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Leistungsbeschreibung
zur Unterhalts, - Glas- und Rahmenreinigung
im Landesstudio Brandenburg
Marlene-Dietrich-Allee 14a
14482 Potsdam
ZDF
Zweites Deutsches Fernsehen
Anstalt des öffentlichen Rechts
ZDF-Straße 1
55127 Mainz
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Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung/Vorbemerkungen ............................................................................................. 3
2 Allgemein ......................................................................................................................... 3
2.1 Kommunikation ......................................................................................................... 3
2.2 Verpflichtungen des Auftragnehmers ........................................................................ 3
2.3 Start Up Phase ......................................................................................................... 3
2.4 Qualitätsmanagement .............................................................................................. 4
2.5 Qualitätsstandard ..................................................................................................... 5
2.6 Verantwortlicher Mitarbeiter ...................................................................................... 5
2.7 Qualitätskontrolle ...................................................................................................... 5
2.8 Nachhaltigkeit ........................................................................................................... 6
3 Leistungsumfang/Leistungsmerkmale .............................................................................. 7
3.1 Beschreibung der zu erbringenden Leistungen ......................................................... 7
3.2 Unterhaltsreinigung .................................................................................................. 7
3.3 Reinigungszeiten ...................................................................................................... 7
3.4 Teeküchen ............................................................................................................... 7
3.5 Fensterbänke ........................................................................................................... 7
3.6 Glastüren und Glasflächen ....................................................................................... 8
3.7 Heizkörper ................................................................................................................ 8
3.8 Teppichböden und Teppiche .................................................................................... 8
3.9 Technische Betriebsräume ....................................................................................... 8
3.10 Sanitärbereiche, Duschräume und Teeküchen ......................................................... 8
3.11 Linoleumböden, Parket sowie Beton- und Steinfußböden aller Art ........................... 8
3.12 Büromöbel, Bürotechnik, Bürogebrauchsgegenstände ............................................. 8
3.13 Abfallbeseitigung ...................................................................................................... 9
3.14 Papierkörbe, Aktenvernichter, Treteimer, Abfallbehälter, etc. ................................... 9
3.15 Glas- und Rahmenreinigung ..................................................................................... 9
3.16 Sonderreinigung ....................................................................................................... 9
3.17 Sonderreinigung auf Abruf ........................................................................................ 9
4 Anlagen .......................................................................................................................... 10
5 Raumflächenlisten und Formblatt Stundensätze ............................................................ 10
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1 Einleitung/Vorbemerkungen
Das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) - Anstalt des öffentlichen Rechts - beabsichtigt, die
nachstehend beschriebenen Dienstleistungen zu vergeben. Als eine der größten öffentlich
rechtlichen Fernsehanstalten Europas, hat das ZDF seinen Hauptsitz in Mainz. Ausgeschrieben
wird die Dienstleistung Unterhalts-, Glas- und Rahmenreinigung für das ZDF Landesstudio
Brandenburg in Potsdam.
Weiterführende und detaillierte Informationen über das ZDF sind auf den Internetseiten des
ZDF (www.zdf.de) unter der Rubrik „Das Unternehmen“ zu finden.
2 Allgemein
Die zu erbringenden Leistungen erstrecken sich auf das Gebäude und Räume des ZDF Lan-
desstudio Brandenburg, August-Bebel-Straße 15 in 14482 Potsdam.
Die hierfür erforderlichen Leistungen sind in dem nachfolgenden Leistungsverzeichnis
beschrieben.
2.1 Kommunikation
Zum Informationsaustausch, Besprechung von Reinigungsmängeln, aber auch zur Diskussion
von Veränderungs- oder Verbesserungsvorschlägen seitens des Auftragnehmers oder Auftrag-
gebers betreffend der Reinigungsqualität und Reinigungsleistung, finden mindestens 1-mal wö-
chentlich Gespräche zwischen dem Auftragnehmer und der Studioverwaltung statt.
Bei Bedarf werden aktuelle Sachverhalte sofort bilateral geklärt.
