Angebotsaufforderung_V1.pdf

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KITT Jena · Postfach 100338 · 07703 Jena Ansprechpartner: Silke Schmidt Telefon: +49 (0) 3641 49-5534 An alle interessierten Bieter E-Mail: silke.schmidt@jena.de Ihr Schreiben / Zeichen: Unser Schreiben / Zeichen: Datum: 03. September 2026

Verfahren nach § 15 VgV – offenes Verfahren Leistung: Software für Zuschuss- und Fördermittelmanagement Vergabenummer: EU-OV/2026-19 Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes

Sehr geehrte Damen und Herren,

Sie werden gebeten, ein Angebot für die ausgeschriebene Leistung zu fertigen und dieses rechtzeitig innerhalb der Angebotsfrist unter Beachtung aller Vorgaben aus den Vergabeunterlagen über die e-Vergabeplattform einzureichen.

Wir bitten ferner alle Teilnehmer am Ausschreibungsverfahren um Registrierung im Vergabeportal. Nur so kann von Seiten der Vergabestelle sichergestellt werden, dass alle nachträglichen Informationen unmittelbar zur Verfügung gestellt werden können. Erfolgt keine Registrierung von Seiten der Bieter sind diese für die Vollständigkeit und Aktualität der genutzten Vergabeunterlagen selbst verantwortlich.

Aufwendungen zur Erstellung des Angebots werden nicht vergütet.

1. Informationen zur Vergabeart, zur Angebots- und zur Bindefrist:

Es wird ein offenes Verfahren zur Vergabe einer Liefer- und Dienstleistung in Form der Bereitstellung einer Software für Zuschuss- und Fördermittelmanagement durchgeführt.

Die Angebotsfrist läuft am 07.10.2026 um 10:00 Uhr ab.

Die Zuschlags- und Bindefrist endet am 30.11.2026.

2. Ausschreibende Stelle/ Auftraggeber/ Lizenznehmer

Ausschreibende Stelle sowie Auftraggeber ist die Stadt Jena vertreten durch die Kommunale Informationstechnik und Telekommunikation (KITT) – ein optimierter Regiebetrieb der Stadt Jena gemäß § 3 Abs. 1 Thüringer Eigenbetriebsverordnung (ThürEBV).

Der Betrieb wird als öffentliche, juristisch nicht selbständige Einrichtung der Stadt Jena geführt und ist in die Organisation der Stadtverwaltung integriert.

Kommunale Informationstechnik und Telekommunikation (KITT) Optimierter Regiebetrieb der Stadt Jena

Rechnungsanschrift: Postfach 100338 Regiebetriebsleiter: Dr. Arndt Döhler Bank: Sparkasse Jena 07703 Jena Telefon: 03641 495500 Kontoinhaber: Stadt Jena E-Mail: kitt@jena.de IBAN: DE06 8305 3030 0018 0121 40 Besucheranschrift: Steinweg 10 BIC: HELADEF1JEN 07743 Jena USt-IdNr.: DE 150 546 569 Leitweg-ID: 16053000-0029-28

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Aufgabe des Betriebes ist es, sämtliche Informations- und Kommunikationstechnologie (Hard- & Software) sowie zugehörige Dienstleistungen für die Stadtverwaltung Jena und die städtischen Eigenbetriebe bedarfsgerecht zu beschaffen, zu betreiben und zu warten sowie die dazugehörigen Servicedienstleistungen bereitzustellen.

Die fachlichen Ansprechpartner werden dem zukünftigen Auftragnehmer mit Zuschlagserteilung mitgeteilt.

3. Vergabeunterlagen

a.) die beim Bieter verbleiben und im Vergabeverfahren zu beachten sind: • dieses Dokument („Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes“) • Anlage 8 – „Erläuterungen zur Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz“ • Anlage 9 – „Informationspflicht der Vergabestelle“ b.) die Vertragsbestandteil werden und mit dem Angebot einzureichen sind • Anlage 1 – „Bewerbungsbedingungen“ • Anlage 2 – „zusätzliche Vertragsbedingungen“ • Anlage 3.1 – „Allgemeine Leistungsbeschreibung“ • Anlage 3.3 – „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung“ • Anlage 3.4.1 – „Entwurf EVB-IT Cloudvertrag“ • Anlage 3.4.2 – „Entwurf Kriterienkatalog für Cloudleistungen“ c.) die ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen sind • Anlage 3.2 – „Leistungsverzeichnis“ (Teil A – D) • Anlage 4 – „Angebotsschreiben“ • Anlage 5 – „Eigenerklärung zur Eignung“ • Anlage 6 – „Erklärung gem. § 19 Abs. 3 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns“ • Anlage 7 – „Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz“ • Anlage 10 – „Ergänzende Eigenerklärung – Sanktionen gegen Russland“

