260907 Bieterfragen und Antworten.pdf

[Seite 1]

Aktenzeichen: 04513-8/4(2026)

Fragen- und Antwortkatalog zur Ausschreibung des Dienstleistungsauftrages

„Rahmenvereinbarung zur Planung und Umsetzung von Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen für das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR)“

Stand: 07.09.2026

1. Frage: Wir bitten um Aufklärung, welche Erwartung das BMFTR an die Unternehmens- größe der Bieter/Bietergemeinschaften hat. In der Ausschreibung wird die Frage, ob diese Auftragsvergabe auch für KMU geeignet ist, mit "nein" beantwortet. In den Besonderen Bewerbungsbedingungen wird dagegen nur ein durchschnittli- cher Mindestumsatz von 3 Mio. Euro und eine Mindestmitarbeiteranzahl von 20 genannt, was einem kleinen Unternehmen entspräche.

Antwort zu Frage 1: Jedes Unternehmen, welches die Mindestanforderungen nach den Beson- deren Bewerbungsbedingungen erfüllt, kann ein Angebot abgeben. Dies umfasst auch KMU, sofern sie diese Mindestanforderungen erfüllen.

2. Frage: Im Angebotsschreiben und im Bieterbogen ist das Aktenzeichen 04513-8/4(2026) angegeben, während in der Leistungsbeschreibung und im Preisblatt 01801- 5/123 verwendet wird. Welches Aktenzeichen ist für das Angebot maßgeblich? Bitte bestätigen Sie, ob sämtliche Angebotsunterlagen einheitlich unter dem Ak- tenzeichen 01801-5/123 einzureichen sind, beziehungsweise stellen Sie bitte korrigierte Vordrucke bereit.

Antwort zu Frage 2: Das im Angebotsschreiben und dem Bieterbogen angegebene Aktenzeichen (04513-8/4(2026)) ist das im Vergabeverfahren und für die Angebotserstellung maßgebliche Aktenzeichen, welches verwendet werden soll. In der Leistungsbe- schreibung (Lang- sowie Kurzfassung) und dem Preisblatt wurde die Angabe des Aktenzeichens jeweils angepasst. Sämtliche Angebotsunterlagen sind unter dem AZ 04513-8/4(2026) einzureichen.

Die angepasste Leistungsbeschreibung (Lang- sowie Kurzfassung) und das Preisblatt wurden zusammen mit den Bieterfragen und Antworten auf der e- Vergabeplattform des Bundes veröffentlicht.

3. Frage: Das Preisblatt verweist für den jährlichen Pauschalpreis auf II. 3. Leistungsbe- schreibung. Bitte benennen Sie die maßgeblichen Leistungspositionen bzw. be- stätigen Sie, ob damit ausschließlich die Pauschalleistungen gemäß B.1 der Leis- tungsbeschreibung gemeint sind.

[Seite 2]

Antwort zu Frage 3: Die Verweise auf den relevanten Abschnitt für den Pauschalpreis wurden im Preisblatt angepasst. Es wird bestätigt, dass für die Pauschalleistungen grds. der Abschnitt B.1 der Leistungsbeschreibung relevant ist. Dabei sind alle Leistungen und Bezüge in der Leistungsbeschreibung bei der Kalkulation der Pauschalleis- tung zu berücksichtigen.

Das angepasste Preisblatt wurde zusammen mit den Bieterfragen und Antworten auf der e-Vergabeplattform des Bundes veröffentlicht.

4. Frage: Zum Aktenzeichen: Im Preisblatt ist ein abweichendes Aktenzeichen „01801-5/123“ hin- terlegt, während die übrigen Vergabeunterlagen das Aktenzeichen „04513- 8/4(2026)“ verwenden. Welches Aktenzeichen ist für das Angebot und die Kom- munikation über die eVergabe-Plattform verbindlich zu verwenden?

Antwort zu Frage 4: Das angegebene Aktenzeichen, welches verwendet werden soll, lautet „04513-8/4(2026)“ Es wird auf die Antwort auf Frage 2 verwiesen.

