Auftraggeber: Gemeinde Schwarmstedt Projekt: Umbau Kita „Am Loh“ Generalplanungsleistungen Vergabeunterlagen – Teilnahmewettbewerb
Gemeinde Schwarmstedt
Umbau Kita „Am Loh“
Generalplanungsleistungen
Vergabeunterlagen – Teilnahmewettbewerb
Auftraggeber: Gemeinde Schwarmstedt Am Markt 1 29690 Schwarmstedt
Vergabenummer: 542-26
Vergabeart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (VgV)
Ablauf der Abgabefrist: 02.10.2026; Eingang: 11:00 Uhr
Abgabeort: Für dieses Verfahren ist ausschließlich eine elektronische Abgabe zugelassen.
Bitte nutzen Sie hierzu ausschließlich das Deutsche Vergabeportal (https://www.dtvp.de/Center)
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Inhaltsverzeichnis
I. Projekt ......................................................................................................... 3
II. Gegenstand des Auftrags ............................................................................ 6
III. Nebenangebote/Änderungsvorschläge ....................................................... 6
IV. Hinweise zum elektronischen Vergabeportal ............................................... 7
V. Vergabeverfahrensart ................................................................................. 7
VI. Ablauf des Vergabeverfahrens .................................................................... 8
VII. Unterlagen .................................................................................................. 9
VIII. Vorläufiger Zeitplan des Vergabeverfahrens ............................................. 10
IX. Kosten/Aufwandsentschädigung ............................................................... 10
X. Einladung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages ...................................... 11
XI. Eignungsanforderungen/Mindestanforderungen ........................................ 12
XII. Auswahl der Bewerber .............................................................................. 17
XIII. Fragen ...................................................................................................... 18
XIV. Besondere Bewerbungsbedingungen ........................................................ 19
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I. Projekt
Sachstand
Der Kindergarten Am Loh in 29690 Schwarmstedt wurde in mehreren Abschnitten errich-
tet. Der älteste Gebäudeteil wurde vor 1950 errichtet und 1955 und 1969 in einheitlicher
Gestaltung erweitert. In ihm befinden sich zurzeit erdgeschossig ein Gruppenraum, Küche
und Nebenräume. Im Obergeschoss befinden sich zwei Wohnungen und ein Personal-
raum. Der Altbau ist unterkellert.
Ergänzt wurde das Gebäude 1990 durch einen Anbau, der erdgeschossig Leitungsbüro,
einen multifunktional genutzten Raum, zwei Gruppenräume und Nebenräume aufnimmt.
In Souterrainlage befindet sich eine große, ursprünglich als Werkraum genutzte Abstell-
fläche.
Ein zweiter Anbau erfolgte 2007. In ihm befinden sich erdgeschossig zwei Krippenräume
und ebenfalls in Souterrainlage der Bewegungsraum, der über das Kellergeschoss des
Altbaus angebunden ist.
Aufgrund des Gebäudealters ist eine umfangreiche energetische Sanierung notwendig.
Des Weiteren fehlen notwendige Räumlichkeiten, insbesondere Ruhe- und Differenzie-
rungsräume, Materialräume, von der Größe ausreichende Büro- und Personalräume so-
wie Personal WC. Die bestehende Einrichtung ist aufgrund von unterschiedlichen Höhen-
niveaus innerhalb des Gebäudes nicht barrierefrei. Sinnvolle funktionale Abläufe sind auf-
grund der über die Jahre gewachsenen Gebäudestruktur in vielen Bereichen nicht mehr
gegeben – beispielsweise ist der Bewegungsraum nur über Kellergeschossräume und
darüber hinaus nicht barrierefrei zu erschließen. Eine umfassende energetische Sanie-
rung ist daher sinnvoll, wenn der Kindergarten gleichzeitig auch im Hinblick auf Raumpro-
gramm und funktionale Abläufe zukunftsfähig entwickelt wird.
Machbarkeitsstudie
Im Rahmen einer Machbarkeitsstudie wurden 2023 unterschiedliche Lösungsansätze un-
tersucht. Neben einer Sanierung und Umbau im Bestand (Variante A) wurden ein Teilneu-
bau (nach Abriss Altbau) und Sanierung (Variante B und C) sowie ein Neubau auf einem
Ersatzgrundstück (Variante D) betrachtet.
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Aus wirtschaftlichen Gründen hat mach sich für die Variante A – Umbau und Sanierung
im Bestand entschieden, die nunmehr Grundlage der weiteren Planung sein soll.
Variante A
Bei Variante A erfolgt ein Umbau und eine Sanierung des Gebäudebestandes. Um das
gesamte Gebäude barrierefrei zu erschließen, wird ein neues Treppenhaus mit Aufzug im
Übergang zwischen Altbau und Erweiterungsbau von 1990 errichtet. Mit dem Aufzug wer-
den Kellergeschoss, beide Erdgeschossebenen und das Obergeschoss erschlossen.
Im Obergeschoss des Altbaus entstehen durch Umbau im Bestand zwei Gruppenräume
mit den zugehörigen Wasch- und Materialräumen und vorgelagerten Garderoben. Zur Si-
cherstellung eines zweiten, notwendigen baulichen Rettungsweges – der erste bauliche
Rettungsweg wird über das neue Treppenhaus gewährleistet – wird eine außenliegende
Fluchttreppe an der zur Straße „am Loh“ gelegenen Gebäudeseite errichtet. Im Erdge-
schoss des Altbaus werden Verwaltungsräume – Büros und Personalraum, Küche und
Hauswirtschaftsraum sowie die erforderlichen Nebenräume untergebracht.
Die Nutzungen im Erweiterungsbau von 1990 bleiben unverändert. Dort befinden sich
zwei Gruppenräume mit den zugehörigen Waschräumen und einen Therapie-/Bespre-
chungsraum.
Das Erdgeschoss des Anbaus von 2008 wird zur Anordnung eines Gruppenraumes mit
Ruhe-/Differenzierungsraum genutzt. Der dazugehörige Waschraum befindet sich ebenso
wie die Garderobe unmittelbar angrenzend im Altbau. Im Souterrain, welches nun durch
das neue Treppenhaus und den Aufzug erschlossen wird, wird die Anbindung an den
Bewegungsraum aufgewertet und dieser durch eine neue Rampenanlage barrierefrei er-
schlossen.
Im Zuge der Umbaumaßnahmen erfolgt eine im Wesentlichen vollständige Erneuerung
der gesamten Gebäudetechnik. Der Innenausbau wird in Abhängigkeit von Alter der je-
weiligen Bauteile und Erfordernis durch Umbaumaßnahmen saniert.
