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Ergänzende Vertragsbedingungen zur Qualitätssicherung in der Gebäudereinigung mit Sanktionen bei Verstößen gegen die vereinbarten Qualitätsziele
Inhaltsverzeichnis
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Qualitätssicherung ...................................................................................................... 2
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Interne Qualitätskontrollen durch den Auftragnehmer (Eigenkontrollen)...................... 2
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Qualitätskontrollen durch den Auftraggeber ................................................................ 3
3.1 Kommunikation mit dem Auftragnehmer ..................................................................... 3
3.2 Mängelrügen ............................................................................................................... 3
- Sanktionen .................................................................................................................. 4
4.1 Sanktionen als Folge der regelmäßigen Qualitätskontrollen des Auftraggebers .......... 4
4.2 Sanktionen als Folge mangelhafter, nicht oder nicht fristgerecht erbrachter Leistung . 4
4.3 Kumulierung von Rechnungskürzungen...................................................................... 4
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- Qualitätssicherung
Durch den Auftraggeber wird bei der Qualitätssicherung ausdrücklich eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer mit gegenseitiger Wertschätzung und Akzeptanz zur Sicherstellung der hohen Anforderungen in Bezug auf die Sauberkeit der Objekte und deren Raumausstattung erwartet.
Die Gebäudereinigung ist durch den Auftragnehmer in definierter und gleichbleibender Qualität auszuführen. Hierfür hat der Auftragnehmer ein eigenes Qualitätssicherungssystem anzuwenden.
Zur Qualitätssicherung erfolgen interne Qualitätskontrollen (Eigenkontrollen) durch die Aufsichtskräfte des Auftragnehmers sowie gesonderte Qualitätskontrollen durch den Auftraggeber.
Der Auftragnehmer nimmt nach Aufforderung des Auftraggebers an einem monatlichen Jour fixe zur Abstimmung der Qualitätssicherungsmaßnahmen teil.
- Interne Qualitätskontrollen durch den Auftragnehmer (Eigenkontrollen)
Durch die Aufsichtskräfte des Auftragnehmers werden in jedem Objekt regelmäßig, mindestens einmal monatlich Qualitätskontrollen durchgeführt. Dabei sind je Objekt mindestens 10 % der Räume zu prüfen.
Dem Auftraggeber wird auf Verlangen die Möglichkeit der Einsicht und Prüfung des eingesetzten Qualitätskontrollsystems und der durchgeführten Qualitätskontrollen gegeben.
Der Auftragnehmer erstellt monatlich einen rückblickenden Regelbericht über die Ergebnisse der Eigenkontrollen in den betreuten Objekten für den letzten Monat. Dieser Bericht wird dem Auftraggeber unaufgefordert per E-Mail übermittelt.
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- Qualitätskontrollen durch den Auftraggeber
Es sind regelmäßige Qualitätskontrollen durch den Auftraggeber vorgesehen.
In Abhängigkeit zu den in den jeweiligen Objekten befindlichen und zu reinigenden Räumen werden zufällig jeweils 5% der Räume, mindestens jedoch 10 Räume, für eine Qualitätskontrolle ausgewählt. Bei Gebäuden mit 10 und weniger Räumen werden alle Räume des Gebäudes kontrolliert.
Als Objekt verstehen sich die im Preisblatt der Unterhaltsreinigung genannten unterschiedlichen Gebäude oder Gebäudeteile (siehe Spalte „Gebäude“).
Je Objekt wird regelmäßig jede dort vorhandene Raumart bzw. Raumgruppe geprüft.
In den ausgewählten Räumen werden die vorhandenen und zu reinigenden Raumausstattungsmerkmale (z.B. Boden, Schreibtisch, Waschbecken, …) auf ihren Zustand überprüft.
Die Ergebnisse dieser Überprüfungen erfolgen unabhängig von dem vorliegenden Grund nach den Zuständen sauber / nicht sauber.
Anhand aller in einem Raum tatsächlich befindlichen Raumausstattungsmerkmale wird der Anteil der Raumausstattungsmerkmale im Zustand „sauber“ für jeden geprüften Raum ermittelt.
Unterschreitet der Prozentsatz der „sauberen“ Raumausstattungsmerkmale den in der Reinigungsklasse je Raumgruppe (siehe Anlage Raumgruppen) angegebenen Prozentsatz, so ist das Ergebnis der Reinigung für diesen Raum „Mangelhaft“.
Weisen mehr als 10 % der kontrollierten Räume eines Objekts das Ergebnis „Mangelhaft“ auf, wird davon ausgegangen, dass dies ein repräsentatives Bild für das gesamte Objekt darstellt. Somit gilt das Ergebnis „Mangelhaft“ für das gesamte Objekt.
Es erfolgen je Objekt nicht mehr als 1 x monatlich Kontrollen, ausgenommen sind hier die Folgekontrollen bei mangelhaften Ergebnissen. Bei mangelhaften Ergebnissen behält sich der Auftraggeber vor, Kontrollen in kürzerer Folge 2 x monatlich durchzuführen.
Den Zeitpunkt der Kontrollen bestimmt der Auftraggeber nach eigenem Ermessen. Die Kontrollen erfolgen nach der Reinigung und vor der Hauptnutzungszeit.
