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Leistungsbeschreibung

Technisches Gebäudemanagement

Services für Türen

am Standort Weihenstephan

Wartungen, Prüfungen, Inspektionen, Instandsetzungen,

Offenes Verfahren nach VGV

Vergabenummer: 2023-04-GM – nur Los 2

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F1 Ausschreibungsbestimmungen .............................................................................................................. 4

1.1 Allgemeine Informationen ........................................................................................................................ 4

1.2 Grundsätzliches ........................................................................................................................................ 4

1.3 Vertragsgegenstand .................................................................................................................................. 4

1.4 Auftraggeber / Ansprechpartner ............................................................................................................... 4

1.5 Ausführungstermine ................................................................................................................................. 5

1.6 Interessenten- / Bewerberfragen ............................................................................................................... 5

1.7 Angebot / Angebotsabgabe ....................................................................................................................... 5

1.8 Aufbau, Form und Inhalt der Angebote .................................................................................................... 6

1.9 Einzelbieter, Nachunternehmer ................................................................................................................ 6

1.10 Nebenangebote ......................................................................................................................................... 6

1.11 Änderung, Berichtigung oder Rücknahme von Angeboten ...................................................................... 6

1.12 Vergütung / Kostenerstattung für die Bearbeitung des Angebotes ........................................................... 7

1.13 Sonstige Bedingungen .............................................................................................................................. 7

1.14 Produkt- und Qualitätsvorgaben ............................................................................................................... 7

1.15 Gleichwertigkeit von Zertifikaten ............................................................................................................. 7

1.16 Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters ........................................................................................ 7

1.17 Schutzrechte ............................................................................................................................................. 8

1.18 Prüfung und Wertung der Angebote ......................................................................................................... 8

1.19 Reisezeiten, Reise- und Nebenkosten ....................................................................................................... 8

1.20 Zuschlagserteilung / Vertragsabschluss .................................................................................................... 8

1.21 Informations- und Wartepflicht (§ 101a GWB) ........................................................................................ 8

1.22 Nachprüfungsverfahren ............................................................................................................................ 9

1.23 Kenntlichmachung der Fabrikations-, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse ............................................ 9

1.24 Objektinformationen ................................................................................................................................. 9

2 Zusätzliche Vertragsbedingungen ....................................................................................................... 10

2.1 Vertragsbestandteile ............................................................................................................................... 10

2.2 Leistungsänderungen .............................................................................................................................. 10

2.3 Pflichten des AGs ................................................................................................................................... 10

2.4 Pflichten des ANs ................................................................................................................................... 10

2.5 Informationen, Unterlagen, Berichtswesen und Dokumentation ............................................................ 10

2.6 Personaleinsatz des AN .......................................................................................................................... 11

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2.7 Anforderungen an das Personal – Qualifikation - Prüfgrundlagen ......................................................... 11

2.8 Arbeitssicherheit ..................................................................................................................................... 12

2.9 Versicherungen ....................................................................................................................................... 12

2.10 Vertragsdauer / Kündigung .................................................................................................................... 13

2.11 Jahresübersicht ....................................................................................................................................... 13

2.12 Überleitung nach Vertragsbeendigung ................................................................................................... 13

3 Services für Türen und Tore ............................................................................................................... 14

3.1 Vorbemerkungen .................................................................................................................................... 14

3.2 Mengenermittlung / Kalkulation / Abrufmengen / Abrechnung ............................................................. 14

3.3 Datenaufnahme Türen und Tore für die Übernahme neuer zusätzlicher Objekte ................................... 16

3.4 Inspektion, Wartung und Prüfung ........................................................................................................... 17

3.5 Betriebskonzept ...................................................................................................................................... 19

3.6 Preispositionen und Weitere Angaben des Anbieters ............................................................................. 20

3.7 Garantie und Gewährleistung ................................................................................................................. 20

3.8 Rechnungsstellung .................................................................................................................................. 20

4 Unterschriften ....................................................................................................................................... 20

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1 Ausschreibungsbestimmungen

1.1 Allgemeine Informationen

Das Vergabeverfahren wird als offenes Verfahren durchgeführt.

In der ersten Ausschreibungsrunde konnten Dienstleister für die Lose 1 und 3 gewonnen werden. Für das Los 2 konnte kein Anbieter gewonnen werden, die Ausschreibung für das Los 2 wurde aufgehoben.

In dieser Ausschreibung ist nur das Los 2 enthalten!

Mit den geforderten Unterschriften bestätigt der Bieter, dass alle in diesem Vergabeverfahren dargestellten Anforderungen erfüllt werden bzw. danach verfahren wird und die als Anlage beigefügten Vertragsbedingungen anerkannt werden. Die Angaben haben wahrheitsgemäß zu erfolgen. Der Auftraggeber behält sich vor, Nachweise für die entsprechenden Angaben kostenfrei nachzufordern. Unzutreffende Angaben können zum Ausschluss des Bieters führen.

Angebote und sonstiger Schriftverkehr sind in deutscher Sprache abzufassen.

1.2 Grundsätzliches

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des Internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechts.

Die „Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen“ VOL/B in der aktuell gültigen Form werden Bestandteil des Vertrages. Werden keine abweichenden schriftlichen Vereinbarungen getroffen, so werden im Falle der Annahme Ihres Angebotes die Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung Bestandteile des Vertrages.

Innerhalb des Vergabeverfahrens sind die Regelung der Vergabeverordnung (VgV) zu berücksichtigen, ohne dass diese Bestimmungen Vertragsbestandteile werden. Daneben gelten die nachstehenden Vergabebestimmungen und Erläuterungen für den Bieter.

Bei der Angebotsabgabe ist außerdem zu beachten, dass die Vergabeunterlagen nur zur Erstellung eines Angebots verwendet werden dürfen. Jede Veröffentlichung und Weitergabe an Dritte (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Genehmigung der Technischen Universität München nicht statthaft. Ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht berechtigt den Auftraggeber, den Bieter aus dem Wettbewerb auszuschließen.

1.3 Vertragsgegenstand

Der AG beauftragt den AN mit Leistungen des technischen Gebäudemanagements (TGM). Die zu vergebende Leistung wird in einzelnen Losen an einzelne Anbieter vergeben. Eine detaillierte Beschreibung der vom AN geschuldeten Leistungen ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung mit den zugehörigen Anlagen.

1.4 Auftraggeber / Ansprechpartner

Auftraggeber:

Technische Universität München Zentralabteilung 4 – Immobilien Gebäudemanagement Campus Weihenstephan Lange Point 24 85354 Freising

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1.5 Ausführungstermine

Leistungsbeginn: Geplanter Leistungsbeginn: 01.03.2025

Leistungsende: Geplantes Leistungsende: 31.12.2027

Probezeit: Es ist eine Probezeit von 6 Monaten vorgesehen. Innerhalb der Probezeit ist eine Kündigung mit einer Kündigungsfrist von 4 Wochen zum Monatsende vorgesehen.

Erfüllungsort / Gerichtsstand

Erfüllungsort ist die Technische Universität München (TUM) Standort Weihenstephan, Gerichtsstand ist München.

1.6 Interessenten- / Bewerberfragen

Falls aus Sicht des Bewerbers bzw. Bieters in den Vergabeunterlagen sowie den Anlagen Unklarheiten oder Auslegungsfragen durch widersprüchliche, zu interpretierende oder fehlende Aussagen bestehen, so ist der Bewerber bzw. Bieter aufgefordert, Unklarheiten und / oder wesentliche Auslegungsfragen, die bei der Bearbeitung des Angebotes erkannt werden, fristgerecht und in schriftlicher Form als Bewerber- bzw. Bieterfragen einzureichen.

Fragen und Hinweise zur Ausschreibung können ausschließlich schriftlich über die Ausschreibungs- Plattform eingereicht werden (Nachrichten), über welche der Anbieter die Unterlagen heruntergeladen hat.

