[Seite 1]
Datenschutzinformation
Durchführung von Vergabeverfahren
Stand: Januar 2026
Bundesdruckerei GmbH
Datenschutzinformation – Durchführung von Vergabeverfahren Seite 1/5
[Seite 2]
Datenschutzinformation nach Art. 13, 14
DSGVO
Datenschutz – ein integraler Bestandteil unseres Unternehmens
Der Schutz personenbezogener Daten ist der Bundesdruckerei Gruppe GmbH und ihren Tochterge- sellschaften (zusammen „Bundesdruckerei-Gruppe“) ein wichtiges Anliegen. Deshalb verarbeiten wir personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit.
1 Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für das Vergabeverfahren ist das jeweils in einem Vergabeverfahren benannte und die jeweilige Ausschreibung/den jeweiligen Auftrag vergebende Bundesdruckerei-Konzernunternehmen.
Für das Vergabeverfahren innerhalb der Bundesdruckerei-Gruppe fachlich verantwortlich ist die
Bundesdruckerei GmbH, FP ECA (Vergabestelle), Kommandantenstraße 18, 10969 Berlin, verga- bestelle@bdr.de. Den Datenschutzbeauftragten der Bundesdruckerei GmbH erreichen Sie unter der hier angegebenen Adresse mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“, per E-Mail unter: da- tenschutz@bdr.de sowie unter der Telefonnummer +49 (0)30 2598-0.
2 Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
a) Zweck der Verarbeitung:
Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Vergabeverfahrens (d.h. Kommunika- tion rund um das Vergabeverfahren und Bieterfragen, Durchführung von Eignungsprüfungen und Erfüllung vergaberechtlicher Transparenzverpflichtungen), Beschaffungsvorgangs bzw. des anschlie- ßenden Vertrages verarbeitet.
b) Rechtsgrundlage:
Im Verlauf des Vergabeverfahrens erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unter- schiedlichen Rechtsgrundlagen.
Die im Rahmen des Vergabeverfahrens und der Angebotsabgabe übermittelten personenbezogenen Daten werden im Zusammenhang mit diesem Verfahren und in Vorbereitung eines evtl. Vertragsver- hältnisses auf Grundlage der Art. 6 Abs. 1 lit. b und c i.V.m. Art. 6 Abs. 3 DSGVO und den vergabe- rechtlichen Vorschriften im Teil 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Vergabeverordnung (VgV), der Vergabeverordnung im Bereich Verteidigung und Sicherheit (VSVgV) und der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen im Anwendungsbereich der Richtlinie 2014/24/ EU (VOB/A-EU) im erforderlichen Umfang verarbeitet.
Im Falle einer Beauftragung werden die erforderlichen personenbezogenen Daten wie Name, Adresse, Bankverbindung etc. von Ihnen und oder Ihren Unterauftragnehmer/n oder dem/den Mitglied/ern der Bietergemeinschaft gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses verar- beitet.
Datenschutzinformation – Durchführung von Vergabeverfahren Seite 2/5
[Seite 3]
Daneben stützen wir die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auch auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sowohl bei der Durchführung des Vergabeverfahrens als auch bei der Durchführung nach einer erfolgten Beauftragung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen, die nicht unmittelbar das bietende Unternehmen bzw. den Vertragspartner selbst verkörpern, erforderlich. Hierbei handelt es sich in der Regel um Beschäftigte eines bietenden Unternehmens, sonstige mit dem bietenden Unternehmen assoziierte Personen oder Unterauftragnehmer. In der reibungslosen Durchführung des Verfahrens liegt das berechtigte Interesse des verantwortlichen Bundesdruckerei- Konzernunternehmens. Gegenläufige überwiegende Interessen der Betroffenen bestehen nicht, da es sich bei den zu verarbeitenden personenbezogenen Daten in der Regel ohnehin um für den Ge- schäftsverkehr bestimmte personenbezogene Daten handelt und eine Verarbeitung durch Dritte re- gelmäßig vorhersehbar ist. Andere personenbezogene Daten werden nur in dem Umfang, wie es für die effektive und störungsfreie Durchführung des Vergabeverfahrens entlang der gesetzlichen Vorga- ben und der Beauftragung erforderlich ist, verarbeitet.
