25-10-17_SWS Lieferantenkodex_unterzeichnet .pdf

Alle Lieferanten verpflichten sich zu folgendem

Lieferantenkodex

Präambel

Die Stadtwerke Schwerin GmbH (SWS) und die mit ihr verbundenen Unternehmen bekennen sich zu einer ökologisch und sozial verantwortungsvollen Unternehmensführung. Das gleiche Verhalten wird von allen unseren Lieferanten erwartet.

Der Begriff „Lieferanten“ im Zusammenhang mit der Verwendung in diesem Kodex steht für alle Geschäftspartner des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes wie Kooperationspartner, Berater, Makler, Handelsvertreter, Händler, Lieferanten, Dienstleister und Werkvertragsnehmer.

Bei allen unternehmerischen Handlungen nehmen die Unternehmen des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes ihre gesellschaftliche Verantwortung in der Gegenwart wahr und schaffen damit die Voraussetzungen für eine nachhaltige Zukunft. Sie orientieren sich an dem Anspruch, dass das unternehmerische Handeln hohen sozialen und umweltbezogenen Anforderungen genügt und auf einen schonenden Umgang mit den natürlichen Ressourcen und auf regeltreues, integres Verhalten im Geschäftsverkehr Wert gelegt wird.

Insbesondere besteht die Zielstellung, dass die Wertschöpfungsketten im Hinblick auf Nachhaltigkeitsaspekte verantwortungsvoll gestaltet werden.

Das bedeutet auch, dass darauf geachtet wird, dass Geschäftsbeziehungen dadurch geprägt sind, dass diese Werte auch durch die Vertragspartner (Lieferanten und Subunternehmer/Unterlieferanten) der Unternehmen des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes geteilt werden und diese ihrem Handeln die gleichen Werte zugrunde legen.

Dieser Lieferantenkodex legt die Mindeststandards für die Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes fest. Mit der Eingehung einer Geschäftsbeziehung zu Unternehmen des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes erklären sich alle Lieferanten damit einverstanden und verpflichten sich, die Vorgaben des Lieferantenkodex einzuhalten.

Hanno Nispel Peter Schorr

Geschäftsführung Stadtwerke Schwerin GmbH (SWS) Bereichsleitung Einkauf

Seite 1 des Lieferantenkodex des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes Stand: 17.10.2025

Inhalt

Präambel ................................................................................................................................................. 1

I. Umfang der Pflichten des Lieferantenkodex ................................................................................... 3

1. Soziale Verantwortung: Menschenrechte und Arbeitsbedingungen .......................................... 3

1.1 Wahrung der Menschenrechte ................................................................................................. 3

1.2 Verbot von Kinderarbeit ............................................................................................................ 3

1.3 Einhaltung von Mindestarbeitsbedingungen ............................................................................ 3

1.4 Beachtung von Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz ........................................................ 4

2. Ökologische Verantwortung: Umweltschutz .............................................................................. 4

3. Ethisches Geschäftsverhalten ..................................................................................................... 4

3.1 Einhaltung geltenden Rechts ..................................................................................................... 4

3.2 Bekämpfung von Bestechung und Korruption .......................................................................... 4

3.3 Freier fairer Wettbewerb .......................................................................................................... 5

3.4 Verhalten bei Interessenkonflikten ........................................................................................... 5

3.5 Einhaltung des Datenschutzes ................................................................................................... 5

3.6 Schutz vertraulicher Informationen .......................................................................................... 5

3.7 Regelung zum Handel mit Waren .............................................................................................. 5

3.8 Geldwäsche und Finanzaufzeichnungen ................................................................................... 5

II. Umsetzung dieses Lieferantenkodex, Kontrollmechanismen, Konsequenzen bei Nichteinhaltung dieses Lieferantenkodex .......................................................................................................................... 6

1. Verpflichtung der Lieferanten zur Einhaltung des Kodex, Meldepflichten ................................. 6

2. Kontrollmechanismen des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes ............................ 6

3. Konsequenzen bei Nichteinhaltung dieses Lieferantenkodex .................................................... 6

Seite 2 des Lieferantenkodex des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes Stand: 17.10.2025

I. Umfang der Pflichten des Lieferantenkodex

Lieferanten erkennen die in diesem Lieferantenkodex festgeschriebenen Standards an. Sie verpflichten sich, ihr Verhalten an diesen Vorgaben auszurichten und diese einzuhalten.