5. Frage: Können Sie präzisieren, was in dem Bieterbogen für die Referenzen mit "Umfang für Produkte“ gemeint ist?

Antwort zu Frage 5: Wir gehen davon aus, dass Sie mit „Umfang für Produkte“ „Umfang /Auf- wand“ meinen (Ziffer VIII, Nr. 3 des Bieterbogens). Hier sind bei Dienstleistungen die Personen- tage, bei Produkten/Systemen die Liefermengen bei Dienstleistungen sowie ggf. das Auftrags- volumen in Euro gefragt. Es wird darauf hingewiesen, dass alle geforderten Mindestanforderun- gen sich abschließend aus dem Dokument Besondere Bewerbungsbedingungen ergeben. An- gaben, die nicht für die Mindestanforderungen heranzuziehen sind, sind fakultativ.

6. Frage: Zu den Bestehende Rahmenverträge für Fremdgewerke: Für die Kalkulation und die Planung der Leistungserbringung ist relevant, welche Fremdgewerke bzw. Dienstleistungen bereits über bestehende Rahmenverträge oder anderweitige vertragliche Bindungen des Auftraggebers abgedeckt sind.

Frage 6a): Für welche Fremdgewerke bzw. Leistungsbereiche, z. B. Veranstaltungstechnik, Zelt-/Messebau, Mobiliar, Catering, Logistik oder Druck-/Produktionsleistungen, bestehen bereits solche vertraglichen Bindungen, auf die im Rahmen der ausgeschriebenen Leistungen zurückgegriffen werden muss?

Antwort zu 6a): Die Fremdgewerke, die derzeit über entsprechende Rahmenvereinbarungen ab- gedeckt sind, sind dem Abschnitt C.6.1 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen. Konkret han- delt es sich um die folgenden Rahmenvereinbarungen/Gewerke:  Erstellung von Gebärdensprachfilmen,  Erstellung von Webinhalten in Leichter Sprache,  Durchführung von Fotografendienstleistungen (Portraitfotografie, Werbe- und Produkt- fotografie, Fotografische Veranstaltungsdokumentation),  Erstellung von Pressespiegeln,  Lieferung von bedruckten Werbemitteln,  Mediaplanung und -einkauf für crossmediale Kampagnen,  Mediaplanung und –einkauf für digitale Kampagnen,  Druck und Lieferung von Standard-Printprodukten  Rahmenvertrag für Delegationsbetreuungsdienstleistungen während der Durchführung internationaler Konferenzen, Gipfeltreffen, Regierungskonsultationen und Großveran- staltungen und die im Vorfeld damit zusammenhängende Beratung

Dabei sind die Hinweise im Abschnitt C.6.1 zu beachten.

[Seite 3]

Derzeit ist beispielsweise die Rahmenvereinbarung „Druck- und Lieferung von Standard-Print- produkten“ für die in der Bieterfrage genannten Gewerke einschlägig.

Frage 6b): Ist der Auftragnehmer verpflichtet, bei entsprechenden Leistungen auf diese beste- henden Rahmenvertragspartner bzw. Dienstleister zurückzugreifen?

Antwort zu 6b): Bestehende Rahmenvereinbarung sind vorrangig zu nutzen. Die Entscheidung, welche Leistungen über bestehende Rahmenvereinbarungen abgewickelt werden, liegt beim AG (vgl. Abschnitt C.6.1 der Leistungsbeschreibung). Eine generelle Verpflichtung kann daraus nicht abgeleitet werden.

7. Frage: Zur Erbringung von Leistungen durch eigene Ressourcen:

Frage 7a): Dürfen Leistungen bzw. Gewerke, die in den Vergabeunterlagen als Fremdleistungen bzw. gesondert zu beauftragende Leistungen vorgesehen sind, durch den Auftragnehmer mit eigenen Ressourcen bzw. eigener technischer Ausstattung erbracht werden, sofern der Auftragnehmer hierfür fachlich und technisch geeignet ist?

Antwort zu Frage 7a): Bei den Einheitsleistungen bei denen der Einkauf von Fremdleistungen ausdrücklich vorgesehen ist gemäß der Leistungsbeschreibung (Langfassung, Seite 58 und S.59.):

Veranstaltungskonzept (Seite 24) Messestand-/Ausstellungskonzept (Seite 26) Locationkonzept (Seite 28) Raum- und Möblierungskonzept (Seite 29) Technikkonzept (Seite 30) Bewirtungskonzept (Seite 31) Sicherheits- und Hygienekonzept (Seite 32) Management von Veranstaltungsräumlichkeiten (analog oder digital) (Seite 32) Aktiven-Management (Seite 36) Veranstaltungstrailer (Seite 45) Interview (Seite 45)

Hier ist eine Erbringung der ausdrücklich über den Einkauf von Fremdleistungen abzudecken- den Leistung durch eigene Gewerke nicht vorgesehen. Leistungen, die der Auftragnehmer mit eigenen Ressourcen bzw. eigener technischer Ausstat- tung erbringt, sofern der Auftragnehmer hierzu geeignet ist, und die Bestandteil der Leistungs- beschreibung sind, sind keine Fremdleistungen (siehe Abschnitt 6.2.a der Leistungsbeschrei- bung).

