03.2_Leitfaden_OZG-RE.pdf

[Seite 1]

Die Rechnungseingangsplattform

des Bundes

Informationen für Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen

Auftraggebern

Aufgrund bestehender rechtlicher Regelungen für die Rech- der Webseite XStandards Einkauf zum Thema XRechnung nungsverarbeitung in der Bundesverwaltung sind Sie seit frei zugänglich. dem 27. November 2020 verpflichtet, Ihrem Auftraggeber Bei einer elektronischen Rechnung im Standard XRechnung der Bundesverwaltung Rechnungen elektronisch zu über- handelt es sich um eine Rechnung in einem strukturierten mitteln. einheitlichen XML-Datensatz. Solche Rechnungen ermögli- Die Verpflichtung der elektronischen Rechnungsstellung be- chen es, Rechnungsdaten in einem Buchhaltungssystem steht nicht, wenn eine Ausnahmeregelung greift. Ausnah- elektronisch zu verarbeiten und sämtliche rechnungsbe- men können Sie dem § 3 der E-Rechnungsverordnung des gründenden Unterlagen direkt in die Rechnung einzubetten. Bundes (PDF)(E-RechV) entnehmen. Beispielsweise ist das Einreichen von Papierrechnungen weiterhin möglich, sollte

Wo kann eine elektronische Rech-

die vertragliche Grundlage Ihrer Rechnung einem Direktauf-

nung an die Bundesverwaltung ein-

trag entsprechen und die Höhe Ihrer Rechnung 1000 € netto nicht übersteigen. gereicht werden?

Was bedeutet elektronische Rech-

Für die elektronische Rechnungsstellung an die Bundesver- nung im Standard XRechnung? waltung betreibt der Bund seit 2019 die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE), die seit September 2025 als alleinige Rechnungseingangsplattform von allen Nach der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstel- unmittelbaren Bundesbehörden genutzt wird sowie auf frei- lung und der E-RechV gelten Rechnungen als elektronisch, williger Basis von mittelbaren Bundesbehörden wie auch wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format den Bundesländern genutzt werden kann. Die Zentrale ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Zudem Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE), die für die muss das Format eine automatische und elektronische Ver- Rechnungstellung an die unmittelbare Bundesverwaltung arbeitung der Rechnung ermöglichen. Eine bloße Bilddatei betrieben wurde, ist seit Ende September 2025 nicht mehr oder ein einfaches PDF-Dokument sind demnach keine verfügbar. (s. https://www.e-rechnung-bund.de/plattform- elektronische Rechnung. konsolidierung/). Die Grundlagen für die Anforderungen sind die europäische Norm EN-16931 und die deutsche Konkretisierung der Sie erreichen die Plattform direkt über die E-Rechnungs- Norm. Die Normen wurden mit dem Standard XRechnung webseite oder die OZG-RE. Dort können Sie sich für die Nut- für die Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen an die zung anmelden. Der Anmeldeprozess unterscheidet sich öffentliche Verwaltung umgesetzt. nicht wesentlich von denen, anderer Plattformen im Inter- Der Standard XRechnung ist gleichermaßen für eine Rech- net: Nach der Eingabe aller erforderlichen Daten sowie dem nungsstellung an die Länder und an die Kommunen ver- anschließenden Akzeptieren der Nutzungsbedingungen und wendbar. Die jeweils aktuelle Version des Standards ist auf der Datenschutzerklärung erhalten Sie über Ihre hinterlegte

Bei diesem Dokument handelt es sich um eine durch das BASE erstellte Darstellung in abweichendem Format. Der Inhalt basiert vollständig auf den Originalunterlagen des Beschaffungsamtes des BMI. Vgl. „01 Flyer Lieferanteninformationen“, BMI/Beschaffungsstelle, 2025, abrufbar unter: https://www.e-rechnung-bund.de/mediathek/dokumente/ 1

[Seite 2]