Lieferanten verpflichten sich dazu, sämtliche für ihr Unternehmen geltenden nationalen und internationalen Gesetze und Standards einzuhalten. Weiterhin verpflichten sie sich, die aus den in diesem Lieferantenkodex enthaltenen Grundsätzen folgenden Anforderungen ihren Lieferanten (insbesondere unmittelbaren Zulieferern und Subunternehmern) zur Kenntnis zu geben und ihre Zulieferer und Subunternehmer zur Einhaltung dieses Lieferantenkodex anzuhalten und möglichst zu verpflichten, sowie sie erforderlichenfalls bestmöglich bei der Umsetzung der Anforderungen zu unterstützen.

Der Lieferantenkodex ist verbindlicher Bestandteil der Geschäftsbeziehung zwischen Lieferanten und Unternehmen des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes.

1. Soziale Verantwortung: Menschenrechte und Arbeitsbedingungen 1.1 Wahrung der Menschenrechte Lieferanten verpflichten sich zur Einhaltung der Charta der Grundrechte der Europäischen Union 2000/C 364/01.

Lieferanten achten besonders die persönliche Würde und damit die Persönlichkeitsrechte ihrer Beschäftigten. Benachteiligungen oder Diskriminierungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer geistigen oder körperlichen Beeinträchtigung, des Alters oder der sexuellen Orientierung werden nicht toleriert. Der Umgang der Beschäftigten untereinander ist geprägt von gegenseitigem Respekt, Offenheit und Toleranz.

Lieferanten dulden keine Einschüchterung, Vergeltung oder Androhung einer Vergeltung im Zusammenhang mit der Meldung von Beschäftigten zu Regelverstößen oder Unregelmäßigkeiten in ihrem Unternehmen.

1.2 Verbot von Kinderarbeit Lieferanten lehnen jegliche Art von Kinderarbeit gemäß Konventionen 138 (Übereinkommen über das Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung) und 182 (Übereinkommen über das Verbot und unverzügliche Maßnahmen zur Beseitigung der schlimmsten Formen der Kinderarbeit) der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) ab. Der Lieferant verbietet und unterlässt diese. Alle jeweils geltenden gesetzlichen und untergesetzlichen Regelungen zur Kinderarbeit und zum Mindestalter für die Arbeitsaufnahme werden von den Lieferanten ausnahmslos eingehalten.

Lieferanten vergewissern sich, dass sich entlang ihrer Lieferketten alle Unterlieferanten zur Einhaltung der genannten Konvention verpflichten.

1.3 Einhaltung von Mindestarbeitsbedingungen Lieferanten verpflichten sich, alle Gesetze, Standards und - soweit vorhanden - Tarifverträge zur Regelung von Mindestarbeitsbedingungen einzuhalten. Sie achten darauf, dass in ihren Unternehmen gleichwertige Arbeit auch gleich vergütet wird. Darüber hinaus ergreifen sie Maßnahmen, um die Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf zu fördern.

Seite 3 des Lieferantenkodex des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes Stand: 17.10.2025

1.4 Beachtung von Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz Um Risiken für die körperliche Unversehrtheit so weit wie möglich zu minimieren, schaffen die Lieferanten bestmögliche Arbeitsbedingungen in ihren Unternehmen. Die Arbeitsprozesse und die Gestaltung von Produkten werden so organisiert, dass Gefahren identifiziert und Kontrollen eingerichtet werden.

Alle geltenden gesetzlichen und untergesetzlichen Regelungen zum Gesundheitsschutz und zur Arbeitssicherheit (z. B. Betriebssicherheitsverordnung, Unfallverhütungsvorschriften, Arbeitsschutzgesetz) werden von den Lieferanten eingehalten. Die zur Umsetzung und Dokumentation notwendigen Unterlagen werden von den Lieferanten vorgehalten. Darunter fallen insbesondere die folgenden Dokumente:

• Gefährdungsbeurteilungen, • Betriebsanweisungen, • Unterweisungsnachweise, • Nachweise der Arbeitsmedizinischen Vorsorge.

2. Ökologische Verantwortung: Umweltschutz Zum Schutz der Umwelt haben sich Unternehmen des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes zur Umsetzung und fortlaufenden Zertifizierung eines Energiemanagementsystems nach ISO 50001 verpflichtet. Somit werden energiepolitische Ziele durch Einflussnahme auf organisatorische und technische Abläufe umgesetzt.

Mit dem Bewusstsein der Knappheit der Ressourcen und der Verantwortung gegenüber künftigen Generationen orientieren sich die Unternehmen des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes zudem an den Grundsätzen der Nachhaltigkeit und erwarten das gleiche von ihren Lieferanten.

