5_VhVf_Leistungsbeschreibung_MMS_MAB.pdf

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Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem

der Staatlichen Museumsagentur Bayern

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Leistungsbeschreibung

(Anlage 4 zum Vertrag)

– zum Verbleib beim Bewerber/Bieter bestimmt –

Hinweis: Teilnahmeantrag und Angebot (Angebot nur auf individuelle Angebotsaufforderung des Auftraggebers auf der zweiten Verfahrensstufe) sind fristgerecht über die vom Auftraggeber verwendete, in der Bekanntmachung genannte Plattform einzureichen. Maßgeblich für Fristeinhaltung ist jeweils der vollständige Zugang der Teilnahmeantrags- bzw. Angebotsunterlagen auf der Plattform!

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Inhaltsverzeichnis

I. ALLGEMEINE ANGABEN ZUM VORHABEN ................................................................ 4

II. AUSGANGSSITUATION ........................................................................................... 6

1. Museen und Sammlungen ............................................................................................... 6
2. Aktueller Stand der digitalen Inventarisierung .............................................................. 7
3. Bereitstellung der Datenbank-Lösungen ....................................................................... 8

III. ZIELKONSTELLATION ANGABEN ZUM VORHABEN .................................................... 8

1. Funktionsumfang des MMS ............................................................................................. 8 a) Allgemein ............................................................................................................................ 8 b) Sammlungsmanagement .................................................................................................... 9 c) Medienverknüpfung............................................................................................................. 9 d) Leihverkehr ......................................................................................................................... 9 e) Ausstellungsplanung ......................................................................................................... 10 f) Transportplanung .............................................................................................................. 10 g) Restaurierungsdokumentation .......................................................................................... 10 h) Provenienz/Objektgeschichte ........................................................................................... 10 i) Forschungsdaten und Normvokabular .............................................................................. 10 j) Schnittstelle zur Online-Präsentation ................................................................................ 11 k) Funktionalitäten für Eingabe und Änderung ..................................................................... 11 l) Suchfunktionalitäten .......................................................................................................... 11 m) Importfunktionalitäten ........................................................................................................ 11 n) Exportfunktionalitäten........................................................................................................ 12
2. Grundsätzliche Eigenschaften des MMS ...................................................................... 12 a) Skalierung ......................................................................................................................... 12 b) Performance ...................................................................................................................... 12 c) Sprache ............................................................................................................................. 12 d) Hilfefunktion, Handbücher ................................................................................................. 12 e) Sicherheit, Benutzerverwaltung ........................................................................................ 12 f) Administration ................................................................................................................... 13
3. Bereitstellung des MMS ................................................................................................. 13
4. Support ............................................................................................................................ 13
5. Datenmigration ................................................................................................................ 14
6. Exit-Option ....................................................................................................................... 15

IV. BESCHREIBUNG DER LEISTUNG IM EINZELNEN ...................................................... 15

1. Muss- und Sollanforderungen ....................................................................................... 15
2. Anforderungen an das MMS (Mussanforderungen) .................................................... 15 a) Grundsätzliche Anforderungen ......................................................................................... 15 b) Architektur, Relationen ...................................................................................................... 16 c) Datenfelder ........................................................................................................................ 18 d) Wertelisten und kontrollierte Vokabulare .......................................................................... 21 e) Datensatzbearbeitung ....................................................................................................... 21 f) Such- und Recherchefunktionen ....................................................................................... 23 g) Exporte und Berichte......................................................................................................... 25 h) Digital Asset Management ................................................................................................ 25 i) Online-Präsentation .......................................................................................................... 27 j) Sonstige Funktionalitäten .................................................................................................. 28 k) Administration ................................................................................................................... 28 Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Leistungsbeschreibung

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3. Zusätzliche Funktionalitäten (Sollanforderungen) ...................................................... 29 a) Erweiterte API ................................................................................................................... 29 b) Weiterbetrieb bestehender Online-Sammlungen .............................................................. 29 c) Automatische Abmeldung zur Freigabe von Lizenzen ..................................................... 29 d) Konfigurierbare Hilfefunktion ............................................................................................. 29 e) Ändern von Datenfeldern .................................................................................................. 29 f) Erweiterte Importmöglichkeiten ......................................................................................... 29 g) Erweiterte Funktionalitäten für die Provenienzforschung ................................................. 29 h) Erweiterte Funktionalitäten für archäologische Sammlungen .......................................... 30 i) Mobile Standorterfassung ................................................................................................. 30 j) Semantische Suche .......................................................................................................... 30 k) Erweiterte Funktionalitäten für Normvokabulare ............................................................... 31 l) Erweiterte Funktionalitäten für das integrierte Digital Asset Management ....................... 31 m) Rollback ............................................................................................................................ 32 n) Erweiterte Funktionalitäten für das Ausstellungsmanagement ......................................... 32 ee) Bedienbarkeit durch sehbehinderte und seheingeschränkte Menschen .......................... 32
4. Dienst- und Nebenleistungen (Mussanforderungen) .................................................. 33 a) Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers ........................................................................ 33 b) Projektleitung, Projektmanagement .................................................................................. 33 c) Feinkonzeption .................................................................................................................. 35 d) Bereitstellung .................................................................................................................... 35 e) Einrichtung, Datenübernahme und Migration ................................................................... 36 f) Dokumentation .................................................................................................................. 38 g) Einweisung und Schulung ................................................................................................. 39 h) Leistungsfeststellungen und Abnahmen ........................................................................... 39 i) Support .............................................................................................................................. 39 j) Testumgebung .................................................................................................................. 41 k) Exit-Option ........................................................................................................................ 42

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I. Allgemeine Angaben zum Vorhaben

Aktuell kommen bei den nachfolgend genannten Staatlichen Museen und Sammlungen in Bayern verschiedene Datenbanksysteme unterschiedlicher Anbieter zur Sammlungsverwaltung und zum Museumsmanagement zum Einsatz. Dies führte zu Einzelverträgen mit Softwareanbietern und zum Teil zu speziell an die Bedürfnisse der Häuser angepasste Software. Daraus ergaben sich heterogene und nicht interoperable Einzelanwendungen mit zum Teil hohen Kosten und anwenderspezifischem Wissen.

Daher plant die Staatliche Museumsagentur Bayern (MAB) als Auftraggeber eine Vereinheitlichung des aktuell heterogenen Zustands, die die bisherigen Einzelfalllösungen nach und nach ablösen soll.

Mit der Einführung eines gemeinsamen Museumsmanagementsystems (nachfolgend mit MMS abgekürzt) erwartet die Staatliche Museumsagentur Bayern Verbesserungen in folgenden Punkten:

• Vertragskonsolidierung: Die Ablösung von individuellen Einzelverträgen durch einen EVB-IT-konformen Vertrag mit einem Datenbankanbieter führt zu einem einfacheren Vertragsmanagement.

• Kosteneffizienz: Die anfallenden Kosten durch einen Vertrag sollten erwartungsgemäß geringer ausfallen als bei Einzellösungen.

• Wissenstransfer: Es wird einfacher, anwenderspezifisches sowie inhaltliches Wissen museumsübergreifend zu teilen.

• Effizienz: Die Planung sammlungsübergreifender Projekte und Ausstellungen wird durch ein gemeinsam genutztes System erleichtert.

• Export: Das Datenmapping für Online-Sammlungen und sonstige externe Schnittstellen wird erleichtert.

• Support: Ein gemeinsamer Ansprechpartner für Supportanfragen erhöht die Effizienz und verringert die Fehleranfälligkeit.

Die vorliegende Ausschreibung umfasst die erforderlichen Leistungen für die Beschaffung bzw. Überlassung der neuen Lösung. Sie ist wie folgt gegliedert:

Abschnitt II: Beschreibung der Ausgangssituation

In diesem Teil werden die bestehenden Lösungen der einzelnen Museen und Sammlungen dargestellt. Damit soll der Bieter einen Überblick über die vorhandene Umgebung erhalten.

Abschnitt III: Zielkonstellation

Dieser Teil beinhaltet die Beschreibung der geplanten Lösung für die Nutzung eines zentralen MMS, die auf Basis der Anforderungen der einzelnen Museen erarbeitet wurde. Sie stellt die Erwartungshaltung des Auftraggebers an die zu beschaffende Lösung dar.

Abschnitt IV: Leistungsbeschreibung

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Die Leistungsbeschreibung enthält die resultierenden Liefer- bzw. Überlassungsleistungen sowie Dienst- und Nebenleistungen zur Umsetzung der Zielkonstellation. Im Wesentlichen sind dies:

• Erarbeitung einer Feinkonzeption für die Umsetzung

• Bereitstellung des MMS mit den geforderten Funktionalitäten

• Datenübernahme und Migration

• Dokumentation der Lösung; Durchführung von Einweisungen und Schulungen

• Überlassung des MMS inkl. Support für eine Laufzeit von 60 Monaten mit jährlicher Verlängerungsoption

Die Ausschreibung der Leistungen erfolgt als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb.

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II. Ausgangssituation

1. Museen und Sammlungen

Der Freistaat Bayern unterhält im Geschäftsbereich des Bayerischen Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst verschiedene Staatliche Museen und Sammlungen sowie Einrichtungen des Kunstbereichs (Museen und Sammlungen), von denen Folgende im vorliegenden Vorhaben berücksichtigt werden:

• Archäologische Staatssammlung, Museum für Vor- und Frühgeschichte in München (ASM)

• Bayerisches Armeemuseum in Ingolstadt (BAM)

• Bayerisches Nationalmuseum in München (BNM)

• Bayerische Staatsgemäldesammlungen in München (BStGS), zugehörig sind:

• Alte Pinakothek

• Neue Pinakothek

• Museum Brandhorst

• Sammlung Moderne Kunst in der Pinakothek der Moderne

• Sammlung Schack

• Die Neue Sammlung, Staatliches Museum für angewandte Kunst in München (DNS)

• Deutsches Theatermuseum in München (DTM)

• Glasmuseum Frauenau, Staatliches Museum zur Geschichte der Glaskultur in Frauenau (GMF)

• Sammlung Goetz in München (GOETZ)

• Museum für Abgüsse Klassischer Bildwerke in München (MFA)

• Museum für Franken, Staatliches Museum für Kunst- und Kulturgeschichte in Würzburg (MFF)

• Museum Fünf Kontinente in München (MFK)

• Neues Museum, Staatliches Museum für Kunst und Design in Nürnberg (NMN)

• Porzellanikon, Staatliches Museum für Porzellan in Hohenberg a.d. Eger und Selb (PORZ)

• Staatliche Antikensammlungen und Glyptothek in München (SAG)

• Staatliche Graphische Sammlung in München (SGSM)

• Staatliches Museum Ägyptischer Kunst in München (SMAEK)

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• Staatliche Münzsammlung in München (SMM)

• Staatliches Textil- und Industriemuseum in Augsburg (TIM)

Für die nachfolgende Benennung dieser Museen und Sammlungen werden die in Klammern gesetzten Kürzel verwendet.

