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VERGABE ZUR BESCHAFFUNG
EINES KI-SERVERS FÜR DIE
HOCHSCHULE AALEN
(2026/16)
IN ÖFFENTLICHER
AUSSCHREIBUNG NACH UVgO
VERFAHRENSLEITFADEN
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Beschaffung eines KI-Servers
Inhalt 1 Vorbemerkungen .................................................................................................................................. 3
2 Vergabestelle und Terminologie .......................................................................................................... 3
3 Anzubietende Leistungen ..................................................................................................................... 3
3.1 Gegenstand der Leistung ............................................................................................................... 3
3.2 Leistungszeitraum ......................................................................................................................... 3
4 Angaben zum Vergabeverfahren und dessen Ablauf ........................................................................... 3
4.1 Hauptangebot, Nebenangebot ...................................................................................................... 4
4.2 Unklarheiten in den Vergabeunterlagen, Bieterfragen, zusätzliche Auskünfte ............................ 4
4.3 Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer................................................................................ 4
4.3.1 Bietergemeinschaften ................................................................................................................ 4
4.3.2 Unterauftragnehmer .................................................................................................................. 4
5 Form und Inhalt des Angebots, Fragen, Zusendung des Angebots ...................................................... 5
5.1 Form des Angebots, Übermittlung ................................................................................................ 5
5.2 Nachforderung .............................................................................................................................. 5
5.3 Kosten der Angebotserstellung ..................................................................................................... 5
6 Wertung der Angebote ......................................................................................................................... 5
7 Zuschlags- und Bindefrist ..................................................................................................................... 6
8 Tariftreue und Mindestlohn ................................................................................................................. 6
9 Mitteilungen und Bekanntmachungen................................................................................................. 7
10 Ausschluss vom Verfahren, Änderung der Eignung ........................................................................... 7
11 Anlagen ............................................................................................................................................... 7
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1 Vorbemerkungen Bitte lesen Sie den Leitfaden zur Erstellung des Angebotes sowie die Anlagen sorgfältig durch. Darüber hinaus werden Sie gebeten, unmittelbar die Vollständigkeit der Unterlagen zu überprüfen.
Der Umfang und die Ausgestaltung der zu vergebenden Leistung bestimmen sich nach diesem Leitfaden sowie dessen Anlagen, insbesondere dem Leistungsverzeichnis, der Tabelle Leistungsanforderungen, dem Vertrag sowie dem Angebotsformular.
Die zur Abgabe eines Angebots einzureichenden Unterlagen sind im Angebotsformular (Anlage 1) vollständig aufgeführt.
Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Der Schriftverkehr mit der Vergabestelle ist ausschließlich in deutscher Sprache zu führen. Die Entgelte sind in Euro und ohne etwaige Umsatzsteuer einzutragen.
Die Ihnen vorliegenden Unterlagen dürfen nur im Rahmen dieser Ausschreibung verwendet werden. Eine weitergehende anderweitige Nutzung – gleich welcher Art – ist an die schriftliche Zustimmung der Vergabestelle gebunden.
Mit Angebotsabgabe erklären sich die Bieter damit einverstanden, dass die von ihnen übermittelten Informationen und Daten, insbesondere auch personenbezogene Daten, zum Zwecke der Durchführung des Vergabeverfahrens vom Auftraggeber elektronisch gespeichert und verarbeitet werden.
2 Vergabestelle und Terminologie Vergabestelle ist die Hochschule Aalen.
Die Hochschule Aalen wird in den Vergabeunterlagen gleichbedeutend auch als „Auftraggeber“ oder „Vergabestelle“ bezeichnet. Die Bieter werden gleichbedeutend auch als „Auftragnehmer“ bezeichnet. Auftraggeber und Auftragnehmer werden gemeinsam auch als „Vertragspartner“ bezeichnet.
3 Anzubietende Leistungen 3.1 Gegenstand der Leistung Bezüglich der Einzelheiten zum Leistungsumfang wird auf das Leistungsverzeichnis und die Tabelle Leistungsanforderungen verwiesen (Anlage 3 und Anlage 4).
3.2 Leistungszeitraum Die Lieferung hat spätestens sechs Monate nach Zuschlagserteilung zu erfolgen.
4 Angaben zum Vergabeverfahren und dessen Ablauf Aufgrund des geschätzten Auftragswerts der zu vergebenden Leistung und mit Blick auf den Auftragsgegenstand erfolgt die Vergabe gemäß den Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) in einer öffentlichen Ausschreibung.
Der Bieter hat ein verbindliches Angebot abzugeben. Diesem Angebot sind die Vorgaben für dieses Vergabeverfahren sowie deren Anlagen, insbesondere der EVB-IT Vertrag (Anlage 2) unverändert zugrunde zu legen.
