PR974644_Bewerbungsbedingungen_final.pdf

Unterhaltsreinigung Erlangen Nürnberg Fürth

Bewerbungsbedingungen Offenes Verfahren nach VGV

I. Angaben zum Auftrag

1. Auftraggeber

Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V. für ihr Fraunhofer-

Institut für Integrierte Schaltungen IIS

Hinweis: Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform

2. Vorbemerkung

Bitte lesen Sie die Anlagen sorgfältig durch. Darüber hinaus werden Sie gebeten,

unmittelbar die Vollständigkeit der Unterlagen zu überprüfen.

Gegenstand des Vergabeverfahrens sind Reinigungsdienstleistungen.

Der Umfang und die Ausgestaltung der zu vergebenden Leistungen bestimmen sich nach

diesem Leitfaden sowie dessen Anlagen, insbesondere, dem Leistungsverzeichnis, dem

Vertrag sowie den Preisblättern.

Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Die Entgelte sind in Euro und ohne

etwaige Umsatzsteuer einzutragen.

Die Ihnen vorliegenden Unterlagen dürfen nur im Rahmen dieser Ausschreibung verwendet

werden. Eine weitergehende anderweitige Nutzung – gleich welcher Art – ist an die

schriftliche Zustimmung des Auftraggebers gebunden.

Mit Angebotsabgabe erklären sich die Bieter damit einverstanden, dass die von ihnen über-

mittelten Informationen und Daten, insbesondere auch personenbezogene Daten, zum

Zwecke der Durchführung des Vergabeverfahrens vom Auftraggeber elektronisch

gespeichert und verarbeitet werden.

3. Hintergrund und Vorhaben

Das Fraunhofer-Institut für Integrierte Schaltungen IIS hat seinen Hauptsitz in Erlangen mit

14 Standorten in 11 Städten: Erlangen (Hauptsitz), Nürnberg (2), Fürth und Dresden sowie

in Bamberg, Waischenfeld, Coburg, Würzburg, Ilmenau, Deggendorf und Passau und

betreibt Aktivitäten in der angewandten Forschung und Entwicklung auf den Gebieten

mikroelektronische und Informationstechnische Systemlösungen und Dienstleistungen.

Das Fraunhofer-Institut für Integrierte Schaltungen IIS wird in den Vergabeunterlagen

gleichbedeutend auch als "Auftraggeber" bezeichnet. Die Bieter werden gleichbedeutend

auch als "Auftragnehmer" bezeichnet.

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Die hier vorliegende Ausschreibung dient der Beschaffung eines Dienstleisters, welcher die

Unterhaltsreinigung für folgende Standorte

LOS 1: Am Wolfsmantel 33, 91058 Erlangen

LOS 2: Nordostpark 84, 90411 Nürnberg

LOS 3: Flugplatzstraße 75, 90768 Fürth

LOS 4: Augustinerhof, Augustinerstraße 19, 90403 Nürnberg

übernimmt.

Es darf sich auf beliebig viele Lose beworben werden.

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II. Angaben zum Verfahren

1. Art des Verfahrens

Das vorliegende Verfahren wird unter Beachtung der vergaberechtlichen Vorschriften als

Offenes Verfahren nach § 14 (2) VGV durchgeführt.

2. Elektronische Kommunikation

Die elektronische Vergabe wird in diesem Vergabeverfahren über die Vergabeplattform

„Deutsche eVergabe“ abgewickelt. Dies betrifft die Bereitstellung der Vergabeunterlagen

sowie die Kommunikation (z.B. Bieterfragen) zwischen Auftraggeber und Bietern. Fragen-

und Antwortkatalog, Änderungen und Ergänzungen sowie Hinweise zum Vergabeverfahren

werden ausschließlich über die Vergabeplattform bekannt gegeben.

Besichtigungstermine können über kfm-haustechnik@iis.fraunhofer.de angefragt werden.

