1_VhVf_Vergabebedingungen_MMS_MAB.pdf

[Seite 1]

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem

der Staatlichen Museumsagentur Bayern

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Vergabebedingungen

– zum Verbleib beim Bewerber/Bieter bestimmt –

Hinweis: Teilnahmeantrag und Angebot (Angebot nur auf individuelle Angebotsaufforde- rung des Auftraggebers auf der zweiten Verfahrensstufe) sind fristgerecht über die vom Auftraggeber verwendete, in der Bekanntmachung genannte Plattform einzureichen. Maßgeblich für Fristeinhaltung ist jeweils der vollständige Zu- gang der Teilnahmeantrags- bzw. Angebotsunterlagen auf der Vergabeplatt- form!

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 1 von 28

[Seite 2]

I. Auftraggeber, Vergabestelle, Kommunikation, Angaben zum Verfahren

1. Auftraggeber

Auftraggeber der Vergabemaßnahme ist folgende Einrichtung:

Staatliche Museumsagentur Bayern Landshuter Allee 8, 80637 München

2. Vertreter der Vergabestelle, Kommunikation mit dem Auftraggeber/der Vergabe- stelle

Als Vertreter des Auftraggebers und der Vergabestelle für diese Vergabemaßnahme handelt folgende Stelle:

Rechtsanwälte HEUKING Rechtsanwalt Dr. Wolfgang G. Renner, LL.M. (Tulane Univ.) Prinzregentenstraße 48 80538 München Bundesrepublik Deutschland Email: w.renner@heuking.de

Für die Kommunikation mit der Vergabestelle ist grundsätzlich ausschließlich die Vergabeplattform Deutsche eVergabe vorgesehen. Weitere Kommunikationswege sind von Seiten der Interessenten/Bewerber/Bieter grundsätzlich nicht zu verwenden. In begründeten Ausnahmefällen kann eine Kommunikation an den Vertreter der Vergabe- stelle unter w.renner@heuking.de erfolgen, insbesondere falls der Interessent/Bieter an einer Kommunikation über die Plattform aus nachvollziehbaren und von ihm in einer et- waigen Anfrage nachvollziehbar angegebenen Gründen gehindert ist.

Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um eine eng auszulegende Ausnahme handelt, die einer nachvollziehbaren textlichen Begründung bedarf, welche mit einer Anfrage zu übersenden ist. Eine Kommunikation und auch eine Angebotsabgabe außerhalb der Plattform ohne nachvollziehbaren Grund entspricht nicht den Vorgaben des Vergabe- rechts und ist daher grundsätzlich nicht zu berücksichtigen.

Weitere Kommunikationswege sind von Seiten der Interessenten/Bewerber/Bieter nicht zu verwenden. Die Vergabestelle beantwortet Anfragen grundsätzlich über die Vergabe- plattform, dort unter der Bezeichnung der vorliegenden Vergabe. Telefonische Anfragen werden aus Gründen der Gleichbehandlung grundsätzlich nicht beantwortet.

Jegliche Anfragen sowie jegliche andere Kontaktaufnahme von Interessenten/Bewer- ber/Bietern, die sich unmittelbar oder mittelbar auf das Vergabeverfahren oder den

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 2 von 28

[Seite 3]

Vergabegegenstand beziehen, dürfen während des gesamten Vergabeverfahrens nur über die Vergabestelle und auf dem von dieser vorgegebenen Kommunikationsweg er- folgen. Ausnahmen hiervon bedürfen der ausdrücklichen vorherigen Zustimmung oder Vorgabe der Vergabestelle, die nur in begründeten Fällen zur Erleichterung der Verfah- rensabwicklung erteilt wird.

Andere Arten der Kontaktaufnahme durch Interessenten/Bewerber/Bieter, insbe- sondere mit der Leitung oder anderen Stellen des Auftraggebers, oder der direk- ten oder indirekten Einflussnahme auf den Auftraggeber außerhalb der Regeln des vorliegenden Vergabeverfahrens, sind untersagt und werden als Vergabeverstoß gewertet, der zur Nichtberücksichtigung oder zum Ausschluss des Bewer- bers/Bieters aus dem weiteren Verfahren führen kann.

Die Vergabestelle kann für die Kommunikation mit Interessenten/Bewerbern/Bietern auch die von diesen angegebenen Postadressen sowie E-Mail sowie ggf. Faxadressen nutzen. Dies sind die im Angebot verbindlich angegebenen Adressen bzw. (vor oder ohne Abgabe eines Angebots) die im Schriftverkehr angegebenen Kontaktdaten, wobei die Vergabestelle nicht alle angegebenen Kontaktdaten nutzen muss, sondern sich auf einzelne beschränken kann.

3. Kommunikation mit anderen Interessenten/Bewerbern/Bietern

Teilnahmeanträge von Bewerbern und Angebote von Bietern, die sich im Zusammen- hang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen (z. B. Preisabsprachen, Absprachen über Abgabe/Nichtabgabe von Angebo- ten, Austausch von oder Einsicht in Angebotsteile anderer Bieter), werden ausgeschlos- sen.

4. Verfahrenssprache und Vertragssprache, Begriffe

Die Sprache des Vergabeverfahrens ist für das gesamte Vergabeverfahren die deutsche Sprache. Dies gilt auch für den Vertrag, dessen Anlagen und die spätere Abwicklung des Vertrages.

Im Vergabeverfahren sind sämtliche Unterlagen grundsätzlich in deutscher Sprache vor- zulegen, die Kommunikation erfolgt in deutscher Sprache. Dokumente in anderen Spra- chen sind grundsätzlich in Übersetzung vorzulegen. Auf Verlangen des Auftraggebers ist eine beglaubigte Übersetzung beizubringen. Verbindlich ist allein der Wortlaut in deut- scher Sprache. Diese Festlegungen gelten entsprechend für den zu schließenden Ver- trag.

Die Verwendung der männlichen Form (z. B. „Mitarbeiter“) ohne gleichzeitige Verwen- dung der weiblichen oder diversen Form (z. B. „Mitarbeiterin“) in den Unterlagen zu die- sem Vergabeverfahren dient lediglich der Vereinfachung und der besseren Lesbarkeit

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 3 von 28

[Seite 4]

des Dokuments und beinhaltet keinerlei Präferenz des Auftraggebers. Die Unterlagen sind so zu verstehen, dass mit der Verwendung der männlichen Form immer gleichzeitig auch die weibliche und die diverse Form gemeint sind (und umgekehrt), sofern dies nicht ausdrücklich abweichend vermerkt ist.

II. Rechtlicher Rahmen

1. Vergaberecht

Soweit der Auftraggeber Regelungen anwendet, zu deren Anwendung er nicht verpflich- tet ist, erfolgt dies freiwillig und ohne Selbstverpflichtung für das Vorgehen und die Rechte der Beteiligten im weiteren Verfahren.

Neben den anwendbaren gesetzlichen Regelungen einschließlich der VgV gelten die Vorschriften

• der Bekanntmachung im EU-Amtsblatt (ted.europa.eu),

• der Vergabeunterlagen einschließlich eines etwaigen Anschreibens hierzu in der jeweils geltenden, vom Auftraggeber vorgegebenen Fassung, und

• die Beantwortung der Bewerber-/Bieterfragen sowie weitere Regelungen, die die Vergabestelle während des Vergabeverfahrens gegenüber den Bewerbern/Bietern festlegt, letztere im Zweifel vorrangig.

2. Haushalts- und Fördermittelvorbehalt

Die Erteilung des Auftrages und die Inanspruchnahme von Leistungen sind abhängig von den während der Vertragslaufzeit zur Verfügung stehenden Haushalts- und Förder- mitteln. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass die Mittel bisher nicht haushaltsrechtlich gesichert sind, insbesondere nicht für die gesamte Vertragslaufzeit.

