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Projekt SKADI (EFRE-20600170) Vergabe: AWZ-SKADI-IT-001 (KI-gestützter Besucher-Guide) Anschreiben Seite 1/7
Westfälischer Zoologischer Garten Münster GmbH Sentruper Straße 315 48161 Münster
Telefon: +49 251 8904900 E-Mail: skadi@allwetterzoo.de
Anschreiben zur Teilnahmeaufforderung
im EU-weiten Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach §§ 14 Abs. 3, 17 VgV
Projekt: SKADI (EFRE-20600170) Vergabe-Nr.: AWZ-SKADI-IT-001
Leistung: Konzeption, Entwicklung, Implementierung und Inbetriebnahme eines KI-gestützten Besucher-Guides
Sehr geehrte Damen und Herren,
die Westfälischer Zoologischer Garten Münster GmbH führt ein europaweites Vergabeverfahren zur Entwicklung eines KI-gestützten Besucher-Guides für die digitale Vermittlung von Natur- und Artenschutzthemen sowie zur barrierearmen Besucherführung durch.
Gegenstand der Ausschreibung ist die Konzeption, Entwicklung, Implementierung und Inbetriebnahme sowie Erst-Optimierung einer individuellen Softwarelösung einschließlich der hierfür erforderlichen Leistungen gemäß den beigefügten Unterlagen. Der Auftrag wird als Gesamtauftrag ohne Aufteilung in Lose vergeben.
Die interessierten Unternehmen werden gebeten, die bereitgestellten Vergabeunterlagen sorgfältig zu prüfen und bei der Erstellung ihres Teilnahmeantrags und (im Falle einer Aufforderung zur Angebotsabgabe seitens der Auftraggeberin) ihres Angebots zu berücksichtigen.
Für die Teilnahme am Ausschreibungsverfahren reichen Sie bitte ausschließlich den Teilnahmeantrag sowie die darin geforderten Unterlagen fristgerecht über die Vergabeplattform ein. Bitte beachten Sie die Bewerbungsbedingungen.
Westfälischer Zoologischer Garten Münster GmbH
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Bewerbungsbedingungen
- Verfahrenssprache
Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Sämtliche Angebote, Nachweise, Erklärungen sowie die spätere Projektdokumentation sind in deutscher Sprache einzureichen. Fremdsprachigen Nachweisen ist grundsätzlich eine deutsche Übersetzung beizufügen.
- Kommunikation
Fragen zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich über die Vergabeplattform einzureichen.
Anderweitige Auskünfte werden nicht erteilt, Anfragen außerhalb der Plattform werden nicht beantwortet. Maßgeblich sind ausschließlich die über die Vergabeplattform veröffentlichten Informationen.
- Form für Teilnahmeanträge und Angebotsabgaben
Die Einreichung von Teilnahmeanträgen erfolgt ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform. Teilnahmeanträge, die auf anderen elektronischen und nicht- elektronischen Wegen zugesandt werden, werden nicht berücksichtigt. Teilnahmeanträge, die nach Fristablauf eingehen, werden nicht berücksichtigt. Die Einreichung erfolgt in Textform über die Vergabeplattform. Eine eigenhändige Unterschrift oder qualifizierte elektronische Signatur ist nicht erforderlich, soweit das jeweilige Formblatt keine ausdrücklich abweichende Anforderung enthält. Eine freiwillige elektronische Signatur ist zulässig.
Der Teilnahmeantrag muss den Namen des Bewerbers und der erklärenden Person erkennen lassen. Bei einer Bewerbergemeinschaft gelten die Anforderungen der Bewerber- /Bietergemeinschaftserklärung.
Die Angebotsabgabe (nach Aufforderung der Auftraggeberin) erfolgt ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform. Angebote, die auf anderen elektronischen und nicht-elektronischen Wegen zugesandt werden, werden nicht gewertet. Angebote, die nach Ablauf der Angebotsfrist eingehen, werden nicht berücksichtigt.
Alle Preise sind in Euro mit höchstens zwei Nachkommastellen anzugeben.
Die Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze usw.) sind ohne Umsatzsteuer anzugeben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes am Schluss des Angebotes hinzuzufügen.
Nebenangebote sind unzulässig.
Angebote von Bietergemeinschaften, die sich erst nach der Aufforderung zur Angebotsabgabe aus aufgeforderten Unternehmen gebildet haben, sind nicht zulässig.
Wird das Angebot Teil einer Verhandlungsphase, sind Eigenerklärungen (auch die der benannten anderen Unternehmen) auf gesondertes Verlangen durch Vorlage der genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen. Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.