2.2 Verpflichtungen des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sein zur Reinigung eingesetztes Personal kontinuierlich ein-
zuweisen und regelmäßig zu beaufsichtigen. Das zur Reinigung eingesetzte Personal muss für
den jeweils zugeteilten Aufgabenbereich ausreichend unter Aufsicht der Objektleitung oder des
Vorarbeiters unterwiesen werden. Der Auftragnehmer hat für einen optimalen Kenntnis- und
Informationsstand des eingesetzten Personals im Hinblick auf die auszuführenden Tätigkeiten
zu sorgen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, nur Mitarbeiter einzusetzen, die für die ausge-
schriebenen Arbeiten geeignet sind, die die erforderlichen Erfahrungen haben und persönliche
Zuverlässigkeit mitbringen.
2.3 Start Up Phase
Der verantwortliche Mitarbeiter des Auftragnehmers muss eine ordentliche und vollständige
Einweisung der vor Ort tätigen Mitarbeiter sicherstellen, insbesondere auch hinsichtlich ob-
jektspezifischer Besonderheiten. Die Einweisung ist vor der ersten Diensteinteilung der Mitar-
beiter vollständig abzuschließen.
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Nach Auftragserteilung legt der Auftragnehmer dem Auftraggeber einen Zeitplan vor, aus dem
die einzelnen Vorbereitungsphasen bis zum Vertragsbeginn ersichtlich sind.
Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, dass sein gesamtes für ihn tätiges Personal,
Kenntnis über den vereinbarten Leistungsstandard besitzt und sämtliche Aufgaben fachge-
recht ausgeführt werden.
Vor Auftragsbeginn hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber außerdem eine Aufstellung aller
zum Einsatz kommenden Reinigungsmittel mit den dazugehörigen Datensicherheitsblättern
auszuhändigen. Eine Kopie dieser Unterlagen wird dem Betriebsarzt des ZDF übergeben, um
im Fall von Gesundheitsstörungen, die durch unsachgemäßen Gebrauch von Reinigungsmit-
teln ausgelöst wurden, eine entsprechende Erstbehandlung durchführen zu können.
Ein wichtiger Bestandteil der Start up Phase ist die Einteilung von Personal in das Objekt.
Eine Einweisung in das Befüllen von Seifenspendern, das Auswechseln von Handtuchrollen
sowie das Befüllen von WC-Papierspendern durch den verantwortlichen Mitarbeiter ist ebenso
unerlässlich wie die rechtzeitige Bestückung der Putzkammern.
2.4 Qualitätsmanagement
Die Übernahme vom Objektes des Landesstudios Potsdam erfordert nicht nur eine intensive
Vorbereitung, sondern auch eine kontinuierliche Qualitätssicherung der vertraglich fixierten
Reinigungsleistung.
Die Dokumentation der Eigenüberwachung durch den Auftragnehmer ist im Zusammenhang
mit der Leistungserbringung von diesem, in geeigneter Art und Weise darzustellen. Hierbei gilt
es insbesondere, die Überwachungsorgane, die Überwachungsintervalle und den Überwa-
chungsumfang systematisch zu organisieren, aufzubauen und zu dokumentieren.
Bereits bei Abgabe des Angebots für die ausgeschriebenen Reinigungsdienstleistungen, legt
der Bieter ein eigenes detailliertes und schlüssiges Qualitätsmanagementkonzept vor, aus dem
die für ihn wesentlichen Ziele, Inhalte und Stellenwert ersichtlich sind. Das Konzept muss min-
destens die unter 2.3 – 2.7 aufgeführten Punkte beinhalten.
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2.5 Qualitätsstandard
Sollte wegen zweimaliger, im gleichen Raum, nicht vertragsgemäßer Reinigungsausführung
der in der Leistungsbeschreibung definierte Qualitätsstandard nicht erfüllt werden, kann der
Auftraggeber verlangen, dass unverzüglich durch eine nicht zu vergütende Sonderreinigung der
vertraglich vereinbarte Zustand wieder hergestellt wird.
Eine durch den Auftraggeber (Studioverwaltung) erstellte Reklamationsstatistik, aus der dauer-
hafte Qualitätsschwächen abgeleitet werden können, wird dem Auftragnehmer, zum Definieren
und Einleiten geeigneter Maßnahmen zur Qualitätsoptimierung, 1-mal pro Woche vorgelegt.
Die hieraus durch den Auftragnehmer definierten Optimierungsmaßnahmen müssen nach Aus-
wertung der Reklamationsstatistik unverzüglich umgesetzt werden.
