A_02_Vorgaben und Informationen des Fraunhofer ISE.pdf

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Verfahren PR 1274147-2350-I

Vorgaben und Informationen zum Fraunhofer ISE

In diesem Dokument wird ihnen das Fraunhofer ISE, die Vorgänge darin und die Gebäude b eschreiben, sowie weitere Informationen über die Vorgabe welche Allgemein (nicht Gewerke spezifisch) bestehen und welche Dokumente das ISE benötigt für die Ausübung der Tätigkeiten nötig si nd, so dass Sie als Firma, ihre Tätigkeiten, Wege und Zeiten besser kalkulieren können und ggf. damit später verbundene Aufwände nicht allein zu ihren oder unseren Lasten bestehen bleiben.

Inhaltsverzeichnis:

1. Allgemeine Fraunhofer ISE-Vorgaben
2. Beschreibung des Fraunhofer ISE
3. Gebäudenutzung
4. Gebäudebeschreibung Fraunhofer ISE Freiburg
5. Vorgaben zu Dokumenten für das Fraunhofer ISE
6. Vorgaben zu Rechnungen an das Fraunhofer ISE
7. Fremdfirmenmanagement am Fraunhofer ISE (Bitte je Gewerk und Leistung ausfüllen)

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Vorgaben und Informationen zum Fraunhofer ISE

1. Allgemeine Fraunhofer ISE-Vorgaben: (Geschrieben allgemein für alle Gewerke)

Es müssen Originalteile vom Hersteller als Ersatz verbaut werden, es sei denn diese werden nicht mehr gefertigt oder es gibt ISE-Standards, welche mittlerweile andere Teile vorgeben.

Für alle Tätigkeiten ist ein genauer Zeitplan dem Fraunhofer ISE möglichst früh vorab einzureichen, welcher vor allem eine Vorplanung von Besuchen der Labore in den Gebäuden ersichtlich macht und nach dem sich die Forschenden orientieren können, damit es keine Leerlaufzeiten für die Handwerker- /Prüf-Firmen gibt. Je öfters verschiedene Labore betreten werden müssen, desto genauer sollte der Plan die einzelnen Labore und den darin nötigen Zeitaufwand berücksichtigen.

Es darf kein Fremdmitarbeiter die Labore ohne Labormitarbeitenden betreten! Ein Zuwiderhandeln kann im schlimmsten Fall mit Auftragsentzug enden.

Der Auftragnehmer hat die Leistungen so auszuführen, dass die Sicherheit der Anlagen erhalten bleibt. Die Betriebsbereitschaft ist während der Leistungserbringung aufrecht zu erhalten soweit dies möglich ist. Handelt es sich um sicherheitstechnische Anlagen sind Ersatzmaßnahmen einzurichten. Der Auftragnehmer hat die Leistung mit seinem Betrieb zu erbringen. Einzige Ausnahme ist, falls die Tätigkeit kann, nur vom Hersteller ausgeführt werden kann. Der Auftragnehmer hat das Fraunhofer ISE über den Einsatz von Nachunternehmen auf dem Institutsgelände zu informieren, und zwar unabhängig vom Einsatzgrund.

Das Fraunhofer ISE muss aus sicherheits- und versicherungstechnischen Gründen darüber informiert werden, wann sich wer und wo auf dem ISE-Gelände aufhält. Eine namentliche An- und Abmeldung beim Betreuenden der BT/BE/ISH oder ggf. bei der Abteilung, für die er am ISE unterwegs ist, ist daher tagesaktuell sicherzustellen.

Eine Gefährdungsbeurteilung (GBU) ist 1x jährlich für das zu ihnen gehörende Gewerk abzugeben. Diese ist jedes Mal mit der zur neuen Arbeitsstätte (ggf. LABOR etc.) des ISE gehörenden GBU, vor Arbeitsbeginn des Auftrages, zu vergleichen und in ihre GBU zu integrieren.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, alle zur Erbringung der Leistungen benötigten Hilfsmittel (z.B. Messgeräte, Leitern, Gerüste, El-Hebebühnen und Werkzeuge etc.) und Hilfsstoffe (z.B. Schmier- und Reinigungsmittel, etc.) zu stellen bzw. zu liefern sowie die Abfallstoffe selbst umweltgerecht zu entsorgen.

