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Besondere Bewerbungsbedingungen
1. Allgemeines
a) Diese Besonderen Bewerbungsbedingungen gelten ergänzend sowie im Falle von Widersprüchen vorrangig zu den Bewerbungsbedingungen der Landeshauptstadt München für die Vergabe von Leistungen (BB-L). Die in den BB-L für Angebote festgelegten Regelungen gelten sinngemäß auch für Teilnahmeanträge, soweit in diesen Bewerbungsbedingungen keine abweichenden Regelungen getroffen sind. Festlegungen in der Leistungsbeschreibung, welche die Ausgestaltung oder Durchführung des Vergabeverfahrens betreffen, gelten ergänzend sowie im Falle von Widersprüchen vorrangig zu diesen Besonderen Bewerbungsbedingungen.
b) Soweit nicht ausdrücklich in den einzelnen Bestimmungen anders festgelegt, bleiben vergaberechtliche Regelungen, die sich aus gesetzlichen Vorschriften oder anwendbaren Vergabeverfahrensordnungen ergeben, von diesen Bewerbungsbedingungen unberührt.
c) Sofern nicht ausdrücklich anders bestimmt, sind mit „Bewerber“ oder „Bieter“ sowohl einzelne Unternehmen als auch Bewerber- bzw. Bietergemeinschaften gemeint. Als „Auftragnehmer“ werden Bieter bezeichnet, die den Zuschlag erhalten haben.
2. Kommunikation
a) Zuständige Stelle der Landeshauptstadt München für die Durchführung dieses Vergabeverfahrens ist die in der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots bezeichnete Vergabestelle. Aus einer Kommunikation mit Personen außerhalb der Vergabestelle können Bewerber/Bieter keine Rechte in Bezug auf die Ausgestaltung oder Durchführung des Vergabeverfahrens geltend machen.
b) Jede Kommunikation mit der Vergabestelle ist grundsätzlich über die Vergabeplattform der Landeshauptstadt München zu führen. Die Vergabestelle behält sich vor, Fragen oder Anmerkungen zum Vergabeverfahren, die nicht über die Vergabeplattform gestellt werden, nicht zu beantworten. Lediglich für allgemeine Fragen außerhalb des Vergabeverfahrens steht zusätzlich der Kommunikationsweg per E-Mail offen.
c) Fragen zur Vergabeplattform und zu technischen Hilfestellungen sind an die auf der Vergabeplattform unter dem in der Fußzeile befindlichen Link „Support“ angegebenen Stellen zu richten. Es wird darauf hingewiesen, dass die Support-Mitarbeiter der Service- Hotline nur eingeschränkt erreichbar sind.
d) Die Teilnehmer am Vergabeverfahren sind verpflichtet, ihr elektronisches Postfach auf der Vergabeplattform werktäglich auf neue Nachrichten hin zu überprüfen. Die automatisiert per E- Mail zugeleiteten Hinweise im Falle von Neuigkeiten auf der Vergabeplattform stellen lediglich rein unverbindliche Service-E-Mails dar, für deren Richtigkeit und Vollständigkeit keine Gewähr besteht.
3. Konkretisierungen
a) Bewerber/Bieter haben die Vergabeunterlagen unmittelbar nach deren Bezug sorgfältig durchzusehen und diesbezügliche Fragen oder Hinweise auf Unstimmigkeiten unverzüglich an die Vergabestelle zu richten. Die Vergabestelle behält sich vor, Fragen, die bei einer Teilnahme- bzw. Angebotsfrist von weniger als 21 Tagen nach Ablauf der Hälfte der Frist, ansonsten später als 10 Tage vor Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist eingehen, nicht mehr zu beantworten.
b) Konkretisierungen der Vergabeunterlagen, welche insbesondere zusätzliche Informationen oder Änderungen der Vergabeunterlagen enthalten können, erfolgen grundsätzlich im
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Rahmen von elektronischen Nachrichten, welche über die Vergabeplattform versendet werden. Derartige Konkretisierungen gelten mit dem Zeitpunkt des Einstellens der Nachricht in das elektronische Postfach der Vergabeplattform als zur Verfügung gestellt. Sofern es die Vergabestelle aus Gründen der Transparenz für erforderlich hält, werden die Vergabeunterlagen zusätzlich in einer neuen überarbeiteten Version bereitgestellt.
c) Soweit sich einem Teilnahmeantrag/Angebot nicht zweifelsfrei entnehmen lässt, dass er/es sich auf die erfolgten Konkretisierungen erstreckt und auf dieser Grundlage verbindlich ist, haben die Bewerber/Bieter dies mit dem Teilnahmeantrag/Angebot, spätestens jedoch nach Aufforderung durch die Vergabestelle, zu erklären.