Insbesondere die vorgesehene Vertragslaufzeit von 60 Monaten mit jährlicher Verlänge- rungsoption ist der voraussichtlichen Verfügbarkeit von Mitteln beim Auftraggeber ge- schuldet.

3. Vertragsrecht

Soweit in den vom Auftraggeber vorgegebenen Vertragsunterlagen keine anderweitigen Regelungen vorgesehen sind, gelten für die Leistungserbringung die Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 4 von 28

[Seite 5]

III. Prüfung der Unterlagen, Fragen

1. Prüfung der Unterlagen durch die Interessenten/Bewerber/Bieter

Die Interessenten/Bewerber/Bieter haben sich nach Erhalt der Vergabeunterlagen un- verzüglich über deren Vollständigkeit zu vergewissern.

Bestehen nach Auffassung eines Interessenten/Bewerbers/Bieters Fehler, Widersprü- che, Unvollständigkeiten oder Unklarheiten in den Unterlagen, sind diese dem Auftrag- geber unverzüglich mitzuteilen. Soweit dies nicht erfolgt, kann sich der Interessent/Be- werber/Bieter später nicht auf etwaige Unklarheiten in den Vergabeunterlagen berufen.

Die Bieter sind insbesondere angehalten, bereits im Rahmen des Teilnahmewettbe- werbs zu überprüfen, ob die von ihnen angebotene Lösung zu den definierten Rahmen- bedingungen, die insbesondere in der Leistungsbeschreibung enthalten sind, passt, also insbesondere im Hinblick auf die geforderten funktionalen und technischen Anforderun- gen.

2. Fragen von Interessenten/Bewerbern/Bietern

Alle Fragen, die mit dem Vergabeverfahren im Zusammenhang stehen, sind grundsätz- lich über die Vergabeplattform und nur im begründeten Ausnahmefall, in dem dieser Weg nicht verfügbar ist, eine Klärung mit der Hotline der Plattform gescheitert ist und die Frage eilig ist, unter Beifügung einer Begründung der genannten Umstände mittels E- Mail an w.renner@heuking.de unter dem Betreff

„Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern“

an den Vertreter der Vergabestelle zu richten.

Bitte beachten Sie, dass es sich bei anderen Wegen als über die Plattform um eine eng auszulegende Ausnahme handelt, die einer nachvollziehbaren, schriftlichen Begrün- dung bedarf, welche mit einer Anfrage zu übersenden ist. Eine Kommunikation außer- halb der Plattform ohne nachvollziehbaren Grund entspricht nicht den Vorgaben des Vergaberechts und ist daher grundsätzlich nicht zu berücksichtigen.

Der Auftraggeber wird voraussichtlich alle Fragen, die aus seiner Sicht nicht nur für den Fragenden von Bedeutung sind, sowie die Antworten/Erläuterungen des Auftraggebers hierzu als Bieterinformation auf der Vergabeplattform, dort unter der Bezeichnung der vorliegenden Vergabe, mitteilen. Die Identität des Fragestellers wird dabei grundsätzlich nicht offenbart. Soweit die Fragen für den Auftraggeber erkennbar auf die Identität des Fragestellers schließen lassen, werden die Fragen vor Weiterleitung an andere Unter- nehmen anonymisiert.

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 5 von 28

[Seite 6]

Der Fragesteller hat Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse in seiner Frage eindeutig zu kennzeichnen, diese werden dann ebenfalls nicht an andere Interessenten/Bewer- ber/Bieter mitgeteilt.

Fragen im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs sind bis zum

9. Oktober 2026

zu stellen. Rechtzeitig eingegangene Fragen werden grundsätzlich bis spätestens sechs Kalendertage vor Ablauf der Frist für die schriftliche Einreichung der Teilnahmean- träge/Angebote in anonymisierter Form beantwortet. Auskünfte und Antworten außer- halb dieses Verfahrens sind nicht verbindlich.

Eine Weitergabe von Informationen und Unterlagen erfolgt nicht an solche Interessen- ten/Bewerber/Bieter, die erklärt haben, von der Abgabe eines Teilnahmeantrags bzw. Angebots Abstand zu nehmen, die keinen rechtzeitigen Teilnahmeantrag bzw. kein rechtzeitiges Angebot abgegeben haben oder die auf andere Weise (z. B. Ausschluss) aus dem Verfahren ausgeschieden sind.

IV. Verfahrensablauf

Das Vergabeverfahren wird als zweistufiges Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewett- bewerb durchgeführt. Der Gegenstand der Vergabe ergibt sich aus der Bekanntma- chung sowie den Vergabeunterlagen.

1. Teilnahmewettbewerb

Auf der ersten Stufe des Verfahrens (Teilnahmewettbewerb) wurde die Bekanntma- chung im EU-Amtsblatt veröffentlicht. Durch fristgerechtes Hochladen der ausgefüllten und unterschriebenen bzw. durch Namenseintragung des Erklärenden signierten Form- blätter für den Teilnahmeantrag auf der in der Bekanntmachung angegebenen Vergabe- plattform können Interessenten einen Teilnahmeantrag einreichen. Die Teilnahmean- träge werden von der Vergabestelle insbesondere auf Ausschlusskriterien sowie die Eig- nung der Bewerber, anhand der abgeforderten Auskünfte und Nachweise, geprüft. Kann ein geforderter Nachweis aus einem berechtigten Grund nicht vorgelegt werden, so kann der Nachweis, nach entsprechender Rücksprache mit dem Auftraggeber, durch Vorlage anderer geeigneter Unterlagen erbracht werden, sofern vergaberechtlich zulässig.

2. Angebots- und Verhandlungsphase

a) Abgabe vollständiger Angebote, möglicher Zuschlag auf Erstangebot

Auf der zweiten Stufe des Verfahrens (Angebots- und Verhandlungsphase) erhalten die Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, ggf. aktualisierte und ergänzte Vergabeunterlagen. Diese Bewerber können sodann durch fristgerechtes Hochladen der

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 6 von 28

[Seite 7]

erforderlichen ausgefüllten und unterschriebenen bzw. durch Namenseintragung des Er- klärenden gekennzeichneten Formblätter für das Angebot und weiterer Unterlagen, so- weit gefordert, ein Angebot einreichen.

Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, den Auftrag auf der Grundlage dieser Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten oder ohne nach Verhandlungen nochmals erneut zur Angebotsabgabe aufzufordern (vgl. § 17 Abs. 11 VgV). Dies gilt entsprechend für alle Verhandlungsrunden nach Einrei- chung neuer Angebote (vollständig oder als Ergänzung der bisherigen Angebote) auf Aufforderung des Auftraggebers.

Die Erstangebote sollten im eigenen Interesse der Bieter als vollständige und allen Vor- gaben der Vergabeunterlagen entsprechende Angebote eingereicht werden, da

• sich der Auftraggeber die o. g. Möglichkeit einer Zuschlagsentscheidung auf der Grundlage dieser Angebote ohne Eintritt in Verhandlungen vorbehält und

• da diese Angebote Grundlage einer Zwischenwertung sein können, die dazu füh- ren kann, dass über ein Angebot nicht mehr verhandelt wird, da andere Angebote nach der Zwischenwertung wirtschaftlicher sind.

Der Auftraggeber behält sich gleichwohl vor, nach freiem Ermessen auch mit Bietern, die unvollständige oder in Teilen von den Vergabeunterlagen abweichende Angebote eingereicht haben und in der abschließenden Wertung auszuschließen wären, Verhand- lungen durchzuführen, diesen Bietern Gelegenheit zu einer Angebotspräsentation zu ge- ben und Aufklärungen durchzuführen.

