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Ergänzende Vertragsbedingungen des ZDF
Unterhalts-/Glasreinigung in dem ZDF-Landesstudio Brandenburg
Das ZDF wird keine firmeneigenen Vorlagen akzeptieren und oder unterzeichnen; die Ihnen zugesendeten Verdingungsunterlagen sind die ausschließlichen Verdingungs-/ Vertragsunterlagen. Änderungen und Ergänzungen an den Verdingungs- /Vertragsunterlagen führen zwingend zum Ausschluss des Angebotes.
Bitte beachten Sie bei der Angebotskalkulation, dass Haupt- und Nebenleistungen in einer Position in den einzelnen Raumgruppen zu berücksichtigen sind. Zusatzleistungen und Bedarfspositionen sind im Leistungsverzeichnis, gesondert ausgewiesen.
Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG): Für das Gebäudereinigerhandwerk gilt seit 01.07.2007 das Arbeitnehmer- Entsendegesetz (AEntG). Damit sind die allgemeinverbindlichen Tarifverträge gemäß AEntG (hier: Tarifvertrag in der Gebäudereinigung zwischen Bundesinnungsverband des Gebäudereinigerhandwerks und der IG Bauen-Agrar-Umwelt) zwingend einzuhalten.
Reinigungspersonal/Aufsichten: Für die Erbringung der Reinigungsleistungen ist nur zuverlässiges und fachlich geschultes, deutschsprachiges Personal zu beschäftigen. Das Reinigungsunternehmen hat dafür Sorge zu tragen, dass das im ZDF ausschließlich Personal eingesetzt wird, dass über eine gültige Aufenthaltserlaubnis sowie eine Arbeitserlaubnis verfügt. Auf Verlangen des ZDF sind die oben aufgeführten Dokumente vor Aufnahme der Tätigkeit bzw. bei einem Personalwechsel sofort vorzulegen.
Durch Krankheit, Urlaub oder sonstige Personalausfälle darf die Reinigungsleistung nicht beeinträchtigt werden. Erforderliche Vertretungskräfte sind ohne Mehrkosten zur Verfügung zu stellen. Bei Fehlzeiten kann die jeweilige Monatsrechnung entsprechend gekürzt werden. Nacharbeiten bei Reinigungsausfällen sind unverzüglich zu leisten. Eine verantwortliche Aufsicht ist vom Auftragnehmer zu benennen. Eine regelmäßige Kontrolle der Reinigungsleistung wird vom Auftragnehmer gewährleistet. Bei personellen Veränderungen ist dem ZDF unverzüglich eine aktualisierte Mitarbeiterliste vorzulegen.
Das gesamte Personal des Auftragnehmers hat eine einheitliche Dienstkleidung zu tragen. Das gesamte Personal des Auftragnehmers darf das ZDF-Gelände nur mit Firmenausweisen betreten, diese sind während der Tätigkeit offen zu tragen
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Zugang zum Objekt: Der Ein- und Ausgang zum / vom Objekt erfolgt über den Haupteingang. Dort weisen sich die Mitarbeiter des Auftragnehmers beim Sicherheitspersonal aus und empfangen ggfs. notwendige Schlüssel. Der Zutritt zum Objekt ist nur zum Zwecke des Reinigungsauftrages gestattet.
Nebenleistungen des Auftragnehmers: Alle benötigten Maschinen, Geräte, Materialien (ausgenommen sind Handtuchrollen, Toilettenpapier und Seife) stellt der Auftragnehmer. Die Kosten hierfür müssen in den Angebotspreisen enthalten sein.
Es dürfen nur in einwandfreiem Zustand befindliche Maschinen und Geräte eingesetzt und nur zugelassene bzw. vorgeschriebene und schädigungsfreie nach den Kriterien des Umweltschutzes zugelassene Reinigungsmittel verwendet werden. Alle in die Räumlichkeiten des ZDF eingebrachten Maschinen müssen den allgemein gültigen Unfallverhütungsvorschriften entsprechen. Die Haftung und Verantwortung für diese Geräte obliegt ausschließlich dem Auftragnehmer. Dies gilt auch für die Reinigungsmittel.
Der Auftragnehmer ist darüber hinaus verpflichtet, die beim ZDF geltenden Vorschriften für die Verwendung und Lagerung von feuergefährlichen und schädlichen Stoffen strengstens einzuhalten. Das ZDF ist berechtigt, bestimmte Mittel ausschließlich bzw. vorzuschreiben. Alle Arbeiten sind unter Beachtung der geltenden Richtlinien und Bestimmungen auszuführen.