E-Mail-Adresse einen Aktivierungslink. Über diesen Link Was muss bei selbst erstellten elekt- können Sie den Registrierungsprozess erfolgreich abschlie-

ronischen Rechnungen beachtet

ßen. Ihr Nutzerkonto steht anschließend für Sie bereit. Es werden auch elektronische Rechnungen nach anderen werden? Standards angenommen. Voraussetzung dafür ist, dass diese mit der europäischen Norm zur elektronischen Rech- Sollten Sie elektronische Rechnungen eigenständig erzeu- nungsstellung konform sind, den Nutzungsbedingungen der gen können, können Sie die Übertragungskanäle Upload, E- OZG-RE und den Anforderungen der E-RechV entsprechen. Mail oder Peppol wählen. Bei der Erstellung elektronischer Rechnungen im Standard XRechnung oder anderen CEN- Neben dem OZG-RE-Account (Nutzerkonto der OZG-RE) ist konformen Rechnungen ist zu beachten, dass gemäß § 5 E- die Nutzung von „Mein Unternehmenskonto“ auf Basis von RechV mindestens die folgenden Pflichtinformationen er- ELSTER auf der OZG-RE möglich. Es findet keine Datenüber- forderlich sind: tragung/Synchronisation zwischen diesen beiden Accounts statt. Das bedeutet z. B., dass der Status von Rechnungen, Tabelle 1: Pflichtinformationen die über den OZGRE Account eingereicht wurden, auch nur

auf der Seite „Status eingereichter Rechnungen“ des OZG- ‑ ‑ RE-Accounts eingesehen werden können. Weitere Informa- tionen zur Registrierung und Nutzung von „Mein Unterneh- menskonto“ auf Basis von ELSTER finden Sie auf der FAQ- Seite von „Mein Unternehmenskonto“.

Wie kann eine elektronische Rech-

nung über die OZG-RE eingereicht

werden?

Zum Einreichen von elektronischen Rechnungen stehen Ihnen die folgenden Übertragungskanäle zur Verfügung:

Weberfassung: Sie können elektronische Rech- nungen mithilfe eines geführten Webformulars direkt manuell erstellen, übermitteln und für die eigene Archivierung herunterladen.

Upload: Sie können selbst erstellte elektroni- sche Rechnungen hochladen und übermitteln.

E-Mail: Sie erhalten nach erfolgter Registrierung eine individuelle E-Mail-Adresse, die Sie für die Rechnungsstellung nutzen können.

Rechnungsstellung nutzen können.

Peppol: Sie können elektronische Rechnungen Bitte beachten Sie, dass die Koordinierungsstelle für IT-Stan- über einen automatisierten Informationsaus- dards (KoSIT) die Informationen zur aktuellen Version Stan- tausch (Maschine-zu-Maschine Kommunika- dard XRechnung zur Verfügung stellt. Seit dem 01.02.2024 tion) schnell und medienbruchfrei aus Ihrer ei- sind die BT-Felder „Geschäftsprozesstyp“ (BT-23) sowie genen Software heraus übermitteln.

Bei diesem Dokument handelt es sich um eine durch das BASE erstellte Darstellung in abweichendem Format. Der Inhalt basiert vollständig auf den Originalunterlagen des Beschaffungsamtes des BMI. Vgl. „01 Flyer Lieferanteninformationen“, BMI/Beschaffungsstelle, 2025, abrufbar unter: https://www.e-rechnung-bund.de/mediathek/dokumente/ 2

[Seite 3]

„elektronische Adresse des Verkäufers“ (BT 34) und „elekt- Wo können Skontoinformationen ronische Adresse des Käufers“ (BT 49) verpflichtend. Wei-

‑ eingetragen werden?

tere Informationen hierzu finden Sie auf der Webseite E- ‑ Rechnung Bund. Das Informationselement „Zahlungsbedingungen“ (BT-20) kann genutzt werden, um Skontoinformationen anzugeben.

Wie gelangt meine Rechnung über

In der Weberfassung der Plattformen erfolgt dies unter

die Plattform an den richtigen Rech-

„Zahlungsbedingungen“.

nungsempfänger?