Frage 7b): Dürfen insbesondere Leistungen der Veranstaltungs- und Medientechnik durch den Auftragnehmer selbst erbracht bzw. im Rahmen einer Ausschreibung des jeweiligen Gewerks mit angeboten werden?

Antwort zu Frage 7b): Siehe Antwort zu Frage 7a.

Frage 7c): Nach welchem Preismodell und auf welcher Grundlage werden solche Eigenleistungen vergütet, sofern deren Erbringung zulässig ist?

Antwort zu Frage 7c): Siehe Antwort zu Frage 7a.

8. Frage: Zum Gesamtvolumen des Rahmenvertrages: In den Vergabeunterlagen wird ein Ge- samtvolumen des Rahmenvertrages von ca. 14,2 Mio. € netto genannt.

Frage 8a): Bezieht sich dieses Gesamtvolumen ausschließlich auf die zweijährige Grundlaufzeit oder auf die maximale Vertragslaufzeit einschließlich der vorgesehenen Verlängerungsoption um weitere zwei Jahre, also insgesamt vier Jahre?

[Seite 4]

Antwort zu Frage 8a): Bei der genannten Summe handelt es sich um einen Referenzwert der vorhergehenden Rahmenvereinbarung vom 01.01.2023 bis einschließlich zum 30.06.2026 (vgl. Abschnitt A.3 der Leistungsbeschreibung). Der genannte Betrag stellt nicht das Auftragsvolumen der ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung dar.

Die jeweils bei den Einheitsleistungen und Stundensätzen angegebenen Schätzwerte und Höchstabnahmemengen beziehen sich hingegen auf die maximale Vertragslaufzeit von vier Jahren. Die Höchstabnahmemengen stellen den maximalen Abruf über den gesamten Vertrags- zeitraum dar (vgl. Abschnitt A.3 der Leistungsbeschreibung).

Die Rahmenvereinbarung beinhaltet keinen Anspruch des AN auf Erteilung von Einzelaufträgen oder auf eine bestimmte Anzahl oder Regelmäßigkeit der Erteilung von Einzelaufträgen. Es be- steht keine Garantie dafür, dass das Auftragsvolumen tatsächlich ausgeschöpft wird.

Frage 8b): Welches ungefähre Volumen ist für die zweijährige Grundlaufzeit zugrunde gelegt, sofern sich die 14,2 Mio. € auf die maximale vierjährige Vertragslaufzeit beziehen?

Antwort zu Frage 8b): Siehe Antwort zu Frage 8a).

9. Frage: Zu Beginn der Pauschalleistungen: In den Vergabeunterlagen wird einerseits der Zeit- raum der Leistungserbringung mit 01.01.2027 bis 31.12.2028 angegeben, andererseits wird bei den Pauschalleistungen auf einen Beginn „mit Vertragsschluss“ Bezug genommen. Ab welchem Zeitpunkt sind die beauftragten Pauschalleistungen tatsächlich zu erbringen – ab Zuschlagsertei- lung bzw. Vertragsschluss oder erst ab dem 01.01.2027?

Antwort zu Frage 9: Ab dem 01.01.2027 sind die beauftragten Pauschalleistungen tatsächlich zu erbringen.

10. Frage.: Zu Nachweise zur Befähigung und Berufsausübung: Reichen für die geforderten An- gaben zur Befähigung und Berufsausübung ein aktueller Auszug aus dem Handelsregister sowie die eingereichten Referenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter aus oder sind darüber hinaus weitere Dokumente einzureichen?

Antwort zu Frage 10: Es reichen für die geforderten Angaben zur Befähigung und Berufsaus- übung ein aktueller Auszug aus dem Handelsregister.

Die geforderten Mindestanforderungen zu den einzureichenden Referenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter ergeben sich aus den Besonderen Bewerbungsbedingungen.