Die Fragen werden vom Ausschreiber in einer Fragenliste gesammelt, mit den Antworten versehen und als Fragen - Antwortliste wieder auf der Plattform eingestellt. Die Plattform informiert die Anbieter automatisch über die im Laufe der Angebotsfrist neu eingestellte Informationen und Dokumente.

Jeder Anbieter ist aufgefordert, die Anl 18 Fragenkatalog spätestens drei Tage vor dem Abgabetermin eigenständig herunterzuladen und die Informationen in seine Kalkulation mit einfließen zu lassen.

Nicht fristgerecht eingehende Fragen werden grundsätzlich nicht berücksichtigt!

Fragen und deren Antworten werden zum Bestandteil der Vergabeunterlagen (vgl. Anl 02).

1.7 Angebot / Angebotsabgabe

Die Ausarbeitung des Angebotes ist für den Anfragenden kostenlos und unverbindlich. Aus der Bearbeitung des Angebotes kann kein Rechtsanspruch auf Auftragserteilung bzw. Ersatz der Aufwendungen für die Angebotsbearbeitung hergeleitet werden. Das Angebot muss zum Submissionstermin vollständig vorliegen. Reicht ein Bieter unvollständige Unterlagen ein, so kann er vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen werden (vgl. Anlage 2 Übersicht der Unterlagen)

Das Angebot muss vollständig und entsprechend den Vorgaben in elektronischer Form auf die Ausschreibungsplattform geladen werden.

Angebote, die nicht über die Ausschreibungsplattform eingereicht wurden, werden von der Wertung ausgeschlossen.

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1.8 Aufbau, Form und Inhalt der Angebote

Für die Erstellung des Angebotes sind ausschließlich diese Vergabeunterlagen einschließlich der vorgegebenen Vordrucke und Anlagen zu verwenden. Eigene Grafikteile bzw. Textdokumente können benutzt werden, sofern alle geforderten Angaben der Vordrucke und Anlagen in der gleichen Anordnung enthalten sind. Eine Nichtbeachtung führt zum Ausschluss des Angebotes. In diesem Zusammenhang ist darauf zu achten, dass die vorgegebenen Vergabeunterlagen keinesfalls geändert werden. Alle fachlichen (inhaltlichen) Veränderungen oder Ergänzungen (auch unbeabsichtigte) der Vordrucke bzw. der Vergabeunterlagen führen – unabhängig von Art, Umfang und Qualität – zum Ausschluss!

Soweit weitergehende Erläuterungen zur Beurteilung des Angebotes notwendig erscheinen, kann der Bieter sie im Anschreiben zum Angebot aufführen. Diese Angaben dürfen nur erklärenden Charakter haben, den Inhalt der Verdingungsunterlagen aber nicht verändern.

Das Angebot ist dabei gemäß der in Anlage 02 – „Übersicht über alle Unterlagen“ aufgeführten (verbindlichen) Gliederung zusammenzustellen: Es ist ein vollständiges Angebot in elektronischer Form abzugeben. Das vollständige Angebot enthält zwingend alle in Anlage 02 in der Spalte „Unterlagen mit dem Angebot abzugeben“ mit "Ja" gekennzeichneten Unterlagen.

Das Angebot muss die Preise in Euro ohne Umsatzsteuer sowie alle sonstigen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten und an den dafür vorgesehenen Stellen unterschrieben sein.

Vom Anbieter ist eine Preisbindung für die ersten 24 Monate zu kalkulieren. Für die weiteren Jahre ist eine Preisgleitklausel vorgesehen, diese ist im Preisblatt Anl 04 verbindlich vorgegeben. Die Basisdaten sind vom Anbieter in der Anl 04 einzutragen. Über die Preisgleitklausel werden die Anpassungen beim Lohn berücksichtigt. Weitere Preisverhandlungen oder Preisanpassungen sind nicht vorgesehen. Preisanpassungen beim Material fließen über die open bock Kalkulation mit ein, d.h. den geänderten Einstandspreis.

Ein nachträglich im Angebotsschreiben aufgeführter Nachlass / Rabatt / Skonto ist nicht zulässig!

Der Anbieter ist aufgefordert, die während der Vertragslaufzeit zu erwartenden Preisanpassungen auf das zu lieferndes Material und die Personalkosten kalkulatorisch exakt zu fassen, z.B. über verbindliche Zulieferverträge mit den Herstellern und auch über die Beobachtung der Tarifentwicklung.

Der Bieter hat mindestens mit dem gesetzlichen Mindestlohn bzw. Tariflohn zu kalkulieren. Bei einer Angebotsabgabe ist der AN verpflichtet die jeweils gültigen Tarifverträge einzuhalten und seine Preiskalkulation auf dieser Basis aufzubauen.

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote schriftlich zurückgezogen werden. Die technischen Möglichkeiten der Plattform sind dabei zu beachten.

Der Bieter erklärt sich bereit, im Bedarfsfall sein Angebot im angemessenen Umfang kostenfrei zu erläutern.

1.9 Einzelbieter, Nachunternehmer

Der Bieter muss in der Lage sein, die geforderten Leistungen je angebotenem Los nahezu vollständig mit eigenem Personal selbst zu erbringen. Die Angebotsabgabe durch Einzelbieter ist zulässig. Die Einschaltung von Nachunternehmen für die Wartung / Prüfung ist nicht vorgesehen und nur in begründeten Einzelfällen (z.B. Anlagen mit spez. Elektronischer Türsteuerungen) mit Genehmigung des AGs zulässig. Die zur Angebotsabgabe schon bekannten Nachunternehmer für Leistungen aus der Leistungsbeschreibung mit Begründung sind im Excel File Preisübersicht – Nachunternehmer – aufzuführen. Für größere Instandsetzungen sind Nachunternehmer zugelassen, wenn diese vorgehend benannt und vom AG genehmigt wurden.

1.10 Nebenangebote

Die Einreichung von Nebenangeboten ist nicht zulässig.

1.11 Änderung, Berichtigung oder Rücknahme von Angeboten

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Änderungen oder Berichtigungen der Angebote sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Angebote können bis zum Ablauf der Angebotsfrist schriftlich zurückgezogen werden. Bitte beachten Sie unbedingt die Regeln der Ausschreibungsplattform.

1.12 Vergütung / Kostenerstattung für die Bearbeitung des Angebotes

Für die Erstellung des Angebots wird keine Vergütung gewährt.

Dem Angebot beigefügte Unterlagen, Muster usw. gehen, sofern nichts anderes vereinbart wird, ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum des Auftraggebers über.

Bei der Kalkulation des Angebotes ist zu beachten, dass Vorauszahlungen (vor Leistungserbringung bzw. Lieferung) grundsätzlich nicht geleistet werden.

1.13 Sonstige Bedingungen

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, welche die Preisermittlung beeinflussen können, so hat der Bieter den Auftraggeber vor Angebotsabgabe schriftlich oder fernschriftlich darauf hinzuweisen, auch wenn er den Hinweis schon vorher in anderer Form gegeben hat. Unterbleibt dieser Hinweis, gehen daraus resultierende Mehrleistungen zu Lasten des Bieters.

Der Bieter ist verpflichtet, sämtliche für den Leistungsumfang notwendigen Fachbetriebszulassungen vorzulegen. Der Bieter hat die Gültigkeit der ausgeschriebenen Leistungen betreffend gesetzliche Regelungen zu prüfen. Bei Widersprüchen des LVs gegen Normen, Richtlinien, Vorschriften und technische Regeln hat der Bieter mit der Angebotsabgabe die Bedenken schriftlich zu benennen.

