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Elektronische Beteiligung an
Ausschreibungen der GIZ
Elektronische Angebote oder Anträge abgeben
Leitfaden für Unternehmen
Stand 23.10.2024
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Inhalt
1. Vorbemerkungen ...................................................................... 4
1.1 Ausschreibungen der GIZ: Umstieg auf vollelektronische Vergabeverfahren ...................................................................................................................... 4 1.2 Nutzen des Leitfadens .................................................................................. 4
2. Technische Voraussetzungen ................................................. 5
2.1 Voraussetzungen .......................................................................................... 5 2.2 Wie finde ich heraus, ob ich technisch in der Lage bin, – ggf. nach Java- Installation – elektronische Angebote abzugeben? ...................................... 6
3. Wichtige Internetadressen und Kontaktdaten Support ........ 7
3.1 GIZ Vergabemarktplatz ................................................................................. 7 3.2 Support ......................................................................................................... 7 3.3 Weitere Anleitungen ..................................................................................... 7
4. Registrierung auf dem GIZ Vergabemarktplatz ..................... 8
5. Beteiligung an elektronischen Ausschreibungen (öffentlich
bekanntgemacht) ........................................................................... 11
5.1 GIZ Vergabemarktplatz ............................................................................... 11 5.1.1 Informationen zum Portal .................................................................. 11 5.1.2 Schritt-für-Schritt-Anleitung ............................................................... 12 5.2 TED ............................................................................................................. 13 5.2.1 Informationen zum Portal .................................................................. 13 5.2.2 Schritt-für-Schritt-Anleitung ............................................................... 13 5.3 bund.de ....................................................................................................... 15 5.3.1 Informationen zum Portal .................................................................. 15 5.3.2 Schritt-für-Schritt-Anleitung ............................................................... 16
Stand 23.10.2024 Seite 2/40
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6. Beteiligung an einer elektronischen Ausschreibung bei
persönlicher Einladung ................................................................ 20
6.1 Sie sind bereits registriert ........................................................................... 20 6.2 Sie sind noch nicht registriert ...................................................................... 23
7. Angebote und Teilnahmeanträge elektronisch abgeben .... 24
7.1 Schritt 1: Das Bietertool aufrufen ................................................................ 24 7.2 Schritt 2: Vergabeunterlagen lesen, Angebot / Teilnahmeantrag im Bietertool erfassen ...................................................................................... 27 7.2.1 Übersicht über die Funktionen des Bietertools .................................. 27 7.2.2 Wichtige Hinweise, Tipps und Tricks zur Angebots- bzw. Teilnahmeantragserstellung .............................................................. 28 7.3 Schritt 3: Angebot / Teilnahmeantrag online abgeben ................................ 34 7.4 Angebote bzw. Teilnahmeanträge zurückziehen ........................................ 39
Stand 23.10.2024 Seite 3/40
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1. Vorbemerkungen
Ein Hinweis vorab: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für beiderlei Geschlecht.
1.1 Ausschreibungen der GIZ: Umstieg auf
vollelektronische Vergabeverfahren
Aufgrund der Pflicht zur elektronischen Vergabe für EU-weite Ausschreibungen (EU- Richtlinie 2014/24/EU) sowie sukzessive auch für die Vergabeverfahren unterhalb der derzeitigen EU-Schwellenwerte (z. Zt. 221.000 EUR für Leistungs- und Liefervergaben bzw. 5.548.000 EUR bei Bauvergaben), hat die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH im Juli 2018 stufenweise mit der elektronischen Kommunikation bei Vergabeverfahren begonnen.
Unter https://ausschreibungen.giz.de können Sie elektronisch an unseren Ausschreibungen teilnehmen. So können wir Sie bzw. Ihr Unternehmen auch bei beschränkten Ausschreibungen oder Verhandlungsvergaben direkt über das System zur Angebotsabgabe auffordern.
Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, sich bereits jetzt auf dem GIZ Vergabemarktplatz zu registrieren. Die Registrierung, die Suche nach und Teilnahme an Ausschreibungen ist für Sie kostenfrei.
Weitere nützliche Hinweise zu Registrierung und Nutzung finden Sie in diesem Leitfaden.
1.2 Nutzen des Leitfadens
Dieser Leitfaden ▪ unterstützt Benutzer bei der Registrierung auf dem GIZ Vergabemarktplatz, ▪ unterstützt Sie dabei, Angebote oder Teilnahmeanträge elektronische zu erstellen und abzugeben, ▪ und weist auf Besonderheiten hin, die dabei berücksichtigt werden müssen
Stand 23.10.2024 Seite 4/40
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2. Technische Voraussetzungen
2.1 Voraussetzungen
Um elektronisch Angebote oder Anträge zu erstellen und dann abgeben zu können, müssen Sie folgende Voraussetzungen erfüllen: ▪ Vergabemarktplatz https://ausschreibungen.giz.de:
-
Rechner mit marktgängigen Internetbrowser (ab IE 10, ab Firefox 20, Google Chrome, ab Apple Safari S 5).
-
JavaScript und temporäre Cookies müssen zugelassen sein.
-
Der Browser muss gesicherte SSL-Verbindungen unterstützen.
-
Der Browser muss die Zeichensatzkodierung ISO-8859-1 (Westeuropäisch) darstellen (übliche Defaulteinstellungen).