11. Frage: Ist es zulässig die Referenzen in einer eigenen Vorlage darzustellen, unter Beach- tung der vorgegebenen Parametern aus dem Bieterbogen?

Antwort zu Frage 11): Nein, dies ist nicht zulässig. Es ist das Dokument Bieterbogen, wie veröf- fentlicht, zu verwenden.

12. Frage Zu Konzept K2 – Exponat [B.2.1.f]. Bezieht sich die Ausarbeitung des Zuschlagskon- zeptes K2 ausschließlich auf die in den Ziffern 5.1 und 6.1 beschriebenen Anforderungen an die Auswahl bzw. Entwicklung des Exponats oder sind sämtliche unter B.2.1.f genannten Teilleistun- gen eines vollständigen Messestand-/Ausstellungskonzeptes, z. B. vollständiges Standdesign, 3D-Visualisierung, 2D-Flächenplanung, Platzierung, Ausstellungsversicherung, Vorfeldkommuni- kation und Marktrecherche von Fremdleistungen, ebenfalls im Konzept auszuarbeiten?

Antwort zu Frage 12): Es werden nur die in Ziffer 5.1 und 6.1 beschriebenen Teilaspekte der jeweiligen Einheitsleistung (B.2.1.f) zur Wertung herangezogen.

[Seite 5]

13. Frage. Zu Fragen zu den Referenzen:

Frage 13a): Zu Angabe der Auftragsvolumen: Sind die Auftragsvolumen der einzureichenden Referenzprojekte als Brutto- oder Nettobeträge anzugeben?

Antwort zu Frage 13a): Sämtliche Auftragsvolumina sind als Nettobeträge auszuweisen.

Frage zu 13b): Zu Rundung der Auftragsvolumen: Ist es aufgrund von Vertraulichkeits- bzw. Da- tenschutzverpflichtungen gegenüber den Referenzauftraggebern zulässig, die Auftragsvolu- men der Referenzprojekte auf beispielsweise 50.000 € zu runden?

Antwort zu Frage 13b): Eine Rundung ist zulässig. Es können ca. Nettoauftragswerte angegeben werden.

Frage 13c): Zu Anzahl der Referenzprojekte je Veranstaltungskategorie: Können je Veranstal- tungskategorie bis zu drei Referenzprojekte eingereicht werden?

Antwort zu Frage 13c): Ja, dies ist zulässig. Eine Maximalzahl für einzureichende Referenzen gibt es nicht.

14. Frage: Zum Verteiler (B.2.1.r) - Neuerstellung und Aktualisierung von Datensätzen

Frage 14a): Stellen die Neuerstellung und die Aktualisierung eines Kontaktdatensatzes jeweils dieselbe Einheitsleistung dar?

Antwort zu Frage 14a): Die Einheitsleistung B.2.1.r stellt eine gesamtheitliche Einheitsleistung dar, in der sowohl die Neuerstellung als auch die Aktualisierung, Zusammenfassung, Pflege und Aufbereitung von Verteilern abgedeckt werden sollen.

Frage 14b): Wie wird bei einer einheitlichen Abrechnung berücksichtigt, dass die vollständige Recherche und Neuerstellung eines Kontaktdatensatzes einen erheblich höheren Aufwand als die Aktualisierung eines bereits vorhandenen Datensatzes verursachen kann?

Antwort zu Frage 14b): Wie bei Frage 14a) dargestellt, sollen sowohl die Neuerstellung als auch die Aktualisierung, Zusammenfassung, Pflege und Aufbereitung über diese Einheitsleistung ab- gedeckt werden. Die Entscheidung zur Preiskalkulation obliegt dem Bieter.

15. Frage: Zu Reisezeiten: Abrechnung von Reisezeiten

Frage 15a): Sind erforderliche Reisezeiten des für einen Einzelabruf eingesetzten Personals als Leistungszeit über die jeweiligen Stundensätze abrechenbar?

Antwort zu Frage 15a): Nein. Erforderliche Reisezeiten des für einen Einzelabruf eingesetzten Personals sind nicht über die jeweiligen Stundensätze abrechenbar.

Frage 15b): Erfolgt die Abrechnung der Reisezeit vollständig oder anteilig und welche besonderen Voraussetzungen gelten hierfür?