Sonstige Hinweise

Es dürfen nur Materialien, Geräte, Stoffe, Mittel etc. eingesetzt werden, die den gesetzlichen Anforderungen, gängigen Richtlinien, Herstellervorgaben etc. entsprechen. Der AN hat dem AG eine Liste der eingesetzten Materialien, Geräte, Stoffe, Mittel etc. vor Beginn der Leistungen vorzulegen und mit diesem abzustimmen. Der AN hat alle einschlägigen gesetzlichen, öffentlich-rechtlichen, behördlichen und berufsgenossenschaftlichen Vorschriften, Normen, Richtlinien, technischen Vorschriften, Herstellervorgaben, anerkannten Regeln der Technik sowie relevante Regelwerke des AGs (z. B. Hausordnungen), die für die sorgfältige und fachgerechte Erfüllung der Leistung notwendig und sinnvoll sind, zu identifizieren und einzuhalten. Der AN hat alle Arbeiten so auszuführen, dass weder Bausubstanz, Einrichtungen noch Oberflächen etc. beschädigt werden. Maschinen und Geräte müssen alle erforderlichen Prüfungen hinsichtlich der Betriebssicherheit haben. Sie müssen den geltenden Unfallverhütungsvorschriften (UVV) entsprechen und dürfen nur mit entsprechender Sachkenntnis von eingewiesenen / unterwiesenen Personen betrieben werden.

1.14 Produkt- und Qualitätsvorgaben

Der AG hat für den Bereich Neubau als auch für den Bauunterhalt in einzelnen Bereichen Produktvorgaben geschaffen, um den Gebäudebetrieb / Instandsetzung / Ersatzteilbeschaffung / Ersatzteilvorhaltung insgesamt wirtschaftlich abzubilden.

In der Preisübersicht sind in einem Blatt Produktvorgaben enthalten, die vom Anbieter bei der Ersatzteilbeschaffung einzuhalten sind. Für weitere Ersatzteile ohne Produktvorgaben gilt, technische gleichwertige Materialien einzusetzen.

1.15 Gleichwertigkeit von Zertifikaten

Sollten in den Vergabeunterlagen (inkl. Anlagen) Spezifikationen, Zulassungen und Zertifikate gefordert werden, gilt jeweils der Zusatz „oder gleichwertig".

1.16 Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters

Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters sind nicht zulässig. Angebote, die solche enthalten,

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werden ausgeschlossen. Weitere Geschäftsbedingungen des Bieters sind nicht zugelassen. Auf Angebots- oder sonstigen Vordrucken des Auftragnehmers aufgedruckte Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) haben keine Gültigkeit.

1.17 Schutzrechte

Im Angebot ist anzugeben, ob für den Gegenstand des Angebots gewerbliche Schutzrechte bestehen oder vom Bieter oder anderen beantragt sind.

1.18 Prüfung und Wertung der Angebote

Es gelangen nur diejenigen Angebote in die Prüfung und Wertung, die sämtliche Anforderungen nach diesen Vergabeunterlagen erfüllen. Grundsätzlich werden die Angebote hinsichtlich formaler Vollständigkeit und Richtigkeit, Eignung der Bewerber, Angemessenheit der Preise sowie Wirtschaftlichkeit geprüft und bewertet (siehe Bewerbungsbedingungen, 16.4).

Formale Vollständigkeit und Richtigkeit

Die unter Anlage 02 – „Übersicht über alle Unterlagen“ aufgeführten und entsprechend gekennzeichneten Unterlagen sind neben dem Angebot mit den geforderten Daten und Unterschriften auszufüllen und dem Angebot beizulegen. Die Angaben müssen vollständig sein, dürfen jedoch keine zusätzlichen Angaben enthalten, da sonst eine Vergleichbarkeit mit anderen Angeboten nicht mehr gewährleistet ist.

Eignung der Bieter

Die Eignung der Bieter wird anhand der Eignungskriterien überprüft. Es werden nur Bieter berücksichtigt, welche die Eignungskriterien erfüllen, siehe Anl 05 Eignungskriterien.

Angemessenheit der Preise

Auf Angebote, deren Einzelpreise / Preise in offenbarem Missverhältnis zur Leistung stehen, darf der Zuschlag nicht erteilt werden.

1.19 Reisezeiten, Reise- und Nebenkosten

Reisezeiten sowie Reise- und Nebenkosten werden nicht gesondert vergütet. Ausnahme: Anfahrten im Zuge der Störungsbeseitigung gem. Leistungsbeschreibung / Preisblatt.

1.20 Zuschlagserteilung / Vertragsabschluss

Die Zuschlagserteilung erfolgt schriftlich. Der Bieter ist daher bis zum Ablauf der Bindefrist an sein Angebot gebunden. Wird der Zuschlag rechtzeitig und ohne Änderung erteilt, ist der Vertrag mit Zuschlagserteilung zu den Vorgaben dieses Verfahrens auf der Grundlage des Angebotes rechtskräftig zustande gekommen. Dies gilt unbeschadet einer späteren schriftlichen Festlegung in Form einer Vertragsurkunde.

1.21 Informations- und Wartepflicht (§ 101a GWB)

Der Auftraggeber hat die betroffenen Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach den Sätzen 1 und 2 geschlossen werden. Wird die Information per Fax oder auf elektronischem Weg versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Zugang beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

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1.22 Nachprüfungsverfahren

Die Vergabe öffentlicher Aufträge unterliegt der Nachprüfung durch die Vergabekammern. Ein Auftrag auf Nachprüfungsverfahren nach §§ 102 ff. GWB ist schriftlich zu stellen und an die

Vergabekammer Südbayern

80534 München

Tel.: 089 5143 - 647

Fax: 089 5143 - 767

E-Mail: vergabekammer.suedbayern@vg-m.bayern.de

zu richten.

Der Antrag ist unzulässig, soweit der Antragsteller den Verstoß gegen Vergabevorschriften bereits im Vergabeverfahren erkannt und nicht gegenüber der unter Nummer 1.7 genannten Stelle unverzüglich innerhalb von sieben Kalendertagen gerügt hat. Vergaberechtsverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung bzw. in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen innerhalb der Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung, bei der unter 1.7 genannten Vergabestelle gerügt werden.

Der Nachprüfungsantrag ist außerdem gem. § 107 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der unter Nummer 1.7 genannten Stelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

1.23 Kenntlichmachung der Fabrikations-, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse

Nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) v. 26.08.98 – BGBl. 1 S. 2546 – 2575, haben die Verfahrensbeteiligten u. U. Anspruch auf Akteneinsicht und können sich ggf. Ausfertigungen, Auszüge oder Abschriften erteilen lassen (§ 111 Abs. 1 GWB). Die Vergabekammer hat die Einsicht in die Unterlagen zu versagen, soweit dies aus wichtigen Gründen, insbesondere des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen geboten ist (§ 111 Abs. 2 GWB).

Nach § 111 Abs. 3 GWB hat jeder Beteiligte mit der Übersendung seiner Akten oder Stellungnahmen auf die Wahrung der Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse hinzuweisen und diese in den Unterlagen entsprechend deutlich kenntlich zu machen. Fehlt eine deutliche Kenntlichmachung, ist von der Zustimmung des Bieters zur Einsichtnahme i. S. des § 111 Abs. 3 GWB auszugehen.

1.24 Objektinformationen

Der Großteil der Objekte ist an den regulären Arbeitstagen öffentlich zugänglich, die Services sind an Türen zu erbringen, die im öffentlich zugänglichen Bereich sind, ausgenommen einzelne Labore. Labore dürfen nur mit einem Vertreter des AGs – GM betreten werden.

Jeder Anbieter ist aufgefordert, die Objekte selbständig zu begehen und selbst einen Eindruck vom technischen Zustand der Türen und Tore zu gewinnen. Durch Lageplan und Objektbegehungen sollen auch Wege und Rüstzeiten abgeschätzt werden. Die Besichtigung ist über die Plattform anzumelden, eine förmliche Freigabe von Seiten des AGs erfolgt dafür nicht.

Lageplan:

https://www.ls.tum.de/fileadmin/w00bww/ls/bilder/campus/lageplan-campus-tum-weihenstephan.jpg

Wenn ein Anbieter nicht öffentlich zugängliche Bereiche besichtigen möchte, kann er sich über die Ausschreibungsplattform einen Besichtigungstermin erbeten. Der AN bestätigt Ihm diesen dann auch über die Plattform. Bitte bei Bedarf rechtzeitig anmelden. Bei der Objektbesichtigung werden keine Bieterfragen beantwortet.

