C_01_Muster_Vertrag Unterhalts- u. Fensterreinigung.pdf

[Seite 1]

Bei getrennter Vergabe erfolgt die Vertragssplittung

Verfahren PR 1189437-2030-I

Vertrag über

Unterhalts- und Fensterreinigung

Zwischen

Fraunhofer Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V. Hansastraße 27 c 80686 München

für das

Fraunhofer IBP Fraunhoferstr. 10 83626 Valley

• nachfolgend „Auftraggeber“ genannt -

und

• nachfolgend „Auftragnehmer“ genannt-

wird nachstehender Reinigungsvertrag geschlossen:

Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e. V., München Bankverbindung Deutsche Bank, München Vorstand Konto 752193300 BLZ 700 700 10 Prof. Dr.-Ing. Holger Hanselka IBAN DE86 7007 0010 0752 1933 00 Elisabeth Ewen BIC (SWIFT-Code) DEUTDEMM Prof. Dr. Constantin Häfner USt-IdNr. DE129515865 Dr. Sandra Krey Steuernummer 143/215/20392 Prof. Dr. Axel Müller-Groeling Seite 1 von 9

[Seite 2]

§ 1 Gegenstand des Vertrages

Unterhalts- und Fensterreinigung für das Fraunhofer IBP

§ 2 Vertragsbestandteile

Bestandteile und Grundlage dieses Vertrages sind

1. Leistungsverzeichnis gemäß Verfahren PR 1189437-2030-I
2. Angebot des Auftragnehmers vom
3. Vergabeunterlagen zu dem oben unter Punkt 1 genannten Verfahren inkl. der im Vergabeverfahren auf Bieterfragen erteilten Auskünfte und Mitteilungen.

§ 3 Leistungsumfang

1. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die in diesem Vertrag zu erbringenden Leistungen leistungs-, fach- und fristgerecht auszuführen. Art und Umfang der Leistung ergeben sich aus dem Leistungsverzeichnis zur Unterhalts- und Fensterreinigung vom . Die Leistungen sind während der in der Leistungsbeschreibung genannten Zeiten zu erbringen.

2. Die Leistungen der Fensterreinigung sind 1-mal jährlich auf Abruf des Auftraggebers zu erbringen. Ein Anspruch auf eine Mindest- oder Höchstabrufmenge besteht für den Auftragnehmer nicht. Die Fensterreinigungsleistungen werden in der Regel seitens des Auftraggebers nur 1-mal jährlich abgerufen.

3. Der Auftragnehmer stellt die für die Durchführung der Reinigungsarbeiten erforderlichen Reinigungskräfte. Er verpflichtet sich nur zuverlässiges Personal einzusetzen, das die vertraglichen Leistungen im vollen Umfang erbringen kann.

4. Der Auftragnehmer ist dazu verpflichtet sein Personal vor Arbeitsbeginn sorgfältig und praxisgerecht zu schulen und einzuweisen.

5. Der Auftragnehmer hat darauf zu achten, dass möglichst immer das gleiche Reinigungspersonal eingesetzt wird.

6. Der Auftragnehmer ist verpflichtet sämtliche Maschinen, Geräte, Reinigungs- und Pflegemittel zur vertragsgemäßen Leistungserbringung entsprechend der Leistungsbeschreibung zu stellen.

Seite 2 von 9

[Seite 3]

7. Die eingesetzten Reinigungsmittel und -techniken müssen den aktuellen Ansprüchen an Nachhaltigkeit und Umweltschutz entsprechen. Es dürfen nur umweltverträgliche und Material schonende Reinigungsmittel zum Einsatz kommen.

8. Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, dass die Erfüllung des Auftrages nicht durch Krankheit, Urlaub oder sonstige Ausfälle von Personal, soweit sie nicht auf Streik oder höhere Gewalt zurückzuführen sind, unterbrochen wird. Es ist dafür geeignetes Vertretungspersonal vorzuhalten, ohne dass hierdurch Mehrausgaben für den Auftraggeber entstehen.

9. Für den reibungslosen Arbeitsablauf ist es unabdinglich, dass das Stammpersonal des Auftragnehmers gut in die speziellen Betriebsabläufe eingearbeitet ist. Dies erfordert Einarbeitungszeit und ständige Routine. Personalfluktuationen sind deswegen durch entsprechende unternehmerische Maßnahmen entgegenzuwirken. Wird seitens des Auftragnehmers ständig wechselndes Personal eingesetzt, ist dies für den Auftraggeber ein Grund zur außerordentlichen Kündigung.

