

[Seite 56]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Der AN setzt in leitender Position das von ihm im Angebot dafür benannte Personal ein. Das in leitender Position eingesetzte Personal wird über die

gesamte Vertragslaufzeit nur nach Abstimmung mit dem AG und nur aus wichtigem Grund (z. B. Ausscheiden der betreffenden Person aus dem

Unternehmen oder dauerhafte, insbesondere krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit der betreffenden Person) ausgetauscht. Ein wichtiger Grund ist dann

nicht gegeben, wenn der Austausch lediglich aus betriebsinternen Gründen (v. a. Personalengpässe oder wirtschaftliche Erwägungen) erfolgen soll.

Wenn ein Personalaustausch erfolgt, muss das neue Personal im Hinblick auf den Vertragsgegenstand mindestens über gleichwertige Qualifikationen

verfügen wie das zuvor eingesetzte Personal.

Die Mitarbeiter des AN oder eines von ihm eingeschalteten Unterauftragnehmers treten in kein Arbeitsverhältnis zum AG. Das gilt auch dann, wenn die

betreffenden Mitarbeiter in den Räumen des AG tätig werden. Das Direktionsrecht des AN oder eines eventuellen Unterauftragnehmers verbleibt bei dem

AN bzw. dem Unterauftragnehmer und wird von diesem ausgeübt.

Sponsoring und Korruptionsprävention

Im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung sind die „Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Förderung von Tätigkeiten des Bundes durch Leistungen Privater

(Sponsoring, Spenden und sonstige Schenkungen)“ vom 11.07.2003, die „Richtlinie der Bundesregierung zur Korruptionsprävention in der

Bundesverwaltung“ vom 30.07.2004 sowie das „Rundschreiben zum Verbot der Annahme von Belohnungen oder Geschenken in der Bundesverwaltung“

vom 08.11.2004 entsprechend anzuwenden. Konkrete Hinweise ergeben sich aus dem „Infoblatt Sponsoring und Korruptionsprävention“.

Verträge mit Dritten, Nutzung von Rahmenvereinbarungen

Vorrangige Nutzung von Rahmenvereinbarungen

Beim AG bestehen für Teile von Leistungen Rahmenvereinbarungen. Diese sind vorrangig zu nutzen. Sie können während der Laufzeit der

gegenständlichen Rahmenvereinbarung auslaufen, es können neue hinzukommen oder der Vertragspartner ändert sich. Der AG informiert den AN über

Seite 56 von 75

[Seite 57]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

alle ihn betreffenden Änderungen seiner Rahmenvertragspartner. Vor einer Zustimmung des AG zum Abschluss von Verträgen durch den AN mit Dritten

entscheidet der AG, welche Leistungen über bestehende Rahmenvereinbarungen abgewickelt werden.

Derzeit können folgende Leistungen aus Rahmenvereinbarungen, aus denen der AG abrufberechtigt ist, abgerufen werden:

o Erstellung von Gebärdensprachfilmen,

o Erstellung von Webinhalten in Leichter Sprache,

o Durchführung von Fotografendienstleistungen (Portraitfotografie, Werbe- und Produktfotografie, Fotografische

Veranstaltungsdokumentation),

o Erstellung von Pressespiegeln,

o Lieferung von bedruckten Werbemitteln,

o Mediaplanung und -einkauf für crossmediale Kampagnen,

o Mediaplanung und –einkauf für digitale Kampagnen,

o Druck und Lieferung von Standard-Printprodukten

o Rahmenvertrag für Delegationsbetreuungsdienstleistungen während der Durchführung internationaler Konferenzen, Gipfeltreffen,

Regierungskonsultationen und Großveranstaltungen und die im Vorfeld damit zusammenhängende Beratung

Der AN verpflichtet sich zur vertrauensvollen und konstruktiven Zusammenarbeit mit den Vertragspartnern des AG, insbesondere mit der Agentur für die

Planung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen. Abstimmungen zwischen den beteiligten Vertragspartnern erfolgen grundsätzlich unter

Beteiligung des AG. Nach Freigabe durch den AG können operative Abstimmungen auch unmittelbar zwischen den beteiligten Vertragspartnern erfolgen.

Seite 57 von 75

[Seite 58]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Einkauf von Fremdleistungen

C.6.2.a Begriff Fremdleistungen, Anwendungsbereich

Der AN verpflichtet sich, alle Leistungen, die über Einheitsleistungen, Stundensätze oder Pauschalleistungen erbracht werden, selbst oder durch einen

Unterauftragnehmer zu erbringen. Alle Kosten sind in den angebotenen Preisen enthalten.

Der AN kann mit vorheriger Zustimmung des AG Fremdleistungen einkaufen. Fremdleistungen sind alle Leistungen, die nicht Bestandteil einer

Einheitsleistung bzw. von Stundensätzen oder Pauschalleistungen dieser Leistungsbeschreibung sind und die nicht vom AN oder einem seiner

Unterauftragnehmer erbracht werden.

Der AN darf Fremdleistungen einkaufen, wenn diese

 zur Umsetzung eines in einer Einheitsleistung vorgesehenen Konzepts oder

 zur Umsetzung einer Einheitsleistung dieser Leistungsbeschreibung

erforderlich sind und der Einkauf von Fremdleistungen in der Einheitsleistung ausdrücklich vorgesehen ist.

