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| PR1275821 - Anlage zur Vergabe von Event Location Veranstaltungen - Los 4 | |
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| Anforderungen Kriterium Konzept und Ausstattung | |
| Kriterium Beschreibung Mindestausprägung Bewertungsgrundlage einzureichen | |
| • Veranstaltungskapazität insgesamt bis zu 250 Personen • Reihenbestuhlung im Plenumsraum für mindestens 160 Personen Räume und Flächen für die AHEAD Pitch Night mit Bühnenprogramm, • Flexible Erweiterung auf bis zu 200 Sitzplätze möglich Grundriss/Tagungsmappe mit Quadratmeterangaben Räumlichkeiten Jurybewertung, Catering, Registrierung und Networking. • Gesamtkapazität des Plenumsraums inkl. Stehplätzen bis bis zu 250 Personen und Kennzeichnung aller angebotenen Flächen. • Direkt angrenzende oder sehr gut erreichbare Flächen für Registrierung, Catering und Networking • Bühne oder klar definierte Präsentationsfläche mit Platz für mindestens 3 Personen sowie Bewegungsfläche für Moderator und pitchende Teams | |
| • Catering- und Networkingfläche grenzen direkt an den Plenumsraum an oder sind über kurze, intuitive Wege erreichbar • Empfangs- bzw. Registrierungsbereich mit Platz für Check-in, Namensschilder und erste Orientierung vorhanden • Raumstruktur ermöglicht Ankommen und Networking vor den Pitches, Pausen bzw. Austausch zwischen den Programmpunkten sowie offenes Networking Verteilung der angebotenen Räume, Wegeführung und Nutzungsarten im Anschluss Grundriss/Tagungsmappe und Bildmaterial Zusammenspiel von Pitch-Programm, Catering und Networking. • Kreative, hochwertige oder besondere Location mit einladendem Charakter, z. B. kleiner Kinosaal mit Vorraum, Studio, Eventloft oder vergleichbares Setting • Flächen wirken nicht rein funktional, sondern fördern Austausch und Aufenthaltsqualität | |
| • Reihenbestuhlung im Plenumsraum für mindestens 160 Personen • Flexible Erweiterung auf bis zu 200 Sitzplätze möglich Bestuhlungs- und Möblierungskonzept für konzentriertes Zuhören • Zusätzliche Stehplätze im Plenumsraum möglich, sodass insgesamt bis zu 250 Personen im Raum Platz finden Bestuhlung während der Pitches sowie angenehmes Netzwerken davor und Bestuhlungsbeispiele mit zugehöriger Personenzahl • Jurybereich für 3 Personen mit guter Sicht auf Bühne und Präsentation, idealerweise mit Tisch, Stromanschlüssen und Arbeitsfläche danach. • Networkingbereich mit Stehtischen oder vergleichbarem Mobiliar für einen offenen Austausch • Garderobe oder vergleichbare Ablagemöglichkeit für Jacken und Taschen von bis zu 250 Personen | |
| • Beamer mit Leinwand, große LED-Wand oder großer Bildschirm in ausreichender Größe für bis zu 250 Personen • Tontechnik: Mindestens 2 Handmikrofone und 1 Headset bzw. Lavaliermikrofon gleichzeitig nutzbar Präsentations-, Ton-, Internet- und Betreuungstechnik für einen Ausstattung • Technische Ansprechperson während Aufbau, Soundcheck und Veranstaltung vor Ort verfügbar Beschreibung der technischen Ausstattung professionellen und reibungslosen Pitch-Ablauf. • Technikcheck vor Beginn der Veranstaltung möglich • Leistungsfähiges WLAN für Veranstalterteam und Gäste | |
| • Getränkeflatrate inklusive Kaffee, Wasser und Softdrinks Getränkeflatrate, Abend-Snack/Fingerfood und geeignete • Abend-Snack bzw. Fingerfood-Angebot für ca. 250 Personen, z. B. Häppchen, Gläschenbuffet oder vergleichbares Angebot Beispiel Menüs für den Abendsnack, Auflistung Catering Cateringstruktur passend zum Networking-Charakter der • Ausreichend Platz für Buffet- oder Ausgabesituation sowie Getränkestation(en) enthaltener Getränke in Getränkeflat Abendveranstaltung. • Optionales alkoholisches Angebot, z. B. Wein und Bier auf Selbstzahlerbasis • Einhaltung der Fraunhofer Bewirtungsrichtlinien: Gesamtkosten Catering inkl. Getränkeflatrate und Service <60 Euro brutto pro Person | |
| • Veränderung des räumlichen Set-ups, insbesondere Tische und Stühle, vor Ort im Tagesverlauf möglich Flexibilität Veränderung des Set-ups und Anpassung der Personenzahl • Anpassung der ausgeschriebenen Teilnehmerzahl für das Catering um +/-20 % bis 10 Tage vor dem Event möglich Angaben zur Flexibilität • Setup-Anpassungen für Reihenbestuhlung, Jurybereich, Empfangsbereich und Cateringstationen im Vorfeld abstimmbar | |
| • Anreise vom Münchner Hauptbahnhof innerhalb von ca. 30 Minuten möglich Anreise Anreise vom Münchner Hauptbahnhof Angaben zur Anreise und Parksituation • Gute Erreichbarkeit für externe Gäste, Teams, Jury und AHEAD-Team, idealerweise per ÖPNV oder Taxi | |
| • Volle Verfügbarkeit an allen angefragten Daten und Uhrzeiten • Verfügbarkeit der relevanten Flächen für Aufbau, Soundcheck, Veranstaltung bis in den Abend und Abbau im Anschluss Verfügbarkeit Volle Verfügbarkeit an allen angefragten Daten und Uhrzeiten • Uhrzeiten: 15:00 Uhr (Aufbau) / 17:00 Uhr (offizieller Start) bis 22:00 Uhr (offizielles Ende und Räumung der Location / Abbau abgeschlossen): keine Unterlagen einzureichen Dienstag, 20.04.2027 Dienstag, 26.10.2027 |