Die Vergabeunterlagen können direkt und ohne Registrierung von der Vergabeplattform

abgerufen werden. Die Abgabe von Angeboten sowie der Zugang zu Bieterkommunikation

und Informationen über Änderungen im laufenden Verfahren können allerdings nur mittels

einer Registrierung bei der Deutschen eVergabe erfolgen. Eine frühzeitige Registrierung

wird daher empfohlen.

3. Änderungen / Ergänzungen der Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen bestehen aus folgenden Dokumenten:

• die gegenständlichen Vergabebedingungen • Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Anlage 1) • Fragebogen Darstellung Konzept (Anlage 2) • Eigenerklärung zu Referenzen (Anlage 3) • Leistungsbeschreibung (Anlage 4) • Raumbuch-Kalkulationsmappe Los 1 – Los 4 (Anlage 5a – 5d) • Lagepläne für Los 1 – 4 (Anlage 6a – 6d) • Reinigungsgruppen (Anlage 7) • Nachhaltigkeitsstandards der Fraunhofer Gesellschaft (Anlage 8) • Vordruck Bietergemeinschaft (Anlage 9) • Vordruck Unterauftragnehmer (Anlage 10) • Vordruck Eignungsanleihe (Anlage 11) • Vordruck Verpflichtungserklärung (Anlage 12)

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• AEB der Fraunhofer Gesellschaft (Anlage 13) • Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (Anlage 14) • Anforderungen an den Reinigungsprozess (Anlage 15) • LkSG Eigenerklärung zur Nachhaltigkeit (Anlage 16) • Hinweis Besichtigungstermin (Anlage 17) • Qualitätsanforderungen an Reinigungs- und Pflegemittel (Anlage 18) • Erläuterungen Kalkulationsmappe (Anlage 19) • Muster Vertrag Unterhaltsreinigung (Anlage 20)

• Eigenerklärung zu Russlandsanktionen (Anlage 21)

• Eigenerklärung Tariftreueversprechen (Anlage 22)

Sofern während des Vergabeverfahrens Änderungen an den Vergabeunterlagen

vorgenommen oder zusätzliche Informationen bereitgestellt werden, erfolgt dies

ausschließlich auf elektronischem Weg über die Vergabeplattform. Die potenziellen Bieter

werden hierüber nur gesondert informiert, wenn sie sich auf der Vergabeplattform

registrieren. Anderenfalls obliegt es den potenziellen Bietern selbst, regelmäßig zu prüfen,

ob auf der Vergabeplattform neue Informationen zum Verfahren bereitstehen.

4. Losaufteilung und Nebenangebote

Die Vergabe findet in 4 Losen statt. Dem Bieter steht es frei, sich auf beliebig viele Lose zu

bewerben. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

5. Bietergemeinschaft

Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine Erklärung aller Mitglieder

abzugeben (Anlage 9), in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall

erklärt ist,

• dass der bevollmächtigte Vertreter zur Entgegennahme der Zahlungen mit

befreiender Wirkung berechtigt ist,

• dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber

rechtsverbindlich vertritt,

• dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

6. Unterauftragnehmer

Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von Unterauftragnehmern ausführen zu lassen

oder sich bei der Erfüllung des Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche,

finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit Unterauftragnehmern zu bedienen

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(Eignungsleihe), so muss er die dafür vorgesehenen Teilleistungen/Kapazitäten benennen

(Anlage 10 bis Anlage 12). Der Bieter hat nachzuweisen, dass ihm im Falle der

Eignungsleihe die erforderlichen Mittel der benannten Unterauftragnehmer zur Verfügung

stehen und diese Unternehmen geeignet sind. Er hat den Namen, den gesetzlichen Vertreter

sowie die Kontaktdaten dieser Unternehmen anzugeben und entsprechende

Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorzulegen.

Nimmt der Bieter in Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle

Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unternehmen

in Anspruch, müssen diese entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haften; die

Haftungserklärung ist mit der „Verpflichtungserklärung wirtschaftliche Eignungsleihe“

abzugeben.

Der Bieter hat Unterauftragnehmer, bei denen Ausschlussgründe vorliegen oder die das

entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllen, innerhalb einer von der Vergabestelle

gesetzten Frist zu ersetzen.

