A.2_NUM_FMM_Verzeichnis_der_einzureichenden_Unterlagen.pdf

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Verzeichnis der einzureichenden Unterlagen

Fördermittelmanagement-Software (FMM) für die Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH Stand: 04.09.2026

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Inhaltsverzeichnis

1. Mit dem Angebot einzureichende Unterlagen ........................................................ 1

2. Verbindliche Mindestinhalte der Bieterkonzepte .................................................... 2

3. Bedingt mit dem Angebot einzureichende Unterlagen ............................................ 4

4. Nur zur Information bereitgestellte Unterlagen ...................................................... 4

5. Auf gesonderte Anforderung vorzulegende Unterlagen ........................................... 4

6. Form, Dateiformate und Sprache .......................................................................... 5

7. Vollständigkeit, Aufklärung und Nachforderung ..................................................... 5

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Dieses Verzeichnis legt abschließend fest, welche Angaben, Erklärungen und Unterlagen mit dem Angebot, nur bei einer bestimmten Bieterkonstellation oder erst auf gesonderte Anforderung vorzulegen sind. Der Bieter ist für die fristgerechte, vollständige und formgerechte Einreichung über die Vergabeplattform verantwortlich.

Für den fachlichen Leistungsumfang sind C.2 – Leistungsbeschreibung und C.3 – Anforderungsmatrix maßgeblich. Sämtliche Preise werden ausschließlich in C.5 – Preisblatt angegeben. Bei Widersprüchen zwischen zusätzlichen Darstellungen und den vorgegebenen Dateien sind für Anforderungen C.3 und für Preise C.5 maßgeblich. Die Wertungsrelevanz der einzureichenden Unterlagen und ihre Zuordnung zu den Zuschlagskriterien ergeben sich ergänzend aus C.3 – Anforderungsmatrix.

1. Mit dem Angebot einzureichende Unterlagen

Nr. Unterlage Umfang Hinweis

1 A.3 – Angebotsformblatt einmal je Bieter Vollständig ausgefüllt in Textform; die abschließende Liste der Angebotsbestandteile ergibt sich aus diesem Verzeichnis

2 B.1 – Eigenerklärung zur einmal je Bieter Vollständig ausgefüllt; bei Bietergemeinschaft, Eignung beziehungsweise Unterauftragnehmern oder Eignungsleihe im in Beteiligtem B.1 geregelten Umfang

3 B.3 – Eigenerklärung einmal je Bieter Vollständig ausgefüllt in der vorgegebenen Form Russland-Sanktionen beziehungsweise Bietergemeinschaft

4 C.3 – Anforderungsmatrix einmal je Bieter Vollständig in der bereitgestellten nativen XLSX- Datei; Struktur, Tabellenblätter, Auswahllisten und vorgegebene Zellbereiche dürfen nicht verändert werden

5 C.5 – Preisblatt einmal je Bieter Vollständig in der bereitgestellten nativen XLSX- Datei; sämtliche einmaligen, laufenden, optionalen und mengenabhängigen Preise sowie Tagessätze sind ausschließlich dort anzugeben

6 Migrationskonzept einmal je Bieter Durchsuchbares PDF; höchstens 15 Seiten; Mindestinhalte siehe Abschnitt 2; gemeinsam mit dem Umsetzungs-, Kosten- und Schulungsplan Grundlage der Konzeptwertung gemäß C.3; keine gesonderte Dokumentenpunktzahl

7 Betriebs- und einmal je Bieter Durchsuchbares PDF; höchstens 15 Seiten; Sicherheitskonzept Mindestinhalte siehe Abschnitt 2; verbindliche Nachweisunterlage; keine eigenständige Konzeptdimension und keine gesonderte Bepunktung

8 Schnittstellen- und einmal je Bieter Durchsuchbares PDF; höchstens 15 Seiten; Exportkonzept Mindestinhalte siehe Abschnitt 2; verbindliche Nachweisunterlage; keine eigenständige Konzeptdimension und keine gesonderte Bepunktung

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Nr. Unterlage Umfang Hinweis