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2 Zusätzliche Vertragsbedingungen

2.1 Vertragsbestandteile

Bei Widersprüchen zwischen einzelnen Vertragsunterlagen sind die Bestandteile eines Vertrages stets in folgender Reihenfolge zu beachten: • Angebots- und Zuschlagsschreiben • Leistungsbeschreibung mit Preisblatt • Besondere Vertragsbedingungen • Etwaige Ergänzende Vertragsbedingungen, • alle in der Anl 02 in der Spalte „werden Vertragsbestandteil“ aufgeführten, markierten Unterlagen

Weiterhin sind Vertragsbestandteil die dem dargestellten Vertragszweck dienenden und unterstützenden gesetzlichen Vorschriften, Unfallverhütungsvorschriften und behördlichen Bestimmungen sowie Normen, Richtlinien und verbindliche Herstellerspezifikationen in ihrer zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gültigen Fassung. Der AN hat sie zu identifizieren und anzuwenden.

Zur Überprüfung, ob der AN die vorgenannten Vorschriften einhält, ist der AG zur Durchführung von Stichproben und Qualitätskontrollen befugt. Er hat deren Kosten selbst zu tragen.

2.2 Leistungsänderungen

Der AG hat das Recht, vom AN einseitig Änderungen hinsichtlich der Art und Weise der Leistungserbringung zu verlangen, es sei denn, diese sind für den AN unzumutbar.

Änderungswünsche des AG hat der AN auf ihre möglichen Konsequenzen hin zu überprüfen und dem AG das Ergebnis schriftlich mitzuteilen. Dabei hat der AN insbesondere die Auswirkungen auf die Kosten und Terminpläne aufzuzeigen sowie etwaige Bedenken gegen die Leistungsänderung mitzuteilen.

2.3 Pflichten des AGs

Der AG übergibt dem AN die Bestandsdokumentation und verschafft dem AN Zugang zu den Objekten und gestattet den Zugang. Sonderzonen: Labore mit sicherheitstechnischer Anforderung dürfen vom AN nicht betreten werden.

2.4 Pflichten des ANs

Grundsätzlich hat der AN alle erforderlichen Geräte, Werkzeuge und Personal für seine Leistungserbringung selbst bereitzustellen.

Der AN wird sich unverzüglich nach Aufnahme der Tätigkeit mit den Objektgegebenheiten u.a. durch Vorortbegehungen vollumfänglich vertraut machen und alle für seine Leistungserbringung erforderlichen Informationen und Unterlagen sichten und prüfen.

Der AN ist für die Sicherung seines Besitzes sowie der ihm vom AG zur Verfügung gestellten Arbeits- und Betriebsmittel gegen Diebstahl und Einbruch verantwortlich.

2.5 Informationen, Unterlagen, Berichtswesen und Dokumentation

Der AG stellt auf Anforderung dem AN alle für seine Leistungserbringung erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Verfügung, soweit diese nicht allgemein zugänglich sind oder der AN sie selbst zu beschaffen hat, und soweit sie vorhanden sind.

Vom AG zur Verfügung gestellte Daten und Dokumente verbleiben in seinem Eigentum und sind nach Vertragsende wieder an ihn zurückzugeben. Kopien sind ebenfalls an den AG auszuhändigen oder nach dessen Wahl zu vernichten.

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2.6 Personaleinsatz des AN

Der Auftragnehmer beschäftigt die von ihm eingesetzten Arbeitskräfte nach den Bestimmungen des jeweils gültigen Lohn- und Rahmentarifvertrages sowie nach den gesetzlichen, behördlichen und berufsgenossenschaftlichen Bestimmungen. Insbesondere sind auch die Vorgaben des Arbeitnehmer- Entsendegesetzes einzuhalten.

Soweit für bestimmte Leistungen besondere fachliche Zulassungen / Befähigungsnachweise oder öffentlich-rechtliche Erlaubnisse erforderlich sind (z.B. bei ausländischen Arbeitskräften Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis), steht der Auftragnehmer dafür ein, dass er und seine Arbeitskräfte im Besitz solcher Zulassungen oder Erlaubnisse sind und diese gültig sind. Auf Verlangen sind diese dem Auftraggeber vorzulegen.

2.7 Anforderungen an das Personal – Qualifikation - Prüfgrundlagen

Das Personal muss jederzeit ein einwandfreies Bild des Unternehmens des Auftraggebers gewährleisten. Weiter muss das Personal die für die Leistung erforderliche Erfahrung besitzen und durch persönliche Zuverlässigkeit Gewähr dafür bieten, dass der Betrieb des Auftraggebers im Objekt nicht beeinträchtigt wird.

Er wird geeignetes Personal stets in ausreichendem Maß zur Verfügung halten. Soweit zur Leistungserbringung besondere fachliche Zulassungen und/oder öffentlich-rechtliche Erlaubnisse erforderlich sind, steht der AN dafür ein, dass er und das Personal im Besitz solcher Zulassungen/Erlaubnisse ist.

Die Arbeitskräfte müssen die deutsche Sprache, in einem für die Erbringung der Leistung ausreichendem Maße, in Wort und Schrift beherrschen. Eine Verständigung muss in deutscher Sprache möglich sein.

In Schriftstücken, Akten, Ablagen oder sonstige Unterlagen, die sich in den Büros oder sonstigen Räumen des Auftraggebers befinden, dürfen der Auftragnehmer oder seine Arbeitskräfte keinen Einblick nehmen. Der Auftragnehmer hat seine Arbeitskräfte vor erstmaliger Tätigkeitsaufnahme entsprechend zu unterweisen und gegenüber Dritten auf Verschwiegenheit bzgl. allem zu verpflichten, wovon die Arbeitskräfte während ihrer Tätigkeit Zugang erhalten.

Das Personal hat Sicherheits- und Hygienevorschriften und die Hausordnungen des Auftraggebers einzuhalten. Dem Personal ist die Nutzung von bürotechnischen Gerätschaften (z.B. Kopierer) des Auftraggebers nicht gestattet. Die Benutzung von Fernsprechanlagen ist ausschließlich in Notfällen gestattet.

Dem Personal sind das Mitbringen und der Genuss von Alkohol und Drogen sowie Rauchen in den Gebäuden oder Fahrzeugen des Auftraggebers nicht gestattet.

Das Personal des AN muss sich - etwa durch Ausweise, Ausrüstung oder Kleidung - als dem AN zugehörig ausweisen können, ordentliche Arbeitskleidung mit Firmenlogo ist gefordert.

Qualifikation und Prüfgrundlagen

Sachkundige Personen sind: • Ingenieure der entsprechenden Fachrichtungen mit mindestens 5-jähriger Berufserfahrung oder • Personen mit abgeschlossener handwerklicher Ausbildung oder mit gleichwertiger Ausbildung und mindestens 5-jähriger Berufserfahrung in der Fachrichtung, in der sie tätig werden.

Die Mitarbeiter müssen in dem Fachbereich Türen / Tore fortlaufend geschult werden und immer auf dem rechtlichen und fachlich relevanten Stand sein, um die nachfolgenden Prüfgrundlagen zu erfüllen.

• Landesbauordnung (BayBO) • Verordnungen oder Richtlinien für Sonderbauten (SPrüfV) • Verwendbarkeitsnachweise wie allgemeine bauaufsichtliche Zulassungen • Allgemein anerkannte Regeln der Technik • DIBT Richtlinien

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• AutSchR, EltVTR, • DIN Normen • ASR – Technische Regeln für Arbeitsstätten • Betriebssicherheitsverordnung • Türen und Tore DIN EN 13241-1, 12604, 12453, 12635 • Automatische Türsysteme: EN 16005, DIN 18650-1, DIN 14677 und DIN 18650-2 • DGUV Information 208-022 - Türen und Tore • DGUV Information 208-044 - Automatische Tore im Fluchtweg • Qualifikation zur Durchführung von DGUV V3 Prüfungen an ortsfesten Anlagen • Qualifikation zur Durchführung von Prüfungen (inkl. Betriebskräftemessung)

2.8 Arbeitssicherheit

Der AN ist für die Arbeitssicherheit seines eingesetzten Personals und der Arbeitsmittel selbst verantwortlich.

