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Schwarzwald Tourismus GmbH Europaweite Vergabe Agenturleistungen für die ganzjährige Marketingkampagne im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Fragen-Antwort-Katalog Stand: 11. September 2026
Neue Fragen sind gelb hinterlegt!
| Nr. | Frage | Antwort | ||||||
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| 1 | Zur Sicherstellung der Abgabe der richtigen Unterlagen, würde ich mich freuen, wenn Sie Folgendes bestätigen könnten. Zur Teilnahmefrist (15.09.) am Verfahren sind lediglich das ausgefüllte Teilnahmeformular des Auftragnehmers (inkl. relevanter Subunterneh- mer/Eignungsleihen) abzugeben. Ist zusätzlich erlaubt bzw. gewünscht in einer separaten PDF Form die Projektreferenzen zur Eignungsleihe mit Arbeitsproben darzustellen? Wenn ich das richtig deute ist darüber hinaus eine konkrete Aufgabe für den Auftraggeber erscheint mit Aufforderung zur Abgabe eines verbindlichen Angebots (Ende September) abzugeben? | Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ist das vollständig ausgefüllte Teilnahmeformular (Anlage 1) einzureichen. Bzgl. der eingereichten Referenzen kann zusätzlich zu den im Rah- men des Teil C des Teilnahmeformulars gemachten Angaben eine kurze Projektbeschreibung in Wort und Bild eingereicht werden. Im Rahmen der Angebotsphase werden die ausgewählten Bieter so- dann aufgefordert, anhand der Vorgaben, die mit Angebotsaufforde- rung mitgeteilt werden, ein Angebot einzureichen. | ||||||
| 2 | Können Sie eine ungefähre Größe für das erwartbare Media Budget auf Basis 2025/2026 Media Investments teilen? | Das erwartbare Media-Budget beträgt maximal 150.000 Euro netto. | ||||||
| 3 | Bieterfragen sind laut Anschreiben bis zum 03.09. einreichbar. Wenn noch im Rahmen der Angebotsabgabe noch Aufgabe ab Ende September zu bearbeiten ist, öffnet sich das Frageportal erneut oder müssen alle inhaltlichen Fragen am besten bereits bis zum 03.09. ein- gereicht werden? | Im Rahmen der Angebotsphase haben die ausgewählten Bieter die Möglichkeit, Fragen zu den Angebotsunterlagen zu stellen. |
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| Nr. | Frage | Antwort | ||||||
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| 4 | In der Leistungsbeschreibung wird ausgeführt, dass der Mediaeinkauf über die Leadagentur erfolgt, während die Abrechnung der Mediabud- gets direkt über die Schwarzwald Tourismus GmbH (STG) abgewi- ckelt wird. Wir bitten um Klarstellung, wie dieser Prozess konkret ausgestaltet werden soll: Ist vorgesehen, dass die Leadagentur die Medialeistun- gen bei den jeweiligen Medien beauftragt, die Medienunternehmen die Mediakosten unmittelbar an die STG fakturieren und die Leadagentur ausschließlich ihre eigenen Agenturleistungen gegenüber der STG abrechnet? Oder soll die Leadagentur die Medialeistungen einschließ- lich der Mediabudgets einkaufen und die entsprechenden Mediakos- tenanschließend an die STG weiterberechnen? Bitte erläutern Sie insbesondere, ob eine unmittelbare Rechnungsstel- lung der Medienunternehmen an die STG zwingendvorgesehen ist oder ob die Abrechnung der Mediakosten über die Leadagentur erfol- gen soll. | Die Leadagentur übernimmt die Planung, Steuerung und Schaltung der Medialeistungen bei den digitalen Medienkanälen im Namen und auf Rechnung der Schwarzwald Tourismus GmbH (STG). Die Medien- unternehmen bzw. Vermarkter/Plattformen fakturieren die Mediakos- ten unmittelbar an die STG. Die Leadagentur rechnet ausschließlich ihre eigenen Agenturleistungen gegenüber der STG ab. Ein Einkauf der Medialeistungen auf eigene Rechnung der Leadagen- tur mit anschließender Weiterberechnung der Mediakosten an die STG ist nicht vorgesehen. Eine unmittelbare Rechnungsstellung der Medienunternehmen, Ver- markter oder Werbeplattformen an die STG ist zwingend vorgesehen. Eine Abrechnung oder Vorfinanzierung der Mediakosten über die Leadagentur ist ausgeschlossen. |
