A._Bewerbungsbedingungen AiM.pdf

[Seite 1]

Z

Agile integrative Managementsuite (AiM) als

Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung

Bewerbungsbedingungen

für Verhandlungsverfahren nach der SektVO

Vergabe Nr. 26FEA87817

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− Deutsche Bahn AG Beschaffung Software (FEA53) −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− Christel Kaemper −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− Version: 9.0 −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− Status: in Bearbeitung −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−

Seite 1

Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 2]

1 Gegenstand der Vergabe 3 2 Rechtlicher Rahmen 5 3 Kommunikation 6 4 Vergabeunterlagen 6 5 Vertraulichkeit 7 6 Teilnahmewettbewerb 8 7 Form des Angebots 10 8 Teilnahme- und Angebotsfristen 10 9 Inhalt des Angebots 11 10 Bleibt frei 11 11 Hinweise zur Angebotsbearbeitung 11 12 Anzahl der Hauptangebote/Nebenangebote/Rabatte 14 13 Bietergemeinschaften 15 14 Nachunternehmer 15 15 Angebotswertung 16 16 Weiterer Ablauf des Vergabeverfahrens 18 17 Besondere gesetzliche Anforderungen an den Auftragnehmer 20 18 Rechtsmittelbelehrung 20 19 Anlagen zur Vergabe 22

Seite 2 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 3]

1 Gegenstand der Vergabe

1.1 Gegenstand der Vergabe ist ein Auftrag über die Bereitstellung einer Agile integrative Managementsuite (AiM) als Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung inklusive Support, Mig- ration sowie weitere IT-Dienstleistungen.

Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Lieferungen und Leistungen sind in den weiteren Vergabeunterlagen beschrieben.

1.2 Bleibt frei

1.3 Schätz- und Höchstmengen bzw. Schätz- und Höchstwerte

Die geschätzte Menge der Leistungen, die während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen wird (Schätzmenge), beträgt:

Details zu den jeweiligen Positionen und deren Leistungseinheiten entnehmen Sie dem Preisblatt (Anlage 2).

Die Höchstmenge der Leistungen, die während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen werden kann, beträgt:

Seite 3 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 4]

Es handelt sich bei den hier festgelegten Mengen bzw. Werten nicht um Mindestabnahmemengen oder -werte. Eine bestimmte Liefer-/Leistungsmenge wird vom Auftraggeber nicht garantiert. Es besteht daher in Hinblick auf diese Werte bzw. Mengen keinerlei Anspruch eines Auftragnehmers auf Beauftragung bzw. Vergütung.

1.4 Auftraggeber in diesem Vergabeverfahren ist:

DB Systel GmbH Jürgen-Ponto-Platz 1 60329 Frankfurt am Main vertreten durch die in Ziffer 3.3 benannte Vergabestelle.

Weitere neben dem Auftraggeber abrufberechtigte Unternehmen sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt.

1.5 Ablauf des Vergabeverfahrens

Wie in der Bekanntmachung dargestellt, wird im Rahmen der Vergabe zunächst ein Teil- nahmewettbewerb durchgeführt. Gegenstand des Teilnahmewettbewerbs ist die Prüfung der Eignung zur Erbringung der jeweiligen Leistungen (Fachkunde und Leistungsfähigkeit) sowie der Zuverlässigkeit/Gesetzestreue (Vorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB) des Bewerbers. Siehe im Übrigen die Hinweise zum Teilnahme- wettbewerb in Ziffer 6.

Seite 4 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 5]

Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs werden maximal 5 der zur Erbringung der Leistung geeigneten und zuverlässigen Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert. Auf Ziffer 6 der Bewerbungsbedingungen wird hingewiesen.

Entsprechend den gesetzlichen Transparenzvorgaben werden die Unterlagen der Ange- botsphase bereits mit der Bekanntmachung zusammen mit den Unterlagen der Teilnahme- phase veröffentlicht und sind auf dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG wie folgt gegliedert:

 „Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb“  „Unterlagen für die Angebotsphase“

Bitte beachten Sie, dass die Unterlagen für die Angebotsphase zunächst nur informative Bedeutung haben und für den Teilnahmewettbewerb nicht zu bearbeiten und einzureichen sind. Auch ist hiermit keine Aufforderung zur Angebotsabgabe verbunden. Ohne eine aus- drückliche Aufforderung eingereichte Angebote finden keine Berücksichtigung.

Fragen zum Teilnahmewettbewerb oder zur Angebotsphase und zu den dazugehörigen Un- terlagen können über das „Fragen-Antworten-Forum“ im Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG (Fundstelle: https://bieterportal.noncd.db.de/portal) eingereicht werden. Die hier- für im Teilnahmewettbewerb und der Angebotsphase geltenden Fristen entnehmen Sie bitte jeweils dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG unter „Übersicht“, „Termine“, „Frist zur Stellung von Fragen“ (vgl. auch Ziffer 4.2). Die Fragen werden fortlaufend möglichst zeitnah im Rahmen eines anonymisierten Fragen- und-Antworten-Forums beantwortet und auf dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG veröffentlicht.

2 Rechtlicher Rahmen

2.1 Die Vergabe erfolgt in Anwendung der Vorschriften des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie der Sektorenverordnung (SektVO) im Ver- handlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb (§ 119 Abs. 1 und Abs. 5 GWB).

2.2 Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, das Vergabeverfahren einzustellen, sofern sachliche Gründe dies rechtfertigen. Ein sachlicher Grund liegt insbesondere vor, wenn

 kein Angebot eingegangen ist, das den Vergabeunterlagen entspricht,  sich die Grundlagen der Vergabe geändert haben,  das Vergabeverfahren kein wirtschaftliches Ergebnis gehabt hat oder erwarten lässt.

2.3 Für die abzuschließenden Verträge gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kauf- rechts.

Seite 5 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 6]

3 Kommunikation

3.1 Die Vergabe wird über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG durchgeführt (https://bieterportal.noncd.db.de/Portal/). Auf § 9 SektVO wird hingewiesen.

Der Auftraggeber, vertreten durch die Vergabestelle, kommuniziert mit den Unternehmen, die sich auf dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG registriert haben, in der Regel über die Nachrichtenfunktion des Vergabeportals der Deutsche(n) Bahn AG.

Es liegt im Verantwortungsbereich der Unternehmen, regelmäßig Einsicht in ihr Postfach des Vergabeportals der Deutsche(n) Bahn AG zu nehmen und dort hinterlegte Informatio- nen/Dokumente abzurufen.

Unternehmen, die sich nicht registriert haben, sind dazu aufgefordert, sich in eigener Ver- antwortung über Aktualisierungen, Korrekturen und Informationen zu informieren, die auf der o.g. Plattform eingestellt werden.

3.2 Bei technischen oder methodischen Fragen zum Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG wenden Sie sich bitte an die im Bieterportal hinterlegten Kontaktdaten unter: https://bieter- portal.noncd.db.de/evergabe.bieter/eva/supplierportal/portal/tabs/vergaben.

3.3 Soweit in der Auftragsbekanntmachung nicht anders angegeben, ist die nachfolgend ge- nannte Stelle der alleinige Ansprechpartner in allen Fragen des Vergabeverfahrens (Vergabestelle).

Auskünfte anderer Stellen oder anderer Personen sowie telefonische Auskünfte sind nicht verbindlich. Die Kommunikation erfolgt in deutscher Sprache.