4. Übertragung von Leistungen an Unterauftragnehmer
a) Die Übertragung von Leistungen an Unterauftragnehmer ist gemäß den Vorgaben des Formblatts „Verzeichnis Unterauftragnehmer“ darzustellen. Die Darstellung der auf Unterauftragnehmer zu übertragenen Aufgaben ist bei Bedarf in einer entsprechend gekennzeichneten Anlage zum Angebot zu erläutern.
b) Bei der zu übertragenden Leistung muss es sich um eine eigenständige, abgrenzbare Teilleistung handeln, die durch den Unterauftragnehmer in eigener Verantwortung erbracht werden kann. Der Einsatz von Unterauftragnehmern zum bloßen Zweck der Arbeitnehmerüberlassung ist außer in den nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz zulässigen Fällen untersagt. Angebote mit zu übertragenden Leistungen, welche die vorgenannten Voraussetzungen nicht erfüllen, werden ausgeschlossen, sofern der Bieter nach Aufforderung durch die Vergabestelle nicht verbindlich erklärt, die betroffenen Leistungen selbst auszuführen, und hierfür geeignet ist.
c) Kritische Aufgaben bei Dienstleistungsaufträgen und kritische Verlege- oder Installationsarbeiten im Zusammenhang mit einem Lieferauftrag sind direkt vom Bieter selbst oder im Fall einer Bietergemeinschaft von einem Teilnehmer der Bietergemeinschaft auszuführen. Kritische Leistungsbestandteile in diesem Sinne sind solche, die in der Leistungsbeschreibung als „kritisch“ bezeichnet oder mit einer vergleichbaren Formulierung versehen sind, die auf ein Fremdausführungsverbot hindeutet.
d) Soweit keine gesonderten Eignungskriterien oder -nachweise für Unterauftragnehmer festgelegt sind, gelten für Unterauftragnehmer in Bezug auf die Teile der Leistung, die auf sie übertragen werden sollen, dieselben Eignungskriterien und -nachweise wie für Bieter. § 36 Abs. 5 VgV bzw. § 26 Abs. 5 UVgO bei Vergabeverfahren mit einem geschätzten Auftragswert unterhalb der Schwellenwerte gemäß § 106 GWB finden entsprechende Anwendung.
5. Mindestanforderungen
a) Legen die Vergabeunterlagen fest, dass das Angebot bestimmte Vorgaben zu erfüllen hat, gelten alle geeigneten Angebote als den Vorgaben entsprechend. Ein Angebot gilt als ungeeignet, wenn es ohne Abänderung den in den Vergabeunterlagen genannten Bedürfnissen und Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers offensichtlich nicht entsprechen kann. Die vorstehenden Regelungen gelten nicht, soweit Vorgaben mit dem Zusatz „exakt“ oder einer vergleichbaren Formulierung versehen sind, die auf die stringente Einhaltung der Vorgabe hindeutet, oder sich die Unzulässigkeit einer Abweichung aus dem Sachzusammenhang erschließt (z. B. bei Normangaben).
b) Im Rahmen von Vergabeverfahren, bei denen eine Verhandlung über die Angebote zulässig ist, gelten nur solche Vorgaben als nicht verhandelbare Mindestanforderungen, die in den Vergabeunterlagen als „nicht verhandelbar“ bezeichnet oder mit einer vergleichbaren Formulierung versehen sind, die auf eine Nichtverhandelbarkeit der Vorgabe hindeutet.
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c) Die Landeshauptstadt München behält sich vor, von Mindestanforderungen der Vergabeunterlagen abzusehen, sofern sie von keinem Bewerber/Bieter erfüllt werden.
