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Az.: 0924-010#015
Titel: Weiterentwicklung des kreativ-strategischen Gesamtkonzepts des Saarland-Marketings 2026
Informationen zum Verfahrensablauf
I. Übersicht zum Verfahrensablauf
Bei dem vorliegenden Verfahren handelt es sich um ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach § 12 UVgO bei dem der Auftraggeber mehrere Unternehmen zur Abgabe eines Angebots auffordert nach Durchführung eines Teilnahmewettbewerbs.
Zunächst wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufgefordert. Jedes interessierte Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag abgeben.
Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs wird die Eignung der Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaften anhand der als Anlage 05 beigefügten Eignungskriterien geprüft.
Die geeigneten Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften werden hiernach seitens des Auftraggebers zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Die Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden, können bis zum Ablauf der Angebotsfrist ein Angebot gemäß den Vergabeunterlagen abgeben.
Die eingegangenen Angebote werden dann anhand der als Anlage 05, dort unter B beigefügten Zuschlagskriterien bewertet.
Das danach wirtschaftlichste Angebot erhält den Zuschlag.
II. Vergabeunterlagen
Die Vergabeunterlagen, die den Bewerbern/Bietern über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt werden umfassen:
01 Bieteranschreiben 02 Teilnahmeantrag 03 Bieterantwortschreiben 04 Informationen zum Verfahrensablauf; 05 Eignungs- und Zuschlagskriterien; 06 Leistungsbeschreibung 07 Saarlandmarketing Kernbotschaften 08 Verpflichtungserklärung STFLG 09 Erklärung Nichtvorliegen von Ausschlussgründen 10 Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB)
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Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers/Bieters Unklarheiten, hat er den Auftraggeber unverzüglich und vor Einreichung seines Teilnahmeantrags/Angebots elektronisch über die Vergabeplattform darauf hinzuweisen.
Etwaige Rückfragen zum Teilnahmewettbewerb sowie zur Angebotsabgabe sind ausschließlich über die Vergabeplattform zu stellen.
Rückfragen zum Teilnahmewettbewerb sind über die Nachrichtenfunktion des Vergabemanagers spätestens bis 06.10.2026, 12.00 Uhr zu stellen, Rückfragen zur Angebotsabgabe bis 05.11.2026, 12.00 Uhr.
Verspätet eingehende Rückfragen haben keinen Anspruch auf Beantwortung.
III. Verfahrenssprache
Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Die Teilnahmeanträge und Angebote sowie der Schriftverkehr mit dem Auftraggeber sind in deutscher Sprache abzufassen. Für Angaben und Nachweise, die nicht in deutscher Sprache gefasst sind (z.B. Bescheinigungen ausländischer Behörden), sind neben Ablichtungen der fremdsprachigen Originale auch Ablichtungen von beglaubigten Übersetzungen beizufügen.
IV. Teilnahmeantrag
- Anforderungen an den Teilnahmeantrag
Der Teilnahmeantrag hat die aus Anlage 05, dort A.1, ersichtlichen und geforderten Angaben und Nachweise vollständig zu enthalten und ist rechtzeitig einzureichen. Die Bewerber werden gebeten sich hinsichtlich des Aufbaus ihres Teilnahmeantrags an den o.g. Eignungskriterien zu orientieren.
Teilnahmeanträge, die nicht alle geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise enthalten, können vom weiteren Wettbewerb ausgeschlossen werden.
Der Auftraggeber behält sich vor, Bescheinigungen, Angaben oder Erklärungen zur Prüfung der unternehmensbezogenen Fachkunde, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit nachzufordern bzw. vorgelegte Nachweise vervollständigen oder unklare Nachweise erläutern zu lassen. Sofern sich die geforderten Nachweise auf Eigenerklärungen beschränken, behält sich der Auftraggeber vor, in Zweifelsfällen konkrete Nachweise nachzufordern. Ein Anspruch auf Nachreichen von Unterlagen kann daraus nicht abgeleitet werden.
Die Teilnahmebedingungen und weiteren Vergabeunterlagen enthalten zwingend formulierte
Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit. Bewerber, die diese Anforderungen nicht erfüllen, sind
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nicht zur Teilnahme am Vergabeverfahren berechtigt. Ihre Teilnahmeanträge werden zwingend vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
- Form und Frist zur Einreichung des Teilnahmeantrags
Der Teilnahmeantrag ist elektronisch über die Vergabeplattform vergabe.saarland einzureichen.
Die Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge endet am 19.10.2026, 12.00 Uhr.
Teilnahmeanträge, die verspätet eingehen, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen, es sei denn, der verspätete Eingang ist durch Umstände verursacht worden, die nicht vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft zu vertreten sind. Insoweit trifft den Bewerber die Beweislast. Individuelle Fristverlängerungen sind ausgeschlossen.
Bitte nutzen Sie zur Einreichung des Teilnahmeantrages das Formblatt in der Anlage 02 Teilnahmeantrag.
V. Auswahl der Teilnehmer nach Eingang der Teilnahmeanträge/Eignungskriterien
Die Auswahl der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt anhand der in Anlage 05 aufgeführten Eignungskriterien.
Die Teilnahmeanträge werden nach Ablauf der Bewerbungsfrist ausgewertet und im Hinblick auf die Eignung der Bewerber geprüft.
Dabei werden zunächst die geforderten Informationen und Nachweise formal auf ihr Vorliegen und ihre Vollständigkeit überprüft.
Sodann wird überprüft, ob der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft die in der Bekanntmachung bezeichneten Anforderungen erfüllt hat und die entsprechenden Angaben und Nachweise auch inhaltlich den Anforderungen der Bekanntmachung bzw. dieses Informationsschreibens entsprechen.
