Datenschutzhinweise für Mitarbeiter1, und
andere vergleichbar Betroffene2
Informationen nach Artikel 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
Seit dem 25. Mai 2018 ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung anzuwenden. Im Zuge dessen wurde auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geändert. Gem. § 26 BDSG ist die LfA dazu verpflichtet, sämtliche Mitarbeiter und andere vergleichbar Betroffene über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch den Arbeitgeber und über ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht zu informieren.
Diese Information dient entsprechend dazu, Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die LfA und Ihre Rechte zu geben.
Welche Ihrer Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich danach, in welchem Beschäftigungsverhältnis Sie zu der LfA stehen, z. B. als Bewerber, Mitarbeiter im Rahmen eines befristeten oder unbefristeten Arbeitsverhältnisses, Auszubildender, Praktikant, Leiharbeitnehmer oder externe Auftragnehmer. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.
- Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
Verantwortliche Stelle ist:
LfA Förderbank Bayern Königinstraße 17 80539 München
Telefon: 089/2124-0
E-Mail-Adresse: info@lfa.de
Datenschutzbeauftragter ist Herr Dr. Georg Schröder von der legal data Schröder Rechtsanwalts- gesellschaft mbH.
Die interne Koordination der Datenschutzthemen übernimmt Frau Annika Riedl (E-Mail: annika.riedl@lfa.de; Tel. 089/2124 2209) bzw. als deren Stellvertreter Herr Dr. Christoph Heintzschel (E-Mail: christoph.heintzschel@lfa.de; Tel. 089/2124 2482) aus der Stabsstelle NFR.
Sie können sich in Angelegenheiten des Datenschutzes ohne Einhaltung des Dienstweges auch direkt an den Datenschutzbeauftragten wenden. Sie erreichen unseren externen Datenschutzbeauftragten unter:
Dr. Georg Schröder, LLM legal data Schröder Rechtsanwaltsgesellschaft mbH Prannerstr. 1 80333 München
Telefon: 089/954 597 520
E-Mail-Adresse: datenschutz@legaldata.law
1 Aus Gründen der Lesbarkeit ist im Folgenden mit dem Begriff „Mitarbeiter“ sowohl die Mitarbeiterin als auch der Mitarbeiter gemeint. 2 U. a. Bewerber/innen, Praktikanten/innen, Auszubildende, Leiharbeitnehmer/innen, externe Auftragnehmer/innen.
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- Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses von unseren Beschäftigten und anderen vergleichbar Betroffenen erhalten. Zum anderen verarbeiten wir – soweit für die Zwecke der Einstellung, der Erfüllung des Arbeitsvertrags und der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Presse, Internet, Handelsregister) zulässigerweise gewinnen oder die von sonstigen Dritten (z. B. Hinweise auf strafbare Handlungen) berechtigt übermittelt werden und die wir verarbeiten dürfen.
Zu den personenbezogenen Daten zählen insbesondere Ihre Personalien (z. B. Name, Adresse, Kontaktdaten, Geburtstag und -ort sowie Staatsangehörigkeit), familiären Daten (z. B. Familienstand, Angaben zu Ihren Kindern), Religionszugehörigkeit, Gesundheitsdaten (sofern für das Beschäftigungsverhältnis relevant, z. B. bei einer Schwerbehinderung), eventuelle Vorstrafen (polizeiliches Führungszeugnis), Legitimationsdaten (z. B. Ausweisdaten), Steueridentifikationsnummer, Angaben zur Qualifikation und Mitarbeiterentwicklung (z. B. Ausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse, Fortbildungen) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.
Relevante personenbezogene Daten sind zudem Angaben zum Beschäftigungsverhältnis (z. B. Eintrittsdatum, Bezeichnung der Tätigkeit, Titel), lohnsteuerrelevante Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z. B. Entgeltzahlung), Informationen über Ihre finanzielle Situation (z. B. Kreditverbindlichkeiten, Gehaltspfändungen), Sozialversicherungsdaten, Daten zur Altersversorgung bzw. zur Pensionskasse, Angaben zur Arbeitszeit (z. B. Arbeitszeiterfassung, Urlaub, Krankheit, Daten in Zusammenhang mit Dienstreisen), Zutrittsdaten, Berechtigungsdaten (z. B. Zugangs- und Zugriffsrechte), Bild- und Tondaten (z. B. Videoaufzeichnungen), Daten zur Mitarbeiterevaluierung (z. B. bei Mitarbeitergesprächen), Daten zu Ihrer Kreditwürdigkeit (z. B. SCHUFA-Auskünfte) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.
- Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):
3.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1b DS-GVO)
Personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO) werden zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses im Rahmen des mit Ihnen bestehenden Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen verarbeitet. Sofern Sie Zusatzleistungen in Anspruch nehmen (z. B. Zuschuss Kinderbetreuung), werden Ihre Daten zur Erfüllung dieser Zusatzleistungen verarbeitet, soweit dies erforderlich ist.