3 Kategorien der personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen der Beschaffung und der Durchführung von Liefer-, Dienst-, Werk- oder Bauleistungen direkt erhalten. Folgende Datenka- tegorien können dabei insbesondere verarbeitet werden, soweit Sie uns diese mitgeteilt haben:
Name, Vorname, Titel, dienstliche Adresse, weitere Kontaktdaten (u.a. Telefon, E-Mail), Geschlecht, Geburtsdatum, Funktion, Arbeitgeber, Lebensläufe, Qualifikationsnachweise, Vergütungsansprüche, Bankdaten, Abrechnungen und Abrechnungsnachweise, Handelsregisterinformationen, Versiche- rungsnachweise, Referenzen, Schriftverkehr.
Bietende Unternehmen sind dazu verpflichtet, im Vergabeverfahren die geforderten Angaben zu ma- chen.
4 Speicherfristen
Personenbezogene Daten werden von uns so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung gesetzlicher oder geschäftlicher Zwecke erforderlich ist und sodann gelöscht. Personenbezogene Daten und Infor- mationen, die im Rahmen einer Beschaffung/Vergabe erhoben worden sind, werden unter Beachtung vergaberechtlicher Vorschriften sowie im Rahmen der Vertragsdurchführung nach zivil-, handels- und steuerrechtlicher Vorgaben (BGB, HGB bzw. Abgabenordnung) bis zu zehn Jahre gespeichert, um den gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften zu entsprechen. Für Beschaffungen und Durchführung zu Planungsleistungen können darüber hinaus die Aufbewahrungsfristen bis zu dreißig Jahre betragen.
5 Sicherheit
Wir treffen alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust und Missbrauch zu schützen. So werden Ihre Daten in einer sicheren Betriebsumgebung gespeichert, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich ist.
6 Übermittlung und Weitergabe personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten dürfen an andere Personen oder Stellen weitergegeben werden, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.
Datenschutzinformation – Durchführung von Vergabeverfahren Seite 3/5
[Seite 4]
Innerhalb der Bundesdruckerei-Gruppe werden personenbezogene Daten für die oben genannten Zwecke an die zuständigen Abteilungen und Stellen übermittelt, um eine Erfüllung der oben genann- ten Zwecke zu ermöglichen. Auch können personenbezogene Daten bei Erforderlichkeit innerhalb der Bundesdruckerei-Gruppe an andere Konzerngesellschaften übermittelt werden.
Die Bundesdruckerei GmbH setzt zur internen Datenspeicherung und -verarbeitung sowie Bereitstel- lung für die zuständigen Stellen und Abteilungen Software-Komponenten und -Infrastruktur der Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown Dublin 18 Irland ein (im Folgenden „Microsoft“). Microsoft ist durch die Bundesdruckerei GmbH als weisungsabhängiger Dienstleister zur Datenverarbeitung und Einhaltung der datenschutzrechtlichen Grundsätze vertraglich verpflichtet. Microsoft kann personenbezogene Daten im geringen Umfang auch in den USA verarbeiten bzw. personenbezogene Daten an die Muttergesellschaft oder andere Konzerngesellschaften übermitteln. Am 10. Juli 2023 hat die EU-Kommission einen Angemessen- heitsbeschluss (Art. 45 DSGVO) für das Data Privacy Framework für die Datenübermittlung an Emp- fänger mit Sitz in den USA erlassen. Hiernach wird bei einer Datenübermittlung an zertifizierte Emp- fänger mit Sitz in den USA ein angemessenes Datenschutzniveau angenommen. Bei Microsoft handelt es sich um ein solch zertifiziertes Unternehmen.