Die Staatlichen Museen und Sammlungen befinden sich am Beginn eines Reformprozesses, der zu einer Neustrukturierung der Museen führen wird. Die Zuordnungen der Sammlungen, z.B. zu den BStGS, wird sich ggf. in Zukunft ändern. Zudem besteht die Möglichkeit, dass ein bis zwei der hier genannten Museen künftig nicht Teil der neuen Strukturen sind und somit nicht migriert werden müssen sowie die Möglichkeit, dass ein weiteres Museum in den Verbund aufgenommen und das Datenbanksystem entsprechend migriert werden muss. Der Stand der Ausschreibung berücksichtigt den zu diesem Zeitpunkt absehbaren Zustand.

Der Auftraggeber hat dem Umstand der möglichen Veränderung des Museumsverbunds durch eine vertragliche Anpassungsklausel (§ 2 Abs. 1a des Vertrages) Rechnung getragen, die die Herausnahme einzelner Museen aus dem Migrationsumfang ermöglicht. Die Vergütung für die Datenmigration richtet sich nach den im Preisblatt (Anlage 5) je Museum ausgewiesenen Einzelpreisen.

2. Aktueller Stand der digitalen Inventarisierung

Der derzeitige Stand der digitalen Inventarisierung ist in nachfolgender Übersicht dargestellt, die Angaben stellen für die bessere Lesbarkeit gerundete Schätzwerte hinsichtlich der Objektzahlen dar:

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Tabelle 1: Aktueller Stand der digitalen Inventarisierung

3. Bereitstellung der Datenbank-Lösungen

Die verschiedenen Datenbank-Lösungen werden in unterschiedlicher Art bereitgestellt:

• lokal

• cloudbasiert beim Landesrechenzentrum (LRZ)

• cloudbasiert beim Dienstleister

Die Museen verfügen Stand 01.07.2026 zum großen Teil über Einzelprojekte beim LRZ, die ihnen die Nutzung verschiedener Cloudservices wie Speicherplatz, virtueller Maschinen oder das On-Premise Hosting der Sammlungsdatenbank ermöglicht. In den kommenden Monaten erfolgt die Umstellung der Einzelprojekte auf hierarchisch organisierte Projekte, die an die MAB angekoppelt sind. Die Umstellung wird bis voraussichtlich Q3/2026 abgeschlossen sein.

Alle Museen verfügen über stabile Internetzugänge an den Büroarbeitsplätzen, wobei beispielsweise in den Depots der Museen ist zum Teil keine Internetverbindung möglich ist.

III. Zielkonstellation Angaben zum Vorhaben

1. Funktionsumfang des MMS

a) Allgemein

Die zu beschaffende Software muss alle gängigen Funktionen eines MMS abdecken, insbesondere:

• Sammlungsmanagement

• Medienverknüpfung (Uploadmöglichkeit im MMS selbst sowie API-Schnittstellen Vergabeverfahren Museumsmanagementsystem der Staatlichen Museumsagentur Bayern: Leistungsbeschreibung

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für DAM-Lösungen)

• Leihverkehr inkl. Vertragsverwaltung

• Ausstellungsplanung

• Transportplanung

• Restaurierungsdokumentation

• Provenienz/Objektgeschichte

• Forschungsdaten (Literatur, Personendaten etc.)

• API-Schnittstelle bzw. Exportmöglichkeit für z.B. Online-Präsentation

Hinsichtlich der einfachen und effizienten Nutzung sind einfache und komplexe Funktionalitäten für Eingabe und Änderung, Suche sowie Im- und Export enthalten.

b) Sammlungsmanagement

Das MMS bietet die Möglichkeit der Datenerfassung nach dem SPECTRUM-Standard (5.0 oder neuer). Hierzu werden die für die einzelnen Prozeduren notwendigen Datenfelder in funktionsbezogenen Masken bereitgestellt, z.B. Eingabemaske für Grunddaten eines Objektes wie Inventarnummer, Titel, Datierung.

Die Erfassung unterschiedlicher Objektarten wird unterstützt (z.B. materielles Kulturerbe, archäologische Funde, Archivalien). Sofern es für die Erfassung bestimmter Objektarten zusätzliche Standards gibt, soll dies vom MMS unterstützt werden (z.B. ISAD(G) für Archivalien, EXIF/IPTC für Medien).

Die Objektdatensätze lassen sich Museen und Sammlungen zuordnen und nachfolgend weiter gruppieren sowie zueinander in Beziehung setzen.

c) Medienverknüpfung

Das MMS bietet die Möglichkeit der Verknüpfung digitaler Medien (z.B. Fotos, Videos, Dokumente) mit Objektdatensätzen des Sammlungsmanagements sowie Datensätzen weiterer Module (z.B. Leihverkehr, Ausstellungsplanung, Restaurierungsdokumentation).

Die Anbindung eines externen Digital Asset Management Systems (DAM) wird unterstützt.

d) Leihverkehr

Das MMS bietet die Möglichkeit der Abbildung von eingehendem und ausgehendem Leihverkehr (Leihannahmen und Leihabgaben).

Leihannahmen werden in einem für die Ausstellungsplanung erforderlichen Umfang erfasst.

Für Leihabgaben lassen sich zusätzliche Informationen für den Leihverkehr strukturiert erfassen (z.B. Versicherungswerte und Leihbedingungen). Aus den im MMS hinterlegten Angaben lassen sich Leihverträge generieren.

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e) Ausstellungsplanung

Das MMS bietet die Möglichkeit, Ausstellungen innerhalb der Datenbank zu planen. Die Objektdatensätze aus dem Sammlungsmanagement können (mehreren) Ausstellungen zugewiesen und mit ausstellungsspezifischen Informationen ergänzt werden.

Die Einbindung temporär vorhandener Objekte (z.B. Medienstationen, Leihannahmen) in die Ausstellungsplanung wird unterstützt.

f) Transportplanung

Das MMS bietet die Möglichkeit der Planung von Objekttransporten. Die Objektdatensätze lassen sich hierfür gruppieren, temporäre Standorte und Barcodes erstellen sowie Detailabläufe (Abholung, Verpackung, Transport, Ankunft etc.) planen und dokumentieren.

g) Restaurierungsdokumentation

Das MMS bietet die Möglichkeit der strukturierten Erfassung konservatorischer Angaben (Restaurierungsmaßnahmen, Untersuchungsmethoden, Analysen, Konservierungsmaßnahmen) und deren Verknüpfung mit den Objektdatensätzen des Sammlungsmanagements. Dokumente zur Restaurierung (Fotos, Videos, Zustands- /Restaurierungsberichte) können hinterlegt bzw. verknüpft werden.

h) Provenienz/Objektgeschichte

Das MMS bietet die Möglichkeit der strukturierten Erfassung von Provenienzangaben. Eine Provenienzkette lässt sich strukturiert, lückenlos und übersichtlich (in tabellarischer Form) im MMS darstellen. Digital Assets (Fotos, Dokumente) können referenziert bzw. verknüpft werden.

Das MMS bietet eine Schnittstelle bzw. Reportmöglichkeit zur Lost-Art-Datenbank.

i) Forschungsdaten und Normvokabular

Das MMS bietet die Möglichkeit der objekt-, sammlungs- und museumsübergreifenden Erfassung und Verwendung von Forschungsdaten und Normvokabular, z.B.:

• Literaturangaben

• Personendaten

• Ortsangaben

• Schlagworte

• Objektgattungen

• Materialien und Techniken

Diese Daten können entweder über interne und externe Datenquellen bezogen und ggf. angereichert oder vollständig selbst erfasst werden. Sie lassen sich mit den Objektdatensätzen des Sammlungsmanagements bzw. auch untereinander – sofern sinnvoll – verknüpfen.

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Einfache Hierarchien und Polyhierarchien der Normvokabulare werden unterstützt.

j) Schnittstelle zur Online-Präsentation

Das MMS bietet eine Schnittstelle zur Präsentation von Objektdatensätzen des Sammlungsmanagements über ein (externes) Internetportal. Die zu präsentierenden Objektdatensätze lassen sich über eine entsprechende Markierung auswählen, der Umfang der hierbei freigegebenen Daten lässt sich administrativ steuern.

k) Funktionalitäten für Eingabe und Änderung

Das MMS bietet neben der einfachen Eingabe- und Änderungsmöglichkeit für Datenfelder umfangreiche Funktionalitäten zum effektiven Eingeben, Ändern, Ersetzen und Löschen von Daten an:

• Auswahllisten für Datenfelder mit Normvokabular (z.B. Schlagworte) oder Wertelisten (z.B. Standorte)

• Plausibilitätsprüfung für Datenfelder mit genormter Schreibweise (z.B. Datumsangaben)

• Stapelverarbeitung (z.B. für Bearbeitung des gleichen Datenfeldes in mehreren Datensätzen mit unterschiedlichen oder gleichen Inhalten)

• Massenänderung (für die Bearbeitung eines oder mehrerer Datenfelder in mehreren Datensätzen mit gleichen Inhalten)

Änderungen an Datenfeldern werden protokolliert.

l) Suchfunktionalitäten

Das MMS bietet eine Suche per einfachem Suchschlitz sowie umfangreiche erweiterte Suchfunktionen an. Z.B. basierend auf Booleschen Operatoren, mit kombinierten Parametern, in Topologien und Hierarchien (z.B. wird „Messing“ bei der Suche nach „Metall“ aufgefunden, sofern der Begriff „Messing“ dem Begriff „Metall“ in der zuvor definierten hierarchischen Klassifikation untergeordnet ist), in numerischen Bereichen und als Suche in Wortteilen. Die Suche lässt sich graduell weiter einschränken/filtern.

Suchfunktionalitäten stehen grundsätzlich für alle Datenfelder bereit.

Suchfunktionen lassen sich spezifisch je User-Account als Vorlagen speichern und abrufen.

m) Importfunktionalitäten

Das MMS bietet die Möglichkeit des Imports von Daten und Assets an.

Der Datenimport ermöglicht das automatische Erstellen und Ändern von Objektdatensätzen auf Basis von Dateien im CSV- und/oder XML-Format.

Der Assetimport ermöglicht das automatisierte Einlesen von Medien z.B. aus einem Übergabeverzeichnis in das MMS und deren Zuordnung zu relevanten Datensätzen.

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n) Exportfunktionalitäten

Das MMS bietet die Möglichkeit der Ausgabe aller erfassten Daten in Abhängigkeit einer vorangegangenen Selektierung in folgendem Umfang:

• Ausgabe einzelner Datensätze als Report in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, DOCX)

• Ausgabe mehrerer Datensätze in Listenform in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, XLSX) oder strukturierter Form (z.B. XML, LIDO-XML, JSON)

• Ausgabe in vordefinierten sowie selbst konfigurierbaren Vorlagen (z.B. Briefköpfe, Anschreiben)

• Datenabruf über API

2. Grundsätzliche Eigenschaften des MMS

a) Skalierung

Das MMS skaliert hinsichtlich verschiedener Kriterien wie folgt:

Die Museen und Sammlungen verwalten derzeit bis zu 23 Mio. Objekte, von denen perspektivisch 2-3 Mio. Objektdatensätze und zugehörige Assets in der Datenbank abgebildet werden sollen.

• Der parallele Schreibzugriff der derzeit ca. 100 Nutzer soll möglich sein, ein perspektivischer Anstieg auf 200 registrierte Nutzer soll unterstützt werden. Die Anzahl der eingerichteten Nutzer ist dabei unbegrenzt.

b) Performance

Die Lösung ist trotz großer Datenmengen performant:

• Die Lösung reagiert auf eine Befehlseingabe des Anwenders nach max. 3 Sekunden.