Ausdrücklich vorgesehen ist der Einkauf von Fremdleistungen, wenn in den Einheitsleistungen vermerkt ist, dass die Umsetzung des Konzepts oder die

Produktion, der Einkauf, die Lagerung o.Ä. kein Bestandteil der Einheitsleistung ist, sondern über den Einkauf von Fremdleistungen abgedeckt wird.

In den folgenden Einheitsleistungen ist der Einkauf von Fremdleistungen ausdrücklich vorgesehen:

 Veranstaltungskonzept (Seite 24)

 Messestand-/Ausstellungskonzept (Seite 26)

 Locationkonzept (Seite 28)

 Raum- und Möblierungskonzept (Seite 29)

Seite 58 von 75

[Seite 59]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

 Technikkonzept (Seite 30)

 Bewirtungskonzept (Seite 31)

 Sicherheits- und Hygienekonzept (Seite 32)

 Management von Veranstaltungsräumlichkeiten (analog oder digital) (Seite 32)

 Aktiven-Management (Seite 36)

 Veranstaltungstrailer (Seite 45)

 Interview (Seite 45)

Unabhängig von diesen Einheitsleistungen kann der Einkauf von Fremdleistungen bis zu einem Auftragswert von 50.000 Euro (netto), die im

Zusammenhang mit der Durchführung des Auftrags stehen (vgl. C.6.3.) erfolgen, soweit die Gegebenheiten des § 14 UVgO bzw. § 55 Absatz 2 BHO für den

AG vorliegen würden.

C.6.2.b Anforderungen an den Einkauf von Fremdleistungen

Der AN hat beim Einkauf von Fremdleistungen Folgendes zu beachten:

Die jeweilige Beauftragung einer Fremdleistung ist durch das auftraggebende Referat freizugeben.

Der AN kauft die Leistung projektbezogen entsprechend den Anforderungen des Einzelauftrags nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten ein.

Mit der ausgewählten Fremdleistung soll mit dem vorgegebenen Budget das beste Ergebnis umgesetzt werden (Wirtschaftlichkeitsprinzip). Der AN ist

verpflichtet, Aufträge an Dritte nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten unter Einhaltung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit sowie Sparsamkeit zu

vergeben. Hierzu hat der AN mindestens drei Angebote einzuholen und dabei zwischen Unternehmen abzuwechseln, die er um Angebote bittet. Der AN

berücksichtigt bei der Wahl der Unternehmen, die er um Angebote bittet, das vom AG gestellte Briefing. Der AN erstellt eine Übersicht aus der hervorgeht,

welche Angebote eingereicht wurden und wie hoch der jeweilige Angebotspreis ist. Die Definition von weiteren Bewertungskriterien erfolgt bei Bedarf im

Seite 59 von 75

[Seite 60]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Vorfeld über das jeweilige Konzept bzw. über den Stundensatz Einkauf von Fremdleistungen (Seite 50). Der AN hat darzustellen, inwiefern das jeweilige

Angebot die definierten Bewertungskriterien erfüllt. Die Letztentscheidung über die Auswahl aus den drei Angeboten liegt beim auftraggebenden Referat.

Die Einholung der Angebote ist vom AN zu dokumentieren (einschließlich einer kurzen Beschreibung der einzukaufenden Leistung). Die Einzelheiten

stimmen AG und AN nach Vertragsschluss ab.

Der AN bemüht sich, Vergünstigungen (Rabatte, Skonti etc.) zu verhandeln. Alle gewährten Vergünstigungen sind an den AG weiterzugeben. Bei der

Angebotseinholung bzw. Vertragsverhandlungen wird der AN alle Unternehmen gleichbehandeln. Alle Unternehmen erhalten die gleichen

Informationen, insbesondere über die Auswahlkriterien für den Vertragsschluss. Auf Nachfrage informiert der AN die nicht berücksichtigten

Unternehmen über den Grund, warum kein Vertragsschluss zustande gekommen ist.

C.6.2.c Nutzungsrechte/Datenschutz

Der Vertrag wird zwischen dem AN und dem Unternehmen geschlossen. Der AN stellt dabei den Erwerb der entsprechenden Nutzungsrechte (vgl. § 7 der

RV) sicher. Soweit durch die Fremdleistung personenbezogene Daten verarbeitet werden, für die der AG datenschutzrechtlich verantwortlich ist, ist der

AN verpflichtet, den AG hierüber zu informieren und im Vertrag mit dem Unternehmen mindestens das datenschutzrechtliche Schutzniveau zu

vereinbaren, wie dies in der datenschutzrechtlichen Vereinbarung zwischen AG und AN vereinbart ist. Vor Verarbeitung von personenbezogenen Daten

durch das Unternehmen bestätigt der AN dem AG, dass das Datenschutzniveau mindestens der Vereinbarung zwischen dem AG und dem AN entspricht.

Die Geltung der DSGVO bleibt hiervon unberührt.

Seite 60 von 75

[Seite 61]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Direktauftrag

Fremdleistungen bis zu einem zulässigen voraussichtlichen Auftragswert i.H.v. derzeit 50.000 Euro (netto)20 können gem. § 55 Absatz 2 BHO durch den AN

nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten unter Einhaltung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit sowie Sparsamkeit (vgl.C.6.2) direkt eingekauft werden.

