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Ausschreibung des
Landesbetriebes Wald und Holz Nordrhein-Westfalen
Allgemeine
Leistungsbeschreibung
„Technische Unterstützungsleistungen für die bei Wald und Holz
NRW eingesetzten Oracle Software-produkte (Software Update
License & Support)“
Vergabenummer: 2026/17/002
Prozessnummer: 5298644
Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung (UVgO)
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Leistungsbeschreibung – Vergabeverfahren 2026/17/002
INHALTSVERZEICHNIS
1 BESCHREIBUNG DES AUFTRAGGEBERS ........................................................................... 3 2 AUFTRAGSGEGENSTAND ................................................................................................... 4 3 VERFAHRENSART- UND VERFAHRENSABLAUF .............................................................. 4 4 LOSAUFTEILUNG ................................................................................................................ 5 5 LIEFER-/LEISTUNGSORT..................................................................................................... 5 6 LEISTUNGSZEITRAUM ........................................................................................................ 5 7 NEBENANGEBOTE .............................................................................................................. 5 8 ZUSCHLAGSKRITERIEN ...................................................................................................... 6 9 VERTRAGSABLAUF UND KÜNDIGUNG ............................................................................ 6 10 ANGEBOTSABGABE/INFORMATIONEN ZUM VERFAHREN ........................................... 6 11 UNTERAUFTRAGNEHMER / EIGNUNGSLEIHE ................................................................ 7 12 BIETERGEMEINSCHAFTEN ................................................................................................. 8 13 EIGNUNGSKRITERIEN ........................................................................................................ 8 14 EINZUREICHENDE UNTERLAGEN ..................................................................................... 9 15 VERGÜTUNG- UND RECHNUNGSLEGUNG ...................................................................... 9 16 KOMMUNIKATION IN EINEM LAUFENDEN VERGABEVERFAHREN ........................... 10 17 VERGABEUNTERLAGEN ................................................................................................... 10 18 VERTRAGSBEDINGUNGEN .............................................................................................. 10 19 DATENSCHUTZKLAUSEL .................................................................................................. 11 20 ANLAGEN ZUR LEISTUNGSBESCHREIBUNG ................................................................. 12
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Leistungsbeschreibung – Vergabeverfahren 2026/17/002
1 Beschreibung des Auftraggebers
Nordrhein-Westfalen ist mit über 18 Mio. Einwohnerinnen und Einwohnern das bevölkerungsreichste Bundesland Deutschlands. Der Wald nimmt mit mehr als 900.000 Hektar etwa 27 % der Landesfläche ein. Dabei ist der Anteil des Privatwaldes mit rund zwei Dritteln – dahinter stehen 150.000 Waldbesitzerinnen und Waldbesitzer – höher als in jedem anderen Bundesland. Rund 120.000 Hektar des Waldes sind Staatswald, welcher durch Wald und Holz NRW bewirtschaftet wird.
Der Staatwald ist FSC und PEFC-zertifiziert.
Zusammen mit den Forstreferaten des Ministeriums für Landwirtschaft und Verbraucherschutz des Landes Nordrhein-Westfalen bildet der Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen – kurz: Wald und Holz NRW – die nordrhein-westfälische Forstverwaltung. Wald und Holz NRW obliegt die hoheitliche Aufsicht über die gesamten Wälder Nordrhein-Westfalens; Wald und Holz NRW bewirtschaftet die landeseigenen Wälder und kümmert sich als Dienstleister um kommunale und private Wälder. Rund 1.215 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 15 Regionalforstämtern sowie der Zentrale nehmen die vielfältigen Aufgaben rund um den Wald mit seinen Funktionen als Lebens-, Natur- und Wirtschaftsraum wahr.
Weitere Informationen über den Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen und das Regionalforstamt Siegen-Wittgenstein finden Sie auch unter www.wald-und-holz.nrw.de.
Die vollständige Adresse des Auftraggebers lautet:
Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen Albrecht-Thaer-Straße 34 48147 Münster
Die Bedarfsstelle lautet
Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen Fachbereich I Team IT / Geodateneinsatz Albrecht-Thaer-Straße 34 48147 Münster
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Leistungsbeschreibung – Vergabeverfahren 2026/17/002
2 Auftragsgegenstand
Leistungsgegenstand dieser Ausschreibung sind technische Unterstützungsleistungen für die bei Wald und Holz NRW eingesetzten Oracle Softwareprodukte (Software Update License & Support) welche für ein weiteres Jahr (17.12.2026 – 16.12.2027) verlängert werden sollen. Es handelt sich hierbei um die Produkte
Oracle Database Enterprise Edition - Processor Perpetual,
Oracle Real Application Clusters - Processor Perpetual,
Oracle Diagnostics Pack -Processor Perpetual,
Oracle Tuning Pack - Processor Perpetual,
Oracle Database Standard Edition - Named User Plus Perpetual,
Die genauen Anzahlen und CSI können dem Leistungsverzeichnis/Preisblatt entnommen werden.