Antwort zu Frage 15b): Eine Abrechnung von Reisezeiten erfolgt nicht. Reisezeiten gelten im Rahmen dieser Rahmenvereinbarung nicht als Arbeitszeit.

[Seite 6]

16. Frage: Zu Reise- und Übernachtungskosten - Erstattungsfähige Reisekosten

Frage 16a): Sind bei erforderlichen Dienstreisen neben Fahrt- und Übernachtungskosten auch Verpflegungsmehraufwendungen bzw. Tagegelder für die eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Auftragnehmers erstattungsfähig?

Antwort zu Frage 16a): Ja. Es besteht die Möglichkeit, Tagegelder nach den Regelungen aus § 6 des Bundesreisekostengesetzes geltend zu machen.

Die Leistungsbeschreibung wurde dahingehend im Abschnitt C.11 konkretisiert. Die aktualisierte Leistungsbeschreibung wurde mit dieser Bieterfrage hochgeladen

Frage 16b): Nach welchen Sätzen bzw. auf welcher Grundlage werden diese Verpflegungs- mehraufwendungen bzw. Tagegelder erstattet?

Antwort zu Frage 16b): Die Sätze richten sich nach den Regelungen aus § 6 des Bundesreise- kostengesetzes.

17. Frage: Zu den Einheitspreisen: Grundsätzlich zu Einheitsleistungen und Faktoren - Bezugs- größe des Faktors 1,0:

Frage 17a): Welcher konkrete Leistungsumfang bildet bei den jeweiligen Einheitsleistungen die Grundlage für den Faktor 1,0?

Antwort zu Frage 17a): Der Faktor 1,0 bildet den in der Leistungsbeschreibung für die jeweilige Einheitsleistung definierten üblichen und erwarteten Leistungsrahmen ab. Ein hiervon abwei- chender Faktor kann angesetzt werden, wenn der im konkreten Einzelabruf tatsächlich erforder- liche Aufwand von diesem Leistungsrahmen abweicht. Maßgeblich sind hierbei die in der Leis- tungsbeschreibung für die jeweilige Einheitsleistung beschriebenen Anforderungen.

Frage 17b): Nach welchen konkreten Kriterien sind die Faktoren 0,25; 0,5; 0,75; 1,25; 1,5 und 1,75 zu bestimmen?

Antwort zu Frage 17b): Die Faktorisierung erfolgt auf Grundlage des in der Leistungsbeschrei- bung für die jeweilige Einzelleistung festgelegten Leistungsrahmens (Faktor 1,0, wie bei Antwort zu Frage 17a) beschrieben). Sofern im Rahmen der Konzepterstellung der jeweiligen Einheits- leistung im Einzelfall Abweichungen in Form von Minder- oder Mehraufwand ergeben, sind diese durch eine entsprechende Anpassung des Faktors im Angebot zur Einheitsleistung transparent und prüfbar darzustellen.

Frage 18: Zur Preisgestaltung / zum Preisblatt:

Frage 18a): Zu Netto- oder Bruttopreise: Sind sämtliche im Preisblatt anzugebenden Preise, Pauschalpreise und Tagessätze als Nettobeträge ohne Umsatzsteuer anzugeben, sodass die gesetzliche Umsatzsteuer zusätzlich berücksichtigt wird?

Antwort zu Frage 18a): Sämtliche Preisangaben im Preisblatt sind als Nettobeiträge anzugeben.

Frage 18b): Zur Preisanpassung bei Verlängerungsoptionen: Die angebotenen Preise sollen für die gesamte Vertragslaufzeit einschließlich der Grundlaufzeit und der möglichen Verlänge- rungsoptionen von insgesamt bis zu vier Jahren gelten. Ist für die Verlängerungszeiträume eine

[Seite 7]

Preisanpassungsklausel, beispielsweise in Form einer Lohn- oder Kostengleitklausel, vorgese- hen oder tragen die Bieter das vollständige Kalkulationsrisiko einer Festpreisbindung über die gesamte mögliche Vertragslaufzeit von vier Jahren?

Antwort zu Frage 18b): Nein, eine Preisanpassungsklausel ist nicht vorgesehen.

Frage 18c): Zu Pauschalpreise P1, P2 und P3: Sind die Positionen P1, P2 und P3 jeweils als Jahrespauschalpreise anzugeben und für die zweijährige Grundlaufzeit entsprechend mit dem Faktor 2 in die Wertung einzubeziehen?