4. Anforderungen an die Eignung der Bieter/ einzureichende Unterlagen

5.1 Hinweise zu den Eignungsanforderungen

Für die Vergabe der Leistung kommen nur Unternehmen in Betracht, die fachkundig, leistungsfähig sowie gesetzestreu und zuverlässig sind. Als Nachweise hierfür hat der Bieter die in den folgenden Unterkapiteln benannten (Eigen-)Erklärungen seinem Angebot beizufügen. Hierfür ist die Anlage 5 „Eigenerklärung zur Eignung“ oder die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) zu nutzen. Alternativ kann der Nachweis der Eignung durch Vorlage eines gültigen Präqualifizierungs- zertifikates erfolgen. In jedem Fall müssen sämtliche Anforderungen erfüllt und nachgewiesen werden.

Beabsichtigt der Bieter Nachunternehmer einzusetzen, so sind auch von diesen die erforderlichen Nachweise zu erbringen.

Beruft sich der Bieter zur Erfüllung des Auftrages auf die Fähigkeiten anderer Unternehmen (Eignungsleihe) ist mit dem Angebot nachzuweisen, dass diese ebenfalls in einem Präqualifikations- verzeichnis eingetragen sind bzw. sind von diesem Unternehmen ebenfalls alle geforderte Eignungsnachweise vorzulegen.

Bei Bietergemeinschaften ist als Rechtsform nur die gesamtschuldnerisch haftende mit bevollmächtigtem Vertreter zugelassen. Eine entsprechende Erklärung ist mit dem Angebot vorzulegen.

Die Vergabestelle behält sich ausdrücklich vor, von dem für den Zuschlag vorgesehenen Bieter behördliche/beglaubigte Originalbescheinigung abzufordern, welche die inhaltlichen Aussagen der

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Eigenerklärungen nachweislich belegen und dokumentieren. Falschangaben in den abgeforderten Eigenerklärungen führen zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse sind in den Angebotsunterlagen entsprechend kenntlich zu machen.

Die Vergabestelle behält sich ferner vor, fehlende oder unvollständige Angaben, Nachweise, Erklärungen oder sonstige Unterlagen innerhalb einer bestimmten Frist nachzufordern. Der Bieter hat keinen Anspruch auf Nachforderung/ Nachreichung.

Der Bieter hat die Vollständigkeit der übermittelten Unterlagen zu überprüfen und fehlende Blätter beim Auftraggeber anzufordern bzw. doppelte Blätter auszusondern und in eigener Zuständigkeit zu vernichten.

5.2 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung Folgende Unterlagen sind einzureichen:  Informationen zur Rechtsform des Bieters und Firmenhauptsitz

5.3 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Folgende Unterlagen sind einzureichen:  Angaben zu den Umsätzen der letzten drei Jahre (ersatzweise Geschäftsberichte der letzten drei Jahre). Mindestanforderung: Der Auftraggeber sieht nur Bieter als leistungsfähig an, die im Mittel der letzten 3 Geschäftsjahre jährlich mindestens 200.000 EUR im benannten Geschäftsbereich umgesetzt haben.

5.4 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Folgende Unterlagen sind einzureichen:  Referenzliste über mindestens 3 ausgeführte Aufträge aus den letzten drei Jahren, die nachweislich in Art und Umfang mit diesem Auftrag vergleichbar sind. Die Referenzen müssen mindestens die folgenden Angaben enthalten: o Bezeichnung der Leistung o Name und Anschrift des Auftraggebers (Referenzgeber) o Ansprechpartner beim Referenzgeber (Name, Telefon) o Ort der Ausführung o Ausführungszeitraum / Vertragslaufzeit o Auftragswert Nur vergleichbare Referenzen können im Rahmen der Eignungsprüfung berücksichtigt werden, d.h. es darf nicht das Recht des Auftraggebers ausgeschlossen oder eingeschränkt werden, weitere Informationen bei den genannten Auftraggebern einzuholen.