Nach Abschluss eines Vergabeverfahrens wird das Unternehmen, welches den Zuschlag erhalten hat, im Rahmen einer öffentlichen Bekanntmachung und gegenüber den unterlegenen Unternehmen ent- lang gesetzlicher Anforderungen benannt. Zudem holt die Vergabestelle vor Zuschlagserteilung auf- grund gesetzlicher Vorgaben Auskünfte aus dem Wettbewerbsregister (Bundeskartellamt) oder Ge- werbezentralregister (Bundesamt für Justiz) ein. Im Rahmen dieser Vorgänge werden in der Regel keine personenbezogenen Daten verarbeitet, sondern unternehmensspezifische Informationen her- angezogen.
7 Betroffenenrechte
Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Betroffenenrechte zu:
Recht auf Auskunft
Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO jederzeit das Recht, von uns Auskunft über alle Daten zu verlangen, die wir über Sie speichern. Das beinhaltet insbesondere die Auskunft über:
• die Zwecke, zu denen wir Ihre Daten verarbeiten, • die Kategorien von Daten, die wir von Ihnen verarbeiten, • die konkreten Empfänger oder, sollten diese nicht bekannt sein, die Kategorien von Empfän- gern, an die wir Ihre Daten übermitteln, • die Dauer, für die wir Ihre Daten speichern oder, sollte diese nicht bestimmbar sein, die Kriterien, nach denen wir Ihre Daten speichern und • gegebenenfalls die Herkunft der Daten, falls wir diese nicht bei Ihnen erhoben haben.
Recht auf Berichtigung
Sollten Ihre Daten, die bei uns verarbeitet werden, unrichtig oder unvollständig sein, können Sie von uns jederzeit die Berichtigung oder Vervollständigung dieser Daten nach Art. 16 DSGVO verlangen.
Recht auf Löschung (Vergessenwerden)
Sollte die ursprüngliche Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung nicht mehr greifen oder sollten Sie der Verarbeitung widersprochen haben oder wir Ihre Daten aus einem anderen der in Art. 17 I
Datenschutzinformation – Durchführung von Vergabeverfahren Seite 4/5
[Seite 5]
DSGVO genannten Gründe nicht weiterverarbeiten dürfen, können Sie von uns nach Art. 17 DSGVO die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen.
Dieses Recht steht Ihnen nicht zu, wenn die Verarbeitung zur Ausübung der Meinungs- und Informa- tionsfreiheit oder zur Wahrung öffentlicher Interessen erforderlich ist, eine dahingehende Rechts- pflicht besteht oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen not- wendig ist.
Recht auf Einschränkung
Gemäß Art. 18 DSGVO können Sie auch die Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Dieses Recht steht Ihnen zu, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, wir die Daten für die angegebenen Zwecke nicht mehr benötigen oder Sie der Verarbeitung widerspro- chen haben und wir die Daten in den beiden letztgenannten Fällen nicht anderweitig rechtmäßig weiterverarbeiten dürfen.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Außerdem können Sie von uns nach Art. 20 DSGVO die Übertragung Ihrer Daten in einem struktu- rierten, gängigen und maschinenlesbaren Format an sich selbst oder einen anderen Verantwortlichen verlangen.
Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde
Sie können sich gemäß Art. 77 DSGVO auch mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden. In der Regel sollte dies die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes sein; wahlweise können Sie Ihre Beschwerde auch an die Aufsichtsbehörde unseres Unternehmenssitzes richten.
Widerspruchsrecht
Nach Art. 21 DSGVO steht Ihnen das Recht zu, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten lediglich auf Grundlage unserer berechtigten Interessen verarbeiten und sich aus Ihrer besonderen Situation ergebende Gründe dafür sprechen.
Ihren Widerspruch können Sie durch E-Mail an datenschutz-request@bdr.de richten.
Diese Datenschutzinformation ist vom Stand: Januar 2026
Datenschutzinformation – Durchführung von Vergabeverfahren Seite 5/5