• Ein Suchergebnis wird nach max. 15 Sekunden bereitgestellt.

Die Performance wird auch bei parallelen API-Zugriffen durch Skripte o.ä. gewährleistet.

c) Sprache

Die Standardeinstellung von Bedienelementen, Feldbezeichnungen und Dokumentation der Anwendung ist Deutsch. Die Bedienoberfläche der Anwendung ist auch in anderen Sprachen verfügbar, mindestens in Englisch.

d) Hilfefunktion, Handbücher

Das MMS bietet eine integrierte Hilfefunktion sowie Handbücher zur Nutzung zur Lösung für Administratoren und Anwender.

e) Sicherheit, Benutzerverwaltung

Die Lösung bietet eine umfassende Rollen- und Rechteverwaltung. Die Berechtigung ist

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bis auf Feldebene möglich und in Benutzerrollen organisiert.

Administratoren des Auftraggebers können Benutzer einrichten und ändern sowie umfangreiche Schreib- und Leserechte für verschiedene Funktionen der Lösung je nach Benutzer und Benutzergruppe erteilen.

f) Administration

Das MMS bietet Administrationsoberflächen zur Verwaltung der einzelnen Bereiche der Lösung an:

• Benutzerverwaltung

• Verwaltung von Museen und Sammlungen

• Verwaltung von Normvokabular

• Verwaltung von Wertelisten

• Verwaltung von Leihverkehr und Ausstellungsplanung

3. Bereitstellung des MMS

Das zu beschaffende MMS wird als SaaS-Lösung zur Verfügung gestellt.

Das MMS ist durchgehend (d.h. 24 Stunden pro Tag, 7 Tage die Woche) erreichbar, ausgenommen sind geplante Updates außerhalb der gängigen Betriebszeiten sowie Problembehebungen.

Der Zugang zum MMS erfolgt mittels gängiger Webbrowser, die Anmeldung am System mit individuellen Benutzeraccounts durch eine 2-Faktor-Authentifizierung.

Zusätzlich zum Produktivsystem steht ein Testsystem zur Verfügung.

4. Support

Der Anbieter entwickelt die Lösung kontinuierlich unter Berücksichtigung neuer Anforderungen hinsichtlich Funktionsumfang, Standardisierung und Sicherheit weiter und stellt diese dem Auftraggeber nach Abstimmung bereit. Hilfefunktion und Handbücher werden entsprechend der Softwareversionierung aktualisiert.

Störungsmeldungen können durchgängig über ein Ticketsystem des Anbieters übermittelt werden. Rückmeldungen und Dokumentation der Störungsbearbeitung sollen ebenfalls über das Ticketsystem abgewickelt werden.

Während der Betriebszeiten der Museen und Sammlungen (Montag bis Freitag, 09 Uhr bis 16 Uhr) ist der Anbieter für Nutzeranfragen telefonisch erreichbar (deutschsprachige Hotline).

Für die Störungsbearbeitung und auch für die Beantwortung von Nutzeranfragen werden Service Level Agreements (SLAs) vereinbart. Ein Monitoring der Einhaltung der SLAs und diesbezügliche Auswertungen sollen in regelmäßigen Statusmeetings zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer besprochen werden. Hierzu steht ein individueller Ansprechpartner des Anbieters zur Verfügung.

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5. Datenmigration

Die vorhandenen Datenbestände der in Abschnitt II.1 aufgeführten Museen und Sammlungen sollen schrittweise in die neue Lösung überführt werden, zeitgleich zur Datenmigration erfolgt die aktive Nutzung des MMS für die jeweilige Einrichtung. Entsprechend soll eine zeitlich gestaffelte Beschaffung der erforderlichen Nutzerlizenzen erfolgen. Die Vergütung der Datenmigration erfolgt auf Basis der im Preisblatt (Anlage 5) je Museum ausgewiesenen Einzelpreise. Der Auftraggeber behält sich gemäß § 2 Abs. 1a des Vertrages vor, einzelne Museen aus dem Migrationsumfang herauszunehmen, sofern diese aufgrund des laufenden Reformprozesses nicht mehr dem Museumsverbund angehören. Die Datenmigration ist durch den Auftragnehmer durchzuführen, der hierzu über entsprechende Erfahrungen – insbesondere bei der Auflösung von Problemfällen – verfügen muss. Der Anbieter muss in der Lage sein, gleichzeitig die Datenmigration mindestens vier verschiedener Museen und ihrer Sammlungen vorzubereiten und diese durchzuführen.

Hinweis zu optionalen Migrationen: Die Datenmigration der Museen BAM (Bayerisches Armeemuseum) und MFA (Museum für Abgüsse Klassiker Bildwerke) steht unter dem Vorbehalt des Abrufs durch den Auftraggeber (Optionen des Auftraggebers gemäß § 2 Abs. 1 des Vertrages). Die mit „(optional)“ gekennzeichneten Migrationen sind vom Bieter zu bepreisen, ein Anspruch auf Abruf besteht nicht. Der Auftraggeber behält sich vor, auf den Abruf dieser Migrationen ganz oder teilweise zu verzichten.

Option zusätzliche Migrationen: Der Auftraggeber behält sich vor, die Datenmigration weiterer Museen und Sammlungen (insbesondere das Haus der Bayerischen Geschichte) zu beauftragen. Der Bieter hat hierfür einen Einzelpreis je zusätzlichem Museum im Leistungsverzeichnis anzugeben. Der Abruf erfolgt durch schriftliche Erklärung des Auftraggebers mit einer Vorlaufzeit von mindestens 12 Monaten vor dem geplanten Migrationstermin.

Die Datenmigration für alle verbindlich beauftragten Museen und Sammlungen muss Ende 2029 abgeschlossen sein. Für alle optional gekennzeichneten Migrationen gelten die nachfolgenden Fristen nur bei Abruf der Option durch den Auftraggeber. Hierzu gibt es folgende erste zeitliche Vorstellungen:

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Tabelle 2: Zeitplan Datenmigration

6. Exit-Option

Das MMS gewährleistet die Möglichkeit, alle Informationen der Datensätze, Meta- und Paradaten sowie die Digital Assets bei Beendigung des Vertrags in einem quelloffenen Format zu exportieren. Der Auftraggeber hat die Option Unterstützungsleistungen des Auftragnehmers zur Übergabe in Anspruch zu nehmen.

IV. Beschreibung der Leistung im Einzelnen

1. Muss- und Sollanforderungen

Die anzubietende Lösung muss die nachfolgend aufgeführten Anforderungen unterstützen. Das Nichterfüllen einer Mussanforderung ist mit Hinweis auf Umgehungslösungen oder Ersatzfunktionalitäten im beizulegenden Umsetzungskonzept zu erläutern. Die geforderte Gesamtfunktionalität muss sichergestellt und im Preis berücksichtigt werden.

Sollanforderungen sind optionale Anforderungen und somit Wertungskriterien. Sie sind im Umsetzungskonzept zu erläutern.

2. Anforderungen an das MMS (Mussanforderungen)

a) Grundsätzliche Anforderungen

aa) Skalierbarkeit

Das MMS skaliert mit wachsenden Datenbeständen und Nutzerzahlen. Die in Abschnitt III.2.a) aufgeführten Datenmengen und gleichzeitige Zugriffe müssen vom MMS

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abgebildet werden, ohne dass die Mindestanforderungen an die Performance entsprechend Abschnitt III.2.b) verletzt werden.

bb) Sichere Webanwendung

Sofern das MMS als Webanwendung bereitgestellt wird, sichert der Anbieter zu, dass die Lösung grundsätzlich den Leitfaden zur Entwicklung sicherer Webanwendungen des BSI (siehe: https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/Studien/ Webanwendungen/Webanw_Auftragnehmer.pdf) sowie die Empfehlungen der OWASP (insbesondere bzgl. der jährlichen OWASP Top Ten, siehe: https://owasp.org/www- project-top-ten/) berücksichtigt.

cc) Zugang zum MMS

Der Zugang zum MMS erfolgt über das Internet mittels Webbrowser, unterstützt werden die gängigsten Webbrowser (Edge, Chrome, Firefox, Safari) in ihrer aktuellen Version.

Die Anmeldung am System erfolgt durch eine 2-Faktor-Authentifizierung mit individuellen Benutzeraccounts.

dd) Responsives Design

Die Benutzeroberfläche des MMS passt sich flexibel an die Bildschirmgröße des nutzenden Endgerätes an, sie skaliert mit unterschiedlichen Auflösungen und Fenstergrößen.

ee) Mehrsprachigkeit der Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche des MMS steht mindestens in den Sprachen Deutsch und Englisch zur Verfügung.

b) Architektur, Relationen

Das MMS dient in seiner Grundfunktionalität der Objektverwaltung. Hierzu müssen die individuellen Informationen zu den Objekten (z.B. Inventarnummer, Titel, Maße) in strukturierter Form als Objektdatensätze im System hinterlegt und mit weiteren, teils normierten Daten (z.B. Personen, Orte, Schlagworte) angereichert werden können. Dabei müssen sich verschiedene Objektarten mit ihren spezifischen Eigenschaften abbilden lassen.

Das MMS ist dabei hinsichtlich der semantischen Logik CIDOC-CRM konform.

Das MMS bietet neben den Objektdatensätzen mindestens folgende weitere Datensatztypen:

• Archiv

• Adresse

• Person/Organisation

• Literatur

• Ausstellung

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• Leihe/Registrar

• Restaurierung

• Digital Asset

Dem MMS liegt eine relationale Datenbank zu Grunde. Die verschiedenen Datensatztypen lassen sich wie folgt zueinander in Beziehung setzen:

< Unterordnung nicht erforderlich

Überordnung optional Z Zuordnung erforderlich

Abbildung 1: Erforderliche Relationen

Abhängig von der Philosophie der angebotenen Lösung sind dabei pro Relation folgende Zuordnungen möglich:

• 1:1 => Ein Datensatz A kann genau einem Datensatz B zugeordnet werden (wenn die Lösung z.B. Restaurierungsangaben im Objektdatensatz mitführt).

• 1:n => Ein Datensatz vom Typ A kann mehreren Datensätzen vom Typ B zugeordnet werden (wenn die Lösung z.B. einen gemeinsamen Restaurierungsdatensatz für mehrere Objekte bietet).

• m:n => Datensätze können anderen Datensätzen beliebig zugeordnet werden.

Weitere Relationen ergeben sich aus der Forderung nach Nutzung von kontrolliertem Vokabular. Diese Informationen können als weitere Datensatztypen (z.B. für Normvokabular/Thesauri mit wiederum ergänzenden Informationen) oder als einfache Wertelisten den o.a. Datensatztypen zugeordnet werden.

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c) Datenfelder

aa) Allgemein

Die benötigten Datenfelder leiten sich im Wesentlichen aus den im SPECTRUM- Standard definierten Informationseinheiten zur Unterstützung der im selben Standard aufgeführten Prozeduren/Verfahren ab. Die Umsetzung dieses Standards kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Die nachfolgenden Ausführungen zu den benötigten Datenfeldern sind insofern als Lösungsansatz zur Hinterlegung der erforderlichen Informationen zu interpretieren.