Im Zuge der Implementierung führt der AG eine einmalige Einweisung in die Gebäude durch (individuelle Gefährdung, Fluchtwege). Die einmalige Einweisung wird nur bei einer Veränderung der Gefährdung wiederholt. Die Einweisung ist durch den Sicherheitsbeauftragten des AN entgegenzunehmen, zu dokumentieren und von diesem an das komplette Team des AN weiterzugeben.

Der AG führt eine jährliche Unterweisung für den Zutritt der Labore durch. Labore dürfen nur nach Unterweisung betreten werden.

Im Zuge der Implementierung sind vom AN alle Maßnahmen gemäß der neuen Betriebssicherheitsverordnung durchzuführen, d.h. auch eine Gefährdungsbeurteilung für den zukünftigen Arbeitsbereich seines eingesetzten Personals und der sich daraus ergebenden Schulungen. Der Nachweis darüber ist dem AG vorzulegen.

Die Einweisungen / Schulungen sind entsprechend den gesetzlichen Regelungen periodisch zu wiederholen und zu dokumentieren.

2.9 Versicherungen

Werden im Zusammenhang mit den vereinbarten Leistungen Schäden verursacht, hat der Auftragnehmer in vollem Umfang Ersatz zu leisten, wenn ihn oder seine Erfüllungsgehilfen Vorsatz, leichte oder grobe Fahrlässigkeit trifft.

Der Auftragnehmer hat während der Vertragslaufzeit eine Haftpflichtversicherung abzuschließen, die Schäden in nachfolgender Höhe abdeckt:

• Sachschäden 5.000.000 € • Vermögensschäden 5.000.000 € • Personenschäden 5.000.000 € • Schlüsselverlust / Verlust der Sicherungskarte bis 50.000 € je Schadensfall

Die Summen dürfen nicht eingeschränkt sein.

Zur Angebotsabgabe ist eine Bestätigung des Anbieters vorzulegen, dass er die Versicherung mit den genannten Versicherungssummen für die Vertragslaufzeit abschließen wird.

Im Auftragsfall ist vor der Erteilung des Zuschlags eine Bestätigung der Versicherung vorzulegen.

Der AN übergibt dem AG nach Auftragserteilung darüber hinaus kalenderjährlich innerhalb des ersten Quartals eine Bestätigung des Versicherers.

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2.10 Vertragsdauer / Kündigung

Der Vertrag wird mit Laufzeit bis 31.12.2027 geschlossen. Es besteht die Option, den Vertrag 3 Monate vor Ablaufdatum auf Anforderung des AGs im gegenseitigen Einvernehmen um 12 Monate zu den angebotenen Preisen im Preisblatt zu verlängern. Diese Option besteht insgesamt zweimal.

Eine Kündigung des Vertrages aus wichtigem Grund (z.B. laufende ausbleibende Lieferungen, nicht erbrachte Services, gravierende Mängel) berechtigen den AG den Vertrag mit einer Frist von 6 Wochen zum Monatsende zu kündigen. Vor der Kündigung hat der AG eine schriftliche Abmahnung mit Begründung des festgestellten Mangels an den AN zu senden.

2.11 Jahresübersicht

Für alle erbrachten und abgerechneten Leistungen eines Kalenderjahres hat der AN bis zum 20. Januar des Folgejahres eine aktuelle Übersicht zu erstellen mit folgendem Inhalt:

Aktuelle Excel Arbeitsmappe mit dem aktuellen Stand der Türen je Gebäude (die vom AG übergebene Liste ist vom AN weiterzuführen)

Abgerechnete Menge je Los und Leistungsposition gemäß Auftrag mit aktuellem EP. Aus der Aufstellung müssen die exakten Massen aufgeführt sein, passend zu den monatlich übergebenen Protokollen

Die Leistung Jahresübersicht wird separat vergütet, der EP ist im Preisblatt pro Los unter der Position 1.2.6. / 2.2.6. / 3.2.6. einzutragen.

2.12 Überleitung nach Vertragsbeendigung

Bei Vertragsbeendigung hat der AN dem AG sämtliche Gerätschaften und Unterlagen (sowohl solche, die bei Vertragsbeginn überlassen wurden, als auch Fortschreibungen bzw. neue Dokumente) entsprechend herauszugeben. Auch Zutrittskarten / Schlüssel der Schließanlagen, PINs und Passwörter.

Hat der AG an Mitarbeiter des AN Hausausweise ausgegeben, so sind diese sämtlich bei Vertragsbeendigung zurückzugeben.

Der AN hat den AG über sämtlichen relevanten Vorkommnissen, die nicht von den Dokumentationen bzw. Statusberichten erfasst sind, ohne besondere Nachfrage zu informieren.

Der AN hat, sofern der AG ihn dafür zu marktüblichen Konditionen vergütet, Nachfolgepersonal in ausreichendem Umfang zu unterweisen.

Sämtliche Daten, Informationen und Unterlagen bleiben im Eigentum des AG. Das gilt sowohl für solche Daten, Informationen und Unterlagen, die bei Vertragsbeginn vom AG übergeben wurden, als auch solche, die erst während der Vertragsdauer entstanden sind.

Wurden vom AN neue Datensätze erzeugt oder bestehende Datensätze erweitert, wird dem AG das uneingeschränkte Nutzungsrecht an diesen Datensätzen übertragen.

Wurden dem AN vom AG kurzzeitig Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt, so sind diese wieder geräumt und besenrein an den AG zurückzugeben.

Die Leistung wird nicht separat vergütet und ist in die EPs mit einzukalkulieren.

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3 Services für Türen und Tore

3.1 Vorbemerkungen

Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss von Dienstleistungsverträgen für die Wartung, Prüfung und Instandsetzung von Türen und Toren am Standort Weihenstephan. Vom zukünftigen Dienstleister sollen auch Ersatzteile, Montagearbeiten und die Erfassung von neuen zusätzlichen Türen und Toren nach Bedarf abgerufen werden können.

Die Neuausrüstung von laufenden und zukünftigen Neubauten mit neuen Türen und Toren erfolgt nicht über diese Ausschreibung. Neubauten und deren Türen / Tore werden im Zuge der Bau - Ausschreibung beschafft.

Gebäude - Neubauten gehen nach der Abnahme / Übergabe in die Verantwortung des Gebäudemanagements Weihenstephan über und werden dann im Zuge des Unterhalts betreut.

3.2 Mengenermittlung / Kalkulation / Abrufmengen / Abrechnung

3.2.1 Mengen: Wartung und Prüfung

Die Mengen an zu wartenden / zu prüfenden Türen und Tore wurde über eine Türaufnahme im laufenden Servicevertrag im Vorfeld dieser Ausschreibung ermittelt. Die Daten aller wartungs- und prüfpflichtigen Türen wurden von einem Dienstleister aufgenommen, die Türen mit einem Barcode incl. Nummer versehen. Alle Leistungen an einer Türe sind somit über die Nummer eindeutig zuzuordnen.

Der Anbieter erhält den kompletten Datensatz, Stand: Dez 2023.

Die im LV angegebenen Mengen vom Los 02 werden im Kalenderjahr zu 100% abgerufen. Ziel ist, im Kalenderjahr 2025 alle überwachungspflichtigen Türen und Tore einmal komplett zu warten und zu prüfen.

Aus den Ergebnissen der Erstprüfung soll der Turnus für die Wiederholungsprüfung im Kalenderjahr 2026 abgeleitet werden. Auf Grundlage der aktuellen Erfassung wird davon ausgegangen, dass im zweiten Jahr des Vertrages nur ca. 60 bis 80 % der Türen und Tore aus dem Los 2 (Pos. 2.1.1. – 2.1.4.) geprüft werden müssen.