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Der Altbau erhält eine energetische Sanierung, bei der das gesamte Dach erneuert und
entsprechend dem aktuellen Standard gedämmt wird. Die Fassaden erhalten ein Wärme-
dämmverbundsystem oder eine Mineralfaserdämmung mit Vorhangfassade. Sämtliche
Fenster werden erneuert.
Der Erweiterungsbau von 1990 entspricht den Dämmstandards der Errichtungszeit. Die
Anforderungen des aktuellen Gebäudeenergiegesetzes GEG werden damit zwar nicht er-
füllt, jedoch haben Gebäude nach den Anforderungen der damaligen Wärmeschutzver-
ordnung bereits einen vernünftigen Dämmstandard. Da an der Verblendsteinfassade auf-
grund der Langlebigkeit des Materials auch langfristig kein Sanierungsbedarf besteht, ist
eine zusätzliche energetische Sanierung der Fassaden unter wirtschaftlichen Gesichts-
punkten nicht notwendig. Die Fenster befinden sich zurzeit in einem intakten Zustand.
Eine altersbedingte Erneuerung ist aber mittelfristig erforderlich. Daher ist die Erneuerung
der Fenster zur Verbesserung der energetischen Qualität vorgesehen.
Beim Anbau von 2008 ist Baujahrbedingt keine energetische Ertüchtigung vorgesehen.
Die Variante A dient lediglich als Grundlage für die weitere Planung. Optimierungen am
Grundriss zur Umsetzung des Raumprogramm sind wünschenswert.
Raumprogramm
Als Planungsgrundlage wird ein Raumprogramm aufgestellt, welches die aktuellen Raum-
bedarfe einer Kindertageseinrichtung für die Betreuung von fünf Gruppen berücksichtigt.
Dabei werden alle Gruppen im Raumprogramm einheitlich ausgebildet, unabhängig da-
von, ob sie als Regelgruppe mit etwas größerem Platzbedarf für maximal 25 Kinder oder
Krippengruppe mit etwas geringerem Platzbedarf für maximal 15 Kinder genutzt werden.
Die Gesamtkosten für den Umbau und die Sanierung werden auf rund 2,9 Mio. € brutto
geschätzt.
Mit der Bearbeitung ist unmittelbar nah Beauftragung zu beginnen und eine Fertigstellung
ist bis Ende 2028 vorgesehen.
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II. Gegenstand des Auftrags
Gegenstand des Auftrags sind die Leistungen und Leistungsbilder der HOAI für folgende
Planungsleistungen an einen Generalplaner:
‒ Objektplanung für Gebäude gemäß §§ 33 ff. HOAI,
Leistungsphasen 1 bis 9
‒ Objektplanung für Freianlagen gemäß §§ 38 ff. HOAI,
Leistungsphasen 1 bis 9
einschließlich der gesamten Grundstücksentwässerung
‒ Fachplanung der Tragwerksplanung gemäß §§ 49 ff. HOAI,
Leistungsphasen 1 bis 6
‒ Fachplanung der Technischen Ausrüstung gemäß §§ 53 ff. HOAI,
Leistungsphasen 1 bis 9
‒ Bauphysik Wärmeschutz und Energiebilanzierung (§ 3 Abs. 1 HOAI i. V. m. Anlage
1, Ziffer 1.2.1, Abs. 2, Ziffer 1.2.2), Leistungsphasen 1 bis 7,
‒ bei Bedarf: Bauphysik Bauakustik gemäß § 3 Abs. 1 HOAI i. V. m. Anlage 1, Ziffer
1.2.1 Abs. 3, Ziffer 1.2.2), Leistungsphasen 1 bis 7,
‒ Bauphysik Raumakustik gemäß § 3 Abs. 1 HOAI i. V. m. Anlage 1, Ziffer 1.2.1 Abs.
3, Ziffer 1.2.2), Leistungsphasen 1 bis 7,
‒ Leistungen zum Brandschutz gemäß AHO Schriftenreihe Nr. 17 (Stand 2022),
Leistungsphasen 1 bis 8
Der Auftraggeber beauftragt zunächst nur die Leistungsphasen 1 bis 3 gemäß HOAI und
behält sich vor, die weiteren Leistungsphasen im Einzelnen oder im Ganzen weiter zu
beauftragen. Es besteht kein Anspruch auf weitere Beauftragung, noch können daraus
sonstige vertragliche Verpflichtungen für den Auftraggeber entstehen. Der Auftragnehmer
ist im Falle des Abrufs verpflichtet, die Leistungen, ggfs. auch stufenweise bzw. im Ein-
zelnen oder im Ganzen, zu erbringen.
III. Nebenangebote/Änderungsvorschläge
Nebenangebote/Änderungsvorschläge sind nicht zugelassen.
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IV. Hinweise zum elektronischen Vergabeportal
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Kommunikation in diesem Vergabe-
verfahren über das elektronische Vergabeportal „Deutsches Vergabeportal“
(https://www.dtvp.de/Center) erfolgt.
Für die bloße Einsicht in das Verfahren ist eine Registrierung nicht notwendig, jedoch wird
es angeraten sich kostenfrei zu registrieren und sich zu dem Verfahren freizuschalten. Nur
durch eine Freischaltung zu dem Verfahren werden Sie auf sämtliche Verfahrensinforma-
tionen bzw. auf Änderungen an den Vergabeunterlagen oder neu eingestellte Verfah-
rensinformationen hingewiesen. Für die Abgabe eines Teilnahmeantrags in elektronischer
Form muss jedoch eine Registrierung und Freischaltung erfolgen.
Des Weiteren bitten wir darum, von einer Löschung Ihrer Freischaltung zu dem Verfahren
abzusehen, bis Sie dazu aufgefordert werden bzw. Sie eine Absage zu dem weiteren Ver-
fahren erhalten, da das anschließende Angebotsverfahren über das elektronische Verga-
beportal fortgeführt werden soll.
V. Vergabeverfahrensart
Die Vergabe der ausgeschriebenen Leistung erfolgt im Rahmen eines Verhandlungsver-
fahrens mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb)
gemäß § 74 Vergabeverordnung (VgV) i. V. m. § 17 VgV.
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VI. Ablauf des Vergabeverfahrens
Die Beauftragung der ausgeschriebenen Leistung erfolgt im Rahmen eines EU-weiten
Verhandlungsverfahrens gemäß den Vorschriften des 4. Teils des Gesetzes gegen Wett-
bewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV).
