Leistungsbeschreibung
Rahmenvereinbarung über die Wartung, die Pflege und die
Weiterentwicklung der Online-Editionen „Die Kabinettsprotokolle der
Bundesregierung“ und „Akten der Reichskanzlei“ für das Bundesarchiv
(BArch)
Az. B 12.30 - 0255/26/VV : 1
Ihre Vergabestelle für das Vergabeverfahren
Beschaffungsamt des BMI
Anschrift Beschaffungsamt des BMI
Referat B 12 Brühler Straße 3 53119 Bonn
Ausgabenummer 1 Ausgabedatum 04.09.2026
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 25.07.2024
Leistungsbeschreibung / Az. B 12.30 - 0255/26/VV : 1
Inhaltsverzeichnis
- Allgemeines ............................................................................................................................... 4
1.1 Öffentlicher Auftraggeber ................................................................................................ 4
1.2 Gegenstand und Dauer der Rahmenvereinbarung ........................................................... 4 1.3 Die Online-Editionen „Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ und „Akten der Reichskanzlei“ ................................................................................................................... 5 1.3.1 Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung .................................................. 5
1.3.2 Akten der Reichskanzlei .................................................................................... 5
1.4 Zielgruppen und Bedarfe .................................................................................................. 6
1.5 Ausgangssituation ............................................................................................................. 7
1.6 Referenzmengen und geschätzter Gesamtbedarfswert ................................................... 7
1.7 Erteilung von Einzelaufträgen/Bestellungen .................................................................... 8
- Darstellung des Back- und Frontends der Online-Präsentationen (Ist-Zustand) ...................... 8
2.1 Neu-Entwicklung der Online-Präsentationen ................................................................... 8
2.2 Datenmodellierung ........................................................................................................... 9 2.3 Backend-Verwaltung und -Bereitstellung mit „ediarum.WEB“ ........................................ 9 2.4 Integration ins Frontend ................................................................................................. 10
2.5 Technische Infrastruktur ................................................................................................. 10
2.6 Hosting ............................................................................................................................ 10
2.7 Website-Content der Online-Präsentationen sowie Online-Tracking ............................ 11
2.8 Einbindung in den Digitalen Lesesaal des Bundesarchivs ............................................... 11
2.9 Bearbeitung der Ausgangsdaten durch Künstliche Intelligenz ....................................... 11
- Leistungsanforderungen (Soll-Zustand) .................................................................................. 11
3.1 Umsetzung von Pflege, Wartung und Weiterentwicklung ............................................. 12
3.1.1 Website-Struktur ............................................................................................. 12
3.1.2 Anforderungen an Gestaltung und Design ...................................................... 12
3.1.3 Flexibilität und Skalierbarkeit .......................................................................... 12
3.1.4 Performance .................................................................................................... 13
3.1.5 Änderung von statischem Content auf den Webseiten .................................. 13
3.2 Vorgegebene technische Rahmenbedingungen ............................................................. 13
3.3 Allgemeine Hinweise ...................................................................................................... 13
3.3.1 Management und Kommunikation ................................................................. 13
3.3.2 Dokumentation und Übergabe der Arbeitsergebnisse ................................... 14
3.3.3 Sicherstellung editionswissenschaftlicher Anforderungen ............................. 14
3.3.4 Datenschutz ..................................................................................................... 14
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3.3.5 Barrierefreiheit ................................................................................................ 15
3.3.6 Informationssicherheit .................................................................................... 15
3.3.7 Nachhaltigkeit.................................................................................................. 15
3.3.8 Qualitätssicherung........................................................................................... 16
- Anhang .................................................................................................................................... 16
4.1 Anlagen ........................................................................................................................... 16
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1. Allgemeines
1.1 Öffentlicher Auftraggeber
Das Bundesarchiv (im Nachfolgenden auch Bedarfsträgerin genannt) hat den gesetzlichen Auftrag, das Archivgut des Bundes auf Dauer zu sichern und nutzbar zu machen. Dabei handelt es sich um Unterlagen wie Akten, Karten, Bilder, Plakate, Filme und Tonaufzeichnungen in analoger und digitaler Form. Diese Unterlagen sind bei zentralen Stellen des Heiligen Römischen Reiches (1495–1806), des Deutschen Bundes (1815–1866), des Deutschen Reiches (1867/71–1945), der Besatzungszonen (1945–1949), der Deutschen Demokratischen Republik (1949–1990) und der Bundesrepublik Deutschland (seit 1949) entstanden. Das Bundesarchiv entscheidet, ob die Unterlagen „archivwürdig“ sind, das heißt ob ihnen bleibender Wert für die Wissenschaft und Forschung sowie das Verständnis von Geschichte und Gegenwart und für die Sicherung berechtigter Interessen der Bürgerinnen und Bürger oder für Gesetzgebung, Verwaltung und Rechtsprechung zukommt.
Das Bundesarchiv gewährleistet den Zugang zum Archivgut unter Wahrung des Schutzes privater oder öffentlicher Belange und stellt Informationen über das Archivgut auf mehreren Rechercheplattformen bereit. Ein stetig wachsender Teil der Bestände kann darüber auch in digitaler Form zur online genutzt werden.
Zu den Aufgaben des Bundesarchivs gehört darüber hinaus die wissenschaftliche Aufbereitung von Archivgut in Ausstellungen und Quelleneditionen, wie z. B. die „Akten der Reichskanzlei“, die „Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ und die „Dokumente zur Deutschlandpolitik“.
1.2 Gegenstand und Dauer der Rahmenvereinbarung
Mit der Auftragnehmerin wird eine Rahmenvereinbarung über die regelmäßige Wartung, die Pflege und die Weiterentwicklung der bestehenden Online-Präsentationen „Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ und „Akten der Reichskanzlei“ für das Bundesarchiv geschlossen. Die Rahmenvereinbarung umfasst auch die Dokumentation der vorgenommenen Maßnahmen, die nach Vertragsende ggf. eine Weiterführung durch eine andere Firma ermöglicht. Auch die Beratung nach aktuellen Standards in Fragen der Frontend-Entwicklung und des Webdesigns ist anzubieten.