Deutsche Bahn AG Beschaffung Software FEA53 Frau Christel Kaemper Wilhelm-Leuschner Str. 78 60329 Frankfurt

E-Mail: Christel.Kaemper@deutschebahn.com

3.4

Für die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten gelten die Anforderungen nach den Ziffern 6 bis 9.

4 Vergabeunterlagen

4.1 Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG (http://www.deutschebahn.com/bieterportal) zur Verfügung gestellt.

Vergabeunterlagen Die Vergabeunterlagen sind abschließend in der unter Ziffer 18 enthaltenen „Checkliste Vergabeunterlagen“ aufgeführt.

Die Unternehmen haben die Vergabeunterlagen unverzüglich nach Erhalt auf Vollständig- keit, etwaige Unklarheiten oder Fehler zu überprüfen.

4.2 Enthalten die Vergabeunterlagen (Teilnahmewettbewerb und Angebotsphase) nach Auf- fassung des Unternehmens unvollständige, unklare oder fehlerhafte Regelungen oder werfen sie Fragen auf, die die Erstellung des Teilnahmeantrags oder des Angebots oder

Seite 6 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 7]

die Preisermittlung beeinflussen können, so hat das Unternehmen den Auftraggeber hie- rauf unverzüglich hinzuweisen, jedoch spätestens innerhalb der auf dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG unter „Übersicht“, „Termine“, „Frist zur Stellung von Fragen“ ge- nannten Fristen. Der Auftraggeber kann von der Beantwortung von Fragen absehen, die nach Fristablauf gestellt werden.

Antworten, die für die Angebotserstellung oder für die Abgabe von Teilnahmeanträgen re- levant sind, werden gemäß Ziffer 3.1 zur Verfügung gestellt.

4.3 Der Auftraggeber weist darauf hin, dass es im Laufe des Vergabeverfahrens zu Änderun- gen an den Vergabeunterlagen kommen kann. Der Auftraggeber behält sich daher aus- drücklich vor, die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, Vertrags- bedingungen sowie Zuschlagskriterien und Musskriterien nebst Bewertungsmatrix anzu- passen bzw. zu ändern. Das gilt auch für die in den Vergabeunterlagen ggfs. aufgestellten Mindestanforderungen. Wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vor Ablauf der Frist für den Eingang von Teilnahmeanträgen macht der Auftraggeber im Wege einer Korrekturmeldung (Berichtigungsbekanntmachung) europaweit bekannt. Sollten Änderun- gen an den Vergabeunterlagen zu einer wesentlichen Änderung der Wettbewerbsbedin- gungen führen, behält sich der Auftraggeber vor, die ursprünglich vorgesehenen Fristen angemessen zu verlängern. Auf Ziffer Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. wird hingewiesen.

4.4 Erwerb von Normen, Merkblättern etc.

DIN-Normen, UIC-Merkblätter und DB Standards (ehemals Bahn-Normen) sind vom Unter- nehmen selbst zu beschaffen. UIC-Merkblätter und DB Standards können beschafft werden bei: DB InfraGO AG Medien & Kommunikation Griesbachstr. 7 76185 Karlsruhe E-Mail: auftraege.zu.technischen.regeln@deutschebahn.com Telefon +49 (0) 721 938 3846 DIN-Normen können beschafft werden bei: Beuth-Verlag GmbH Am DIN-Platz Burggrafenstraße 6 10787 Berlin E-Mail: kundenservice@beuth.de Telefon +49 (0) 30 2601 2260 Telefax +49 (0) 30 2601 1260

5 Vertraulichkeit

5.1 Das Unternehmen hat die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die es im Rahmen dieses Vergabeverfahrens erhält, vertraulich zu behandeln und sie zu keinem anderen Zweck als diesem Vergabeverfahren zu verwenden. Das gilt nicht für Informationen, die

 bereits vor Offenlegung rechtmäßig im Besitz des Unternehmens waren;  ohne Zutun des Unternehmens veröffentlicht worden oder anderweitig ohne sein Ver- schulden allgemein bekannt geworden sind;  die dem Unternehmen von einem oder mehreren Dritten rechtmäßig übermittelt wur- den;  die schriftlich oder in Textform durch den Auftraggeber freigegeben werden;

Seite 7 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 8]

 die auf Grund gesetzlicher Vorschriften auf Anordnung von Behörden oder Gerichten offen zu legen sind.

5.2 Beabsichtigt das Unternehmen auf die Aufforderung zur Angebotsabgabe hin kein Ange- bot abzugeben, hat es dies dem Auftraggeber mitzuteilen und die Vergabeunterlagen zu vernichten oder an den Auftraggeber zurückzugeben. Digitale Unterlagen sind zu löschen. Die Vernichtung/ Löschung der Unterlagen ist auf Verlangen zu bestätigen.

5.3 Das Unternehmen hat alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung der Vergabeunterla- gen oder der Erstellung des Angebots betraut werden, entsprechend Zif- fern 5.1 und 5.2 zu verpflichten und dies auf Verlangen des Auftraggebers nachzuweisen. Dies gilt auch für eine ggf. beabsichtigte Weitergabe der Unterlagen an vorgesehene Nachunternehmer.

5.4 Eine Veröffentlichung, kommerzielle Verwertung und Weitergabe an Dritte (mit Ausnahme für Zwecke der Angebotserstellung von Nachunternehmern) von Unterlagen des Verhand- lungsverfahrens) ist ohne die in Schriftform erteilte vorherige Zustimmung des Auftragge- bers nicht zulässig.

5.5 Die Bedingungen einer eventuell abgegebenen Vertraulichkeitserklärung in diesem Verga- beverfahren bleiben von den o.g. Bedingungen unberührt.

5.6 Die vorstehenden Verpflichtungen behalten auch nach Beendigung/Einstellung dieses Vergabeverfahrens für weitere 5 Jahre ihre Gültigkeit.

6 Teilnahmewettbewerb

6.1 Für den Teilnahmewettbewerb gelten die in der Bekanntmachung aufgeführten Teilnah- mebedingungen.

Die Bekanntmachung ist abrufbar im TED-Portal der EU oder auf dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG (https://bieterportal.noncd.db.de/portal unter „Detailansicht der Be- kanntmachung“).

6.2 Die dort geforderten Informationen und Nachweise sind von den Unternehmen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Das Angebot ist nicht mit dem Teilnahmeantrag einzu- reichen. Dies gilt auch dann, wenn der Auftraggeber weitere Vergabeunterlagen (z.B. ein Angebotsformblatt) bereits zu Beginn des Teilnahmewettbewerbs veröffentlicht.

6.3 Die in der Bekanntmachung im EU-Amtsblatt aufgeführte Frist für den Eingang der Teil- nahmeanträge ist unbedingt einzuhalten; eine verspätete Abgabe führt zur Nichtberück- sichtigung des Teilnahmeantrages, es sei denn die Verspätung ins nicht von dem Unter- nehmen zu vertreten. Es gelten darüber hinaus die gesetzlichen Ausschlussgründe. Der Auftraggeber berücksichtigt im Rahmen der Zuverlässigkeitsprüfung die Ausschluss- gründe der §§ 123, 124 GWB i.V.m. § 142 Nr. 2 GWB im Rahmen des ihm zustehenden Ausschlussermessens.