Die Vergabe erfolgt im Verhandlungsverfahren mit vorheriger öffentlicher Aufforderung
zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb). Das Verfahren gliedert sich in den Teilnahmewett-
bewerb, in dem Bewerber ihr Interesse bekunden und ihre Eignung nachweisen, und das
Verhandlungsverfahren, zu dem nur eine begrenzte Anzahl von Bewerbern zugelassen
und zur Angebotsabgabe aufgefordert wird.
Im Rahmen des vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbs werden die Eignungsvorausset-
zungen der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit, der technischen und be-
ruflichen Leistungsfähigkeit sowie die Zuverlässigkeit bei den Bewerbern ermittelt und ent-
sprechende Nachweise verlangt. Der Teilnahmewettbewerb schließt mit der Überprüfung
der Eignung der Bewerber und mit der Auswahl der Bewerber durch den Auftraggeber ab,
die in dem weiteren Verfahren zur Einreichung von Angeboten aufgefordert werden. Die
nicht berücksichtigten Bewerber werden über die Gründe der Ablehnung ihrer Bewerbung
um Teilnahme an dem Verhandlungsverfahren informiert.
Den ausgewählten Bewerbern – ab diesem Zeitpunkt Bieter genannt – wird eine Auffor-
derung zur Angebotsabgabe übersandt. Die Bieter können ein verbindliches Erstangebot
abgeben. Die Bieter werden zudem aufgefordert, ihr Angebot vor dem Auftraggeber im
Rahmen einer Präsentation vorzustellen. Auf der Grundlage der eingereichten Angebote
und Präsentationen wird eine Rangfolge der Bieter nach Maßgabe einer Bewertungs-
matrix gebildet. Diese wird mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe übersandt.
Der Auftraggeber behält sich vor, nach Durchführung der Präsentation, den Zuschlag be-
reits auf die Erstangebote zu erteilen. Soweit erforderlich, werden die Bieter zur Überar-
beitung der Angebote aufgefordert. Der Auftraggeber wird dem Bieter, dessen Angebot
als wirtschaftlichstes ermittelt wurde, den Zuschlag erteilen.
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VII. Unterlagen
Mit den Vergabeunterlagen zum Teilnahmewettbewerb werden nachfolgende Unterlagen
zur Verfügung gestellt:
- Teilnahmeantrag mit
− Anlage 1 – Bietergemeinschaftserklärung
− Anlage 2 – Verpflichtungserklärungen
− Anlage 3 – Erklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß
§§ 123, 124 GWB
− Anlage 4 – Erklärung zu Russland-Sanktionen
− Anlage 5 – Erklärungen zur Leistungsfähigkeit
− Anlage 6 – Erklärung zur Haftpflichtversicherung
− Anlage 7 – Referenzdatenblatt
− Anlage 8 – Bewertungsmatrix
- Projektunterlagen
− Präsentation Machbarkeitsstudie nebst Erläuterungsbericht
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VIII. Vorläufiger Zeitplan des Vergabeverfahrens
02.09.2026 Absendung der EU-Bekanntmachung
02.10.2026 Ablauf der Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge
15.10.2026 Versendung der Absagen und der Aufforderung zur Ange-
botsabgabe
11.12.2026 Ablauf der Frist für die Abgabe der Angebote
2./3. KW 2027 Präsentationen/Verhandlungen
04./05. KW 2027 Versendung der Bieterinformation gemäß § 134 GWB
06./07. KW 2027 Zuschlagserteilung/Vertragsunterzeichnung
Der Zeitplan ist mit Ausnahme des Termins der Absendung der EU-Bekanntmachung so-
wie der Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge unverbindlich.
IX. Kosten/Aufwandsentschädigung
Für die Bearbeitung des Teilnahmeantrags wird keine Vergütung gewährt. Mit dem Ange-
bot wird u.a. die Erarbeitung eines Lösungsvorschlags verlangt. Als Aufwandentschädi-
gung für die Erstellung des Lösungsvorschlags wird gemäß § 77 Abs. 2 VgV ein Pauschal-
betrag in Höhe von 2.500,00 € (brutto) gezahlt. Voraussetzung für die Zahlung dieser Auf-
wandsentschädigung ist eine vollständige und aussagekräftige Lieferung der geforderten
Unterlagen zum Lösungsvorschlag und Präsentation des Angebots. Dem Bieter, der den
Zuschlag erhält, wird keine Aufwandsentschädigung gewährt bzw. die Aufwandsentschä-
digung auf das vereinbarte Honorar angerechnet.
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X. Einladung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages
Falls Sie Interesse an dem Auftrag haben, werden Sie gebeten, den Teilnahmeantrag
ausgefüllt und inklusive aller Anlagen über das elektronische Vergabeportal zu übermit-
teln.
-
Abgabetermin: 02.10.2026, 11:00 Uhr
-
Abgabe: Für dieses Verfahren ist ausschließlich eine
elektronische Abgabe zugelassen.
Bitte nutzen Sie hierzu ausschließlich das Deutsche
Vergabeportal (http://www.dtvp.de/Center)
Bei der elektronischen Abgabe der Teilnahmeanträge genügt die einfache Textform nach
§ 126b BGB. Eine Angebotsabgabe mittels E-Mail, Fax oder postalisch ist nicht zulässig.
Bitte reichen Sie Ihren Teilnahmeantrag ausschließlich über das dafür beim elekt-
ronischen Vergabeportal vorgesehene Bietertool und nicht als Nachricht über das
Kommunikationstool ein. Andernfalls kann es unmittelbar zum Ausschluss des
Teilnahmeantrags kommen!
Ein Videotutorial mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Bietertool und der Ein-
reichung von elektronischen Angeboten oder Teilnahmeanträgen finden Sie unter:
https://www.youtube.com/watch?v=na-n1IkXS80
Bitte setzen Sie sich frühzeitig mit den technischen Gegebenheiten und Anforde-
rungen des Systems auseinander, da gegebenenfalls zunächst Updates oder Down-
loads erforderlich sein können.
Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte unmittelbar an den Support des
Vergabeportals: https://support.cosinex.de/unternehmen/ oder in dringenden Fällen:
Service-Telefonnummer: 0900-3-243837
(1,49 € pro Minute aus dem deutschen Festnetz, Mobilfunkkosten können abweichen)
Die Servicezeiten der Hotline sind Montag bis Freitag jeweils von 07.00 bis 17.00 Uhr.