Für jeden Direktauftrag wird der AN vom AG durch den Einzelauftrag (vgl. A.4) einzeln ermächtigt, Fremdleistungen als Direktauftrag einzukaufen. Die

beschriebenen Aufwände werden über den Stundensatz Einkauf von Fremdleistungen (Seite 50) gedeckt. Der Vertrag wird zwischen dem AN und dem

Unternehmen nach Freigabe durch die AG geschlossen. Der AN stellt dabei den Erwerb der entsprechenden Nutzungsrechte (vgl. § 7 der RV) sicher. Soweit

durch die Fremdleistung personenbezogene Daten verarbeitet werden, für die der AG datenschutzrechtlich verantwortlich ist, ist der AN verpflichtet, den

AG hierüber zu informieren und, im Vertrag mit dem Unternehmen dasselbe datenschutzrechtliche Schutzniveau zu vereinbaren, wie dies in der

datenschutzrechtlichen Vereinbarung zwischen AG und AN vereinbart ist. Vor Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch das Unternehmen weist

der AN dem AG nach, dass er dasselbe datenschutzrechtliche Schutzniveau mit dem Unternehmen vereinbart hat. Die Geltung der DSGVO bleibt hiervon

unberührt.

Kalkulation und Abrechnung von Fremdleistungen

Fremdleistungen sind auf der Grundlage des tatsächlichen Aufwands und der tatsächlichen Höhe ohne Aufschlag als durchlaufender Posten an den AG

weiterzureichen. In der Abrechnung sind die Kosten gesondert auszuweisen und zu belegen.21

Die Aufwände, die beim AN durch den Einkauf von Fremdleistungen entstehen (z. B. Marktrecherche, Leistungsbeschreibungen und Bewerbungskriterien,

Vertragsanforderungen, Rechnungsprüfung), werden durch den Stundensatz „Einkauf von Fremdleistungen“ (B.3.1.e) gedeckt. Der AN kalkuliert bei der

Angebotserstellung die voraussichtlich benötigte Anzahl des Stundensatzes für den Einkauf ein. Außerdem kalkuliert er bei der Angebotserstellung die

21 Die Referenzmenge aus dem laufenden Vertrag bis zum 30.06.2026 beträgt ca. 8,1 Mio. Euro (netto).

Seite 61 von 75

[Seite 62]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

voraussichtliche Höhe der jeweiligen Fremdleistungen und weist diese im Angebot gesondert aus. Das Angebot weist eine Summe mit und eine Summe

ohne Fremdleistungen aus.

Werden Leistungen über andere Rahmenvereinbarungen erbracht, schätzt der AN die Kosten und weist diese in seinem Angebot aus. Werden darüber

hinaus Aufträge vom AG vergeben, weist der AN diese Positionen inkl. eines geschätzten Auftragswerts ebenfalls in seinem Angebot aus. Die geschätzten

Kosten für Leistungen, die über andere Rahmenvereinbarungen oder Aufträge, die der AG vergeben hat, erbracht werden sollen, sind keine

Fremdleistungen im Sinne dieser Leistungsbeschreibung. Fallen diese höher aus als im Angebot ausgewiesen, muss kein Änderungsangebot gestellt werden

(vgl. § 2 Abs. 2 d der RV).

Projektleitung und -steuerung

Der AN benennt für jedes Projekt eine eigene Projektleitung und, sofern vom AG gewünscht, eine stellvertretende Projektleitung. Die Projektleitung ist die

Hauptansprechperson für den AG in diesem Projekt, ein Wechsel erfolgt nur aus wichtigem Grund. Ist ein Wechsel erforderlich, sorgt der AN dafür, dass

die Leistung weiterhin störungsfrei erbracht wird. Durch den Wechsel entstehen dem AG keine Mehraufwände. Der AN wirkt mit der Wahl der

Projektleitung darauf hin, dass zu jedem Zeitpunkt eine für das jeweilige Projekt geeignete Ansprechperson zur Verfügung steht, die die Planung und

Koordination führt (vgl. § 7 Abs. 4 der AGB). Der AN kann in einem Projekt auch weitere Ansprechpersonen benennen, etwa für konkretere Teilleistungen.

Er stellt jedoch sicher, dass die Projektleitung zu jedem Zeitpunkt ihre übergeordnete Steuerungsfunktion ausüben kann.

Die Projektleitung trägt dafür Sorge, dass der Zeitplan und das Budget des Einzelauftrags eingehalten werden. Bei der zeitlichen Planung sorgt sie

insbesondere dafür, dass der AG ausreichend Zeit für die Prüfung und Freigabe der Leistungen erhält. Sie berücksichtigt dabei die besonderen

Anforderungen bei der Arbeit in einem Bundesministerium (bspw. erforderliche Freigabe durch die Hausleitung, Beteiligung anderer Ressorts,

haushalterische Besonderheiten). Der Zeitplan wird mit dem AG abgestimmt.

Einsatz von KI

Die Erstellung von Arbeitsergebnissen unter Zuhilfenahme generativer KI ist von den jeweils geltenden diesbezüglichen Regelungen des AG abhängig. Das

Referat für Öffentlichkeitsarbeit informiert den AN über etwaige Änderungen. Derzeit sind folgende Regelungen zu beachten:

Seite 62 von 75

[Seite 63]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Allgemein

Die Nutzung von generativer Künstlicher Intelligenz (KI) zur Erfüllung von dafür geeigneten Leistungen ist möglich, sofern der AN sicherstellt, dass die

strengen Anforderungen an die Informationssicherheit, denen der AG als Teil der Bundesverwaltung unterliegt, eingehalten und die Schutzziele

Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit gewährleistet werden. Es muss der aktuelle Mindeststandard des BSI zur Nutzung externer Cloud-Dienste

angewandt werden. Bei der Nutzung von KI-Tools ist zudem der „Kriterienkatalog des BSI zur Integration von extern bereitgestellten generativen KI-

Modellen in eigene Anwendungen“ zu beachten. Eine Eigenerklärung zu beidem ist bei Einreichung des Angebotes ausreichend. Die Künstliche Intelligenz,

die in der Europäischen Union in Verkehr gebracht, bereitgestellt oder betrieben wird, muss ab dem 13. Januar 2026 grundsätzlich den Anforderungen der

Verordnung (EU) 2024/1689 („KI-Verordnung“) genügen.