Bezuschlagt werden können nur Angebote, die nicht wegen Abweichung von den Verga- beunterlagen oder aus anderen Gründen auszuschließen sind. Dies gilt auch für vorhe- rige Angebotsrunden vor einer Zwischenwertung, wenn der Auftraggeber vorher aus- drücklich erklärt, dass Angebote, für die Ausschlussgründe eingreifen, zurückgestellt oder nicht mehr berücksichtigt werden.

Reicht ein Bieter ein nicht vollständiges Angebot ein, das deswegen nicht zu den wirt- schaftlichsten Angeboten gehört, geht dies zu seinen Lasten; dies berechtigt ihn nicht zur weiteren Teilnahme an dem Vergabeverfahren oder zu Schadenersatz- oder ande- ren Ansprüchen. Entsprechendes gilt dann, wenn ein Angebot offene oder unklare An- gaben enthält und daher der Wertung des Auftraggebers allenfalls die für diesen nach- teiligste Auslegung zugrunde gelegt wird.

b) Präsentation und Verhandlung

Falls kein Zuschlag auf die Erstangebote erfolgt, werden der/die Bieter zu einer ersten Verhandlungsrunde eingeladen. Der Auftraggeber kann eine zweite und ggf. weitere

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 7 von 28

[Seite 8]

Verhandlungsrunde, ggf. auch als online-Termine, vorgeben, ein Anspruch darauf be- steht nicht. Grundsätzlich werden alle Themen in der ersten Verhandlungsrunde verhan- delt.

Im Rahmen dieser ersten Verhandlungsrunde beabsichtigt der Auftraggeber die Bieter auf Grundlage der eingereichten Angebotsunterlagen zu einer Angebotspräsentation mit Bemusterung der angebotenen Lösung einzuladen.

Im Rahmen der Angebotspräsentation soll die angebotene Lösung auf Basis des Um- setzungskonzeptes vorgestellt werden, einschließlich des vorgeschlagenen Vorgehens für die Datenmigration. Dabei können die Bieter ergänzend auf eine Präsentationsunter- lage zurückgreifen, die mit dem Angebot einzureichen ist.

Die mündlichen Erläuterungen des Bieters im Rahmen der Präsentation, die an die schriftlichen Ausführungen anknüpfen und diese erläutern, können bei der Angebots- wertung als Erläuterungen zu den schriftlichen Ausführungen berücksichtigt werden.

Die erste Verhandlungsrunde mit Präsentation ist derzeit in den KW 50/51 als Präsenz- termin in München vorgesehen, was auftraggeberseitig noch konkretisiert und geän- dert werden kann. Die Bieter werden gebeten, den genannten Tag freizuhalten, da kein Anspruch auf eine Verschiebung auf einen anderen Tag auf Wunsch eines Bieters besteht.

Dem/den Bieter(n), mit dem/denen in der ersten Verhandlungsrunde Verhandlungen ge- führt werden, kann/können nach den Verhandlungen Gelegenheit zur Einreichung eines überarbeiteten Angebots gegeben werden. Die Frist hierfür beträgt grundsätzlich meh- rere Kalendertage und kann insbesondere nach der ersten Verhandlungsrunde auf drei Arbeitstage begrenzt werden.

Ohne Aufforderung eingereichte Angebote, nach Ablauf der vom Auftraggeber gesetzten Frist zur Angebotsabgabe bzw. innerhalb der Teilnahmeantragsfrist eingereichte Ange- bote sowie nach Ablauf der Teilnahmeantragsfrist eingereichte Teilnahmeanträge wer- den zu keinem Zeitpunkt im Verfahren gewertet.

c) Teststellung

Der Angebotspräsentation und Verhandlungsgesprächen folgt eine Teststellung der an- gebotenen Lösung durch den Auftraggeber nach sowie die Prüfung der Unterstützung ausgewählter Prozesse im Rahmen einer Teststellung, dies kann bei unterschiedlichen Bietern durchaus auf unterschiedliche Weise erfolgen. Das Ergebnis der Teststellung fließt in die Angebotswertung ein (vgl. Teil G Ziff. V der Formblätter für das Angebot). Im Einzelnen gilt für die Teststellung Folgendes:

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 8 von 28

[Seite 9]

Der Bieter ist verpflichtet, dem Auftraggeber bereits mit dem Angebot einen digitalen Zugriff auf die angebotene Lösung bzw. eine entsprechende Zugriffsplattform zur Verfü- gung zu stellen. Der Auftraggeber entscheidet nach eigenem Ermessen, in welcher Form die Teststellung durchgeführt wird. Er kann wählen zwischen:

• einer digitalen Teststellung über die vom Bieter bereitgestellte Testoberfläche, oder

• der Bereitstellung der vollständigen angebotenen Softwarelösung auf den Dienst- geräten des Auftraggebers , wobei der Auftraggeber sowohl über den Ort (Räum- lichkeiten des Auftraggebers oder des Bieters) entscheidet, oder

• der Durchführung der Teststellung in den Räumlichkeiten des Bieters.

Die Auswahl zwischen diesen Varianten obliegt allein dem Auftraggeber.

In allen Varianten ist sicherzustellen, dass zum einen ein Online-Zugriff auf eine vom Bieter bereitgestellte Testoberfläche erfolgen kann und zum anderen die Teststellung auf den Dienstgeräten des Auftraggebers für einen Zeitraum von mindestens zehn, nicht notwendigerweise unmittelbar aufeinanderfolgenden, Arbeitstagen zur Verfügung steht, so dass sämtliche Funktionen unter realistischen Bedingungen getestet werden können. Der Bieter hat alle hierfür benötigten Admin- bzw. Benutzerrechte zur Verfügung zu stel- len. Zudem hat der Bieter im Rahmen der Teststellung die Integration in ein System, das dem des Auftraggebers entspricht, zu simulieren sowie weitere Leistungsanteile, wie beispielsweise Schnittstellen, Support, Hotline o. Ä., abzubilden.

Der Auftraggeber entscheidet, ob die vom Bieter geschuldete ausführliche Einweisung in die Konfiguration der Lösung über mindestens 45 Minuten digital – etwa über die vom Bieter bereitgestellte Zugriffsplattform – oder persönlich erfolgt. Der Bieter hat diese Ein- weisung in jedem Fall vor der Einrichtung sowie bei der Einrichtung der Testumgebung zu geben.

Der AG behält sich vor mit denjenigen Bietern eine Teststellung durchzuführen, die nach der Angebotswertung im Übrigen eine realistische Chance auf einen Zuschlag haben. Ein Anspruch der Bieter auf Einräumung einer Gelegenheit zur Teststellung oder zur Durchführung einer Teststellung bei anderen Bietern besteht nicht, auch dann nicht, wenn der Auftraggeber bei bestimmten anderen Bietern eine Teststellung durchführt.

Führt die Teststellung zu dem Ergebnis, dass bestimmte Angaben eines Bieters nicht zutreffend waren, können diese Angaben für die Wertung vom AG ohne gesonderte Rücksprache mit dem Bieter unberücksichtigt gelassen werden. Sind danach mehr als drei Angaben im Rahmen von einer oder mehreren Anforderungen nicht zutreffend, kann der Auftraggeber das Angebot ausschließen.

Eine Zahlung des Auftraggebers für die Teststellung erfolgt nicht.

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 9 von 28

[Seite 10]

d) Zwischenwertung der Angebote

Der Auftraggeber kann eine oder – in unterschiedlichen Verfahrensschritten – mehrere Zwischenwertungen nach den Zuschlagskriterien gemäß Ziff. VIII. durchführen, um je- weils darüber zu entscheiden, mit welchem/welchen Bieter(n) Verhandlungen bzw. wei- tere Verhandlungen geführt werden.