Der Auftragnehmer erstellt aus den Ergebnissen interner Audits, Qualitätssicherungsgesprä-
chen mit dem Auftraggeber, der Auswertung der durch den Auftragnehmer erstellten Qualitäts-
kontrollberichten (siehe Punkt 2.7) sowie unter Berücksichtigung der durch den Auftraggeber
erstellten Reklamationsstatistik einen QM-Bericht. Aus diesem Gesamtbericht müssen Maß-
nahmen zur Qualitätsoptimierung hervorgehen. Dieser QM-Bericht ist dem Auftraggeber (Stu-
dioverwaltung) mindestens 1-mal pro Monat unaufgefordert zur Verfügung zu stellen. Eine Ko-
pie des QM-Berichtes geht dem beauftragenden Fachbereich GB GM/GF IGM Team Infrastruk-
turelle Dienste in Mainz ebenfalls unaufgefordert zu.
2.6 Verantwortlicher Mitarbeiter
Um eine ordnungsgemäße und einwandfreie Reinigung sicherzustellen, hat der Auftragneh-
mer für die Reinigungsarbeiten einen verantwortlichen, deutschsprachigen, sach- und fach-
kundigen verantwortlichen Mitarbeiter zu stellen, der mit dem Auftraggeber eng zusammenar-
beitet und gegenüber dem Auftraggeber zur Abgabe verbindlicher Erklärungen befugt ist. Der
verantwortliche Mitarbeiter hat den Anweisungen und Wünschen des Auftraggebers, die sich
auf die vertragsgemäße Reinigung beziehen, zeitnah Folge zu leisten. Auf eine kurze Reakti-
onszeit wird hierbei gesteigerten Wert gelegt. Diese Reaktionszeit darf nach Anzeige von Rei-
nigungsmängeln oder auch Reinigungswünschen nicht länger als eine Stunde betragen.
2.7 Qualitätskontrolle
Zur Schaffung von Transparenz, hoher Effektivität und Qualität der zu erbringenden Reini-
gungsleistung, wird dem Auftragnehmer eine Vorgabe, in Form einer Leistungsbeschreibung
und eines Leistungsverzeichnisses zur Verfügung gestellt, welche Bestandteil der Ausschrei-
bung ist.
Zur Überprüfung des in der Leistungsbeschreibung definierten Leistungsstandards hat der Auf-
tragnehmer ein geeignetes Prüfformular zu entwerfen, das mit dem Auftraggeber abgestimmt
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werden muss und vor deren Einsatz dessen Zustimmung bedürfen. Das Prüfformular ist dem
Auftraggeber nach Auftragserteilung innerhalb von einer Woche vorzulegen.
Die bei der Überprüfung der Reinigungsleistungen erstellten Qualitätskontrollberichte sind dem
Auftraggeber (Studioverwaltung) in Papierform, am Anfang der Folgewoche zur Einsicht aus-
zuhändigen.
Die zu prüfenden Reinigungsbereiche (z.B. Büroräume, Sanitärräume, Flure und Eingangs-be-
reiche) werden vor Beginn der Prüfung vom Auftragnehmer und Auftraggeber (Studioverwal-
tung) per Zufallsprinzip ausgewählt und gelten als repräsentativer Querschnitt für das geprüfte
Gebäude.
• Es finden a14-tägige Kontrollen durch den verantwortlichen Mitarbeiter statt. Hierbei müs-
sen mindestens 1/3 aller Flächen pro Quartal überprüft werden.
• Zusätzlich finden 1-mal pro Monat unangemeldete Kontrollen z.B. durch einen QM-
Beauftragten des Auftragnehmers statt. Hierbei muss sichergestellt sein, dass ebenfalls
eine Kontrolle aller Raumgruppen (Büroräume, Sanitärräume, Flure und der Empfang)
stichpunktartig stattfindet. Dabei müssen mindestens 5 Büroräume, 2 Sanitärraume, und 2
Flure und 1 Treppenhaus kontrolliert werden.
Eine entsprechende Dokumentation über diese Kontrollen stellt der Auftragnehmer dem
Auftraggeber (GB GM/ GF IGM, Team Infrastrukturelle Dienste) in Papierform monatlich
zur Verfügung.