Alle Leistungen sind in enger Abstimmung mit der für die Backend-Entwicklung zuständigen Projektmitarbeiterinnen und Projektmitarbeiter der Berlin-Brandenburgischen Akademie der Wissenschaften (BBAW) (siehe Punkt 1.5) sowie mit den für die IT-Infrastruktur des Bundesarchivs zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Abteilung IT des Bundesarchivs zu erfüllen.
Nähere Informationen zum Soll-Zustand unter Punkt 3.
Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beginnt voraussichtlich am 01.01.2027 und endet spätestens nach vier Jahren (31.12.2030).
Die Verpflichtungen aus der Rahmenvereinbarung enden mit Abschluss aller Leistungen, die für den letzten in der gültigen Vertragslaufzeit erteilten Einzelauftrag vereinbart wurden. Die Auftraggeberin garantiert keine Beauftragung bestimmter Mengen oder Auftragsvolumina.
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1.3 Die Online-Editionen „Die Kabinettsprotokolle der
Bundesregierung“ und „Akten der Reichskanzlei“
1.3.1 Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung
Mit Beschluss vom 20. Juni 1979 übertrug die Bundesregierung dem Bundesarchiv die Aufgabe, im zeitlichen Abstand von 30 Jahren die Niederschriften der Sitzungen des Bundeskabinetts und seiner Ausschüsse zu publizieren.
Die Edition gibt die Protokolltexte in ungekürzter Form heraus. Die wissenschaftliche Kommentierung verweist auf sachliche Zusammenhänge und auf den Beratungsverlauf einer Angelegenheit im Kabinett, gegebenenfalls in einem der Kabinettsausschüsse, sowie auf die weitere gesetzgeberische Behandlung. Hinweise auf die Überlieferungen der zuständigen Ressorts und des Bundeskanzleramtes sowie anderer staatlicher, parteiamtlicher, aber auch privater Institutionen ermöglichen einen gezielten Einstieg in die einschlägige Aktenüberlieferung.
Seit 2003 präsentiert das Bundesarchiv die Editionsreihe in einer Online-Version: https://kabinettsprotokolle.bundesarchiv.de/. Darin werden zusätzlich gemäß Kabinettsbeschluss von 2011 alle schutzfristfreien, bislang noch unbearbeiteten Jahrgänge fortlaufend integriert. 2023 erfolgte ein kompletter Relaunch des Online-Angebotes. Sie enthält mit Stand 11.09.2026 die bearbeiteten Sitzungsprotokolle der Jahre 1949 bis 1975 sowie die unkommentierten Protokolle aus den Jahren 1976 bis 1995. Hinzu kommen die Sitzungsprotokolle der Kabinettsausschüsse für Wirtschaft 1951–1961 sowie des Ministerausschusses für Sozialreform 1955–1960. Die Veröffentlichung von unkommentierten Protokollen weiterer Kabinettsausschüsse ist in Vorbereitung. Ein umfängliches Register beinhaltet neben Angaben zu Sachbegriffen, Ressorts, Institutionen, Rechtsgrundlagen, Orten, Quellen und Literatur sämtliche Kurzbiografien, die zu den an den Kabinetts- bzw. Ausschusssitzungen teilnehmenden Bundeskanzlern, Bundesministern, Staatssekretären, Ministerialbeamten und Gästen sowie zu den in den Protokolltexten namentlich erwähnten Personen bisher ermittelt wurden.
1.3.2 Akten der Reichskanzlei
1963 kamen das Bundesarchiv und die Historische Kommission bei der Bayerischen Akademie der Wissenschaften überein, den für die deutsche Geschichte zentralen Fonds der Reichskanzleiakten (Bestand R 43 des Bundesarchivs) durch eine große Edition der Reichskabinetts-Protokolle und der politisch wichtigen, die Kollegialberatungen der Reichsregierung ergänzenden Sachakten zu erschließen. Zwischen 1968 und 1990 erschienen unter der Herausgeberschaft beider Institutionen die „Akten der Reichskanzlei. Weimarer Republik“ in 23 Bänden, die seit 2007 auch online verfügbar sind (https://www.bundesarchiv.de/aktenreichskanzlei/1919- 1933/ma1/index.html). 1983 wurde der erste Band der Serie „Regierung Hitler“, welche von Beginn an als eigene Abteilung innerhalb der Publikationsreihe Akten der Reichskanzlei geplant war, veröffentlicht. Mit Erscheinen von Band XI (1944/45) im Jahr 2022 fand die Edition insgesamt ihren Abschluss.
Angelehnt an die neu gestaltete Online-Präsentation und technische Infrastruktur der Edition „Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ erfolgte ein umfassender Relaunch der bestehenden Online-Präsentation zur Edition „Akten der Reichskanzlei“. Die neue Website, welche am 22. April 2026 der Öffentlichkeit vorgestellt wurde, umfasst zusätzlich zu den Bänden aus der Zeit der „Weimarer Republik“ auch die ersten sechs Bände der Serie „Regierung Hitler“ (1933–1939), deren Bände bisher nur gedruckt vorlagen. Die restlichen fünf Bände werden zu einem späteren Zeitpunkt ebenfalls online gestellt.
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Die Edition „Akten der Reichskanzlei“ beinhaltet sämtliche Protokolle von Sitzungen des Reichsministeriums, von Ministerbesprechungen und Ministerratssitzungen in die Edition. Diese wurden ergänzt
(1) durch eine Auswahl wichtiger Protokolle von Chefbesprechungen, Besprechungen mit Länderregierungen, Parteien, Gewerkschafts- und Unternehmervertretern usw.;
(2) durch eine Auswahl aus den Sachakten, d. h. von Schriftwechseln, Denkschriften, Berichten, Eingaben, Aktenvermerken und Aufzeichnungen.