Der Auftraggeber kann entscheiden, dass die übrigen Angebote

• nicht mehr berücksichtigt werden oder

• lediglich zurückgestellt werden; in diesem Fall sind die übrigen Bieter dadurch nicht aus dem Verfahren ausgeschlossen, der Auftraggeber kann, falls er die Unterneh- men nicht ausdrücklich ausschließt, weitere Verhandlungen mit den zurückgestell- ten Bietern aufnehmen, und zwar insbesondere dann, wenn die Verhandlungen mit dem/den bevorzugten Bieter(n) scheitern oder an – aus Sicht des Auftragge- bers – wesentlichen Themen ins Stocken geraten;

im Zweifel, falls der Auftraggeber also keine gegenteilige Aussage trifft, gilt Letzteres.

Ein Anspruch der Bieter auf eine dieser Vorgehensweisen besteht nicht.

3. Vertraulichkeitserklärung und Datenschutzerklärung

Soweit die Bewerber/Bieter Einblick in vertrauliche Informationen, welche für die Sicher- heit des Betriebs des Auftraggebers wichtig sind, oder in personenbezogene Daten wünscht und benötigt, muss der Bewerber/Bieter vorab eine gesonderte, ggf. weitere Vertraulichkeitserklärung sowie ggf. eine Datenschutzerklärung, jeweils nach einer ent- sprechenden Vorlage des Auftraggebers, übersenden.

4. Beachtung von Fristen

Bitte beachten Sie, dass Interessenten/Bewerber/Bieter, die Teilnahmeanträge/Ange- bote/andere geforderte bzw. nachgeforderte Unterlagen nicht fristgerecht einreichen, grundsätzlich nicht am weiteren Verfahren teilnehmen können.

V. Maßgebliche Unterlagen für das Vergabeverfahren

Die Unterlagen für dieses Vergabeverfahren sind wie folgt gegliedert:

• die Vergabebedingungen, die die Regeln für das gesamte Vergabeverfahren ent- halten;

• die Formblätter für den Teilnahmeantrag (erste Verfahrensstufe, Teilnahme- wettbewerb) – ohne weitere Aufforderung bis zum Ablauf der Teilnahmean- tragsfrist vollständig ausgefüllt einzureichen;

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 10 von 28

[Seite 11]

• die Formblätter für das Angebot (Einleitung der zweiten Verfahrensstufe, Ange- bots- und Verhandlungsphase) sowie ggf. weitere nach der Angebotsaufforderung einzureichende Unterlagen – diese sind erst nach einer Aufforderung zur Ange- botsabgabe bis zum Ablauf der Angebotsfrist vollständig ausgefüllt einzu- reichen; entsprechendes gilt in weiteren Angebotsrunden.

Auszufüllen sind in den jeweiligen Formblättern alle hellgrau unterlegten Felder, in den Preisblättern alle gelb unterlegten Felder, soweit nicht anders vom Auftraggeber ange- geben.

VI. Besondere Vorschriften für die Einreichung der Teilnahmeanträge und zur Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden

1. Einreichung der Teilnahmeanträge

a) Einzureichende Unterlagen, abschließende Liste der erforderlichen Nachweise

Als Teilnahmeantrag sind die vollständig ausgefüllten Formblätter für den Teilnahme- antrag sowie evtl. weitere erforderliche Unterlagen, wie nachfolgend und in den Verga- beunterlagen genannt, auf der in der Bekanntmachung genannten Plattform des Auf- traggebers einzureichen.

Sind die Teile A Ziff. VII. und B der Formblätter für den Teilnahmeantrag von dem Be- werber nicht ausgefüllt, so ist dies so zu verstehen, dass der Bewerber beabsichtigt, keine Unterauftragnehmer oder andere Dritte einzusetzen und sich hinsichtlich seiner Eignung nicht auf Unterauftragnehmer oder andere Dritte beruft.

Für das Abfassen des Teilnahmeantrages sind die Formblätter für den Teilnahmeantrag zu verwenden und auszufüllen, soweit nicht ausdrücklich gesonderte Unterlagen zuge- lassen sind. Die in der WORD-Datei vorgegebenen grau unterlegten Felder können hier- bei durch Ausfüllen auch erweitert werden. Andere Veränderungen an der WORD-Datei sind unzulässig. Die Bewerber sind verpflichtet, ihre Eintragungen in den vorgesehenen Feldern zu machen. Die Eintragung kann nicht durch Beifügung von Unternehmenspros- pekten oder ähnlichem ersetzt werden. Die Vergabestelle ist insbesondere nicht ver- pflichtet, sich die geforderten Angaben aus Unternehmensprospekten, Bilanzunterlagen oder ähnlichem „zusammenzusuchen“.

Der Teilnahmeantrag muss alle nachfolgenden Unterlagen und Nachweise enthalten und ist in Teil C durch Unterschrift oder durch Namenseintragung des Erklärenden zu signieren.

Mit der Signatur in Teil C bestätigt der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft gleichzeitig die Geltung möglicherweise nicht eingereichter Teile der Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb.

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 11 von 28

[Seite 12]

Erklärungen und Nachweise im Einzelnen:

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 12 von 28

[Seite 13]

Eigenerklärung Teil C

b) Form der Einreichung der Teilnahmeanträge

Der Teilnahmeantrag ist elektronisch auf der in der Bekanntmachung angegebenen Vergabeplattform bis zur angegebenen Frist einzureichen.

c) Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge

Die Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge endet am

19. Oktober 2026, 10 Uhr

Teilnahmeanträge, die nach Ablauf dieser Frist eingehen, werden nicht berücksichtigt, es sei denn, der verspätete Eingang ist durch Umstände verursacht worden, die nach vergaberechtlichen Maßstäben nicht von dem Bewerber zu vertreten sind. Diese Um- stände müssen von dem Bewerber dargelegt und ggf. bewiesen werden. Da das Hoch- laden auf der Plattform erfahrungsgemäß einige Zeit in Anspruch nehmen kann, wird dringend empfohlen, mehrere Stunden vor Fristablauf damit zu beginnen.

2. Aufklärung, Nachforderung von Unterlagen

a) Mögliches Aufklärungsgespräch

Der Auftraggeber kann mit einzelnen oder allen Bewerbern bzw. Bietern ein Aufklä- rungsgespräch zur Aufklärung des Inhalts des Teilnahmeantrages bzw. des Angebots- inhalts durchführen. Die Bewerber/Bieter haben keinen Anspruch auf ein Aufklärungs- gespräch oder eine Aufklärung, auch wenn eine solche Aufklärung mit anderen Bewer- bern/Bietern stattfindet.

b) Mögliche Nachforderung von Unterlagen

Der Auftraggeber behält sich vor, nach Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahme- anträge bzw. Angebote fehlende Erklärungen, Nachweise oder andere Unterlagen und Angaben, einschließlich Erklärungen und Unterlagen zur Eignung, von einem oder

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 13 von 28

[Seite 14]

mehreren Bewerbern/Bietern nachzufordern oder Gelegenheit zur Vervollständigung zu geben.

Ein Anspruch der Bewerber/Bieter auf Einräumung einer Gelegenheit zur Nachrei- chung oder Vervollständigung besteht nicht, auch dann nicht, wenn der Auftraggeber anderen Bewerbern/Bietern Gelegenheit zur Nachreichung oder Vervollständigung von Unterlagen gibt.

Unterlagen, die die Vergabestelle nach Abgabe der Teilnahmeanträge bzw. Angebote nachfordert oder für die sie Gelegenheit zur Nachreichung gibt, können nur bis zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt ein-/nachgereicht werden.