Zum Nachweis der Umsetzbarkeit sind folgende Varianten zulässig:

• Variante A: Der Bieter bestätigt, dass der Vorschlag mit der angebotenen Lösung umsetzbar ist.

• Variante B: Der Bieter bestätigt, dass er eine Alternative zum Vorschlag umsetzen kann, die die aufgeführten Informationseinheiten vollumfänglich berücksichtigt. Dies ist im Umsetzungskonzept ausführlich zu erläutern.

• Variante C: Der Bieter weist eine aktuell gültige Zertifizierung des angebotenen Systems für SPECTRUM 5.0 oder höher nach, das angebotene System ist für die Nutzung der aufgeführten Informationseinheiten vollumfänglich lizensiert.

Die Datenerfassung ermöglicht darüber hinaus eine ereignisorientierte Abbildung bzw. eine eindeutige Zuweisung im XML-Austauschformat LIDO. Zur Zuordnung der Ereignisse werden je nach Lösungsansatz ggf. weitere Datenfelder benötigt.

Die Datenfelder werden für die einzelnen Datensatztypen über Masken bereitgestellt, die die Eingabe, die Anzeige und die Änderung der Feldinhalte ermöglichen.

bb) Feldtypen

Aus den benötigten Funktionalitäten und den zu übernehmenden Datenbeständen ergeben sich mindestens folgende Anforderungen:

• Textfelder sind ASCII-Zeichenketten von beliebiger Länge, unterstützt werden muss der Zeichensatz UTF8 (Unicode) zur Darstellung fremdsprachiger Inhalte.

• Zahlenfelder sind numerische Felder, ggf. mit Dezimalstellen.

• Felder mit Zeitangaben in Jahren (von, bis) sind Zahlen/numerische Felder ohne Dezimalstellen.

• Datumsstempel sind lesbare Datums-/Zeitangaben in der Form 23.11.2004 11:23, abhängig vom System.

• Auswahlfelder sind Textfelder, die (ggf. ausschließlich) mit Werten aus einer Werteliste mit kontrolliertem Vokabular gefüllt werden können (Dropdown).

• Wiederholfelder (Mehrfachfelder) sind Arrays von 1-n Werten. Die Anzahl von Zeilen und Spalten ist dabei nicht begrenzt. Wiederholfelder lassen sich durch eine Indexierungsfunktion sortieren.

• Digitale Assets (Mediendateien, Dokumente) lassen sich entweder direkt an

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Datensätze anhängen oder können referenziert werden. Aus Mediendateien generierte Vorschaubilder müssen sich direkt in spezielle Datenbankfelder integrieren lassen (BLOB – Binary Large Object), damit auch bei fehlendem Zugriff auf Assets eine bildliche Objektdarstellung gewährleistet wird.

cc) Datenfelder Objektdatensatz

Im Objektdatensatz werden Informationen zu Objekten entsprechend den folgenden SPECTRUM-Verfahren hinterlegt:

• Inventory (Inventarisierung)

• Cataloguing (Katalogisierung)

• Object entry (Objektzugang)

• Acquisition and accessioning (Erwerbung und Übernahme)

• Object exit (Objektausgang)

• Location and movement control (Standortverwaltung)

Die hierfür mindestens benötigten Datenfelder sind in Anlage A1.1 aufgeführt.

Durch den Objektdatensatz muss insbesondere sichergestellt werden, dass sich eine Provenienzkette lückenlos und übersichtlich in tabellarischer Form darstellen lässt.

dd) Datenfelder Archivdatensatz

Im Archivdatensatz werden Informationen zu Archivmaterial entsprechend des Standards ISAD(G) hinterlegt.

Die hierfür mindestens benötigten Datenfelder sind in Anlage A1.2 aufgeführt.

Alternativ ist ein Mapping der dort aufgeführten Informationseinheiten auf Informationseinheiten und damit Datenfelder entsprechend des SPECTRUM-Standards möglich (vergleiche https://collectionstrust.org.uk/resource/mapping-of-isadg-to- spectrum-5-0/).

ee) Datenfelder Adressdatensatz

Im Adressdatensatz lassen sich Name, Anschrift sowie Kontaktinformationen von Personen und Institutionen entsprechend der verfahrensspezifischen Informationsgruppe Address information (Angaben zur Adresse) erfassen.

Die hierfür mindestens benötigten Datenfelder sind in Anlage A1.3 aufgeführt.

ff) Datenfelder Personendatensatz

Im Personendatensatz lassen sich Personen und Institutionen/Körperschaften entsprechend der verfahrensspezifischen Informationsgruppen

• Person information (Angaben zur Person) und

• Organisation information (Angaben zur Institution)

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erfassen, die in Beziehung zu den Objekten des Objektdatensatzes stehen (Hersteller, Künstler etc.).

Die hierfür mindestens benötigten Felder sind in Anlage A1.4 aufgeführt.

gg) Datenfelder Literaturdatensatz

Im Literaturdatensatz lassen sich bibliografische Angaben zu verwandter Literatur erfassen, die erschließend die jeweilige Literatur erfassen. Dabei lassen sich alle gängigen Literaturarten (Monografien, Sammelbände, Aufsätze, Kataloge etc.) abbilden.

Die hierfür mindestens benötigten Felder sind in Anlage A1.5 aufgeführt.

hh) Datenfelder Ausstellungsdatensatz

Im Ausstellungsdatensatz lassen sich Informationen zu Ausstellungen entsprechend des SPECTRUM-Verfahrens Use of Collections (Nutzung von Sammlungen) hinterlegen. Hierbei lassen sich Logik und Raumplanungen abbilden. Ausgestellte Objekte werden durch Referenzen in den Objektdatensatz ermöglicht.

Die hierfür mindestens benötigten Felder sind in Anlage A1.6 aufgeführt.

ii) Datenfelder Leih- und Registrardatensatz

Im Leihdatensatz werden Informationen zu Objekten entsprechend den folgenden SPECTRUM-Verfahren hinterlegt:

• Loans in (Leihannahme)

• Loans out (Leihabgabe)

Zudem lassen sich Informationen zum Handling und der Präsentation abbilden.

Die hierfür mindestens benötigten Datenfelder sind in Anlage A1.7 aufgeführt.

jj) Datenfelder Restaurierungsdatensatz

Im Restaurierungsdatensatz lassen sich Zustandsaufnahmen sowie mögliche Schäden entsprechend des SPECTRUM-Verfahrens Collections care and conservation (Sammlungspflege) strukturiert erfassen. Zudem lassen sich restauratorische Maßnahmen planen und der Verlauf abbilden. Die Informationen lassen sich historisieren, um Änderungen abbilden zu können.

Die hierfür mindestens benötigten Felder sind in Anlage A1.8 aufgeführt.

kk) Datenfelder Digital Asset Datensatz

Im Digital Asset Datensatz lassen sich gängige Medientypen strukturiert erfassen und mit anderen Datensätzen, v.a. Objektdatensätzen, relational verknüpfen. Es lassen sich Metadaten sowie Nutzungsrechte erfassen.

Die hierfür mindestens benötigten Datenfelder sind in Anlage A1.9 aufgeführt.

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ll) Ausblenden von Datenfeldern

Datenfelder lassen sich administrativ ausblenden, wenn sie von einzelnen Sammlungen nicht genutzt werden.

d) Wertelisten und kontrollierte Vokabulare

aa) Allgemein

Das MMS ermöglicht dem Auftraggeber das Anlegen, Bearbeiten und Verwalten von Wertelisten und kontrollierten Vokabularen, die für ausgewählte Datenfelder (Auswahlfelder) zur Verfügung gestellt werden. Damit werden sowohl die Eingabe von Daten in falscher Schreibweise als auch die Vielzahl von Interpretationsmöglichkeiten unterbunden, sodass eine effektive Recherche in diesen Feldern möglich ist.

bb) Hierarchie bei kontrollierten Vokabularen

Die einzelnen Vokabulareinträge/-knoten lassen sich untereinander hierarchisch verknüpfen (z.B. gehört „Birkenholz“ zum übergeordneten Eintrag „Holz“).

cc) Schnittstellen zu externen Vokabularen

Das MMS erlaubt die Integration extern bereitgestellter Vokabularlisten mindestens für die nachfolgend aufgeführten Datenfelder des Objektdatensatzes.

Tabelle 3: Schnittstellen zu externen Vokabularen Die Vokabularlisten müssen sich um Begriffe ergänzen lassen, die durch das Original- Vokabular (noch) nicht bereitgestellt werden.

e) Datensatzbearbeitung

aa) Individuelle Bearbeitung

Einzelne Werte erstellter Datensätze lassen sich beliebig editieren, ändern oder löschen.

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bb) Massenänderung mit identischen Änderungen

Massenänderung mit identischen Änderungen beinhaltet die Änderung eines Wertes in einem Datenfeld in mehreren Datensätzen, wobei der zu ändernde Wert für alle Datensätze identisch ist. In einem Prozess können mehrere Datenfelder gleichzeitig geändert werden.

Hierzu werden pro zu änderndem Datenfeld in Abhängigkeit vom Feldtyp folgende Möglichkeiten bereitgestellt:

• Hinzufügen eines Wertes (vor oder nach dem bisherigen Wert), die bisherigen Eintragungen bleiben bestehen

• Ersetzen eines Wertes durch einen anderen Wert, die bisherigen weiteren Eintragungen bleiben bestehen

• Ersetzen eines Wertes durch einen anderen Wert, die bisherigen weiteren Eintragungen werden überschrieben

• Leeren eines Feldes

Die Funktionalität ist mindestens für die Datenfelder folgender Datensatztypen verfügbar:

• Objekt

• Archiv

• Digital Asset

cc) Massenänderung mit individuellen Änderungen (Update)

Massenänderung mit individuellen Änderungen beinhaltet die Änderung eines Wertes in einem Datenfeld in mehreren Datensätzen, wobei der zu ändernde Wert für jeden Datensatz individuell ist. In einem Prozess können mehrere Datenfelder gleichzeitig geändert werden.

Die zu ändernden Werte werden in einem gängigen Dateiformat wie XML, CSV oder XLSX bereitgestellt.

Systemseitig ist die Eindeutigkeit von Werten, die in der Anwendung über Auswahlfelder zur Verfügung gestellt werden, sicherzustellen (z.B. über zusätzliche Nutzung von Identifiern für mehrdeutige Begriffe wie „Schloss“).

Die Funktionalität ist mindestens für die Datenfelder des Objektdatensatzes verfügbar.

dd) Import

Import beinhaltet das automatisierte Anlegen neuer Datensätze und entspricht inhaltlich dem Update, wobei die zu ändernden Werte jeweils NULL sind (d.h., in die Zielfelder sind noch keine Daten eingetragen).

Die Funktionalität ist mindestens für die Datenfelder des Objektdatensatzes verfügbar.

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ee) Änderungshistorie

Das MMS ermöglicht eine detaillierte Dokumentation der Änderungen unabhängig von der Art und Weise der Datensatzbearbeitung (individuelle Bearbeitung, Massenänderung, Import) in einer Änderungshistorie.