6. Eignungsprüfung / Eignungsleihe / Konzernreferenzen
a) Bewerber/Bieter haben ihre Eignung sowie das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB (i.V.m. § 31 UVgO bei Vergabeverfahren mit einem geschätzten Auftragswert unterhalb der Schwellenwerte gem. § 106 GWB) anhand der hierzu wirksam festgelegten Kriterien und Unterlagen zu belegen. Dabei sind auch die in den Vergabeunterlagen enthaltenen Erläuterungen zu beachten.
b) Als Beleg für das Nichtvorliegen der Eignung oder das Vorliegen von Ausschlussgründen kann die Vergabestelle auch Nachweise berücksichtigen, die nicht vom Bewerber/Bieter stammen.
c) Es wird darauf hingewiesen, dass die Angaben im Fragebogen zur Eignungsprüfung für Zwecke der Auskunftsanforderung aus dem Wettbewerbsregister wegen möglicher Ausschlussgründe gemäß den §§ 123 und 124 GWB verwendet werden. Bei Aufträgen ab einem Wert von 100.000 Euro brutto ist die Auskunftsanforderung vor Zuschlagserteilung zwingend vorgeschrieben (§ 6 WRegG, § 21 AEntG, § 19 MiLoG).
d) Im Fragebogen zur Eignungsprüfung sind Verurteilungen aller gesetzlichen Vertreterinnen (jur. Person) bzw. vertretungsberechtigten Gesellschafterinnen (Personengesellschaft, Einzelunternehmen) innerhalb der letzten zwei Jahre ab dem Tag der rechtskräftigen Verurteilung anzugeben. Die Auftraggeberin kann auch im Falle der vorstehenden Erklärung jederzeit zusätzliche Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung anfordern. Hierzu sind der Vergabestelle auf gesonderte Aufforderung innerhalb von 3 Werktagen die notwendigen Informationen zu übersenden.
e) Gem. § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV können als Beleg der erforderlichen technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bewerbers oder Bieters geeignete Referenzen verlangt werden. Die damit einhergehende Datenverarbeitung ist gem. Art. 6 Unterabsatz 1 Buchstabe c DSGVO, Art. 4 Absatz 1 BayDSG gestattet.
f) Der Bewerber/Bieter kann sich zur Erfüllung der Anforderungen an die wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit gemäß § 47 VgV (bzw. § 34 UVgO) der Kapazitäten anderer Unternehmen bedienen, unabhängig von der rechtlichen Art der Verbindung zu diesen Unternehmen (z. B. Konzernunternehmen). In diesem Fall hat der Bewerber/Bieter mit dem Angebot bzw. Teilnahmeantrag nachzuweisen, dass ihm die für die Auftragsausführung erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen. Der Nachweis erfolgt durch eine entsprechende Verpflichtungserklärung des anderen Unternehmens.
g) Referenzen können nur dann berücksichtigt werden, wenn sie in Leistungsart, Auftragswert, Auftragszeitraum und ggf. weiterer Kriterien dem ausgeschriebenem Auftragsgegenstand entsprechen. Die Abfragen sind im Fragebogen zur Eignungsprüfung aufgelistet. Ebenso können Referenzen nur berücksichtigt werden, wenn sie nicht älter als drei Jahre sind. Bei Rahmenvereinbarungen gilt, dass diese einen Leistungszeitraum von mindestens einem Jahr aufweisen müssen, wovon ein Leistungszeitraum von mindestens einem Jahr abgeschlossen sein muss. Maßgeblich ist das Ende der Angebotsfrist. Wenn mehr als die im Fragebogen zur Eignungsprüfung geforderten Referenz abgegeben werden sollen, sind diese als eigenes Dokument dem Angebot beizufügen.
h) Referenzen anderer Unternehmen können berücksichtigt werden, sofern sie dem Bewerber/Bieter im Wege der Eignungsleihe zugerechnet werden können und das leihende
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Unternehmen im Auftragsfall die entsprechenden Leistungen erbringt oder die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stellt.
i) Leistungen für die Auftraggeberin können als Referenz nur berücksichtigt werden, wenn diese als Referenz angegeben werden.
j) Die Addition mehrerer Referenzen zur Erfüllung einer einzelnen Mindestanforderung ist nicht zulässig, sofern in den Vergabeunterlagen nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist. Jede geforderte Referenz muss die jeweiligen Mindestanforderungen für sich allein erfüllen.
k) Die vorstehenden Regelungen finden auf die Prüfung der Eignung von Unterauftragnehmern entsprechende Anwendung.