3. Auswahl von Bewerbern, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden

Falls eine größere Anzahl von Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften als geeignet anzusehen ist, behält sich der Auftraggeber vor, daraus eine Anzahl von drei Bewer- bern bzw. Bewerbergemeinschaften auszuwählen und zur Angebotsabgabe aufzufor- dern. Dies sind drei Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften, deren Teilnahmean- träge nach dem nachfolgenden Punkteschema die höchsten Punktwerte erzielen. Die Punktwerte bestimmen also nicht über die Eignung, sondern kommen nur bei einem größeren Kreis von Bewerbern zur Anwendung, um ggf. aus diesem Kreis die zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber auszuwählen. Der Auftragge- ber kann nach – hinsichtlich der Anzahl – freiem Ermessen auch eine größere Anzahl von Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften zur Angebotsabgabe auffordern, so dass die Anzahl von drei Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften lediglich die Min- destanzahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Teilnehmer darstellt.

Bei Punktgleichheit auf dem dritten Rang wird derjenige Bewerber zur Angebots- abgabe aufgefordert, der im Vergleich der Bewerber auf dem dritten Rang die höhere Anzahl an nachgewiesenen, erfolgreich durchgeführten Migrationen aus Bestandssystemen vorweisen kann.

Verbleiben nach o. g. Eignungsprüfung drei Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften im Verfahren, so werden diese sämtlich zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Sollten weniger als drei ordnungsgemäße Teilnahmeanträge eingehen bzw. weniger als drei Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften als geeignet angesehen werden, ist der Auftraggeber berechtigt, das weitere Vergabeverfahren auch mit weniger als drei Bewerbern durchzuführen oder das Verfahren mangels hinreichenden Wettbewerbs aufzuheben oder zurückzuversetzen.

Der Bewerber/Die Bewerbergemeinschaft hat als Grundlage hierfür Teil A Ziff. V. der Formblätter für den Teilnahmeantrag auszufüllen und für die jeweilige Referenz die

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 14 von 28

[Seite 15]

entsprechend erfüllten Merkmale auf dem jeweiligen Formblatt anzukreuzen bzw. aus- zufüllen. Bei unvollständigen oder unklaren Angaben kann der Auftraggeber Gelegen- heit zur Vervollständigung oder Aufklärung geben, er ist hierzu jedoch nicht verpflichtet. Eine Ersetzung von eingereichten Referenzen durch andere, ggf. bessere Referenzen, ist in keinem Fall möglich, ebenso keine Ergänzung um weitere Referenzen.

Die Bewerber können durch Kopieren der Formblätter bis zu fünf Referenzen für erfolgreich durchgeführte Migrationen aus Bestandssystemen einreichen. Die Punktwerte der bis zu fünf Referenzen mit den höchsten Punktwerten je Bewerber/Be- werbergemeinschaft werden aufaddiert, so dass sich eine Gesamtpunktzahl für den Bewerber/die Bewerbergemeinschaft ergibt.

Es werden daher maximal fünf Referenzen berücksichtigt.

Bei weniger als fünf vollständig ausgefüllten Referenzen werden nur die eingereichten Referenzen berücksichtigt.

Unrichtige Angaben zu einem Referenzprojekt können zum Ausschluss des Bewerbers vom Verfahren führen. Eine Korrektur der Angaben des/der Bewerber(s) durch den Auftraggeber ist nach Aufklärung möglich, der Auftraggeber ist jedoch nicht zu Aufklä- rung oder Einräumung einer Gelegenheit zur Nachreichung verpflichtet.

Die nachfolgend genannten Kriterien dienen ausschließlich der Auswahl unter den als geeignet festgestellten Bewerbern. Die Mindestanforderungen an die Eignung ergeben sich aus den Formblättern für den Teilnahmeantrag (Teil A Ziff. V.).

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 15 von 28

[Seite 16]

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 16 von 28

[Seite 17]

• 4 Referenzen 4 Punkte

• 5 Referenzen 5 Punkte

VII. Besondere Vorschriften für die Einreichung der Angebote sowie Aufklä- rung

1. Einreichung der Angebote

a) Erläuterungen zum Ausfüllen des Preisblatts

In dem Preisblatt sind alle anfallenden Kosten als Festpreise anzugeben. Abweichun- gen sind nur dann zulässig, wenn und soweit das Preisblatt dies ausdrücklich vorsieht. Es versteht sich, dass in den Preisen auch die Kosten von Unterauftragnehmern und Dritten (insbesondere Drittanbietern) vollständig enthalten sein müssen, die für eine vollständige Leistung erforderlich sind und nach dem Angebot des Bieters einzusetzen sind. Sieht der Bieter vor, Auslagen oder andere Leistungen in Form von Aufschlägen auf die Rechnungssumme pauschal oder gesondert in Rechnung zu stellen oder Kos- tensteigerungen in den Folgejahren zu berücksichtigen, sind diese Kosten im Preisblatt ebenfalls zu berücksichtigen und einzukalkulieren. Weitere Kosten können nicht gel- tend gemacht werden, mit Ausnahme von Kosten, die auf schriftlichen Zusatzbeauftra- gungen durch den Auftraggeber beruhen.

Alle vom Bieter angegebenen Preise sind grundsätzlich als Nettopreise (ohne Umsatz- steuer) anzugeben, wie im Preisblatt vorgegeben. Bruttopreise sind nur anzugeben, sofern ausdrücklich Bruttopreise vorgegeben sind.

b) Einzureichende Unterlagen, abschließende Liste der erforderlichen Nachweise

Als Angebot sind die vollständig ausgefüllten Formblätter für das Angebot sowie wei- tere erforderliche Unterlagen, wie nachfolgend und in den Vergabeunterlagen genannt, auf der in der Bekanntmachung genannten Plattform des Auftraggebers einzureichen.

Sind die Teile C und D der Formblätter für das Angebot von dem Bieter nicht ausgefüllt und waren diese auch im Teilnahmeantrag nicht ausgefüllt, so ist dies so zu verstehen, dass der Bieter (weiterhin) beabsichtigt, keine Unterauftragnehmer oder andere Dritte einzusetzen und sich hinsichtlich seiner Eignung nicht auf Unterauftragnehmer oder andere Dritte beruft.

Für das Abfassen des Angebotes sind die Formblätter für das Angebot zu verwenden und auszufüllen, soweit nicht ausdrücklich gesonderte Unterlagen zugelassen sind. Die in den Dateien vorgegebenen grau unterlegten Felder bzw. die im Preisblatt hierfür

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 17 von 28

[Seite 18]

vorgesehenen gelb unterlegten Felder können hierbei durch Ausfüllen auch erweitert werden. Andere Veränderungen an den Dateien sind unzulässig.

Die Bieter sind verpflichtet, ihre Eintragungen in den vorgesehenen Feldern zu ma- chen. Die Eintragung kann nicht durch Beifügung von Unternehmensprospekten oder ähnlichem ersetzt werden. Die Vergabestelle ist insbesondere nicht verpflichtet, sich die geforderten Angaben aus Unternehmensprospekten, Bilanzunterlagen oder Ähnli- chem „zusammenzusuchen“.

Die Bieter haben die Möglichkeit, in den Formblättern für das Angebot unter Teil I sowie in der/den Verhandlungsrunden etwaige Anpassungswünsche des Vertrags zu äußern. Es besteht kein Anspruch darauf, dass der Auftraggeber diese Änderungswünsche ak- zeptiert oder übernimmt.