Die Mengenminderung im Kalenderjahr wird im Preisblatt für die Wertung mit einem festen Faktor von 0,7 berücksichtigt.

Die Wartungen / Prüfungen werden über die tatsächlich gewartete / geprüfte Mengen an Türen vergütet, der Nachweis wird über die elektronischen Protokolle geführt. Ein Anspruch des Anbieters auf die Abrechnung der ausgeschriebenen Mengen besteht nicht.

Während der geplanten Vertragslaufzeit wird davon ausgegangen, dass pro Jahr ein Mengenzuwachs von ca. 50 zu prüfenden Türen pro Jahr durch Neubauten im Los 1 und Los 2 entsteht. Die Aufnahme dieser Türen erfolgt durch den AG, die Daten werden dem AN übermittelt. Diese neuen Türen sind dann ebenfalls in den Wartungs- und Prüfplan aufzunehmen und Wartung- und Prüfung durchzuführen.

Sollten sich, während der Vertragslaufzeit die gesetzlichen Fristen für die Prüfungen ändern, sind diese neuen Fristen vom AN in den Wartungs- und Prüfplan zu übernehmen und entsprechend umzusetzen. Die Vergütung ist nach tatsächlich durchgeführter Leistung vorgesehen, d.h. die Vergütung passt sich automatisch an.

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3.2.2 Mengen: Aufwand für Instandsetzung – Stundenaufwand und Material

Die in der Leistungsbeschreibung angegebenen Mengen an Arbeitsstunden sind gemittelte Erfahrungswerte der Vorjahre und auf ein Jahr hochgerechnet und nicht verbindlich. Sie dienen ausschließlich der Kalkulationsbasis für den Bieter. Die Massen sind vom AG nach bestem Wissen und Gewissen ermittelt worden.

Die angebotenen Preise gelten unabhängig von den tatsächlich während der Vertragslaufzeit abgerufenen Mengen an Material und Stunden / Services.

Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf ein bestimmtes Umsatzvolumen während der Vertragslaufzeit je Titel oder Position. Der Auftraggeber hat keinen Anspruch auf eine Preisanpassung bei Über- oder Unterschreitung der Jahresmengen.

Ersatzteile sollen vom AN beschafft werden und im Zuge einer Open Book Kalkulation an den AN verrechnet werden, d.h. der AN legt seinen Einstandspreis über eine Original - Lieferantenrechnung offen und darauf wird ein Zuschlag auf Material verrechnet. Bei Nachunternehmerleistungen erfolgt dies in gleicher Weise.

Die Zuschläge auf Material / Nachunternehmer müssen enthalten: □ Lieferung frei Haus (Adresse im Campus Weihenstephan) □ Verpackung und Versicherung □ Datenaufnahme vor Ort, Beratung in Einzelfällen □ interne Kosten des AN für den Aufwand der organisatorischen Abwicklung □ Garantie und Gewährleistung gem. LV

Die Angebotspreise für Services / Stundenlohnleistungen müssen enthalten: □ alle Lohn- und Lohnnebenkosten des angefragten Personals □ Auslösen und Fahrtkosten / Fahrzeugkosten □ Werkzeug in ausreichender Qualität und Menge zur Durchführung der beschriebenen Leistungen auch Laptops und Spezial – Handwerkszeug der Tür - Hersteller □ Schulungskosten des Personals auf die zu betreuende Produkte □ interne Kosten des AN für den Aufwand der organisatorischen Abwicklung, Terminkoordination mit den Vertretern des AGs, den Fachabteilungen und eigenem Personal

Es ist von einem gleichmäßig verteilten Abruf der Leistungen über das komplette Kalenderjahr auszugehen. Der AG erwartet eine gebäudeweise Bearbeitung, d.h. ein Gebäude wird komplett in einem Durchgang geprüft.

Bei den angebotenen Preisen und Stundenverrechnungssätzen handelt es sich um Nettopreise. Es kommt der zum Abrechnungstag gültige Mehrwertsteuersatz zur Anwendung.

Die Preise sind in Euro anzugeben.

Alle Aufwendungen des Anbieters für die Abwicklung des gesamten Auftrages sind in die Preise im Preisblatt einzukalkulieren. Es werden keine Nach- oder Zusatzforderungen zusätzlich zu den bestehenden Positionen anerkannt und abgerechnet. Auch die Kosten der Implementierung / Vertragsstart gemäß der Leistungsbeschreibung sind entsprechend zu berücksichtigen.

Alle durch den Bieter gewährten Rabatte und Skonto-Vereinbarungen sind ausschließlich in den dafür vorgesehen Feldern der Preisblätter einzutragen. Andernfalls ist eine Berücksichtigung nicht möglich.

Es kommen nur Preis - Positionen zur Abrechnung, die im Preisblatt aufgeführt sind, ausgenommen Angebote für Tür – Erneuerungen.

Die Kalkulation ist entsprechend sauber, gewissenhaft und verbindlich unter Berücksichtigung aller genannten Vorgaben vom Anbieter auszuführen! Jede Preisposition ist auskömmlich zu bepreisen. Nachforderungen, die mit fehlender Kenntnis der Sachlage begründet werden, werden zurückgewiesen, da jeder Anbieter vor Angebotslegung die Möglichkeit hat, die Anlagen zu besichtigen und Fachfragen an den Ausschreiber zu stellen.

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Servicelevel für Instandsetzungen

Die Anforderung für den Servicelevel für Instandsetzungen wird wie folgt definiert:

• Eingang der Anforderung per Mail oder per Fax beim AN (Mo – Fr 07:00 – 18:00 Uhr)
• Bearbeitung der Bestellung und Auslösung der Lieferung, AN übergibt den AG die vom Lieferanten erstellte Bestellbestätigung mit verbindlichem Liefertermin
• Personalentsendung vor Ort so bald als möglich, spätestens 4 Werktage nach Eintreffen des Materials innerhalb des Zeitrahmens: Montag bis Freitag 07:00 bis 18:00 Uhr

Der Großteil der Regelleistungen kann vom Dienstleister im vorgenannten Zeitrahmen erbracht werden. Nur für Ausnahmefälle (ca. 1 – 2 Wochenenden im Jahr) sind Serviceleistungen an Samstagen / Sonntagen zu erbringen. Für diese Ausnahmen werden im Preisblatt entsprechende Zuschläge abgerufen.

Die Möglichkeit einer Expresslieferung von Materialien wird im Preisblatt optional abgefragt und ist nur für technische Notfälle, max. 2 x pro Jahr vorgesehen.

Vom AN sind die im Angebot zugesagten Servicelevel auf Dienstleistung und die Lieferzeiten auf Material monatlich eigenverantwortlich zu prüfen und in Form einer Dokumentation an den AG zu übergeben.

Sollten wider Erwarten die verbindlich zugesagten Lieferzeiten für Material zweimal innerhalb eines Kalendermonats nicht eingehalten werden, erhält der AN eine schriftliche Abmahnung durch den AG. Sollten wider Erwarten der verbindlich vereinbarte maximale Zeitraum für die Erledigung von Einzelaufträge zweimal innerhalb eines Kalendermonats nicht eingehalten werden, erhält der AN eine schriftliche Abmahnung durch den AG.

3.3 Datenaufnahme Türen und Tore für die Übernahme neuer zusätzlicher Objekte

Wenn ein Neubauobjekt in den Betrieb von SG übergeben wird, ist es immer erforderlich, die prüf- und wartungspflichtigen Türen aufzunehmen und diesen Datensatz dem AG zu übergeben.

Die Datenaufnahme von Neubauten erfolgt durch den AG, der Datensatz wird dem AN zur Verfügung gestellt. Der Zeitpunkt, ab dem der Neubau in den Regelturnus Inspektion / Wartung / Prüfung übernommen werden muss, wird dann individuell für das Objekt zwischen AG und AN abgestimmt.