Während für die Zeit der Weimarer Republik Protokolle den hauptsächlichen Dokumenttyp darstellen, wurde das Dokumentenspektrum für die Serie „Regierung Hitler“ deutlich erweitert, um den Funktionswandel der zentralen staatlichen Institutionen und der grundlegend andere Vollzug von Politik im nationalsozialistischen Regierungs-„System“ abzubilden. Zu den neuen Dokumenttypen zählen z. B. Aktenvermerke der Reichskanzlei zu komplexen oder strittigen Gesetzesvorhaben, die dem Chef der Reichskanzlei Lammers in aller Regel auch als Unterlage für seinen Vortrag bei Hitler dienten, sowie inhaltlich eingehendere Vermerke von Lammers über die Ergebnisse dieser Führervorträge bzw. deren Mitteilung an die Ressorts.
Ein umfangreicher Sachkommentar bietet gezielte Verständnis- und Arbeitshilfen, welche die in den Dokumenten behandelten sehr verschiedenartigen Sachverhalte im gesamten Spektrum der Reichspolitik so weit wie nötig erläutern, Genese und Fortgang eines Vorhabens erschließen und auf weiterführendes Quellenmaterial verweisen. Die chronologisch geordneten Dokumente werden durch ein Personen- und ein Sachregister sachlich aufgeschlüsselt. Eine Reihe von Verzeichnissen komplettieren jeden Band. Sämtliche Bandkomponenten werden auch in der Online-Präsentation der „Akten der Reichskanzlei“ veröffentlicht.
1.4 Zielgruppen und Bedarfe
Bei der Weiterentwicklung der Online-Präsentationen zu den Editionen „Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ und „Akten der Reichskanzlei“ sind die jeweiligen Bedürfnisse der verschiedenen Nutzerinnen und Nutzer in den Mittelpunkt zu stellen. Hierzu wurden im Rahmen der Neuentwicklung der Online-Präsentation „Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ im Jahr 2023 Nutzungsprofile mit Hilfe von „Personae“ innerhalb von Zielgruppen definiert und konkrete Anwendungsfälle als „User Stories“ abgeleitet. Die jeweiligen Gewohnheiten, Interessen, Ziele, Aufgaben und das Umfeld der Personae müssen auch künftig in allen Online- Editionen des Bundesarchivs abgebildet werden. Ziel ist es, eine hohe Gebrauchstauglichkeit (Usability) und eine positive Nutzungserfahrung (User Experience) für alle Zielgruppen zu erreichen.
Folgende Zielgruppen der Online-Editionen des Bundesarchivs sind zu unterscheiden:
Wissenschaft und Forschung: Forscherinnen und Forscher / Universitätsdozentinnen und Universitätsdozenten / Studentinnen und Studenten Archivbereich: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bundesarchivs Editionsbereich: Herausgeberinnen und Herausgeber / Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer zeithistorischen Edition Presse und Medien: Journalistinnen und Journalisten Schul- und Bildungsbereich: Lehrerinnen und Lehrer Bürgerinnen und Bürger
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Von diesen Gruppen bilden die wissenschaftlichen Nutzerinnen und Nutzer die primäre Zielgruppe und stehen gefolgt von Journalistinnen und Journalisten sowie Privatpersonen mit konkreten Rechercheinteressen im Fokus.
Eine Zusammenfassung aller Personae und User Stories finden sich in Anlage 1. Sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
1.5 Ausgangssituation
Die Online-Präsentation der Edition „Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ wurde in den Jahren 2021 bis 2023 komplett neu entwickelt und 2023 livegeschaltet. Ihr Backend wird von der Erfassung bis hin zur Publikation (exkl. Frontend) in der digitalen Arbeitsumgebung „ediarum“ erstellt. Dabei handelt es sich um eine von der Digital Humanities-Initiative TELOTA an der Berlin- Brandenburgischen Akademie der Wissenschaften (BBAW) seit 2012 entwickelte modulare Software-Lösung für digitale Editionen in XML-Format. Im Rahmen eines Kooperationsprojektes mit der BBAW wurde „ediarum“ 2020 mit projektspezifischen Anpassungen im Bundesarchiv eingeführt.
Das Frontend wird mit Hilfe des Angular Frameworks unter Verwendung einer Templating Engine umgesetzt. Alle statischen Elemente (HTML-Struktur, Responsive Design, Icons etc.) liegen im Frontend. Alle dynamischen Funktionalitäten und Daten (Listenattribute, Inhaltstexte, Bilder etc.) werden über API-Schnittstellen des Backendsystems, wo auch die Businesslogik stattfindet, angefragt und im JSON- oder XML-Format übergeben.
Auf der bestehenden Architektur wurde auch die Online-Präsentation „Akten der Reichskanzlei“ erstellt.
Nähere Informationen zum Ist-Zustand unter Punkt 2.
1.6 Referenzmengen und geschätzter Gesamtbedarfswert
Unter Berücksichtigung der Erfahrungen der vergangenen Jahre und der veränderten Anforderungen wird der Auftragswert für die unter Punkt 3.1 beschriebenen Tätigkeiten in Form von Personentagen über die Vertragslaufzeit von einem Jahr auf bis zu 75.000 Euro brutto geschätzt. Der Höchstwert entspricht dem geschätzten Gesamtbedarfswert, so dass aus der Rahmenvereinbarung für die maximale Laufzeit der Rahmenvereinbarung von vier Jahren Aufträge bis zu einem Gesamtbedarfswert von 300.000 Euro brutto abgerufen werden können.
Die Haushaltsmittel werden jährlich zur Verfügung gestellt. Der Bedarf besteht zwar, aufgrund der aktuellen Haushaltslage wurden momentan für diese Rahmenvereinbarung zunächst nur 10.000 Euro brutto von den geplanten 75.000 Euro brutto für das erste Vertragsjahr 2027 (bei einem Gesamtvolumen von 300.000 Euro brutto) haushalterisch freigegeben. Für die weiteren Jahre steht die Zusage noch aus, es wird aber davon ausgegangen, dass auch zukünftig Haushaltsmittel zur Verfügung stehen werden.
Bei den o.g. Angaben zum voraussichtlichen Auftragsvolumen handelt es sich um Referenzwerte, die auf den Erfahrungen der letzten Jahre basieren und nicht als verbindliches Abrufvolumen angesehen werden können. Eine bestimmte Abrufmenge für die Zukunft kann nicht garantiert werden.