Das Angebot muss alle nachfolgenden Unterlagen und Nachweise enthalten und ist in Teil J durch Unterschrift oder durch Namenseintragung des Erklärenden zu signieren. Mit der Signatur bestätigt der Bieter/die Bietergemeinschaft gleichzeitig die Gel- tung möglicherweise nicht eingereichter Teile der Unterlagen zum Teilnahme- wettbewerb.

Erklärungen und Nachweise im Einzelnen:

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 18 von 28

[Seite 19]

c) Keine Nebenangebote, nur ein Hauptangebot, keine Vorbehalte, Änderungen

Nebenangebote und Änderungsvorschläge sind nicht zugelassen und werden nicht ge- wertet. Ebenso ist es unzulässig, mehrere Hauptangebote nebeneinander einzu- reichen, in diesem Fall wird keines der eingereichten Hauptangebote gewertet.

Unter Vorbehalt abgegebene Angebote werden in der Wertung nicht berücksichtigt.

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 19 von 28

[Seite 20]

Angebote können bis zum Abgabetermin über die Vergabeplattform berichtigt, geän- dert oder zurückgezogen werden. Änderungen oder Ergänzungen von Angeboten, die nach Ablauf der genannten Frist erfolgen, werden nicht berücksichtigt.

Soweit der Bieter Änderungen in seinem Angebot vorgenommen hat, müssen diese zweifelsfrei und als solche erkennbar sein und im Änderungsmodus innerhalb der Da- teien erfolgen; die Eintragungen müssen dokumentenecht sein.

d) Frist zur Einreichung der Angebote

Die Aufforderung zur Einreichung der Erstangebote ist derzeit für den 30. Oktober 2026 vorgesehen, die Frist zur Einreichung der Erstangebote ist derzeit für den 25. Novem- ber 2026 vorgesehen, beides kann vom Auftraggeber noch geändert werden. Die maß- gebliche, verbindliche Frist zur Einreichung der Angebote wird mit der jeweiligen Auf- forderung zur Angebotsabgabe vom Auftraggeber mitgeteilt.

Angebote, die nach Ablauf dieser Frist eingehen, werden nicht berücksichtigt, es sei denn, der verspätete Eingang ist durch Umstände verursacht worden, die nach verga- berechtlichen Maßstäben nicht von dem Bieter zu vertreten sind. Diese Umstände müs- sen von dem Bieter dargelegt und ggf. bewiesen werden. Da das Hochladen auf der Plattform erfahrungsgemäß einige Zeit in Anspruch nehmen kann, wird dringend empfohlen, mehrere Stunden vor Fristablauf damit zu beginnen.

e) Form der Einreichung der Angebote

Das Angebot ist elektronisch durch vollständiges Hochladen auf der in der Bekanntma- chung angegebenen Vergabeplattform einzureichen.

2. Aufklärung, Nachforderung von Unterlagen

Hierzu gelten die Regelungen nach Ziff. VI. 2. a) und b) entsprechend.

Die Bieter sind verpflichtet, Anfragen des Auftraggebers zur Aufklärung, auch im Hin- blick auf unterdurchschnittliche oder auffällig niedrige Preispositionen, mit transparen- ten Angaben zur Kalkulation zu beantworten. Die Nichtbeantwortung solcher Anfragen zur Aufklärung kann zum Ausschluss führen (vgl. § 60 VgV).

VIII. Besondere Vorschriften für die Wertung der Angebote, Zuschlag

Die Entscheidung über den Zuschlag erfolgt auf Grundlage der form- und fristgerecht eingegangenen Angebote anhand folgender Angaben:

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 20 von 28

[Seite 21]

1. Kriterien, Punktzahlen und Gewichtung

Als Teil des Angebotes ist auch ein Umsetzungskonzept zu übersenden, gewertet wer- den hierbei nur verbindliche Angaben des Bieters.

Der Zuschlag wird nach nachfolgenden Zuschlagskriterien auf das wirtschaftlichste An- gebot erteilt, der niedrigste Angebotspreis allein ist nicht entscheidend. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt wie folgt:

• Die Zuschlagswertung setzt sich aus folgenden Teilen zusammen:

o Wertung des Grundpreises gem. Feld I62 des Preisblatts, Tabellen- blatts Grundpreis weiteren kostenrelevanten Bestandteilen, die sich aus den erforderlichen Beistellungen des Auftraggebers entsprechend Teil H der Formblätter für das Angebot ergeben, nach der nachfolgenden Ziff. 2 in bis zu 25 Punkte Preis umgerechnet,

o Wertung der Leistung (ohne Zusätzliche Funktionalitäten), die sich aus den Ergebnissen zu den Kriterien Technischer Wert, Umsetzungs- konzept und Teststellung zusammensetzt, nach der nachfolgenden Ziff. 3 in bis zu 65 Punkte Leistung umgerechnet, und

o Wertung der Zusätzliche Funktionalitäten nach dem Tabellenblatt Zu- sätzliche Funktionalitäten im Preisblatt unter Berücksichtigung des Ge- wichtungsfaktors gemäß Teil G Ziff. III der Formblätter für das Angebot, wobei der Bieter für jede Option, die er vollständig bepreist und die Um- setzbarkeit bejaht, einen Rohpunkt für die Leistung erhält sowie weitere Rohpunkteunkte für den Preis im Verhältnis zu den Preisen anderer Bie- ter, nach der nachfolgenden Ziff. 4 in bis zu 10 Punkte Zusätzliche Funktionalitäten umgerechnet.

• Die nach dem jeweiligen Teil erzielten Gesamtpunktzahlen werden nach folgen- der Formel gewichtet: Gesamtpunktzahl = 0,25 × Punkte Preis + 0,65 × Punkte Leistung + 0,1 x Punkte Zusätzliche Funktionalitäten. Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag.

Bei identischer Gesamtpunktzahl bei zwei oder mehr Angeboten entscheidet das Kri- terium Leistung zwischen diesen Angeboten.

Angebote, die in einem der Leistungskriterien Technischer Wert, Umsetzungskon- zept oder Teststellung weniger als zwei Punkte erzielen, werden nicht berücksichtigt.

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 21 von 28

[Seite 22]

2. Gesamtpreis

Der Gesamtpreis setzt sich aus dem im Tabellenblatt Grundpreis des Preisblatts ange- gebenen Wertungspreis netto rabattiert (Feld I62) und weiteren kostenrelevanten Be- standteilen, die sich aus den erforderlichen Beistellungen des Auftraggebers entspre- chend Teil H der Formblätter für das Angebot ergeben, zusammen.

Optionen und Bedarfspositionen mit Options-Charakter fließen in die Preiswertung nur zu 50 % ein, da sie vom Auftraggeber möglicherweise nicht abgerufen werden. Für die tatsächliche Vergütung gelten die vollen im Preisblatt angegebenen Preise. Bestimmte Mengenangaben können auf Prognosen des Auftraggebers beruhen und bilden daher nicht notwendig verbindliche Abrufmengen ab.

Das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis erhält 25 Preispunkte. Alle anderen Angebote werden nach der folgenden Formel linear interpoliert:

𝐏𝐚 ( )𝐱 𝟐𝟓 𝐏𝐛

Pa = Preis des niedrigsten Angebots Pb = Preis des zu vergleichenden Angebots

Alle Zwischen- und Gesamtergebnisse werden auf zwei Nachkommastellen kaufmännisch gerundet.

Beispiel zur Veranschaulichung mit fiktiven Gesamtpreisen:

Das niedrigste Angebot weist einen Gesamtpreis von 300.000,00 EUR netto aus und erhält hierfür 25 Preispunkte. Das zu bewertende Angebot weist einen Gesamtpreis von 500.000,00 EUR netto aus und erhält 15 Preispunkte ((300.000 ÷ 500.000) × 25).