Erkennt oder vermutet der Auftragnehmer Mängel oder Schäden, die die Sicherheit oder Betriebsbereitschaft einer Anlage gefährden können, hat er dies unverzüglich dem Auftraggeber bzw. der Betriebstechnik/-elektrik (BT/BE) zu melden. Er hat mündliche Benachrichtigungen schriftlich zu bestätigen.

Schäden an den Anlagen/Einrichtungen und Gebäuden des Fraunhofer ISE, die im Rahmen der Wartungs- / Reinigungs- und Instandhaltungsarbeiten entstanden sind, müssen unverzüglich dem Auftraggeber bzw. der Betriebstechnik/-elektrik (BT/BE) gemeldet werden und sind vom Auftragnehmer zu tragen.

Die Instandhaltungs-/ Wartungsarbeiten müssen gesetzeskonform dokumentiert werden. Das ISE erhält pro Anlage ein Wartungsprotokoll in Papier- und in digitaler Form (als PDF).

Der Prüf und Mängelbericht ist in Text und ggf. Bild anzufertigen und mit genauer Beschreibung des Schadens, sowie der genauen Angabe der Maßnahmen zur Mängelbeseitigung einzureichen. Prüf- und Mängelberichte sind immer an Wartung@ise.fraunhofer.de und Betriebstechnik@ise.fraunhofer.de zu senden.

Im Rahmen der Instandhaltung-/ Wartung müssen kleine Reparaturen und Mängelbeseitigungen durchgeführt werden. Größere anfallende planbare Reparaturen sollen zusammen mit der Wartung ausgeführt werden, wenn dies die Sicherheit der Anlage zulässt. Sicherheitsrelevante Reparaturen und Mängelbeseitigungen müssen uns zeitnah angeboten und ausgeführt werden.

Größere Reparaturen oder Austausch von Komponenten müssen im Vorfeld mit einem verbindlichen, kostenlosen und schriftlichen Kostenvoranschlag abgestimmt und von uns beantragt werden.

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Bei der Abrechnung ist zu beachten, dass jede Anlage je Gebäude abgerechnet wird.

Der Zeitpunkt der Durchführung der Wartungsarbeiten ist mit dem Beauftragten des Auftraggebers rechtzeitig vor Beginn abzustimmen.

Eigenverantwortliches betriebs- und störungsfreies Arbeiten am ISE-Campus während der Wartung nach anlagenspezifischem Zeitintervall des ISE ist Voraussetzung.

Die Angestellten des Auftragnehmers erhalten eine Grundeinweisung durch die zuständige Person der Betriebselektrik / Betriebstechnik. Bei Bedarf führen ggf. laborverantwortliche Personen weitere Einweisungen in ihren jeweiligen Abteilungen und Laboren durch. Die Arbeiten und Prüfungen sind selbständig vor Ort in den Büros und Laboren durchzuführen. Dies beinhaltet auch die Koordination der Arbeitstermine mit den Abteilungen und Laborleitern, sowie Rückmeldung an die Abt. Wartung/ISH. Verhandlungssicheres Deutsch und befriedigende Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind hierfür Voraussetzung.

Alle gängigen und für das Gewerk gültigen Arbeitssicherheits- und Unfallverhütungsvorschriften sind von den Mitarbeitern des Arbeitnehmers einzuhalten.

Alle für die Arbeiten notwendigen Schulungen, Ausbildungen und Berechtigungsscheine sind vom Arbeitnehmer nachweisbar.

Es sind ISE-QR-Label (WDB-Nummer) an jeder Anlage zur eindeutigen Zuordnung angebracht. Sollten diese fehlen ist die BT/BE darüber zu informieren. Diese WDB- und Raum-Kennzeichnung muss in den Berichten bei jeder Anlage erwähnt werden.

Weitere Informationen werden dem Auftragnehmer in einer Datei „Vorgaben zur Dateibenennung Fraunhofer ISE“ zur Verfügung gestellt.

Der Arbeitsablauf bei Wartungen gestaltet sich wie folgt:

• Terminvereinbarungen werden von einem ISE-Mitarbeiter der Instandhaltung/Wartung vorgenommen.
• die Betreuung vor Ort wird durch einen ISE-Betriebstechnik/-Betriebselektrik-Mitarbeiter (BT/BE-MA) temporär im Ausführungszeitraum begleitet. Eine dauerhafte Begleitung kann nicht gewehrleistet werden.

Wir weisen darauf hin, dass die zum Ausführungszeitraum am Fraunhofer ISE geltenden Gesundheits-Regeln / Sonstige auflagebedingten Schutzregeln einzuhalten sind.