Kontrolle und Überarbeitung

Sofern der AN generative KI verwendet, muss er alle Ergebnisse der generativen KI einer Plausibilitäts- und Qualitätskontrolle unterziehen und die

Zuhilfenahme generativer KI sowie die erfolgte Plausibilitäts- und Qualitätskontrolle gegenüber dem AG anzeigen sowie dokumentieren. Antworten oder

sonstige Ergebnisse der eingesetzten generativen KI dürfen nicht im direkten Wortlaut bzw. ohne Anpassungen übernommen werden, sondern müssen

aktiv überarbeitet werden.

Erlaubte Informationen und Inhalte

Informationen dürfen nur unter Einhaltung der oben genannten Schutzziele mit externen Diensten bzw. generativer KI bearbeitet werden. Informationen

und Inhalte, die zu Anbietern generativer KI übertragen (z.B. via App) oder auf der Anwendungsoberfläche (z.B. über den sog. Prompt) eingegeben werden,

Seite 63 von 75

[Seite 64]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

müssen ihren Ursprung im BMFTR oder beim AN haben oder der AN verfügt über die zur Eingabe der Informationen erforderlichen Rechte. Es dürfen

insbesondere keine personenbezogenen Daten und keine vertraulichen Informationen enthalten sein.

(Bewegt)-Bilder

Für den Einsatz KI-generierter (Bewegt)Bilder gilt zusätzlich Folgendes:

Der Einsatz KI-generierter (Bewegt)Bilder ist nur in Ausnahmefällen und nach vorheriger Zustimmung des AG gestattet. KI-generierte (Bewegt)Bilder

dürfen ausschließlich zur Illustration, als „Füllmaterial“ etwa in Trailern oder zur Gestaltung von Hintergründen genutzt werden und sind stets als solche

zu kennzeichnen. Wo möglich soll auch bei Stockmaterialien weiterhin Original-Bildern der Vorzug gegeben werden. Ausgeschlossen ist die Darstellung

von Personen. Auf die Verwendung von KI bei der Erstellung der Materialien ist hinzuweisen d.h. dass diese als (teils-) KI-generiert gekennzeichnet werden.

Erfolgskontrollbericht

Der AN legt pro abgeschlossenem Einzelauftrag einen kurzen Erfolgskontrollbericht (EKB) zur Einzelauftragsabwicklung vor, der u. a. die erreichten

Ergebnisse, die gesammelten, wesentlichen Erfahrungen sowie etwaige Verbesserungsvorschläge enthält.

Dieser Bericht enthält weiterhin alle für den Einzelauftrag erstellten Produkte (z. B. Logos, Radiospots, Bilder oder Grafiken) sowie eine abschließende

Information über die Nutzungsrechte, vor allem in Bezug auf Dauer und Umfang. Der AG ist verpflichtet, im Zuge des Zieles der Klimaneutralität der

Bundesregierung und des Maßnahmenprogramms Nachhaltigkeit der Bundesregierung (vgl. Anlagen auf Seite 74) umfangreiche Daten hinsichtlich der

Nachhaltigkeit von Veranstaltungen und Messen zu erheben. Die Aufwände für die Erstellung des EKB werden projektbezogen durch den

StdS2Projektmanagement Veranstaltungen, Messen, Ausstellungen (inkl. Konzeption) (B.3.1.a) abgerechnet.

Der Erfolgskontrollbericht inkl. der Anlage „Erfassung Nachhaltigkeit“ ist dem AG spätestens 30 Tage nach Abschluss des Vertragsgegenstandes (etwa der

Veranstaltung, des Messeauftritts, des Ausstellungsendes) zu übermitteln. Bei mehrjährigen Projekten wird ein Erfolgskontrollbericht pro Jahr angefertigt

Seite 64 von 75

[Seite 65]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

und zum Ende des Kalenderjahres an den AG übermittelt. Es ist eine Korrekturschleife pro Erfolgskontrollbericht einzukalkulieren. Der

Erfolgskontrollbericht wird ebenfalls an das Referat übermittelt.

Qualitätskontrolle und Vertragsstrafe

Der AN verpflichtet sich, die Leistungen in der vereinbarten Qualität und nach den Vorgaben dieser Leistungsbeschreibung sowie den spezifischen

Vorgaben jedes Einzelauftrags auszuführen. Materialien, die zur Freigabe an den AG übermittelt werden, werden einer Qualitätsprüfung unterzogen.

Werden Leistungen durch den AN nicht in der vereinbarten Qualität bereitgestellt, ist der AN zur umgehenden Nachbesserung verpflichtet. Sollte eine

Nachbesserung zum geforderten Zeitpunkt nicht möglich sein, kann die Leistung durch den AN nicht abgerechnet werden. Vertragsstrafen können nur

durch das Referat für Öffentlichkeitsarbeit festgelegt werden. Der AG wird den AN im Einzelfall vorher in Textform mahnen.