Leistungen des ZDF: Das ZDF stellt die notwendigen stationären Energieleistungen (Strom, Licht, Wasser) sowie geeignete verschließbare Räume für die Aufbewahrung der Maschinen, Geräte und Materialien für den Auftragnehmer kostenlos zur Verfügung. Das ZDF haftet jedoch nicht für den Verlust und Beschädigung der in diesen Räumen abgestellten Gegenstände und Materialien.
Kontrolle: Die Arbeitsausführung ist durch das Reinigungsunternehmen kontinuierlich zu überwachen und die Ergebnisse zu dokumentieren. Der Auftraggeber bestätigt einmal monatlich die einwandfreie Reinigung auf einer Kontrollliste, die der Auftragnehmer aufstellt und vorlegt. Qualitätssicherungsgespräche werden in regelmäßigen Abständen mit dem Auftraggeber geführt. Der Auftraggeber führt eine Anwesenheitsliste für das Reinigungspersonal, welches aus Sicherheitsgründen zuvor benannt werden muss (gilt auch für Vertretungen). Entsprechend erfolgt die dokumentierte Schlüsselausgabe an das Reinigungspersonal. Sanitäranlagen werden mit Tages-Kontrolllisten ausgestattet und sind regelmäßig zu führen.
Angebotspreise: In ihrem Angebot sind die aus Ihrer Sicht für die Erfüllung der Unterhaltsreinigung benötigten Produktivstunden zu nennen. Die Angebotspreise und Produktivstunden sind auf den Preisübersichtsblättern bei den entsprechenden gekennzeichneten Positionen anzugeben.
Die im nachfolgenden Leistungsverzeichnis aufgeführten Leistungen sind Kurzbezeichnungen und umfassen im Einzelnen die o. a. Leistungsbedingungen und
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Voraussetzungen. Die Preise verstehen sich somit einschließlich aller Reinigungsmittel, Desinfektionsmittel, Lösungsmittel und Sonstiger Materialien sowie aller Nebenleistungen, soweit sie nicht vom ZDF ausdrücklich bereitgestellt werden; die Preise basieren ferner auf der tariflichen Lage zum Zeitpunkt der Angebotseröffnung. Es gilt folgende Regelung:
Die im Leistungsverzeichnis angegebenen Flächen sind Bruttonutzflächen und entsprechen dem neuesten Stand. Soweit der angebotene Flächeneinheitspreis in der Preisübersicht auf den Kalendermonat bezogen ist, gilt dieser Einheitspreis für alle Kalendermonate des Jahres, gleichgültig wie viele Feiertage im Einzelfall in den jeweiligen Kalendermonat fallen. Der zu vergütende Gesamtpreis ergibt sich hierbei aus den jeweiligen Einheitspreisen bezogen auf die Flächenangaben.
Die Einheitspreise gelten als Festpreise. Eine Erhöhung der Einheitspreise nach Ablauf des gültigen Tarifvertrages, ist nur möglich aufgrund von allgemeinverbindlichen Tariflohnabschlüssen, die zwischen dem Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks sowie dessen Landesverbänden und Innungen und der Industriegewerkschaft Bauen-Agrar- Umwelt, abgeschlossen werden. Dabei ist ausschließlich die prozentuale Erhö- hung/Absenkung der Stundenlöhne als Berechnungsgrundlage heranzuziehen. Allgemeine Materialpreisänderungen und sonstige Änderungen der Marktverhältnisse haben auf die Einheitspreise keine Wirkung. Diesbezüglich gilt folgende Regelung:
Preisklausel: Im Falle einer zwischen den v. g. Tarifpartnern vereinbarten Erhöhung oder Absenkung der Stundenlöhne mit Wirkung auf die Lohngruppen 1 bis 9 ist der Auftragnehmer berechtigt, die hieraus resultierenden Mehr- oder Minderkosten an das ZDF weiterzugeben. Der angepasste Einheitspreis gilt ab dem Inkrafttreten der tariflichen Änderung. Eine rückwirkende Anpassung für Leistungszeiträume, für die bereits Rechnungen gestellt wurden, ist ausgeschlossen. Entsprechende tarifliche Anpassungen sind auf den jeweils geltenden monatlichen ZDF-Pauschalbetrag umzurechnen und unter Angabe der zugehörigen ZDF-Bestellnummer an folgende E-Mail-Adresse zu übermitteln: verwaltungseinkauf@zdf.de.
Mehr- oder Minderleistungen; Auftragsänderungen: Das ZDF hat das Recht, im Rahmen der Projektabwicklung Auftragsleistungen zu ändern. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, diese Änderungen durchzuführen, soweit dies zumutbar ist. Bei Auftragsänderungen ist der Auftragnehmer verpflichtet, unverzüglich nach Aufforderung durch das ZDF ein entsprechendes Angebot zum Änderungsumfang abzugeben. Eine Abrechnung von Änderungsleistungen kann nur nach Ausstellung des Änderungsauftrages durch die Abteilung Produktions-, Verwaltungs- und Baueinkauf erfolgen.