Stand: 31.08.2026 Seite 11 von 28
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XI. Eignungsanforderungen/Mindestanforderungen
Im Teilnahmewettbewerb werden anhand der Teilnahmeanträge und der mit den Teilnah-
meanträgen vorgelegten Erklärungen und Nachweise diejenigen geeigneten Bewerber
ausgewählt, die zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren und damit zur Abgabe eines
Angebots aufgefordert werden. Sollten mehr als drei geeignete Bewerber einen Teilnah-
meantrag fristgerecht und vollständig einreichen und die Mindestanforderungen erfüllen,
behält sich der Auftraggeber das Recht vor, den Bewerberkreis zu beschränken.
- Persönliche Lage des Bewerbers
Mit dem Teilnahmeantrag sind die nachfolgenden Erklärungen und Nachweise abzuge-
ben:
1.1 Angabe des Bewerbers (Einzelbewerbung) mit Namen, Anschrift, Ansprechpartner
mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
1.2 Im Falle der Bewerbung als Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft, Angabe
sämtlicher Mitglieder der Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft mit Namen, An-
schrift, Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
1.3 Im Falle der Bewerbung als Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft ist mit dem
Teilnahmeantrag eine von sämtlichen Mitgliedern unterzeichnete Bietergemein-
schaftserklärung vorzulegen,
a) in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt wird,
b) in der alle Mitglieder aufgeführt sind und in der die*der für die Durchführung
des Vertrages bevollmächtigte Vertreter*in bezeichnet ist,
c) dass dieder bevollmächtigte Vertreterin die Mitglieder gegenüber dem Auf-
traggeber rechtsverbindlich vertritt,
d) dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
1.4 Im Falle der Einbindung von Nachunternehmern ist eine Erklärung zum vorgese-
henen Nachunternehmereinsatz und zu Art und Umfang der Teilleistungen vorzu-
legen.
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1.5 Im Falle einer Eignungsleihe ist eine Verpflichtungserklärung der Unternehmen,
deren Kapazitäten für den Nachweis der Eignung in Anspruch genommen werden,
vorzulegen, in der das Unternehmen erklärt, dem Bewerber im Auftragsfall die er-
forderlichen Mittel bzw. Leistungen zur Verfügung zu stellen.
1.6 Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 GWB.
1.7 Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 124 GWB.
1.8 Erklärung über eine Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.
1.9 Erklärung zu Russland-Sanktionen gemäß Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung
(EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 15 der Verordnung (EU)
2022/1269 des Rates vom 21. Juli 2022.
1.10 Der Bewerber oder im Falle einer Bewerbung als Bietergemeinschaft/Arbeitsge-
meinschaft dieder bevollmächtigte Vertreterin hat mit der Abgabe des Teilnah-
meantrags zu erklären,
− dass ihr*ihm bewusst ist, dass eine wissentlich falsche Erklärung im Teilnah-
meantrag einschließlich aller Anlagen den Ausschluss von diesem und weite-
ren Vergabeverfahren zur Folge haben kann;
− dass sie*er sich damit einverstanden erklärt, dass durch den Auftraggeber zur
Überprüfung der Angaben unter Wahrung der Vertraulichkeit gegebenenfalls
weitere/ergänzende Angaben/Unterlagen angefordert werden können;
− dass sieer bestätigt, dass sieer die Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb
einer vollständigen Überprüfung unterzogen hat und das Vorhaben sowie die
für das Verfahren geltenden Bedingungen mit der für den Teilnahmeantrag
erforderlichen Genauigkeit beurteilen kann und sich mit den aufgestellten Ver-
fahrensregeln ausdrücklich einverstanden erklärt.
Hinweis: Es sind formlose Eigenerklärungen ausreichend. Die Auftragserteilung kann von der Vor-
lage weiterer Nachweise abhängig gemacht werden. In den beigefügten Vordrucken für den Teil-
nahmeantrag sind die entsprechenden Erklärungen enthalten. Bei Bietergemeinschaften/Arbeits-
gemeinschaften sind die entsprechenden Erklärungen durch jedes Mitglied der Bietergemeinschaft
sowie im Falle einer Eignungsleihe auch durch diese Unternehmen vorzulegen. Bei der Einbindung
von Nachunternehmern sind die entsprechenden Erklärungen vor Zuschlagserteilung auch vom
Nachunternehmer vorzulegen.
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- Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Mit dem Teilnahmeantrag sind zur Prüfung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungs-
fähigkeit des Bewerbers folgende Erklärungen/Unterlagen beizufügen:
2.1 Erklärung über das Bestehen einer Haftpflichtversicherung oder Abschluss einer
entsprechenden Haftpflichtversicherung im Auftragsfall mit folgenden Haftungs-
summen:
• mindestens 1,5 Mio. € für Personenschäden,
• mindestens 1,0 Mio. € für Sach- und Vermögensschäden.
Die Ersatzleistung der Versicherung muss mindestens das Zweifache der o. g. De-
ckungssummen pro Jahr betragen. Bei einer Bietergemeinschaft/Arbeitsgemein-
schaft muss der Versicherungsschutz für alle Mitglieder in voller Höhe bestehen.
Hinweis: Es sind formlose Eigenerklärungen ausreichend. In den beigefügten Vordrucken
für den Teilnahmeantrag sind die entsprechenden Erklärungen enthalten. Bei Bieterge-
meinschaften/Arbeitsgemeinschaften sind die entsprechenden Erklärungen durch jedes
Mitglied der Bietergemeinschaft beizubringen.
2.2 Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten drei abgeschlos-
senen Geschäftsjahren (2023, 2024, 2025).
Hinweis: Bei Bietergemeinschaften/Arbeitsgemeinschaften ist der Gesamtumsatz für je-
des Mitglied der Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft einzeln und für die Bietergemein-
schaft/Arbeitsgemeinschaft insgesamt darzustellen. Gleiches gilt in Bezug auf Umsätze
anderer Unternehmen, deren (wirtschaftliche und finanzielle) Leistungsfähigkeit im Wege
der Eignungsleihe berücksichtigt werden soll.
Stand: 31.08.2026 Seite 14 von 28
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- Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mit dem Teilnahmeantrag sind zur Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfä-
higkeit des Bewerbers folgende Erklärungen/Unterlagen beizufügen:
3.1 Anzahl der in den letzten drei Geschäftsjahren (2023, 2024, 2025) jahresdurch-
schnittlich sowie aktuell im auftragsrelevanten Bereich (Planungsleistungen) be-
schäftigten Personen, gegliedert nach:
a) Geschäftsführerinnen / Inhaberinnen
b) Architekteninnen / Ingenieurinnen
c) Zeichner*innen
d) Sonstige Mitarbeiter*innen
Hinweis: Bei Bietergemeinschaften/Arbeitsgemeinschaften ist die Personalübersicht für
jedes Mitglied der Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft einzeln und für die Bieterge-
meinschaft/Arbeitsgemeinschaft insgesamt darzustellen. Gleiches gilt in Bezug auf die Per-
sonalübersicht anderer Unternehmen, deren (technische und berufliche) Leistungsfähig-
keit im Wege der Eignungsleihe berücksichtigt werden soll.