Reise- und Übernachtungskosten

Sämtliche erforderlichen Reisekosten des AN ab 15 Kilometern, die nicht die Dienstsitze des AG (siehe Abschnitt Dienstsitz des AG) zum Ziel haben und

nicht am bzw. im Ort des Dienstsitzes der AN erfolgen, sind mit dem AG im Vorfeld abzustimmen und in einem Kostenvoranschlag zu übermitteln.

Reisekosten für erforderliche Reisen unter 15 Kilometern werden nicht erstattet. Für Fahrten innerhalb Deutschlands kann grundsätzlich der Preis für eine

Bahnfahrt 2. Klasse (mit Nutzung Bahncard 25%) erstattet werden. Dabei ist für die Hinfahrt zu einem Termin grundsätzlich ein Sparpreis zu nutzen. Für

die Rückfahrt kann, da regelmäßig mit zeitlichen Verschiebungen beim Veranstaltungsende zu rechnen ist, ein sog. Flexticket (2. Klasse mit Bahncard 25%)

gebucht und erstattet werden. Bei entsprechenden Reisen des AN können Tagegelder in entsprechender Anwendung des § 6 Bundesreisekostengesetz

(BRKG) erstattet werden.

Übernachtungskosten werden pro Person in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten, maximal aber mit 95,00 Euro (inkl. Frühstück und Stadt- und

Kurtaxen) zzgl. MwSt. pro Übernachtung erstattet. Werden im Vorfeld besondere Kosten für Übernachtungen angemeldet (bspw. im Rahmen von Messen)

und vom AG im Kostenvoranschlag genehmigt, können auch bis zu 490 Euro zzgl. MwSt. pro Übernachtung einschließlich (inkl. Frühstück und Stadt- und

Kurtaxen) erstattet werden. Bei der Genehmigung wird geprüft, ob es dem AN zumutbar ist, weitere Reisezeiten in Kauf zu nehmen. Für die Erstattung

müssen die entsprechenden Belege eingereicht werden. Übernachtungen sind insbesondere erforderlich, wenn die Reise vor 6 Uhr begonnen werden muss,

Seite 65 von 75

[Seite 66]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

um den Zielort rechtzeitig erreichen zu können. Ebenso sind Übernachtungen insbesondere erforderlich, wenn nach dem regulären Ende der Einsatzzeit

die Rückreise nicht mehr vor 24 Uhr beendet werden kann.

Die Zeiten und Aufwendungen für den Abrechnungsprozess von Reise- und Übernachtungskosten des AN werden nicht durch den AG vergütet,

entsprechend dürfen dafür weder Einheitsleistungen noch Stundensätze veranschlagt werden. Die Reise- und Übernachtungskosten sind Teil des Angebots

für den Einzelauftrag (vgl. A.4).

Für die Wahl des Beförderungsmittels und der Übernachtungsmöglichkeit sind die Anforderungen an die Nachhaltigkeit zu berücksichtigen (vgl. Anlagen

auf Seite 74) C.14 und § 3 im Dokument Nachhaltige Ausführungsbedingungen in Dienstleistungsaufträgen des BMFTR).

Bildrecherche und -einkauf

Für alle Bilder und Filme, die der AN im Auftrag des AG recherchiert, besteht die Pflicht, vorrangig in der Datenbank des AG zu recherchieren. Sollte sich

in der Datenbank des AG kein entsprechendes Bild finden lassen, ist der AN berechtigt, auch in anderen Bilddatenbanken zu recherchieren, die vom AG

benannt werden. Der AG stellt dem AN einen Zugang zu seiner Bilddatenbank zur Verfügung.

Wenn der Einkauf des Bild- und Filmmaterials über den AN erfolgt, sollen die Bilder und Filme mit möglichst zeitlich unbegrenzten Rechten zur

Verwendung in den definierten Leistungsbereichen eingekauft werden. Ggf. findet dafür die Beratung des AG durch den AN zu Nutzungsrechten statt.

Alle Bilder, die der AG dem AN zur Verfügung stellt, müssen nach Projektabschluss gelöscht werden. Davor übergibt der AN dem AG die finalen Daten für

die Gestaltungen (vgl. Vorgaben für die Erstellung von Materialien und Dokumenten; C.13). Zum konkreten Vorgehen stimmen sich der AG und der AN

nach Vertragsschluss ab.

Vorgaben für die Erstellung von Materialien und Dokumenten

Alle Bilder, Grafiken, Logos und Filme, die der AN im Auftrag des AG erstellt, verwendet oder einkauft, sind in die Bilddatenbank des AG hochzuladen und

entsprechend zu beschriften (z. B. Rechte, Fotografin bzw. Fotograf, Lizenzrechte und Laufzeit). Zu den Details stimmen sich der AN und der AG nach

Vertragsschluss ab. Die vom AG an den AN übermittelten oder von dem AN im Auftrag des AG beschafften Bilder, Logos, Grafiken und Filme dürfen von

Seite 66 von 75

[Seite 67]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

dem AN nur für die im jeweiligen Einzelauftrag bezeichneten Zwecke und den im Einzelauftrag genannten Zeitraum verwendet werden. Insbesondere

darf der AN die übermittelten Bilder nicht in andere als die Datenbanken des AG einpflegen oder für andere als die im Einzelauftrag bezeichneten Zwecke

und den genannten Zeitraum verwenden.

