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Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt Az. 01801-5/12304513-8/4(2026)
Kurzfassung der Leistungsbeschreibung
zur „Rahmenvereinbarung zur Planung und Umsetzung von
Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen für das
Bundesministerium für Forschung, Technologie und
Raumfahrt (BMFTR)“
Zielsetzung des Dokuments
Ziel des vorliegenden Dokuments ist es, einen ersten Überblick über den Auftragsgegenstand der
Rahmenvereinbarung zu ermöglichen. Die Leistungsbeschreibung wird dafür zusammengefasst.
Für die Ausschreibung verbindlich ist das Dokument „Leistungsbeschreibung“.
Auftragsgegenstand und -ziel
Das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt fördert Forschung,
Technologien und Raumfahrt in Deutschland. Wissenschaft und Forschung, Innovationen und
neue Technologien sind die Basis künftigen Wohlstands Gemeinsam bilden sie die Grundlage für
wirtschaftlichen Erfolg und Fortschritt, für Wachstum und Beschäftigung.
Raumfahrttechnologien und ihre Anwendungen sind wichtige Instrumente der modernen
Informations- und Industriegesellschaft.
Die regierungsamtliche Öffentlichkeitsarbeit und Fachinformation des BMFTR ist im Rahmen
ihres verfassungsrechtlich anerkannten Auftrags auf eine gezielte und verständliche Information
über die Arbeit, Vorhaben und Ziele des Ministeriums ausgerichtet. Staatliches Handeln soll
nachvollziehbar dargestellt werden und den öffentlichen Diskurs zu diesem ermöglichen. Hierfür
werden Veranstaltungen, Messebeteiligung und Ausstellungen genutzt, die Gegenstand dieses
Auftrages sind.
Das Leistungsspektrum reicht dabei von kleineren Veranstaltungen bis hin zu großen
internationalen Veranstaltungen und sehr politischen Formaten. Neben fachlichen
Veranstaltungen mit einer klaren Zielgruppe zählen auch öffentlichkeitswirksame Formate mit
einer breiten Zielgruppe zum Auftragsgegenstand. Veranstaltungen können außerdem in Präsenz,
rein digital oder hybrid angelegt sein. Bisher wurden bspw. werden folgende Veranstaltungen,
Messen und Ausstellungen über die Rahmenvereinbarung umgesetzt:
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Tag der offenen Tür der Bundesregierung,
Stand des BMFTR auf der Hannover Messe,
Stand des BMFTR auf Fachmessen wie z. B. der IFAT Munich (Weltleitmesse für
Umwelttechnologien), INTERSCHUTZ Hannover (Weltleitmesse für Feuerwehr,
Rettungswesen und Bevölkerungsschutz), gamescom Köln, World of Quantum
München (Weltleitmesse für Quantentechnologien),
Auftaktveranstaltung zur Hightech Agenda Deutschland,
FONA-Forum (Forschung für Nachhaltigkeit),
7. BMFTR-Symposium „Nachhaltigkeit in der Wissenschaft“,
Symposium „Raum für Wandel - Städte neu denken. Dialog Forschung und
Innovation vor Ort“ in Bonn,
Auftakt- und Abschlussveranstaltungen zu Wissenschaftsjahren.
Leistungsumfang
Die vorliegende Rahmenvereinbarung umfasst die nachhaltige und datenschutzkonforme
Planung und Umsetzung von Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen des BMFTR. Der
Auftraggeber (AG) hat für andere Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit und Fachinformation eine
eigene Rahmenvereinbarung „Planung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen für
das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt“, die für alle anderen
Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit und Fachinformation – außer Veranstaltungen, Messen
und Ausstellungen - zu nutzen ist. Darüber hinaus bestehen weitere Rahmenvereinbarungen, auf
die der AG zugreifen kann (bspw. Websites, Gebärdensprachfilme,
Fotografendienstleistungen etc.), die vorrangig zu nutzen sind.