Lieferanten verpflichten sich zu ressourcenschonenden Produktionsprozessen und Arbeitsweisen im Umgang mit den Schutzgütern Wasser, Boden und Luft. Dabei achten sie gleichzeitig auf Material- und Energieeffizienz ihrer Produkte über die gesamte Lebensdauer.

3. Ethisches Geschäftsverhalten 3.1 Einhaltung geltenden Rechts Unsere Lieferanten verpflichten sich zu einer durchgängigen Einhaltung aller für das Unternehmen geltenden internen sowie externen Vorgaben wie Gesetze und Normen. Sie erfüllen ihre vertraglichen Verpflichtungen gegenüber ihren Vertragspartnern.

3.2 Bekämpfung von Bestechung und Korruption Die Unternehmen des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes dulden keine Korruption, weder bei Beschäftigten noch bei Lieferanten. Korruption ist durch internationale Konventionen und nationale Gesetze verboten. Gesetzliche Verbote gelten sowohl für Geschäfte zwischen Unternehmen als auch für Kontakte mit Politikern und Amtsträgern. Lieferanten verpflichten sich, alle für sie geltenden nationalen und internationalen Antikorruptionsgesetze und -regelungen einzuhalten und keine Handlungen durchzuführen, die als Korruption oder Bestechung eingestuft werden können oder auch nur den Anschein einer solchen erwecken. Lieferanten haben angemessene Maßnahmen in ihren Unternehmen zu implementieren, um Korruption in jeglicher Form zu verhindern. Bemühungen zur Korruptionsbekämpfung sind von ihnen zu unterstützen.

Seite 4 des Lieferantenkodex des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes Stand: 17.10.2025

3.3 Freier fairer Wettbewerb Lieferanten halten sich an die für sie geltenden Wettbewerbs- und Kartellgesetze. Sie sichern zu, dass sie sich an wettbewerbsbeschränkenden Preis- oder Konditionsabsprachen im Zusammenhang mit den Leistungen, die sie für Unternehmen des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes erbringen, nicht beteiligt haben und auch künftig nicht beteiligen werden.

3.4 Verhalten bei Interessenkonflikten Lieferanten legen jeden tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikt im Zusammenhang mit ihren Tätigkeiten für Unternehmen des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes umgehend offen. Zu solchen Interessenkonflikten zählen u. a. kritische Beziehungen zu Beschäftigten von Unternehmen des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes, beispielsweise aufgrund von Verwandtschaft, Schwägerschaft oder Partnerschaft. Geschäftsbeziehungen der Unternehmen im Verhältnis untereinander und in Beziehung zu Vertragspartnern/Kunden sind sachbezogen und wettbewerbskonform durchzuführen.

Konflikte zwischen den Interessen des Unternehmens und den privaten Interessen der Organmitglieder und Beschäftigten sind zu vermeiden.

3.5 Einhaltung des Datenschutzes Lieferanten stellen sicher, dass die anwendbaren Gesetze und Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten eingehalten werden, insbesondere unter Berücksichtigung der Vorschriften der EU-Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Dies gilt insbesondere hinsichtlich personenbezogener Daten von Kunden, Beschäftigten und weiteren Dritten. Lieferanten stellen sicher, dass personenbezogene Daten nur verarbeitet werden, soweit und solange dies gesetzlich zulässig ist.

3.6 Schutz vertraulicher Informationen Lieferanten schützen in angemessener Weise vertrauliche Informationen, insbesondere Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, und nutzen diese ausschließlich im zulässigen Umfang. Entsprechend halten Lieferanten alle vertraglichen Anforderungen zur Informationssicherheit ein und legen keine Informationen offen, die der Öffentlichkeit nicht bekannt sind. Das gilt gleichermaßen im Verhältnis zu unbefugten internen oder externen Stellen .

3.7 Regelung zum Handel mit Waren Lieferanten verpflichten sich, alle geltenden Exportkontrollen, Sanktionen, Zollgesetze und -vorschriften einschließlich der Verbote und Beschränkungen („Handelsgesetze“) einzuhalten.

Lieferanten stellen zudem sicher, dass sie selbst, ihre wirtschaftlich Berechtigten, alle ihre Vertreter, Zulieferer oder von ihr eingesetzten Subunternehmer nicht auf einer der geltenden Sanktionslisten erfasst sind.

3.8 Geldwäsche und Finanzaufzeichnungen Lieferanten verpflichten sich, sämtliche für sie geltenden Gesetze und Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche einzuhalten. Lieferanten führen Finanzaufzeichnungen und erstellen Berichte gemäß der gesetzlichen Vorgaben. Die Unternehmen des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes akzeptieren keine Lieferanten, die nachweislich in Geschäfte mit Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder sonstigen strafbaren Handlungen involviert waren oder sind.