6.4 Nach Prüfung der Teilnahmeanträge wird der Auftraggeber, die zum weiteren Verfahren zuzulassenden Unternehmen zur Abgabe von Angeboten auffordern. Die Unternehmen,

Seite 8 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 9]

die nicht ausgewählt werden, erhalten eine Mitteilung, dass sie nicht weiter am Verfahren beteiligt werden.

6.5 Für die Form der Teilnahmeanträge gilt Ziffer 7 (Form des Angebots) entsprechend. Even- tuelle Abweichungen in der Bekanntmachung im EU-Amtsblatt gehen vor.

6.6 Soweit sich der Auftraggeber nicht vorab anders festgelegt hat, behält er sich vor, die Un- ternehmen aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezo- gene Erklärungen und Nachweise nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren (§ 51 Abs. 2 SektVO)

6.7 Eignungsmatrix

Die Eignungsmatrix (Anhang B1) beinhaltet Ausschlusskriterien und Bewertungskriterien mit Mindestanforderungen, die über die Zulassung zur Angebotsabgabe entscheiden. Auf das Tabellenblatt „Informationen Eignungskriterien“ der Eignungsmatrix wird hingewiesen. 6.7.1 Ausschlusskriterien

Die Ausschlusskriterien (gem. Kapitel 5.1.9 der Bekanntmachung) beinhalten insbesondere allgemeine und formale Vorgaben, Erklärungen, Nachweise und Belege, welche durch den Bewerber einzureichen sind. Die Nicht-Erfüllung eines dieser Kriterien führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrags von der weiteren Eignungsprüfung. 6.7.2 Bewertungskriterien mit Mindestanforderungen

Die Bewertungskriterien mit Mindestanforderung beziehen sich auf die technische und be- rufliche Leistungsfähigkeit im Kontext des Ausschreibungsgegenstandes. Die Beantwor- tung der Fragen bzw. die Unterlagen zu den Bewertungskriterien müssen für eine Berück- sichtigung vollständig eingereicht werden.

6.7.3 Hinweise zum Erstellen der Teilnahmeanträge

Ist eine Antwortvorlage bereitgestellt, ist diese zwingend zu verwenden, ansonsten kann die Antwort nicht gewertet werden – siehe hierzu auch Hinweis in Anhang B1 (Eignungsmatrix) in der Spalte „Fragenspezifikation / Antwortvorlage“. Die Ausfüllhinweise im jeweiligen Ant- wortdokument sind zu beachten.

Die jeweils angegebene Begrenzung zur Seitenanzahl, Zeichenbegrenzung und Schriftart ist zu beachten. Über die Begrenzung hinausgehende Angaben werden bei der Bewertung nicht berücksichtigt.

Verweise auf andere Dokumente oder das Einreichen anderer Dokumente als die ausge- füllten Antwortvorlagen sind nicht zulässig bzw. werden nicht gewertet, sofern dies für das jeweilige Kriterium nicht explizit gestattet ist (i.d.R. bei der Abfrage von Kopien von Zertifi- katen)

Die Unterlagen müssen in deutscher Sprache eingereicht werden. Bei Referenzabfragen ist es gestattet, auch Referenzen aus Leistungen beim Auftraggeber aufzuführen.

Die elektronischen Unterlagen können in folgenden Dateiformaten abgegeben werden: ◼ PDF ◼ MS Word

Seite 9 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 10]

7 Form des Angebots

7.1 Angebote sind ausschließlich über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG einzu- reichen.

Angebotsabgabe über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG in Textform nach § 126b BGB:

Der Bieter nutzt die Angebotsfunktion des Vergabeportals der Deutsche(n) Bahn AG, um die mit dem Angebot geforderten Angaben zu machen und ggf. Angebotsdokumente hochzuladen.

Auf andere Art übermittelte Angebote, insbesondere solche per Telefax oder per E-Mail, sind nicht zulässig. Der Auftraggeber behält sich vor, die Einreichung von Dokumenten mit eingescannten Unterschriften zu verlangen.

7.2 Alle von den Bietern eingereichten elektronischen Dokumente sind in einem gängigen Da- tenformat zu erstellen und müssen mit einer Standardsoftware (z.B. Word, Excel) bearbei- tet bzw. bei Ablichtungen von Dokumenten per PDF gelesen werden können. Dateifor- mate von Dokumenten, die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt und von den Unter- nehmen zu bearbeiten sind, dürfen nicht geändert werden. Als Komprimierungsprogramm ist ausschließlich WIN-ZIP zugelassen. Wegen programmbedingter Begrenzungen für Pfadlängen wird empfohlen, die Dateinamen auf maximal 25 Zeichen zu begrenzen. An- derenfalls können sich Probleme beim Upload der Dateien ergeben.

8 Teilnahme- und Angebotsfristen

8.1 Die Frist für die Abgabe der Teilnahmeanträge ist in der Bekanntmachung im EU-Amts- blatt angegeben. Auf Ziffer 6 wird verwiesen.

8.2 Die Frist für den Eingang der Angebote wird den zum weiteren Verfahren zugelassenen Unternehmen nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs mitgeteilt.

8.3 Für die Fristberechnung gilt die Ortszeit der Vergabestelle. Die Angebotsfrist ist unbedingt einzuhalten.

8.4 Der Bewerber/Bieter kann seinen Teilnahmeantrag/sein Angebot nur bis zum Ablauf der Abgabefrist ändern, berichtigen oder zurücknehmen. Eine Änderung muss zweifelsfrei sein.

Die Änderung eines Teilnahmeantrags/Angebots erfolgt durch Neueinstellung des geänder- ten Teilnahmeantrags/Angebots auf dem Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG.

8.5 Die Bindefrist der Angebote beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Deren Ablauf wird den ausgewählten Bietern mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe mitgeteilt. Die Bieter sind bis zu diesem Zeitpunkt an ihre Angebote gebunden. Der Auftraggeber behält sich vor, bei Bedarf die Bieter, um eine Verlängerung der Bindefrist für ihre Angebote zu ersu- chen.

8.6 Sollte es beim Hochladen der Teilnahmeanträge/ Angebotsdokumente technische Prob- leme geben, dann muss sich der Bieter unverzüglich an die im Bieterportal hinterlegten Kontaktdaten unter: https://bieterportal.noncd.db.de/evergabe.bieter/eva/supplierpor- tal/portal/tabs/vergaben wenden. Ist dies nachweislich nicht oder erst nach Ablauf der Ab- gabefrist (Teilnahmefrist/ Angebotsfrist) erfolgt, kann dies zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen.

Seite 10 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 11]

9 Inhalt des Angebots

9.1 Die Vergabeunterlagen, einschließlich sämtlicher Anlagen sind der Einreichung des Ange- botes und der Kalkulation vollständig zugrunde zu legen.

9.2 Das Angebot ist in all seinen Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen; ausgenom- men sind fremdsprachige feststehende Fachbegriffe.

9.3 Elektronische Angebote sind in dem Format des Bieterportals des Vergabeportals der Deutsche(n) Bahn AG zu erstellen. Bei Widersprüchen zwischen Eintragungen im Ange- botsportal und Angaben in hochgeladenen Angebotsunterlagen gehen die Eintragungen im Angebotsportal vor.

9.4 Dem Angebot sind die in diesen Bewerbungsbedingungen oder gegebenenfalls später vom Auftraggeber entsprechend bezeichneten Unterlagen beizufügen. Andere Unterlagen sind nicht zugelassen.