Die Leistungen der Rahmenvereinbarung gliedern sich in Einheitsleistungen, Stundensätze und
Pauschalleistungen (siehe jeweils unten). Einheitsleistungen und Stundensätze unterliegen dem
Abrufverfahren.
III. 1. Abrufverfahren
Der Leistungsabruf erfolgt im BMFTR durch die einzelnen Referate, die den Auftragnehmer (AN)
über die geplanten Vorhaben informieren. Nach einem ausführlichen Briefing erstellt der AN ein
schriftliches Angebot, das die weitere Grundlage für die Leistungserbringung darstellt. Es basiert
auf den Bedingungen der Rahmenvereinbarung und besteht aus Einheitsleistungen und
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Stundensätzen, die in Kombination die Umsetzung des Vorhabens ermöglichen. Das Angebot wird
vom jeweiligen Referat als Einzelauftrag beauftragt. Es muss eine Vielzahl von Einzelaufträgen
gleichzeitig bearbeitet werden. Pro Jahr werden ca. 30 Einzelaufträge abgeschlossen.
Das Referat für Öffentlichkeitsarbeit führt diesen Vertrag und ist bei Freigaben von Materialien
durch den AN einzubinden. Außerdem unterstützt es die auftraggebenden Fachreferate bei der
Vertragsausführung und klärt zusammen mit dem AN allgemeine Fragen zum Vertrag.
III. 2. Einheitsleistungen und Stundensätze
Eine Einheitsleistung ist ein im Vorhinein klar umgrenztes Produkt (z.B. Erstellung eines
Veranstaltungskonzepts). Einheitsleistungen werden nach dem jeweiligen Bedarf des AG
abgerufen. Einheitsleistungen können dabei – je nach im Einzelauftrag benötigtem Umfang –
einzeln oder im Verbund und in der jeweils benötigten Stückzahl abgerufen werden. Folgende
Leistungen werden beispielsweise in Form einer Einheitsleistung abgerufen:
Erstellung von diversen Konzepten (Veranstaltungs-/Messestand- oder
Ausstellungskonzepte, Locationkonzepte, Raum- und Möblierungskonzepte,
Technikkonzepte etc.),
Managementaufgaben (Teilnehmenden- und Einladungsmanagement, Management von
Veranstaltungsräumlichkeiten etc.),
Texterstellung sowie Bild- und Grafikbearbeitung,
Konzeption, Produktion und Bearbeitung von Filmen (bspw. Veranstaltungstrailer,
Interviews etc.).
Stundensätze können eingesetzt werden, um weitere Bedarfe abzubilden, die nicht über die
Einheitsleistungen oder Pauschalleistung abgedeckt sind. Einheitsleistungen sind vorrangig zu
nutzen. Für folgende Leistungsbereiche können beispielsweise Stundensätze abgerufen werden:
Projektmanagement inkl. Konzeption,
Vor-Ort-Betreuung,
Einkauf von Fremdleistungen.
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III. 3. Pauschalleistungen
Pauschalleistungen unterliegen nicht dem Abrufverfahren, sondern sind mit Zuschlagserteilung
direkt beauftragt. Die Pauschalleistungen sind während der Vertragslaufzeit fortlaufend,
beginnend mit Vertragsschluss zu erbringen. Hierunter werden bspw. folgende Leistungen gefasst:
Übergeordnete Besprechungen mit dem AG (inhaltliche Besprechungen zur
Durchführung der Rahmenvereinbarung, administrative Besprechungen zum
Vertragsmanagement) sowie das Auftaktgespräch zu Projektbeginn eines Einzelauftrags,
Berichte (Erfolgskontrollberichte zu Einzelaufträgen, Auftragsübersichten,
Abrufübersichten sowie eine Liste über den Einkauf von Fremdleistungen),
Aufgaben des Controllings und Qualitätsmanagements.