Laufzeit und Beendigung

Die Laufzeit beträgt die im Vertrag angegeben Zeit.

Werden durch bauliche Maßnahmen Änderungen und Entfall der Anlage nötig, kann der Vertrag vorzeitig beendet werden. Die Anlage könnte hauptbautechnisch so verändert werden, dass die ursprüngliche Anlage in ihrer Form nur noch geringfügig existiert.

Es endet der Vertrag aufgrund der ggf. neuen Gewährleistung mit der mit dem Umbau beauftragten Firma bzw. mit Abschaltung der Altanlage.

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Bei komplettem Entfall der Anlage endet der Vertrag ebenfalls automatisch mit dem Monat der Abschaltung.

Desweitern endet der Vertrag in folgenden Fällen:

1. mit dem Ablauf des Vertragsenddatums
2. wenn das Wartungsbudget des zu grundliegenden Wartungsvertrages vor Ablauf des Vertrages aufgebraucht ist und zuvor keine begründete Nachbudgetierung von ihnen beantragt wurde. (Es wird daher empfohlen ein getrenntes Instandhaltungsbudget separat Kontigiert abzuschließen, falls dies möglich ist.)
3. Der Vertrag endet nicht, wenn nur das Instandhaltungsbudget aufgebraucht ist, jedoch die Punkte
4. oder 2. noch nicht eingetreten sind. In diesem Fall darf jedoch keine Leistungen mehr über das Instandhaltungsbudget abgerufen werden, sondern muss einzeln per Angebot genehmigt werden.

Vorbehalten bleibt die außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund. Ein wichtiger Grund ist insbesondere dann gegeben, wenn

a) das Insolvenzverfahren über einen Vertragspartner eröffnet oder mangels Masse eingestellt wird, b) ein Vertragspartner nachhaltig gegen die Verpflichtungen aus diesem Vertrag verstößt. c) eine der Anlagen nicht existiert, Abgebaut, komplett erneuert oder Außerbetrieb genommen etc. wird.

Alle Arbeiten und Dokumente sind bei Vertragsende dem ISE und ggf. der Folgefirma, so zu übergeben das diese lückenlos weiterarbeiten kann. Offene Aufgaben sind u.a. zu besprechen und ggf. noch auszuführen, wenn dies Sinnhaft erscheinen und bereits vom ISE beauftragt sind.

Fahrtwege zwischen ISE-Standorten in Freiburg und unverschuldete Wartezeiten werden nicht gesondert bezahlt. Die Zeiten für die Einweisungen müssen in die Arbeitszeit einkalkuliert sein.

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2. Beschreibung des Fraunhofer ISE

ISE-Beschreibung - Aufbau der Raumbezeichnung und des ISE Geländes:

Raumbezeichnung: Beispiel: F-1.64 ( F- = Gebäude, 1. = Etage, 64 = Raumnummer)

Gebäudebezeichnung des ISE , siehe Luftbild Fraunhofer ISE – „ISE-Campus und externe Standorte“

INFO zu Allen Standorten und Anschriften des Fraunhofer ISE in Freiburg:

A, B, C, D, H, W - Heidenhofstraße 2, 79110 Freiburg (Hauptgebäude, Rechnungsanschrift) E 10-12,14 - Heidenhofstraße 8, 79110 Freiburg I 10-12 - Heidenhofstraße 3-7, 79110 Freiburg K 11-12 - Heidenhofstraße 1b – 3, 79110 Freiburg L - Heidenhofstraße 5, 79110 Freiburg N, R - Berliner Allee 30, 79110 Freiburg (Warenannahme) T - Berliner Allee 29/29a 79110 Freiburg G10 - Berliner Allee 31-35, 79110 Freiburg Q - Elsässer Straße 11, 79110 Freiburg F - Emmy-Noether-Straße 2, 79110 Freiburg X 11, 12, 13, 17 - Hans-Bunte-Straße 18, 79108 Freiburg Y - Auerstraße 8, 79108 Freiburg Z 10-12 - Zinkmattenstraße 30, 79108 Freiburg S - Christaweg 40, 79111 Freiburg V10 - Bötzinger Straße 31, 79111 Freiburg V20 - Munzinger Straße 10, 79111 Freiburg E, T, T10, X11-17, P10 entfallen!

(Diese Angaben sind möglichst detailliert auch in Berichten und Rechnungen samt Anlagenbezeichnung an das ISE anzugeben, da sie als Orientierung dienen, um interne Kostengruppen zu definieren und es uns erleichtert ihre Rechnungen schneller zu begleichen.)