-
Alle aktuellen Sicherheitsupdates und die neuesten Service-Packs für das Betriebssystem sollten installiert sein.
▪ Bietertool (im Vergabemarktplatz enthalten; erforderlich, um Angebote und Anträge einzureichen)
-
Das Bietertool wird auf Install4J bereitgestellt. Es ist keine Java Installation mehr erforderlich.
-
Eine einmalige Installation des Bietertools ermöglicht eine Angebotsabgabe auf allen Vergabemarktplätzen auf Grundlage der cosinex-Technologie
-
Für den Installationsprozess werden alle relevanten Informationen direkt mitgeliefert.
-
Es sind keine Administratorrechte zur Installation mehr erforderlich, sofern keine Beschränkungen auf dem Rechner bestehen
-
Die Anwendung aktualisiert sich bei jedem Start automatisch
Stand 23.10.2024 Seite 5/40
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2.2 Wie finde ich heraus, ob ich technisch in der Lage
bin, – ggf. nach Java-Installation – elektronische
Angebote abzugeben?
1 Melden Sie sich unter https://ausschreibungen.giz.de mit Ihren Zugangsdaten an (Klick auf Schaltfläche Anmelden; Sie müssen sich zuvor registriert haben, siehe Kapitel 4 Registrierung auf dem GIZ Vergabemarktplatz, S. 8)
2 Rufen Sie eine der beiden Testausschreibungen auf, die dort für Sie hinterlegt sind. Es reicht, in der Suche nach der eindeutigen Id zu suchen.
Derzeit haben wir zwei Testausschreibungen für Sie hinterlegt:
Deutsch: Testverfahren zur Abgabe elektronischer Angebote (Id: CXR2YYRYYYM)
Englisch: Testprocedure for electronic submission of tenders (Id: CXR2YYRYYYB)
3 Klicken Sie im Verfahren auf die Schaltfläche Teilnehmen bzw. Jetzt teilnehmen.
4 Klicken sie auf den Menüpunkt Angebote (auf der linken Seite)
5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Bietertool starten.
6 Jetzt sollte sich das Bietertool öffnen und die Vergabeunterlagen angezeigt werden. Sollte dies nicht der Fall sein, bitte Hilfe suchen unter Support und Anleitungen (siehe oben).
Stand 23.10.2024 Seite 6/40
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3. Wichtige Internetadressen und
Kontaktdaten Support
3.1 GIZ Vergabemarktplatz
▪ GIZ Vergabemarktplatz (VMP): https://ausschreibungen.giz.de/
Hier finden Sie alle bereits mit dem neuen Vergabe-Management-System elektronisch durchgeführten Ausschreibungen der GIZ.
▪ Beschaffungen der GIZ: https://www.giz.de/ausschreibungen
Hier finden Sie (bis zur kompletten Umstellung auf die elektronische Vergabe) weiterhin Bekanntmachungen zu konventionellen Ausschreibungen; überdies weitere wichtige Informationen zu Beschaffungen der GIZ.
3.2 Support
▪ Technische Fragen: support@cosinex.de (empfohlen) oder per Service- Telefonnummer: +49 (0)900-1-267463 (1,49 EUR pro Minute aus dem deutschen Festnetz, Mobilfunkkosten können abweichen)
Servicezeiten: Montag bis Freitag, jeweils von 8:00 bis 18:00 Uhr (Mitteleuropäische Zeit, MEZ)
▪ Produktberatung für Bieter und Bewerber: bieter@dtvp.de oder telefonisch +49 (0)221 97668-240
3.3 Weitere Anleitungen
▪ Support für Unternehmen (deutsch): https://support.cosinex.de/unternehmen/ ▪ Support für Unternehmen (englisch): https://support.cosinex.de/unternehmen/display/company/English+Instructions
Im Service & Support Center des Anbieters Cosinex, der die technische Verfahrensbetreuung sowie den Support übernimmt, finden Sie ausführliche Anleitungen für die Nutzung der Plattform.
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4. Registrierung auf dem GIZ
Vergabemarktplatz
Grundsätzlich: Die Registrierung, die Suche nach und Teilnahme an Ausschreibungen der GIZ ist und bleibt für Sie kostenfrei.
Bei Fragen zur Registrierung: support@cosinex.de (empfohlen) oder per Service- Telefonnummer: +49 (0)900-1-267463 (1,49 EUR pro Minute aus dem deutschen Festnetz, Mobilfunkkosten können abweichen)
Die Registrierung, die Sie zwingend für eine elektronische Angebotsabgabe über den GIZ Vergabemarktplatz benötigen, dauert ca. 5 Minuten und funktioniert so:
1 Klicken Sie auf https://ausschreibungen.giz.de, um den GIZ Vergabemarktplatz aufzurufen.
2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Registrierung, eine neue Seite namens „Deutsches Vergabeportal“ wird aufgerufen.
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3 Klicken auf die Schaltfläche Registrieren unter kostenfreie Basic-Edition. Diese reicht für die Teilnahme an Vergabeverfahren vollkommen aus.
4 Tragen Sie die geforderten Pflichtangaben in das Anmeldeformular ein und senden es ab.
Hinweis: Falls Sie kein „Unternehmen“ registrieren möchten, bspw. Gutachter sind, tragen Sie im Feld „Unternehmensname“ Ihren Vor- und Nachnamen ein.