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Die Vergabestelle prüft die Eignung der Bieter und bewertet die Angebote auf Grundlage der unter Ziffer 6 dargestellten Zuschlagskriterien und ermittelt damit den Bestbieter sowie eine Bieterreihenfolge. Dem auf Grundlage der Zuschlagskriterien wirtschaftlichsten Angebot wird der Zuschlag erteilt. Bei Punktgleichheit entscheidet das Los.
4.1 Hauptangebot, Nebenangebot Die Abgabe mehrerer Hauptangebote ist unzulässig.
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
4.2 Unklarheiten in den Vergabeunterlagen, Bieterfragen, zusätzliche Auskünfte Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, insbesondere solche, welche die Preisermittlung beeinflussen können, so hat der Bieter die Vergabestelle umgehend darauf hinzuweisen.
Die Bieter haben die Möglichkeit, das Vergabeverfahren und den Leistungsgegenstand betreffende Fragen unter dem Betreff „Vergabeverfahren Hochschule Aalen –KI-Server (2026/16)“ bis zum 13.10.2026 (Eingang) mittels Vergabeplattform ausschreibungen.landbw.de im entsprechenden Projektraum (Menüpunkt „Kommunikation“) zu stellen.
Bitte beachten Sie:
Antworten zu rechtzeitig eingehenden Bieterfragen sowie aktualisierte oder weitere Unterlagen, welche sämtliche Interessenten und Bieter im Verfahren betreffen, werden auf der Online- Vergabeplattform im Projektraum zur Verfügung gestellt.
Bieter müssen sicherstellen, dass sie regelmäßig und insbesondere unmittelbar vor Abgabe ihres Angebots prüfen, ob seitens der Vergabestelle zusätzliche Informationen oder Unterlagen zur Verfügung gestellt wurden, welche für die Abgabe des Angebots zu beachten sind.
Verbindlicher Bestandteil der Unterlagen werden die im Projektraum veröffentlichten Antworten und Informationen. Mündliche Auskünfte und Erklärungen haben keine Gültigkeit.
4.3 Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer 4.3.1 Bietergemeinschaften Unternehmen können sich für die Teilnahme an diesem Verfahren zu Bietergemeinschaften zusammenschließen. Bietergemeinschaften stehen Einzelbewerbern gleich.
4.3.2 Unterauftragnehmer Die Bieter sind bei Angebotsabgabe verpflichtet, die Teile des Auftrags, die sie im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigen, sowie, falls bereits bekannt, die vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen. Vor Zuschlagserteilung kann die Vergabestelle von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, verlangen, die Unterauftragnehmer zu benennen, nachzuweisen, dass ihnen die erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zu Verfügung stehen und Erklärungen zu den Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB abzugeben. Einen Unterauftragnehmer, bei dem ein zwingender Ausschlussgrund nach §123 GWB vorliegt, muss der Bieter auf Verlangen der Vergabestelle ersetzen. Die Vergabestelle behält sich vor, die Ersetzung eines Unternehmens zu verlangen, bei welchen ein Ausschlussgrund nach § 124 GWB vorliegt. Nimmt der Bieter eine solche Ersetzung nicht oder nicht innerhalb der vorgegebenen Frist vor, führt dies zum Ausschluss des betreffenden Bieters.
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5 Form und Inhalt des Angebots, Fragen, Zusendung des Angebots 5.1 Form des Angebots, Übermittlung Die Angebotsübermittlung hat mithilfe elektronischer Mittel über das Online-Vergabeportal ausschreibung.landbw.de zu erfolgen. Diese erfolgt im Projektraum über den entsprechenden Menüpunkt.
Die Dateien sollen im „PDF-Format“ und die Anlage 4_Tabelle Leistungsanforderungen im „Excel- Format“ eingereicht werden.
Es wird empfohlen, rechtzeitig vor Ende der Angebotsfrist die Übermittlung des Angebots zu testen.
Bei technischen Problemen und Fragen in diesem Zusammenhang finden Sie unter support.cosinex.de weitergehende Informationen. Die Vergabestelle kann zu technischen Fragen im Zusammenhang mit der Angebotsabgabe grundsätzliche keine Auskünfte erteilen.
Anderweitig auf elektronischem Wege übermittelte Angebote, wie z.B. per Telefax oder E-Mail, sind nicht zugelassen.
Das Angebot ist spätestens bis
Dienstag, 20.10.2026 9.00Uhr
einzureichen.
5.2 Nachforderung Die Vergabestelle behält sich vor, die Bieter im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogenen Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
Ein Anspruch der Bieter hierauf besteht nicht.
5.3 Kosten der Angebotserstellung Für das Bearbeiten und Erstellen des Angebots wird den Bietern keine Entschädigung gewährt.
6 Wertung der Angebote Der Zuschlag wird gemäß § 43 Abs. 1 UVgO auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Maßgeblich ist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis unter Berücksichtigung der nachfolgend dargestellten Zuschlagskriterien.