III. 4. Fremdleistungen
Der AN verpflichtet sich, alle Leistungen, die über Einheitsleistungen, Stundensätze oder
Pauschalleistungen erbracht werden, selbst oder durch einen Unterauftragnehmer zu erbringen
(=Agenturleistungen). Alle Kosten sind in den angebotenen Preisen enthalten.
Der AN kann mit vorheriger Zustimmung des AG Fremdleistungen einkaufen. Fremdleistungen
sind alle Leistungen, die nicht Bestandteil einer Einheitsleistung bzw. von Stundensätzen oder
Pauschalleistungen der Leistungsbeschreibung sind und die nicht vom AN oder einem seiner
Unterauftragnehmer erbracht werden.
Der AN darf Fremdleistungen einkaufen, wenn diese
-
zur Umsetzung eines in einer Einheitsleistung vorgesehenen Konzepts oder
-
zur Umsetzung einer Einheitsleistung
dieser Leistungsbeschreibung erforderlich sind und der Einkauf von Fremdleistungen in der
Einheitsleistung ausdrücklich vorgesehen ist.
Ausdrücklich vorgesehen ist der Einkauf von Fremdleistungen, wenn in den Einheitsleistungen
vermerkt ist, dass die Umsetzung des Konzepts oder die Produktion, der Einkauf, die Lagerung o.Ä.
kein Bestandteil der Einheitsleistung ist, sondern über den Einkauf von Fremdleistungen
abgedeckt wird.
Unabhängig von diesen Einheitsleistungen kann der Einkauf von Fremdleistungen bis zu einem
Auftragswert von 50.000 Euro (netto), die im Zusammenhang mit der Durchführung des Auftrags
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stehen erfolgen, soweit die Gegebenheiten des § 14 UVgO bzw. § 55 Absatz 2 BHO für den AG
vorliegen würden.
Der AN hat beim Einkauf von Fremdleistungen Folgendes zu beachten:
Die jeweilige Beauftragung einer Fremdleistung ist durch das auftraggebende Referat freizugeben.
Mit der ausgewählten Fremdleistung soll mit dem vorgegebenen Budget das beste Ergebnis
umgesetzt werden (Wirtschaftlichkeitsprinzip). Der AN ist verpflichtet, Aufträge an Dritte nach
wirtschaftlichen Gesichtspunkten unter Einhaltung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit sowie
Sparsamkeit zu vergeben. Hierzu hat der AN mindestens drei Angebote einzuholen und dabei
zwischen Unternehmen abzuwechseln, die er um Angebote bittet. Der AN berücksichtigt bei der
Wahl der Unternehmen das vom AG gestellte Briefing. Der AN erstellt eine Übersicht, aus der
hervorgeht, welche Angebote abgegeben wurden und wie hoch der jeweilige Angebotspreis ist. Die
Definition von weiteren Bewertungskriterien erfolgt bei Bedarf im Vorfeld über das jeweilige
Konzept bzw. über den Stundensatz Einkauf von Fremdleistungen. Der AN hat darzustellen,
inwiefern das jeweilige Angebot die definierten Bewertungskriterien erfüllt. Die
Letztentscheidung über die Auswahl aus den drei Angeboten liegt beim auftraggebenden Referat.
Die Einholung der Angebote ist vom AN zu dokumentieren (einschließlich einer kurzen
Beschreibung der einzukaufenden Leistung). Die Einzelheiten stimmen AG und AN nach
Vertragsschluss ab.
Der AN bemüht sich, Vergünstigungen (Rabatte, Skonti etc.) zu verhandeln. Alle gewährten
Vergünstigungen sind an den AG weiterzugeben. Bei der Angebotseinholung bzw.
Vertragsverhandlungen wird der AN alle Unternehmen gleichbehandeln. Alle Unternehmen
erhalten die gleichen Informationen, insbesondere über die Auswahlkriterien für den
Vertragsschluss. Auf Nachfrage informiert der AN die nicht berücksichtigten Unternehmen über
den Grund, warum kein Vertragsschluss zustande gekommen ist.
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