2.8 Nachhaltigkeit
Nachhaltigkeit hat im ZDF einen hohen Stellenwert. Im Rahmen der Auftragsvergabe wird da-
her erwartet, dass auch der Auftragnehmer diesen Grundsätzen Rechnung trägt. Ziel ist die
Sicherstellung eines hohen Hygienestandards unter besonderer Berücksichtigung ökologi-
scher und sozialer Nachhaltigkeitsaspekte. Dies umfasst:
• Ökologische/Ökonomische Verantwortung: Einsatz biologischer abbaubarer Reini-
gungsmittel, die umweltschonend und gesundheitlich unbedenklich sind; ressourcenscho-
nende Verfahren (Microfasertechnologie, Dampfreinigung, UV-C-Technik); sparsamer Um-
gang mit Wasser und Energie. Sowie die effiziente Reinigungsprozesse, die durch mo-
derne Technik und geschultes Personal eine hohe Qualität bei gelichzeitig wirtschaftlichem
Ressourceneinsatz gewährleisten.
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3 Leistungsumfang/Leistungsmerkmale
Die Leistungsarten gliedern sich in Unterhaltsreinigung, Glas- und Rahmenreinigung. Eine ge-
naue Beschreibung der zu erbringenden Leistungen findet sich in der aufgeführten Leistungs-
beschreibung.
3.1 Beschreibung der zu erbringenden Leistungen
Der Auftraggeber schreibt vor, dass zu einer ordentlicher Reinigung grundsätzlich alles ge-
hört, was Ordnung, Sauberkeit und Hygiene umschließt und moderne Reinigungsverfahren
angewendet werden.
Weitere Einzelheiten der Leistungsbeschreibung werden während des Vertragsablaufes mit
der Studioverwaltung des Landesstudios Potsdam einvernehmlich geregelt.
Sonderreinigungen sind ausschließlich auf Weisung der Studioverwaltung oder des Fachbe-
reichs GB GM/GF IGM, Team Infrastrukturelle Dienste in Mainz auszuführen und werden zu
einem gesonderten Stundenverrechnungssatz abgerechnet.
Die zu reinigenden Flächen, Gegenstände sowie Reinigungsintervall sind in einem Raumbuch
aufgeführt, das Bestandteil der Ausschreibung ist.
3.2 Unterhaltsreinigung
Regelmäßige Unterhaltsreinigung nach festgelegten Zeitabständen in Gebäuderäumen und
Verkehrsflächen. Die zu erbringenden Leistungen sind im Einzelnen in der beigefügten Leis-
tungsbeschreibung aufgegliedert, dass Bestandteil der Ausschreibung ist.
3.3 Reinigungszeiten
Die tägliche Unterhaltsreinigung der Räumlichkeiten, gemäß Leistungsbeschreibung, muss
montags bis freitags in der Zeit von 06:00 bis 08:00 Uhr erfolgen, außer an gesetzlichen Feier-
tagen und nicht am 24. Und 31. Dezember. Ausnahmen sind nach Absprache auch fernseh-
technischen Gründen möglich.
3.4 Teeküche
Reinigung aller Einrichtungsgegenstände und Oberflächen einschließlich der Spüle jedoch
ohne Abwaschen des Geschirrs. Reinigung der Böden und Wandverkleidungen (Fliesen) bis
zur Oberkante (maximal bis zu einer Höhe von 1,80 m).
3.5 Fensterbänke
Die Fensterbänke sind feucht zu reinigen. Die Reinigung erfolgt auf freien Flächen und soweit
die Fensterbänke zugänglich sind.
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3.6 Glastüren und Glasflächen
Die Griffspuren an Glastüren und Glasflächen auf den Verkehrs- und Büroflächen sind täglich
zu entfernen (Sichtreinigung).
3.7 Heizkörper
Heizkörper und Verkleidungen sind, soweit zugänglich, feucht zu reinigen.
3.8 Teppichböden und Teppiche
Die Teppichböden und Teppiche sind zu saugen und ggf. zu bürsten. Die Reinigungsvor-
schriften des Herstellers sind hierbei zu beachten.
3.9 Technische Betriebsräume
In den technischen Betriebsräumen dürfen nur die Fußböden gereinigt werden. Weiterge-
hende Reinigungen erfolgen nur durch Anweisung des Fachbereichs GB GM/ GF IGM, Team
Infrastrukturelle Dienste.
3.10 Sanitärbereiche, Duschräume und Teeküchen
Die Reinigung umfasst alle sanitären Einrichtungen und Wandverkleidungen bis zu einer
Höhe von 1,80 m. Zur Ausführung sind entsprechende Reinigungs- und Desinfektionsmittel zu
verwenden. Die verchromten Teile sind zu polieren.