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5 Warten Sie die E-Mail-Bestätigung ab (kommt nach Prüfung innerhalb weniger Minuten, inkl. Ihrem Login und Ihrem Passwort für die Anmeldung am System)
6 Rufen Sie den GIZ Vergabemarktplatz unter https://ausschreibungen.giz.de wieder auf und melden sich mit Ihren Zugangsdaten dort an.
7 Sie haben Ihre Registrierung nun erfolgreich abgeschlossen und können sich sofort an einer Ausschreibung beteiligen.
8 Weiter in Kapitel 5 Beteiligung an elektronischen Ausschreibungen, S. 11
Stand 23.10.2024 Seite 10/40
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5. Beteiligung an elektronischen
Ausschreibungen (öffentlich
bekanntgemacht)
Öffentlich bekanntgemachte Ausschreibungen sind für jeden öffentlich zugänglich. Sie werden, je nach Schätzwert der Beschaffung, auf folgenden Webseiten regelmäßig bekanntgemacht: ▪ GIZ Vergabemarktplatz (alle elektronischen Verfahren der GIZ) ▪ TED / SIMAP (EU-weite Bekanntmachung, nur Oberschwellen-Verfahren) ▪ bund.de (Ober- und Unterschwellen-Verfahren
5.1 GIZ Vergabemarktplatz
5.1.1 Informationen zum Portal ▪ GIZ Vergabemarktplatz: https://ausschreibungen.giz.de/ ▪ Anzeige aller öffentlichen Vergabeverfahren
Stand 23.10.2024 Seite 11/40
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5.1.2 Schritt-für-Schritt-Anleitung
1 Melden Sie sich unter https://ausschreibungen.giz.de mit Ihren Zugangsdaten an (Klick auf Schaltfläche Anmelden; Sie müssen sich zuvor registriert haben, siehe Kapitel 4 Registrierung auf dem GIZ Vergabemarktplatz, S. 8)
2 Suchen Sie mit Hilfe der Suchfunktionen auf dem GIZ Vergabemarktplatz die Ausschreibung, an der Sie sich beteiligen möchten.
3 Klicken Sie auf die Aktions-Schaltfläche. Ein neues Fenster öffnet sich.
4 Klicken Sie im Verfahren auf die Schaltfläche Teilnehmen bzw. Jetzt teilnehmen.
5 Geschafft! Jetzt sind Sie an diesem Verfahren beteiligt. Sie können nun u. a. ▪ Angebote bzw. Teilnahmeanträge elektronisch erstellen und abgeben, ▪ Elektronisch verfahrensbezogene Fragen an die Vergabestelle schicken, und ▪ werden bei Antworten auf Bieterfragen automatisch per E-Mail informiert.
Stand 23.10.2024 Seite 12/40
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6 Weiter mit Kapitel 7 Angebote und Teilnahmeanträge elektronisch abgeben, S. 24
5.2 TED
5.2.1 Informationen zum Portal ▪ TED, Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union: https://ted.europa.eu ▪ Anzeige aller öffentlichen Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte (z. Zt. 221.000 EUR für Leistungs- und Liefervergaben)
TED (Tenders Electronic Daily) ist die Online-Version des „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union" für das europäische öffentliche Auftragswesen. TED veröffentlicht 520 000 Vergabebekanntmachungen pro Jahr – allein 210 000 Ausschreibungen mit einem Gesamtwert von rund 420 Milliarden Euro.
5.2.2 Schritt-für-Schritt-Anleitung
1 Suchen Sie mit Hilfe der Suchfunktionen auf https://ted.europa.eu die Ausschreibung, an der Sie sich beteiligen möchten.
Stand 23.10.2024 Seite 13/40
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2 Sobald Sie ein Verfahren gefunden haben, klicken Sie auf die verlinkte Dokumentnummer. Der Originalbekanntmachungstext wird angezeigt.
3 Suchen Sie im Bekanntmachungstext den Abschnitt I.3) Kommunikation.
4 Wenn Sie im Abschnitt I.3) Kommunikation einen Link vorfinden, der mit https://www.dtvp.de/Center/notice/ beginnt, handelt es sich um eine elektronische Ausschreibung, für die Sie über den GIZ Vergabemarktplatz ein elektronisches Angebot einreichen können. Falls dem so ist (und nur dann!), können sie mit Schritt 5 fortfahren.
Wichtiger Hinweis: Die GIZ stellt schrittweise auf die vollelektronische Vergabe um. Deshalb könnte es sein, dass Sie auf der TED-Webseite vorübergehend auch konventionelle Vergabeverfahren finden. In diesem Fall ist eine elektronische Angebotsabgabe nicht möglich.
Um sicherzugehen, nur vollelektronische Vergabeverfahren zu finden, ist es ratsam unter https://ausschreibungen.giz.de zu suchen. Dort finden Sie ausschließlich Verfahren, bei der die elektronische Angebots- oder Antragsabgabe möglich ist.