Fehlende Angaben (auch in Teilen) können dazu führen, dass die Eignung des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft nicht festgestellt werden kann und der Teilnahmeantrag daher nicht berücksichtigt wird.
Die Bewerber werden aufgefordert, ihre Angaben während des Verfahrens unaufgefordert zu aktualisieren, sofern und sobald sich nicht nur unerhebliche Änderungen ergeben.
VI. Aufforderung zur Angebotsabgabe
Der Auftraggeber wird drei Unternehmen zur Angebotsabgabe auffordern, sofern hinreichend geeignete Bewerber zur Verfügung stehen. Die Entscheidung darüber, welche Unternehmen zur
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Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden, ergeht nach Auswertung der Teilnahmeanträge anhand der in Anlage 05 unter A.1 und A.2 dargestellten Kriterien. Der Auftraggeber wird drei Unternehmen zur Angebotsabgabe auffordern, deren Teilnahmeanträge hierbei die höchste Bewertung erzielt haben.
Die Aufforderung zur Angebotsabgabe wird voraussichtlich am 19.10.2026 versendet.
Nur Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, sind berechtigt, ein Angebot abzugeben.
Es ist zu beachten, dass auch die Aufforderung zur Angebotsabgabe elektronisch über die Vergabeplattform erfolgt.
VII. Angebotsabgabe, Verhandlungen, Bindefrist
- Abgabe der Erstangebote
Das Angebot ist elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen.
Die einzureichenden Unterlagen/Informationen ergeben sich aus dem vorliegenden Dokument Anlage 03 Informationen zum Verfahrensablauf und den Anlagen 01, 03, 04, 05 und 06
Der Bieter ist gehalten sich hinsichtlich des Aufbaus seines Angebotes an den vorgenannten Informationen zu orientieren.
Die Frist zur Abgabe der Erstangebote endet am 20.11.2026 12: Uhr.
Angebote, die verspätet eingehen, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen und nicht bewertet, es sei denn, der verspätete Eingang ist durch Umstände verursacht worden, die nicht vom Bieter bzw. der Bietergemeinschaft zu vertreten sind. Insoweit trifft den Bieter die Beweislast. Individuelle Fristverlängerungen sind ausgeschlossen.
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
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- Präsentation des Leistungskonzepts und Zulässigkeit von Verhandlungen
Voraussichtlich wird der Auftraggeber mit den Bietern im Zeitraum vom 23.11.2026 04.12.2026 je einen Termin festlegen im Rahmen dessen das Leistungskonzept präsentiert werden soll und der weiterhin dazu dienen soll, die eingereichten Angebote aufzuklären und ggf. Verhandlungen zu führen. Dieser Termin wird voraussichtlich 90 Minuten in Anspruch nehmen.
Der Termin wird online stattfinden.
Die Präsentation des Leistungskonzepts darf nicht mehr als 30 Minuten in Anspruch nehmen. Im Übrigen soll der Termin der Aufklärung des Angebotes sowie evtl. Verhandlungen dienen.
Es wird darauf hingewiesen, dass im Rahmen dieses Termins auch über den gesamten Angebotsinhalt verhandelt werden darf, mit Ausnahme der vom Auftraggeber in der Leistungsbeschreibung evtl. festgelegten Mindestanforderungen und den Zuschlagskriterien.
Der Auftraggeber behält sich jedoch auch vor, den Zuschlag zu erteilen, ohne zuvor verhandelt zu haben. Andererseits behält sich der Auftraggeber vor, über das erste Verhandlungsgespräch hinaus weitere Verhandlungsgespräche mit den Bietern zu führen.
- Abschluss der Verhandlungen
Beabsichtigt der Auftraggeber, nach geführten Verhandlungen diese abzuschließen, unterrichtet er die Bieter und setzt eine einheitliche Frist für die Einreichung der endgültigen Angebote, über die nicht mehr verhandelt werden darf, fest.
Es ist davon auszugehen, dass die Aufforderung zur Abgabe der finalen Angebote am 21.12.2026 versendet wird und die Frist zur Abgabe der finalen Angebote am 11.01.2027 12.00 Uhr endet.
- Binde- und Zuschlagsfrist
Die Binde- und Zuschlagsfrist an die eingereichten Angebote beträgt jeweils vier Wochen nach Ende der jeweiligen Angebotsfrist.
VIII. Angebotswertung/Zuschlagserteilung
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis- Leistungsverhältnisses. Neben dem Preis können auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien berücksichtigt werden.
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Welches das wirtschaftlichste Angebot ist, bestimmt sich anhand der in Anlage 05 Eignungs- und Zuschlagskriterien dargestellten Zuschlagskriterien.
Erscheinen der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, verlangt der Auftraggeber vom Bieter Aufklärung. Kann der Auftraggeber nach der Prüfung die geringe Höhe des angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, darf er den Zuschlag auf dieses Angebot ablehnen.
IX. (Keine) Kostenübernahme
Die Unternehmen nehmen auf eigene Kosten an dem Teilnahmewettbewerb teil. Eine Kostenerstattung durch den Auftraggeber erfolgt insoweit nicht.
Den Unternehmen, die der Auftraggeber zur Angebotsabgabe auffordert (drei Unternehmen, sofern eine hinreichende Zahl an geeigneten Unternehmen einen Teilnahmeantrag abgibt) gewährt der Auftraggeber eine Entschädigung in folgender Höhe:
Unternehmen, die ein Angebot abgeben, sofern das geforderte Grobkonzept zur Leistungserbringung vorgelegt wird: EUR 2.000,00.
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