3. Leistung

a) Technischer Wert (maximal 40 Punkte)

Der Technische Wert wird anhand der Anforderungen gemäß der Tabelle in Teil G Ziff. III der Formblätter für das Angebot bewertet. Der Bieter ist aufgefordert, die Zu- sammenstellung in den Spalten „Anforderung ist umsetzbar” (die Anforderung kann mit der angebotenen Lösung prinzipiell umgesetzt werden) entsprechend auszufüllen. Die Angabe in dieser Spalte ist zugleich maßgeblich für die Pflicht zur Preisangabe im Preisblatt (Titel 3): Gibt der Bieter „nein“ an, entfällt die Pflicht zur Bepreisung der betreffenden Optionsposition; die betreffenden Preisfelder sind mit „n/a“ zu kenn- zeichnen.

Der Bieter erhält zu dem jeweiligen Zeitpunkt 1 Punkt, wenn sich die Anforderung um- setzen lässt und im Angebot enthalten ist. Ist die Anforderung nicht umsetzbar oder

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 22 von 28

[Seite 23]

nicht im Angebot enthalten, werden null Punkte vergeben. Die Punkte werden ent- sprechend der Angabe in der Spalte „Gewichtungsfaktor“ multipliziert, so dass maxi- mal 40 Punkte erreichbar sind.

b) Umsetzungskonzept (maximal 30 Punkte)

Das in Teil G Ziff. IV der Formblätter für das Angebot beschriebene Umsetzungskon- zept wird entsprechend des dort aufgeführten Wertungsprinzips gewertet.

c) Teststellung (maximal 30 Punkte)

Die in Abschnitt IV.2.c) beschriebene Teststellung wird entsprechend der in Teil G Ziff. V der Formblätter für das Angebot aufgeführten Punktewertung gewertet.

d) Einzelheiten in den Anlagen, Umrechnung

Weitere Einzelheiten hierzu sind den Formblättern für das Angebot sowie den Anlagen der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Die Summe von bis zu 100 Punkten nach den drei Kriterien, wird mit dem Multiplikator 0,65 in bis zu 65 Punkte Leistung umgerechnet.

e) Keine Kostenerstattung

Eine Erstattung von Kosten oder die Zahlung einer Vergütung oder Entschädigung für die Erstellung des Konzepts oder die Durchführung der Teststellung findet nicht statt.

4. Zusätzliche Funktionalitäten

Für die Zusätzlichen Funktionalitäten (Tabellenblatt Zusätzliche Funktionalitäten des Preisblatts) gilt:

Die Bewertung jeder einzelnen Zusätzlichen Funktion erfolgt unter Berücksichtigung des Gewichtungsfaktors gemäß der Spalte „Gewichtungsfaktor“ in Teil G Ziff. III der Formblätter für das Angebot.

a) Leistungswertung

Für jede Zusätzliche Funktionalität, die ein Bieter vollständig in Spalten C und D des Tabellenblatt Zusätzliche Funktionalitäten des Preisblatts bepreist und die Umsetzbar- keit er in Spalte F bejaht, erhält er einen Rohpunkt für die Leistung. Andernfalls erhält er null Rohpunkte für die Leistung.

b) Preiswertung

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 23 von 28

[Seite 24]

Daneben erhält der Bieter weitere Rohpunkte für den Gesamtpreis je Zusätzlicher Funktionalität (Spalte E des Tabellenblatt Zusätzliche Funktionalitäten des Preisblatts). Hierzu wird der Gesamtpreis der Zusätzlichen Funktionalität ins Verhältnis zu den Ge- samtpreisen anderer Bieter für dieselbe Zusätzliche Funktionalität gesetzt:

Das Angebot für die jeweilige Zusätzliche Funktionalität mit dem niedrigsten Gesamt- preis erhält 3 Rohpunkte für den Preis. Alle anderen Angebote werden nach der fol- genden Formel linear interpoliert:

𝐏𝐚 ( )𝐱 𝟑 𝐏𝐛

Pa = niedrigster Gesamtpreis für die Zusätzliche Funktionalität Pb = Gesamtpreis des zu vergleichenden Angebots für die Zusätzliche Funktionalität

Alle Zwischen- und Gesamtergebnisse werden auf zwei Nachkommastellen kaufmän- nisch gerundet.

Beispiel zur Veranschaulichung mit fiktiven Gesamtpreisen:

Das niedrigste Angebot weist einen Gesamtpreis von 20.000,00 EUR netto aus und erhält hierfür 3 Rohpunkte für den Preis. Das zu bewertende Angebot weist einen Ge- samtpreis von 30.000,00 EUR netto aus und erhält 2 Rohpunkte für den Preis ((20.000 ÷ 30.000) × 3).

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 24 von 28

[Seite 25]

c) Gewichtung und Normierung

Die Berechnung der gewichteten Punkte je Zusätzlicher Funktionalität erfolgt nach folgender Formel:

Punkte je Zusätzlicher Funktionalitäten = Gewichtungsfaktor x (Rohpunkt Leistung + Rohpunkte Preis)

Die Berechnung der gewichteten Punkte für alle Zusätzlichen Funktionalitäten er- folgt nach folgender Formel:

Punkte aller Zusätzlicher Funktionalitäten = (Gewichtungsfaktor x (Rohpunkt Leistung

• Rohpunkte Preis)) / 16

Dabei gilt:

• Der Gewichtungsfaktor ergibt sich aus der Spalte „Gewichtungsfaktor“ in Teil G Ziff. III der Formblätter für das Angebot, die Summe aller Gewichtungsfakto- ren ergibt 40.

• Der Rohpunkt Leistung beträgt 1, wenn der Bieter die Umsetzbarkeit bejaht und den Preis vollständig angibt, andernfalls 0-

• Die Rohpunkte Preis werden gemäß vorstehendem lit. b) linear interpoliert, wobei das günstigste Angebot je Zusätzlicher Funktionalität 3 Rohpunkte er- hält.

• Die Summe der gewichteten Punkte aller Zusätzlichen Funktionalitäten wird anschließend durch Division mit dem Wert 16 in bis zu 10 Punkte Zusätzli- che Funktionalitäten umgerechnet.

• Beispielsrechnung bei Erreichen der maximalen Rohpunktzahlen und somit einem Rohpunkt Leistung von 1 und einem Rohpunkt Preis von 3 ergibt sich:

Gewichtete Leistungs-Rohpunkte: 40 x 1 = 40

Gewichtete Preis-Rohpunkte: 40 x 3 = 120

Summe gewichteter Rohpunkte: 40 + 120 = 160

Normierung: 160 / 16 = 10 Punkte

IX. Bewerber-/Bietergemeinschaften und Dritte (insbesondere Unterauftrag- nehmer)

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 25 von 28

[Seite 26]

Eine Änderung an den im Teilnahmeantrag getroffenen Aussagen und Festlegungen zu Bewerbergemeinschaften und hinsichtlich der Eignung und/oder der Leistung ein- bezogenen Dritten (insbesondere Unterauftragnehmern/Subunternehmern) durch den Bewerber/Bieter im weiteren Verfahren kommt nur aus wichtigem Grund und in den Grenzen, die die Rechtsprechung hierfür anerkannt hat, in Betracht. Unabhängig da- von ist jede beabsichtigte Änderung unverzüglich der Vergabestelle mitzuteilen. Die weitere Teilnahme an dem Verfahren nach der Änderung bedarf der vorherigen förmli- chen Zustimmung des Auftraggebers.