Hinweis zur Vorgabe bestimmter Oracle- Produkte:
Es handelt sich um Wartungsarbeiten, die spezifisch auf die bereits im Landesbetrieb eingesetzte Software zugeschnitten sind. Eine Produktspezifikation im Sinne des § 23 Abs. 5 UVgO liegt nicht vor, da nicht die Wartungsdienstleistung an sich eine Produktvorgabe beinhaltet, sondern lediglich auf ein bestimmtes, bereits vorhandenes Produkt zugeschnitten ist. Die eingesetzte Software ist grundsätzlich unabhängig von der benötigten UNtertsützungsleistung, die mit aktueller Ausschreibung vergeben wird.
3 Verfahrensart- und Verfahrensablauf
Es wird eine öffentliche Ausschreibung gemäß UVgO ausgeschrieben.
Die Ausschreibung erscheint öffentlich zugänglich auf dem Vergabemarktplatz NRW. Jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben.
Nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgt die Angebotsöffnung. Diese Öffnung wird gemäß § 40 Abs. 2 UVgO von mindestens zwei Vertretern des öffentlichen Auftraggebers gemeinsam durchgeführt. Die Teilnahme von externen Personen an der Angebotsöffnung ist nicht gestattet.
Es erfolgt anschließend eine formale Angebotsprüfung durch die Vergabestelle sowie eine fachliche Prüfung der Angebote durch die Bedarfsstelle. Es werden unter Anderem der Angebotseingang (frist- und formgerecht), das Vorliegen relevanter Unterlagen, die Eignung des Bieters sowie die fachliche Eignung der Angebote geprüft. Für die Auftragserteilung kommen ausschließlich Bieter in Betracht, die fachkundig, leistungsfähig und zuverlässig (geeignet) sind.
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Leistungsbeschreibung – Vergabeverfahren 2026/17/002
Nur Angebote von geeigneten Bietern werden in die angeschlossene Angebotsauswertung mit einbezogen. Die Angebotsauswertung erfolgt gemäß den zu Beginn des Verfahrens festgesetzten Zuschlagskriterien.
In Folge der Angebotsprüfung und -auswertung wird eine Zuschlagsentscheidung durch den Auftraggeber getroffen. Das Vergabeverfahren endet und der Vertragsabschluss erfolgt mit Zuschlagserteilung und damit einhergehendem Versand der Auftragsschreiben und Absagemitteilungen.
Der Auftrag wird auf Grundlage aller Vergabeunterlagen, der eingereichten Angebote, sämtlicher im Laufe des Verfahrens stattfindender Kommunikation sowie möglichen Aufklärungen und Nachforderungen / Nachreichungen erteilt.
4 Losaufteilung
Auf eine Losaufteilung wird verzichtet. Der Auftrag wird in Gänze an einen Auftragnehmer vergeben.
5 Liefer-/Leistungsort
Die Dienstleistung erfolgt im Regelfall per Remote. Die anfordernde Adresse lautet:
Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen Fachbereich I Team IT / Geodaten Albrecht-Thaer-Straße 34 48147 Münster
6 Leistungszeitraum
Die Leistungserbringung erfolgt über ein Jahr, beginnend ab dem 17.12.2026 bis zum 16.12.2027.
7 Nebenangebote
Die Einreichung von Nebenangeboten ist nicht zugelassen.
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Leistungsbeschreibung – Vergabeverfahren 2026/17/002
8 Zuschlagskriterien
Als Zuschlagskriterium gilt: 100% günstigster Preis Zuschlagsrelevant ist der Angebotspreis (netto) aus dem Preisblatt.
9 Vertragsablauf und Kündigung
Ein Zahlungsanspruch entsteht nur für erfüllte und abgenommene Leistungen. Die Abnahme der Leistung erfolgt durch die zuständigen Mitarbeitenden. Der Auftraggeber behält sich vor, den Vertrag aus wichtigem Grund jederzeit zu kündigen und vollständig aufzuheben.
10 Angebotsabgabe/Informationen zum Verfahren
Die angebotenen Preise des Auftragnehmers (Positionspreise und ggf. sonstige Kosten) sind Nettofestpreise inkl. aller sonstigen Kosten und Lasten. Hierüber hinausgehende Kosten dürfen dem Auftraggeber nicht in Rechnung gestellt werden.
Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Die Angebotsunterlagen sind ausschließlich in deutscher Sprache einzureichen.
Bitte nutzen Sie für Ihre Angebotsabgabe ausschließlich das beigefügte Preisblatt (zugleich auch Leistungsverzeichnis). Es sind alle im Preisblatt geforderten, gekennzeichneten Felder mit Preisen zu befüllen (grüne Felder). Fehlende Einzelpreise können zum Ausschluss des Angebotes führen.
Anderweitige Geschäftsbedingungen Sofern ein Bieter eigene Geschäftsbedingung mit dem Angebot einreicht, werden diese – sofern keine Verstöße gegen rechtliche Vorgaben vorliegen – grundsätzlich akzeptiert und Teil des Auftraggegenstandes. Reicht der Bieter keine Geschäftsbedingungen ein, erklärt sich der Bieter mit Angebotsabgabe mit den Auftragsbedingungen einverstanden.
Die Abgabe eines Angebotes kann ausschließlich nur elektronisch über den Projektraum im Bietertool, bzw. webbasiert auf der Vergabeplattform NRW erfolgen. Hierbei reicht die Textform. Angebote, die auf anderem Wege (z.B. per E-Mail, postalisch, per Fax oder über den Bereich „Kommunikation“) eingereicht werden, werden ausgeschlossen. Nicht fristgerecht eingereichte Angebote werden ebenfalls ausgeschlossen.
Bei technischen Problemen mit der Angebotsabgabe wird auf der Supportseite der Firma Cosinex im Vergabeportal Unterstützung angeboten.
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Leistungsbeschreibung – Vergabeverfahren 2026/17/002
Zudem finden Sie eine Hilfestellung zum Vergabemarktplatz NRW auch unter https://www.youtube.com/channel/UCC2qSO_PVjLr86u0b87emgw.
Die Angebotsfrist, Bindefrist und Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen sind den Verfahrensangaben auf dem Vergabeportal zu entnehmen.
Dem Bieter wird für das Bearbeiten und Erstellen des Angebotes keine Entschädigung gewährt.
Hinweise zu den einzureichenden Formularen:
Einige Formulare sind noch in Microsoft eigenen Formaten (xls, doc, usw.) im Verfahren vorgegeben. Setzen Sie zur Bearbeitung / Ausfüllen dieser Formulare keine original Microsoft Software ein, kommt es auf Grund von Inkompatibilitäten immer wieder zu leeren, falsch oder unleserlich ausgefüllten Formularen, welche u. U. zur Nicht-Berücksichtigung Ihres Angebotes führen können.
Wir empfehlen in diesen Fällen entweder, falls Ihr Betriebssystem dies zulässt, die ausfüllte Datei im PDF Format abzuspeichern oder einen freien PDF Drucker für Ihr System zu verwenden und das ausgefüllte Formular als PDF Datei zu drucken (und damit auch im PDF Format abzuspeichern).
Eine gute Übersicht an freien PDF Druckern finden Sie unter www.pdf- drucker.org/Betriebssysteme.
Bitte denken Sie daran, Ihre Formulare in beiden Fällen im Bietertool unter "eigene Dateien" wieder hochzuladen.
11 Unterauftragnehmer / Eignungsleihe
Beabsichtigt der Bieter, Unterauftragnehmer einzusetzen und / oder die Eignungsleihe in Anspruch zu nehmen, sind diese mit Angebotsabgabe in dem Formular 324 - Angebotsschreiben namentlich zu benennen.
Zudem sind in diesem Fall folgende Unterlagen additiv mit Angebotsabgabe einzureichen:
Bei einem Unterauftragnehmer:
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533a_Informationen Unteraufträge bei Angebotsabgabe (Formular): durch den Bieter auszufüllen
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533b_Nachweis Unterauftragnehmer (Formular): durch den Bieter auszufüllen
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521_ Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular) durch den Unterauftragnehmer auszufüllen
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Leistungsbeschreibung – Vergabeverfahren 2026/17/002
Bei einer Eignungsleihe:
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534a_Erklärung Eignungsleihe (Formular): durch den Bieter auszufüllen
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534b_Erklärung Eignungsleihe Haftung (Formular): durch den Bieter u. Eignungsleiher auszufüllen
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521_ Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular) durch den Unterauftragnehmer auszufüllen
12 Bietergemeinschaften
Angebote von Bietergemeinschaften sind nur durch einen vorab festgelegten Vertreter einzureichen. Alle Mitglieder der Bietergemeinschaft haften dem Auftraggeber gegenüber gesamtschuldnerisch und der bevollmächtigte Vertreter der Bietergemeinschaft vertritt ihre Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich.