7. Keine Vergütung der Teilnahmeanträge oder Angebote

Für die Beteiligung an diesem Vergabeverfahren, einschließlich der Erstellung der Angebote

wird vom Auftraggeber keine Aufwandsentschädigung gewährt. Die von den Unternehmen

vorgelegten Unterlagen gehen in das Eigentum des Auftraggebers über.

8. Berichtigung oder Änderungen des Angebots

Nachträgliche Berichtigungen oder Änderungen des Angebots bzw. die Rücknahme des

Angebots sind nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist und in schriftlicher Form möglich.

Berichtigungen oder Änderungen müssen zweifelsfrei zuzuordnen und von einer

vertretungsbefugten Person unterschrieben sein. Berichtigungen oder Änderungen, die

diese Anforderungen nicht erfüllen, werden nicht gewertet. Die Wertung des Angebots

erfolgt dann ohne die Berichtigungen oder Änderungen. Eine Angebotsänderung bzw. –

rücknahme ist elektronisch über das Bietertool der Vergabeplattform möglich.

9. Nachforderung

Der Auftraggeber behält sich vor, die Bieter im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen

aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterla-

gen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nach-

weise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvoll-

ständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.

Ein Anspruch der Bieter hierauf besteht nicht.

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10. Bieterfragen

Der Auftraggeber erteilt Auskünfte zu Bieterfragen. Die Bieter haben sich unmittelbar nach

Erhalt der Vergabeunterlagen über deren Vollständigkeit zu versichern. Die Bieter werden

gebeten, Bieterfragen und -hinweise spätestens bis zum

24.09.2026, 12 Uhr

ausschließlich über die Vergabeplattform einzureichen.

Die Stellung von Bieterfragen ist nur registrierten Nutzern möglich. Der Fragen- und

Antwortkatalog wird Bestandteil der Vergabeunterlagen.

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III. Angebotsabgabe

1. Anforderungen an die Angebotsabgabe

Mit der Angebotsabgabe ist die Eignung gemäß den Vorgaben der Auftragsbekanntmachung

nachzuweisen sowie ein Angebot mit allen geforderten Unterlagen einzureichen.

Das Angebot nebst Anlagen und die geforderten Eignungsunterlagen sind bis

30.09.2026, 12:00 Uhr

ausschließlich elektronisch in Textform über die Vergabeplattform Deutsche eVergabe ohne

fortgeschrittene/qualifizierte Signatur/Siegel einzureichen.

1.1. Eignungsprüfung

Die Einreichung ist nur registrierten Nutzern möglich. Auf postalischem Wege oder per E-

Mail übermittelte Unterlagen sind nicht zugelassen.

Die Eignungskriterien bestehen aus folgenden Unterlagen:

• Eigenerklärung: Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §123/124 GWB

(Anlage 1)

• Zwei Referenzobjekte aus den vergangenen 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren mit

einem vergleichbaren Leistungsumfang und vergleichbarer Fläche (bitte benutzen

Sie hierfür den Vordruck „Referenzliste“ (Anlage 3)

• Eigenerklärung: Bietergemeinschaft (Anlage 9) – falls Bietergemeinschaft besteht

• Eigenerklärung: Unterauftragnehmer (Anlage 10) – falls Unterbeauftragung erfolgen

soll

• Eigenerklärung: Eignungsanleihe (Anlage 11) – falls Unterbeauftragung erfolgt

• Eigenerklärung Verpflichtungserklärung (Anlage 12) – falls Unterbeauftragung

erfolgt

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• Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (Anlage 14) • Eigenerklärung LkSG zur Nachhaltigkeit (Anlage 16) • Eigenerklärung zu Russlandsanktionen (Anlage 21) • Gesellenbrief, Ausbildungszertifikat (oder vergleichbar) der Objektleitung • Bestätigung über erfolgten Besichtigungstermin (wird Ihnen bei der Besichtigung

ausgehändigt) • Eigenerklärung Tariftreueversprechen (Anlage 22)

Eine Unterzeichnung der Unterlagen ist nicht notwendig. Wichtig ist jedoch, dass im

Unterzeichnungsfeld der Name des Unternehmens und der Person angegeben werden, die

die Erklärung für dieses abgibt.