Seite 5 des Lieferantenkodex des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes Stand: 17.10.2025

II. Umsetzung dieses Lieferantenkodex, Kontrollmechanismen,

Konsequenzen bei Nichteinhaltung dieses Lieferantenkodex

1. Verpflichtung der Lieferanten zur Einhaltung des Kodex, Meldepflichten Die Lieferanten verpflichten sich ausdrücklich zur Einhaltung des Kodex. Sie verpflichten sich außerdem, in Bezug auf Lieferketten, dass sie Risiken innerhalb dieser identifizieren sowie angemessene Maßnahmen ergreifen. Im Falle eines Verdachtes auf Verstöße sowie zur Absicherung von Lieferketten mit erhöhten Risiken werden die Lieferanten den Unternehmen des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes zeitnah und ggf. regelmäßig über die identifizierten Verstöße und Risiken sowie die ergriffenen Maßnahmen informieren.

Lieferanten verpflichten sich dazu, diesen Verhaltenskodex ihren Unterauftragnehmern/Unterlieferanten vorzulegen und sich darum zu bemühen, diese vertraglich zur Einhaltung der aufgeführten Standards und Regelungen zu verpflichten.

2. Kontrollmechanismen des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes Die Einhaltung der in diesem Kodex aufgeführten Standards und Regelungen dürfen die Unternehmen aus dem Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbund mittels Fragebögen und/oder risikobasierter Audits überprüfen. Dies gilt auch für Produktionsstandorte der Lieferanten. Der Lieferant erklärt sich damit einverstanden, dass auf Kosten der Unternehmen aus dem Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbund solche Audits einmal jährlich oder aus konkretem Anlass zur Überprüfung der Einhaltung dieses Kodex an den Betriebsstätten zu den üblichen Geschäftszeiten nach angemessener Vorankündigung durch beauftragte Personen durchgeführt werden. Lieferanten können einzelnen Auditmaßnahmen widersprechen, wenn durch diese zwingende datenschutzrechtliche Regelungen verletzt würden.

Lieferanten haben von Unternehmen des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes erhaltene Hinweise zur Erreichbarkeit, Zuständigkeit und zur Durchführung eines Beschwerdeverfahrens in geeigneter Weise an ihre Beschäftigten weiterzugeben. Das Beschwerdeverfahren muss für Beschäftigte unter Wahrung der Vertraulichkeit der Identität und wirksamen Schutz vor Benachteiligungen zugänglich sein. Soweit kein Hinweis erfolgt, sind Lieferanten selbst auf Betriebsebene für die Einrichtung eines wirksamen Beschwerdemechanismus für Einzelpersonen und Gemeinschaften, die von negativen Auswirkungen betroffen sein können, zuständig.

3. Konsequenzen bei Nichteinhaltung dieses Lieferantenkodex Sollte ein Verstoß gegen die Regelungen dieses Verhaltenskodex festgestellt werden, werden die Unternehmen aus dem Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbund dies den Lieferanten unverzüglich schriftlich mitteilen und eine angemessene Nachfrist setzen, um das Verhalten mit diesen Regelungen in Einklang zu bringen.

Ist eine Abhilfe nicht in absehbarer Zeit möglich, so hat der Lieferant dies unverzüglich anzuzeigen und gemeinsam mit den Unternehmen aus dem Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbund ein Konzept mit einem Zeitplan zur Beendigung oder Minimierung des Verstoßes zu erstellen und umzusetzen.

Die Unternehmen aus dem Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbund haben das Recht, die Geschäftsbeziehung währenddessen temporär auszusetzen.

Wenn die Nachfrist fruchtlos abläuft bzw. die Umsetzung der im Konzept enthaltenen Maßnahmen nach Ablauf des Zeitplans keine Abhilfe bewirkt und kein milderes Mittel zur Verfügung steht, können

Seite 6 des Lieferantenkodex des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes Stand: 17.10.2025

Unternehmen aus dem Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbund die Geschäftsbeziehung abbrechen und alle Verträge kündigen.

Ein gesetzliches Recht zur außerordentlichen Kündigung ohne Nachfristsetzung, insbesondere bei vorsätzlich und als sehr schwerwiegend zu bewertenden Verstößen, bleibt ebenso wie das Recht auf Schadenersatz unberührt.

Seite 7 des Lieferantenkodex des Stadtwerke Schwerin- Unternehmensverbundes Stand: 17.10.2025