10. Der Auftraggeber ist berechtigt den Leistungsumfang, z.B. Reinigungsintervall, Reinigungsverfahren oder zeitliche Durchführung der Reinigung, seinen betrieblichen Belangen entsprechend zu ändern und eine sich eventuell daraus ergebende Preisänderung mit dem Auftragnehmer zu vereinbaren.

11. Eine Erweiterung oder Reduzierungen der zu erbringenden Leistungen, z.B. wegen Änderung der Reinigungsflächen, kann verlangt werden. Dies führt zu einer entsprechenden Anpassung der Vergütung auf Basis der Urkalkulation.

12. Vorstehende Änderungen oder Ergänzungen sind schriftlich zu vereinbaren.

13. Der Einsatz von Nachunternehmen ist dem Auftraggeber, wenn nicht bereits mit der Angebotsabgabe geschehen, mindestens 6 Kalenderwochen vor deren beabsichtigtem Einsatz schriftlich bekannt zu geben und die schriftliche Bestätigung beim Auftraggeber einzuholen. Es ist der Teil des Auftrags zu benennen, der dem Nachunternehmer überlassen werden soll und der Name des Nachunternehmers anzugeben.

§ 4 Objektleitung

1. Der Auftragnehmer benennt dem Auftraggeber die für die ordnungsgemäße Durchführung der Leistungen verantwortliche Objektleitung und ihre Vertretung. Die Objektleitung und ihre Vertretung sind 14 Tage vor Vertragsbeginn dem Auftraggeber vorstellig zu machen.

Seite 3 von 9

[Seite 4]

2. Die Objektleitung muss über die geforderte Qualifikation und Berufserfahrung verfügen.

3. Die Objektleitung ist für die vertragsgemäße Erbringung der geforderten Reinigungsleistung verantwortlich und steht im engen und regelmäßigen Austausch mit den Vertretern des Auftraggebers.

4. Die Objektleitung hat die Ausführung der vertraglichen Leistungen und das eingesetzte Personal für die Reinigung zu beaufsichtigen. Sie erstellt den Revierplan, in dem die Einsatzbereiche benannt und das eingesetzte Personal namentlich aufgeführt wird.

5. Ein Wechsel der Objektleitung ist nur nach Absprache und mit Zustimmung durch den Auftraggeber erlaubt. Falls das Personal nicht die im Verfahren geforderte Qualifikation und Erfahrung vorweisen kann, kann der Wechsel abgelehnt werden.

§ 5 Sicherheit

1. Der Auftragnehmer hat die Unfallverhütungsvorschriften seiner Berufsge- nossenschaft, die Haus- bzw. Betriebsordnung des Auftraggebers und die behördlichen Vorschriften einzuhalten.

2. Der Auftragnehmer ist für die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften bei der Einlagerung von Reinigungsmitteln in den zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten verantwortlich.

3. Sofern der Auftragnehmer Bedenken gegen eine vorgeschriebene oder vor- gesehene Art der Reinigungsausführung hat, sind diese dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich mitzuteilen.

§ 6 Datenschutz

1. Den mit der Ausführung der Leistung bzw. Aufsicht beauftragten Personen ist es untersagt Einsicht in Schriftstücke, Akten und sonstige Unterlagen des Auftraggebers zu nehmen. Die o.g. Personen dürfen Fernsprechanlagen und sonstige technische Einrichtungen, insbesondere Büromaschinen, nur nach vorheriger Genehmigung nutzen.

2. Personen, die der Auftragnehmer nicht mit der Leistung bzw. Aufsicht beauf- tragt hat, dürfen die Räume des Auftraggebers nicht betreten; Dies gilt auch für Angehörige der mit der Leistung bzw. Aufsicht beauftragten Personen.

Seite 4 von 9

[Seite 5]

3. Jede Handlung, die zu einer Gefährdung oder Verletzung eines Geschäfts- oder Dienstgeheimnisses des Auftraggebers führen könnte, ist dem Personal des Auftragnehmers strengstens untersagt. Die Regelungen zum Datenschutz sind einzuhalten.

§ 7 Pflichten des Auftraggebers

1. Der Auftraggeber stellt das zur Durchführung der Gebäudereinigung not- wendige Wasser und den benötigten elektrischen Strom unentgeltlich. Geräte für die Reinigung der Außenanlagen und Verkehrswege werden vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellt.

2. Zum Abstellen von Reinigungsgeräten, Lagern von Reinigungsmitteln und Material sowie zur Kleideraufbewahrung stellt der Auftraggeber dem Auftragnehmer unentgeltlich geeignete und verschließbare Räumlichkeiten zur Verfügung.