9.5 Soweit sich der Auftraggeber nicht vorab anders festgelegt hat, behält er sich vor, die Un- ternehmen aufzufordern, fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Auf § 51 Abs. 2 und 3 SektVO wird hingewiesen.

10 Bleibt frei

11 Hinweise zur Angebotsbearbeitung

11.1 Allgemeine Hinweise

11.1.1 Die im Rahmen des Vergabeverfahrens von den Unternehmen eingereichten Unterlagen gehen in das Eigentum der Deutsche Bahn AG über. Die Deutsche Bahn AG und die mit ihr gem. §§ 15 AktG verbundenen Unternehmen erhalten das vollumfängliche Recht, diese im Rahmen des Vergabeverfahrens zu nutzen. 11.1.2 Für die Angebotsbearbeitung und/oder Teilnahme am Vergabeverfahren wird keine Kos- tenerstattung gewährt. 11.1.3 Angebote müssen auf sämtlichen Vergabeunterlagen basieren und verbindlich sein. 11.1.4 Der Auftraggeber behält sich vor in der ersten, indikativen, Angebotsrunde Angebote aus- zuschließen, welche wesentliche Bearbeitungslücken enthalten. 11.1.5 Im Anschluss an die indikative Angebotsphase muss der Bieter, um im weiteren Verlauf berücksichtigt zu werden, auf Basis sämtlicher Vergabeunterlagen und unter Beachtung der im Folgenden dargestellten Hinweise zur Angebotserstellung, ein verbindliches Ange- bot abgeben. Details zum Ablauf des Verhandlungsverfahren mit dessen Schritten (insbe- sondere ab welchem Schritt die Angebote verbindlich sind) sind in Ziffer 16 beschrieben. 11.1.6 Eigenerklärung Der Auftraggeber behält sich vor vor Zuschlag von dem bzw. den Bietern, die für den Zuschlag in Frage kommen eine Erklärung einzufordern, dass dieser unabhängig von seiner Rolle als Hersteller, Vertriebspartner oder Reseller berechtigt ist bzw. sein wird, die vertragsgegenständlichen Leistungen vollständig und vertragskonkform bereitzustellen und zu erfüllen.

Seite 11 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 12]

11.2 Allgemeine Vorgaben für Preisangaben

11.2.1 Alle Preispositionen sind zu bepreisen. Auf § 51 Abs. 3 SektVO wird hingewiesen. 11.2.2 Alle Aufwände des Bieters sind in die vorhandenen Preispositionen einzupreisen. Eine Än- derung des vorgegebenen Textes oder der vorgegebenen Formatierung (z.B. andere oder neue Spalten/Zeilen) ist nicht zulässig. 11.2.3 Angebote mit Preisen, die der Bieter an bestimmte, in den Vergabeunterlagen nicht vorge- sehene Bedingungen knüpft, (z.B. Laufzeiten, Abnahmemengen, Kopplung mit anderen Aufträgen, zusätzliche Beistellleistungen des Auftraggebers, etc.) stellen eine unzulässige Änderung bzw. Ergänzung der Vergabeunterlagen dar und werden ausgeschlossen. 11.2.4 Alle Angebotspreise sind in Euro, Bruchteile in vollen Euro-Cent anzugeben. 11.2.5 Alle Angebotspreise sind netto ohne Umsatzsteuer anzugeben.

11.3 Vertragsbedingungen

Den Vergabeunterlagen sind der vom Auftraggeber vorgesehene Rahmenvertrag sowie die vom Auftraggeber vorgesehen Rahmenvertragsanlagen beigefügt. Der Rahmenvertrag sowie Anlage 1 (Leistungsbeschreibung), die Anlagen 4 und 5 (EVB- Informationssicherheit und zugehöriger Anhang) sind als Tabellenform den Vergabeunter- lagen beigefügt. In den betreffenden Dokumenten sind einige Passagen „grau“ hinterlegt. Diese sind nicht flexibel und vom Bieter zwingend zu akzeptieren. Abweichungen oder Einschränkungen hinsichtlich der nicht flexiblen Vertragsbedingungen führen zum Angebotsausschluss. Auf Ziffern 15.3.2.2. wird hingewiesen. Bezüglich der weiteren Passagen besteht für den Bieter die Möglichkeit, diese zu bestätigen oder vom Entwurf des Auftraggebers abzuweichen. Die Instruktionen an die Bieter in den Dokumenten sind dabei zu beachten. Die vollständig ausgefüllten Dokumente in Tabellen- form sind dem Angebot beizufügen. Die Bewertung der Angaben in dem Rahmenvertrag sowie Anlage 1 (Leistungsbeschrei- bung) und in den Anlagen 4 und 5 (EVB-Informationssicherheit und zugehöriger Anhang) erfolgt gemäß Anhang C2 (Gesamtbewertungsmatrix_AiM). Die Anlage 3 (Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag nach Art. 28 EU-DSGVO) ist vom Bieter an den dafür vorgesehenen Stellen (siehe Hinweise im Dokument) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen. Soweit dies nicht ausdrücklich anders gekennzeichnet ist, sind die Vertragsbedingungen einschließlich der Anlagen zum Vertrag zwingend einzuhalten. Abweichungen oder Ein- schränkungen hinsichtlich der Vertragsbedingungen oder den ggfs. vorgegebenen Ange- botsalternativen führen zum Angebotsausschluss. Soweit dies in dem zu verwendenden Vertragsmuster vorgesehen ist, muss sich das Unternehmen durch Ankreuzen einer der Wahlmöglichkeiten bzw. Aktivieren eines der Kontrollkästchen-Formularfelder entscheiden, welche Variante angeboten wird. Die Auswahl wird nach der in der Wertungsmatrix dargestellten Methode bewertet. Unter Ziffer 9 des Vertrags haben die Unternehmen die Ansprechpartner für die Vertragsabwicklung anzugeben. Anlage 2 zu C1 Preisblatt: Bezüglich des Preisblatts haben die Bieter die Möglichkeit, mit dem indikativen Angebot mittels Verwendung des Anhang C4 (Rückmeldungsformular zum Preisblatt), Anpassungs- vorschläge zu Preispositionen, die aus ihrer Sicht nicht, nicht wirtschaftlich oder nur mit unverhältnismäßigen Risiken erfüllt werden können, einzureichen. Dabei ist ein konkreter Gegenvorschlag einzureichen und die risikobezogenen oder wirtschaftlichen Gründe für die

Seite 12 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 13]

Änderungsvorschläge darzulegen. Siehe hierzu auch die Ausfüllhinweise im Anhang C4 (Rückmeldungsformular Preisblatt). Der Auftraggeber wird im Rahmen der indikativen Angebotsphase die eingehenden Ände- rungsvorschläge von allen Bietern prüfen und mit der Aufforderung zur verbindlichen Ange- botsabgabe ein – ggf. angepassten – Preisblatt zur Verfügung stellen, welches in der ver- bindlichen Angebotsphase zwingend einzuhalten ist. Der Auftraggeber ist somit bereit, einzelne Positionen auf Basis von Bietern dargelegten risikobezogenen oder wirtschaftlichen Aspekten anzupassen, ist aber grundsätzlich in sei- ner Entscheidung frei darin, auf Änderungsvorschläge einzugehen oder nicht. Auch ist es nicht die Intention des Auftraggebers, das Preisblatt in großem Umfang umzuschreiben. Daher sind die Bieter angehalten, bei den Änderungsvorschlägen sich auf wesentliche As- pekte und eine begrenzte Anzahl an Änderungsvorschlägen zu fokussieren.