Der AN übergibt dem AG alle im Rahmen des Einzelauftrags erstellten Logos, Grafiken, Filme, Dokumente und weiteren Materialien. Bei Interesse des AG

gilt dies auch, wenn diese nur Zwischenschritte nach bzw. vor Korrekturschleifen oder ein abgelehnter Vorschlag waren (§ 7 der RV).

Logos, Grafiken und Bilder

Logos und Grafiken sind als Vektorgrafik in den Formaten .eps, .svg und .ai zu liefern. Darüber hinaus sind dem AG die entsprechenden Logos und Grafiken

zusätzlich in den Formaten .jpg, .png und .gif zur Verfügung zu stellen.

Bilder sind druckfähig (300 dpi) im .jpg-Format in der höchstmöglichen Auflösung in die Datenbank des AG hochzuladen. Bei der Beschaffung von Bildern

ist darauf zu achten, dass diese möglichst im Format 2:3 und 16:9 vorliegen. Alle Dateien sind, zusammen mit den finalen Gestaltungsdateien, die mittels

eines DTP22-Programms erstellt wurden, auf dem Austauschserver des AG (siehe Extranet) hochzuladen.

22 Desktop-Publishing-Software (DTP): Seitens der AN können hier grds. die gängigen Programme wie z.B. InDesign, QuarkXPress, etc. genutzt werden. Es ist seitens der An bei diesen Dateien sicherzustellen, dass sie kompatibel zu Adobe CC sind, um alle verknüpften Dateien inkl. der verwendeten Schriften mitgeliefert werden. Grafiken sollen (möglichst) als frei skalierbare Dateien erstellt werden.

Seite 67 von 75

[Seite 68]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Filme

Filmdateien sind grundsätzlich als .mp4-Datei, mind. in FullHD und immer mit Untertiteln zu liefern. Die Bereitstellung der Filme erfolgt dabei in zwei

Versionen. Einmal werden die Filmdateien ohne Untertitel mit zusätzlicher vtt-Datei geliefert und zusätzlich als Filmdatei, in der die Untertitel bereits

eingearbeitet sind.

Für die Untertitelung werden die Untertitel-Standards der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz

vorausgesetzt. Diese setzen Folgendes voraus:

 Einblendung zeitgleich mit dem Ton und möglichst lippensynchron,

 Zeilen nach Sinneinheiten aufteilen,

 Position mittig unten (falls hier bereits Texteinblendungen sind, mittig oben),

 Kontrastreiche, gut lesbare Schrift auf Hintergrund,

 Mindeststandzeit: 2 Sekunden bzw. Lesezeit von 13-15 Zeichen pro Sekunde,

 Zeilenzahl: 2-zeilig,

 Nah am Original, ohne Informationsverlust,

 Zahl als Ziffer darstellen,

 Wichtige Audioinformationen, z.B. Gedanken, Off-Sprache, Geräusche: in Klammern,

 Zitierter Text: in Anführungszeichen,

 Sprecher mit Name und Doppelpunkt, bei Gesprächssituationen Sprechertext unterschiedliche Farben zuordnen,

 Musikstil benennen, z.B. (Jazz-Musik),

 Liedtext mit Rautezeichen (#) kennzeichnen.

Seite 68 von 75

[Seite 69]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Dokumente

Dokumente sind in dem vom AG vorgegebenen Dateityp zu liefern, grundsätzlich aber als MS Word, MS Excel oder PDF. Der AN stellt sicher, dass dem AG

zu Dokumenten, soweit möglich, zusätzlich ein offener Dateityp zur Verfügung gestellt wird (vgl. Vorgaben für die Erstellung von Materialien und

Dokumenten; C.13). Der AG oder von ihm beauftragte Dritte müssen zu jedem Zeitpunkt in der Lage sein, die Dokumente, vor oder nach Abschluss der

Leistungserbringung, zu bearbeiten.

Nachhaltigkeit

Die folgenden Hinweise für die Auftragsausführung beruhen auf dem „Maßnahmenprogramm Nachhaltigkeit – Weiterentwicklung 2021“ der

Bundesregierung in seiner Fassung vom August 2021 (Beschluss des Bundeskabinetts), nachzulesen unter https://www.bundesregierung.de/breg-

de/aktuelles/monitoringberichte-427896.

Papier & Printprodukte

Bei der Durchführung des Auftrags verzichtet der AN so weit wie möglich auf die Nutzung von Papier. Als Kopierpapier darf während der

Auftragsausführung ausschließlich Recyclingpapier mit dem Blauen Engel in 60er bis 80er Weiße genutzt werden. Soweit Handouts nötig sind, sind diese

doppelseitig und in kleinem Format zu bedrucken. Der AN stellt sicher, dass das am Auftrag beteiligte Personal hierüber informiert ist. Während der

Auftragsausführung zu erstellende Druckerzeugnisse (Berichte, Jahresberichte, Broschüren, Infomappen – und -flyer etc.) werden grundsätzlich

elektronisch zur Verfügung gestellt. Gedruckte Exemplare werden nur in der unbedingt erforderlichen Anzahl produziert. Der Druck erfolgt ausschließlich

auf Papier mit dem Blauen Engel. Nach Rücksprache mit dem AG darf in begründeten Fällen alternativ Papier mit einer Zertifizierung nach FSC-Recycled

oder dem EU-Ecolabel verwendet werden. Auf Frischfaserpapier soll verzichtet werden.