3.2 Erfahrungsnachweis des Bewerbers (des/der Büros) in Form der Benennung von
mindestens drei Referenzprojekten für das Leistungsbild Objektplanung Gebäude
und Innenräume (§§ 33 ff. HOAI) innerhalb der letzten fünf Jahre (ab 01.01.2021),
welche im Hinblick auf die Anforderungen an das vorliegende Projekt vergleichbar
sind (Objektplanung, vorzugsweise Umbau/Sanierung von Kindertagesstätten).
Es sind mindestens drei Referenzprojekte zu benennen, um die Mindestanforde-
rungen zu erfüllen. Es werden drei Referenzprojekte bei der Auswahl der Bewerber
berücksichtigt (vgl. XII der Vergabeunterlagen).
Vergleichbar sind nur innerhalb des Referenzzeitraums abgeschlossene Refe-
renzprojekte. Die Bauleistungen müssen nach dem 01.01.2021 und spätestens vor
dem Ablauf der Frist zur Abgabe des Teilnahmeantrags abgenommen genommen
sein. Gegenstand des Auftrags müssen zudem die Planung und Realisierung des
Bauvorhabens gewesen sein (mindestens Leistungsphasen 3, 5, 6 und 8 des Leis-
tungsbilds der Objektplanung gemäß §§ 33 ff. HOAI).
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Im Rahmen der Benennung der Referenzprojekte für die Objektplanung sind fol-
gende Angaben notwendig:
− Auftraggeber (Name, Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail-Ad-
resse)
− Art der Maßnahme (Sanierung, Umbau, Erweiterung, Modernisierung, Neu-
bau)
− Art der Nutzung (Kindertagesstätte, Schule, Sonstige)
− Kurze Beschreibung des Projekts
− Angaben zur bauabschnittsweisen Umsetzung
− Angaben zur Umsetzung im laufenden Betrieb
− Honorarzone
− Angabe der beauftragten und erbrachten Leistungen (Leistungsphasen)
− Baukosten KG 300 + 400 (brutto)
− Projektzeitraum (Beauftragung / Bauantrag / Baubeginn / Abnahme)
3.3 Erfahrungsnachweis des Bewerbers (des/der Büros) in Form der Benennung von
mindestens drei Referenzprojekten für das Leistungsbild Fachplanung Technische
Ausrüstung (§§ 53 ff. HOAI) innerhalb der letzten fünf Jahre (ab 01.01.2021), wel-
che im Hinblick auf die Anforderungen an das vorliegende Projekt vergleichbar
sind (Technische Ausrüstung, vorzugsweise Umbau/Sanierung von Kindertages-
stätten).
Es sind mindestens drei Referenzprojekte zu benennen, um die Mindestanforde-
rungen zu erfüllen. Es werden drei Referenzprojekte bei der Auswahl der Bewerber
berücksichtigt (vgl. XII der Vergabeunterlagen).
Vergleichbar sind nur innerhalb des Referenzzeitraums abgeschlossene Refe-
renzprojekte. Die Bauleistungen müssen nach dem 01.01.2021 und spätestens vor
dem Ablauf der Frist zur Abgabe des Teilnahmeantrags abgenommen genommen
sein. Gegenstand des Auftrags müssen zudem die Planung und Realisierung des
Bauvorhabens gewesen sein (mindestens Leistungsphasen 3, 5, 6 und 8 des Leis-
tungsbilds der Technischen Ausrüstung gemäß §§ 53 ff. HOAI).
Stand: 31.08.2026 Seite 16 von 28
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Im Rahmen der Benennung der Referenzprojekte für die Technische Ausrüstung
sind folgende Angaben notwendig:
− Auftraggeber (Name, Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail-Ad-
resse)
− Art der Maßnahme (Sanierung, Umbau, Erweiterung, Modernisierung, Neu-
bau)
− Art der Nutzung (Kindertagesstätte, Schule, Sonstige)
− Kurze Beschreibung des Projekts
− Angaben zur bauabschnittsweisen Umsetzung
− Angaben zur Umsetzung im laufenden Betrieb
− Honorarzone
− Angabe der beauftragten und erbrachten Leistungen (Leistungsphasen)
− Baukosten KG 300 + 400 (brutto)
− Projektzeitraum (Beauftragung / Bauantrag / Baubeginn / Abnahme)
XII. Auswahl der Bewerber
Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt in einem
4-stufigen Verfahren:
- Zunächst wird geprüft, ob die Bewerbungen form- und fristgerecht eingereicht wur-
den.
- Anschließend wird beurteilt, ob die Bewerber nach den vorgelegten Angaben und
Unterlagen grundsätzlich geeignet sind, die in Rede stehenden Leistungen ord-
nungsgemäß zu erbringen, d. h. die geforderten Mindestanforderungen erfüllen.
Der Auftraggeber behält sich vor, die Angaben aus den vorgelegten Referenzen
sowie die Zufriedenheit der Auftraggeber durch eine telefonische Abfrage zu über-
prüfen. Bei falschen Angaben sowie bei negativen Auskünften über die Referenz,
wird die Referenz von der Wertung ausgeschlossen. Auch die Benennung von An-
sprechpartnern, die keine Auskünfte erteilen können, kann zum Ausschluss der
Referenz aus der Wertung führen.
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- Sollten mehr als drei geeignete Bewerber einen Teilnahmeantrag fristgemäß und
vollständig einreichen und die Mindestanforderungen erfüllen, behält sich der Auf-
traggeber das Recht vor, den Bewerberkreis zu beschränken. In diesem Fall wird
anhand der zur Prüfung der Eignung des Bewerbers vorgelegten Erklärung/Unter-
lagen der als grundsätzlich geeignet eingestuften Bewerbern beurteilt, welche Be-
werber besonders geeignet erscheinen und daher im weiteren Verfahren beteiligt
werden sollen. Die Vorgehensweise bei der Bewertung kann der beigefügten Be-
wertungsmatrix entnommen werden. Im Hinblick auf die Bewertung der techni-
schen bzw. beruflichen Leistungsfähigkeit des Bewerbers (Büro) sind maßgeblich
die vorgelegten Referenzen. Im Rahmen der Bewertung der Eignung werden die
drei Referenzen mit der höchsten Punktzahl berücksichtigt.