Die Änderungshistorie enthält mindestens folgende Informationen pro Datenfeld:

• Name des Datenfeldes, welches geändert wurde

• Zeitpunkt, zu dem die Änderung erfolgte

• Name des Benutzers, der die Änderung durchgeführt hat

• alter Feldinhalt

Die Speicherung eines geänderten Datensatzes ist nur möglich, wenn Änderungen in den betreffenden Feldern in der Änderungshistorie automatisch hinterlegt wurden. Eintragungen in der Änderungstabelle sind nachträglich nicht mehr änderbar.

f) Such- und Recherchefunktionen

aa) Volltextsuche mit einfachem Suchschlitz

Das MMS ermöglicht die datenfeldunabhängige Volltextsuche über Objektdaten mittels einfachem Suchschlitz. Dabei muss die Unterstützung von Wildcards bzw. Ersetzungszeichen (genau ein Zeichen, beliebig viele Zeichen usw.) für Strings sowie von Logikoperatoren (AND, OR, NOT) zur Verknüpfung mehrerer Suchbedingungen gegeben sein.

bb) Suche pro Datensatztyp

Für die einzelnen Datensatztypen entsprechend Abschnitt 0 stehen jeweils entsprechende Suchfunktionalitäten für die dort vorhandenen Datenfelder zur Verfügung.

Eine kombinierte Suche über mehrere Datenfelder unter Nutzung von Logikoperatoren (AND, OR, NOT) ist möglich.

Die Suche lässt sich graduell weiter einschränken/filtern.

Suchfunktionen lassen sich als Vorlagen speichern und abrufen.

cc) Suche in Textfeldern

Textfelder haben grundsätzlich die Möglichkeit der effektiven und schnellen Volltextsuche. Dabei kann nach vollständiger Übereinstimmung oder Teilstrings gesucht werden. Die Unterstützung von Wildcards bzw. Ersetzungszeichen (genau ein Zeichen, beliebig viele Zeichen usw.) muss gegeben sein.

dd) Suche nach Datierungen

Die Suchfunktion nach Datierungen muss folgende Suchanfragen abbilden können:

• Zeiträume (sowohl genaue Jahresangaben als auch von/bis)

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• vor einem Zeitpunkt

• nach einem Zeitpunkt

• übliche Begrifflichkeiten (z.B. „18. Jh.“)

• Zeitliche Perioden (z.B. Edo-Zeit, Angkor-Periode)

• unscharfe Datierungen (z.B. Zeitpunkt +/- 5 Jahre, um 1575)

ee) Suche nach Zahlenwerten

Die Suche nach Zahlenwerten in Zahlenfeldern muss folgende Suchanfragen abbilden können:

• Wertebereiche (sowohl genauer Eingabewert als auch von/bis)

• kleiner als Eingabewert

• größer als Eingabewert

ff) Suche in Auswahlfeldern

Die Suche in Auswahlfeldern erlaubt neben dem Auffinden eines konkreten Begriffes auch das Auffinden untergeordneter Vokabularknoten bei der Suche nach Oberbegriffen (z.B. wird „Birkenholz“ bei der Suche nach „Holz“ aufgefunden).

gg) Suchergebnislisten

Das Ergebnis einer Suche wird als Suchergebnisliste präsentiert. Die Suchergebnisliste enthält die gefundenen Datensätze mit ausgewählten oder allen Datenfeldern des Datensatztyps, auf den sich die Suche bezieht. Die Listenspalten sind frei wählbar und das Ergebnis kann nach allen Spalten sortiert werden.

Für verkettete Daten (z.B. Inventarnummern oder Standortsignaturen) muss die Möglichkeit der Zerlegung bestehen, um sie korrekt sortieren zu können.

Enthält der Datensatztyp ein oder mehrere Vorschaubilder, wird das erste Vorschaubild in der Suchergebnisliste als Miniatur angezeigt.

Bei Auswahl eines Datensatzes aus der Suchergebnisliste wird zur Maskenansicht entsprechend des Datensatztyps gewechselt.

Suchergebnislisten lassen sich individuell pro Benutzer speichern.

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hh) Leuchttisch

Ein Suchergebnis lässt sich für Datensatztypen mit Vorschaubild (insbesondere Objekt, Archiv und Digital Asset) auch in Form eines Leuchttisches anzeigen. Neben dem ersten Vorschaubild werden hierbei Basisinformationen (mindestens die Inventarnummer bzw. Signatur) zum Datensatz angezeigt. Eine Anzeige aller mit einem Datensatz verknüpfter Digital Assets als Thumbnail ist möglich.

g) Exporte und Berichte

aa) Export

Das MMS ermöglicht den Export der Felder entsprechend der Minimaldatensatz- Empfehlung der DDB in einem quelloffenen maschinenlesbaren Format. Die hierbei generierten Dateien sind in der Größe so bemessen, dass eine Weiterverarbeitung durch Drittanwendungen möglich ist.

Der Datenabruf von außerhalb des MMS mittels einer API-Schnittstelle muss ermöglicht werden (z.B. durch eine Python-Abfrage). Die entsprechenden Datenschutz- Maßnahmen durch passwortgeschützte Zugänge bleiben hierbei bestehen.

bb) Berichte

Das MMS ermöglicht die Erstellung von Berichten, die eine Teilmenge der Datenfelder des jeweiligen Datentyps ausgeben:

• einzelner Datensatz (z.B. Objektbericht mit vertikaler Feldanordnung)

• mehrere Datensätze (z.B. Objektliste mit horizontaler Feldanordnung)

Die Berichte können in den Dateiformaten XML, LIDO XML, PDF, DOCX, XLSX, CSV ausgegeben werden.

cc) Templates

Das MMS stellt Templates (Berichtsvorlagen) zu gängigen Berichtsausgaben (z.B. Leihverkehr, Objektlisten) zur Verfügung. Die Berichtsvorlagen können administrativ um einzelne Felder angepasst sowie um nicht in den Datensätzen hinterlegte Informationen ergänzt werden (z.B. Anrede und Text einer Briefvorlage, Zustandsprotokolle, Leihbedingungen).

h) Digital Asset Management

aa) Integriertes Digital Asset Management

Das MMS stellt im Zusammenwirken mit der Datensatzart Digital Asset ein einfaches Digital Asset Management zur Verfügung und ermöglicht damit die Integration und Verwaltung von Digital Assets (Bilddateien/Fotos, Textdateien/Dokumente).

Bilddateien/Fotos müssen in folgender Charakteristik unterstützt werden:

• Dateiformat: TIFF, JPG und PNG

• Bit-Tiefe: 8 und 16

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• Auflösung: bis 600 dpi

• Dateigröße: bis 200 MByte

Bilddateien/Fotos lassen sich in die Anwendung laden und im Zusammenwirken mit dem Datensatztyp Digital Asset mit anderen Datensatztypen verknüpfen. Im Zuge des Ladevorganges werden enthaltene EXIF- bzw. IPTC-Daten ausgelesen und in den zugehörigen Datensatz zur Bilddatei geschrieben. Bilddateien können in der Anwendung direkt in ihrer Auflösung angezeigt werden. Aus den Originalbildern werden systemseitig Miniaturansichten zur schnellen und kompakten Anzeige z.B. in Suchergebnislisten und Leuchttischen generiert.

Textdateien/Dokumente müssen in folgender Charakteristik unterstützt werden:

• Dateiformat: PDF, PDF/A, DOCX, XLSX, TXT, CSV

• Dateigröße: bis 200 MByte

Textdateien/Dokumente lassen sich in die Anwendung laden und im Zusammenwirken mit dem Datensatztyp Digital Asset mit anderen Datensatztypen verknüpfen. Sie können zur Ansicht direkt geöffnet werden, sofern auf dem Client eine entsprechende Anwendung vorhanden ist, oder per Download bereitgestellt werden.

Videodateien werden in folgender Charakteristik unterstützt:

• Dateiformat: AVI, MOV, MKV, MXF, MP4

• Dateigröße: bis 2 GB

Audiodateien werden in folgender Charakteristik unterstützt:

• Dateiformat: WAV, MP3, OGG

• Dateigröße: bis 1 GB

Das MMS ermöglicht den Import mehrerer Dateien in einem Arbeitsschritt. Beispielsweise können X Fotos zu einem Objektdatensatz hochgeladen werden. Die Eingabemaske ermöglicht die Definition des Vorzugs-/Vorschaubilds sowie die Erfassung von gemeinsam gültigen Metadaten wie Bildrechten wahlweise im Zuge des Imports oder im Nachgang.

bb) Externes Digital Asset Management

Das MMS ermöglicht die Nutzung eines externen DAM-Systems zur Speicherung von Mediendateien wie Fotos und 3D-Modellen. Das MMS garantiert eine Schnittstelle zum DAM-System für automatisierte Importe und Exporte.

Import: Aus dem DAM-System werden die Mediendateien sowie ggf. vorhandene Metadaten (z.B. Bildrechte) direkt in das MMS übernommen.

Export: An das DAM-System werden vorhandene Metadaten aus dem MMS (z.B. Titel) übergeben.

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i) Online-Präsentation

Das MMS stellt ein Online-Portal für die Präsentation ausgewählter Objekt- und Personendatensätze mit ausgewählten Datenfeldern und zugehörigen Assets zur Verfügung, es werden mindestens die nachfolgend aufgeführten Datenfelder aus dem Objektdatensatz berücksichtigt:

• Sammlung

• Inventarnummer/Signatur

• Titel

• Objektbeschreibung

• Materialien

• Techniken

• Maße

• Personen/Körperschaften

• Datierungen

• Orte/geo. Bezüge

• Schlagworte

• Objekttexte

• Literatur

• Digital Assets

Weitere inhaltliche Datenfelder lassen sich entsprechend der Anforderungen der einzelnen Sammlungen konfigurieren und individuell in die Online-Präsentation ausspielen.

Das Online-Portal bietet Suchfunktionen für die aufgeführten Felder sowie eine Detail- und Volltextsuche an.

Die Ausgabe der Daten in deutscher und englischer Sprache wird ermöglicht.

Die zu präsentierenden Datensätze lassen sich individuell für die Darstellung im Online- Portal freigeben bzw. sperren.

Pro freigegebenem Datensatz lassen sich Felder mit vertraulichen, sensiblen oder problematischen Informationen, die nicht veröffentlicht werden sollen, sperren (z.B. ausgewählte Orte, Personen, Datierungen, Assets).

Die Daten des Online-Portals werden täglich aktualisiert, eine Änderung von freigegebenen Informationen im MMS muss innerhalb von 24 Stunden im Online-Portal sichtbar sein.

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j) Sonstige Funktionalitäten

aa) Tastenkürzel

Das MMS stellt zur schnelleren Bedienung einzelne Tastenkürzel/Shortcuts für erfahrene Benutzer bereit, die parallel zur Bedienung mit Maus und Tastatur funktionieren.

bb) Hilfefunktion

Das MMS bietet eine integrierte Hilfefunktion für die Nutzung der einzelnen Felder (z.B. mittels Pop-Up oder Tooltipp).

cc) Import von Literaturangaben

Das MMS erlaubt eine schnelle Erfassung von Literaturangaben durch eine Importschnittstelle.

k) Administration

aa) Rechteverwaltung

Das MMS ermöglicht eine umfassende Rollen- und Rechteverwaltung.

Berechtigte Nutzer des Auftraggebers (Administratoren) können Benutzeraccounts entsprechend Abschnitt 0 verwalten, d.h. anlegen, bearbeiten und deaktivieren.