5.5 Weitere Anforderungen an die Eignung/ Ausführungsbedingungen Folgende Unterlagen sind einzureichen:  „Erklärung gem. § 19 Abs. 3 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns“ (Anlage 6)  „Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz“ (Anlage 7)  „Ergänzende Eigenerklärung – Sanktionen gegen Russland“ (Anlage 10)

5. Kommunikation

Sollten im Rahmen der Angebotserstellung auf die Leistung bezogene oder verfahrensrechtliche Fragen entstehen, deren Beantwortung sich nicht aus den Vergabeunterlagen erschließt, können diese Fragen schriftlich über die Vergabeplattform

https://www.dtvp.de

zur Beantwortung eingereicht werden. Im Interesse der Bieter sollten auftretende Fragen unverzüglich, jedoch spätestens acht Arbeitstage vor Ablauf der Angebotsfrist (s.o.) gestellt werden,

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damit den Bietern ausreichend Zeit verbleibt, die Antworten bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen.

6. Losweise Vergabe

Die Ausschreibung wird als Gesamtheit vergeben und nicht in Lose aufgeteilt.

7. Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

8. Angebotswertung/ Zuschlagskriterien

Es gelangen nur fristgerecht eingegangene Angebote in die Wertung. Die Nachforderung, Vervollständigung oder Korrektur von Unterlagen, Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und Nachweisen richtet sich nach § 56 VgV. Hierbei setzt der Auftraggeber eine angemessene Frist und übt sein Ermessen unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes aus. Einen Anspruch auf Nachforderung haben die Bieter nicht.

Angebote, die eines der Ausschlusskriterien des § 57 VgV erfüllen, werden nicht gewertet.

Der Auftraggeber prüft die Auskömmlichkeit der Angebote gem. § 60 VgV und verlangt vom Bieter Aufklärung, wenn der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrig sind. Auf Angebote, deren Preise in offenbarem Missverhältnis zur Leistung stehen, darf der Zuschlag nicht erteilt werden.

Der Zuschlag wird nach § 58 VgV auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot erteilt. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes werden ausschließlich die nachfolgenden Kriterien angesetzt:

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Besteht ein Wertungsgleichstand, erhält das Angebot des Bieters den Zuschlag, der in seinem Unternehmen gemessen an seiner Betriebsstruktur mehr als ein anderer Bieter mit gleichwertigem Angebot Maßnahmen zur Förderung der Energieeffizienz durchführt.

9. Preise

Der Auftragsnehmer bindet sich innerhalb der ersten zwei Jahre an seine in Anlage 3.2 Leistungsverzeichnis - Teil C (Hauptleistung) und Teil D (mögl. Anwendungserweiterungen) angegebenen Preise.

Eine Erhöhung der Vergütung kann daher erstmalig 24 Monate nach Beginn der Leistungserbringung, weitere Erhöhungen frühestens jeweils 12 Monate nach Wirksamwerden der vorherigen Erhöhung angekündigt werden. Eine Erhöhung wird drei Monate nach der Ankündigung wirksam. Die Erhöhung hat angemessen und marktüblich zu sein und darf maximal 3% der zum Zeitpunkt der Ankündigung der Erhöhung geltenden Vergütung betragen.

Ferner findet die Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen Anwendung.

Bieter haben mit ihrem Angebot auskömmliche Preise anzubieten. Erscheint ein Angebot im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig wird der Auftraggeber vom Bieter Aufklärung verlangen. Auf Angebote, deren Preise in offenbarem Missverhältnis zur Leistung stehen, darf der Zuschlag nicht erteilt werden. Vor diesem Hintergrund haben die Bieter in ihrem Angebot mit einem auskömmlichen und kostendeckenden Stundenverrechnungssatz zu kalkulieren.

10. Ausführungsfrist/ Vertragslaufzeit

Die Ausführungsfristen ergeben sich aus Anlage 3.1 – Allgemeine Leistungsbeschreibung. Der Vertrag wird über eine Mindestvertragslaufzeit von zwei Jahren abgeschlossen.

11. Vertrag

Nach Zuschlagserteilung wird ein EVB-IT Cloud Vertrag abgeschlossen, welcher als Entwurf den Ausschreibungsunterlagen beiliegt. Dieser wird nach Zuschlagserteilung mit den entsprechenden Angaben aus dem Angebot ergänzt.

Es gelten die Bestimmungen aus dem EVB-IT Vertrag und den zugehörigen AGBs. Alle Unterlagen können unter folgender Adresse eingesehen werden: https://www.digitale-verwaltung.de/Webs/DV/DE/aktuelles-service/it-einkauf/evb-it-und- bvb/aktuelle_evb-it-node.html

12. Zahlungsbedingungen und Rechnungsstellung

Die Implementierungskosten können erst nach Abnahme der vollumfänglich funktionstüchtigen gem. Anlage 3.2 konfigurierten Software abgerechnet werden. Die Abrechnung der laufenden Kosten erfolgt ebenfalls ab dem Zeitpunkt der Abnahme. Rechnungen für die laufenden Kosten sind quartalsweise zu stellen. In allen Rechnungen sind die Nettopreise aufzuführen, die Umsatzsteuer ist gesondert auszuweisen.