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3. Gebäudenutzung:

Kurzübersicht:

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Gebäudebeschreibung Fraunhofer ISE Freiburg:

Geb. A, B, C, D, H, W - Heidenhofstraße 2, 79110 Freiburg

Fraunhofer ISE Hauptgebäude und Rechnungsanschrift für alle Gebäude.

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Geb. F (SIC) - Emmy-Noether-Straße 2, 79110 Freiburg

Geb. G10 (ZhS) - Berliner Allee 31-35, 79110 Freiburg

Geb. I 10-12 - Heidenhofstraße 3-7, 79110 Freiburg

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Geb. I (I10)

Geb. I12

Geb. I14 Lager-Halle

Geb. L - Heidenhofstraße 5, 79110 Freiburg

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Geb. N - Berliner Allee 30, 79110 Freiburg

Paket- und Transport-Anschrift für Waren (Warenannahme im Hinterhof bei Gebäude K)

Geb. R - Berliner Allee 30, 79110 Freiburg

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Vorgaben und Informationen zum Fraunhofer ISE

Geb. T/ T10 - Berliner Allee 29/29a 79110 Freiburg

Geb. Q - Elsässer Straße 11, 79110 Freiburg

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Vorgaben und Informationen zum Fraunhofer ISE

Geb. X 11, 12, 13, 17 - Hans-Bunte-Straße 18, 79108 Freiburg

Geb. Y - Auerstraße 8, 79108 Freiburg

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Geb. Z 10-12 - Zinkmattenstraße 30, 79108 Freiburg

Geb. V10 - Bötzinger Straße 31, 79111 Freiburg

Geb. V20 - Munzinger Straße 10, 79111 Freiburg

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Testfeld - Solarfeld 1 / (ggf.im Navi zu finden

• Sandgrube 7, 79291 Merdingen

Testfeld - Blankreuterstraße 13, 79108 Freiburg

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Vorgaben zu Dokumenten für das Fraunhofer ISE

Um Anlagen zuordnen zu kommen benötigen wir eindeutige Bezeichnungen die dem Aufbau entsprechen.

Dazu gehören u.a. die Gebäude und Raum angaben, sowie die anlagen Bezeichnung und die WDB-Nr.

Die WDB-Nr: Ist der an den Anlagen/Türen/Toren etc. befindliche ISE-QR-Code als Nummer (siehe Aufkleber), die auch zur eindeutigen Zuordnung im Wartungsbericht/Prüfbescheinigung etc. stehen muss. Sollte es keine WDB-Nr. an der Anlage geben, sprechen sie unbedingt den ISE-Betreuer vor Ort darauf an.

Gebäudebuchstabe: Gebäude sind am ISE mit Buchstaben sowie ggf. zusätzlich mit einer Nummer benannt. G10 , V10, A,B,C, etc. Siehe beiliegenden Übersichtsplan.

ISE-SAP-Vertragsnummer: ist die mit z.B. 45000xxx beginnende SAP-Nummer, der mit ihnen vom ISE abgeschlossen wurde.

Muster: ISE-QR-Nummer ISE-QR-Nummer Türen

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Vorgaben zu Rechnungen an das Fraunhofer ISE

Diese Angaben werden sich durch die E-Rechnung 2025 ggf. zum Teil ändern! Änderungen werden ihnen dann von den zuständigen Abteilungen mitgeteilt.

Das Fraunhofer Institut für Solare Energiesysteme, ISE, kann Lieferanten- Rechnungen auf elektronischem Wege empfangen und verarbeiten, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

1. Rechnungen müssen als PDF-Anhang zu einer E-Mail eingehen

2. Pro E-Mail darf grundsätzlich nur eine einzige PDF-Datei (mit einer einzigen Rechnung) enthalten sein.

3. Arbeitsnachweise, Lieferscheine etc. müssen entweder als weitere Seiten in der PDF-Rechnung selbst oder als zusätzlicher Dateianhang in der E-Mail enthalten sein.

4. Die PDF-Rechnungen dürfen nicht verschlüsselt und nicht passwortgeschützt sein.

5. Um die in § 14 des Umsatzsteuergesetzes geforderte Unversehrtheit der Rechnungen sicherzustellen, müssen die Rechnungen direkt vom Aussteller an die E-Mail-Adresse: buchhaltung@ise.fraunhofer.de gesendet werden.