11.4 Beschreibung der Anforderungen und Leistungen / Fachliche Zuschlagskriterien

11.4.1 Die zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bieter müssen mit ihrem (indikativen) Angebot Angaben und Unterlagen zur Art und Weise der Auftragsdurchführung einreichen. Die ein- zureichenden Unterlagen sind in der Anlagenliste unter Ziffer 19 der Bewerbungsbedin- gungen aufgeführt. Die für die fachlich technische Bewertung erforderlichen Angaben und in dem Zusammen- hang einzureichenden Unterlagen sind im Anhang C2 (Gesamtbewertungsmatrix_AiM) im Tabellenblatt Kriterienkatalog im Einzelnen für jedes „Kriterium“ aufgeführt und dort näher erläutert. Dabei sind der Kriterienkatalog und Use-Cases (siehe Tabellenblätter in Anhang C2) zu unterscheiden. Der Kriterienkatalog enthält die Maßstäbe für die fachlich technische Bewertung der Anga- ben und Unterlagen. Der Kriterienkatalog ist wie folgt aufgebaut und enthält insbesondere folgende Vorgaben: ▪ Die Ordnungsnummer des jeweiligen Kriteriums ▪ Ausführungen zu dem jeweiligen Kriterium bzw. die jeweilige Fragestellung, inklu- sive der Angabe, in welchen Dokumenten der Bieter die entsprechenden Angaben jeweils vornehmen muss. Die fachlich / technische Bewertung des Angebots erfolgt anhand der Angaben des Bieters. ▪ Die formalen Anforderungen an die Angaben des Bieters, insbesondere zur maximal zulässigen Seitenzahl, zu dem jeweiligen Kriterium. ▪ Die Gewichtung des jeweiligen Kriteriums innerhalb des Kriterienkatalogs ▪ Das Bewertungsschema für die Stufen 1 bis 5 zum jeweiligen Kriterium (weitere De- tails siehe unter Tabellenblatt Informationen Kriterienkatalog). Die Bieter müssen hiernach zum Beispiel Angaben in der Leistungsbeschreibung und in den vorgegebenen Lösungsdokumenten machen. Sofern Vorlagen für die Angaben vorgegeben sind (z.B. Leistungsbeschreibung und Lö- sungsdokumente), sind diese zwingend zu verwenden. Die in den Dokumenten aufgeführ- ten Instruktionen an die Bieter sind zu beachten. Dies gilt insbesondere auch für die Einhal- tung der maximalen Seitenzahl. Die Anlage 1 (Leistungsbeschreibung) sowie die 4 und 5 (EVB Informationssicherheit) und der zugehörige Anhang) sind als Tabellenform den Vergabeunterlagen beigefügt. Bezüglich der weiteren Passagen besteht für den Bieter die Möglichkeit, diese zu bestätigen oder vom Entwurf des Auftraggebers abzuweichen. Die Instruktionen an die Bieter in den Dokumenten sind dabei zu beachten. Die vollständig ausgefüllten Dokumente in Tabellen- form sind dem Angebot beizufügen.

Seite 13 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 14]

Neben den schriftlich zu beantworteten Kriterien wurden für diese Vergabe seitens des AG auch Use-Cases definiert, deren Umsetzung ebenfalls in die fachliche Bewertung der An- gebote eingeht. Ziel der Use-Cases ist es, sich zu einzelnen Aspekten ein genaueres Bild von der Lösung zu verschaffen sowie die Qualität der Umsetzung zu bewerten. Hierfür wird auf Anhang C2 (Gesamtbewertungsmatrix_AiM) Tabellenblatt Informationen Use Cases verwiesen. Im Anhang C2 (Gesamtbewertungsmatrix_AiM) sind die für die Vergabe definierten Use- Cases in den Tabellenblättern „UC1“ bis „UC8“ beschrieben. Teile der Use-Cases werden im Rahmen einer wertenden Teststellung durch den Auftraggeber in der SaaS-Lösung des Bieters im Rahmen anhand eines Anleitungsdokuments (Work Book), welches der Bieter bereitstellt, verprobt („Auftraggeberverprobung“). Teile der Use-Cases werden hingegen im Laufe des Verhandlungsverfahrens in einem entsprechenden Termin als „Live-Demo“ in der SaaS-Lösung vorzustellen sein, wobei auch ergänzende Präsentationsunterlagen verwen- det werden können. Der Beschreibung des Use-Cases können Bieter entnehmen, ob es sich um eine Auftraggeberverprobung oder der Live-Demo handelt. Details zum Ablauf der Teststellungen werden den Bietern rechtzeitig im Vorfeld der Termine zugesendet. Im Anhang C2 (Gesamtbewertungsmatrix_AiM) sind im Tabellenblatt Use-Cases weitere Informationen zu Use-Cases in Bezug auf deren Bewertung angegeben. Folgende Angaben sind dort zu finden: ▪ Die Ordnungsnummer des Kriteriums ▪ Angabe des Use-Cases und auf welche Aspekte im Rahmen der Bewertung geach- tet wird ▪ Die Bewertungsgrundlage ▪ Die Gewichtung des jeweils Use-Cases innerhalb der Bewertung der Use-Cases ▪ Das Bewertungsschema für die Stufen 1 bis 5 zum jeweiligen Use-Case (Details siehe unter Tabellenblatt Informationen Use Cases) 11.4.2 Das verbindliche Angebot muss in jedem Fall den Anforderungen der Leistungsbeschrei- bung entsprechen, soweit diese nicht als Bewertungskriterien definiert sind (vgl. dazu Zif- fern Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. und Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.). Abweichungen von oder Einschränkungen der Muss- Kriterien führen zum Angebotsausschluss. 11.4.3 Das Attribut „Option“ kennzeichnet optionale Leistungen, die zwingend anzubieten und zu bepreisen sind, wenn der Auftraggeber nicht ausdrücklich eine andere Regelung getroffen hat. Den Auftraggeber trifft keine Verpflichtung, solche Optionen in Anspruch zu nehmen und zu beauftragen. 11.4.4 Verfügbarkeitszeitpunkt Das Angebot muss auf zum Zeitpunkt der indikativen Angebotsabgabe verfügbaren Lösun- gen basieren. Der Auftraggeber behält sich vor, zum Nachweis die Errichtung einer verifi- zierende Teststellung gem. Ziffer 15.3.4 durchzuführen.

12 Anzahl der Hauptangebote/Nebenangebote/Rabatte

12.1 Es ist ein Hauptangebot pro Bieter zugelassen. Reicht ein Bieter mehr Hauptangebote als zugelassen ein, führt dies zum Ausschluss aller seiner Hauptangebote.

Nebenangebote sind nicht zugelassen. Die vom Auftraggeber verwendete Leistungsbeschreibung enthält funktionale Spezifikationen und Sollanforderungen, die hinsichtlich des angebotenen Erfüllungsgrads bewertet werden.

Seite 14 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 15]

12.2 Soweit nach den technischen Spezifikationen ein bestimmtes Produkt gefordert wird oder bestimmte technische Anforderungen in Bezug genommen werden, sind gleichwertige Lö- sungen gem. § 28 Abs. 6 bzw. § 29 Abs. 1 SektVO zulässig. Die Gleichwertigkeit ist vom Bieter mit dem Angebot nachzuweisen.