§ 8 Vergütung

1. Der Auftragnehmer erhält gemäß seinem Angebot vom und auf Grundlage des Leistungsnachweises folgende Vergütung:

monatlich Unterhaltsreinigung Los 1 EUR

jährlich Fensterreinigung Los 2 EUR

Mit den vorstehenden Preisen sind alle vereinbarten Leistungen einschließlich aller Arbeitsmittel und Nebenleistungen abgegolten

2. Die vorstehend genannten Preise erhöhen sich um die jeweils geltende Umsatzsteuer.

3. Die genannten Preise gelten als Festpreise bis zum 31.01.2029. Ausnahme sind Preisanpassungen aufgrund neuer Tarifverhandlungen oder gesetzlicher Änderungen (z.B. Mindestlohn). Als Berechnungs- grundlage gilt die Kalkulationsmappe des Vergabeverfahrens. Die Anpassung betrifft das jeweilige Registerblatt „2.SV Satz…“. Wird das Preisanpassungsverlangen nicht geltend gemacht, besteht kein Anspruch auf Anpassung der Entgelte. Eine rückwirkende Anpassung ist ausgeschlossen.

Seite 5 von 9

[Seite 6]

4. Alle Preisanpassungen sind schriftlich mitzuteilen und bedürfen der schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers

5. Unterbrechungen oder Änderungen der Unterhalts- und Fensterreinigung auf Anweisung des Auftraggebers, wie z.B. durch Umbauarbeiten, Umzug, Renovierungen und Betriebsferien oder durch sonstige Ereignisse, wie z.B. Brand, Wassereinbrüche und andere nicht vorhersehbare Ereignisse können zu einer Aussetzung oder Minderung der Vergütung führen. Die Vergütung wird durch eine prüfbare, aus der Urkalkulation hergeleitete Preisermittlung belegt.

6. Die Rechnungen sind monatlich, nachträglich einzureichen und innerhalb von 14 Tagen netto nach Rechnungsdatum zur Zahlung fällig.

7. Vorübergehende Zusatzaufwendungen errechnen sich aus der Anzahl der erbrachten Stunden und dem vereinbarten Stundensatz. Die Abrechnung erfolgt nach Vorlage des Leistungsnachweises und Gegenzeichnung durch den Auftraggeber.

8. Unterschreiten die pro Monat erfassten Zeiten die sich aus den Vorgaben der Raumbücher (Anlage ) sowie den Reinigungstagen des betreffenden Monats ergebenden Zeiten, berechtigt dies den Auftraggeber zur Kürzung der Vergütung, wenn die vereinbarten Zeiten wiederholt nicht eingehalten wurden.

9. Der Auftraggeber ist berechtigt bei unvollständig oder unzulänglich ausgeführter Vertragsdurchführung nach vorheriger Ankündigung angemessene Abschläge von den vereinbarten Preisen vorzunehmen.

§ 9 Haftung

1. Der Auftragnehmer haftet für die frist-, leistungs- und sachgerechte Erfüllung des Vertrages.

Im Falle einer nicht vertragskonformen Leistungserbringung kann der Auftraggeber nach erfolgloser Mängelrüge die Vergütung nach billigem Ermessen mindern oder vom Vertrag zurücktreten und Schadenersatz wegen Nichterfüllung verlangen.

2. Der Auftragnehmer haftet für alle Schäden, die von ihm oder seinen Erfüllungsgehilfen im Gebäude oder an Einrichtungen des Auftraggebers verursacht werden. Verursachte Schäden sind unverzüglich dem Institutsbeauftragten zu melden.

Seite 6 von 9

[Seite 7]

3. Der Auftragnehmer ist verpflichtet spätestens mit Vertragsunterschrift dem Auftraggeber das Bestehen einer Betriebs- und Schadenhaftpflicht- versicherung mit den nachfolgend aufgeführten Mindest-Deckungssummen durch die Übersendung einer Kopie der Versicherungspolice nachzuweisen und die Versicherung während der Dauer des Vertragsverhältnisses aufrechtzuerhalten:

je Schadensereignis:

für Personen- und Sachschäden € 5,0 Mio. Vermögensschäden € 1,0 Mio. Obhuts- und Bearbeitungsschäden € 1,0 Mio. Schlüsselschäden € 100.000

§ 10 Vertragsdauer und Kündigung

1. Dieser Vertrag beginnt am 01.02.2027 und läuft bis zum 31.01.2029.

2. Wird der Vertrag nicht drei Monate vor Ablauf gekündigt, so verlängert er sich um weitere 12 Monate. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen. Dieser Vertrag kann sich maximal 2-mal um jeweils 12 Monate verlängern.