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1.7 Erteilung von Einzelaufträgen/Bestellungen
Die konkrete Beauftragung erfolgt per Bestellung durch die Bedarfsträgerin mindestens in Textform. Dabei ist es möglich, dass verschiedene Einzelbeauftragungen zeitgleich abgewickelt werden müssen.
Die Bedarfsträgerin unterrichtet die Auftragnehmerin, indem sie eine Beschreibung ihres konkret benötigten Bedarfes sowie geplante Ausführungszeitpunkte oder Leistungsfristen erstellt und übermittelt diese der Auftragnehmerin zumindest in Textform nach § 126b BGB im Rahmen eines browserbasierten Ticketsystems (Erfahrungen auf Seiten der Bedarfsträgerin bestehen hier in Redmine und Jira).
Die Auftragnehmerin erstellt auf Basis dieser Informationen unverzüglich einen Kostenvoranschlag (KVA), der ausschließlich auf den unter Punkt 3 dieser Leistungsbeschreibung aufgeführten Positionen und den mit diesen verbundenen Angebotspreisen basiert. In diesem KVA schätzt die Auftragnehmerin den Aufwand an Personentagen entsprechend der Preisliste. Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, wirtschaftlich zu kalkulieren und Ausführungszeitpunkte und Leistungsfristen einzuhalten. Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, die Leistungen unverzüglich, spätestens nach 20 Arbeitstagen nach Zugang des Einzelabrufs, zu erbringen. Im Falle von Verzögerungen ist dies mit der Bedarfsträgerin abzustimmen.
Die Auftragnehmerin klärt Unklarheiten der Beschreibung des konkret benötigten Bedarfes der Bedarfsträgerin auf und erstellt den KVA.
Der KVA muss eine Verifikation der Notwendigkeit durch die Bedarfsträgerin ermöglichen. Eine gesonderte Vergütung der Erstellung des Kostenvoranschlags erfolgt nicht.
Die Auftragnehmerin übermittelt sowohl den KVA als auch die Bestätigung der Leistungsfristen innerhalb von drei Arbeitstagen zumindest in Textform nach § 126b BGB im Rahmen eines browserbasierten Ticketsystems an die Bedarfsträgerin.
Die Bedarfsträgerin prüft den KVA abschließend. Entspricht die im KVA konkretisierte Leistung den Anforderungen und Vorstellungen der Bedarfsträgerin, ruft sie diese Leistung unter Bezugnahme auf den KVA durch Mitteilung an die Auftragnehmerin mindestens in Textform ab. Der Bedarfsträgerin bleibt es vorbehalten einen Einzelabruf auch ohne vorherige Erstellung eines KVA zu tätigen.
Der ggf. im Angebot von der Auftragnehmerin eingeräumte Skontosatz, findet auch bei der Erteilung des jeweiligen Einzelauftrages Anwendung.
Weder die Auftraggeberin noch die Bedarfsträgerin garantieren eine Beauftragung bestimmter Mengen oder Auftragsvolumina. Es besteht kein Anspruch auf Einzelaufträge oder ein be- stimmtes Auftragsvolumen.
2. Darstellung des Back- und Frontends der Online-
Präsentationen (Ist-Zustand)
2.1 Neu-Entwicklung der Online-Präsentationen
Die Online-Präsentation der Edition „Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ (https://kabinettsprotokolle.bundesarchiv.de/) wurde in den Jahren 2021 bis 2023 komplett neu
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entwickelt und 2023 livegeschaltet. Die technische Dokumentation findet sich in Anlage 2. Vor Beginn des Leistungszeitraums der Rahmenvereinbarung wird eine aktualisierte Dokumentation beim jetzigen Dienstleister angefordert und der Auftragnehmerin im Auftragsfall zur Verfügung gestellt.
Auf der bestehenden Architektur wurde 2025 die Online-Präsentation der „Akten der Reichskanzlei“ (https://aktenreichskanzlei.bundesarchiv.de/) erstellt. Hierfür wurden sowohl die für die Kabinettsprotokolle entwickelte Datenmodellierung erweitert als auch Komponenten des Frontends angepasst. Die offizielle Freischaltung erfolgte im April 2026.
2.2 Datenmodellierung
Die Metadaten und Texte der edierten Quellen (Protokolle, Dokumente, Vermerke, Briefe u.a.) in den Editionen „Die Kabinettsprotokolle der Bundesrepublik“ und „Akten der Reichskanzlei“ sind nach den Richtlinien der Text Encoding Initiative (TEI) kodiert. Dies trifft ebenso auf alle Begleittexte (Einleitungen, Zeittafeln, Verzeichnisse etc.) und Informationsseiten („Zur Edition“) zu. Auch die verschiedenen Register werden in TEI-XML ausgezeichnet und vorgehalten.
Die Daten sind durch eine Vielzahl interner Verknüpfungen miteinander vernetzt. So sind die im Kommentarbereich genannten editorischen Rückverweise, Fortgänge und Querverweise (implizit und explizit) verlinkt, um den Verlauf der Beratungen einer Angelegenheit direkt nachzuverfolgen. Außerdem finden sich Verweise auf Seitenzahlen (aus den Printbänden der „Akten der Reichskanzlei“) und auf Kommentare sowie Verknüpfungen zu und aus Einleitungen und anderen Begleittexten in den Daten, um die Themen des Jahrgangs zu kontextualisieren. Auch werden Entitäten sowie Abkürzungen in den Quelltexten (und deren Metadaten) mit ihren jeweiligen Registereinträgen (wo möglich) verknüpft. Jeder Registereintrag verfügt über eine eigene, eindeutige und permanente ID und kann zusätzlich zu den Basisdaten eines Eintrags weiterführende Informationen beinhalten. Darüber hinaus enthalten die Daten externe Verknüpfungen, im Falle von Bildern z.B. zur Rechte haltenden Institution.