Stand 23.10.2024 Seite 14/40
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Elektronische Angebote oder Anträge abgeben
5 Notieren oder kopieren Sie die interne Bekanntmachungs-ID, z. B. CXTRYY6YYYR (wie im Beispiel oben)
6 Melden Sie sich unter https://ausschreibungen.giz.de mit Ihren Zugangsdaten an (Klick auf Schaltfläche Anmelden; Sie müssen sich zuvor registriert haben, siehe Kapitel 4 Registrierung auf dem GIZ Vergabemarktplatz, S. 8)
7 Tragen Sie in das Suchfeld oben die kopierte (oder notierte) Bekanntmachungs-ID ein und drücken die Eingabetaste (alternativ: Klick auf das Lupensymbol ). Im Suchergebnis wird genau das gesuchte Verfahren angezeigt.
8 Klicken Sie auf die Aktions-Schaltfläche. Ein neues Fenster öffnet sich.
9 Klicken Sie im Verfahren auf die Schaltfläche Teilnehmen bzw. Jetzt teilnehmen.
10 Geschafft! Jetzt sind Sie an diesem Verfahren beteiligt. Sie können nun u. a. ▪ Angebote bzw. Teilnahmeanträge elektronisch erstellen und abgeben, ▪ Elektronisch verfahrensbezogene Fragen an die Vergabestelle schicken, und ▪ werden bei Antworten auf Bieterfragen automatisch per E-Mail informiert.
11 Weiter mit Kapitel 7 Angebote und Teilnahmeanträge elektronisch abgeben, S. 24
5.3 bund.de
5.3.1 Informationen zum Portal ▪ Bund.de: https://service.bund.de/ ▪ Anzeige aller öffentlichen Vergabeverfahren
Stand 23.10.2024 Seite 15/40
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Das Portal "service.bund.de" ist der zentrale Zugang zu elektronischen Ausschreibungen der Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltung und zu den Behörden und Institutionen der Bundesverwaltung.
5.3.2 Schritt-für-Schritt-Anleitung
1 Suchen Sie mit Hilfe der Suchfunktionen auf https://service.bund.de/ die Ausschreibung, an der Sie sich beteiligen möchten.
2 Sobald Sie ein Verfahren gefunden haben, klicken Sie auf das Verfahren im Suchergebenis. Die Bekanntmachungsdetails werden angezeigt.
Abb.: Im Suchergebnis Klick auf die Ausschreibung, dann …
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Abb.: … werden die Bekanntmachungsdetails angezeigt.
3 Suchen in den Bekanntmachungstext den Abschnitt Weitere Informationen.
4 Wenn Sie den Link Bekanntmachung (HTML-Seite) sehen, handelt es sich um eine elektronische Ausschreibung, für die Sie über den GIZ Vergabemarktplatz ein elektronisches Angebot einreichen können. Klicken Sie auf den Link.
Wichtiger Hinweis: Die GIZ stellt schrittweise auf die vollelektronische Vergabe um. Deshalb könnte es sein, dass Sie auf der bund.de-Webseite vorübergehend auch konventionelle Vergabeverfahren finden. In diesem Fall ist eine elektronische Angebotsabgabe nicht möglich.
Um sicherzugehen, nur vollelektronische Vergabeverfahren zu finden, ist es ratsam unter https://ausschreibungen.giz.de zu suchen. Dort finden Sie ausschließlich Verfahren, bei der die elektronische Angebots- oder Antragsabgabe möglich ist.
Stand 23.10.2024 Seite 17/40
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5 In Ihrem Internetbrowser öffnet sich ein neuer Tab mit dem selektierten Verfahren. Im Beispiel unten lautete der (am 3.9.2018 bereits abgelaufene) Link: https://www.dtvp.de/Center/notice/CXTRYY6YYYR
6 Notieren oder kopieren Sie im Feld Suchbegriff die interne Bekanntmachungs-ID, z. B. CXTRYY6YYYR (wie im Beispiel oben)
7 Melden Sie sich unter https://ausschreibungen.giz.de mit Ihren Zugangsdaten an (Klick auf Schaltfläche Anmelden; Sie müssen sich zuvor registriert haben, siehe Kapitel 4 Registrierung auf dem GIZ Vergabemarktplatz, S. 8)
8 Tragen Sie in das Suchfeld oben die kopierte (oder notierte) Bekanntmachungs-ID ein und drücken die Eingabetaste (alternativ: Klick auf das Lupensymbol ). Im Suchergebnis wird genau das gesuchte Verfahren angezeigt.
9 Klicken Sie auf die Aktions-Schaltfläche. Ein neues Fenster öffnet sich.
10 Klicken Sie im Verfahren auf die Schaltfläche Teilnehmen bzw. Jetzt teilnehmen.
Stand 23.10.2024 Seite 18/40
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Elektronische Angebote oder Anträge abgeben
11 Geschafft! Jetzt sind Sie an diesem Verfahren beteiligt. Sie können nun u. a. ▪ Angebote bzw. Teilnahmeanträge elektronisch erstellen und abgeben, ▪ Elektronisch verfahrensbezogene Fragen an die Vergabestelle schicken, und ▪ werden bei Antworten auf Bieterfragen automatisch per E-Mail informiert.
12 Weiter mit Kapitel 7 Angebote und Teilnahmeanträge elektronisch abgeben, S. 24
Stand 23.10.2024 Seite 19/40
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Elektronische Angebote oder Anträge abgeben
6. Beteiligung an einer
elektronischen Ausschreibung bei
persönlicher Einladung
Das Vergaberecht sieht Vergabeverfahren vor, bei denen die Teilnahme nur von der Vergabestelle eingeladenen Bietern vorbehalten ist.