Bei Mehrungen gegenüber dem Umfang des Auftrags-Leistungsverzeichnisses ist der Auftragnehmer verpflichtet, diese zu den vereinbarten Einheitspreisen auszuführen, es sei denn, dass Teuerungen zur Anrechnung kommen, die begründet und rechnerisch nachgewiesen werden können.
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Das ZDF hat bei Vorliegen eines wichtigen Grundes das Recht, Minderungen bis zu 10% des Auftragswertes vorzunehmen, ohne dass der Auftragnehmer die vereinbarten Einheitspreise ändert oder aber dem ZDF dafür sonstige Kosten bzw. entgangenen Gewinn berechnet. Kurzfristige Änderungen von geringem Umfang werden vor Ort durch den zuständigen Objektmanager dem Auftragnehmer vor Inkraftsetzung der Änderung schriftlich oder telefonisch angezeigt. Dauerhafte bzw. grundsätzliche Änderungen des Leistungsumfanges werden in Form von Vertragsänderungen/Ergänzungen durch die Abt. Produktions-, Verwaltungs- und Baueinkauf, des ZDF schriftlich dokumentiert und dem Auftragnehmer zur Bestätigung vorgelegt.
Der Auftragnehmer sichert zu, dass seine Leistungen den vorgegebenen Anforderun- gen/Pflichtenheftwerten sowie den gesetzlichen Vorschriften und anerkannten Regeln der Technik entsprechen (z. B. Gerätesicherheitsgesetz, Unfallverhütungsvorschriften der gewerblichen Berufsgenossenschaften-UVV/VBG, Unfallverhütungsrichtlinien UVR-ARD/ZDF, einschlägige DIN-, VDE, VDI, EU- Bestimmungen usw.). Im Zweifel hat der Auftragnehmer auf Anforderung des ZDF einen entsprechenden Nachweis zu führen (z. B. Bescheinigung der für den Unfallschutz gesetzlich zugelassenen Prüfstellen).
Neben den sicherheitstechnischen Bestimmungen sind die anerkannten arbeitsmedizinischen und ergonomischen Regeln zu beachten. Der Auftragnehmer sichert zu, dass die eingesetzten Geräte die grundlegenden Anforderungen der CE- Zertifizierung der Europäischen Union (EU) erfüllen und entsprechend gekennzeichnet sind. Der Auftragnehmer sichert zu, Mängelhaftungsfälle mit einer Reaktionszeit von max. 24 Stunden zu bearbeiten sowie die gerügten Mängel/Störungen nach der Anzeige unverzüglich und schnellstmöglich zu beseitigen. Ist dies von der Art des Mangels her objektiv nicht möglich, so hat der Auftragnehmer dies zu begründen und unaufgefordert den zeitlichen Mehrbedarf verbindlich anzuzeigen.
Rechnungen: Alle Zahlungen erfolgen ausschließlich aufgrund von Rechnungen. Diese sind einschl. Abrechnungsunterlagen auszustellen, mit Datum sowie der Auftrags- bzw. Vertragsnummer des ZDF zu versehen und zu richten an: RDL.RW.Stammdaten@zdf.de
Die Zahlung erfolgt nach positiver Leistungsbestätigung sowie Vorlage einer prüffähigen Rechnung innerhalb von 30 Kalendertagen rein netto.
Haftpflichtversicherung: Der Auftragnehmer weist auf Verlangen des ZDF nach, dass Versicherungen abgeschlossen sind, und Deckung besteht für sämtliche Schäden, die durch das Personal des Auftragnehmers verursacht werden. Die gilt auch für den Einsatz von nicht geeigneten Reinigungsmitteln, die Schäden an Einrichtungen oder Ausstattungen des Auftraggebers verursachen. Der Auftragnehmer muss mindestens für folgende Risiken versichert sein:
Personen- und Sachschäden pauschal: € 10 Mio. (pro Schadensfall) Vermögensschaden € 500.000,-- Schlüsselverlustschäden € 500.000,--
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Vertragslaufzeit: Das ZDF hat das einseitige Optionsrecht den Reinigungsvertrag dreimal, um jeweils 12 Monate zu gleichen Konditionen zu verlängern. Das ZDF möchte den Vertragspartner ca. 3 Monate vor Ablauf der Option informieren und die Option voraussichtlich spätestens 4 Wochen vor Ablauf der Vertragslaufzeit ziehen. Bei Ziehen der Option bleiben die Preise unverändert und werden max. durch die Preisgleitklausel verändert.