Die Datenmodellierung für beide Editionen wird je nach Dokumenttyp in einer TEI-ODD-Datei vorgehalten. Die TEI-ODD-Datei dient als Steuerungsdatei und kann unterschiedliche Schema- Formate (z. B. RELAX NG) erzeugen.
2.3 Backend-Verwaltung und -Bereitstellung mit „ediarum.WEB“
Die fortlaufende Edition „Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ wird von der Erfassung bis hin zur Publikation (exkl. Frontend) in „ediarum“ erstellt. Die digitale Arbeitsumgebung „ediarum“ ist eine von der DH-Initiative TELOTA an der BBAW seit 2012 entwickelte Lösung, die es erlaubt, Transkriptionen von Manuskripten, Kommentare und Registereinträge in TEI- konformem XML zu bearbeiten, mit einem Text- und Sachapparat zu versehen und anschließend im Web und als PDF zu veröffentlichen. Dabei besteht „ediarum“ aus mehreren Softwaremodulen, die zur Erarbeitung einer digitalen Edition entsprechend angepasst wurden.
Für die Bereitstellung der Daten in der Online-Präsentation werden diese über Transformationsszenarien bereinigt und manipuliert (Entfernen von internen Bearbeitungskommentaren und PIs, Auflösung von Verweisen in die FE-Logik, Auflösung von Abkürzungen etc.).
Die Speicherung der Daten erfolgt jeweils in der Open Source XML-Datenbank existdb. Existdb dient als Basis der API (Application Programming Interface), die mit „ediarum.WEB“ realisiert wurde und in einer eXistdb-App gemäß den EXPath packaging specifications vorgehalten wird.
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Leistungsbeschreibung / Az. B 12.30 - 0255/26/VV : 1
Alle dynamischen Funktionalitäten und Daten (Listenattribute, Inhaltstexte, Bilder etc.) werden vom Backend über API-Schnittstellen geliefert. Bei der Bereitstellung wird die sog. Businesslogik angewendet (z.B. das Durchsuchen von Inhalten, Filtern, Paginierungen, Suche etc.). Für die Suchfunktionen wird die seit Existdb 5.0 verfügbare, auf Lucene basierende Facettierung genutzt.
Dynamische Funktionalitäten werden im JSON-Format übergeben, die Daten selbst in der Regel als XML.
2.4 Integration ins Frontend
Das Frontend wird mit Hilfe des Angular Frameworks unter Verwendung einer Templating Engine umgesetzt (vgl. Anlage 2). Diese ermöglicht die Erstellung dynamischer und anpassbarer Benutzeroberflächen in Form eines Komponenten-Systems sowie eine klare Abgrenzung zum Backend. Um die Daten aus dem Backend im Frontend verwenden zu können, werden AJAX- Anfragen erstellt und an die API des Backendsystems gesendet.
Daten im JSON-Format werden vom Frontend entgegengenommen und die einzelnen JSON- Objekte und deren Typen auf die jeweiligen Angular-Komponenten, dessen Attribute abgebildet und letztendlich dargestellt. Liegen die Daten im XML-Format vor, wird die XML-Struktur mithilfe eines eigens entwickelten Parsers aufgeteilt und in geeignete HTML-Elemente oder Angular- Komponenten umgewandelt. Dabei bleibt der Text im Original-XML erhalten.
Sonderregeln wie Styling-Klassen der XML-Tags werden ebenfalls übernommen und als CSS- Klassen abgebildet. Texte innerhalb des XML-Tags werden ohne Änderungen übernommen.
Alle statischen Elemente (HTML-Struktur, Responsive Design, Icons etc.) liegen im Frontend. Das Frontend kümmert sich darum, die vom Backend erhaltenen Daten dem Nutzer so anzuzeigen, wie es das Design vorsieht. Dabei findet im Frontend keine Businesslogik statt, sondern ausschließlich Logik, um die vom Backend erhaltenen Daten anzuzeigen bzw. Nutzerinteraktionen auszuführen.
2.5 Technische Infrastruktur
Für die Entwicklung und Veröffentlichung der Online-Editionen „Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ und „Akten der Reichskanzlei“ wurde eine technische Infrastruktur eingerichtet, bestehend aus Development (Dev)-, Stage- und Produktivumgebung. Sie wird auf Servern des Bundesarchivs betrieben und zum Zweck der Darstellung im Internet unregelmäßig und anlassbezogen aktualisiert. Der auf Dev abgelegte Entwicklungsstand der Online- Präsentation kann per IP-Freischaltung auch von externen Projektbeteiligten aufgerufen werden.
Für das Deployen von Fehlerbehebungen oder Aktualisierungen im Frontend werden die entsprechenden Builds zunächst für die Dev-Umgebung per Upload auf eine Cloud-Lösung des Bundesarchivs bereitgestellt und durch das Bundesarchiv deployt. Nach erfolgreichem Testing der jeweiligen Online-Präsentation auf Dev werden die Frontend-Artefakte für Stage und Prod bereitgestellt und durch das Bundesarchiv deployt.
2.6 Hosting
Die Online-Präsentationen der Editionen „Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ und „Akten der Reichskanzlei“ werden inhouse durch das Bundesarchiv gehostet.
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2.7 Website-Content der Online-Präsentationen sowie Online-Tracking
Der Content der Online-Präsentationen der Editionen „Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ und „Akten der Reichskanzlei“ wird bis auf wenige Ausnahmen, die fest im Frontend hinterlegt sind, dynamisch eingebunden (siehe Punkte 2.3 und 2.4). Den größten Teil machen die Protokolle der Kabinetts- und Ausschusssitzungen, ausgewählte Akten der Reichskanzlei und sonstige Dokumente, mehrere Register sowie Jahrgangs- bzw. Band-spezifische Inhalte als dem eigentlichen Kernbestand der Editionen aus. Ein kleinerer Teil des Contents umfasst u. a. weiterführende Informationen über die Editionen, rechtliche Angaben zum Impressum und Datenschutz sowie weitere redaktionelle Inhalte.