6.1 Sie sind bereits registriert
1 Sie erhalten eine E-Mail, in der Sie zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Diese E-Mail enthält u. a. folgende Angaben:
a. Link zum Vergabemarktplatz
b. Ausschreibungstitel
c. Angebotsfrist
d. Hinweise zur weiteren Vorgehensweise
e. Eine englische Version der E-Mail (unterhalb der deutschen Version)
Stand 23.10.2024 Seite 20/40
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2 Klicken Sie auf https://ausschreibungen.giz.de/, alternativ auf den Link in der E-Mail. Der GIZ Vergabemarktplatz öffnet sich.
3 Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an (Klick auf Schaltfläche Anmelden; Sie müssen sich zuvor registriert haben, siehe Kapitel 4 Registrierung auf dem GIZ Vergabemarktplatz, S. 8).
4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Meine Projekte. Eine neue Seite namens Deutsches Vergabeportal öffnet sich.
5 Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf die Schaltfläche Einladungen (im Menüabschnitt Projekte). Sie sehen eine Übersicht Ihrer Einladungen.
6 Klicken Sie auf die Aktions-Schaltfläche der Einladung, für die Sie ein Angebot abgeben möchten. Ein neues Fenster öffnet sich.
7 Klicken Sie im Verfahren auf die Schaltfläche Teilnehmen bzw. Jetzt teilnehmen.
8 Geschafft! Jetzt sind Sie an diesem Verfahren beteiligt. Sie können nun u. a. ▪ Angebote bzw. Teilnahmeanträge elektronisch erstellen und abgeben,
Stand 23.10.2024 Seite 21/40
[Seite 22]
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▪ Elektronisch verfahrensbezogene Fragen an die Vergabestelle schicken, und ▪ werden bei Antworten auf Bieterfragen automatisch per E-Mail informiert.
9 Weiter mit Kapitel 7 Angebote und Teilnahmeanträge elektronisch abgeben, S. 24
Stand 23.10.2024 Seite 22/40
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6.2 Sie sind noch nicht registriert
Die Vergabestelle kann Sie nur dann direkt zur Angebotsabgabe auffordern, wenn Sie bzw. Ihr Unternehmen schon auf dem GIZ Vergabemarktplatz registriert sind.
Deshalb unsere Empfehlung: Registrieren Sie sich möglichst zeitnah auf dem GIZ Vergabemarktplatz, s. Kapitel 4 Registrierung auf dem GIZ Vergabemarktplatz, S. 8)
Für den Fall, dass Sie sich noch nicht auf dem GIZ Vergabemarktplatz registriert haben sollten, kann Sie die Vergabestelle aber auch elektronisch zur Registrierung auffordern.
1 Zwei unterschiedliche Registrierungsaufforderung sind möglich:
a. Registrierungsaufforderung zum Start eines Vergabeverfahrens
Sie erhalten per E-Mail eine automatisierte Registrierungsaufforderung zur Angebotsabgabe.
Abb.: Beispiel einer Registrierungsaufforderung
b. Registrierungsaufforderung VOR Start eines Vergabeverfahrens
Sie erhalten per E-Mail eine persönliche Registrierungsaufforderung der Vergabestelle.
2 Klicken Sie in beiden Fällen auf https://ausschreibungen.giz.de, um den GIZ Vergabemarktplatz aufzurufen und sich zu registrieren.
Details zur Registrierung, siehe Kapitel 4 Registrierung auf dem GIZ Vergabemarktplatz, S. 8).
Stand 23.10.2024 Seite 23/40
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7. Angebote und Teilnahmeanträge
elektronisch abgeben
Bevor Sie dieses Kapitel bearbeiten können, müssen Sie folgende Schritte bereits erledigt haben:
1 Registrierung unter https://ausschreibungen.giz.de (Kapitel 5, S. 11)
2 Beteiligung an einer Ausschreibung (Kapitel 5, S. 11 oder Kapitel 6, S. 20)
7.1 Schritt 1: Das Bietertool aufrufen
1 Falls noch nicht geschehen: Ausschreibung im Vergabemarktplatz aufrufen. Eine neue Seite wird angezeigt.
2 Klick auf die Menü-Schaltfläche Angebote (bzw. Teilnahmeanträge) auf der linken Seite
3 Klick auf die Schaltfläche Projektdatei herunterladen (Screenshot, 1). Das Bietertool wird gestartet.
Wichtiger Hinweis: Wenn das Bietertool zuvor noch nicht installiert sein sollte, klicken Sie auf die Schaltfläche Installationsdatei herunterladen (2) und folgen den Anweisungen.
Bei technischen Fragen: support@cosinex.de (empfohlen) oder per Service- Telefonnummer: +49 (0)900-1-267463 (1,49 EUR pro Minute aus dem deutschen Festnetz, Mobilfunkkosten können abweichen)
Stand 23.10.2024 Seite 24/40
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Abb.: Beim allerersten Aufruf des Bietertools ist zunächst der Schritt 2 durchzuführen, danach immer auf Schritt 1 klicken, wenn Sie ein Angebot abgeben bzw. einen Antrag elektronisch einreichen möchten.