Die Bearbeitung umfasst die Zuteilung von Schreib- und Leserechten an Benutzer und Benutzergruppen für die verschiedenen Funktionen der Datenbank sowohl vertikal (nach Datensatztypen und bis auf Feldebene) als auch horizontal (nach Aufgabenbereichen bzw. Funktionalitäten).

Für diese administrativen Tätigkeiten stehen spezifische Masken zur Verfügung.

bb) Redaktion

Berechtigten Nutzern des MMS werden folgende redaktionelle Aufgaben ermöglicht:

• Pflege von Sammlungen: Hinzufügen, Ändern und Löschen von Sammlungen

• Pflege von Wertelisten und Normvokabular: Hinzufügen, Ändern, Zusammenführen und Löschen von Begriffen

• Pflege von Berichtsvorlagen: Hinzufügen, Ändern und Löschen von Berichtsvorlagen

• Pflege von projekthaften Vorgängen: Hinzufügen, Ändern und Löschen z.B. von Leihen Ausstellungen

Für diese administrativen Tätigkeiten stehen spezifische Masken zur Verfügung.

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3. Zusätzliche Funktionalitäten (Sollanforderungen)

a) Erweiterte API

Neben den Feldern der Minimaldatensatz-Empfehlung entsprechend Abschnitt 0 sind alle Datenfelder aller Datensatztypen inkl. Metadaten exportierbar bzw. mittels der API- Schnittstelle abrufbar.

b) Weiterbetrieb bestehender Online-Sammlungen

Das MMS bietet die Möglichkeit, alternativ zur Online-Präsentation entsprechend Abschnitt 0 bereits bestehende Online-Sammlungen weiterzubetreiben. Der Weiterbetrieb umfasst die regelmäßige Aktualisierung des Datenbestandes entsprechend Abschnitt 0 mit den in der jeweiligen Online-Sammlung benötigten Daten.

Eine Zusammenstellung der bestehenden Online-Sammlungen ist in Anlage A2 enthalten.

c) Automatische Abmeldung zur Freigabe von Lizenzen

Das MMS bietet zur Optimierung des Lizenzpools eine Funktionalität, die die automatische Abmeldung eines am System angemeldeten, aber inaktiven Nutzers (keine Maus- und Tastaturaktivität innerhalb einer konfigurierbaren Zeitspanne) ermöglicht.

d) Konfigurierbare Hilfefunktion

Das MMS bietet dem Auftraggeber die Möglichkeit der individuellen Anpassung von Pop- Ups oder Tooltipps entsprechend Abschnitt 0 zur Befüllung einzelner Felder.

e) Ändern von Datenfeldern

Einzelne Datenfelder lassen sich administrativ individuell an die Bedürfnisse der Sammlungen anpassen. Das Datenfeld lässt sich nicht nur ausblenden (vgl. Abschnitt 0IV.2.c).ll)), sondern auch auf der Oberfläche verschieben, die Anzeigegröße lässt sich individuell festlegen, der Anzeigenamen des Datenfeldes lässt sich umbenennen.

f) Erweiterte Importmöglichkeiten

Neben den Daten des Objektdatensatzes (vgl. Abschnitt 0IV.2.e).dd)) lassen sich Daten für folgende Datensatztypen importieren:

• Personendatensatz

• Literaturdatensatz

Mittels API-Schnittstelle können einzelne Datenfelder nach zu definierenden Regeln beschrieben bzw. geändert werden.

g) Erweiterte Funktionalitäten für die Provenienzforschung

Das MMS bietet eine Schnittstelle bzw. eine Reportmöglichkeit zur Lost Art-Datenbank und zur Datenbank "Central Collecting Point München".

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h) Erweiterte Funktionalitäten für archäologische Sammlungen

Das MMS bietet eine Importschnittstelle zum Fachinformationssystem des Bayerischen Landesamtes für Denkmalpflege zur Übernahme von Adress-, Standort- und weiteren Daten aus Grabungsberichten laut Anlage A3.

i) Mobile Standorterfassung

Das MMS bietet die Möglichkeit einer mobilen Standorterfassung von Objekten an, z.B. mittels QR- oder Strichcode. Hierfür wird ggf. eine bedienfreundliche Applikation für gängige Betriebssysteme (IOS, Android) angeboten. Die QR- bzw. Strichcodes können individuell vom Auftragnehmer erstellt und für Objekte bzw. Standorte vergeben werden. Die Informationen der mobilen Standorterfassung werden automatisiert mit dem MMS synchronisiert.

j) Semantische Suche

Das MMS bietet neben der worttreuen Suche eine semantische Suchfunktion an. Diese erlaubt eine kontextbasierte Suche unabhängig von den Wortbestandteilen.

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k) Erweiterte Funktionalitäten für Normvokabulare

aa) Polyhierarchische Vokabulare

Das MMS unterstützt polyhierarchische Vokabulare. Ein Eintrag kann damit mehreren übergeordneten Knoten zugeordnet sein, z.B. bei Objektarten (Flugzeugmotor hat die Oberbegriffe Flugzeugteil und Kraftmaschine).

bb) Aktualisierung externer Vokabulare

Das MMS erlaubt eine Aktualisierung von Begriffen aus externen Vokabularen, wenn sich in diesen Änderungen ergeben. Wird ein Begriff aus einem externen Vokabular im MMS genutzt und der Begriff ändert sich im externen Vokabular, erfolgt die Änderung des Begriffes auch im MMS. Die Änderung muss vorab redaktionell bestätigt werden.

l) Erweiterte Funktionalitäten für das integrierte Digital Asset Management

aa) Weitere Assettypen

Das integrierte Digital Asset Management entsprechend Abschnitt 0 ermöglicht die Integration weiterer Assettypen:

3D-Objekte werden in folgender Charakteristik unterstützt:

• Dateiformat: OBJ, STL, PLY, STP

• Dateigröße: bis 1 GB

Die Digital Assets können direkt aus dem Datenbanksystem heraus geöffnet werden, entweder durch eigene Viewer oder durch das Öffnen von gängigen Drittprogrammen.

bb) Digital Asset Bestellungen

Das MMS ermöglicht die Erstellung und den Export von Templates zur Erstellung und Bearbeitung von Digital Asset Bestellungen wie Fotoaufträge. Hierzu wird die Erfassung weiterer Daten ermöglicht, die für die Aufträge notwendig sind (Rechnungsnr., Adresse und Name Auftraggeber, Buchungsdaten für Kostenstelle etc.).

cc) komplexe Fotoverwaltung

Das MMS ermöglicht eine über die in Abschnitt 0 genannten Basisfunktionen hinaus komplexere Asset und besonders Fotoverwaltung. Dies beinhaltet:

• Das Dateiformat raw wird unterstützt

• Das Erstellen von Derivaten im MSS aus hochaufgelösten tiffs/raws

• Ein Ablagesystem mit Unterstrukturen für Originalaufnahmen, bearbeitete Masterdateien und Arbeitsdateien

• Die Abbildung aller Metadaten (EXIF, IPTC, XMP, Farbprofil)

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m) Rollback

aa) Allgemein

Administratoren des Auftraggebers können eine ältere Version eines Datensatzes oder mehrerer Datensätze wiederherstellen.

bb) Wiederherstellung einzelner Werte eines Datensatzes

Das MMS bietet eine Funktionalität, mit der der Inhalt jedes Datenfeldes eines bereits gespeicherten Datensatzes automatisiert mit dem Eintrag vor der letzten Änderung aus der Änderungshistorie des Datenfeldes wiederhergestellt werden kann.

cc) Wiederherstellung nach Massenänderung

Das MMS bietet eine Funktionalität, mit der die Inhalte von Datenfeldern von bereits gespeicherten Datensätzen nach einer Massenänderung entsprechend Abschnitt 0 automatisiert mit den Einträgen vor der Massenänderung aus der Änderungshistorie der Datenfelder wiederhergestellt werden können.

dd) Wiederherstellung gelöschter Datensätze

Das MMS bietet eine Funktionalität, mit der bereits gelöschte Datensätze wiederhergestellt werden können.

n) Erweiterte Funktionalitäten für das Ausstellungsmanagement

aa) Temporäre Datensätze

In der Ausstellungsplanung lassen sich temporäre Objekte (wie Medienstationen) abbilden, die nicht Teil der Sammlungsdatenbank sind.

bb) Drehbuch

Die Abbildung eines Ausstellungsdrehbuchs wird gewährleistet. Es können interne Informationen zu den einzelnen Ausstellungsbereichen wie Raum 1: Einführung, Gruppentext 2, Erklärung der technischen Hintergründe usw. abgebildet werden.

cc) Equipment

Die Erfassung und Verwaltung von Ausstellungsequipment, das nicht über die in Anlage 1.6 aufgelisteten Felder abgedeckt ist, wird ermöglicht.

dd) Personalressourcen

Die Planung und der Einsatz von Personal im Bezug zu einzelnen Ausstellungsprojekten kann im MMS abgebildet werden.

ee) Bedienbarkeit durch sehbehinderte und seheingeschränkte Menschen

Das MMS bietet Funktionalitäten zur besseren Lesbarkeit für sehbeeinträchtigte Menschen an. Darunter Textvergrößerungen, Kontraständerungen, die Unterstützung externer Screenreader.

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4. Dienst- und Nebenleistungen (Mussanforderungen)

a) Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers

Folgende Beistellungen werden durch den Auftraggeber erbracht:

• Stellung eines Projektleiters auf Auftraggeberseite als Ansprechpartner für den Auftragnehmer

• Stellung eines Projektteams auf Auftraggeberseite

• Teilnahme an Projektsitzungen

• Übergabe der Datenbestände in maschinenlesbarer Form entsprechend Feinkonzeption

• Übergabe der Assets entsprechend Feinkonzeption

• Mitwirkung bei den Leistungsfeststellungen und der Abnahme

Soweit der Bieter keine weiteren Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers in Teil H der Formblätter für das Angebot aufführt, können diese, ohne vorherige Zustimmung des Auftraggebers von diesem nicht verlangt werden.

b) Projektleitung, Projektmanagement

aa) Allgemein

Die Projektleitung des Auftragnehmers ist verantwortlich für die Planung, Steuerung und Kontrolle des Projektes und aller projektübergreifenden Aktivitäten. Der Auftraggeber erwartet eine Vorgehensweise nach den anerkannten Methoden des Projekt- managements.

Der Auftragnehmer hat für die Durchführung während der gesamten Projektlaufzeit einen Projektleiter als verantwortlichen Ansprechpartner zur verbindlichen Klärung aller Fragen zur Verfügung zu stellen, der ohne Zustimmung des Auftraggebers nicht abgezogen werden darf. Dieser Projektleiter wird während des Projekts Mitglied des Projektteams und hat die Aufgaben des Auftragnehmers ganzheitlich zu koordinieren und der Projektleitung des Auftraggebers als Ansprechpartner zu dienen. Sollte während des Projekts der benannte Projektleiter wegen Krankheit oder Urlaub ausfallen, ist der Auftragnehmer verpflichtet, unverzüglich geeigneten, in das Projekt hinsichtlich Projektstand und Projektverlauf eingewiesenen Ersatz mit gleicher Qualifikation, als Vertretung zur Verfügung zu stellen, so dass durch die Vertretung keine Verzögerungen oder Koordinierungsprobleme entstehen.

