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Datenschutzhinweise bei der Ausschreibung und Vergabe von öffentlichen Aufträgen
Bitte beachten Sie die nachfolgenden Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten gemäß Art. 13 und 14 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Verweise auf datenschutzrechtliche Vorschriften beziehen sich auf die Europäische Datenschutz-Grund- verordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das Hessische Datenschutz- und In- formationsfreiheitsgesetz (HDSIG) und der Neufassung des Vertrags über die Errichtung des IT-Pla- nungsrats und über die Grundlagen der Zusammenarbeit beim Einsatz der Informationstechnologie in den Verwaltungen von Bund und Ländern – Vertrag zur Ausführung von Art. 91c GG vom 13. Dezember 2019 (IT-Staatsvertrag).
1 Geltungsbereich Diese Datenschutzerklärung gilt für die Teilnahme an Vergabeverfahren der FITKO. Sie geht der Daten- schutzerklärung unter https://www.fitko.de/datenschutz/ vor, soweit sie nicht auf diese verweist. Für die Anbahnung und Durchführung allgemeiner, insbesondere unterschwelliger Aufträge, gilt die vorge- nannte allgemeine Datenschutzerklärung.
2 Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen FITKO (Föderale IT-Kooperation) Zum Gottschalkhof 3 60594 Frankfurt am Main E-Mail: poststelle@fitko.de
Die FITKO ist eine Anstalt des öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch den Präsidenten Dr. André Göbel.
3 Behördliche:r Datenschutzbeauftragte:r Die:Den Datenschutzbeauftragten der FITKO erreichen Sie per Mail unter datenschutz@fitko.de.
4 Zwecke und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung des Vergabeverfahrens und damit verbun- dener Dokumentations- und Rechenschaftspflichten, der Vertragsabwicklung, der Erfüllung daten- schutzrechtlicher Verpflichtungen und der Führung sachdienlicher Kommunikation. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. c und e, 3 DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 1 HDSIG, dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A), die Unterschwellenvergabeord- nung (UVgO), die Verordnung über die Verordnung über die Vergabe von Konzessionen (KonzVgV), das Hessische Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) samt Vergabeerlass sowie der Landeshaushaltsord- nung (LHO). Für die Vertragsdurchführung erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten durch Ihre Angaben im Vergabeverfahren sowie – sofern zutreffend – durch Einsicht Ihrer Angaben in anerkannten Präqualifizierungs-Registern. Zudem verarbei- ten wir öffentlich zugängliche Informationen (z. B. aus Zeitungen und öffentlichen Registern).
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5 Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet? Es werden die personenbezogenen Daten verarbeitet, die die FITKO im Rahmen der Geschäftsbeziehung von Ihnen erhält. Dabei handelt es sich insbesondere um Daten zur Qualifikation/ Eignung eingesetzter Beschäftigter des Unternehmens und den Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleich- bare Leistungen. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (Handels- und Vereinsregister, Gewerbezentralregister bzw. Wettbewerbsregister, Presse, Internet) oder solche, die uns von anderen Behörden des Bundes und der Länder oder von sonstigen Dritten (z. B. Auskunfteien) berechtigt übermittelt werden. Relevante personenbezogene Daten sind betriebliche Per- sonalien (Name und Vorname der verantwortlich bearbeitenden Person, Firma, Firmenadresse und an- dere Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie die IP-Adresse des verwendeten Ge- räts). Die FITKO verarbeitet darüber hinaus persönliche Daten im Zusammenhang mit Bedarfserhebun- gen, Beschaffungsaufträgen, Angeboten, Ihren Fragen, welche Sie z. B. per E-Mail an uns senden, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z. B. Zahlungsverkehr) sowie Dokumentations- daten (z. B. über Fragen und Antworten zu unseren Vergabeverfahren).
6 Weitergabe von personenbezogenen Daten Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermitt- lung eingewilligt haben. Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung können insbesondere gehören:
Unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. gemäß § 46 Abs. 1 UVgO über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgrei- chen Bieters zu unterrichten sind.
Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge bei einer Auftragssumme ab 30.000 Euro (ohne Umsatz- steuer) muss der öffentliche Auftraggeber für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (künftig: Wettbewerbsregister) einholen gem. 4.1. hessischer Vergabeerlass i. V. m. § 150a GewO.
Bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und freihändigen Vergaben (Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb) ab einem Auftragswert von 25.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) wird für die Dauer von drei Monaten über jeden vergebenen Auftrag auf HAD.de veröffentlicht. Diese Information enthält zumindest auch den Namen des beauftragten Unternehmens.
Die Kontaktaufnahme mit den von Ihnen genannten Referenzgeber:innen im Rahmen der zu- lässigen Eignungsprüfung.
Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Vergabekam- mer).
Gerichte im Falle von Klagen.
Des Weiteren können im Rahmen von Vergabeverfahren extern beauftragte Dritte (wie z. B. Berater:in- nen, Wirtschaftsprüfer:innen) beteiligt sein z. B. im Rahmen der Prüfung und Wertung von Teilnahme- anträgen und Angeboten. Die beteiligten externen Dritte werden von der FITKO auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften und das Datengeheimnis verpflichtet.
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7 Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt, sondern verbleiben im Geltungsbereich der DSGVO.
8 Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten Ihre Daten werden nach der Erhebung so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der einschlägigen Aufbewahrungsfristen gemäß geltender Aktenordnung für die jeweilige Aufgabenerfüllung, ggf. auch hinsichtlich Dokumentationspflichten erforderlich ist.
9 Ihr Rechte als betroffene Person Sie haben gegenüber der FITKO folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Wir möchten Sie bitten, Ihre Anfrage konkret und präzise zu formulieren. Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO Sie haben das Recht, Ihre personenbezogene Daten berichtigen zu lassen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen. Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt auch. davon ab, ob die Daten noch zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben benötigt werden. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Regelungen verlangen. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn die Prüfung für das Recht auf Löschung oder Berichtigung noch nicht abgeschlossen ist. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, Art. 21 DSGVO Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, was insbesondere bei Profiling und Direktwerbung relevant ist. Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO Sie haben das Recht auf Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten unter den dort genann- ten Einschränkungen. Recht auf Widerruf der Einwilligung, Art. 7 DSGVO Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung er- folgt, können Sie diese jederzeit für den entsprechenden Zweck widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang des Widerrufs unberührt.
Die vorgenannten Rechte können Sie bei der FITKO unter datenschutz@fitko.de geltend machen.
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtliche Vor- schriften nicht beachtet haben, können Sie sich mit einer Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO an die zu- ständige Aufsichtsbehörde wenden:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Gustav-Stresemann-Ring 1 65189 Wiesbaden
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