- Sollten mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl erhalten, behält sich der Auftrag-
geber vor, die abschließende Auswahl und Reduzierung des Bewerberkreises
durch Losverfahren herbeizuführen.
XIII. Fragen
Anfragen können unter:
gestellt werden.
Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Kommunikation ausschließlich über das
elektronische Vergabeportal erfolgt.
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Auftraggeber: Gemeinde Schwarmstedt Projekt: Umbau Kita „Am Loh“ Generalplanungsleistungen Vergabeunterlagen – Teilnahmewettbewerb
XIV. Besondere Bewerbungsbedingungen
- Auftraggeber
Gemeinde Schwarmstedt, Am Markt 1, 29690 Schwarmstedt
USt-ID: DE352055972
- Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen
2.1 Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers/Bieters Unklar-
heiten, so hat der Bewerber/Bieter unverzüglich und noch vor Abgabe des Teilnah-
meantrags bzw. des Angebots darauf hinzuweisen.
2.2 Die Bewerber/Bieter werden aufgefordert, im Interesse einer schnellen Beseiti-
gung von Unklarheiten, frühzeitig und im gesetzlich zulässigen Rahmen Ihre Fra-
gen über das elektronische Vergabeportal (http://www.dtvp.de/Center) zu übermit-
teln.
- Wettbewerbsbeschränkungen
3.1 Teilnahmeanträge und Angebote von Bewerbern/Bietern, die sich im Zusammen-
hang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschrän-
kung beteiligen, werden ausgeschlossen.
3.2 Ebenfalls ausgeschlossen werden Bewerber/Bieter, die rechtskräftig wegen der
Zugehörigkeit zu einer kriminellen Vereinigung oder Bestechung und Betruges ver-
urteilt worden sind.
3.3 Vor Ablauf der Teilnahmeantrags- bzw. Angebotsfrist darf der Bewerber/Bieter kei-
nerlei Mitteilungen über seine Beteiligung am Wettbewerb und über den Inhalt sei-
nes Angebotes machen, sofern diese Mitteilungen einer Erfassung der Wettbe-
werbsteilnehmer und der Angebote dienen.
3.4 Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bewerber/Bieter auf
Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bewerber/Bieter
wirtschaftlich und rechtlich mit anderen Unternehmen verbunden ist.
Stand: 31.08.2026 Seite 19 von 28
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- Teilnahmeanträge und Angebote
4.1 Teilnahmeanträge und Angebote einschließlich aller Anlagen sind in deutscher
Sprache abzufassen.
4.2 Für die Abgabe eines Teilnahmeantrags bzw. Angebotes sind möglichst die vom
Auftraggeber übersandten Vordrucke zu verwenden.
4.3 Teilnahmeanträge und Angebote müssen die vom Bewerber/Bieter angegebenen
Anlagen sowie die in den Vergabeunterlagen geforderten Erklärungen und Nach-
weise enthalten.
Änderungen des Bewerbers/Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei
sein.
4.4 Teilnahmeanträge und Angebote können bis zum Ablauf der gesetzten Frist be-
richtigt, geändert oder zurückgenommen werden. Die Berichtigung, Änderungen
oder Rücknahme müssen zweifelsfrei sein und der zur Abgabe vorgeschriebenen
Form entsprechen. Nur die Rücknahme eines Teilnahmeantrags oder Angebots ist
auch schriftlich oder in Textform zulässig.
4.5 Etwaige Allgemeine Geschäftsbedingungen, insbesondere Liefer-, Vertrags- und
Zahlungsbedingungen des Bewerbers/Bieters werden nicht Vertragsbestandteil.
- Angaben/Eigenerklärungen
5.1 Soweit lediglich Angaben/Eigenerklärungen gefordert werden, behält sich der Auf-
traggeber das Recht vor, zur Behebung von Zweifeln (auch nach dem Teilnahme-
wettbewerb) entsprechende Bescheinigungen oder Nachweise nachzufordern.
Kopien von Nachweisen werden anerkannt, sofern sie keinen Anlass zu Zweifeln
an der Übereinstimmung mit dem Original geben. Eingereichte Nachweise müssen
noch gültig und aktuell sein (bei Ablauf der Abgabefrist nicht älter als 12 Monate,
soweit aus Inhalt und Zweck des Nachweises nichts anderes folgt, wie z. B. bei
Prüfungszeugnissen). Ausländische Bewerber/Bieter haben gleichwertige Nach-
weise ihrer Herkunftsländer zu führen bzw. gleichwertige Erklärungen abzugeben.
Bei fremdsprachlichen Bescheinigungen ist eine amtlich anerkannte Übersetzung
in deutscher Sprache beizufügen.
Stand: 31.08.2026 Seite 20 von 28
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5.2 Die Eigenerklärungen können auch mit Hilfe der EEE „Einheitliche Europäische
Eigenerklärung“ sowie der eEEE „elektronische Einheitliche Europäische Eigener-
klärung“ unter https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=de abgegeben werden.
Der Leitfaden für das Ausfüllen der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung
(EEE) kann im Internet unter folgender Adresse abgerufen werden:
http://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Downloads/J-L/leitfaden-einheitlichen-euro-
paeischen-eigenerklaerung.html
- Nachunternehmer (Unteraufträge, Eignungsleihe)
6.1 Beabsichtigt der Bewerber/Bieter, Teile der Leistung von anderen Unternehmen
ausführen zu lassen (Unterauftragnehmer) oder sich bei der Erfüllung eines Auf-
trages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfä-
higkeit und/oder technische und berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unterneh-
men zu bedienen (Eignungsleihe), so muss er die hierfür vorgesehenen Leistun-
gen/Kapazitäten in seinem Teilnahmeantrag benennen.
6.2 Der Bewerber/Bieter hat nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Kapazitäten
der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen und diese Unternehmen geeignet
sind. Er hat die Namen, die gesetzlichen Vertreter sowie die Kontaktdaten dieser
Unternehmen anzugeben und entsprechende Verpflichtungserklärungen dieser
Unternehmen vorzulegen.
6.3 Nimmt der Bewerber/Bieter in Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und
finanzielle Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten an-
derer Unternehmen in Anspruch, müssen diese neben dem Bewerber/Bieter ent-
sprechend dem Umfang der Eignungsleihe für die Auftragsausführung haften. Eine
entsprechende Haftungserklärung ist auf Verlangen des Auftraggebers vorzule-
gen.