Können auch Anlagen zu einer elekt-

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Rechnung von der Plattform ronischen Rechnung hinzugefügt an den adressierten Rechnungsempfänger weitergeleitet

werden?

werden kann, muss eine sogenannte Leitweg-ID zur eindeu- tigen Identifikation des Rechnungsempfängers angegeben werden. Ihr Auftraggeber teilt Ihnen die Leitweg-ID mit. Ihrer E-Rechnung können Sie durch Einbetten in das XML bis Liegt sie Ihnen nicht vor, fragen Sie Ihren Auftraggeber. Bei zu 200 Anlagen beifügen. Eine technische Lösung für den der Nutzung des Übertragungskanals Peppol wird zudem Versand von rechnungsbegründenden Anlagen mit einer eine Participant-ID (auch Peppol-ID genannt) zur Adressie- Größe von über 15 MB (große Anlagen) wurde erfolgreich rung benötigt. Für die Einrichtungen der Bundesverwaltung, ausgerollt. die an die OZG-RE angeschlossen sind, kann die Participant- ID wie folgt erstellt werden: Die Participant-ID setzt sich zu- Folgende Arten von Anlagen sind zulässig: sammen aus dem Präfix 0204 und einer Leitweg-ID (Bsp.: 0204:991-33333TEST-33). • PDF-Dokumente • Bilder (PNG, JPEG)

Wie kann der Status eingereichter

• Textdateien (CSV)

elektronischer Rechnungen eingese-

• Excel-Tabellendokumente (XLSX)

hen werden?

• OpenDocument-Tabellendokumente (ODS) • XML (ab 01.01.2021, bei Anwendung der Exten- Nach Übermittlung Ihrer E-Rechnung prüft die OZG-RE un- sion XRechnung) mittelbar die Verarbeitungsfähigkeit der Rechnungsdaten hinsichtlich der formalen Richtigkeit und Vollständigkeit.

Wie können Sie die termingerechte

Den Status Ihrer eingereichten E-Rechnung können Sie un-

Zahlung Ihrer Rechnung unterstüt-

abhängig von der Wahl des Übertragungskanals in Ihrem Nutzerkonto einsehen. Bei der Verwendung des Übertra- zen? gungskanals Peppol erhalten Sie eine automatische Rück- meldung, ob die Übertragung der Rechnung technisch funk- tioniert hat. Damit eine Rechnungsbearbeitung ohne weitere Eingriffe bis hin zur Zahlung durchgeführt werden kann, ist es hilf- reich, wenn Sie in Ihren Rechnungsdaten auf Zeichen ver- zichten, die im Zahlungsverkehr nicht gestattet sind (Bsp.: / | § | %).

Bei diesem Dokument handelt es sich um eine durch das BASE erstellte Darstellung in abweichendem Format. Der Inhalt basiert vollständig auf den Originalunterlagen des Beschaffungsamtes des BMI. Vgl. „01 Flyer Lieferanteninformationen“, BMI/Beschaffungsstelle, 2025, abrufbar unter: https://www.e-rechnung-bund.de/mediathek/dokumente/ 3

[Seite 4]

Wo gibt es zusätzliche Informatio-

nen?

Auf der Internetseite der KoSIT erhalten Sie viele Informati- onen rund um den Standard XRechnung. Die offizielle Webseite zum Thema E-Rechnung enthält wei- tere hilfreiche Informationen für Rechnungssender.

Gibt es einen Support für weitere

Fragen und Probleme?

Zur Beantwortung allgemeiner Fragen zum Thema elektro- nische Rechnung für Rechnungssteller und Rechnungsein- gangsplattform OZG-RE steht Ihnen ein Support zur Verfü- gung.

Telefon: +49 30 2598 4436

E-Mail: sendersupport-xrechnung@bdr.de

Sie erreichen den telefonischen Support von Montag bis Freitag von 08:00 bis 16:00 Uhr.

Für individuelle Fragen (Leitweg-ID, OZG-RE) wenden Sie sich bitte an Ihren Auftraggeber.

Bei diesem Dokument handelt es sich um eine durch das BASE erstellte Darstellung in abweichendem Format. Der Inhalt basiert vollständig auf den Originalunterlagen des Beschaffungsamtes des BMI. Vgl. „01 Flyer Lieferanteninformationen“, BMI/Beschaffungsstelle, 2025, abrufbar unter: https://www.e-rechnung-bund.de/mediathek/dokumente/ 4