4 Klick auf die Schaltfläche Herunterladen, um Projektinformationen / Vergabeunterlagen herunterzuladen.
Stand 23.10.2024 Seite 25/40
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5 Klick auf die Schaltfläche Fertig, um den erfolgreichen Download zu bestätigen.
6 Projekt markieren, Klick auf die Schaltfläche Projekt öffnen. Das Projekt wird geöffnet, mit der Erstellung des Angebots bzw. Teilnahmeantrags kann begonnen werden.
7 Weiter mit Schritt 2.
Stand 23.10.2024 Seite 26/40
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7.2 Schritt 2: Vergabeunterlagen lesen, Angebot /
Teilnahmeantrag im Bietertool erfassen
7.2.1 Übersicht über die Funktionen des Bietertools
Hinweis: Die Abschnitte 1 bis 4 können in einer beliebigen Reihenfolge bearbeitet werden; Abschnitt 5 aber erst zum Schluss, bei tatsächlicher (Online-) Abgabe.
Stand 23.10.2024 Seite 27/40
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1 Allgemeine Informationen: Allgemeine Angaben zum Verfahren, u.a. Titel und Abgabefrist, werden angezeigt.
2 Dokumente aus den Vergabeunterlagen: Alle Vergabeunterlagen für das Verfahren werden zur Verfügung gestellt, können betrachtet und heruntergeladen werden.
3 Basisdaten zum Angebot: Tragen Sie im Reiter „Allgemeine Angaben“ den Ansprechpartner ein. Bei Bietergemeinschaften ist deren Name einzutragen. Je nach Verfahren ist auch der Angebotsendpreis einzutragen.
4 Dokumente zum Angebot:
a. Reiter Auszufüllende Dokumente: Zwingend auszufüllende Dokumente, die Bestandteil des Angebots bzw. Teilnahmeantrags werden.
b. Reiter Eigene Dokumente: Weitere Bestandteile des Angebots bzw. Teilnahmeantrags können hochgeladen werden.
5 Abgabe: Assistent, um fertige und abgabebereite Angebote bzw. Teilnahmeanträge abzugeben.
6 Menüzeile: Diverse Hilfsfunktionen, insbesondere Optionen > Sprache (Wechsel der Sprache, Deutsch oder Englisch auswählbar) und Hilfe (Online Hilfe für das Bietertool, dort werden die Funktionen im Detail erklärt)
7.2.2 Wichtige Hinweise, Tipps und Tricks zur Angebots- bzw. Teilnahmeantragserstellung
7.2.2.1 Abschnitt „Allgemeine Informationen“
Hier sehen Sie auf den ersten Blick die Abgabe- bzw. Teilnahmefrist.
Wichtig: Denken Sie bitte daran, dass nach dieser Frist keine Abgabe mehr möglich ist. Falls Sie noch nicht genügend Erfahrung in der elektronischen Angebotsabgabe haben, planen Sie vor Abgabefrist genügend Zeit ein, um ggf. technische Hürden rechtzeitig zu erkennen und diese u. U. mit Hilfe des Supports zu beseitigen.
Bei technischen Fragen: support@cosinex.de (empfohlen) oder per Service- Telefonnummer: +49 (0)900-1-267463 (1,49 EUR pro Minute aus dem deutschen Festnetz, Mobilfunkkosten können abweichen)
7.2.2.2 Abschnitt „Dokumente aus den Vergabeunterlagen“
Hier stellt Ihnen die Vergabestelle alle für das Verfahren erforderlichen Vergabeunterlagen über das Bietertool bereit.
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▪ Per Klick auf den Dateinamen lassen sich diese betrachten und / oder herunterladen. ▪ Das Herunterladen ist dann erforderlich, wenn es sich um Dateien handelt, die nicht direkt in einer Anwendung geöffnet werden können, bspw. sogenannte GAEB-Dateien aus dem Baubereich. ▪ Der Status zeigt an, ob das entsprechende Dokument bereits bearbeitet wurde oder noch nicht. ▪ Zur besseren Übersicht für Sie sind die Dokumente und Dateien nach Kategorien gegliedert:
o Anschreiben: Hier finden Sie typischerweise die Angebotsaufforderung und Bewerbungsbedingungen
o Leistungsbeschreibung: Hier liegen Leistungsbeschreibung bzw. Terms of Reference (ToR)
o Vertragsbedingungen: Ort für bspw. Allgemeine Einkaufsbedingungen (AEB) bzw. Allgemeine Vertragsbedingungen (AVB), Besondere Vertragsbedingungen, Vertragsmuster u. ä.
o Sonstiges: Weitere Dokumente und Dateien, die Ihnen die Vergabestelle zur Verfügung gestellt hat.
7.2.2.3 Abschnitt „Basisdaten zum Angebot“ ▪ Reiter Allgemeine Angaben: Tragen Sie den Ansprechpartner ein. Bei Bietergemeinschaften ist deren Name einzutragen. ▪ Reiter Preisangaben: Je nach Verfahren ist auch der Angebotsendpreis einzutragen. Es können zudem weitere Angaben gemacht werden, sofern dies in dem zugrundeliegenden Verfahren zugelassen ist.