Verschiedene Module und Seiten enthalten außerdem Bilder (Kanzlerkomponenten auf den Startseiten, Teaser-Module auf den Startseiten und einzelnen Übersichtsseiten, redaktionelle Bilder in Fließtexten, Jahrgangsbildteile, Personenregistereinträge (optional)), die im jeweiligen Format in allen Auflösungen als jpeg-Dateien auf dem Server vorliegen. Das Frontend gibt diese auf Basis der URL-Angaben und weiteren Bildinformationen aus der API dynamisch anhand von Viewport-Größe und Auflösung des Ausgabegeräts in optimaler Bildgröße aus.
Darüber hinaus stehen auf bestimmten Seiten (Protokolle, Dokumente, Registereinträge, Unterseiten von Bänden) PDF- und XML-Dateien zum Download zur Verfügung. Die PDF- und XML-Dateien werden wie die Bilddateien über eine URL vom Backend bereitgestellt und vom Frontend abgerufen.
Ein Seiten-Tracking wird derzeit nicht durchgeführt, befindet sich jedoch in der Datenschutz- Überprüfung. Im Rahmen der Weiterentwicklung wird evtl. die Integration eines Tracking-Tools bzw. das Anpassen des Tracking-Banners notwendig sein.
2.8 Einbindung in den Digitalen Lesesaal des Bundesarchivs
Für 2027 ist geplant, die Online-Präsentationen „Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ und die „Akten der Reichskanzlei“ in die Suche des Digitalen Lesesaals des Bundesarchivs einzubinden. Dies erfolgt nach aktuellem Stand als reine Suchabfrage über die Websites und hat keine strukturellen oder technischen Eingriffe auf die Online-Präsentationen zur Folge.
2.9 Bearbeitung der Ausgangsdaten durch Künstliche Intelligenz
Für die „Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ ist im Bereich der Register geplant, aufgrund der großen Datenmasse die Verknüpfung der Editionsdaten automatisiert über ein KI-Projekt durchzuführen. Die Bearbeitung der Daten mit Named Entity Recognition und Named Entity Linking wird nach dem vorhandenen Schema erfolgen, sodass es keine Änderungen an der bestehenden Datenmodellierung geben wird. In quantitativer Hinsicht werden die zusätzlichen Auszeichnungen zu einem deutlichen Anstieg der internen Verlinkungen führen, die vollumfänglich bisher nur für den Jahrgang 1975 (https://kabinettsprotokolle.bundesarchiv.de/band/vol_28_1975/protokolle) vorhanden sind.
3. Leistungsanforderungen (Soll-Zustand)
Die Ausschreibung umfasst die regelmäßige Wartung, Pflege und Weiterentwicklung des Frontends der bestehenden Online-Präsentationen inkl. Dokumentation auf Grundlage der vorhandenen technischen Rahmenbedingungen (siehe Punkt 1.2).
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3.1 Umsetzung von Pflege, Wartung und Weiterentwicklung
Durch Pflege und Wartung soll gewährleistet werden, dass die bestehenden Online- Präsentationen technisch einwandfrei funktionieren und auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Beratung ist hier ein wesentlicher Bestandteil des geforderten Leistungsumfangs.
Bei der Weiterentwicklung sind folgende Themen im Fokus:
Ausbau und Verfeinerung der Suchfunktionalitäten Optimierung der Performance Optimierung der User Experience Anpassung der vorhandenen Funktionalitäten an zwischenzeitlich aufgetretene fachliche Anforderungen bei den Editionen „Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ und „Akten der Reichskanzlei“; darunter sind zwei Aspekte zu beachten:
o Strukturelle Anpassungen aufgrund von Änderungen bei der fachlichen Bearbeitung (z.B. sollen künftig auch Teilkommentierungen von Protokollen sichtbar werden; derzeit sind Protokolle nur als „kommentiert“ oder „unkommentiert“ gekennzeichnet) o Änderungen in der Dokumentenstruktur und -auszeichnung (XML-Parsing) durch neu von der Bundesregierung an das Bundesarchiv abgegebene Protokolle (z.B. ändern sich bei Regierungswechseln die Gepflogenheiten der Protokollierung der Kabinettssitzungen; dies ist z.B. für die ab 2027 zu erwartenden Protokolle der Regierung von Bundeskanzler Schröder (1998–2005) zu erwarten)
Ausbau der Verknüpfung der Editionsdaten mit bundesarchivinternen Quellen (z.B. Digitalisate von Akten, Filmen, Bildern) in den Recherchesystemen des Bundesarchivs sowie Einbindung zu externen Quellen (z.B. zu https://fraktionsprotokolle.de/, Bundesgesetzblatt).
Die Weiterentwicklung erfolgt immer in Zusammenarbeit mit der für Backend und API zuständigen BBAW als Kooperationspartnerin der Bedarfsträgerin sowie mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Abteilung IT des Bundesarchivs.
3.1.1 Website-Struktur
Die Website-Struktur der bestehenden Online-Präsentationen wird für Pflege, Wartung und Weiterentwicklung beibehalten. Sie kann jedoch angepasst werden, wenn es sich im Zuge der Weiterentwicklung oder aus Design- oder Anforderungen der Barrierefreiheit ergibt.
3.1.2 Anforderungen an Gestaltung und Design
Das Design inkl. des responsiven Webdesigns der bestehenden Online-Präsentationen wird für Pflege, Wartung und Weiterentwicklung beibehalten. Es kann jedoch angepasst werden, wenn es sich im Zuge der Weiterentwicklung ergibt.
3.1.3 Flexibilität und Skalierbarkeit
Bei der Weiterentwicklung der bestehenden Online-Präsentation der Edition „Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ ist zu berücksichtigen, dass das Gesamtsystem im Laufe der nächsten Jahre wachsen wird.
Zum einen wird die Edition in der Regel jährlich um einen neuen Jahrgang schutzfristfreier Sitzungsprotokolle erweitert. Zum anderen werden unkommentierte Protokolle laufend um Kommentierungen ergänzt und jahrgangsspezifische Informationen (z.B. Bildteile) integriert.
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Damit zusammenhängend werden auch die verschiedenen Einstiege sowie die Registereinträge laufend erweitert.