Veröffentlichungen und Werbung: Veröffentlichungen über das Projekt sowie jegliche werblichen Maßnahmen, die das Vertragsprojekt betreffen, sind nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des ZDF zulässig.
Geheimhaltung: Der Auftraggeber ist berechtigt, die das Projekt betreffenden Unterlagen jederzeit einzusehen und hierfür alle notwendigen Aufklärungen und Nachweise zu verlangen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, über alle ihm im Vertragszusammenhang zugehenden oder bereitgestellten Informationen oder betriebsinterne Vorgänge, Sachverhalte, Pläne und Unterlagen Dritten gegenüber Stillschweigen zu bewahren. Der Auftragnehmer ist ferner verpflichtet, ihm übergebene Unterlagen sorgfältig aufzubewahren und ihre Einsichtnahme durch Dritte auszuschließen. Der Auftragnehmer hat die von ihm gefertigte Leistung und u. U. hierzu erarbeitete Tabellen, Grafiken usw. dem ZDF zum Eigentum zu übertragen. Dem Auftragnehmer zur Information vom Auftraggeber übergebene Unterlagen sind nach Abschluss aller Leistungen an den Auftraggeber auf Verlangen zurückzugeben.
Datenschutz: Der Auftragnehmer hat mit der gebotenen Sorgfalt darauf hinzuwirken, dass alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung oder Erfüllung dieses Vertrages betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz (insbesondere des für das ZDF geltende LDSG-RP) beachten. Weiterhin ist der Auftragnehmer verpflichtet, Änderungen der datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beobachten und seine Mitarbeiter davon zu unterrichten. Insbesondere ist es nicht zulässig, Informationen, die aus dem Bereich des Auftraggebers erlangt wurden, an Dritte weiterzugeben oder sonst zu verwerten. Eine nach Datenschutzrecht erforderliche Verpflichtung dieser Personen auf die Wahrung des Datengeheimnisses ist vor der erstmaligen Aufnahme ihrer Tätigkeit vorzunehmen und dem ZDF auf Verlangen nachzuweisen.
Sollte es im Rahmen der vereinbarten Leistung erforderlich werden, dass der Auftragnehmer personenbezogene Daten bearbeiten muss, so ist der Umfang der Daten genau festzulegen und vor Kenntnisnahme dem ZDF bekanntzugeben. Eine Weitergabe an Dritte ist auszuschließen. Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen kann entsprechend den gesetzlichen Vorgaben von dem Datenschutz- und dem IT-Sicherheitsbeauftragten des ZDF geprüft werden. Dieser wird bei Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder wesentlichen Unregelmäßigkeiten bei der Datenverarbeitung ebenso unterrichtet, wie von Kontrollen durch die staatlichen Aufsichtsbehörden.
Dem Auftragnehmer ist bewusst, dass die Verpflichtungen auf das Datengeheimnis auch nach Beendigung des Vertrages im Verhältnis zwischen ZDF und dem Auftragnehmer wie auch im Verhältnis Auftragnehmer und dessen Mitarbeiter
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fortbestehen. Ferner ist es dem Auftragnehmer und seinem Personal untersagt, Einblicke in Akten, Schriftstücke etc. zu nehmen oder unbefugt Schränke, Schreibtische od. sonstige Behältnisse zu öffnen.
Der Auftragnehmer hat mit der gebotenen Sorgfalt darauf hinzuwirken, dass alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung oder Erfüllung der Auftragsleistung betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachten. Kommt es zu groben Zuwiderhandlungen des eingesetzten Personals gegen die v. g. Bestimmungen, kann der Auftraggeber verlangen, dass das zuwiderhandelnde Personal von einer weiteren Beschäftigung im ZDF auszuschließen ist.
Gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) besteht die Verpflichtung zur Information über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten sowie der diesbezüglichen Rechte. Die Datenschutzinformationen des ZDF sind unter dem Link https://presseportal.zdf.de/datenschutzinformationen-vertragspartner-einkauf-und- reisen abrufbar.
Allgemeine Bestimmungen: Ausschließlicher Gerichtsstand ist Mainz. Es gilt ausschließlich das Recht der Bun- desrepublik Deutschland unter Ausschluss der Regeln des Internationalen Privatrechts.
Änderungen und Ergänzungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform und der Unterschrift der hierzu berechtigten Ansprechpartner. Gleiches gilt für den Verzicht auf das Schriftformerfordernis.
Sollten einzelnen Bestimmungen dieser Ergänzenden Vertragsbedingungen (EVB) unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen dieser Ergänzenden Vertragsbedingungen hiervon nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung so nahe wie möglich kommt. Gleiches gilt für den Fall, dass die Vertragsparteien nachträglich feststellen, dass die Ergänzenden Vertragsbedingungen bzw. eine darin getroffene Vereinbarung lückenhaft ist.