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| 5 | Im Bewerbermemorandum (Ziffer 4.2.3) werden im Rahmen der Refe- renzbewertung 10 Punkte für die Nutzung 'KI-gestützter Komponen- ten' vergeben. Wie eng oder weit fasst die Vergabestelle diesen Be- griff? Ist damit primär der Einsatz von generativer KI (z.B. für Text- oder Bilderstellung in der Kreation) gemeint, oder werden hierbei da- ten- bzw. KI-gestützte Ansätze im Media-Buying (z.B. dynamische Aussteuerung/Programmatic Advertising) erwartet, um die volle Punkt- zahl zu erhalten? | Die Vergabestelle hat die Frage zum Anlass genommen, dieses Be- | ||||
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| wertungskriterium zu modifizieren und eine gestufte Bewertung hin- | ||||||
| sichtlich KI-gestützter Komponenten vorzusehen. Hierzu wurden das | ||||||
| Bewerbermemorandum sowie das Teilnahmeformular modifiziert und | ||||||
| entsprechend überarbeitet auf der Vergabeplattform zur Verfügung | ||||||
| gestellt. | ||||||
| Die nun vorgesehene gestufte Bewertung trägt der Tatsache Rech- | ||||||
| nung, dass der Auftraggeber einen Einsatz von KI im Bereich Media- | ||||||
| Buying (also bei der Ausspielung, Steuerung und Optimierung der | ||||||
| Maßnahmen, hierzu zählen insbesondere Ansätze zur dynamischen | ||||||
| Aussteuerung, automatisierten Zielgruppenansprache, laufenden | ||||||
| Kampagnenoptimierung oder vergleichbare KI- bzw. datenbasierte | ||||||
| Verfahren im Programmatic Advertising) noch größeres Gewicht zu- | ||||||
| misst. | ||||||
| 6 | Zur Erreichung der 5 Punkte für eine 'mehrsprachig ausgerichtete | Im Rahmen des Auswahlkriteriums „Mehrsprachige Kampagne“ ist die Ausrichtung der Kampagne in mindestens zwei Sprachen ausrei- chend. Bei der Fremdsprache muss es sich nicht zwingend um eine bestimmte Fremdsprache handeln. | ||||
| Kampagne' in der Referenzbewertung (Memorandum Ziffer 4.2.3): | ||||||
| Reicht hierfür eine Ausspielung in Deutsch und Englisch aus, oder | ||||||
| müssen zwingend weitere Fremdsprachen (wie z.B. die im Briefing ge- | ||||||
| nannten Märkte Frankreich oder BeNeLux) Bestandteil der Referenz | ||||||
| gewesen sein? |
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| 7 | Die Bewertungsmatrix vergibt 10 Punkte, sofern im Referenzprojekt eine 'Partnerintegration auf Seiten des Auftraggebers' erfolgte. Wird hierunter zwingend eine monetäre/finanzielle Beteiligung der Partner (Co-Funding) verstanden, oder berechtigt auch eine rein inhaltli- che/kommunikative Einbindung von touristischen Leistungsträgern in die Dachkampagne zur vollen Punktzahl? | Auch bezüglich des Auswahlkriteriums „Partnerintegration“ nimmt die | ||||
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| Vergabestelle eine Modifizierung vor und sieht eine gestufte Bewer- | ||||||
| tung vor. | ||||||
| Eine Partnerintegration, die nicht nur im inhaltlich-kommunikativen Be- | ||||||
| reich, sondern auch im finanziellen Bereich (monetäre Beteiligung | ||||||
| bzw. ein Co-Funding der Kampagnenmaßnahmen) erfolgte, erhält | ||||||
| eine höhere Bepunktung als eine Partnerintegration lediglich im inhalt- | ||||||
| lich-kommunikativen Bereich. | ||||||
| Hierzu wurden das Bewerbermemorandum sowie das Teilnahmefor- | ||||||
| mular wurden auch insoweit modifiziert und entsprechend überarbeitet | ||||||
| auf der Vergabeplattform zur Verfügung gestellt. | ||||||
| 8 | Gibt es für die ergänzende 'Projektbeschreibung in Wort und Bild' der | Nein. | ||||
| Referenzen (gemäß Fragen-Antwort-Katalog vom 20.08.) eine formale | ||||||
| Begrenzung bezüglich der Seitenanzahl oder Dateigröße des separa- | ||||||
| ten PDFs, die wir bei der Einreichung auf der dtvp-Plattform beachten | ||||||
| müssen? |
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| 9 | Hinweis der Vergabestelle | Die Teilnahmefrist wird bis Montag, den 21. September 2026, 12:00 | ||
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| Uhr verlängert | ||||
| 10 | Hinweis der Vergabestelle | Die Vergabestelle hat wegen der vorgenommenen Änderungen in den | ||
| Auswahlkriterien sowie der Verlängerung der Teilnahmefrist eine eu- | ||||
| ropaweite Änderungsbekanntmachung veranlasst. |
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