9 Customizing-Matrix einmal je Bieter Durchsuchbares PDF; höchstens 15 Seiten; Mindestinhalte siehe Abschnitt 2; verbindliche Nachweisunterlage; keine eigenständige Konzeptdimension und keine gesonderte Bepunktung

10 Umsetzungs-, Kosten- und einmal je Bieter Durchsuchbares PDF; höchstens 15 Seiten; Schulungsplan Mindestinhalte siehe Abschnitt 2; gemeinsam mit dem Migrationskonzept Grundlage der Konzeptwertung gemäß C.3; keine gesonderte Dokumentenpunktzahl

11 Demo-Zuordnung einmal je Bieter Zuordnung der vorgesehenen Demonstration zum veröffentlichten Szenario und zu den sechs Bewertungsdimensionen; die Demo-Zuordnung wird nicht gesondert bepunktet

12 Rollenmatrix einmal je Bieter Darstellung der angebotenen Rollen, Rechte, Objektzugriffe sowie Eingabe-, Prüf- und Freigabemöglichkeiten; verbindliche Nachweisunterlage; keine eigenständige Konzeptdimension und keine gesonderte Bepunktung

13 Vom Bieter zu ergänzende soweit in C.6 Insbesondere Angaben zu Unterauftragnehmern, Anlagen zu C.6 – AVV vorgesehen Verarbeitungsorten und technischen und organisatorischen Maßnahmen

2. Verbindliche Mindestinhalte der Bieterkonzepte

Die Konzepte sind in der nachfolgend vorgegebenen Reihenfolge zu gliedern. Inhalte oberhalb eines festgelegten Seitenlimits werden bei der Prüfung und Wertung nicht berücksichtigt. Deckblatt und Inhaltsverzeichnis zählen nicht zum Seitenlimit, sofern sie keine prüfungs- oder wertungsrelevanten Ausführungen enthalten. Für die Konzeptwertung gemäß C.3 werden ausschließlich das Migrationskonzept sowie der Umsetzungs-, Kosten- und Schulungsplan herangezogen. Diese beiden Unterlagen werden gemeinsam anhand der vier in C.3 veröffentlichten Konzeptdimensionen bewertet; eine gesonderte Dokumentenpunktzahl wird nicht vergeben. Das Betriebs- und Sicherheitskonzept, das Schnittstellen- und Exportkonzept, die Customizing-Matrix, die Demo- Zuordnung und die Rollenmatrix sind verbindliche Nachweisunterlagen, werden jedoch nicht als eigenständige Konzeptdimensionen bepunktet.

Unterlage Verbindliche Mindestinhalte

Migrationskonzept Vorgehen und Annahmen; Datenmapping und Validierungsregeln; Analyse- und Testmigration; Fehlerbehandlung; Cutover und Parallelbetrieb; Schutz, Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkung für Migrationsdaten; nachweisliche Löschung von Arbeitskopien und Zwischenständen; Mitwirkung des Auftraggebers; Umgang mit Mehrmengen Wertungsrelevanz: Bestandteil der Konzeptwertung gemäß C.3 gemeinsam mit dem Umsetzungs-, Kosten- und Schulungsplan; keine gesonderte Dokumentenpunktzahl.

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Unterlage Verbindliche Mindestinhalte

Betriebs- und Hosting- und Betriebsmodell; Infrastruktur, Datenstandorte und Sicherheitskonzept Verarbeitungsorte; Unterauftragnehmer und Lieferkettensicherheit; Staat der Unternehmenskontrolle und mögliche Drittstaatenzugriffe; RTO/RPO, Verfügbarkeit, Wartungsfenster, Monitoring, Backups, Wiederherstellungs- und Notfalltests; Informationssicherheits- und Risikokonzept; sichere Entwicklungs- und Änderungsprozesse; Wirksamkeitsbewertung; Schwachstellen-, Patch- und Vorfallmanagement; Schulung und Vertraulichkeitsverpflichtung des eingesetzten Personals; Support, SLA, Reporting und enthaltene beziehungsweise gesondert zu vergütende Leistungen; Mitwirkung an dem einmaligen, von NUM beauftragten und finanzierten Penetrationstest Wertungsrelevanz: Verbindliche Nachweisunterlage; keine eigenständige Konzeptdimension und keine gesonderte Bepunktung.