Die Bewertung erfolgt anhand folgender Kriterien:
• Preis: 50 %
• Qualität und Funktionalität: 50 %
- Bewertung des Preises Die Bewertung des Preises erfolgt durch Umrechnung der Angebotspreise in Punktwerte mittels Interpolationsmethode. Es handelt sich um eine Ausschreibung mit Preisobergrenze. Das Angebot mit dem niedrigsten wertbaren Angebotspreis erhält die maximale Punktzahl (10 Punkte). Angebote
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mit höheren Preisen erhalten entsprechend geringere Punktzahlen. Die Punktevergabe erfolgt linear zwischen dem niedrigsten und dem höchsten wertbaren Angebotspreis.
= Punkte des Angebots
𝑃𝑃𝑃𝑃 = maximale Punktzahl
𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃 = Angebotspreis 𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃 𝑃𝑃𝑃𝑃 = niedrigster Angebotspreis
𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃 = Preisobergrenze (143.114,74€ netto)
A𝑃𝑃𝑚𝑚ng𝑚𝑚e𝑚𝑚𝑚𝑚b𝑃𝑃o𝑃𝑃t𝑚𝑚e𝑚𝑚,𝑃𝑃 die die in den Vergabeunterlagen festgelegte Preisobergrenze überschreiten, werden von der Wertung ausgeschlossen und nicht berücksichtigt.
- Bewertung der Qualität und Funktionalität Die Bewertung der Qualität und Funktionalität erfolgt anhand der in den Vergabeunterlagen definierten Zusatzanforderungen. Für jede erfüllte Zusatzanforderung werden Punkte gemäß der jeweiligen Bewertungsmatrix vergeben.
Die Bewertung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der eingereichten Angebotsunterlagen und nach den vorab festgelegten, transparenten und einheitlichen Maßstäben.
- Gesamtwertung Die Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der gewichteten Summe der Punkte in den Kriterien Preis sowie Qualität und Funktionalität. Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl wird bezuschlagt. Bei Gleichstand entscheidet das Los.
7 Zuschlags- und Bindefrist Der Bieter ist bis zum 03.11.2026 an sein Angebot gebunden. Das Angebot kann während der Zuschlags- bzw. Bindefrist nicht zurückgezogen werden.
Der Bieter erklärt sich damit einverstanden, dass sich für den Fall der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens durch einen Bieter die Zuschlags- und Bindefrist für das Angebot automatisch bis zum Ablauf von drei Wochen nach der rechtskräftigen Beendigung des Nachprüfungs- bzw. Beschwerdeverfahrens verlängert. Der Bieter kann diesem Einverständnis mit Abgabe seines Angebots widersprechen.
8 Tariftreue und Mindestlohn Am 16. August 2014 ist das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG) in Kraft getreten. Gemäß § 19 Abs.3 MiLoG muss der Bieter erklären, nicht wegen einer Ordnungswidrigkeit nach §21 MiLoG mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 Euro belegt worden zu sein.
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9 Mitteilungen und Bekanntmachungen Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter damit einverstanden, dass im Fall der Zuschlagserteilung auf sein Angebot sein Name und der zu zahlende Auftragspreis bekannt gegeben werden. Sofern Gründe geltend gemacht werden, die gegen eine Bekanntmachung sprechen, entscheidet der Auftraggeber nach pflichtgemäßem Ermessen.
10 Ausschluss vom Verfahren, Änderung der Eignung Ausgeschlossen werden Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten.
Wettbewerbsbeschränkende Absprachen führen ebenfalls zum Ausschluss des Angebots.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass die Eignung der Bieter während des gesamten Vergabeverfahrens fortbestehen muss. Die Vergabestelle ist daher zur erneuten Prüfung der Bietereignung verpflichtet, sofern der Auftraggeber von Sachverhalten Kenntnis erlangt, die die Eignung des Bieters (Bieter oder Mitglieder einer Bietergemeinschaft) für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistung in Frage stellen könnten.
Die Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
11 Anlagen Neben dem vorliegenden Leitfaden sind die folgenden Anlagen nebst deren Anhängen unmittelbarer Teil und Gegenstand des Vergabeverfahrens:
Anlage 1: Angebotsformular 2026-16_Anlage 1_Angebotsformular.pdf Anlage 2: Vertrag 2026-16_Anlage 2_EVB-IT_Kaufvertrag.pdf 2026-16_260511_Allgemeine_Bedingungen_Zahlungen 2026-16_Überarbeitete_Bewerbungsbedingungen_Stand201811 Anlage 3: Leistungs- 2026-16_Anlage 3_Leistungsverzeichnis.pdf verzeichnis Anlage 4 Tabelle Leistungs- 2026-16 Anlage 4 Tabelle Leistungsanforderungen.xlsx anforderungen
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