Bei Bietergemeinschaftserklärungen bzw. Verpflichtungserklärungen von anderen

Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe muss erkennbar sein, dass diese Erklärungen

vom Bietergemeinschaftspartner bzw. anderen Unternehmen abgegeben wurden (z.B.:

Diese Erklärungen werden von den Bietergemeinschaftsmitgliedern bzw. anderen

Unternehmen unterzeichnet).

1.2. Anforderungen an die Angebote

Das Angebot muss aus folgenden Bestandteilen bestehen:

Angebotsanschreiben

Bietererklärung 1 – Preisblatt (Formblatt der Deutschen eVergabe)

Bietererklärung 2 – Raumbuch-Kalkulationsmappe Los 1, Los 2, Los 3, Los 4 (je

nachdem auf welche Lose sich beworben wird (Anlage 5a – 5d)

Bietererklärung 3 – Konzept Objektstart

Bietererklärung 4 – Konzept Qualitätsmanagement

IV. Wertung der Angebote und Konzept

Das wirtschaftlichste Angebot wird nach den folgenden Kriterien ermittelt:

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Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl der gewichteten Punkte stellt das wirtschaftlichste Angebot dar.

Die Punktzahlen der einzelnen Wertungskriterien werden wie folgt ermittelt:

1. Wertung der preislichen Kriterien (Bietererklärungen 1)

(Wertungsgewichtung 40 % insgesamt)

Das Angebot mit dem niedrigsten Gesamtpreis (gemäß Angabe im Dokument „Raumbuch-

Kalkulationsmappe.xlsx“), erhält die maximal erreichbare Punktzahl. Die übrigen Angebote werden

entsprechend ihrem prozentualen Abstand im Verhältnis zum Angebot des günstigsten Bieters

linear prozentual schlechter bewertet. Maßgeblich für die Bewertung des Entgelts sind die vom

Bieter in die Angebotsblätter ein-getragenen Entgelte.

2. Wertung der qualitätsbezogenen Kriterien

(Wertungsgewichtung 60 % insgesamt)

Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf eine qualitativ hochwertige und

flächendeckend zuverlässige Leistungserbringung.

Daher hat der Bieter mit seinem Angebot folgende Konzepte vorzulegen, sofern dieses

Los angeboten wird:

Konzept „Objektstart“

Konzept „Qualitätsmanagement“

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Vorgaben zum Konzept „Objektstart“:

Das Konzept zum Objektstart soll in einer 2-phasigen Dokumentation mit zeitbezogener Ablauf- und

Organisationsbeschreibung darstellen, wie die Leistungserbringung implementiert wird.

Je vorgegebenem Gliederungspunkt kann bei den konzeptionellen Darstellungen im Rahmen der

Angebotswertung die in Klammern aufgeführte Maximalpunktzahl erreicht werden.

1. Phase: Vorbereitung bis Auftragsbeginn

Stellen Sie hier bitte die vorbereitenden Maßnahmen vom Tag der Zuschlagserteilung bis zum 1.

Tag am Objekt dar.

Im Konzept ist bzgl. der 1. Phase auf folgende Aspekte einzugehen:

a) Zusammensetzung des Start-Teams mit Erläuterung der Position, Qualifikation, Per-

sonalüberhang in % / Stunden und Präsenzdauer (in Stunden) in dieser Phase (max. 20

Punkte)

b) Anhand welcher Auswahlparameter wird das für die Leistungserbringung vorgesehene

Reinigungspersonal in dieser Phase ausgewählt? (max. 20 Punkte)

c) Welche Checklisten und Ablaufpläne kommen beim Objektstart zum Einsatz? (max. 20

Punkte)

d) Stellen Sie die auftragsbezogenen Auswahlkriterien und die Beschaffung von Maschinen,

Geräten und Materialien mit Blick auf die zu erbringenden Leistungen und der

Nachhaltigkeit (Ökologie) dar. (max. 20 Punkte)

e) Beschreiben Sie die geplante Erstunterweisung der Reinigungskräfte hinsichtlich des

Objektstartes (max. 20 Punkte)

Vorgaben zum Konzept „Qualitätsmanagement “:

Das Konzept zum „Qualitätsmanagement “ soll erkennen lassen, welche Maßnahmen der Bieter

ergreift, um eine (gleichbleibend) hohe Qualität der Leistungserbringung der Unterhaltsreinigung

sicherzustellen.