Antwort zu Frage 18c): Die Pauschalleistungen sind jährlich anzugeben. Auch für die Grundver- tragslaufzeit ist somit der Preis pro Jahr anzugeben. Dieser wird mit dem Faktor 2 in die Wer- tung mit einbezogen (siehe Ziffer 6.2 der Besondere Bewerbungsbedingungen).

Frage 18d): Zur Projektsteuerung und Projektleitung: Worin liegt die qualitative bzw. personen- bezogene Differenzierung zwischen den Positionen „Projektsteuerung“ und „Projektleitung“?

Antwort zu Frage 18d): Es wird davon ausgegangen, dass sich die Frage auf die in den erläu- ternden Angaben zum jährlichen Pauschalpreis aufgeführten Mitarbeiterkategorien „Projektsteu- erung“ und „Projektmanagement“ (siehe Preisblatt: Pauschalleistung, Tagessätze) bezieht. Die qualitative Unterscheidung ergibt sich aus den in den Pauschalleistungen aufgeführten Leistungen. So sollen z. B. die Vertragsmanagementgespräche von Personen übernommen werden, die in der Lage sind, bei einzelnen Vertragsfragen Entscheidungen zu treffen bzw. her- beizuführen. Die für das „Projektmanagement“ jeweils eingesetzten Personen sollen bei der Er- bringung der Pauschalleistungen in der Lage sein, eigenständig die geforderten Übersichten (z.B. Auftragsübersichten, Unterstützung bei Anfragen, etc.) zu erstellen und dem AG zur Verfü- gung zu stellen.

Frage 18e): Zur Projektsteuerung und Projektleitung: Welche konkreten Qualifikations- bzw. Er- fahrungsanforderungen werden den Kategorien „Projektsteuerung“ und „Projektleitung“ zugrunde gelegt?

Antwort zu Frage 18e): Es wird davon ausgegangen, dass sich die Frage auf die in den erläu- ternden Angaben zum jährlichen Pauschalpreis aufgeführten Mitarbeiterkategorien „Projektsteu- erung“ und „Projektmanagement“ (siehe Preisblatt: Pauschalleistung, Tagessätze) bezieht. Zu den Anforderungen an die Eignung wird auf die Besonderen Bewerbungsbedingungen verwie- sen Das eingesetzte Personal muss geeignet sein, die bei den Pauschalleistungen aufgeführten Leistungen zu erbringen. Weitere Qualifikations- bzw. Erfahrungsanforderungen werden für diese Mitarbeiterkategorien nicht vorgegeben

Frage 18f): Zur Zuordnung zu Senior / Medior / Junior / Assistenz Welcher der im Preisblatt bzw. in den Vergabeunterlagen vorgesehenen Kategorien sind die Funktionen Senior Projektlei- tung, Medior Projektleitung, Junior Projektleitung und Assistenz jeweils zuzuordnen?

Antwort zu Frage 18f): Hierbei handelt es sich dem Verständnis nach um eine interne Organisa- tionsfrage, die im Verantwortungsbereich des Bieters liegt. Wichtig ist, dass die in der Leistungs- beschreibung genannten Leistungspakete durch entsprechend geeignetes Personal umgesetzt werden. Zu den Anforderungen an die Eignung wird auf die Besonderen Bewerbungsbedingun- gen verwiesen.

Frage 19: Zu den Einheitspreisen: Grundsätzlich zu Einheitsleistungen und Faktoren: Bestim- mung der Komplexität und Faktorisierung: Wer bestimmt bzw. definiert bei einem Einzelabruf

[Seite 8]

die Komplexität einer Einheitsleistung und damit den anzuwendenden Faktor – das BMFTR o- der die ausführende Agentur in Abstimmung mit dem BMFTR?

Antwort zu Frage 19): Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor richtet sich nach dem konkret erforderlichen Leistungsaufwand im Verhältnis zu dem in der Leistungsbeschreibung de- finierten Leistungsrahmen der jeweiligen Einheitsleistung. Der anzuwendende Faktor wird im Rahmen des jeweiligen Einzelabrufs zwischen AG und AN abgestimmt. Dies gilt sowohl für die Anwendung eines geringeren als auch eines höheren Faktors. Bei einem Faktor größer als 1 ist entsprechend der Leistungsbeschreibung der entstehende Mehraufwand durch den AN im Ange- bot zu begründen.