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- Zuschlag auf Erstangebote
Die Auftraggeberin behält sich gemäß § 17 Abs. 11 VgV vor, den Zuschlag auf Grundlage der Erstangebote zu erteilen, ohne in Verhandlungen einzutreten. Die Interessenten werden hiermit bereits ausdrücklich darauf hingewiesen und aufgefordert, nach erfolgter Aufforderung zur Angebotsabgabe seitens der Auftraggeberin, bereits mit dem Erstangebot ihr wirtschaftlich und fachlich bestmögliches Angebot einzureichen.
- Fristen
Der Teilnahmeantrag sowie das Angebot (nach Angebotsaufforderung) müssen mit den jeweils geforderten Bestätigungen, Erklärungen und Nachweisen innerhalb der vorgegebenen Fristen vollständig vorgelegt werden. Die Auftraggeberin behält sich vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen, Erklärungen und Nachweise nach Maßgabe der vergaberechtlichen Vorschriften nachzufordern. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht. Die Entscheidung über eine Nachforderung trifft die Auftraggeberin nach pflichtgemäßem Ermessen unter Beachtung der vergaberechtlichen Grundsätze (§56 VgV), insbesondere des Gleichbehandlungs- und Transparenzgebots.
| Frist zur Einreichung von Teilnehmerfragen | 28.09.2026 9.00 Uhr |
|---|---|
| Teilnahmefrist | 05.10.2026 9.00 Uhr |
| Spätester Versand der Aufforderung zur Angebotsabgabe | 09.10.2026 |
| Frist zur Einreichung von Bieterfragen | 03.11.2026 9.00 Uhr |
| Angebotsfrist | 10.11.2026 9.00 Uhr |
| Bindefrist | 04.01.2027 |
| Vorraus. Versand Vorinformation (§134 GWB) | 27.11.2026 |
| Vorauss. Zuschlagserteilung | 08.12.2026 |
| Vertragsende Ende des förderbedingten Durchführungszeitraums | 31.12.2028 |
Die Auftraggeberin beabsichtigt, den Zuschlag voraussichtlich am 08.12.2026 zu erteilen. Bei diesem Datum handelt es sich um einen unverbindlichen Planungstermin. Eine frühere oder spätere Zuschlagserteilung innerhalb der Bindefrist bleibt vorbehalten, sofern die vergaberechtlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Der Vertrag kommt mit wirksamem Zugang des Zuschlags beim erfolgreichen Bieter zustande. Die Verpflichtung des Auftragnehmers zur Leistungserbringung beginnt mit Vertragsschluss. Bei Verzögerungen im Vergabeverfahren verschiebt sich der tatsächliche Leistungsbeginn entsprechend. Das Vertragsende bleibt hiervon unberührt und ist auf den 31.12.2028 (Ende des förderbedingten Durchführungszeitraums) festgelegt.
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Der Auftragnehmer hat bei seiner Angebots- und Ressourcenplanung zu berücksichtigen, dass die Leistungserbringung unmittelbar nach Zuschlagserteilung beginnt. Die Bindefrist stellt keinen Aufschub des Leistungsbeginns dar.
- Eignung
Zum vorläufigen Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen wird die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) gemäß § 50 VgV akzeptiert. Nähere Informationen zu weiteren geforderten Angaben, Erklärungen und Unterlagen sind dem Teilnahmeantrag in den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Soweit kein Formblatt bereitgestellt wird, ist die jeweilige Erklärung vom Bewerber selbst zu erstellen und muss mindestens die im Teilnahmeantrag geforderten Angaben enthalten.
- Ausschluss bei Nichterfüllung
Bewerbende, die die geforderten Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Bewerbende, deren Teilnahmeantrag unvollständig und/oder ohne sämtliche in den Vergabeunterlagen geforderten Dokumente eingereicht wird, haben keinen Anspruch auf Nachforderung durch die Auftraggeberin. Die Entscheidung über eine Nachforderung trifft die Auftraggeberin nach pflichtgemäßem Ermessen unter Beachtung der vergaberechtlichen Grundsätze, insbesondere des Gleichbehandlungs- und Transparenzgebots. Soweit eine Nachforderung gesetzlich ausgeschlossen ist, von der Auftraggeberin nicht vorgenommen wird oder die nachgeforderten Unterlagen nicht vollständig und fristgerecht innerhalb der von der Auftraggeberin bestimmten Frist vorgelegt werden, wird der betreffende Teilnahmeantrag beziehungsweise das betreffende Angebot ausgeschlossen.