6.4 Nimmt der Bewerber/Bieter im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche beruf-
liche Leistungsfähigkeit, wie Ausbildungs- und Befähigungsnachweise oder die
einschlägige berufliche Erfahrung die Kapazitäten anderer Unternehmen in An-
spruch, müssen diejenigen Leistungen, für die diese Kapazitäten benötigt werden,
von dem/den anderen Unternehmen erbracht werden und die anderen Unterneh-
men als Nachunternehmer benannt werden.
Stand: 31.08.2026 Seite 21 von 28
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- Bietergemeinschaften/Arbeitsgemeinschaften
Bietergemeinschaften/Arbeitsgemeinschaften sind zugelassen. Mit dem Ausdruck
„Bewerber/Bieter“ sind in den Vergabeunterlagen daher auch Bietergemeinschaf-
ten/Arbeitsgemeinschaften gemeint. Jedes Mitglied der Bietergemeinschaft/Ar-
beitsgemeinschaft hat die in den Vergabeunterlagen genannten Nachweise, Erklä-
rungen und Angaben zu erbringen. Die Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft
hat mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklä-
rung abzugeben,
− in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
− in der alle Mitglieder aufgeführt sind und in der der für die Durchführung des
Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
− dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftragge-
ber rechtsverbindlich vertritt,
− dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
- Mehrfachbeteiligungen
8.1 Mehrfachbeteiligungen (einzeln und als Mitglied einer Bietergemeinschaft/Arbeits-
gemeinschaft) sind unzulässig. Vorgesehene Nachunternehmer dürfen nur dann
als Mitglieder einer Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft auftreten oder für
mehrere Bewerber/Bieter eingebunden werden (Mehrfachbeteiligungen), wenn
der Geheimwettbewerb gewahrt ist, insbesondere keine Einflussnahmemöglich-
keit auf die Teilnahmeanträge und Angebote mehrerer Bewerber/Bieter besteht.
8.2 Sofern sich mehrere verbundene Konzernunternehmen (einzeln und als Mitglied
einer Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft) am Verfahren beteiligen, so haben
diese ebenfalls den Nachweis zu erbringen, dass der Geheimwettbewerb zwi-
schen den verbundenen Konzernunternehmen gewahrt ist, insbesondere keine
Einflussnahmemöglichkeit auf die Teilnahmeanträge und Angebote mehrerer Be-
werber/Bieter besteht.
8.3 Der Auftraggeber behält sich die Kontaktaufnahme zum Mehrfachbeteiligten (auch
Nachunternehmer) zum Zweck der Prüfung oder Abforderung entsprechender Ver-
sicherungen vor.
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Auftraggeber: Gemeinde Schwarmstedt Projekt: Umbau Kita „Am Loh“ Generalplanungsleistungen Vergabeunterlagen – Teilnahmewettbewerb
- Haftungsausschluss
Der Auftraggeber haftet für unvollständige bzw. unrichtige Angaben in den Verga-
beunterlagen nur im Falle von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
- Vertraulichkeit und Geheimhaltung
10.1 Auftraggeber und Bewerber/Bieter verpflichten sich, im Rahmen des Vergabever-
fahrens erlangte Informationen – auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens –
streng vertraulich zu behandeln. Hierzu sind auch durch jeden mit der Erstellung
bzw. Auswertung des Angebots beschäftigten Mitarbeiter oder hiermit beauftragte
Dritte sowie etwaige durch den Bewerber/Bieter einbezogenen Nachunternehmen
und Lieferanten zu verpflichten.
10.2 Die vom Auftraggeber dem Bewerber/Bieter überlassenen Vergabeunterlagen dür-
fen ausschließlich zur Erstellung des Teilnahmeantrags und/oder des Angebots
bzw. im Auftragsfall zur Leistungserbringung verwendet werden. Jede Verwen-
dung für andere Zwecke, Veröffentlichung und/oder Weitergabe an Dritte, auch
auszugsweise, bedarf der schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers.
10.3 Die Namen der Bewerber/Bieter, die sich an dem Vergabeverfahren beteiligen,
werden vom Auftraggeber vertraulich behandelt. Die eingereichten Teilnahmean-
träge und Angebote einschließlich der Anlagen werden auch nach Abschluss des
Vergabeverfahrens sorgfältig verwahrt und vertraulich behandelt.
- Rügen
Bewerber/Bieter haben Verstöße gegen Vergabevorschriften unter Beachtung der
Regelungen in § 160 Abs. 3 GWB zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist nach
§ 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften
vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auf-
traggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der
Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung er-
kennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung
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benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem
Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen er-
kennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder
zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, ei-
ner Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
- Vergabenachprüfstelle
Vergabekammer Niedersachsen beim Niedersächsischen Ministerium für Wirt-
schaft, Verkehr und Bauen
Auf der Hude 2
D-21339 Lüneburg
Tel.: +49 4131 / 15-3306, -3307 und -3308,
Fax: +49 4131 / 15-2943
- Datenschutz (Informationen nach Art. 13, 14 und 21 DSGVO)
13.1 Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist der Auftraggeber im Sinne
der besonderen Bewerbungsbedingungen.
13.2 Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens werden die nachfolgenden Daten von den
Bewerbern/Bietern verarbeitet:
• Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bewerbern/Bietern, soweit es sich
um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontakt-
daten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern der Bewerber/Bieter
(z. B. Vorname und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer).
• Daten zur Qualifikation und Eignung der vom Bewerber/Bieter eingesetzten
Beschäftigten und Referenzen über in der Vergangenheit vom Bewerber/Bie-
ter ausgeführte vergleichbare Leistungen (nebst persönlicher Kontaktdaten
der Ansprechpartner). Die Bewerber/Bieter müssen jeweils vor der Benen-
nung sicherstellen, dass die Ansprechpartner in die Weitergabe der persönli-
chen Kontaktdaten und die Angabe der Referenzen eingewilligt haben.
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Auftraggeber: Gemeinde Schwarmstedt Projekt: Umbau Kita „Am Loh“ Generalplanungsleistungen Vergabeunterlagen – Teilnahmewettbewerb
Diese Daten werden im Rahmen des Vergabeverfahrens dokumentiert und dem
Vergabevermerk beigelegt.
13.3 Der Auftraggeber hat bei der Vergabe öffentlicher Aufträge die vergaberechtlichen
Bestimmungen zu beachten. Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wett-
bewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher
Aufträge (VgV), Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A), die
Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) bzw. die Unterschwellen-
vergabeordnung (UVgO) sowie die jeweiligen vergaberechtlichen Bestimmungen
des Landes- und des Haushaltsrechts.