3.2 Aufgrund einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1f DS-GVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns selbst oder Dritten. Beispiele:
• Maßnahmen zur Personalentwicklungsplanung • Maßnahmen zum Schutz von Beschäftigten und Kunden sowie zum Schutz des Eigentums des Kreditinstituts, wie z. B. Videoüberwachungen öffentlich zugänglicher Bereiche zur Wahrung des Hausrechts • Veröffentlichung Ihrer dienstlichen Kontaktdaten im Intranet-Telefonbuch; • Aufzeichnungen zu Mitarbeitergesprächen (z. B. Dokumentation der festgelegten Ziele und der Zielerreichung).
3.3 Aufgrund einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a DS-GVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung nur gemäß den in der Einwilligungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der
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Geltung der DS-GVO, also vor dem 25.05.2018, uns gegenüber erteilt worden sind.
Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt und nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten berührt.
3.4 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1c DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DS-GVO)
Zudem unterliegen wir als Bank diversen rechtlichen Verpflichtungen (z. B. Sozialversicherungsrecht, Arbeitssicherheit, Kreditwesengesetz, Geldwäschegesetz, Wertpapierhandelsgesetz, Steuergesetze) sowie bankaufsichtsrechtlichen Vorgaben (z. B. der Europäischen Zentralbank, der Europäischen Bankenaufsicht, der Deutschen Bundesbank und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Kreditwürdigkeitsprüfung, die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Erfüllung sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Kontroll-, Melde- oder Dokumentationspflichten sowie die Steuerung von Risiken.
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, wenn dies zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Tarifvertrag oder einer Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist (z. B. Dienstvereinbarung über die Dienste zur Informationsverarbeitung und Telekommunikation in der LfA, Dienstvereinbarung zur Videoüberwachung öffentlich zugänglicher Bereiche der LfA, Dienstvereinbarung über die Installation und den Betrieb elektronischer Schließzylinder in der LfA).
- Wer bekommt Ihre Daten?
Innerhalb der LfA erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen, gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen, z. B. Personalabteilung, Personalrat, Schwerbehindertenvertretung.
Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) können zu diesen Zwecken Daten erhalten, sofern sie die Daten zur Erfüllung ihrer Leistung benötigen. Dies gilt auch für weitere Dienstleister, z. B. in den Kategorien Schulungsanbieter, die die Daten zur Erfüllung ihrer Leistung benötigen. Sämtliche Dienstleister sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der LfA ist zunächst zu beachten, dass wir als Arbeitgeber nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz weitergeben. Informationen über unsere Beschäftigte dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe anderweitig befugt sind.
Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:
• Sozialversicherungsträger, • Krankenkassen, • Versorgungswerke, • Steuerbehörden, • Berufsgenossenschaften, • öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Europäische Zentralbank, Europäische Bankenaufsicht, Deutsche Bundesbank, Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, • andere Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung der Vertragsbeziehung personenbezogene Daten übermitteln (z. B. für Gehaltszahlungen), • Wirtschafts- und Lohnsteuerprüfer, • Dienstleister im Rahmen von Auftragsdatenverarbeitungsverhältnissen.
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.
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- Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass das Beschäftigungsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf einen längeren Zeitraum angelegt ist.
Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist erforderlich
• zur Wahrung von bestehenden Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Diese können sich ergeben aus dem Sozialgesetzbuch (SGB IV), Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), Kreditwesengesetz (KWG), Geldwäschegesetz (GwG) und Wertpapierhandelsgesetz (WpHG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. • Zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsfristen. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.
Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen. Gleiches gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn, es besteht eine der genannten Ausnahmen.
Wenn wir Ihnen keine Stelle anbieten können, werden Bewerbungsunterlagen spätestens nach Ablauf von 6 Monaten ab Absage gelöscht.
- Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nur statt, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.
- Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i. V. m. § 19 BDSG).
- Besteht für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen des Arbeitsverhältnisses müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Arbeitsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich oder aufgrund einer Kollektivvereinbarung verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und ggf. zu beenden.
Insbesondere sind wir nach den geldwäscherechtlichen Vorschriften verpflichtet, Sie anhand Ihres Ausweisdokumentes zu identifizieren und dabei Namen, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift sowie Ausweisdaten zu erheben und festzuhalten. Damit wir dieser gesetzlichen Verpflichtung nachkommen können, haben Sie uns nach dem Geldwäschegesetz die notwendigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen und sich später ergebende Änderungen unverzüglich anzuzeigen. Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, kann dies der Aufnahme und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses entgegenstehen.
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- Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Zur Begründung, Durchführung und Beendigung der Arbeitsbeziehung nutzen wir keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
- Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet sein:
LfA Förderbank Bayern Königinstraße 17 80539 München E-Mail-Adresse: datenschutzbeauftragter@lfa.de
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