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber grundsätzlich kompetentes Fachpersonal mit entsprechenden Produktkenntnissen insbesondere für die Datenmigration zur Verfügung.

Die Projektleitung des Auftragnehmers ist verantwortlich für den erfolgreichen Projekt- verlauf und hat aus Sicht des Auftraggebers die folgenden Schwerpunktaufgaben zu erfüllen:

• Moderation und Dokumentation eines Kick-Off-Termins

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• Ansprechpartner bei Klärungspunkten und soweit erforderlich auch vor Ort

• Planung, Steuerung und Kontrolle der Leistungserbringung unter Einhaltung der Faktoren Zeit und Qualität auf Auftragnehmerseite, siehe Abschnitt 0

• Erstellung von Projekt-Statusberichten, siehe Abschnitt 0

• inhaltliche Koordination zwischen den beteiligten Parteien

• Fortschreibung der Projektpläne

• Moderation und Dokumentation von Besprechungen und Abstimmungsgesprächen

• Koordination und Überwachung soweit notwendig mit beteiligten Firmen

• Durchführung Risikomanagement

• Durchführung von Incident-, Problem- und Changemanagement

• Durchführung des Projektabschlusses

Die Abstimmungen im Projekt werden bis zur Bereitstellung des MMS mit den benötigten Funktionalitäten durch zweiwöchentliche Projektsitzungen, die im Regelfall online abgehalten werden, durchgeführt. Nach der initialen Bereitstellung werden die Projektsitzungen monatlich durchgeführt. Diese sind über den gesamten Projektverlauf einzukalkulieren. Bei auftretenden Problemen kann die Frequenz, falls notwendig, auch erhöht werden.

bb) Qualitätsmanagement

Die Projektleitung stellt im Rahmen des Qualitätsmanagements sicher, dass die Erwartungen des Auftraggebers erfüllt werden und die Ergebnisse die geforderte Qualität besitzen.

Durch eine strukturierte Vorgehensweise muss der Auftragnehmer sicherstellen, dass die Vorgaben aus den Planungsdokumenten in der Umsetzung der ausgeschriebenen Leistung eingehalten werden.

Die Projektleitung führt Maßnahmen zur Qualitätssicherung ein und prüft die Einhaltung der Ziele und Vorgaben.

In diesem Zusammenhang ist auch die zu erstellende Feinkonzeption zu sehen.

cc) Statusberichte

Es muss zweiwöchentlich nach Auftragserteilung ein Statusbericht an die Projektleitung des Auftraggebers versendet werden.

In diesem Bericht sind die folgenden Informationen darzustellen:

• durchgeführte Tätigkeiten der letzten beiden Wochen

• geplante Tätigkeiten für die nächsten beiden Wochen

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dd) Eskalationsprozeduren

Der Auftragnehmer hat im Rahmen des Kick-Off-Termins ein Verfahren vorzustellen, wie Probleme während des Projektes eskaliert werden können. Dazu ist eine Eskalationsprozedur zu definieren und mit dem Auftraggeber abzustimmen. Diese Prozedur beschreibt den Weg, die Instanzen und die Zeitfenster, die zur Klärung bei auftretenden Problemen einzuhalten sind.

Ein vergleichbarer Eskalationsmechanismus ist für den Betrieb der SaaS-Lösung nach Übergabe an den Auftraggeber zu realisieren.

c) Feinkonzeption

Im Rahmen des Projektes ist vor Einrichtung und Inbetriebnahme des Gesamtsystems ein Feinkonzept (eine Werksplanung) zu erstellen. Dieses Konzept baut auf dem Angebot beizulegenden Umsetzungskonzept entsprechend Anlage B3 auf.

Das Konzept ist mit dem Auftraggeber abzustimmen und durch diesen vor Realisierung freizugeben.

Das Feinkonzept enthält neben den im Umsetzungskonzept aufgeführten und inhaltlich vertieften Themen folgende Punkte:

• Definition zur Umsetzung der geforderten Funktionalitäten (Muss-Funktionalitäten und beauftragte zusätzliche Funktionalitäten)

• Definition der Sammlungen und deren Zusammenwirken (z.B. Nutzung gemeinsamer Normdaten)

• Definition der Datenstrukturen und detaillierte Beschreibung der Datenübernahme (Datenbestände und Assets) und des Datenmappings

• ggf. Bereitstellung unterschiedlicher Ansichten für unterschiedliche Sammlungsarten

• Definition des Rechte- und Rollenkonzeptes

• detaillierter Ablauf-/Zeitplan für die Installation und Datenübernahme

• detaillierte Benennung der Anforderungen an die Beistellungen des Auftraggebers

• Beschreibung der Tests zur Gewährleistung der Funktionalität

• Beschreibung des Vorgehens bei unvorhergesehenen Situationen, die die Datensicherheit bedrohen

Das Feinkonzept ist in deutscher Sprache zu erstellen. Es ist in editierbarer elektronischer Form zu übergeben.

d) Bereitstellung

Das MMS wird zur Nutzung durch alle Museen und Sammlungen zentral beim Anbieter als SaaS-Lösung mit Serverstandort in der Europäischen Union, dem Europäischen Wirtschaftsraum oder einem von der EU nach Art. 45 DSGVO als uneingeschränkt angemessenem Drittland bereitgestellt. Der Anbieter ist verantwortlich für:

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• die stimmige Dimensionierung und Konfiguration des kompletten Systems im Sinne der Verfügbarkeits- und Performance-Anforderungen

• die garantierte Verfügbarkeit und den Betrieb des kompletten Systems, siehe hierzu auch Abschnitt 0

• die Umsetzung der Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes BDSG

• die Qualifikation für den Betrieb einer SaaS-Lösung: Vom Betreiber des Cloud- Dienstes werden die Zertifikate ISO/IEC 9001, ISO/IEC 27001 und BSI C5 oder gleichwertig gefordert. Dem Anbieter wird freigestellt, für diesen Teil der Leistungserbringung einen Subunternehmer, der z.B. die vorausgesetzten Qualifikationen und Zertifikate für den Betrieb des Cloud-Dienstes nachweisen kann, beizustellen.

• die Ermöglichung der Durchführung eines Penetration-Tests durch das bayerische Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik gemäß Anlage A4: PEN-Test- Formular.

Die Lizensierung der Lösung muss folgenden Rahmenbedingungen genügen:

• Es muss sich eine unbeschränkte Anzahl von Nutzeraccounts einrichten lassen.

• Die Anzahl der Nutzer, die gleichzeitig auf die Lösung zugreifen (Lese- und Schreibzugriff) wird zu Beginn der Datenmigration auf 40 und nach Abschluss der Datenmigration auf 100 geschätzt.

e) Einrichtung, Datenübernahme und Migration

Durch den Auftragnehmer ist auf Basis der Feinkonzeption die initiale Einrichtung der Lösung in folgendem Umfang vorzunehmen:

• Einrichtung der Museen und Sammlungen, die in Abschnitt 0 aufgeführt sind, vorbehaltlich der Anpassungsmöglichkeit nach § 2 Abs. 1a des Vertrages

• Einrichtung von vier Benutzern mit umfassenden Administrationsrechten (diesen ist es möglich, weitere Benutzer mit Administrationsrechten einzurichten)

• Bereitstellung der Normvokabulare

Der Auftragnehmer ist für die erfolgreiche Datenübernahme und Migration verantwortlich. Die Datenmigration umfasst:

• Objektdaten inkl. zugeordneter Digital Assets unter Berücksichtigung genutzter (Norm-)Vokabulare

• Restaurierungsdaten

• Standortdaten

• Adressdaten

• Personendaten

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• Literaturdaten

• Daten des Leih- und Registrarverkehrs (Leihannahmen, Leihabgaben) und Ausstellungsdaten

Vorhandene Relationen innerhalb und zwischen den hier genannten Datensätze müssen sich nach der Migration abbilden lassen.

Der Auftraggeber behält sich vor, die Migration der Daten des Leih- und Ausstellungsverkehrs (Leihannahmen, Leihabgaben, Ausstellungsdaten) als optionale Leistung abzurufen. Der Bieter hat diese Leistung im Leistungsverzeichnis zu bepreisen. Der Export von Daten aus den vorhandenen Datenbanken ist nicht Bestandteil des Leistungsumfanges. Dieser Export wird vom Auftraggeber an die jeweiligen Fachleute mit dem Ziel beauftragt, entsprechend der angebotenen und letztlich beauftragten Lösung, den Forderungen der Leistungsbeschreibung und der durch den Auftragnehmer erstellten Feinkonzeption importierbare Datenbestände zu erzeugen. Es kann also davon ausgegangen werden, dass alle Datenbestände in einem importierbaren Datenformat (BAK, BACPAC, DMP, CSV oder XML) vorliegen. Für den Import von Assets zu Datensätzen werden die entsprechenden Zuordnungen geliefert (z.B. Dateiname - Asset zu Inventarnummer - Objekt). Technische und administrative Metadaten der Assets müssen ebenfalls in das System migriert werden.

Sieht sich der Bieter in der Lage, den Export der Daten aus den bestehenden Anwendungen und Datenbanken (vgl. Abschnitt II.2 der Leistungsbeschreibung) zu übernehmen, so kann er diese Tätigkeiten optional anbieten (im Umsetzungskonzept entsprechend Anlage B3 mit den finanziellen Auswirkungen beschreiben).

Sieht sich der Bieter in der Lage, die aus den bisherigen Anwendungen exportierten Daten vor der Übernahme im Sinne einer Datenbereinigung zu normieren, so kann er diese Tätigkeiten optional anbieten (im Umsetzungskonzept entsprechend Anlage B3 mit den finanziellen Auswirkungen beschreiben).

Mit der Feinkonzeption erarbeitet der Auftragnehmer ein Konzept für das Datenmapping und stimmt dieses mit dem Auftraggeber ab. Es gilt der Grundsatz: Keine Informationen gehen bei der Übernahme verloren. Ist eine sinnvolle Übernahme aller Daten in Zieldatenfelder nicht möglich, müssen die Inhalte der betroffenen Datenfelder mit allen Informationen in einem speziellen Feld (z.B. unstrukturiertes Textfeld) abgelegt werden, um so eine spätere manuelle Wiederherstellung der Informationen zu gewährleisten.

Dem Auftraggeber ist bewusst, dass es bei der Migration aufgrund der Unterschiede der vorhandenen Quellsysteme mit dem Zielsystem zu Problemfällen kommen kann. Vom Auftragnehmer werden insbesondere für folgende Konfliktsituationen Lösungsansätze für eine erfolgreiche Datenmigration erwartet:

• Ein geeignetes Zieldatenfeld ist nicht vorhanden.

• Das Zieldatenfeld ist für die Daten aus dem Quelldatenfeld zu klein.

• Das Quellsystem nutzt für normierte Daten einen Thesaurus A, das Zielsystem bietet nur einen Thesaurus B an.

• Die Daten im Quellsystem sind für die Informationseinheit A hierarchisch strukturiert, das Zielsystem bietet für diese Informationseinheit keine Hierarchie an.

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• Die Daten im Quellsystem sind für die Informationseinheit A auf X Datenfelder verteilt, das Zielsystem bietet für diese Informationseinheit nur eine Anzahl Datenfelder kleiner X an.