Frage 20: Zum Veranstaltungskonzept (B.2.1.b): Referenzgröße für Faktor 1,0

Frage 20a): Welche Referenzgröße bzw. welche Komplexität ist bei der Kalkulation eines Veranstaltungskonzeptes mit dem Faktor 1,0 zugrunde zu legen?

Antwort zu Frage 20a): Die Referenzgröße und Komplexität des Veranstaltungskonzeptes ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung. Sämtliche in der genannten Einheitsleistung definierten Leistungsbestandteile sind im Zuge der Auftragserfüllung im Bedarfsfall umzusetzen. Dabei ist vom üblichen Leistungsrahmen auszugehen, die für eine Konzeption der definierten Anforde- rungen mit Blick auf eine Veranstaltung, die bis zu drei Veranstaltungstage andauert.

Frage 20b): Welche Teilnehmerzahl, Anzahl von Veranstaltungsräumen bzw. Bühnen, Anzahl von Programmpunkten und einzubeziehenden Gewerken sind hierfür anzusetzen?

Antwort zu Frage 20b): Die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien bzw. Vorgaben hinsichtlich bestimmter Teilnehmerzahlen, der Anzahl von Veranstaltungsräumen bzw. Bühnen, Programmpunkten oder einzubeziehenden Gewerken ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsauf- wands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung bestimmt.

Frage 21: Zum Messestand-/Ausstellungskonzept (B.2.1.f) - Referenzgröße für Faktor 1,0

Frage 21a): Welche Größe und Komplexität eines Messestandes bzw. einer Ausstellung ist bei Faktor 1,0 zugrunde zu legen?

Antwort zu Frage 21a): Die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren, etwa anhand bestimmter Messestandsgrößen, Komplexitätsgrade oder vergleichbarer Einzelparameter, ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwen- dende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung bestimmt.

Frage 21b): Welche Fläche in m², Anzahl der Aussteller, Anzahl der Exponate bzw. Exponatge- ber und Anzahl der Funktionsbereiche sind hierfür anzusetzen?

Antwort zu Frage 21b): Die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren, etwa anhand bestimmter Flächengrößen, der Anzahl der Aussteller, der Anzahl der Exponate bzw. Exponatgeber oder der Anzahl der Funktionsbereiche, ist nicht vorge- sehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret er- forderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung bestimmt.

Frage 22: Zum Locationkonzept (B.2.1.g) - Referenzveranstaltung für Faktor 1,0

[Seite 9]

Frage 22a): Welche Referenzveranstaltung ist für die Kalkulation eines Locationkonzeptes mit Faktor 1,0 zugrunde zu legen?

Antwort zu Frage 22a): Die Angabe einer Referenzveranstaltung oder die Festlegung allgemein- gültiger Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung bestimmt. Die Bedarfsermittlung ist Teil der jeweils erforderlichen Konzeption

Frage 22b): Welche Teilnehmerzahl, welcher Raum- bzw. Flächenbedarf und welcher geografi- sche Suchradius sind hierfür anzusetzen?

Antwort zu Frage 22b): Die Festlegung allgemeingültiger Vorgaben hinsichtlich der Teilnehmer- zahl, des Raum- bzw. Flächenbedarfs ist nicht vorgesehen. Der Suchradius ergibt sich aus Ab- schnitt C.1.4. Darüber hinaus sind die Anforderungen des jeweiligen Einzelabrufs maßgeblich. Im Übrigen wird auf die Antwort zu Frage 22a) verwiesen.

Frage 23: Zum Raum- und Möblierungskonzept (B.2.1.h) - Veranstaltungsgröße für Faktor 1,0

Frage 23a): Welche Veranstaltungsgröße bildet beim Raum- und Möblierungskonzept den Fak- tor 1,0?

Antwort zu Frage 23a): Die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren, etwa anhand von Veranstaltungsgrößen oder vergleichbaren Einzelpa- rametern, ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbe- schreibung bestimmt. Die entsprechende Bedarfsermittlung ist Teil der jeweils erforderlichen Konzeption.

Frage 23b): Welche Gesamtfläche, Anzahl von Räumen bzw. Funktionsbereichen und Teilneh- merzahl sind hierfür zugrunde zu legen?