7. Preisangaben
a) Soweit Preisangaben mehr als die in den Vergabeunterlagen festgelegte Anzahl an Nachkommastellen aufweisen, werden die Preisangaben kaufmännisch auf die festgelegte Anzahl an Nachkommastellen gerundet. Führt die Rundung einer Preisangabe zu einem Gleichstand im Wertungsergebnis, ist für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung die ungerundete Preisangabe maßgeblich, sofern sich diese wirtschaftlich in einer geringeren Vergütung des Auftrags auswirkt.
b) Um den Verdacht einer unzulässigen Mischkalkulation auszuräumen, haben Bieter bei Preisnachlässen mit Bedingungen für die Zahlungsfrist (Skonti) von mehr als 3 % die Verkehrsüblichkeit der Höhe des angebotenen Skontos auf Verlangen der Vergabestelle nachzuweisen.
c) Sofern es zur Wahrung der Vergleichbarkeit der Angebote erforderlich ist, werden bei der Angebotswertung einheitlich die zum Ablauf der Angebotsfrist anzuwendenden Umsatzsteuersätze zugrunde gelegt.
d) Die Preise sind gemäß den Vorgaben der Vergabeunterlagen einschließlich aller Nebenkosten zu kalkulieren. Nebenkosten sind Kosten für Leistungsbestandteile, die nicht separat im Leistungsverzeichnis ausgewiesen aber nach der gewerblichen Verkehrssitte für die Auftragsausführung nötig sind (z. B. Kosten für An-/Abfahrt, Transportverpackungen).
e) Auf Verlangen der Vergabestelle haben Bieter die Urkalkulation und/oder die in den Vergabeunterlagen benannten Formblätter mit Angaben zur Preisermittlung sowie die Aufgliederung wichtiger Einheitspreise ausgefüllt zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt vorzulegen. Dies gilt auch für Leistungen von Unterauftragnehmern.
8. Verfahren bei Patt-Situation
a) Soweit in einer Patt-Situation keine anderen Auswahlkriterien zur Verfügung stehen, entscheidet das Los.
b) Der Losentscheid erfolgt durch Ziehung von Loszetteln aus einem nicht einsehbaren Behälter. Die Ziehung wird von mindestens drei Vertretern des öffentlichen Auftraggebers gemeinsam an einem Termin durchgeführt. Bewerber/Bieter sind nicht zugelassen.
c) Zur Vorbereitung der Ziehung werden von einem Vertreter des öffentlichen Auftraggebers Loszettel derselben Größe und derselben Art jeweils mit Namen der Teilnehmer des Losent scheids versehen, zweimal quer in der Mitte gefaltet, in den Losbehälter gelegt und durchmischt. Die Ziehung des Siegerloses aus dem Losbehälter erfolgt anschließend durch einen anderen Vertreter des öffentlichen Auftraggebers, der während der Vorbereitung der Ziehung nicht zugegen war. Sowohl die Vorbereitung der Ziehung als auch deren Durchführung werden von mindestens einem weiteren Vertreter des öffentlichen Auftraggebers überwacht und dokumentiert.
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9. Bindefrist/-verlängerung
a) Auf Verlangen der Vergabestelle haben Bieter zu erklären, ob sie einer Verlängerung der Bindefrist bis zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt zustimmen. Soweit es aufgrund der verzögerten Zuschlagserteilung erforderlich erscheint, kann die Vergabestelle die Ausführungsfristen des Auftrags in diesem Zusammenhang angemessen verlängern.
b) Angebote von Bietern, die einer Verlängerung der Bindefrist nicht zustimmen, werden vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
10. Hinweise zum Datenschutz
a) Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Landeshauptstadt München, 80313 München, E-Mail: rathaus@muenchen.de, Telefon: 089/115. Die Daten werden erhoben, um das Vergabeverfahren durchzuführen und das Vertragsverhältnis abzuwickeln.
b) Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Unterabsatz 1 Buchstaben b, c und e DSGVO sowie Art. 4 Absatz 1 BayDSG.
c) Weitere Informationen über die Verarbeitung der Daten und Ihre Rechte bei der Verarbeitung Ihrer Daten können Sie auf der Vergabeplattform der Landeshauptstadt München unter dem in der Fußzeile befindlichen Link „Nutzungsbedingungen“ abrufen.
d) Den behördlichen Datenschutzbeauftragten der Landeshaupt München erreichen Sie unter Burgstraße 4, 80331 München, E-Mail: datenschutz@muenchen.de.