Bei Vorliegen einer Bietergemeinschaft sind folgende Unterlagen additiv mit Angebotsabgabe einzureichen:
-
531 - Bewerber Bietergemeinschaftserklaerung (Formular) durch alle Mitglieder auszufüllen
-
521 - Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular) durch alle Mitglieder auszufüllen
13 Eignungskriterien
Der Auftragnehmer erbringt die Leistung(en) unter Einhaltung aller gesetzlichen, behördlichen, betrieblichen und tariflichen Bestimmungen und ist geeignet.
Das Nicht-Erfüllen von Eignungskriterien führt zum Ausschluss des Angebotes. Im Übrigen finden die Regelungen der Allgemeinen und im Besonderen die Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen Anwendung, sofern keine anderweitigen Bedingungen nach 10. zugelassen sind.
Darüber hinaus gibt es keine zusätzlichen Vorgaben. Der Bieter muss in der Lage sein, die in der Leistungsbeschreibung formulierten Anforderungen und die Leistungserbringung in Gänze zu erfüllen. Zudem ist unter anderem das Formular 521 (Eigenerklärung Ausschlussgründe) durch den Bieter elektronisch einzureichen. Im Übrigen wird für weitere Angaben auf sämtliche Vergabeunterlagen verwiesen.
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Leistungsbeschreibung – Vergabeverfahren 2026/17/002
14 Einzureichende Unterlagen
Folgende Unterlagen sind mit Angebotsabgabe zwingend einzureichen:
- 324 - Angebotsschreiben (Formular)
- 521 - Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular)
- Preisblatt (Excel-Vordruck, zugleich auch Leistungsverzeichnis)
Das Fehlen von zwingend geforderten Unterlagen bei Angebotseinreichung kann zum Ausschluss des Angebotes führen.
Folgende Unterlagen sind mit Angebotsabgabe optional einzureichen:
- 531 - Bewerber Bietergemeinschaftserklaerung (Formular)
- 533a - Informationen Unteraufträge bei Angebotsabgabe (Formular)
- 533b - Nachweis Unterauftragnehmer (Formular)
- 534a - Erklärung Eignungsleihe (Formular)
- 534b - Erklärung Eignungsleihe Haftung (Formular)
Eine Einreichung o. g. optionaler Formulare ist nur erforderlich, insofern Nachunternehmer eingesetzt werden und/oder Sie Ihr Angebot in Form einer Bietergemeinschaft einreichen. Siehe auch 11 Unterauftragnehmer / Eignungsleihe und 12 Bietergemeinschaften.
15 Vergütung- und Rechnungslegung
Die angebotenen Preise des Auftragnehmers sind Nettofestpreise inkl. aller sonstigen Kosten und Lasten. Hierüber hinausgehende Kosten dürfen dem Auftraggeber nicht in Rechnung gestellt werden. Im Falle einer Auftragserteilung soll die Rechnungsstellung ausschließlich per E-Mail an folgende Adresse erfolgen:
poststelle@wald-und-holz.nrw.de Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen Fachbereich I Team IT / Geodateneinsatz Albrecht-Thaer-Straße 34 48147 Münster
Die Rechnung muss als Referenz unbedingt die Vergabenummer und die Prozessnummer (ersichtlich aus dem Titelblatt dieser Ausschreibung) sowie die Leitwege-ID enthalten, um eine Zuordnung und somit zügige Bearbeitung gewährleisten zu können.
Die Bezahlung wird nach Wahl des Auftraggebers innerhalb von 14 Tagen unter Abzug des vertraglich vereinbarten Skontos oder innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug geleistet. 9
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Leistungsbeschreibung – Vergabeverfahren 2026/17/002
16 Kommunikation in einem laufenden Vergabeverfahren
Die Kommunikation im Verfahren erfolgt ausschließlich in deutscher Sprache.
Im Verlauf des Vergabeverfahrens sind Fragen, Anmerkungen und Antworten ausschließlich schriftlich über den Kommunikationsbereich im Vergabemarktplatz NRW an die Zentrale Vergabestelle von Wald und Holz NRW zu richten.
Sämtliche Kommunikation im laufenden Verfahren erfolgt nur schriftlich über dieses Medium.
Bieter sind daher verpflichtet, sich regelmäßig Zugang zum Kommunikationsbereich zu verschaffen und ggf. vorliegende, neue Nachrichten der Vergabestelle zeitnah zur Kenntnis zu nehmen und, wenn dazu aufgefordert, auf diese fristgerecht zu reagieren.