3. Die ersten 6 Monate gelten als Probezeit. Innerhalb der Probezeit kann der Vertrag ohne Angabe von Gründen durch den Auftraggeber innerhalb von 2 Wochen zum Monatsende gekündigt werden.

4. Das Recht auf außerordentliche Kündigung insbesondere aufgrund von nicht vertragsgemäßer, schlechter Leistung bleibt davon unberührt.

5. Die Kündigung muss schriftlich ausgesprochen werden. Eine Kündigung berechtigt nicht zur vorzeitigen Beendigung der Leistungserbringung

§ 11 Einkaufsbedingungen

Es gelten die als Anlage beigefügten Einkaufsbedingungen Stand: April 2026

§ 12 VOL, Teil B

Für die Durchführung des Auftrages gilt die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL), Teil B.

Seite 7 von 9

[Seite 8]

§ 13 Erfüllungsort und Gerichtsstand

Erfüllungsort für Lieferungen und Leistungen ist die Anschrift des Institutes, Erfüllungsort für Zahlungen ist München. Gerichtsstand ist München.

§ 14 Mindestlohngesetz (MiLoG)

Die beiliegende Erklärung über die Einhaltung der sich aus dem Mindestlohngesetz (MiLoG) ergebenen Verpflichtungen ist vom Auftragnehmer zu unterschreiben und wird Vertragsbestandteil.

§ 15 Nachhaltigkeitsstandards für Lieferanten der FhG (NHS)

Der Auftragnehmer verpflichtet sich im Rahmen seiner eigenen Geschäftstätigkeit zur Einhaltung der diesem Vertrag beigefügten und Vertragsbestandteil gewordenen »Nachhaltigkeitsstandards für Lieferanten der FhG«.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, FhG von Ansprüchen Dritter freizustellen, die sich aus einem Verstoß gegen die Nachhaltigkeitsstandards für Lieferanten der FhG ergeben, es sei denn, er weist nach, dass er den Verstoß nicht zu vertreten hat.

Bei Verstößen des Auftragnehmers gegen den NHS ist FhG berechtigt, die Vertragserfüllung auszusetzen oder vom Vertrag zurückzutreten oder diesen zu kündigen, wenn der Verstoß nicht nach angemessener Fristsetzung beseitigt wird. Handelt es sich um einen schwerwiegenden, andauernden oder sich wiederholenden Verstoß, ist die Fristsetzung entbehrlich. Insbesondere ist die Fristsetzung entbehrlich bei den in Ziff. 6.2 Nr. 1–3 NHS genannten Fällen.

§ 16 Sonstige Verpflichtungen

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, jegliche Einflussnahme auf Entscheidungen der Mitarbeiter des Auftraggebers oder sonstige Dritte durch Angebot oder Gewährung von Vergünstigungen zu unterlassen.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, alle für ihn geltenden Verpflichtungen einzuhalten, insbesondere Steuern, Abgaben und Beiträge zur Sozialversicherung zu entrichten, die arbeitsschutzrechtlichen Regelungen einzuhalten und den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern wenigstens diejenigen Mindestarbeitsbedingungen einschließlich des Mindestlohngesetzes zu gewähren, die nach dem Mindestlohngesetz, einem nach dem Tarifvertragsgesetz mit den Wirkungen des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrag oder einer nach §7, §7a oder §11 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes oder einer nach §3a des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes erlassene

Seite 8 von 9

[Seite 9]

Rechtsverordnung für die betreffende Leistung verbindlich vorgegeben werden. Der Auftragnehmer stellt weiter sicher, dass von ihm beauftragte Nachunternehmer oder beauftragte Verleihunternehmen ebenfalls verpflichtet werden, diese Bestimmungen einzuhalten.

§ 17 Schlussbestimmungen

1. Ergänzungen bzw. Änderungen des Vertrags bedürfen zu ihrer rechtlichen Wirksamkeit der Schriftform. Mündliche Absprachen und Vereinbarungen entfalten keine Gültigkeit.

2. Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages unwirksam sein, so soll hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt werden und die unwirksame Bestimmung ersetzt werden.

München, den

Fraunhofer-Gesellschaft e.V.

(Auftraggeber) (Auftragnehmer)

Anlagen: Allgemeine Einkaufsbedingungen_Stand April 2026 Erklärung Mindestlohngesetz Nachhaltigkeitsstandards für Lieferanten der FhG (NHS)

Seite 9 von 9