12.3 Rabatte (bedingte) können angeboten werden und werden im Falle eines Zuschlages Ver- tragsbestandteil. Sie gehen jedoch nicht in die Angebotswertung ein.

13 Bietergemeinschaften

13.1 Bietergemeinschaften sind vorbehaltlich der Vorgaben des § 1 GWB zugelassen. Bieter- gemeinschaften haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistung. Voraussetzung für die Stellung eines Teilnahmeantrages durch eine Bietergemeinschaft ist, dass sich die Bietergemeinschaft unter der Bezeichnung „BIEGE“ und ihrer genauen Firmierung im Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG registriert (siehe dort auch die „Hinweise zur Registrierung von Bewerber- und Bietergemeinschaften in der eVergabe“). Eine bestehende Registrierung der Mitglieder der Bietergemeinschaft ist nicht ausrei- chend. In ihrem Teilnahmeantrag hat die Bietergemeinschaft sämtliche Mitglieder zu be- nennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfah- ren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Dafür ist das Formblatt Bietergemeinschaftserklärung (Anhang B5) zu verwenden.

13.2 Änderungen in der Zusammensetzung von Bietergemeinschaften nach Ablauf der Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge sind nicht gestattet.

14 Nachunternehmer

14.1 Der Bieter hat Art und Umfang der Leistungen, die er an Nachunternehmer (Unterauftrag- nehmer im Sinne von § 34 SektVO) zu vergeben beabsichtigt, sowie die vorgesehenen Nachunternehmer (einschließlich der dem Bieter verbundenen Nachunternehmer) im An- gebot zu bezeichnen. Dafür ist das Formblatt „Nachunternehmerverzeichnis “ (siehe An- lage 7) zu verwenden. Im Fall der Eignungsleihe nach § 47 SektVO sind die geforderten Eignungsnachweise für das betreffende Eignungskriterium für den zur Eignungsleihe be- nannten Nachunternehmer vorzulegen.

Reine Zulieferer sind keine Nachunternehmer.

14.2 Nachunternehmer, auf deren Kapazitäten sich das Unternehmen im Teilnahmewettbewerb gem. § 47 SektVO berufen hat, gelten als verbindlich benannt. Diese Nachunternehmer können im Vergabeverfahren nach Ablauf der Frist für die Einreichung des Teilnahmean- trags nicht mehr ausgetauscht werden.

Soweit keine Eignungsleihe gem. § 47 SektVO erfolgt, hat die Nachunternehmerbenen- nung nur vorläufigen Charakter. Der Auftraggeber kann vom Bieter vor Zuschlagserteilung eine verbindliche Benennung der vorgesehenen Nachunternehmer und den Nachweis ver- langen, dass dem Bieter die erforderlichen Mittel der benannten Nachunternehmer zur Ver- fügung stehen.

14.3 Der Auftraggeber behält sich vor, die Eignung und Zuverlässigkeit der vorgesehenen Nachunternehmer zu prüfen. Der Auftraggeber kann vom Bieter zu diesem Zweck die in

Seite 15 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 16]

der Auftragsbekanntmachung bezeichneten Eignungsnachweise und Erklärungen zur Zu- verlässigkeit auch für die Nachunternehmer verlangen.

14.4 Die Nachunternehmerliste kann bei Beauftragung nur in dem im Vertrag vorgesehenen Verfahren geändert werden.

14.5 Es wird darauf hingewiesen, dass für Nachunternehmer aller Stufen § 128 Abs. 1 GWB Anwendung findet.

15 Angebotswertung

15.1 Allgemeine Hinweise zur Angebotswertung

Die Bewertung der Angebote erfolgt unter Beachtung der §§ 51 ff. SektVO in einem drei- stufigen Verfahren. Die drei Stufen der Angebotswertung sind:

 Prüfung von Ausschlussgründen

 Prüfung der Angemessenheit der Preise, sofern Anlass hierzu besteht

 Bewertung der Angebote anhand der bekannt gemachten Kriterien.

15.2 Ausschlussgründe

15.2.1 Der Auftraggeber weist darauf hin, dass es zum Angebotsausschluss führt, wenn der Bie- ter ein Angebot einreicht, das mit den Angeboten der Wettbewerber nicht vergleichbar ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn der Bieter:

 das Angebot nicht form- oder fristgerecht einreicht, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten,

 er Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt oder diese außerhalb der dafür vorgesehenen Stellen ergänzt,

 er eigene Allgemeine Geschäftsbedingungen verwendet,

 das Angebot unter einem Gremienvorbehalt oder einem sonstigen Vorbehalt oder unter Bedingungen abgibt,

 er mit dem Angebot von zwingenden kommerziellen Bedingungen oder zwingenden fachlichen Anforderungen des Auftraggebers abweicht oder

 er auf entsprechende Nachforderung des Auftraggebers die nachgeforderten Unterla- gen nicht, nicht vollständig oder nicht fristgerecht einreicht oder er zusätzliche Aus- künfte verweigert. 15.2.2 Es führt auch zum Angebotsausschluss, wenn der Bieter ohne die vorherige und aus- drückliche mindestens in Textform erteilte Zustimmung des Auftraggebers gegen die in diesen Bewerbungsbedingungen festgelegten Vertraulichkeitsregeln oder eine gesonderte Vertraulichkeitserklärung verstoßen hat. Mündliche Erklärungen haben keine rechtlich ver- bindliche Wirkung. 15.2.3 Es gelten darüber hinaus die gesetzlichen Ausschlussgründe. 15.2.4 Auf 11.1.4 und 11.1.5 wird hingewiesen.

15.3 Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste, d.h. das Angebot mit dem besten Preis- Leis- tungsverhältnis erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot ist das Angebot mit der höchsten Pro- zentzahl. Die Bewertung der Angebote erfolgt anhand der folgenden Zuschlagskriterien und der angegebenen Gewichtung:

Seite 16 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 17]

1. Finanzielle Kriterien Gewichtung: 55 %
2. Fachliche Kriterien Gewichtung: 40 %
3. Vertragliche Kriterien Gewichtung: 5 % Die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung sind in der beigefügten Gesamtbewertungs- matrix (Anhang C2 Gesamtbewertungsmatrix) detailliert aufgeschlüsselt. Dort ist auch ein Verweis auf das Bewertungsschema für die betreffenden Kriterien aufgeführt. In den folgen- den Abschnitten werden diese näher erläutert.