- Zuschlagskriterien
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste wertbare Angebot nach dem besten Preis- Leistungs-Verhältnis erteilt. Die Angebotswertung erfolgt nach der veröffentlichten Bewertungsmatrix für Angebote. Der Preis wird mit 40 Prozent und die Qualität mit 60 Prozent gewichtet. Einzelheiten zu Kriterien, Unterkriterien, Bewertungsmaßstäben, Preisformel und Gleichstand ergeben sich aus der Bewertungsmatrix für Angebote.
- Vertraulichkeitserklärung
Im Rahmen der Angebotsphase erhalten die zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bewerber weitere, nicht öffentliche Projektunterlagen, insbesondere die erweiterte Leistungsbeschreibung und weitere projektspezifische Unterlagen. Diese Unterlagen enthalten vertrauliche Informationen, innovative Projektansätze, Geschäftsgeheimnisse sowie projektspezifisches Know-how der Auftraggeberin. Die Auftraggeberin macht von der Möglichkeit Gebrauch, nach § 5 Abs. 3 VgV Anforderungen zum Schutz vertraulicher Informationen festzulegen. Die mit den Vergabeunterlagen bereitgestellte Vertraulichkeitserklärung ist daher mit dem Teilnahmeantrag ausgefüllt einzureichen. Die Erklärung stellt keinen Eignungsnachweis und kein Auswahlkriterium dar. Sie dient ausschließlich dem Schutz der in der Angebotsphase bereitgestellten vertraulichen Projektunterlagen.
Die vertraulichen Unterlagen der Angebotsphase werden sämtlichen zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bewerbern zeitgleich über das Vergabeportal bereitgestellt. Die Vertraulichkeitspflichten beziehen sich ausschließlich auf solche vertraulichen Informationen
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und Unterlagen, die dem jeweiligen Bewerber/Bieter im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens tatsächlich zugänglich gemacht werden.
- Allgemeine Hinweise
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler, so hat dieser unverzüglich die Vergabestelle vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen.
Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art er wirtschaftlich und rechtlich mit anderen Unternehmen verbunden ist.
Hinweise zur Angebotsabgabe
Anzahl Bewerber In Einklang mit § 51 Abs. 2 VgV wird die Zahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber auf mindestens drei und höchstens fünf festgelegt. Die festgelegte Mindestzahl von drei Bewerbern entspricht den gesetzlichen Anforderungen für das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Die vorgesehene Höchstzahl von fünf Bewerbern gewährleistet einen ausreichenden Wettbewerb und ermöglicht zugleich eine sachgerechte und wirtschaftliche Durchführung des weiteren Vergabeverfahrens.
Der Auftragsgegenstand umfasst die Konzeption, Entwicklung, Implementierung und betriebliche Optimierung einer innovativen KI-basierten Individualsoftware. Die Prüfung und Bewertung der Angebote erfordert eine vertiefte fachliche Analyse der vorgeschlagenen Lösungsansätze sowie gegebenenfalls die Durchführung von Verhandlungsgesprächen. Mit zunehmender Zahl der einzubeziehenden Bieter steigt der hierfür erforderliche personelle und zeitliche Aufwand erheblich.
Die Begrenzung auf höchstens fünf Bewerber dient daher dem Ziel, einen wirksamen Wettbewerb sicherzustellen und gleichzeitig ein effizientes und verhältnismäßiges Vergabeverfahren zu ermöglichen. Nach Einschätzung der Auftraggeberin ist bei einer Teilnehmerzahl von bis zu fünf Bewerbern ein ausreichender Wettbewerb gewährleistet.
Sofern mehr als fünf geeignete Bewerber einen Teilnahmeantrag einreichen, erfolgt die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber anhand der in den Vergabeunterlagen veröffentlichten Auswahlkriterien und der hierzu festgelegten Auswahlmatrix.
Termin- und Leistungsrahmen Der verbindliche äußere Termin- und Leistungsrahmen ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung, dem Termin- und Zahlungsplan und den Fördervorgaben der Auftraggeberin (siehe beiliegende Vergabeunterlagen). Hierzu gehören insbesondere die dort festgelegten spätesten Termine für die Bereitstellung zur Abnahme, die Gesamtabnahme, die Einreichung der prüffähigen Schlussrechnung sowie die vollständige Leistungserbringung innerhalb des maßgeblichen Förderzeitraums. Der Bieter hat mit seinem Angebot einen auf sein Lösungskonzept abgestimmten Projekt-, Termin- und Meilensteinplan vorzulegen. Der angebotene Plan darf die von der Auftraggeberin
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vorgegebenen spätesten Termine nicht überschreiten. Kürzere Ausführungsfristen dürfen angeboten werden. Eine frühere Fertigstellung wird ausschließlich im Rahmen des Qualitätskriteriums Q4 berücksichtigt und nur insoweit positiv bewertet, als der frühere Termin verbindlich angeboten, realistisch geplant und durch ausreichende Ressourcen, Zeitpuffer und konkrete Risikomaßnahmen belastbar abgesichert ist. Nähere Informationen Einzelheiten hierzu sind der Bewertungsmatrix für Angebote zu entnehmen.
