[Seite 1]
Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin
Abteilung Wirtschaftsförderung, Straßen, Grünflächen, Umwelt- und Naturschutz, Personal und Finanzen Zentrale Vergabestelle Premnitzer Str. 11/13 12681 Berlin
Information bei der Erhebung personenbezogener Daten
bei der betroffenen Person, Art. 13 EU-DSGVO nicht bei der betroffenen Person, Art. 14 EU-DSGVO
Mit diesem Schreiben möchten wir Sie informieren, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen erheben, wofür diese benötigt werden und wie sie bei uns verarbeitet werden. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte nach geltendem Datenschutzrecht.
Anlass und Rechtsgrundlage(n) Wir informieren Sie hiermit über die Datenverarbeitung im Rahmen der Durchführung von Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist: Das Land Berlin, vertreten durch das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin, ist öffentlicher Auftraggeber gemäß § 99 Abs. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist erforderlich, um die vergaberechtlichen Anforderungen und Dokumentationspflichten, die an öffentliche Auftraggeber des Landes Berlin gestellt werden, zu erfüllen. Im Falle einer späteren Beauftragung ist die Verarbeitung zur vertraglichen Abwicklung erforderlich. Nach Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch eine öffentliche Stelle zulässig, wenn sie zur Erfüllung der in der Zuständigkeit des Verantwortlichen liegenden Aufgabe oder in Ausübung öffentlicher Gewalt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde, erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist außerdem nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern eine Beauftragung erfolgt, zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen rechtmäßig. Die rechtliche Verpflichtung des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf (Verantwortlicher) zur Erhebung der Daten ergibt sich aufgrund § 55 Landeshaushaltsordnung Berlin, §§ 2 und 16 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz, § 6 Korruptionsregistergesetz, § 21 Abs. 4 Arbeitnehmer- Entsendegesetz, § 21 Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, § 19 Abs. 4 Mindestlohngesetz und § 6 Abs. 1 Wettbewerbsregistergesetz. Nach § 16 Abs. 8 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz dürfen personenbezogene Daten verarbeiten werden, soweit dieses zum Zweck der Kontrolle nach Absatz 1 erforderlich ist. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, wenn sich ein Unternehmen um einen öffentlichen Auftrag bewirbt. Die Mitteilung personenbezogener Daten ist in diesem Zusammenhang erforderlich, damit das Bezirksamt Marzahn Hellersdorf als Verantwortlicher nach der DSGVO Kontakt zum bewerbenden Unternehmen aufnehmen kann, auf der Grundlage vergaberechtlicher Bestimmungen Auskünfte bei den Registerbehörden einholen kann, um vergaberechtliche Kontrollaufgaben bzw. Mitteilungspflichten nachkommen zu können und um Dokumentationspflichten zu erfüllen. Um das Vergabeverfahren durchführen zu können, benötigen wir einige Angaben (= personenbezogenen Daten) von Ihnen, die dann bei uns verarbeitet werden. Das bedeutet, dass wir die Daten bei Ihnen erheben und dann z.B. speichern, nutzen, übermitteln oder löschen, sofern es erforderlich ist.
Die Angaben für die Kontrollen und Sanktionen nach § 16 BerlAVG sind zur Dokumentation erforderlich. Der Umfang und die Durchführung der Kontrolle ergeben sich aus den Besonderen Vertragsbedingungen (BVB).
[Seite 2]
Ferner sind die Angaben für die wirksame Durchführung der Kontrollen unabdingbar, um den Gesetzeszweck nach § 1 BerlAVG zu erfüllen.
Folgende Daten sind erforderlich: Im Rahmen des Vergabeverfahrens werden erforderlichenfalls folgende personenbezogene Daten erfasst: Vorname, Name, akademischer Grad, Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, ggf. Privatanschrift, wenn mit Geschäftsadresse identisch, Registereinträge aus dem Korruptionsregister oder Gewerbezentralregister.
Im Rahmen der Kontrolle werden erforderlichenfalls folgende personenbezogene Daten erfasst: a) Personalstammdaten der für das Unternehmen verantwortlich handelnde Beschäftigte sowie der Einzelunternehmer, die kontrolliert werden, z. B. Vorname, Name, akademischer Grad, Telefonnummer, E-Mail- Adresse, Privatanschrift. b) Angaben zu Beschäftigungsverhältnissen der für die Durchführung des Auftrags eingesetzten Beschäftigten oder Beauftragten sowie für das Unternehmen verantwortlich handelnde Beschäftigte (z. B. Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Stundenzettel; ggf. auch Qualifikations-, Sachkunde- oder Zuverlässigkeitsnachweise).