11. Sonstige Bestimmungen
a) Festlegungen zur Ausgestaltung oder Durchführung des Vergabeverfahrens, die sich aus den Eingabemasken des eVergabe-Systems ergeben, sind Bestandteil der verfahrensspezifischen Bestimmungen.
b) Geforderte Unterlagen sind grundsätzlich mit dem Teilnahmeantrag bzw. Angebot einzureichen. Unterlagen, die erst auf Anforderung durch die Vergabestelle eingereicht werden müssen, sind als solche bezeichnet (z.B. mit „auf Anforderung“ oder einer vergleichbaren Formulierung).
c) Unterlagen, die von der Vergabestelle angefordert werden, sind zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt einzureichen. Maßgeblich für die Bestimmung der Rechtzeitigkeit ist der Eingang bei der Vergabestelle.
d) Geforderte Angaben müssen über die dafür vorgesehenen Eingabemasken des eVergabe- Systems getätigt werden. Soweit dies nicht möglich oder zumutbar ist, können Angaben auch in einer elektronischen Anlage zum Teilnahmeantrag bzw. Angebot getätigt werden. Unterlagen, die ausschließlich als elektronische Anlage einzureichen sind, sind in den Vergabeunterlagen entsprechend bezeichnet (z.B. als „elektronische Anlage“ oder mit einer vergleichbaren Formulierung). Sie werden in der Anwendungssoftware für Bieter („Bietercockpit“) über die Funktion „Datei importieren“ dem Angebot beigefügt oder, sofern diese erst auf Anforderung der Vergabestelle einzureichen sind, als Anlage einer Nachricht über die Vergabeplattform übermittelt. Soweit nicht anders festgelegt, müssen sich elektronische Anlagen mit allgemein verfügbaren Mitteln öffnen lassen.
e) Bestandteile des Teilnahmeantrags bzw. Angebots, die nicht elektronisch eingereicht werden sollen, sind als solche bezeichnet (z.B. als „nicht-elektronische Anlage“ oder mit einer vergleichbaren Formulierung). Diese sind gemäß den Vorgaben in Ziff. 2 Abs. 6 BB-L einzureichen.
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f) Gemäß Ziffer 1 Abs. 2 Satz 2 BB-L anzufertigende Übersetzungen von Unterlagen in die deutsche Sprache müssen von einem nach dem Übersetzungsstandard ISO 17100 (oder gleichwertig) normkonform arbeitenden Dienstleister stammen. Dies ist nach Aufforderung durch die Vergabestelle mittels eines Zertifikats oder einer Konformitätserklärung des Dienstleisters nachzuweisen. Eigenübersetzungen des Bieters werden nicht anerkannt.
g) Soweit das Leistungsverzeichnis Angaben fordert, die für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots nicht relevant sind, werden diese Angaben informatorisch abgefragt. Die Angaben sind obligatorisch und Teil des Angebots; sie werden im Falle der Zuschlagserteilung verbindlicher Vertragsbestandteil.
h) Einzureichende Unterlagen, insb. Entwürfe und Ausarbeitungen sowie Proben, gehen ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum der Landeshauptstadt München über, auch wenn sie bei der Prüfung der Angebote nicht verbraucht werden.
i) Eine Nachforderung von Unterlagen ist in den Grenzen der jeweils anwendbaren Vergabeverfahrensordnung möglich, unabhängig davon, ob diese mit Abgabe des Angebots bzw. Teilnahmeantrags oder auf Anforderung der Vergabestelle einzureichen sind.
j) Soweit in dem Vergabeverfahren eine Verhandlung über die Angebote zulässig ist, behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag auf Grundlage der Erstangebote zu erteilen.
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