Die Befüllung des Verbrauchmaterials (Seife, Hygienebeutel, Toilettenpapier, etc.) erfolgt über
den Auftragnehmer.
3.11 Linoleumböden, Parket sowie Beton- und Steinfußböden aller Art
Die vorgenannten Böden sind im Feuchtwischverfahren unter Verwendung einer Schutzemul-
sion nach Vorschrift des Herstellers zu reinigen.
3.12 Büromöbel, Bürotechnik, Bürogebrauchsgegenstände
Die Büromöbel und Bürogebrauchsgegenstände sind abzustauben und feucht zu reinigen.
Dazu gehören auch Telefonapparate und die Rundfunk- und Fernsehgeräte in den öffentlichen
Bereichen und Büros.
Die Reinigung der DV- und Faxgeräte, Kopierer, usw. erfolgt durch die Betriebsangehörigen
des ZDF. Die Reinigung der Schreibtische und sonstigen Büromöbel mit waagerechter Ober-
fläche erfolgt auf freien und zugänglichen Flächen bis zu einer Höhe von 1,80 m durch das
Reinigungspersonal.
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3.13 Abfallbeseitigung
Gemäß Leistungsverzeichnis sind sämtliche anfallenden Abfälle in die bereitgehaltenen Con-
tainer zu verbringen
3.14 Papierkörbe, Aktenvernichter, Treteimer, Abfallbehälter, etc.
Die oben aufgeführten Behältnisse sind zu leeren. Der anfallende Büromüll ist getrennt nach
Papierabfällen und sonstigen Abfall in Säcke zu füllen und entsprechend in die bereitstehen-
den Behälter zu entleeren. Die Müllsäcke werden vom Auftragnehmer gestellt und müssen
durchsichtig sein.
3.15 Glas- und Rahmenreinigung
Bei der Glas- und Rahmenreinigung ist die Glasfläche einschließlich der umschließenden
Rahmenflächen ausgemessen (einseitig 106,36 m²). Soweit ein Rahmen konstruktionsbedingt
gegeben ist, ist er mit zu reinigen. Sollte eine Hubarbeitsbühne notwendig sein, ist diese mit
einzukalkulieren.
Nach erfolgter Glasreinigung sind die Fensterbänke und evtl. die Oberflächen der Einrich-
tungsgegenstände feucht zu reinigen (Entfernung von Tropf- und Spritzwasser, etc.).
Die Termine für die Durchführung der Glas- und Rahmenreinigung müssen mit der Studiolei-
tung des ZDF Landesstudios Potsdam abgestimmt werden.
3.16 Sonderreinigung
Diverse Sonderreinigungsarbeiten nach Beauftragung durch die Studioverwaltung des Lan-
des-studios Erfurt zum Stundenverrechnungssatz oder zum Quadratmeterpreis.
Die Vorlaufzeit zur Durchführung einer Sonderreinigung darf maximal 24 Stunden betragen.
Sonderreinigungsarbeiten sind
• allgemeine Sonderreinigungsarbeiten
• Teppichreinigung inkl. Fleckenentfernung.
3.17 Sonderreinigung auf Abruf
Diverse Sonderreinigungsarbeiten nach Beauftragung durch die Studioverwaltung zum Stun-
denverrechnungssatz oder zum Quadratmeterpreis, jedoch unter Zugrundelegung der Preis-
und Vertragsbedingungen des Angebots, sind nach Beauftragung zu erbringen.
Die Vorlaufzeit zur Durchführung einer Sonderreinigung darf maximal 24 Stunden betragen.
Sonderreinigungsarbeiten sind z.B.:
• Räumlichkeiten, in denen keine regelmäßige Unterhaltsreinigung durchgeführt wird
• EDV Räume
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• Geräteräume/Gerätelager
• Klimaschächte
• Keller und Versorgungsgeschoss
• Grundreinigung von nicht textilem Belag
• Sanitärgrundreinigung
• Fleckenentfernung
• Deckenleuchten
• Trennwände
• Innenverglasungen
• Textile Beläge (Nassshampoonierung, Sprühextraktion oder Kombination)
• Entfernen von Handwerkerschmutz.
• Desinfektionsarbeiten im Pandemiefall
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