Eine Erweiterung ist auch für die Edition „Akten der Reichskanzlei“ zu berücksichtigen: Die aktuell noch fehlenden fünf Bände 1940 bis 1945 aus der Serie „Regierung Hitler“ werden mit ihren Editionsinhalten in die Online-Präsentation integriert.
3.1.4 Performance
Ein schnelles Navigieren ist sicherzustellen. Die Seitenaufrufdauer soll der im Internet üblichen Dauer entsprechen und ein flüssiges Arbeiten mit dem Seiten-Content erlauben. Soweit im Rahmen der Weiterentwicklung, Pflege und Wartung Verzögerungen durch das Laden von Daten aus dem Backend entstehen, sind diese zu erläutern und Lösungsmöglichkeiten aufzuzeigen.
3.1.5 Änderung von statischem Content auf den Webseiten
Es kann vorkommen, dass Content, der nicht über die API übergeben wird, sondern statisch im HTML steht oder in einer Komponente eingebunden ist (z.B. Texte für Navigationselemente, Logos, Hintergrundbilder im Layout), geändert werden muss (z.B. bei Schreibfehlern oder Aktualisierungen). Dies ist während der Wartungszeit sicherzustellen.
3.2 Vorgegebene technische Rahmenbedingungen
Die in den Punkten 2.3. bis 2.7. beschriebenen technischen Rahmenbedingungen sind für die Wartung, Pflege und Weiterentwicklung der Online-Präsentationen „Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ und „Akten der Reichskanzlei“ weiter zu nutzen. Für die Umsetzung auf Frontend-Seite (Punkt 2.4.) können alternative Technologien angewendet werden, sofern sie gleichwertige Ergebnisse liefern und in den vorhandenen Entwicklungs- und Veröffentlichungsprozess ohne zusätzlichen Aufwand aufseiten des Bundesarchivs und der BBAW integrierbar sind.
Sollten sich aufgrund technischer Neuerungen oder geänderter IT-Anforderungen Anpassungen in den technischen Rahmenbedingungen als erforderlich oder zweckdienlich erweisen, sind diese zwischen der Bedarfsträgerin und der Auftragnehmerin abzustimmen.
3.3 Allgemeine Hinweise
3.3.1 Management und Kommunikation
Das Bundesarchiv stellt der Auftragnehmerin verantwortliche und entscheidungsbefugte Personen zur Seite. Die Kontaktdaten der Ansprechpersonen beim Bundesarchiv werden bei Auftragserteilung benannt.
Die Auftragnehmerin benennt feste, kompetente, deutschsprachige und fachlich versierte Ansprechpersonen sowie deren Vertretung für die Auftragsabwicklung und Beratung (siehe Anlage 07_Ergänzende_Angaben_zur_Leistungserbringung). Von der Bedarfsträgerin schriftlich gestellte Fragen sind innerhalb von einem Werktag zumindest soweit zu beantworten, dass das weitere Vorgehen und der voraussichtliche Zeitrahmen zur Behebung des Problems klar sind. Personelle Veränderungen bei den benannten Ansprechpersonen sind der Bedarfsträgerin umgehend mindestens in Textform mitzuteilen, und es ist dafür Sorge zu tragen, dass hinsichtlich der geforderten beruflichen Mindestqualifikation die ursprünglich aufgestellten Anforderungen gewährleistet sind. Bei der Auftragsausführung müssen folgende Aspekte sichergestellt werden:
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Über das einzurichtende Projektmanagement hat die Auftragnehmerin die Ausfallsicherheit der personellen und technischen Ressourcen zu gewährleisten. Durchführungsplanung des Managements von Seiten der Auftragnehmerin für Wartung, Pflege und Weiterentwicklung. Dies umfasst u. a. die Managementleitung, die Planung und Überwachung der Umsetzung sowie die Durchführung regelmäßiger Meetings und ein regelmäßiges Reporting. Maßnahmen und Mechanismen durch die Auftragnehmerin zur Behandlung von Risiken. Qualitätsmanagement für die Durchführung des Projektes. Es muss sicherstellen, dass fachliche und technische Qualitätskriterien definiert werden, Qualitätssicherungsmaßnahmen geplant, durchgeführt und dokumentiert werden, ggf. notwendige Korrekturmaßnahmen formuliert und durchgeführt werden und im Konfliktfall notwendige Eskalationsstufen aktiviert werden. Mitwirkungspflichten des Bundesarchivs, der BBAW oder weiterer Dritter. Schaffung von Voraussetzungen zur geordneten Durchführung. Diese beinhalten die Benutzung eines entsprechenden Ticketmodells.
Die Anfertigung von Protokollen über gemeinsame Arbeitssitzungen obliegt der Auftragnehmerin. Die finalisierten Protokolle sind spätestens fünf Tage nach den jeweiligen Workshops und sonstigen protokollierten Meetings digital an die Bedarfsträgerin zu übermitteln.
3.3.2 Dokumentation und Übergabe der Arbeitsergebnisse
Die Dokumentation aller Arbeitsergebnisse ist dem Bundesarchiv zum Vertragsende bereit zu stellen. Sie muss die Pflege, Wartung und einen ordnungsgemäßen IT-Betrieb unterstützen. Die Dokumentation umfasst mindestens:
Quellcode (unter Sicherstellung, dass dieser Quellcode durch das Bundesarchiv bearbeitet und mit Dritten geteilt werden kann; soweit Lizenzen verwendet werden, sind diese anzugeben) Fortführung der vorhandenen Dokumentation durch Feinspezifikation aller Komponenten und Funktionen sowie komplette Beschreibung der Nutzerführung in Form eines digitalen Handbuchs (als webbasierte Anwendung und/oder PDF) Ggf. Designs, Prototypen und Schnittstellen-Dokumentationen
3.3.3 Sicherstellung editionswissenschaftlicher Anforderungen
Die bestehenden Online-Präsentationen müssen dem Charakter wissenschaftlicher Editionen voll gerecht werden. Als solche haben sie sowohl fachwissenschaftlichen Anforderungen als auch etablierten editionswissenschaftlichen Standards zu genügen. Während der Weiterentwicklung der bestehenden Online-Präsentationen dient die Editionsgruppe der Edition „Die Kabinettsprotokolle der Bundesregierung“ zur Sicherstellung der editionswissenschaftlichen Anforderungen. Die Abstimmung wird über die Ansprechperson der Bedarfsträgerin gewährleistet.