Antwort zu Frage 23b): Feste Vorgaben hinsichtlich der Gesamtfläche, der Anzahl von Räumen bzw. Funktionsbereichen und der Teilnehmerzahl sind nicht vorgesehen. Die Ermittlung dieser Größen erfolgt im Rahmen der Bedarfsermittlung unter Berücksichtigung des jeweiligen Veran- staltungskonzepts, Messekonzepts bzw. Ausstellungskonzepts. Im Übrigen wird auf die Antwort zu Frage 23a) verwiesen.

Frage 24: Zur Aufplanung: Bezugsgröße der Aufplanung:

Frage 24a): Bezieht sich eine Einheit bei der Aufplanung jeweils auf einen einzelnen Raum bzw. eine einzelne umgrenzte Fläche?

Antwort zu Frage 24a): Wie in der Leistungsbeschreibung dargestellt, kann sich eine Aufpla- nung sowohl auf einen Raum als auch auf eine umgrenzte Fläche beziehen. Abrechnungsein- heit ist der Preis pro Aufplanung. Bei der Kalkulation ist die Möglichkeit der Faktorisierung zu berücksichtigen

Frage 24b): Welche maximale Fläche bzw. welche Komplexität bildet bei der Aufplanung den Faktor 1,0?

[Seite 10]

Antwort zu Frage 24b): Die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren, etwa anhand von Flächengrößen oder vergleichbarer Einzelparameter, ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung be- stimmt.

Frage 25: Zum Technikkonzept (B.2.1.j): Technische Größenordnung für Faktor 1,0

Frage 25a): Welche technische Größenordnung bildet beim Technikkonzept den Faktor 1,0?

Antwort zu Frage 25a): Die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren, etwa anhand technischer Größenordnungen oder vergleichbarer Ein- zelparameter, ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbe- schreibung bestimmt. Im Übrigen wird darauf hingewiesen, dass die Bedarfsermittlung Bestand- teil der jeweiligen Konzeption ist.

Frage 25b): Welche Anzahl von Räumen bzw. Bühnen, Teilnehmerzahl sowie welcher Umfang an Licht-, Ton-, Video-, Streaming-, Software- und Medientechnik sind hierfür zugrunde zu legen?

Antwort zu Frage 25b): Die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren, etwa anhand der Anzahl an Räumen bzw. Bühnen, der Teilnehmerzahl oder des Umfangs der einzusetzenden Licht-, Ton-, Video-, Streaming-, Software- und Medien- technik, ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschrei- bung bestimmt. Im Übrigen wird darauf hingewiesen, dass die Ermittlung dieser Bedarfe Bestand- teil der jeweiligen Konzeption ist.

Frage 26: Zum Bewirtungskonzept (B.2.1.k): Referenzgröße für Faktor 1,0: Welche Teilnehmer- zahl, Veranstaltungsdauer und Anzahl von Bewirtungssituationen bilden beim Bewirtungskon- zept den Faktor 1,0?

Antwort zu Frage 26): Die Festlegung allgemeingültiger Abstufungskriterien für die Zuordnung der einzelnen Faktoren, etwa anhand bestimmter Teilnehmerzahlen, der Veranstaltungsdauer, der Anzahl von Bewirtungssituationen oder vergleichbarer Einzelparameter, ist nicht vorgesehen. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderli- chen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung bestimmt. Im Übrigen wird darauf hingewiesen, dass die Bedarfsermittlung Bestandteil der jeweiligen Konzeption ist.

Frage 27: Zum Hotelmanagement (B.2.1.n): Referenzgröße für Faktor 1,0: Welche Anzahl von Zimmern, Übernachtungen und welcher Betreuungszeitraum bilden beim Hotelmanagement den Faktor 1,0?

Antwort zu Frage 27): Für den Faktor 1,0 ist keine feste Referenzgröße anhand einer bestimm- ten Anzahl von Hotelzimmern oder Übernachtungen bzw. eines bestimmten Betreuungszeit- raums vorgegeben. Der im jeweiligen Einzelabruf anzuwendende Faktor wird auf Grundlage des konkret erforderlichen Leistungsaufwands nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung be- stimmt. Hinweis: Fremdleistungen (z.B. Kosten der Übernachtung) sind nicht Bestandteil der Einheitsleis- tung.

[Seite 11]

Hinweis: Weitere eingegangene Bieterfragen werden noch fristgerecht beantwortet.