7.2.2.4 Abschnitt „Dokumente zum Angebot“ (Sehr wichtiger Abschnitt!!!)
7.2.2.4.1 Reiter Auszufüllende Dokumente
Diese Dokumente sind zwingend auszufüllen, sie werden Bestandteil des Angebots bzw. Teilnahmeantrags.
Stand 23.10.2024 Seite 29/40
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Wichtiger Hinweis zur Bearbeitung
Word- und Excel-Dokumente werden online ausgefüllt und gespeichert. Detaillierte Hinweise zum Online-Ausfüllen und Speichern finden Sie direkt im Bietertool unter Zur Bearbeitung dieser Dateien gehen Sie bitte wie folgt vor.
Nachfolgend weitere Erläuterungen zum online Ausfüllen von Dokumenten.
Dieser Punkt ist essentiell für Ihr Angebot, deshalb bei Fragen bitte frühzeitig an das erfahrene Support-Team von Cosinex wenden: support@cosinex.de (empfohlen) oder per Service-Telefonnummer: +49 (0)900-1-267463 (1,49 EUR pro Minute aus dem deutschen Festnetz, Mobilfunkkosten können abweichen)
Vorgehensweise: Dokumente online ausfüllen und für Angebot bzw. Teilnahmeantrag speichern
1 Dokument auswählen, danach Klick auf die Schaltfläche Dokument öffnen (oder direkt per Doppelklick öffnen). Die passende Bearbeitungs-Software öffnet sich.
Stand 23.10.2024 Seite 30/40
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2 Füllen Sie das Dokument aus
a. Beispiel Excel-Dokument (z. B. Leistungsverzeichnis.xls)
Abb.: Excel-Dokument wie gewohnt ausfüllen / bearbeiten
b. Beispiel Word-Dokument (z. B. Unterauftragnehmererklaerung.docx)
Abb.: Word-Dokument wie gewohnt ausfüllen / bearbeiten
3 Speichern Sie das jeweilige Dokument per Klick auf die Speichern-Schaltfläche der jeweiligen Software
Sehr wichtiger Hinweis: Vergessen Sie niemals, das jeweilige Dokument nach dem Ausfüllen zu speichern! Nur gespeicherte Dokumente werden Inhalt Ihres Angebots. Nicht gespeicherte Inhalte gehen verloren.
Stand 23.10.2024 Seite 31/40
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a. Beispiel Speichern des Excel-Dokuments
b. Beispiel Speichern des Word-Dokuments
4 Fertig. Sie können die Anwendung, bspw. Excel, Word oder andere, nun schließen. Beim nächsten auszufüllenden Dokument beginnen Sie wieder mit Schritt 1.
Hinweis: Wenn Dokumente / Dateien nicht online ausgefüllt oder gespeichert werden können (z. B. GAEB-Dateien aus dem Baubereich oder schreibgeschützte Dateien, z. B. Pdf-Dateien), gehen Sie bitte wie folgt vor;
-
Speichern Sie die Dateien bitte auf Ihrem lokalen Speicherplatz
-
Füllen Sie die Dokumente aus (auf Ihrem Computer, oder: ausdrucken, händisch ausfüllen und einscannen)
-
Fügen Sie die Datei unter dem Reiter Eigene Dokumente Ihrem Angebot zu.
7.2.2.4.2 Reiter Eigene Dokumente
Laden Sie bei Bedarf weitere relevante Bestandteile für Ihr elektronisches Angebot bzw. Ihren Teilnahmeantrag hoch.
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Elektronische Angebote oder Anträge abgeben
1 Klick auf die Schaltfläche Dokument hinzufügen. Ein Fenster öffnet sich.
2 Suchen und selektieren Sie das hochzuladende Dokument, dann Klick auf die Schaltfläche Öffnen.
3 Das zuvor selektierte Dokument wurde dem Angebot hinzugefügt.
Hinweis: Laden Sie beliebige Dokumente und Dateien hoch, die Bestandteil des Angebots bzw. Teilnahmeantrags werden sollen (bspw. Ihr (Fach-) Angebot oder die ARGE-Erklärung).
4 Fertig. Sie können weitere Dokumente und Dateien hinzufügen. Beginnen Sie dann wieder mit Schritt 1.
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Elektronische Angebote oder Anträge abgeben
7.3 Schritt 3: Angebot / Teilnahmeantrag online
abgeben
Wichtig: Bevor Sie hier weitermachen, sollten Sie die Schritte 1 und 2 inhaltlich abgeschlossen haben, das heißt alle angebots- oder antragsrelevanten Bestandteile Ihres Angebots / Antrags ausgefüllt und hinzugefügt haben.
Sobald Ihr Angebot bzw. Teilnahmeantrag vollständig und abgabebereit ist, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1 Klick auf den Abschnitt Abgabe.
2 Klick auf den Reiter Textform.
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Elektronische Angebote oder Anträge abgeben
3 Klick auf die Schaltfläche Abgabe-Assistent starten. Ein neues Fenster öffnet sich, der Abgabeassistent wird gestartet.
a. Schritt 1 (Prüfung): Prüfen Sie die Checkliste und ob alle Dokumente im Angebot enthalten sind.