Weitergabe und Aufbewahrungsfrist(en) Wir geben die Daten hinsichtlich der Kontrollaufgaben nach § 16 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz an die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe Kontrollgruppe nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz Martin-Luther-Str. 105 10825 Berlin E-Mail: kontrollgruppe@senweb.berlin.de
und - soweit diese mit der Kontrolle nach § 16 Absatz 1 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz beauftragt werden – an Dritte, insbesondere Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüferinnen und Wirtschaftsprüfer
bei Feststellung eines Verstoßes eines Auftragnehmers, Unterauftragnehmers oder Verleihers von Arbeitskräften gegen Vertragsbedingungen im Sinne von § 15 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz an das Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis des Landes Berlin Senatsverwaltung für Stadtentwicklung, Bauen und Wohnen V M 3-5 / ULV Fehrbelliner Platz 2 10707 Berlin sowie an das Verzeichnis über ungeeignete Bewerber und Bieter
bei Vorliegen von Anhaltspunkten für einen Verstoß eines Auftragnehmers, Unterauftragnehmers oder Verleihers von Arbeitskräften gegen Mindestarbeitsbedingungen gemäß § 128 Absatz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen an die Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Bundeszollverwaltung Hauptzollamt Berlin Colditzstraße 34 - 36 Haus 11 12099 Berlin E-Mail: fks-berlin.hza-berlin@zoll.bund.de
hinsichtlich der Abfrage nach § 6 Abs. 1 oder 2 Wettbewerbsregistergesetz (WRegG) an das Bundeskartellamt Wettbewerbsregister Kaiser-Friedrich-Str. 16 53113 Bonn
[Seite 3]
hinsichtlich der Veröffentlichung einer Vergabebekanntmachung nach § 30 der Unterschwellenvergabeordnung (bei natürlichen Personen nur mit deren Einwilligung) und nach § 39 der Vergabeverordnung an die elektronische Vergabeplattform des Landes Berlin Verfahrensverantwortlicher: Senatsverwaltung für Stadtentwicklung, Bauen und Wohnen Fehrbelliner Platz 2 10707 Berlin und an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, Herausgeber des Amtsblatts der Europäischen Union für das europäische öffentliche Auftragswesen - TED (Tenders Electronic Daily) 2, rue Mercier 2985 Luxembourg (LUXEMBURG)
hinsichtlich der Verordnung über Mitteilungen an die Finanzbehörden durch andere Behörden und öffentlich- rechtliche Rundfunkanstalten (Mitteilungsverordnung) bei Vorliegen der Voraussetzungen nach § 2 Mitteilungsverordnung an das zuständige Finanzamt (§ 9 Mitteilungsverordnung)
bei Vergaben von musikalischen Darbietungen gemäß § 42 des Gesetzes über die Wahrnehmung von Urheberrechten und verwandten Schutzrechten durch Verwertungsgesellschaften (Verwertungsgesellschaftengesetz - VGG) an die Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte (GEMA) Bayreuther Straße 37 10787 Berlin E-Mail: kontakt@gema.de
bei Vergaben von kreativen Leistungen durch freiberuflich Tätige (z. B. Layout- Gestaltung) gemäß § 29 Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG) an die Künstlersozialkasse Gökerstr. 14 26384 Wilhelmshaven E-Mail: auskunft@kuenstlersozialkasse.de
hinsichtlich der Prüfung durch den Rechnungshof von Berlin nach den §§ 89 und 95 Landeshaushaltsordnung an den Rechnungshof von Berlin Alt-Moabit 101 c/d 10559 Berlin
bei EU-weiten Vergabeverfahren hinsichtlich der Beschwerde bei der Vergabekammer gegen eine Vergabeentscheidung an die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe Vergabekammer des Landes Berlin
- Geschäftsstelle – Martin-Luther-Str. 105 10825 Berlin Telefon: (030) 9013-8316 Telefax: (030) 9013-7613 E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de
bei Preisprüfungen bei öffentlichen Aufträgen auf Grundlage der Verordnung PR Nr. 30/53 (Preisverordnung) an die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe Preisbildungs- und Preisüberwachungsstelle Berlin
[Seite 4]
Martin-Luther-Str. 105 10825 Berlin Telefon: (030) 9013-8232 Telefax: (030) 9013-7613 (die ggf. die Preisbehörde des Bundeslandes hinzuzieht, in dem der Auftragnehmer seinen Sitz hat)
übermittelt.