Projekt-, Termin- und Meilensteinplan Der Projekt-, Termin- und Meilensteinplan des bezuschlagten Angebots wird, soweit er den übrigen Vergabe- und Vertragsunterlagen nicht widerspricht, bei Vertragsschluss als Anlage Bestandteil der Vertragsunterlagen. Rein redaktionelle Konkretisierungen, insbesondere die Eintragung tatsächlich feststehender Kalenderdaten, Ansprechpartner und Abstimmungstermine, können im Einvernehmen der Parteien vorgenommen werden. Der Leistungsumfang, die verbindlichen Höchstfristen, die Vergütung und die Voraussetzungen für Zahlungen dürfen dadurch nicht geändert werden.
Kommt über die rein redaktionelle Konkretisierung keine Einigung zustande, gelten die Vorgaben der Leistungsbeschreibung und der im bezuschlagten Angebot verbindlich angebotene Projekt-, Termin- und Meilensteinplan.
Zahlungsplan Die Zahlung erfolgt nach Maßgabe des Zahlungsplans in Anlage der Vertragsunterlagen. Abschlagszahlungen sind nur für vollständig und prüffähig erbrachte, im Zahlungsplan eindeutig bezeichnete Leistungsstände zulässig. Die Bestätigung eines Meilensteins und die Leistung einer Abschlagszahlung stellen keine Teilabnahme dar.
Die Schlussrechnung darf erst nach vollständiger Bereitstellung der Software zur Abnahme, vollständiger Übergabe der vertraglich geschuldeten Unterlagen und erfolgreicher Gesamtabnahme gestellt werden. Sie muss der Auftraggeberin spätestens bis zum [10.12.2028] prüffähig vorliegen.
Der konkrete Zahlungsplan wird auf Grundlage des vom Auftragnehmer angebotenen Projekt-, Termin- und Meilensteinplans bei Vertragsschluss als Anlage zu den Vertragsunterlagen festgehalten. Der Zahlungsplan ist innerhalb der in den Vergabeunterlagen festgelegten Grenzen verhandelbar. Ein abweichender Zahlungsplan ist kein Nebenangebot, sofern er die verbindlichen Mindestanforderungen dieser Anlage einhält. Die Gesamtsumme der Abschlagszahlungen und die bereits in den Vergabeunterlagen festgelegten Zahlungsvoraussetzungen dürfen hierbei nicht verändert werden. Die Auftraggeberin verweist an dieser Stelle auf den Termin-, Leistungs-, und Zahlungsplan Abschnitt 6.3 der Vergabeunterlagen.
Weiteres Der Bieter hat mit seinem Angebot eine Beschreibung seiner technischen und organisatorischen Maßnahmen oder gleichwertige Nachweise (z. B. ISO 27001, BSI- Grundschutz, SOC-Berichte) einzureichen. Nähere Informationen sind den weiteren Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Bewerber und Bieter werden gebeten, Unterlagen oder Angaben, die aus ihrer Sicht Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse enthalten, entsprechend zu kennzeichnen und das geltend gemachte Schutzinteresse nachvollziehbar zu bezeichnen. Gesetzliche
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Offenlegungs-, Dokumentations- und Informationspflichten der Auftraggeberin bleiben unberührt.
Die interessierten Unternehmen werden gebeten, die bereitgestellten Vergabeunterlagen sorgfältig zu prüfen und bei der Erstellung ihres Teilnahmeantrags und (im Falle einer Aufforderung zur Angebotsabgabe seitens der Auftraggeberin) ihres Angebots zu berücksichtigen.
Für die Teilnahme am Ausschreibungsverfahren reichen Sie bitte ausschließlich den Teilnahmeantrag sowie die darin geforderten Unterlagen fristgerecht über die Vergabeplattform ein. Bitte beachten Sie die Bewerbungsbedingungen.
Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme an diesem Vergabeverfahren.
Mit freundlichen Grüßen
Dr. Simone Schehka Geschäftsführerin Westfälischer Zoologischer Garten Münster GmbH
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