Beruft sich der Bewerber hinsichtlich seiner Eignung auf Unterauftragnehmer oder an- dere Dritte, so hat er für jeden derartigen Dritten ein Formblatt Verpflichtungserklärung des Dritten (Teil B der Formblätter für den Teilnahmeantrag), ausgefüllt und vom Un- terauftragnehmer/Dritten signiert, mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Jedes dieser ausgefüllten Formblätter wird bei Zuschlag auf ein späteres Angebot ein Anhang zu Anlage 2 zum Vertrag über die Überlassung und den Betrieb des Museumsmanage- mentsystems.

Bei der Vergabe von Aufträgen an Unterauftragnehmer darf der Auftragnehmer etwai- gen Unterauftragnehmern insgesamt keine ungünstigeren Bedingungen – insbeson- dere hinsichtlich Zahlungsweise und Sicherheitsleistungen – stellen als zwischen dem Auftraggeber und ihm vereinbart sind. Auf Anforderung des Auftraggebers sind ent- sprechende vertragliche Beziehungen bereits in der Angebotsphase offenzulegen.

Die Bestimmungen der vorliegenden Vergabebedingungen sowie der Formblätter zum Teilnahmewettbewerb und zum Angebot gelten bei der Beteiligung von Unterauftrag- nehmern entsprechend.

X. Bindefrist

Die Bindefrist wird mit der jeweiligen Angebotsaufforderung angegeben, sofern der Auf- traggeber hierzu im weiteren Verfahren keine abweichenden Vorgaben macht. Andern- falls gilt die Bindefrist gemäß der Bekanntmachung. Bis zu dem Ablauf der jeweiligen Bindefrist sind die Bieter an ihr Angebot gebunden.

XI. Vertraulichkeit, Datenschutz

Alle Teile der Vergabeunterlagen sind vertraulich und ausschließlich zum Zweck der Teilnahme an dem Vergabeverfahren bestimmt. Jede Nutzung für andere Zwecke ist untersagt. Alle Unterlagen, die dem Interessenten/Bewerber/Bieter zur Verfügung ge- stellt werden, bleiben Eigentum des Auftraggebers. Die Interessenten/Bewerber/Bieter sind zur vertraulichen Behandlung aller im Vergabeverfahren zur Verfügung gestellten Unterlagen und Informationen verpflichtet, haben diese gegen unbefugten Zugriff zu sichern und die von ihnen mit den Unterlagen befassten Personen entsprechend zu verpflichten. Eine anderweitige Verwendung (auch auszugsweise), z. B. Verviel- fältigung, Weitergabe an Dritte oder Veröffentlichung (z. B. durch Einstellen im

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 26 von 28

[Seite 27]

Internet), dieser Unterlagen oder anderer Informationen aus diesem Verfahren ohne vorherige ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Auftraggebers ist un- tersagt und kann zum Ausschluss des Teilnahmeantrags/Angebots aus dem Ver- fahren wegen Unzuverlässigkeit des Interessenten/Bewerbers/Bieters führen. Dies gilt auch für Antworten/Erläuterungen des Auftraggebers auf Fragen von Interes- senten/Bewerbern/Bietern.

Die Weitergabe der Vergabeunterlagen an Dritte ohne Zustimmung des Auftraggebers ist jedoch gestattet, soweit dies zur Einbindung potenzieller Unterauftragnehmer oder zur Berufung auf Dritte hinsichtlich der Eignung erforderlich ist. In diesem Fall hat der Interessent/Bewerber/Bieter dafür zu sorgen, dass der potenzielle Unterauftragneh- mer/Dritte die Vertraulichkeit der Unterlagen in gleicher Weise wahrt.

Wird kein Teilnahmeantrag/Angebot abgegeben, so sind die Vergabeunterlagen von dem Interessenten in eigener Zuständigkeit zu vernichten oder zurückzusenden. Auch nach Beendigung des Verfahrens haben alle Empfänger der Vergabeunterlagen über die bekannt gewordenen projektbezogenen Informationen Verschwiegenheit zu be- wahren. Nicht als Dritte in diesem Sinne gelten Berater und Unterauftragnehmer des Interessenten/Bewerbers/Bieters, wenn er diese nachweisbar zur Wahrung der Ver- traulichkeit in derselben Weise verpflichtet hat. Die Nachweise hierzu sind dem Auf- traggeber auf Verlangen unverzüglich vorzulegen.

Der Auftraggeber behandelt die eingehenden Teilnahmeanträge/Angebote sowie an- dere von den Bewerbern/Bietern angeforderte Unterlagen grundsätzlich vertraulich und verwahrt sie sorgfältig. Dies gilt nicht für Berater des Auftraggebers, die selbst zur Ver- traulichkeit verpflichtet sind.

Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter grundsätzlich damit einverstan- den, dass im Falle der (beabsichtigten) Zuschlagserteilung auf sein Angebot ggfs. sein Name und bestimmte Preisangaben Dritten bekannt gegeben werden. Sofern Gründe geltend gemacht werden, die gegen eine Bekanntmachung sprechen, entscheidet der Auftraggeber nach pflichtgemäßem Ermessen.

Mit der Abgabe seines Teilnahmeantrags bzw. seines Angebots erklärt sich der Bewer- ber/Bieter außerdem grundsätzlich damit einverstanden, dass die von ihm übermittel- ten personenbezogenen Daten der Personen, die von dem Auftraggeber zur Verhand- lung und Entscheidung eingesetzt werden, zur Kenntnis genommen und verarbeitet werden. Entsprechendes gilt für die Verarbeitung der Daten im Rahmen der Zweckbe- stimmung der abzuschließenden Verträge. Der Bewerber/Bieter ist daher verpflichtet, ggf. erforderliche Zustimmungen Dritter vor Abgabe seines Teilnahmeantrags/Ange- bots einzuholen.

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 27 von 28

[Seite 28]

XII. Veröffentlichungen

Bewerber/Bieter/Auftragnehmer dürfen Veröffentlichungen über eigene Leistungen im Zusammenhang mit diesem Vorhaben, das Vorhaben selbst oder Teile davon nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers vornehmen.

XIII. Beauftragung eines anderen Bieters (Überprüfungsklausel i. S. v. § 132 Abs. 2 Nr. 1 GWB)

Sollte der Vertrag vor Ende der Vertragslaufzeit ganz oder teilweise beendet werden, behält sich der Auftraggeber vor, ein Unternehmen, welches sich als Bieter mit einem wertungsfähigen Angebot am Vergabeverfahren beteiligt hat, mit den Vertragsleistungen nach dem Vertrag für die verbleibende Dauer der Vertragslaufzeit zu den von diesem Bieter im Vergabeverfahren angebotenen Preisen zu beauftragen.

Der Auftraggeber wird sich bei der Anfrage nach dem vorstehenden Satz, ob ein Bieter die weiteren Vertragsleistungen ausführen möchte, an der Reihenfolge der Bieter, wie sie sich bei der Gesamtwertung der Wirtschaftlichkeit im Vergabeverfahren ergibt, ori- entieren: Er wird also zunächst beim Bieter mit dem zweitwirtschaftlichsten Angebot anfragen. Sollte dieser die übrigen Vertragsleistungen nicht ausführen wollen, wird der Auftraggeber beim Bieter mit dem drittwirtschaftlichsten Angebot anfragen etc.. Dies ist auch nach Ablauf der Bindefrist möglich.

XIV. Kosten

Eine Erstattung von Kosten oder die Zahlung einer Vergütung oder Entschädigung für die Erstellung eines Teilnahmeantrages, Angebotes sowie anderer Aufwände zur Be- teiligung des Interessenten/Bewerbers/Bieters am Vergabeverfahren findet nicht statt. Die Versandkosten für Datenträger und Unterlagen trägt jeweils der Versender.

Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Vergabebedingungen

Seite 28 von 28