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Wichtige Hinweise zu Rechnungen und Zahlungen an FITKO
Rechnungen können in elektronischer Form (E-Rechnung), PDF oder in Papierform erteilt werden. Die an FITKO gerichteten Rechnungen sind unabhängig von der Übermittlungsform wie folgt zu adressieren:
FITKO (Föderale IT-Kooperation) BKR 5010 – DST 2019 Zum Gottschalkhof 3 60594 Frankfurt am Main
Die Angabe des Buchungskreises und der Dienstelle sind unverzichtbar, da nur anhand dieser eine richtige Zuordnung der Rechnung bei deren elektronischer Erfassung und Verarbeitung durch das HCC möglich ist. Fehlt die Angabe „Buchungskreis 5010 – Dienststelle 2019“ (abgekürzt BKR 5010-DST 2019) auf der Rechnung, kann es zu Rechnungsablehnungen, Fehlbuchungen und Mahnläufen kommen, die es im Interesse aller Beteiligten zu vermeiden gilt.
Werden Rechnungen an FITKO im Rahmen einer vereinbarten Kostenübernahme weitergeleitet, ist also der in der Rechnung selbst angegebene Adressat nicht FITKO, müssen der Buchungskreis und die Dienststelle maschinell lesbar oben links auf der jeweiligen Rechnung angebracht werden. Dies kann entweder durch den Einreicher mittels eines PDF- Stempels auf der Rechnung erfolgen oder durch den Rechnungsteller selbst, indem er die ihm vorab – mit der Bitte um künftige Beachtung – mitgeteilten Angaben (BKR 5010 – DST 2019) wie oben dargestellt in geeigneter Weise in die Rechnung integriert. Eine handschriftliche Anbringung der Angaben ist nicht maschinenlesbar und ist daher nicht statthaft.
Diese Rechnungen sind mit dem Vermerk „sachlich und rechnerisch richtig“ abzuzeichnen.
Seit dem 18.04.2024 sind an das Land Hessen und seine Behörden gerichtete Rechnungen von Lieferanten verpflichtend im X-Standard (E-Rechnung) zu erteilten. Diese Vorgabe gilt für die Kreditoren der FITKO nicht, da es sich bei FITKO um keine zum Land Hessen gehörende Behörde handelt. Gleichwohl besteht die Möglichkeit – aber nicht die Verpflichtung –, auch an FITKO X-Rechnungen zu erteilen. Das Land Hessen hat für Lieferanten/Kreditoren umfassende Informationen mit Downloadmöglichkeit zu X-Rechnungen herausgegeben, die hier abrufbar sind: https://verwaltungsportal.hessen.de/information/elektronische-rechnungen- im-land-hessen.
Im Fall der X-Rechnung ist die sog. Leitweg-ID zu beachten.
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Die Leitweg-ID setzt sich aus der Kennzahl 06 für das Bundesland Hessen, aus dem Buchungskreis, der Dienststelle (jeweils vierstellig) und einer zweistelligen Prüfziffer zusammen:
06-[Buchungskreis][Dienststelle]-[Prüfziffer]
Leitweg-ID der FITKO: 06-50102019-97
Die E-Mail-Adresse, an die Pdf-Rechnungen oder X-Rechnungen zu schicken sind, lautet:
Pro E-Mail darf aus Gründen der automatischen Verarbeitung nur eine Rechnung bzw. Anlage mit Rechnung übersandt werden. Dabei ist zu beachten ist, dass diese die Dateigröße von 22 MB nicht überschreiten darf. Sollen beispielsweise drei Rechnungen übersandt werden, muss dies mit drei gesonderten E-Mails erfolgen.
Im Betreff der E-Mail sollte – wenn bekannt – das Haushaltsprogramm (HHP) angeben werden, dem die Rechnung zuzuordnen ist. Die Kosten lassen sich intern so leichter und fehlerfreier zuordnen.
X-Rechnungen, die an FITKO als unmittelbaren Debitor adressiert sind (keine weitergeleiteten X-Rechnungen), können alternativ auch über das E-Rechnungs-Portal des Landes Hessen an FITKO eingereicht werden: https://verwaltungsportal.hessen.de/information/direkte- uebersendung-von-rechnungen. Die o.g. Einschränkungen (1 Datei pro E-Mail, max. 22 MB Dateigroße) gelten in diesem Fall nicht.
Mahnungen sind immer direkt an FITKO zu schicken mit einer beigefügten Kopie der angemahnten Originalrechnung. Anhand einer Mahnung alleine können keine Zahlungen ausgelöst werden. Nur die Rechnung dient als buchungsbegründende Unterlage.
Im Fall einer Rückerstattung sind die Bankdaten der FITKO wie folgt anzugeben:
Empfänger: FITKO IBAN: DE08 5005 0000 1000 4232 26 BIC: HELADEFFXXX Verwendungszweck: [HHP 502019XXXX] Erläuterung s.u.
Als Verwendungszweck ist das betreffende Haushaltsprogramm anzugeben – sofern bekannt – oder zumindest (auch) der Name des Ansprechpartners bei FITKO, damit eine richtige Zuordnung der Zahlung erfolgen kann.
Unbedingt zu beachten ist auch, dass eine Gutschrift grundsätzlich nur bei Beifügung von aussagekräftigen buchungsbegründenden Unterlagen dem Haushalt der FITKO ordnungsgemäß zugeführt werden kann.
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