15.3.1 Kommerzielle Bewertung (Finanzielle Kriterien) Die Bewertung der finanziellen Kriterien umfasst den folgenden Block und ist in Anhang C2 (Gesamtbewertungsmatrix_AiM) im Tabellenblatt Informationen Gesamtbewertung be- schrieben. ◼ P1 – Gesamtbewertungspreis gem. Preisblatt

15.3.2 Erläuterung der Bewertung der fachlichen Zuschlagskriterien 15.3.2.1 Ausschluss- bzw. Muss-Kriterien 15.3.2.1.1 Entfällt. 15.3.2.1.2 Der Auftraggeber behält sich vor, Muss-Kriterien im Verlauf des Vergabeverfahrens noch einmal zu ändern, sie entfallen zu lassen oder neue Muss-Kriterien hinzuzufü- gen. Die Bieter werden darüber rechtzeitig informiert. Für den Fall, dass das Angebot eines Bieters wegen Nichterfüllung eines Muss-Kriteriums vorläufig ausgeschieden wurde und dieses Kriterium nachfolgend entfällt, wird der betreffende Bieter wiederum zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren und zur Abgabe eines Angebotes eingela- den und über den aktuellen Stand des Vergabeverfahrens informiert. Auf Zif- fer 4.3 wird hingewiesen. 15.3.2.1.3 Erkennt ein Unternehmen vor Angebotsabgabe, dass ein einzelnes Muss-Kriterium nicht oder nicht wirtschaftlich erfüllt werden kann, so kann es dem Auftraggeber vor- schlagen, das Muss-Kriterium bzw. die zugrundeliegende Anforderung aufzuheben oder zu ändern. Dabei sind die technischen und/oder wirtschaftlichen Gründe für die Aufhebung/Änderung des Muss-Kriteriums und ggf. alternative Lösungsvorschläge zur Erreichung des Zieles der Anforderung darzulegen. Der Auftraggeber wird recht- zeitig vor Ablauf der Angebotsfrist eingehende Änderungs-/Aufhebungsvorschläge prüfen. 15.3.2.2 Erläuterung der Bewertung der fachlichen Zuschlagskriterien (Kriterienkatalog und wer- tende Teststellung) Der Auftraggeber bewertet die Qualität des Angebots anhand der in Anhang C2 (Ge- samtbewertungsmatrix_AiM) aufgeführten fachlich / technischen und sonstigen Kriterien im Kriterienkatalog sowie anhand der Use-Cases.

Die Bewertung der fachlichen Kriterien umfasst die folgenden zwei Blöcke ◼ Kriterienkatalog ◼ Wertende Teststellung / Use Cases Die Gesamtprozentzahl eines Bieters in den fachlichen Kriterien errechnet sich dadurch, dass die in den Blöcken Kriterienkatalog und Use-Cases erreichten Prozentzahlen gemäß ihrer Gewichtung aufaddiert werden. Dabei erhalten die Kriterien des Kriterienkatalogs eine Gewichtung von 60% gegenüber den Use-Cases, welche eine Gewichtung von 40% erhalten. Die Bewertung ist in Anhang C2 (Gesamtbewertungsmatrix_AiM) im Tabellenblatt Informationen Kriterienkatalog sowie Informationen Use Cases beschrieben.

Seite 17 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 18]

15.3.3 Erläuterung vertragliche Bewertung (Vertragliche Kriterien) Die Bewertung ist in Anhang C2 (Gesamtbewertungsmatrix_AiM) im Tabellenblatt Infor- mationen Vertragliche Wert beschrieben.

15.3.4 Verifizierende Teststellung 15.3.4.1 Der Auftraggeber behält sich unberührt der Regelungen der wertenden Teststellung vor, zwecks Verifizierung weiterer fachlicher Kriterien / Anforderungen von den Bietern, deren Angebote in gem. Ziffer 15.1 in der engeren Auswahl sind, die Errichtung einer verifizierende Teststellung/Bemusterung zu verlangen. Bei den Tests werden ausgewählte Eigenschaften der angebotenen Technik gemäß den Bieterangaben überprüft („verifizierende Teststellung“). Die Ergebnisse der verifizierende Teststellung/Bemusterung können zu einer Korrektur der Bieterangaben führen. 15.3.4.2 Die zeitlichen und fachlichen Anforderungen zur Durchführung der verifizierende Teststellung wird der Auftraggeber rechtzeitig gesondert mitteilen. 15.3.4.3 Die verifizierende Teststellung ist für den Auftraggeber kostenfrei zu realisieren.

16 Weiterer Ablauf des Vergabeverfahrens

16.1 Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerb (vgl. Ziffer 6) werden die ausgewählten Teil- nehmer zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.

16.2 Die Bieter reichen ihre ersten Angebote als indikative Angebote ein. Frühzeitig während dieser Phase, vor Angebotsabgabe, wird jedem Bieter – neben der Möglichkeit Bieterfra- gen über die Vergabeplattform einzureichen - die Möglichkeit zu einer „Frage-Antwort- Session (FAS)“ gegeben. In dieser können Fragen direkt mit dem Auftraggeber geklärt werden. Genaue Termine, Agenda etc. werden allen Bietern im Vorfeld rechtzeitig bereit- gestellt. Die Termine werden umfassend protokolliert und alle relevanten Erkenntnisse al- len Bietern anonymisiert zur weiteren Verwendung zur Verfügung gestellt. Die Erkennt- nisse aus den Frage-Antwort-Sessions sollen dann bei der Angebotserstellung berück- sichtigt werden, damit die ersten indikativen Angebote bereits eine entsprechende Qualität besitzen.

16.3 Auf Basis der indikativen Angebote wird der Auftraggeber keine Zuschlagsentscheidung treffen.

16.4 Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die indikativen Angebote durch den AG bewertet. In dieser Phase werden zudem Teststellung stattfinden, in welchen der Auftraggeber die SaaS-Lösungen der Bieter anhand von Use-Cases testet. Details zum Ablauf der werten- den Teststellungen werden den Bietern im Rahmen der Angebotsaufforderung mitgeteilt. Die Ergebnisse der Live-Demo und Auftraggeberverprobung gelten bereits verbindlich für die Angebotswertung. Die durchgeführten wertenden Teststellungen werden nicht als indikativ betrachtet. Ein Nicht-Erreichen der Mindestpunktzahl oder von Mindestbewer- tungsstufen führt somit zum Ausschluss des Angebots.

16.5 Danach werden die Bieter in dieser Phase zu Bietergesprächen eingeladen. Im Rahmen der Bietergespräche werden die Bieter insbesondere auf Aspekte aufmerksam gemacht, welche nach dann aktuellem Bewertungsstand dazu führen würden, dass das Angebot aufgrund Nicht-Erfüllung von Mindestanforderungen oder Ausschlusskriterien ausge- schlossen würde. Diese Aspekte sollten somit in den folgenden Angeboten überarbeitet werden. Ferner werden weitere Verbesserungsmöglichkeiten in Bezug auf das Angebot diskutiert. Darüber hinaus behält der Auftraggeber sich vor, die Vergabeunterlagen auf

Seite 18 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 19]

Basis der gewonnen Erkenntnisse aus den Bietergesprächen anzupassen. Ziffer 16.4 ist hiervon ausgenommen.

16.6 Im Anschluss an die Gespräche und wertenden Teststellungen erhalten die Bieter die Möglichkeit, ihre Angebote zu überarbeiten und verbindliche Angebote einzureichen.

16.7 Im nächsten Schritt wird der Auftraggeber die verbindlichen Angebote auswerten. Ab die- ser Phase führt das Nicht-Erreichen von Mindestbewertungsstufen oder Mindestprozent- zahl in Bezug auf den Kriterienkatalog sowie die Nicht-Erfüllung von Ausschlusskriterien zum Ausschluss. Der Auftraggeber behält sich vor, den Auftrag auf der Grundlage der ver- bindlichen Erstangebote zu vergeben.