Ihre personenbezogenen Daten werden bei uns für die Aufbewahrung von Vergabeunterlagen nach den jeweiligen Vergabeordnungen sowie den Bestimmungen der Anlage 1 AV § 71 Landeshaushaltsordnung entsprechend (Nr. 12 AV zu § 55 Landeshaushaltsordnung) gespeichert. Die in den Vergabeordnungen genannten Aufbewahrungsfristen sind Mindestfristen. Maßgebend ist die Anlage 1 zu § 71 Landeshaushaltsordnung. In entsprechender Anwendung der Nr. 2.5 ergibt sich für die Vergabeakte eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Die Frist beginnt nach Nr. 3.3 der Anlage 1 zu § 71 Landeshaushaltsordnung mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die letzte Rechnung bezahlt wurde. Die Veröffentlichung der Vergabebekanntmachung erfolgt nach § 30 der Unterschwellenvergabeordnung für die Dauer von drei Monaten. Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden die Unterlagen entsorgt. Die o. g. Empfänger sind als Verarbeiter selbst für die ordnungsgemäße Verarbeitung und Löschung nach der DS-GVO verantwortlich.
[Seite 5]
Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte:
- Auskunftsrecht der betroffenen Person - Art. 15 EU-DSGVO Sie können bei uns Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie zu welchen Zwecken verarbeiten und wem diese bereits offengelegt oder an wen diese weitergeben wurden. Auch an wen wir Sie noch weiter geben wollen ist Bestandteil der Auskunft.
- Recht auf Berichtigung - Art. 16 EU-DSGVO Sie können bei uns die Berichtigung fehlerhafter Angaben zu Ihrer Person verlangen.
- Recht auf Löschung - Art. 17 EU-DSGVO Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, z.B. wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen/die Daten bei uns für den oben angegebenen Zweck nicht mehr benötigt werden und es auch keine gesetzliche Grundlage mehr für die längere Speicherung bei uns gibt.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung - Art.18 EU-DSGVO Unter bestimmten Umständen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten bei uns verlangen; die Daten werden dann nicht gelöscht, aber nicht weiter genutzt.
- Widerspruchsrecht - Art. 21 EU-DSGVO Aus Gründen, die sich auf Ihrer besonderen persönlichen Situation ergeben, können Sie gegen die Verarbeitung ihrer personen-bezogenen Daten Widerspruch einlegen.
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde - Art. 77 EU-DSGVO Wenn Sie nicht zufrieden mit der Datenverarbeitung bei uns sind, können Sie auch bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einreichen unter Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postanschrift: Alt-Moabit 59-61; 10555 Berlin Besuchereingang Alt-Moabit 60 Telefon 030 / 13889 – 0 Telefax 030 / 215 5050 E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de Online: www.datenschutz-berlin.de Datenschutzbeauftragte/r: Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin, Datenschutzbeauftragte/r Alice-Salomon-Platz 3, 12627 Berlin / Telefon: 030 – 90293 2408 / E-Mail: Datenschutz@ba-mh.berlin.de Fachinhaltliche Fragestellungen zu Ihren Anliegen, die nicht den Datenschutz betreffen, klären Sie bitte ausschließlich mit den nachfolgend genannten Stellen.
Für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle: Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin Alice-Salomon-Platz 3 12627 Berlin Vertreten durch Bezirksbürgermeisterin/Bezirksstadträtin Abt. Wirtschaftsförderung, Straßen, Grünflächen, Umwelt- und Naturschutz, Personal und Finanzen Zentrale Vergabestelle Frau Nadja Zivkovic Alice-Salomon-Platz 3 12627 Berlin E-Mail: buero.nadja.zivkovic@ba-mh.berlin.de Ansprechpartner: Abteilung Wirtschaftsförderung, Straßen, Grünflächen, Umwelt- und Naturschutz, Personal und Finanzen Zentrale Vergabestelle Premnitzer Str. 11/13 12681 Berlin E-Mail: Zentrale.Vergabestelle@ba-mh.berlin.de