Diese Elektronische Rechnungsadresse dient Ihnen auch für die Korrespondenz, wie bspw. Anfragen zu Eingangsrechnungen oder Erinnerungen.

Die Rechnungen müssen bei mehreren Anlagen/Typen, mit der jeweiligen Anlagen ISE-WDB-Nr., Gebäudebezogen abgerechnet werden, d.h. jedes Gebäude muss mit den jeweiligen Anlagen separat aufgeführt sein. Es kann zwar eine Gesamtrechnung erstellt werden aber die Kosten für jedes Gebäude müssen für uns ersichtlich sein.

Die Auftrennung kann je Gewerk noch zusätzliche Unterscheidungen/ Themengebiete haben.

Setzten sie sich bitte daher mit Ihrem Gewerke-Betreuer vor Ort am ISE in Verbindung oder nehmen sie die ihrem Servicetechniker mitgegebenen Vorgaben zur Kenntnis.

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Fremdfirmenmanagement am Fraunhofer ISE:

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Bei jeder ersten Wartung des Jahres ist dieses Dokument ausgefüllt mitzubringen oder vorab zuzusenden!

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Fragen der Firmen: _______________________________________________________________

Durch meine Unterschrift erkläre ich, dass ich in die oben genannten Themen eingewiesen wurde. Den Inhalt der Einweisung habe ich verstanden. Ich verpflichte mich, die erhaltenen Informationen an meine mir zugeteilten eigenen Beschäftigten und an die Subunternehmen in einer Unterweisung weiterzugeben.

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Anlage 3: Weitere spezifische Gefährdungen

für Auftraggeber und/oder Auftragnehmer

(Dieses Dokument wird von der gewerkebetreuenden Person am ISE mit dem Handwerker durchgesprochen, hierfür ist Zeit einzuplanen, eine gesonderte Berechnung für Mehraufwand ist nicht möglich.)

Tätigkeitsbeschreibung: ___________________________________________

Ausführungsort (Bereich/Abteilung): ___________________________________________

Dauer vom: ____________ bis: ____________

Mögliche weitere Gefährdungen bei den Tätigkeiten vor Ort

• Wenn „trifft zu“ angekreuzt wird, müssen die entsprechenden Erlaubnisscheine zwingend ausgefüllt werden.

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Werden weitere Gefährdungen erkannt, sind beide Vertragspartner verpflichtet, gemeinsam geeignete Maßnahmen für die sichere Durchführung der Arbeiten festzulegen.

Festgelegte Maßnahmen zu Nr.

Vor Arbeitsbeginn einzuholende Genehmigungen / Erlaubnisse:

a.) Erlaubnisschein für Feuer- und Heißarbeiten □ ja □ nein

b.) Erlaubnisschein enge Behälter und Räume □ ja □ nein

c.) Erlaubnisscheine Arbeiten mit Absturzgefahr □ ja □ nein

d.) Erlaubnisschein Erdarbeiten □ ja □ nein

erforderliche Persönliche Schutzausrüstung:

a.) Sicherheitsschuhe □ ja □ nein Kategorie: _______________________________

b.) Schutzhelm □ ja □ nein

c.) Schutzhandschuhe □ ja □ nein Art: ____________________________________

d.) Gehörschutz □ ja □ nein

e.) Schutzbrille □ ja □ nein

f.) Atemschutz □ ja □ nein Art, Filter: _________________________________

(G-Datum; Unterschrift.) Chemikalienschutzanzug: ☐ ja ☐ nein Art:

Umsetzung / Überprüfung der Maßnahmen vor Arbeitsaufnahme durch:

Datum, Unterschrift Auftragsverantwortliche*r _____________ _______________

Datum, Unterschrift Auftragnehmerverantwortliche*r ____________ _______________ (Je nach Gewerk können weitere Dokumente anfallen die ausgefüllt und unterschrieben werden müssen)

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Daten des Lieferanten

Name der Firma: _______________________________________

Ansprechpartner Ausschreibung: _______________________________________

Telefon: _______________________________________

Mail: _______________________________________

Ansprechpartner Termine: _______________________________________

Telefon: _______________________________________

Mail: _______________________________________

Ansprechpartner Wartung vor Ort: _______________________________________

Telefon: _______________________________________

Mail: _______________________________________

Straße/Nummer: ___________________________________

PLZ/Ort: __________ ______________________

Land: ___________________________________

Kreditinstitut / Bank: ___________________________________

IBAN: ___________________________________

BIC: ___________________________________

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