16.8 Der Auftraggeber behält sich vor, mehrere Verhandlungsrunden durchzuführen. Dabei be- hält sich der Auftraggeber vor, den Kreis der an den Verhandlungen teilnehmenden Bieter auf den oder die aussichtsreichsten Bieter zu begrenzen und mit diesen die Verhandlun- gen fortzusetzen (preferred bidder). Eine etwaige Verengung des Bieterkreises erfolgt an- hand der bekannt gemachten Bewertungskriterien. Sind die Verhandlungen mit einem pre- ferred bidder nicht erfolgreich, so steht es dem Auftraggeber frei, die Auswahl zum prefer- red bidder wieder rückgängig zu machen.

16.9 Im Anschluss an die „finale“ Verhandlungsrunde erhalten die verbliebenen Bieter letztma- lig die Gelegenheit, ihr Angebot zu überarbeiten und das finale Angebot einzureichen. Auf Basis der finalen Angebote erfolgt die Zuschlagserteilung, sofern nicht das verbindliche Erstangebot beauftragt wurde.

16.10 Der Auftraggeber behält sich vor das Verhandlungsverfahren in Form eines strukturierten und abgestuften Verhandlungsprozesses durchzuführen. Dieser Verhandlungsprozess besteht aus einer oder mehreren aufeinander folgenden Verhandlungsphasen. Eine Verhandlungsphase besteht wiederum aus einer oder mehreren Verhandlungsrunden. Im Rahmen der finalen Verhandlungsphasen beabsichtigt der Auftraggeber nur noch über kaufmännische Bedingungen, wie insbesondere den Preis zu verhandeln.

Die Entscheidung über das konkrete Verhandlungsdesign trifft der Auftraggeber nach Auswertung der eingegangenen Angebote nach vorher feststehenden, objektiven Krite-rien und kommuniziert diese und die damit verbundenen Verhandlungsregeln rechtzeitig allen verbliebenen Bietern.

Der Auftraggeber behält sich hierbei vor, besondere Verhandlungsmethoden wie zum Beispiel sog. „holländische“ oder „englische" Verhandlungen (steigende oder fallende Preise) bzw. Kombinationen daraus einzusetzen. Hierbei kann der Auftraggeber den Bietern gleichzeitig oder auch nacheinander Angebote, Zielpreise oder weiter Preisinformationen vorgeben. In diesem Zusammenhang kann der Auftraggeber in einer vorgelagerten Verhandlungsrunde ein „Erstangebotsrecht“ für nachgelagerte Verhandlungsrunden zwischen den Bietern unter Wahrung der Chancengleichheit und Wirtschaftlichkeit vergeben. In diesem Fall behält sich der Auftraggeber ausdrücklich vor, den Zuschlag auch ohne jegliche bzw. jede weitere Verhandlung zu erteilen.

Die Verhandlungen erfolgen entweder als Präsenzveranstaltung oder auch unter Einsatz elektronischer Mittel (virtuell). Für die Entscheidungen über eine Angebotsabgabe in den finalen Verhandlungsphasen erhalten die Bieter jeweils eine Zeitvorgabe, die zwischen wenigen Minuten und einigen Tagen variieren kann. Der Auftraggeber wird für die Durchführung des finalen Verhandlungsprozesses im Vorfeld das Basis- Kommunikationspapier (Anlage 208.1220V31) fortschreiben und weiter konkretisieren. Es wird gleichzeitig allen verbliebenen Bietern bekannt gegeben. Die Bieter erhalten sodann eine angemessene Zeit zur Vorbereitung und die Gelegenheit, Rückfragen zu stellen.

Seite 19 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 20]

16.11 Präsentationen und Verhandlungen werden in deutscher Sprache geführt. Zeit und Ort wird der Auftraggeber rechtzeitig bekannt geben.

16.12 Zur Klärung offener Fragen kann der Auftraggeber im Vorfeld oder im Nachgang von Prä- sentationen oder Verhandlungen einen Fragenkatalog an die/den Bieter versenden, wel- cher kurzfristig über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG zu beantworten ist.

16.13 Der Auftraggeber behält sich auch vor, die Struktur und den Ablauf des Verhandlungsver- fahrens jederzeit anzupassen und insbesondere auf Teile zu verzichten oder weitere Teile zu ergänzen. Der Auftraggeber behält sich insoweit vor, auf die Durchführung von Ver- handlungen zu verzichten oder zunächst nicht berücksichtigte Bieter zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu Verhandlungen zuzulassen. Der Auftraggeber informiert jeweils die beteiligten Bieter über die angepasste Struktur und den Verfahrensablauf.

16.14 Werden Verhandlungen mit mehreren Bietern geführt, so erfolgt der Zuschlag auf das An- gebot, das nach Abschluss der Verhandlungen das Wirtschaftlichste ist.

16.15 Der Auftraggeber behält sich zu Dokumentationszwecken vor, eine Ausfertigung des ab- geschlossenen Vertrages zu verlangen. In der Regel erfolgt dies in elektronischer Form.

17 Besondere gesetzliche Anforderungen an den Auftragnehmer

Die Deutsche Bahn AG und die mit ihr gemäß § 290 HGB verbundenen Unternehmen verfolgen das Ziel, Transparenz hinsichtlich des Abschlusses von solchen Verträgen zu schaffen, in denen in Bezug auf den Vertragspartner besondere gesetzliche Anforderungen gelten. Dies gilt insbesondere für Verträge mit aktiven oder ehemaligen Vorständen von Aktiengesellschaften und Geschäftsführern von Gesellschaften mit beschränkter Haftung im DB-Konzern.

Ehemalig in diesem Sinne ist die Position als Vorstand oder Geschäftsführer unabhängig davon, wie weit sie zeitlich zurückliegt.

Daher ist es erforderlich, dass Bewerber/Bieter, die eine natürliche Person sind, eine Erklä- rung abgeben, wenn sie zu den vorgenannten Personengruppen gehören.

18 Rechtsmittelbelehrung

18.1 Für die Nachprüfung von Verstößen gegen Vergabebestimmungen ist folgende Stelle zu- ständig:

Bundeskartellamt Vergabekammern des Bundes Kaiser-Friedrich-Straße 16 53113 Bonn, Germany Fax: +49 (0)22894 99-163

18.2 Wenn der Zuschlag bereits wirksam erteilt worden ist, kann dieser nicht mehr vor der Verga- bekammer angegriffen werden (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Der Zuschlag darf erst 10 Ka- lendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post erteilt werden (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalen- dertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls

Seite 20 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 21]

unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftragge- bers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.

18.3 Der Bieter hat in den Angebotsunterlagen alle Angaben deutlich zu kennzeichnen, die der Wahrung von Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen unterliegen. Liegt keine entsprechende Kennzeichnung vor, geht der Auftraggeber davon aus, dass sich diesbezüg- lich keine Weitergabebeschränkungen nach § 5 Abs. 1 SektVO ergeben und die Angaben im Sinne von § 165 GWB den Beteiligten eines Nachprüfungsverfahrens zur Einsichtnahme freigegeben werden können.

Seite 21 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 22]

19 Anlagen zur Vergabe

Die folgende Auflistung enthält eine Übersicht über beiliegende und mit dem Teilnahmean- trag bzw. Angebot einzureichende Unterlagen zu diesem Vergabeverfahren.

Die aufgeführten Dokumente sind – soweit nicht anders gekennzeichnet – vollständig ausgefüllt einzureichen.

Seite 22 Gültig ab: 01.11.2025

[Seite 23]

Seite 23 Gültig ab: 01.11.2025