Je vorgegebenem Gliederungspunkt kann bei den konzeptionellen Darstellungen im Rahmen der

Angebotswertung die in Klammern aufgeführte Maximalpunktzahl erreicht werden.

Dabei soll auf folgende Punkte eingegangen werden:

a) Stellen Sie Ihre vorgesehenen Maßnahmen von regelmäßiger Schulung und

Gesundheitsvorsorge der Reinigungskräfte inhaltlich dar. (max. 10 Punkte)

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b) Stellen Sie die Vorgehensweise zur Absprache oder Klärungen der Reinigungsabläufe mit einer hauptverantwortlichen Person (z.B. Vorarbeiter/-in) praktisch dar. (max. 20 Punkte)

c) Wie stellen Sie bei möglichen Personalausfällen eine kontinuierliche Auftragserfüllung sicher? (max. 20 Punkte)

d) Wie stellen Sie sicher, dass die Personalfluktuation auf ein Mindestmaß beschränkt bleibt? (max. 20 Punkte)

e) Stellen Sie die Objektbetreuung anhand von Funktion, sowie Erfahrung und Qualifikation des

für die Objektbetreuung zum Einsatz kommenden Personals dar. Stellen Sie dar, wie der

Ansprechpartner für den Auftraggeber erreichbar ist und innerhalb einer maximalen

Reaktionszeit von 1 Stunde vor Ort sein kann, wie auf Reklamationen und Anfragen des

Auftraggebers reagiert wird. (max. 20 Punkte)

f) Welche Methoden, Materialen und Produkte setzen Sie zur erfolgreichen Auftragserfüllung ein? (max. 10 Punkte)

Bewertung der Konzepte

Bitte beachten Sie: Die angebotenen Konzepte müssen sich konkret auf die ausgeschriebenen

Leistungen beziehen. Zu beachten ist ferner, dass die in den Vergabeunterlagen geregelten

Mindestvorgaben zur Leistungserbringung nicht modifiziert oder unterschritten werden dürfen.

Die Darstellung des einzelnen Konzepts pro Los sollte insgesamt 15 DIN-A4-Seiten pro

Konzept (12pt Schrift, 1,5 Zeilen), inklusive Grafiken, Diagrammen und Bildern, je Konzept

nicht überschreiten.

Bewertet wird, inwieweit das Konzept in Bezug auf die oben genannten Punkte

schlüssig und auftrags- und fachbezogen ist und damit eine hochwertige

Leistungserbringung mit dem gewünschten Leistungsumfang und Reinigungsergebnis erwarten

lässt Punktzahl Beschreibung

100 % der maximal sehr gute konzeptionelle auftragsbezogene

erreichbaren Punkte Ausgestaltung, welches widerspruchs- und lückenlos

dargestellt wird.

80 % der maximal gute konzeptionelle auftragsbezogene

erreichbaren Punkte Ausgestaltung, welches widerspruchslos dargestellt

wird.

60 % der maximal befriedigende konzeptionelle Ausgestaltung mit

erreichbaren Punkte einigen auftragsbezogenen Darstellungen.

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40 % der maximal ausreichende konzeptionelle Ausgestaltung mit

erreichbaren Punkte wenigen auftragsbezogenen Darstellungen.

20 % der maximal mangelhafte konzeptionelle Ausgestaltungmit

erreichbaren Punkte keinen auftragsbezogenen Darstellungen und

wenigen Lücken.

0 Punkte unzureichende konzeptionelle Ausgestaltung ohne

Auftragsbezogenheit und vielen Lücken in den

Darstellungen

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