Schnittstellen- und Systemunabhängige Bereitstellung der Abrufdaten; Übergabe an die später Exportkonzept ausgewählte Finanzsoftware über ein kompatibles Importformat; optionale herstellerspezifische Direktanbindung mit Leistungsumfang, Voraussetzungen und Abgrenzungen; lesende und schreibende API, Datenobjekte und Prozessaktionen; Authentifizierung, Berechtigungen, Versionierung, Fehlerbehandlung, Protokollierung und technische Dokumentation; AZA- /AZK-XML-Import; M03, soweit angeboten; Reportingexporte Wertungsrelevanz: Verbindliche Nachweisunterlage; keine eigenständige Konzeptdimension und keine gesonderte Bepunktung.

Customizing-Matrix Verbindliche Abgrenzung zwischen Selbstadministration, Konfiguration mit Bieterunterstützung und Entwicklung; Formulare, Checklisten, Statuswerte, Workflows, Berechtigungsprofile, Aufbewahrungs- und Löschfristen, Auswertungen und Dokumentvorlagen; Rollen, Test und Freigabe; Versionierung, Rücksetzung, Dokumentation und Schulungsbedarf Wertungsrelevanz: Verbindliche Nachweisunterlage; keine eigenständige Konzeptdimension und keine gesonderte Bepunktung. Umsetzungs-, Kosten- und Phasen, Meilensteine, Liefergegenstände und Abnahmen; personelle Besetzung und Mitwirkung des Auftraggebers; Abhängigkeiten und Risiken; Schulungsplan Ende-zu-Ende-Tests; Zuordnung der Preispositionen und Zahlungsmeilensteine zu den Phasen gemäß C.5; konkrete Preisangaben erfolgen ausschließlich in C.5; Zielwert für bis 18.12.2026 tatsächlich erbrachte und abgenommene Phase-0-Leistungen; Schulungsformate, Zielgruppen, Unterlagen und Termine vor den jeweiligen Modul-Go-Lives; Go- Live- und Cutover-Strategie Wertungsrelevanz: Bestandteil der Konzeptwertung gemäß C.3 gemeinsam mit dem Migrationskonzept; keine gesonderte Dokumentenpunktzahl.

Demo-Zuordnung Zuordnung der Demo-Schritte zum Szenario in C.2 und zu den sechs Bewertungsdimensionen in C.3; Benennung zulässiger Ersatzdarstellungen für verbindlich angebotene Entwicklungen; Darstellung der API-Automatisierung und des Customizings Wertungsrelevanz: Verbindliche Zuordnungs- und Nachweisunterlage; die Demo-Zuordnung wird nicht gesondert bepunktet.

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Unterlage Verbindliche Mindestinhalte

Rollenmatrix Rollen und Nutzergruppen; Objekt- und Datenzugriffe; Eingabe-, Prüf-, Freigabe- und Administrationsrechte; Funktionstrennung und Vier-Augen- Prinzip; Vertretungen; Zuordnung zu Standorten, Teilprojekten und Förderlinien Wertungsrelevanz: Verbindliche Nachweisunterlage; keine eigenständige Konzeptdimension und keine gesonderte Bepunktung.

3. Bedingt mit dem Angebot einzureichende Unterlagen

Nr. Unterlage Voraussetzung Hinweis

1 Erklärung der nur bei Mitglieder, bevollmächtigte Vertretung und Bietergemeinschaft Bietergemeinschaft gesamtschuldnerische Haftung nach B.1

2 Angaben zu bei vorgesehenem Vorgesehene Leistungsanteile und – soweit Unterauftragnehmern Einsatz Dritter gefordert beziehungsweise bereits bekannt – die Unternehmen benennen

3 Verpflichtungserklärung zur bei Nachweis, dass die für das jeweilige Eignungsleihe Inanspruchnahme Eignungskriterium erforderlichen Mittel fremder Kapazitäten tatsächlich zur Verfügung stehen