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3.4 Inspektion, Wartung und Prüfung

Allgemeine Informationen zu Inspektion, Wartung und Prüfung

Ziel ist es, den Wert des baulichen Immobilien- und Anlagenbestandes zu erhalten und im Rahmen der geplanten Lebens- und Nutzungsdauer eine Aufrechterhaltung der nutzungsbezogenen Funktionsfähigkeit

Ist es im Sinne der Betreiberverantwortung notwendig, Inspektions-, Wartungs- oder Prüfleistungen an Anlagen zu erbringen, welche nicht in diesem Leistungsverzeichnis abgedeckt sind, so ist der AG umgehend schriftlich darauf aufmerksam zu machen und mit einem qualifizierten Angebot über die Höhe der zu erwartenden Kosten zu informieren.

Der AN verpflichtet sich im Falle einer Beauftragung, die vorgenannten Arbeiten entsprechend dem aktuellen Stand der Technik, unter Verwendung von ausgebildetem Personal und angemessenem Einsatz von technischen Hilfsmitteln durchzuführen.

Bei Gefahr im Verzug ist der AN berechtigt und verpflichtet, alle erforderlichen Maßnahmen zur Schadensminderung zu veranlassen, bis eine Abstimmung mit dem AG möglich ist.

Leistungsumfang Inspektion, Wartung und Prüfintervalle

Inspektion und Wartung:

Eine regelmäßige, präventive Wartung ist zur Bewahrung des Sollzustandes unter Berücksichtigung der VDMA /AMEV (bei öffentlichen AG ist anstatt VDMA die AMEV „Arbeitskreis Maschinen- und Elektrotechnik staatlicher und kommunaler Verwaltungen“ einzutragen), der jeweiligen Herstellervorgaben sowie der Einhaltung aller öffentlich-rechtlichen Gesetze, aller gesetzlichen Verordnungen und Vorschriften sowie aller fachlichen Vorschriften und Normen vom Anbieter zu kalkulieren. Eine funktionserhaltende Reinigung ist ebenfalls bei jeder Wartung zu kalkulieren.

Die Wartung bezieht sich auf alle nachfolgend klassifizierten gebäudetechnischen Anlagen mit ihren einzelnen Komponenten, Bauteilen und Baugruppen. Eine Anlagenklasse ist immer als Verbund von Anlagen und Bauteilen zu verstehen, welche zur Sicherstellung der jeweiligen Funktion zusammenwirken und nicht durch eine andere Anlagenklasse abgedeckt sind.

Unter Wartung werden auch Inspektionsmaßnahmen verstanden, welche den Betrieb der Anlagen für den AG ökonomischer und ökologischer gestalten. Dazu zählt frühzeitiges Erkennen und Vermeiden von möglichen Anlagenausfällen und die Korrektur und Änderung von Anlagenparametern.

LV Positionen: Wartung, Prüfung und Klein Instandsetzung – Türen und Tore

• beinhalten die komplette Tür- und Toranlagen, Zarge, Führungen incl. Befestigung, Einmauerung, Dichtlippen und Einlagen, Türblatt mit Beschlägen, Schlossfallen, Öffnungsmechanismen, Riegel, Dichtlippen, Dichtlippenmechanik, Antriebe, Feststeller mit allen Anbauten und Steuerungselementen unter Berücksichtigung der technischen Anforderung an die Türe / Tor und der Einbausituation incl. der Steuerungen incl. allen Sensoren, Endschaltern usw..

Folgende Leistungen sind durchzuführen: • Prüfung auf Beschädigung der Türanlage • Einstellen und Schmieren aller beweglichen Teile, funktionserhaltendes Reinigen, • Schließfunktion prüfen, bei Oben- und Boden-Türschließer muss die Tür aus jedem Öffnungswinkel sicher schließen (hierzu auch Hersteller Vorgaben beachten) • Türbänder nachstellen, ggf. Bandbolzen fetten • Prüfen der Federspannung des Federbandes, ggf. nachstellen • Prüfen der Schließfunktion, Türe muss in allen Öffnungswinkeln zuverlässig schließen

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• Auslösefunktion / Mechanik der absenkbaren Bodendichtung prüfen, flächige Anlage der Bodendichtung auf der Anlagefläche prüfen (wenn vorhanden) • Funktionsprüfung der kompletten Anlage • Prüfung, ob die Schlossfalle / Riegel ausreichend in die Zargen Öffnung / Schließblech / Türöffner eingreift – Zielwert: mind. 6 mm • Nachstellen der OTS / IST bzw. Schließkraft • Prüfung und ggf. Nachziehen des Sitzes des Beschlages / Drückergarnitur / Schlosseinsatz • Prüfen der Schließgeschwindigkeit, Schließkraft und Endschlag prüfen, ggf. nachstellen • alle weiteren, hier noch nicht gelisteten Leistungen gem. Herstellervorgabe / Zulassungsbescheid • Entfernen von ggf. noch vorhanden alten Prüfaufklebern an der Türe (Zulassungen / Typenschilder dürfen nicht entfernt werden)

• Klein - Instandsetzungen gem. nachfolgender Definition

Bei kraftbetätigen Türen / Toren • Messung, Prüfung und Dokumentation der Schließkraft, ggf. einstellen

Bei Fluchttüren: • Prüfung der Panikfunktion und der Gesamtfunktion als Fluchttüre

Klein - Instandsetzung

Wird bei der Wartung / Prüfung ein Klein - Instandsetzungsbedarf festgestellt, wird dieser im Zuge der Wartung / Prüfung vom AN direkt erbracht. Im Wartungsprotokoll ist die Klein – Instandsetzung von Art und Umfang entsprechend zu dokumentieren.

Ein Klein- Instandsetzung wird wie folgt definiert: gemittelter Arbeitsaufwand bis zu 10 min. pro Türe / Tor plus Material im Wert bis zu 10 Euro (ohne MwSt.).

In den Wartungs- und Prüfpreis jeder Türe / Tor ist anteilig der Aufwand für die Klein – Instandsetzung mit einzukalkulieren.

Beispiele für Kleininstandsetzungen: Schraube fehlt am Beschlag, DL ergänzt Schraube im Wert von 0,10 € Kunststoff Deckel fehlt am Türschließer, DL ergänzt Deckel im Wert von 1,50 € Oben Türschließer ist leicht verbogen, DL richtet diesen Oben Türschließer hat sich ausgehängt, DL hängt diesen wieder ein

Sachkundigen Prüfung:

Fast alle Gebäude am Standort sind Sonderbauten gem. BayBO, somit gilt die SPrüfV.

Prüfungen durch „Sachkundige“ bzw. „befähigte Personen“ im Sinne der BetrSichV / SPrüfV und anderen Vorschriften werden als Bestandteil der Wartung gesehen und sind in den Preisen kalkulatorisch mit zu berücksichtigen. Hierzu zählen auch alle Prüfungen wie z.B. die Prüfung gemäß DGUV-Vorschrift 3 an ortsfesten und ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmitteln und die Prüfung von kraftbetätigten Anlagen etc... Die DGUV V3 Prüfung des Türantriebs bzw. des Feststellers ist vom DL Services für Türen zu erbringen. Die DGUV V3 Prüfung des Stromkreises ist durch eine Elektrofachfirma im Auftrag des AGs zu erbringen. Schnittstelle ist die Eingangsklemme am Antrieb / Steuerung.

Alle erforderlichen Prüfungen durch „Sachkundige“ bzw. „befähigte Personen“ sowie die geleisteten Wartungs- und Inspektionsarbeiten sind entsprechend ihrer Fälligkeit zu erbringen und entsprechend gerichtsfest zu dokumentieren.

Alle für das Begleiten der Prüfungen benötigten Geräte, Messgeräte, Prüfwerkzeuge, Prüfgewichte etc. sind vorzuhalten und bei Bedarf bereitzustellen. Die Kosten hierfür sind in die entsprechenden Wartungspauschalen einzukalkulieren.