3.3.4 Datenschutz
Die Umsetzung der Wartung, Pflege und Weiterentwicklung muss datenschutzkonform gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechend der Umsetzung auf www.bundesarchiv.de/datenschutz/ realisiert werden.
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3.3.5 Barrierefreiheit
Die Umsetzung der Wartung, Pflege und Weiterentwicklung muss barrierefrei gemäß den Vorgaben der Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung-BITV 2.0) vom 12.09.2011 realisiert werden. Die Verordnung kann im Web unter folgendem Link eingesehen werden: https://www.gesetze-im-internet.de/bitv_2_0/BJNR184300011.html.
Für Entwicklungs- und Programmierleistungen im Frontendbereich müssen die technischen Vorgaben seitens der WCAG 2.1 (oder höher) eingehalten werden, insbesondere die Sicherstellung einer korrekten und konsistenten HTML-Seitenstruktur, einer korrekten Überschrifthierarchie, einer durchgehenden und bruchlosen Tastatursteuerbarkeit sowie die Durchsetzung benutzerdefinierter Einstellungen.
Für Grafik- und Gestaltungsleistungen müssen Vorgaben für ausreichende Kontraste für die Darstellung von benachbarten Farben, Schriftfarben und Texthintergründen sowie Vorgaben für ausreichende Schriftgrößen zur Lesbarkeit beachtet werden.
Bei der Erstellung eines digitalen Protokolls über gemeinsame Arbeitssitzungen gem. Punkt 3.3.1 ist darauf zu achten, dass die Anforderungen der Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz (Barrierefreie- Informationstechnik-Verordnung – BITV 2.0) zu sogenannten „Nicht-Web-Dokumente“ wie zum Beispiel PDF-Dateien erfüllt werden. Für die Erstellung von PDF-Dokumenten müssen Standards wie PDF/UA, die Vorgaben seitens der WCAG 2.1 (oder höher) und die europäische Norm EN 301549 eingehalten werden.
Grundsätzlich kennt die Auftragnehmerin die Richtlinien für Barrierefreiheit in allen Medien und kann diese umsetzen.
3.3.6 Informationssicherheit
Für das Vorhaben sind die Vorgaben des geltenden BSI-IT-Grundschutzkompendiums zu berücksichtigen. Diese betrifft insbesondere die Grundschutzbausteine „APP.7 – Entwicklung von Individualsoftware“ sowie „CON.10 – Entwicklung von Webanwendungen“.
Ein Informationssicherheitsmanagementsystem (SIMS) ist nach einschlägigen Normen (z.B. DIN EN ISO/IEC 27001) oder IT-Grundschutz zu betreiben.
ISO-Zertifizierungen oder sonstige Nachweise sind wünschenswert.
Alle Sicherheitsmaßnahmen müssen dem aktuellen Stand der Technik entsprechen.
3.3.7 Nachhaltigkeit
Soziale Nachhaltigkeit: Die Auftragnehmerin verpflichtet sich u.a. durch die Erfüllung der ILO Kernarbeitsnorm für Personaldienstleistungen sowie die Einhaltung des Mindestlohngesetzes die sozialen Standards bei Auftragserbringung einzuhalten.
Digitale Nachhaltigkeit: Bei der Behebung von Fehlern und der Implementierung neuer Funktionen ist auf schlanken, performanten Code zu achten. Nicht mehr genutzter Alt-Code, obsolete Bibliotheken oder redundante Skripte sind im Rahmen der regulären Pflegezyklen zu identifizieren und in Abstimmung mit der Bedarfsträgerin zu entfernen.
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Technische Nachhaltigkeit (Kompatibilität): Die Auftragnehmerin schuldet die Pflege, Wartung und Weiterentwicklung des Frontends für die zum jeweiligen Leistungszeitpunkt am Markt gängigen und vom Hersteller aktiv unterstützten Systemumgebungen. Die Kompatibilität zu Altsystemen, die vom Hersteller keine Sicherheitsupdates mehr erhalten (End-of-Life-Status), ist nicht geschuldet.
Die Auftragnehmerin weist die fehlerfreie, responsive Darstellung und Funktion (Layout und Interaktion) im Rahmen des Qualitätsmanagements anhand von marktüblichen Referenzgeräten nach. Als Referenzgeräte gelten für den mobilen Sektor jeweils ein aktuelles Oberklasse- Smartphone und -Tablet der „Ökosysteme“ Apple iOS sowie Google Android, deren Veröffentlichung zum Testzeitpunkt nicht länger als 36 Monate zurückliegt. Der Nachweis kann über physische Testgeräte oder zertifizierte Cloud-Testing-Umgebungen (z. B. BrowserStack) erbracht werden.
3.3.8 Qualitätssicherung
Die Qualitätssicherung während der gesamten Auftragsabwicklung obliegt der Auftragnehmerin. Vereinbarungen über vom Auftrag abweichende Änderungen, die während der Vertragslaufzeit zwischen dem Bundesarchiv und der Auftragnehmerin getroffen werden sollen, sind nur mit Zustimmung des Beschaffungsamtes zulässig. Zur Beseitigung von Problemstellungen, die sich während der Auftragsabwicklung ergeben und die ggf. zu Änderungen der vertraglichen Vereinbarungen führen können, setzen Sie sich bitte mit der benannten Ansprechperson des Beschaffungsamtes in Verbindung. Die Kontaktdaten der Ansprechpersonen werden bei Auftragserteilung benannt.
4. Anhang
4.1 Anlagen
Anlage 1: Personae und User Stories Anlage 2: Technische Dokumentation Frontend (PDF) mit den Anlagen:
o Bundesarchiv-Angular-Projekt (ZIP-Datei) o Patternlibrary-storybook-static (ZIP-Datei)
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