Die Lösungsansätze sind bereits mit dem Umsetzungskonzept entsprechend Anlage B3 zu beschreiben.

Für die Einrichtung und die Datenmigration ist folgender grober Zeitplan vorgesehen:

Tabelle 4: Zeitplan Einrichtung und Datenmigration (Änderungen vorbehalten)

f) Dokumentation

Der Auftragnehmer liefert folgende Dokumentationsunterlagen:

• Beschreibung der projektspezifischen Anpassungen des MMS

• Dokumentation der einzelnen Migrationsprozesse

• Dokumentation der Ergebnisse der Leistungsfeststellungen

• Handbuch zur Nutzung des MMS für Administratoren des Auftraggebers mit allen implementierten Features

• Handbuch zur Nutzung des MMS für Benutzer des Auftraggebers mit allen implementierten Features

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Die Dokumentation muss es dem für die Nutzung und Administration eingesetzten Personal des Auftraggebers ermöglichen, das MMS nach Durchführung von Einweisung und Schulung ordnungsgemäß zu nutzen, sofern das Personal ausreichende Vorbildung und Ausbildung aufweist.

Die Dokumentation für die Standardversion ist spätestens mit der initialen Bereitstellung (Block B1) und für die vollständige Version zur Produktivsetzung (Block B2) in deutscher Sprache mindestens in zweifacher Ausfertigung oder in ausdruckbarer Form zu übergeben. Alternativ ist die Bereitstellung von Handbüchern über ein Online-Portal zulässig. Die Nutzung der gängigen englischen Fachbegriffe ist zulässig.

g) Einweisung und Schulung

Der Anbieter bietet einem Kernteam des Auftraggebers Einweisungen und Schulungen nach dem Prinzip Train the Trainer an. Die Einweisungen und Schulungen muss dieses Kernteam in die Lage versetzen, eigenständig den kompletten administrativen Funktionsumfang der Datenbank zu nutzen und zu konfigurieren sowie die Kernfunktionen des MMS den weiteren Benutzern beizubringen. Die Einweisungen und Schulungen sind im Anschluss an die initiale Bereitstellung mit der kundenspezifisch eingerichteten Lösung durchzuführen. Hierbei sind die in Abschnitt 0 beschriebenen Dokumentationsunterlagen einzubeziehen.

Zudem bietet der Anbieter in regelmäßigen Abständen Schulungen für Administratoren und Benutzer an. Für neue Funktionalitäten der Datenbank werden kostenfreie Handbücher und How-tos bereitgestellt.

h) Leistungsfeststellungen und Abnahmen

Nach der initialen Bereitstellung (Block B1) und vor der Produktivsetzung (Block B2) erfolgen die finalen Funktionstests im Rahmen von Leistungsfeststellungen. Dabei wird das System gegen die in der Leistungsbeschreibung bzw. im Umsetzungskonzept definierten Anforderungen getestet.

Der Auftragnehmer schlägt dazu eine Checkliste zur Abarbeitung vor, die er dem Auftraggeber vorlegt. Dieser hat das Recht, diesen Vorschlag anzupassen und selbst spezielle Testfälle festzulegen.

Weitere Leistungsfeststellungen erfolgen im Rahmen der Datenmigration nach Abschluss der jeweiligen Blöcke, insgesamt sind acht Leistungsfeststellungen geplant.

Die erfolgreichen Leistungsfeststellungen (keine oder ausschließlich leichte Mängel) sind Voraussetzung für die Produktivsetzung und die dann folgenden Teilabnahmen bzw. die Gesamtabnahme durch den Auftraggeber.

In den Protokollen zur Leistungsfeststellung werden etwaige Restarbeiten und Mängel vermerkt und die Fristen zur Fertigstellung bzw. Mängelbehebung festgelegt. Es wird eine dementsprechende Vertragserfüllungs- oder Mängelhaftungssicherheit vereinbart.

i) Support

aa) Betrieb, Wartung und Entstörung

Durch den Auftragnehmer ist die Nutzbarkeit der Lösung abzusichern und die notwendige Kundenunterstützung bereitzustellen. Das umfasst die Leistungen zur Bereitstellung der Cloud-Dienstleistung (siehe Kriterienkatalog EVB-IT Cloud) im

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vereinbarten Leistungsumfang:

• SaaS mit Verfügbarkeitsklasse VK1 (99,0 % Verfügbarkeit, wobei die Ausfallzeit innerhalb eines Kalendermonats weniger als 8 h und innerhalb eines Kalenderjahres weniger als 88 Stunden betragen darf)

• Durchführung von Wartungsarbeiten, die zu einer Nichterreichbarkeit des MMS führen, außerhalb der Betriebszeiten der Museen und Sammlungen (Montag bis Freitag, von 09:00 Uhr bis 16:00 Uhr); rechtzeitige Ankündigung von Wartungsarbeiten

• tägliche Datensicherung des Datenbestandes als Full Backup (Datenbank und Assets), inkrementelles Backup der Datenbank aller 4 Stunden, Löschung nach zwei Wochen; die Wiederherstellung der Daten ist auf Wunsch des Auftraggebers möglich

• Bereitstellung einer Hotline zur Meldung von Störungen während der Betriebszeiten der Museen und Sammlungen (Montag bis Freitag, von 09:00 Uhr bis 16:00 Uhr) in deutscher Sprache

• Bereitstellung eines Ticketsystems des Anbieters zur Meldung, Verfolgung und Dokumentation von Störungen (7x24)

• Erbringung des 2nd-Level und 3rd-Level-Supports für die Nutzer des MMS

• regelmäßige Aktualisierung der Lösung mit den vom Hersteller bereitgestellten Programmständen in Abstimmung mit dem Auftraggeber

• Einspielung von Sicherheitspatches unmittelbar nach Bekanntwerden einer Schwachstelle bzw. abhängig von der Kritikalitätsstufe entsprechend des Common Vulnerability Scoring Systems

Grundsätzlich wird die Lösung durch den Auftragnehmer überwacht, so dass auftretende Probleme automatisch als Störung erkannt und im Ticketsystem hinterlegt werden und der Auftraggeber informiert wird.

Es wird entsprechend Ziff. 10 EVB-IT Cloud AGB die folgende Störungsklassifizierung vorgenommen:

• schwerwiegende Störung: liegt vor, wenn für mehr als einen unwesentlichen Teil der vom Auftraggeber vertragsgemäß berechtigten Nutzer die Nutzung der betroffenen Leistung insgesamt oder in wesentlichen Funktionen unmöglich oder schwerwiegend eingeschränkt ist, beispielsweise vollständiger Ausfall des MMS für alle oder nahezu alle Nutzer, Nichterreichbarkeit des Systems über das Internet, Ausfall der Datenbank oder zentraler Kernfunktionen (Erfassen, Suchen, Speichern von Datensätzen), vollständiger Verlust des Lese- oder Schreibzugriffs.

• erhebliche Störung: liegt vor, wenn die Nutzung der betroffenen Leistung erheblich eingeschränkt ist. Eine erhebliche Störung liegt auch vor, wenn die leichten Störungen insgesamt zu einer nicht unerheblichen Einschränkung der Nutzung der betroffenen Leistung führen, z. B. deutlich verlangsamte Performance (Antwortzeiten außerhalb der in Abschnitt III.2.b) genannten Werte), Ausfall einzelner Kernmodule (z. B. Suche, Export, Leihverkehr) bei grundsätzlich fortbestehender Nutzbarkeit des übrigen Systems, Ausfall der Anmeldefunktion für einen Teil der Nutzer.

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• leichte Störung: liegt vor, wenn die Nutzung der betroffenen Leistung ohne oder mit unwesentlichen Einschränkungen möglich ist, z. B. optische Darstellungsfehler ohne Funktionseinschränkung, geringfügige, temporäre Verzögerungen einzelner Nebenfunktionen ohne Auswirkung auf die Kernnutzung, Fehlfunktionen einzelner nicht-essenzieller Zusatzfelder.

Es werden folgende Reaktions- und Wiederherstellungszeiten während der Betriebszeiten der Museen und Sammlungen vorgeschlagen. Im Umsetzungskonzept entsprechend Anlage B3 ist darzustellen, ob und wie diese Zeiten eingehalten werden können.

Tabelle 5: Reaktions- und Wiederherstellungszeiten

bb) Weitergehender Support und Betriebsunterstützung

Die Lösung wird nach der Abnahme und Übergabe an den Auftraggeber grundsätzlich durch diesen selbst administriert. Dazu wird dem Auftraggeber ein entsprechender Zugang zur Administrationsoberfläche (vgl. Abschnitt 0IV.2.k)) bereitgestellt.

Dem Auftraggeber ist es möglich, beim Auftragnehmer Leistungen zur Konfigurations- unterstützung in Anspruch zu nehmen. Das umfasst Hilfestellung bei der Umsetzung komplexerer Einstellungen.

Im Rahmen des Supports ist außerdem einzukalkulieren, dass halbjährlich ein Abstimmungstermin (Statusmeeting, online) zu aktuellen Fragen, zur Darstellung der Leistungserbringung und der Einhaltung der SLAs von ca. vier Stunden erfolgt. Hierzu steht ein individueller Ansprechpartner des Auftragnehmers zur Verfügung.

Für die Übernahme umfangreicherer Konfigurationsarbeiten, die Migration weiterer Datenbestände (vgl. Abschnitt 0IV.4.e)), die Unterstützung bei künftigen Erweiterungen (z.B. Anbindung eines externen DAMS), der Durchführung spezieller Schulungen sowie weiteren derzeit noch nicht näher beschreibbaren Unterstützungsleistungen wird im Leistungsverzeichnis ein Stundensatz für einen Systemspezialisten abgefragt. Diese Leistungen werden durch den Auftraggeber beim Auftragnehmer explizit angefragt. Dieser erstellt eine Kostenschätzung bzw. Angebot basierend auf dem im Angebot aufgeführten Stundensatz und wird daraufhin vom Auftraggeber entsprechend beauftragt.

j) Testumgebung

Der Anbieter stellt neben der Liveinstanz eine Testumgebung mit vier Zugängen bereit. Die Testumgebung dient der Erprobung von Stapelbearbeitungen, Massenänderungen und Datenimporten sowie als interne Schulungsinstanz der Nutzer. Sie umfasst alle relevanten Funktionen der Liveinstanz sowie eine jährliche Spiegelung des

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Datenbestandes (mit Ausnahme der Digital Assets).

k) Exit-Option

Zum Ende der Vertragslaufzeit muss sich der Datenbestand verlustfrei exportieren lassen:

• Daten aus der Datenbank: Übergabe auf Datenträger oder per Zugriff auf ein freigegebenes Verzeichnis in einem quelloffenen maschinenlesbaren Format (die hierbei generierten Dateien sind in der Größe so bemessen, dass eine Weiterverarbeitung durch Drittanwendungen möglich ist).

• Datenmodell: Übergabe in grafischer oder tabellarischer Form zur Beschreibung der Relationen zwischen den Daten.

• Assets: Übergabe auf Datenträger oder per Zugriff auf ein freigegebenes Verzeichnis. Dies beinhaltet alle zugehörigen technischen und administrativen Metadaten.

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