Wir bitten davon abzusehen, die Vergabestelle auf anderem als oben beschriebenem Wege, z.B. telefonisch oder per E-Mail, zu kontaktieren. Wir behalten uns daher vor, auf Anfragen, die per E- Mail oder Telefon eingehen, nicht zu reagieren.
Ein Kontakt zwischen der Fach-, bzw. Bedarfsstelle und (potentiellen) Bietern ist im laufenden Verfahren unzulässig und kann zum Ausschluss Ihres Angebotes oder zur Aufhebung des Verfahrens führen.
17 Vergabeunterlagen
Die Vergabeunterlagen werden allen Bietern gleichermaßen elektronisch im Rahmen dieser Ausschreibung zur Verfügung gestellt.
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, Widersprüche, Rechtsverstöße oder sind unvollständig, so hat der Bieter den Auftraggeber unverzüglich schriftlich über den Kommunikationsbereich auf dem Vergabeportal darauf hinzuweisen.
18 Vertragsbedingungen
Es gelten die Leistungsbeschreibung, die Geschäftsbedingungen des Bieters (sofern die Voraussetzungen nach 10. vorliegen), die Vertragsbedingungen des Landes NRW, besondere Vertragsbedingungen, etwaige ergänzende Vertragsbedingungen, etwaige zusätzliche Vertragsbedingungen, etwaige allgemeine technische Vertragsbedingungen und die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen. Anderslautende Geschäfts-, Liefer- oder Zahlungsbedingungen des Auftragnehmers werden nur unter den Voraussetzungen nach 10. Bestandteil des Vertrags.
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19 Datenschutzklausel
Die Vertragsparteien sind verpflichtet, im Rahmen der Vertragsdurchführung die einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Die Parteien gehen davon aus, dass zur Erfüllung der Verpflichtungen unter diesem Vertrag mit Ausnahme von Kontaktdaten der Ansprechpartner sowie der Angaben zum eingesetzten Personal keine personenbezogenen Daten durch den Auftragnehmer verarbeitet werden.
Sofern bei der Erbringung der Leistungen unter diesem Vertrag personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist der Auftragnehmer verpflichtet für diese Verarbeitungen ausschließlich solche Personen einzusetzen, die zur Wahrung der Vertraulichkeit gemäß der Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) bzw. auf das Datengeheimnis gem. § 53 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verpflichtet worden sind. Er wird dem Auftraggeber die Vornahme der Verpflichtungen auf Verlangen jederzeit nachweisen. Sofern im Rahmen der Vertragsdurchführung nicht ausgeschlossen werden kann, dass der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Daten erhält und/oder solche für den Auftraggeber verarbeitet, werden die Parteien prüfen, ob der Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO zu erfolgen hat. Dies ist dann der Fall, wenn eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an den Auftragnehmer und eine Verarbeitung durch diesen nicht nach einem gesetzlichen Erlaubnistatbestand zulässig wäre. Sofern dies erforderlich sein sollte, wird der Auftragnehmer ohne Mehrkosten eine entsprechende Vereinbarung mit dem Auftraggeber abschließen.
Setzt der Auftragnehmer zur Erfüllung solcher Tätigkeiten Unterauftragnehmer ein, hat er vertraglich sicherzustellen, dass die entsprechenden Unterauftragnehmer entweder eine Auftragsverarbeitungs-vereinbarung mit dem Auftraggeber oder aber eine Unterauftragsverarbeitungsvereinbarung mit dem Auftragnehmer abschließen. Art. 28 Abs. 2 und Abs. 4 DSGVO bleiben ebenso unberührt wie die Regelungen in den Art. 44 ff. DSGVO.
Sofern der Auftragnehmer beabsichtigt, weitere Auftragsverarbeiter zur Leistungserbringung einzusetzen, ist er gemäß Artikel 28 Abs. 2 DSGVO verpflichtet, vor der entsprechenden Beauftragung die Genehmigung des Auftraggebers einzuholen.
Im Rahmen der Beauftragung hat der Auftragnehmer gemäß Artikel 28 Abs. 4 DSGVO vertraglich sicherzustellen, dass dem Unterauftragnehmer dieselben Datenschutzpflichten auferlegt werden, die in dem Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart worden sind.
Sofern eine Datenübermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen erfolgen soll, sind zusätzlich die allgemeinen Grundsätze zur Datenübermittlung gemäß Artikel 44 DSGVO zu berücksichtigen.
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20 Anlagen zur Leistungsbeschreibung
- Leistungsverzeichnis/Preisblatt
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