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Die Wartungsintervalle je Anlage werden durch den AG im Leistungsverzeichnis nicht vorgeschrieben. Diese sind durch den AN entsprechend den aktuell geltenden, öffentlich-rechtlichen Vorgaben sowie auf Grundlage des aktuellen Standes der Technik eigenverantwortlich fortzuschreiben, zu planen und in den Preisen zu berücksichtigen. Nur für die Vergleichbarkeit der Angebote ist ein einheitlicher Turnus vorgesehen.

Nachträglich geltend gemachte Ansprüche in Folge einer notwendigen Mehrung von Inspektions-, Wartungs- oder Prüfleistungen (z.B. wegen Nichteinhaltung der Anlagenverfügbarkeit oder aber auf Grundlage geänderter rechtlicher oder technischer Vorgaben) ist während der Vertragslaufzeit nicht möglich.

3.5 Betriebskonzept

Von Seiten des AGs werden namentlich die Mitarbeiter benannt, die Services und Material vom AN abrufen dürfen und koordinieren. Nur diese Personen dürfen die Lieferscheine und Arbeitsberichte des AN abzeichnen.

Von Seiten des AN wird eine zentrale Person mit vollständigen Kontaktdaten (incl. Mail Adresse) benannt, bei der die Leistungen abgerufen werden können. Für diese Person ist auch ein Vertreter im Urlaubs- und Krankheitsfall zu benennen.

Betriebskonzept - Nutzeranforderung

Auf Grund der hohen Gesamtmenge an Türen hat der AG folgendes mögliche Betriebskonzept als Option für den Anbieter vorab angedacht. Vom Anbieter selbst soll und darf das Betriebskonzept frei überlegt und gestaltet werden. Umweltschutz und wirtschaftliche und ökologische Interessen müssen hier unbedingt berücksichtigt werden.

Verbindliche Vorgaben des AGs:

Die TUM kann dem Dienstleister selbst keinen Raum auf dem Gelände zur Verfügung stellen, auch keinen festen Stellplatz für einen Container. Parkmöglichkeiten für einen oder mehrere PKWs am Campus vor allen Gebäuden mit den zu betreuenden Türen und Toren sind nur zum Teil gegeben. Parkmöglichkeiten für ein kleines Fahrzeug (E-Bike, Lastenfahrrad, Fahrrad) sind in der Regel vor jedem Gebäude gegeben.

Während der Tätigkeiten der MA in den Objekten der TUM ist den MA des ANs gestattet, die öffentlich zugänglichen WCs am Campus zu nutzen.

Erstes Betriebsjahr

Alle in den LV Mengen enthaltenen Türen und Tore wurden in den letzten Jahren nicht durchgängig von einer Fachfirma gewartet und geprüft. Alle Türen sind in Listen erfasst und mit Barcode versehen. Die Daten dieser vorlaufenden Leistungen (elektr. Protokolle) werden dem neuen Auftragnehmer vom AG vor Start der Leistung übergeben. Ein Auszug aus der Erfassung ist im Preisblatt Anl 04 enthalten.

Der neue AN führt im ersten Betriebsjahr die Wartung- und Prüfung entsprechend diesen Unterlagen durch. Die Reihenfolge der Gebäude ist mit dem AG entsprechend der internen Priorität abzustimmen.

Die Leistungen Wartung / Inspektion / Sachkundeprüfung sind entsprechend den aktuellen einschlägig bekannten rechtlichen Vorgaben auszuführen, es muss sichergestellt sein, dass die übertragenen Betreiberpflichten voll erfüllt werden. Die Wartung wird in einem elektronischen Wartungsprotokoll vom AN dokumentiert, das zu nutzende Protokoll wird vom AG vorgegeben und ist ggf. während der Vertragslaufzeit gemeinsam weiterzuentwickeln. Aus der technischen Anforderung heraus wird der Folgetermin für die Wartung-, Inspektion und Prüfung in Abhängigkeit der technischen Priorität daraus abgeleitet. In der Regel ist eine jährliche Wartung / Inspektion und Prüfung je Türe vorgesehen.

Im Preisblatt Anl 04 ist vom AG die Form der beiden Protokolle verbindlich vorgegeben, diese sind vom AG zu verwenden. Protokolle des AGs mit eigenen abweichenden Formulierungen werden nicht akzeptiert. Wenn der AN ein elektronisches System nutzt, kann er dieses nach Freigabe durch den AG gerne einsetzen, wichtig dabei ist, dass der Wortlaut der vorgegebenen Prüfprotokolle vollständig übernommen wird.

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Die vom AN zu erstellenden elektronischen Prüfprotokolle sind gebäudeweise an den AG zu übergeben, Turnus: 1 x monatlich, bis zum 10.ten des Monats.

Zweites Betriebsjahr:

Die Terminierung der einzelnen Prüfungen (Turnus, Zeitpunkt) wird vom AN entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und der internen technischen Priorität geplant und durchgeführt. Können Prüfturnusse entsprechend verlängert werden, ist dies mit dem AG entsprechend abzustimmen.

3.6 Preispositionen und Weitere Angaben des Anbieters

Alle angebotenen Preise sind in der Anlage 04 Preisblatt abzubilden. Vom Ausschreiber werden weitere zusätzliche Angaben zu den Produkten abgefragt, diese sind in der Excel Arbeitsmappe einzutragen. Alle Angaben sind in die gelb markierten Felder einzutragen, es sind nur Eintragungen in die gelb markierten Felder möglich, alle weiteren Felder sind gesperrt.

3.7 Garantie und Gewährleistung

Vom AN ist eine entsprechende Verjährungsfrist für Mängelansprüche aus Garantie- und Gewährleistungszusagen auf die Funktion der zu liefernde Teile gemäß den gesetzlichen Mindestfristen nach BGB zu gewähren.

Bei Einbau des gelieferten Materials durch die Mitarbeiter des Auftraggebers ist von einer fachlich qualifizierten Person auszugehen, die mehrjährige Erfahrung in der Montage dieser Komponenten hat. Die Verantwortung für den fachgerechten Einbau liegt hier beim MA des AGs, die Verjährungsfrist für Garantie / Gewährleistung auf die gelieferten Teile kann dadurch vom AN nicht gemindert werden.

Werden vom AN mangelhafte Artikel geliefert und vom AG beanstandet, so hat der AN diese kostenfrei zu ersetzen.

3.8 Rechnungsstellung

Die Leistung ist in einer Monatsrechnung entsprechend dem Kalendermonat abzurechnen. Die Rechnung ist in den ersten drei Arbeitstagen des Folgemonats zu erstellen.

Für jedes Gebäude am Standort Weihenstephan sind Einzelrechnung zu erstellen, so dass beim AG eine Verbuchung nach Gebäude erfolgen kann. Je Gebäude ist noch zu unterschieden in laufende Services (Wartung/Prüfung) und Erneuerung, Reparatur, die Beträge dafür sind separat aufzulisten.

Hinweis: Wenn auf den Prüfprotokollen Datum, Klarname und Unterschrift des sachkundigen Mitarbeiters fehlen, kann die Leistung nicht vergütet werden, da der Nachweis für die ordnungsgemäß durchgeführten und vertraglich geschuldeten Leistungen nicht vorhanden ist.

Der AG stellt sicher, dass der Rechnungsbetrag innerhalb von drei Wochen ab Zugang einer prüffähigen, vollständigen Rechnung angewiesen wird.

Die Rechnungen sind entsprechend den gesetzlichen Regelungen in elektronischer Form zu stellen.

4 Unterschriften

Die vorgenannten Ausschreibungsbedingungen, die Leistungsbeschreibung mit allen Anlagen gem. Anlage 02 werden vom Anbieter anerkannt und wurden bei der Kalkulation berücksichtigt.

Ort, Datum, Firmenstempel, rechtsverbindliche Unterschrift, Klarname(n),

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