Die Daten werden gestützt auf folgende Rechtsgrundlagen verarbeitet:
• Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i. V. m. § 97 Abs. 1 GWB und §§ 122 ff.
GWB (bzw. i. V. m. den entsprechenden landes- oder haushaltsrechtlichen
Bestimmungen)
• Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e) DSGVO i. V. m. § 97 Abs. 1 GWB und §§ 122 ff.
GWB (bzw. i. V. m. den entsprechenden landes- oder haushaltsrechtlichen
Bestimmungen).
• Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO
13.4 Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen
verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung die-
ser Daten gesetzlich zulässig ist oder die Bewerber/Bieter in die Übermittlung der
Daten eingewilligt haben:
• Weitergabe von Daten an öffentliche Stellen oder Institutionen (Behörden,
zum Beispiel im Rahmen einer Strafverfolgung) bei Vorliegen einer rechtlichen
Verpflichtung.
• Weitergabe von Daten an die entsprechende Behörde bei Einholung einer
Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (bzw. Wettbewerbsregister).
• Weitergabe von Daten an die unterlegenen Bewerber/Bieter, die (soweit erfor-
derlich) einen Antrag auf die Unterrichtung über die Merkmale und Vorteile
des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters ge-
stellt haben.
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• Soweit bei bestimmten Verfahrensarten ein vergaberechtliches Erfordernis
besteht, wird für die Dauer von drei Monaten über den vergebenen Auftrag auf
der Internetseite des Auftraggebers informiert.
• Weitergabe von Daten an die Vergabenachprüfstelle im Sinne dieser beson-
deren Bewerbungsbedingungen zur Nachprüfung behaupteter Verstöße ge-
gen Vergabebestimmungen sowie an die zuständigen Gerichte im Falle von
sofortigen Beschwerden oder Klagen.
• Weitergabe von Daten an vom Auftraggeber eingesetzte Auftragsverarbeiter
(z. B. im Bereich der Beratungs-, IT- oder Druckdienstleistungen), die die Da-
ten der Bewerber/Bieter weisungsgebunden für ihn verarbeiten. Wenn der
Auftraggeber für die Erfüllung seiner Aufgaben ein Unternehmen beauftragt,
beachtet er stets die datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Eine Weitergabe
der Daten der Bewerber/Bieter erfolgt insbesondere nur nach dem Abschluss
von Verträgen zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
• Wenn es für die Durchführung des Vertrages mit dem späteren Auftragnehmer
erforderlich ist, gibt der Auftraggeber dessen Daten beispielsweise an Banken
oder Versanddienstleister weiter.
13.5 Für die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten der Bewer-
ber/Bieter gelten grundsätzlich die (landes-)rechtlichen Aufbewahrungsfristen für
Vergabeunterlagen.
Darüber hinaus unterliegen der Auftraggeber weiteren Aufbewahrungs- und Doku-
mentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch oder
dem Steuerrecht ergeben. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen,
werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewah-
rungspflicht gespeichert. Die Speicherdauer richtet sich zudem nach den gesetzli-
chen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen
Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu
dreißig Jahre betragen können. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird ge-
prüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Er-
forderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.
13.6 Die personenbezogenen Daten der Bewerber/Bieter werden grundsätzlich nur in
Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland oder der Europäischen Union
verarbeitet. Eine Übermittlung in ein Drittland kommt nur dann in Frage, wenn der
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Bewerber/Bieter dem Auftraggeber seine Einwilligung erteilt hat oder wenn der
Auftraggeber einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO unter
Berücksichtigung der Standardvertragsklauseln der Europäischen Union oder an-
deren geeigneten Garantien abgeschlossen hat.
13.7 Den Bewerbern/Bietern stehen die nachfolgenden Rechte aus der DSGVO zu:
• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Die Bewerber/Bieter haben das Recht
auf Auskunft zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Die Bewerber/Bieter haben das
Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten. Unter Berück-
sichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben sie das Recht, die Vervollstän-
digung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergän-
zenden Erklärung – zu verlangen.
• Recht auf Löschung / Recht auf „Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO): Die Be-
werber/Bieter haben das Recht auf Löschung personenbezogener Daten, ins-
besondere wenn die Daten für die Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, nicht
mehr notwendig sind oder sie eine Einwilligung widerrufen haben.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung / Sperrung (Art. 18 DSGVO): Die
Bewerber/Bieter haben das Recht auf Einschränkung, insbesondere wenn die
Richtigkeit der personenbezogenen Daten von den Bewerbern/Bietern bestrit-
ten wird, und zwar für eine Dauer, die es dem Auftraggeber ermöglicht, die
Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Die Bewerber/Bieter haben
das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Auf-
traggeber bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschi-
nenlesbaren Format zu erhalten, und das Recht, diese Daten einem anderen
Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Auftraggeber zu übermitteln,
sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht
und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Die Bewerber/Bieter haben das
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten,
insbesondere bei einer Verarbeitung zur Betreibung von Direktwerbung. Sie
haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation erge-
ben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener
Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung
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auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzule-
gen.
• Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling (Art. 22
DSGVO): Die Bewerber/Bieter haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf
einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden
Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung
entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht,
wenn die Entscheidung für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags
erforderlich ist, aufgrund von gesetzlichen Vorschriften zulässig ist und diese
Vorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung ihrer Rechte und Frei-
heiten sowie ihrer berechtigten Interessen enthalten oder mit ihrer ausdrückli-
chen Einwilligung erfolgt.
• Beschwerderecht (Art. 77 DGVO): Die Bewerber/Bieter haben das Recht, sich
über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch den Auftraggeber bei
einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Eine Liste der
Landesdatenschutzbeauftragten sowie ihrer Kontaktdaten können unter die-
sem Link abgerufen werden.
13.8 Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. e)
DSGVO regelmäßig für die Anbahnung, den Abschluss, die Abwicklung und Rück-
abwicklung eines Vertrages erforderlich. Für den Fall, dass Bewerber/Bieter die
erforderlichen personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, ist dem Auftraggeber
ein Abschluss und eine Erfüllung eines Vertrages mit ihnen nicht möglich.
13.9 Der Auftraggeber hat einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen die-
sen unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:
ITEBO GmbH
Stüvestraße 26,
49076 Osnabrück
Tel.: 0541 9631 – 222
E-Mail: dsb@itebo.de
Website: www.itebo.de
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