3.1 Kommunikation mit dem Auftragnehmer
Nach erfolgter Qualitätskontrolle werden die Prüfergebnisse dem Auftragnehmer unverzüglich in Form eines Prüfberichts per E-Mail zugesandt.
3.2 Mängelrügen
Im Falle einer negativen Qualitätskontrolle erfolgt eine Mängelrüge und Aufforderung zur vertragsgemäßen Leistungserbringung an den Auftragnehmer.
Einer Mängelrüge infolge einer negativen Qualitätskontrolle kann innerhalb von 24 Stunden widersprochen werden. Ein Widerspruch ist ausreichend und nachvollziehbar zu begründen. Nach Ablauf von 24 Stunden gilt das negative Ergebnis der Qualitätskontrolle als akzeptiert, da danach in der Regel eine Überprüfung der Qualitätskontrolle bedingt durch ein tägliches Reinigungsintervall nicht mehr möglich ist.
Der Auftragnehmer akzeptiert, dass die Mängelrügen und Aufforderungen zur vertragsgemäßen Leistungserbringung per E-Mail versandt werden. Der Auftragnehmer hat zu diesem Zweck dem Auftraggeber E-Mail-Adressen zu übermitteln und dafür Sorge zu tragen, dass eingehende E-Mails an diese Adressen empfangen sowie festgestellte Mängel beseitigt werden.
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- Sanktionen
Mangelhafte, nicht erbrachte oder nicht fristgerecht erbrachte Leistungen werden vom Auftraggeber sanktioniert.
4.1 Sanktionen als Folge der regelmäßigen Qualitätskontrollen des Auftraggebers
Anhand der Ergebnisse der regelmäßigen Qualitätskontrollen durch den Auftraggeber (siehe Kapitel 3. ) erfolgen Sanktionen in Folge mangelhafter Leistung.
Nach der 3. negativen Qualitätskontrolle in Folge mit dem Ergebnis „Mangelhaft“ erfolgt eine Minderung der Monatsrechnung für das entsprechende Objekt um den Prozentsatz Minderung A.
Wird darauf folgend eine weitere Qualitätskontrolle mit dem negativen Ergebnis „Mangelhaft“ abgeschlossen, erfolgt eine Minderung der Monatsrechnung in dem betreffenden Leistungsmonat um den Prozentsatz Minderung B für das entsprechende Objekt.
Die Prozentsätze der Minderungen werden in der folgenden Tabelle festgelegt.
| Kontrolle | Minderung | Prozentsatz |
|---|---|---|
| Nach der 3. „Mangelhaften“ Kontrolle in Folge | Minderung A | 5 % |
| Nach der 4. „Mangelhaften“ Kontrolle in Folge | Minderung B | 7,5 % |
Ab der dritten aufeinander folgenden Qualitätskontrolle mit negativem Ergebnis behält sich der Auftraggeber vor, weitere Maßnahmen bis hin zur Vertragskündigung einzuleiten.
4.2 Sanktionen als Folge mangelhafter, nicht oder nicht fristgerecht erbrachter Leistung
Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich zu unterrichten, wenn Leistungen mangelhaft, nicht erbracht oder nicht fristgerecht erbracht wurden.
Mangelhafte, nicht erbrachte oder nicht fristgerecht erbrachte Leistungen hat der Auftragnehmer unverzüglich nachzuarbeiten.
Nach Ablauf von 24 Stunden nach Unterrichtung ist der Auftraggeber berechtigt, die Mängel auf Kosten des Auftragnehmers beseitigen zu lassen oder Minderung zu verlangen. Im Falle der Minderung beträgt die Rechnungskürzung ein Einundzwanzigstel des Monatswertes der entsprechenden Preisblattposition je Tag. Als Monatswert kommt ein Zwölftel des Jahreswertes in Ansatz.
Hält der AN die vereinbarten Reinigungstermine nicht ein, ist der AG nach Setzen einer angemessenen Nachfrist zur Ersatzvornahme, fristlosen Vertragskündigung und zur Forderung von Schadensersatz berechtigt. Die Vorschrift des § 281 Abs. 2 BGB bleibt davon unberührt.
Abgrenzung:
Kann ein Raum nicht gereinigt werden, weil er nicht zugänglich ist (z.B. Raum verschlossen oder belegt und keine Reinigung innerhalb der festgelegten Reinigungszeiten möglich) und wurde der Auftragnehmer davon nicht fristgerecht in Kenntnis gesetzt, berechtigt dies nicht zur Rechnungskürzung.
4.3 Kumulierung von Rechnungskürzungen Die Rechnungskürzungen aufgrund mangelhafter, nicht erbrachter oder nicht fristgerecht erbrachter Leistung und aus den Qualitätskontrollen des Auftraggebers schließen einander nicht aus. Die maximale jährliche Vertragsstrafe aus den Qualitätskontrollen des Auftraggebers beträgt 5 % des jährlichen Auftragswerts.
Rechnungskürzungen aufgrund mangelhafter, nicht erbrachter oder nicht fristgerecht erbrachter Leistungen unterliegen der vorgenannten Beschränkung nicht. Es werden nur tatsächlich vertragsgemäß erbrachte Leistungen vergütet.
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