Zahlungsziel ist 30 Tage netto. Vorauszahlungen (in Bezug auf Implementierungskosten) werden nicht geleistet.

Werden (Rechen-) Fehler in der (Ab-) Rechnung oder bezüglich der Rechnungsbegleichung durch einen der Vertragspartner festgestellt, so sind beide verpflichtet, sich gegenseitig hierauf hinzuweisen und einen Ausgleich vorzunehmen. Die Vertragspartner sind insbesondere nicht berechtigt, sich auf einen Wegfall der Bereicherung zu berufen.

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13. Erfüllungsort und Gerichtsstand

Erfüllungsort ist 07743 Jena. Gerichtsstand für beide Partner ist Jena.

14. Angebotsausschluss

Der Angebotsausschluss erfolgt gemäß §§ 123, 124 GWB, §§ 57 VgV sowie Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022. Unzulässig sind weiterhin wettbewerbsbeschränkende Verhaltensregeln. Ein Verstoß führt zum Ausschluss des Angebotes.

Angebote, die die in dem jeweiligen Leistungsbeschreibung geforderten Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden ebenfalls von der Wertung ausgeschlossen. Auf Punkt 4 dieses Anschreibens (Anforderungen an die Eignung der Bieter/ einzureichende Unterlagen) wird zusätzlich hingewiesen.

15. Zugelassene Angebotsabgabe, Zuschlagserteilung

Es besteht ein elektronisches Vergabeverfahren. Die Angebotsabgabe ist ausschließlich elektronisch in Textform nach § 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) oder mit fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur zulässig. Ist bei einem Angebot in Textform der Bieter sowie die Person des Erklärenden nicht erkennbar, wird das Angebot ausgeschlossen.

Das Angebot ist zusammen mit den Anlagen bis zum Ablauf der Angebotsfrist über die Vergabeplattform https://www.dtvp.de zu übermitteln.

Das Angebot muss alle Preise und sonstigen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten. Es muss an den dafür vorgesehenen Stellen mit den Angaben gemäß § 126b BGB (Textform) bzw. einer fortgeschrittenen oder qualifizierten Signatur versehen sein. Fehlende Angaben und Erklärungen können zum Ausschluss des Angebotes führen. Eine fehlende Preisangabe oder eine fehlende Eintragung gem. § 126b BGB bzw. Signatur auf dem Angebot können nicht nachgeholt werden und führen zwingend zum Ausschluss des Angebotes.

Änderungen oder Berichtigungen der Angebote sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Sie sind ebenfalls über die Vergabeplattform einzureichen. Angebote können bis zum Ablauf der Angebotsfrist zurückgezogen werden.

Das Angebot ist in deutscher Sprache zu verfassen.

Die Zuschlagserteilung erfolgt elektronisch über die Vergabeplattform. Wird der Zuschlag rechtzeitig innerhalb der Bindefrist und ohne Änderung erteilt, ist der Vertrag zu den Vorgaben dieses Verfahrens rechtskräftig zustande gekommen. Dies gilt unbeschadet einer möglichen späteren schriftlichen Festlegung in Form einer Vertragsurkunde (z.B. EVB-IT Vertrag).

Es gelten die zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB) der Stadt Jena für Lieferungen und Leistungen sowie die VOL/B.

16. Nachprüfung (§14 Abs. 3 ThürVgG)

Solange ein wirksamer Zuschlag (Vertragsabschluss) noch nicht erteilt ist, kann als Rechtsbehelf ein Nachprüfantrag bei

Geschäftsstelle der Vergabekammer Telefon: 0361 57332 1254 Fax: 0361 57332 1059

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nachpruefungsstelle@tlvwa.thueringen.de

gestellt werden. Auf die Kostenfolge nach § 14 Abs. 5 ThürVgG für Nachprüfungsverfahren wird verwiesen.

17. Schlussbestimmung

Mündliche Nebenabsprachen und Zusicherungen bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für einen etwaigen Verzicht auf die Schriftform.

Machen die Parteien von Rechten aus dem Vertrag im Einzelfall nicht Gebrauch bedeutet dies keinen Verzicht für die Zukunft.

Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam oder undurchführbar sein, berührt dies die Wirksamkeit dieses Vertrages im Übrigen nicht. An Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine solche Regelung, die dem wirtschaftlichsten Zweck der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung am nächsten kommt.

Mit freundlichen Grüßen

Einkauf und Finanzsteuerung

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