4 Weitere verfahrensbezogene soweit in den Nur die ausdrücklich in A.1, B.1, B.3 oder Erklärungen Vergabeunterlagen sonstigen Formblättern verlangten Erklärungen gefordert

4. Nur zur Information bereitgestellte Unterlagen

Ziff. Unterlage Hinweis

B.2 Datenschutzhinweise für das Keine gesonderte Einreichung oder Einwilligung erforderlich Vergabeverfahren

B.4 Datenschutzhinweise Keine gesonderte Einreichung erforderlich Wettbewerbsregister

C.1 Vertrag über Cloudleistungen und Vertrag einschließlich Anlagen; wird mit Zuschlag auf Softwareeinführung (EVB-IT Cloud) Grundlage des bezuschlagten Angebots vervollständigt

C.2 Leistungsbeschreibung Führendes Dokument für den fachlichen und technischen Leistungsumfang

C.4 Termin- und Abrufplan Verbindliche Phasen-, Termin- und Abruflogik

C.6 Auftragsverarbeitungsvertrag Auftragsverarbeitungsvertrag; vom Bieter zu ergänzende Anlagen sind mit dem Angebot einzureichen, soweit vorgesehen

5. Auf gesonderte Anforderung vorzulegende Unterlagen

Nr. Unterlage Zeitpunkt Hinweis

1 Versicherungsnachweis oder spätestens vor Nachweis der in B.1 bestätigten Berufs- Deckungszusage Zuschlag beziehungsweise Betriebshaftpflichtversicherung

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Nr. Unterlage Zeitpunkt Hinweis

2 Register-, Steuer-, nach gesonderter Soweit Eigenerklärungen oder Angaben nach Sozialversicherungs- und Aufforderung Maßgabe der Vergabeunterlagen zu belegen sonstige Fremdnachweise beziehungsweise zu überprüfen sind

3 Verpflichtungserklärungen von nach gesonderter Soweit die tatsächliche Verfügbarkeit oder die Unterauftragnehmern oder Aufforderung Einhaltung der Anforderungen zusätzlich eignungsverleihenden nachzuweisen ist Unternehmen

4 Weitere zulässige nach gesonderter Nur im Rahmen der gesetzlichen und in A.1 Erläuterungen oder Nachweise Aufforderung festgelegten Aufklärungs- und Nachforderungsregeln

6. Form, Dateiformate und Sprache

C.3 – Anforderungsmatrix und C.5 – Preisblatt sind zwingend in den bereitgestellten nativen XLSX- Dateien einzureichen. Tabellenblätter, Datenvalidierungen, Formeln und vorgegebene Zellstrukturen dürfen nicht verändert, entfernt oder umbenannt werden.

Formblätter sind in der über die Vergabeplattform bereitgestellten Form auszufüllen. Die Bieterkonzepte und selbst erstellten Anlagen sind als durchsuchbare PDF-Dateien einzureichen. Sämtliche Unterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Fremdsprachige Originalnachweise sind nur zusammen mit einer deutschsprachigen Erläuterung beziehungsweise Übersetzung verwendbar, soweit A.1 dies zulässt.

Preisangaben sind ausschließlich in C.5 vorzunehmen. Bei optional angebotenen Kann-Leistungen ist in C.3 die zugehörige Preisposition aus C.5 zu benennen; ein zweiter Preis wird in C.3 nicht angegeben.

7. Vollständigkeit, Aufklärung und Nachforderung

Das Angebot muss sämtliche mit Angebotsabgabe geforderten Angaben, Erklärungen, Unterlagen und Preise enthalten. Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig; Erläuterungen, Voraussetzungen und Abweichungen sind ausschließlich in den hierfür vorgesehenen Feldern und Unterlagen anzugeben.

Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen können nur im gesetzlich zulässigen und in A.1 festgelegten Umfang aufgeklärt oder nachgefordert werden. Leistungsbezogene Unterlagen, die unmittelbar in die Zuschlagswertung einfließen, werden nicht nachträglich inhaltlich ergänzt. Preisangaben werden nur im gesetzlich zulässigen Ausnahmefall nachgefordert.

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