Seite 69 von 75

[Seite 70]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Durchführung von Besprechungen und Dienstreisen

Dienstreisen sind so weit wie möglich zu vermeiden und nur durchzuführen, soweit dies für die Auftragsausführung wie in der Leistungsbeschreibung

dargelegt, unbedingt erforderlich sind. Vorrangig sind virtuelle Besprechungsformate zu wählen. Bei Inlandsdienstreisen und Dienstreisen in das

benachbarte Ausland (insbesondere in gut angebundene Großstädte) wird als Transportmittel vorrangig die Bahn genutzt (vgl. C.11).

Veranstaltungen

Bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen ist der Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen (vergleiche Abschnitt

D) zu berücksichtigen, soweit in der Leistungsbeschreibung oder im Vertrag nicht konkrete Vorgaben zur nachhaltigen Organisation der Veranstaltungen

festgelegt sind. Für Veranstaltungen ab 100 Teilnehmenden dokumentiert der AN die Anwendung des Leitfadens, so dass eine Evaluierung der Umsetzung

möglich ist. Dabei erhebt der AN auch die Daten bei den beauftragten Dienstleistern. Die Aufwände für die Dokumentation sind über B.3.1.a abzurechnen.

Rechenzentrumsleistungen

Bei der Nutzung externer Rechenzentrumsleistung (bsp. Web-Hosting, Server Hosting, Online Datenspeicherung) sollten die Kriterien des Blauen Engels

für Rechenzentren (DE-ZU 161) oder alternativ die Kriterien des Blauen Engels für Co-Location-Rechenzentren (DE-ZU 214) eingehalten werden, soweit

die Rechenzentrumsfläche bei einem Co-Location-Rechenzentrum angemietet wird. Die Anforderungen gelten nicht, soweit dem Belange der

Informationssicherheit, des Daten- oder Geheimschutzes entgegenstehen.

Seite 70 von 75

[Seite 71]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Büroarbeitsplätze, die ausschließlich für die Ausführung von Aufträgen des Bundes genutzt werden

Der AN verpflichtet sich, während der Auftragsausführung wiederverwendete Tonerkartuschen einzusetzen und leere Tonerkartuschen der

Wiederverwertung zuzuführen. Bei der Ersatz- oder Neuanschaffung von IT-Hardware und Zubehör, die zur Ausführung des Auftrags benötigt werden,

sind solche Geräte auszuwählen, die zum Zeitpunkt der Beschaffung die höchste und auf dem europäischen Markt verfügbare Energieeffizienzklasse oder

soweit diese nicht verfügbar ist, das höchste Leistungsniveau an Energieeffizienz aufweisen. Produkte die mit dem Blauen Engel oder alternativ mit einem

anderen TYP-1-Umweltzeichen oder mit TCO Certified ausgezeichnet sind, sind zu bevorzugen. Sind solche Geräte am Markt nicht verfügbar, so sind

solche Geräte zu bevorzugen, die über ihren gesamten Lebenszyklus, von der Produktion über die Lieferung, die Nutzung und die Entsorgung, die

geringsten Kosten verursachen. Der AN verpflichtet sich, bei der Ersatz- oder Neuanschaffung von Möbeln zur Büroausstattung, die zur Ausführung des

Auftrags benötigt werden, solche Produkte zu beschaffen, die nachhaltig produziert werden, biogenen Ursprungs sind oder die Kreislaufwirtschaft fördern;

dazu zählen Produkte, die Recyclingmaterialien und wiederverwendbare Materialien oder Holz und Holzwerkstoffe enthalten. Holz und Holzwerkstoffe

sowie Polstermöbel sind unter Berücksichtigung der Vorgaben des Blauen Engels auszuwählen. Holz und Holzwerkstoffe müssen nachweislich aus legaler

und nachhaltiger Waldbewirtschaftung stammen. Der Nachweis kann durch die Zertifikate FSC oder PEFC erbracht werden. In anderen Produktbereichen

soll der AN bei der Ersatz- oder Neuanschaffung von Produkten, die zur Ausführung des Auftrags benötigt werden, wo möglich, sinnvoll und angemessen

Umwelt- und Sozialzeichen (insbesondere auch für die Übernahme menschenrechtlicher Sorgfaltspflichten in der Lieferkette) berücksichtigen. Je nach

Produktgruppe stehen verschiedene Umwelt- und Sozialzeichen zur Verfügung. Bei der Auswahl sind die aktuellen Bewertungen des Kompass

Nachhaltigkeit (www.kompass-nachhaltigkeit.de) zu berücksichtigen.

Seite 71 von 75

[Seite 72]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Räumlichkeiten, die ausschließlich oder weit überwiegend von Personal genutzt werden, das mit der

Ausführung von Aufträgen des Bundes betraut ist

Die eingesetzten Reinigungsmittel für die Räumlichkeiten der Organisationseinheit müssen die Kriterien des Blauen Engels oder des Europäischen

Umweltzeichens erfüllen. Reinigungsmittel, bei denen der Anbieter nicht zusichert, dass kein Mikroplastik enthalten ist, dürfen nicht verwendet werden.