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Elektronische Angebote oder Anträge abgeben
b. Klick auf die Schaltfläche Weiter.
c. Schritt 2 (Signierung): Tragen Sie die Daten für Ihre Unterschrift in Textform ein. Für die Angaben gem. § 126b BGB werden folgende Informationen benötigt: Name, Vorname, Firma des Bearbeiters.
Abb.: Die Unterschrift in Textform ist inzwischen sowohl nach den Vergabenormen VgV als auch nach UVgO zulässig. Andere Unterschriften sind nicht mehr erforderlich.
Wichtiger Hinweis: Als Unterschrift unter dem über das Bietertool abgegebene elektronische Angebot bzw. Teilnahmeantrag verlangt die Vergabestelle (siehe Bewerbungsbedingungen) ausschließlich die Unterschrift in Textform, gem. § 126b BGB.
d. Klick auf die Schaltfläche Weiter.
e. Schritt 3 (Übersicht): Per Klick auf die Schaltfläche Zusammenfassung drucken können Sie sich eine Übersicht der eingetragenen Daten und Dokumente zu Ihrem Angebot bzw. Ihren Teilnahmeantrag ausdrucken.
f. Klick auf die Schaltfläche Weiter.
g. Schritt 4 (Erstellung): Geben sie optional einen Titel für Ihr Angebot an.
Hinweis: Der Titel des Angebots wird nur intern benutzt, um Ihr Angebot / Ihren Teilnahmeantrag im Projektraum zu kennzeichnen. Der Titel des Angebots ist für Vergabestellen nicht sichtbar.
h. Klick auf die Schaltfläche Weiter.
i. Schritt 5 (Authentifizierung): Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein, dann Klick auf die Schaltfläche Angebot jetzt versenden.
Hinweis: Falls Sie nach Absenden des Angebots bzw. Teilnahmeantrags merken, dass Sie doch etwas vergessen haben sollten, können Sie jederzeit vor Ende der Angebots-/Antragsfrist Ihr Angebot oder Ihren Teilnahmeantrag zurückziehen, siehe Kapitel 7.4 Angebote bzw. Teilnahmeanträge zurückziehen, S. 39
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Elektronische Angebote oder Anträge abgeben
j. Schritt 6 (Abgabe): Sie müssen nichts tun. Vier grüne Haken bedeuten: Ihr Angebot bzw. Teilnahmeantrag wurde erfolgreich elektronisch abgegeben.
Abb.: Wenn dieses Bild erscheint, wurde Ihr Angebot erfolgreich elektronisch abgegeben.
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Elektronische Angebote oder Anträge abgeben
a. Klick auf die Schaltfläche Weiter.
b. Schritt 7 (Fertig):
a. Laden Sie das Dokument Zusammenfassung der Abgabe herunter.
b. Nachdem Sie das Dokument geöffnet, gelesen und gespeichert haben, Häkchen setzen als Bestätigung.
c. Klick auf die Schaltfläche Beenden beendet den Abgabeassistenten.
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Elektronische Angebote oder Anträge abgeben
4 Wenn Sie keine weiteren Angebote oder Teilnahmeanträge abgeben möchten, schließen Sie das Bietertool per Klick auf das Schließen-Symbol oben rechts.
5 Die anschließende Abfrage Möchten sie das Projekt vorher speichern? Sollten Sie per Klick auf die Schaltfläche Ja beantworten.
7.4 Angebote bzw. Teilnahmeanträge zurückziehen
Nicht zufrieden mit Ihrem Angebot oder Ihrem Antrag? Vor Angebotsfrist (bzw. vor Antragsfrist) können Sie jederzeit Ihr Angebot oder Ihren Teilnahmeantrag zurückziehen.
Gehen Sie wie folgt vor:
1 Anmelden unter https://ausschreibungen.giz.de.
2 Klick auf Meine Projekte (Navigation, linke Seite), eine neue Seite wird angezeigt.
3 Unterhalb des Abschnitts Projekte Klick auf Freigeschaltet (Navigation, linke Seite), eine Übersicht der Freischaltungen wird angezeigt.
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Elektronische Angebote oder Anträge abgeben
4 Suchen Sie Ihre Ausschreibung und klicken auf das Aktions-Symbol ganz rechts. Sie gelangen in den Projektraum der Ausschreibung.
5 Klick im Angebote (Menü, linke Seite)
6 Unter dem Abschnitt Elektronische Angebote, die Sie bisher zu diesem Projekt über das Bietertool abgegeben haben (ganz nach unten scrollen!) finden Sie alle Angebote oder Teilnahmeanträge, die Sie für dieses Verfahren abgegeben haben.
7 Klick auf das Zurückziehen-Symbol . Eine Sicherheitsabfrage wird angezeigt.
8 Klick auf die Schaltfläche OK (nur, wenn Sie sicher sind, dass Sie Ihr Angebot / Ihren Teilnahmeantrag zurückziehen möchten).
9 Ihr Angebot wurde zurückgezogen.
Hinweis: Um ein neues, angepasstes Angebot zu erstellen und abzugeben, gehen Sie wieder in das Bietertool. Dort finden Sie Ihr altes Angebot (sofern sie beim Verlassen des Bietertools die Speichern-Abfrage mit OK bestätigt hatten), können es anpassen und erneut abgeben. Details siehe Kapitel 7 Angebote und Teilnahmeanträge elektronisch abgeben, S. 24
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