Soweit Wasch- und Reinigungsmittel Palmöl, Palmkernöl oder deren Derivate und Fraktionen enthalten, so müssen diese vollständig aus nachhaltig

zertifiziertem Anbau stammen. Hygienepapiere in Teeküchen und Sanitärräumen (z.B. Papierhandtücher, Toilettenpapier, Taschentücher, Küchentücher)

müssen die Kriterien des Blauen Engels erfüllen. In Teeküchen dürfen Kapselmaschinen für die Zubereitung von Heißgetränken nicht bereitgestellt

werden. Bei der Ersatz- oder Neuanschaffung von Elektrogeräten (z. B. Etagendruckern, Kühlschränken, Kaffeemaschinen) ist die die zum Zeitpunkt der

Beschaffung höchste und auf dem europäischen Markt verfügbare Energieeffizienzklasse oder soweit diese nicht verfügbar ist, das höchste Leistungsniveau

an Energieeffizienz zu beschaffen. Produkte mit dem Blauen Engel oder, soweit dieser für die Leistung nicht vorhanden ist, mit dem Europäischen

Umweltzeichen, werden bevorzugt. Soweit für die Räumlichkeiten ein eigener Stromzähler vorhanden ist, ist der über möglicherweise eigenerzeugten

Strom hinausgehende Strombedarf ausschließlich mit 100 Prozent Ökostrom (außerhalb der EEG-Umlagefinanzierung) zu decken.

Soziale Nachhaltigkeit

Unbeschadet der festgelegten Reaktionszeiten und Zeiten der Erreichbarkeit können alle Aufgaben auch durch Teilzeitkräfte erfüllt werden. Das Arbeiten

in mobiler Arbeit ist nach Einzelfallprüfung im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben möglich.

Der AN verpflichtet sich, gegenüber dem bei der Auftragsausführung eingesetzten Personal, die Nutzung nachhaltiger Mobilitätsoptionen zu unterstützen,

etwa durch die Organisation von Jobtickets, der Förderung der Fahrradnutzung oder durch die Bewerbung der AOK-Mitmachaktion „Mit dem Rad zur

Arbeit“.

Seite 72 von 75

[Seite 73]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Für Personal, das ausschließlich für die Durchführung von Aufträgen des Bundes eingesetzt wird, muss zu Beginn der Tätigkeit eine

Gefährdungsbeurteilung zur psychischen Belastung gem. § 4 Nr. 1 und § 5 Abs. 3 Arbeitsschutzgesetz durchgeführt werden.

Außerdem müssen folgende Punkte berücksichtigt werden:

Bei der Errichtung von Messeständen und anderen temporären Bauten ist zu prüfen, ob wesentliche Bauteile gemietet oder geleast werden

können. Bei der Konzipierung ist eine modulare Bauart zu wählen, die für die Wiederverwendung bei weiteren Veranstaltungen geeignet

ist. Die Möglichkeiten der Wiederverwendung oder Weiternutzung sind im Konzept zu prüfen.

Als Baumaterialien sind langlebige, recyclebare, ökologisch und gesundheitlich unbedenkliche Baumaterialien und Ausstattungsvarianten zu

verwenden. Holz und Holzwerkstoffe sowie Polstermöbel sind unter Berücksichtigung der Vorgaben des Blauen Engels auszuwählen. Holz

und Holzwerkstoffe müssen nachweislich aus legaler und nachhaltiger Waldbewirtschaftung stammen. Der Nachweis kann durch die

Zertifikate FSC oder PEFC erbracht werden.

Bei der Errichtung von Messeständen und anderen temporären Bauten sind möglichst wiederverwendbare Transportverpackungen zu nutzen.

Zumindest müssen Transportverpackungen jedoch recyclebar sein, um Abfälle zu vermeiden. Die getrennte Abfallsammlung und

Entsorgung ist sicherzustellen.

Zum Schutz von Wegen und Flächen bei der Errichtung und Standzeit sind Bodenschutzsysteme zu installieren.

Der AN verpflichtet sich, auch beim Einkauf von Fremdleistungen die oben dargestellten Anforderungen an die Nachhaltigkeit zu erfüllen.

Über die oben genannten Anforderungen hinaus ist seitens der AN bei der Auftragsumsetzung auch die Anlage „Nachhaltige Gestaltung von Webseiten“

(vgl. Abschnitt D) zu berücksichtigen.

Seite 73 von 75

[Seite 74]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Überleitungsphase

Nach Ablauf der Vertragslaufzeit ist der AN verpflichtet, dem AG oder ‒ falls ein neuer AN beauftragt wird ‒ diesem und dem AG alle Akten und Dateien

projektbezogen und chronologisch geordnet zu übergeben. Der AN ist darüber hinaus zur vertrauensvollen Zusammenarbeit mit einem neuen AN

verpflichtet, um alle laufenden und geplanten Projekte bestmöglich zu übergeben.

D Anlagen

Die Anlagen werden in der aktuell gültigen Fassung veröffentlicht. Sie können sich während der Vertragslaufzeit ändern. Weitere Unterlagen können nach

Vertragsschluss zur Verfügung gestellt werden.

1. Gesamtabruf

2. Referatsübersicht

3. Maßnahmenprogramm Nachhaltigkeit – Weiterentwicklung 2021

4. Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen

5. Checkliste für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen

6. Nachhaltige Gestaltung von Webseiten

7. Meldung KKB

Seite 74 von 75

[Seite 75]

Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) Az. 01801-5/12304513- 8/4(2026)

Glossar/Abkürzungsverzeichnis

• AG: Auftraggeber
• AN: Auftragnehmer
• auftraggebendes Referat: Referat des AG, das einen Einzelabruf unter der vorliegenden RV tätigtBMFTR: Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt
• EKB: Erfolgskontrollbericht
• EL: Einheitsleistung
• HA: Höchstabnahmemenge
• Referat für Öffentlichkeitsarbeit: Organisationseinheit des AG, welche die vorliegende RV administriert
• RV: Rahmenvereinbarung
• StdS: Stundensatz
• SW: Schätzwert

Seite 75 von 75