Erläuterungen
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 |
|---|---|---|
| Ausfüllhinweise/ Erläuterungen | ||
| Ausfüllhinweise | ||
| Durch den Bieter sind in den Tabellenblättern "Teil A", "Teil B", "Teil C" und "Teil D" die jeweils blau hinterlegten Felder auszufüllen. Dies betrifft: | ||
| Teil A - Fachlicher Anforderungskatalog | Spalte F und G | |
| Teil B - Technischer Anforderungskatalog | Spalte G und H | |
| Teil C - KOSTEN der Hauptleistung | Teil C | Spalte C |
| Teil D - KOSTEN für Optionen und weitere mögliche Anwendungserweiterungen | Teil D | Spalte B und C für zusätzliche Positionen |
| Kriterien | ||
| K.O.-Kriterien: | Bei den K.O.-Kriterien handelt es sich um Ausschlusskriterien. Hierfür werden keine Punkte vergeben. | |
| Bieter, die nicht alle K.O.-Kriterien erfüllen, scheiden aus. | ||
| Informative Kriterien: | Einige Anforderungen haben nur einen informativen Charakter. | |
| Sie werden daher nicht mit Punkten bewertet und sind mit der Bemerkung "informativ" gekennzeichnet. | ||
| Bewertungskriterien: | Kriterien, welche bei der Leistungsbetrachtung Berücksichtigung finden | |
| Wertung | ||
| Die Bewertung der eingehenden Angebote erfolgt durch den Auftraggeber nach den in der Ausschreibung bekanntgegebenen Kriterien. Es gelten folgende Definitionen: | ||
| max. erreichbare Bewertungspunkte | Entsprechend der Wichtigkeit für den Auftraggeber werden die Bewertungskriterien mit unterschiedlichen maximalen Punktzahlen unterlegt (3, 5, 7) | |
| Grad der Erfüllung | Der AG bewertet die Angaben des Bieters unter Berücksichtigung der Eintragungen der jeweiligen Tabellenzeile, Angaben aus der einzureichenden Konzept (Leistungsdarstellung) sowie aus der bei Bedarf stattfindenden Präsentation. Hierbei vergibt der AG die Werte 0 - nicht erfüllt; 0,5 - teilweise erfüllt; 1 - vollständig erfüllt. | |
| Ergebnis: | Der Grad der Erfüllung wird je Kriterium mit der maximal erreichbaren Wertung multipliziert | |
| Summierung der Positionspunktzahlen: | Die Summe aller Ergebniswerte für Teil A und Teil B gehen gesondert in die Schlusswertung ein | |
| Auswertematrix | Der Reiter Auswertematrix ist für den Bieter rein informativ. Hier erfolgt die automatische Zusammenführung der Wertung der Einzelbereiche. Der Teil A (fachliche Wertung) geht in die Schlusswertung mit 50% ein, 20% der Schlusswertung gehen über die Bewertung des Teil B und 30% über den Preis aus Teil C ein. Der Teil D geht nicht in die Wertung ein. |
Teil A
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 | Unnamed: 8 | Unnamed: 9 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Teil A - Fachlicher Anforderungskatalog | |||||||||
| Bitte legen Sie Ihrem Angebot ein Umsetzungskonzept bei (siehe auch Anlage 3.1). | |||||||||
| Priorität | Tabelle | Nummer | Anforderung | Wird die Anforderung aus Spalte E durch das angebotene Produkt erfüllt und wenn ja, in welchem Umfang? (vom Bieter auszufüllen) | Zusätzliche Angaben/ Erläuterungen in einer Anlage vorhanden? Ja/ Nein (vom Bieter auszufüllen) | max. erreichbare Bewertungs- punkte | Grad der Erfüllung (vom Auftraggeber auszufüllen) | Ergebnis (wird berechnet) | |
| 0. | Grundsätzliches | ||||||||
| K.O. - Kriterium | A | 0.1 | Es handelt sich um eine Standardsoftware-Lösung | ||||||
| K.O. - Kriterium | A | 0.2 | Die Software ist für die Verwaltung der Vergabe von Zuwendungen vorgesehen (Stadt Jena als Fördermittelgeber) | ||||||
| K.O.-Kriterium | A | 0.3 | Die Software ist für die Verwaltung von empfangenen Zuwendungen vorgesehen (Stadt Jena als Fördermittelempfänger) | ||||||
| K.O. - Kriterium | A | 0.4 | Es sind (beliebig viele) unterschiedliche Förderprogramme mit jeweils (beliebig vielen) verschiedenen Formularen konfigurierbar | ||||||
| 1. | Inhaltliche Anforderungen an die Software | ||||||||
| 1.1 Unternehmen - Stammdaten | Antrag | ||||||||
| K.O.-Kriterium | A | 1.1.1 | Antragstellende können sich im Portal selbst registrieren, ihre Stammdaten erfassen und ändern. Das Frontend bietet eine Uploadfunktion für Anhänge und Dokumente in Standardformaten (.pdf, .jpg, .png, etc.). Es kann zwischen Pflicht- und optionalen Angaben differenziert werden | ||||||
| K.O.-Kriterium | A | 1.1.2 | Die Software setzt sich aus einem Portalteil (Onlineanträge/ Benutzerkonten für Antrag-stellende = Frontend) sowie einem Sach-bearbeiterteil (Backend) zusammen. | ||||||
| Bewertung | A | 1.1.3 | Hauptaufgaben in der Antragsbearbeitung können mehrere Unteraufgaben enthalten, die unabhängig voneinander bearbeitet werden können | 5 | 0 | ||||
| K.O. - Kriterium | A | 1.1.4 | Die verschiedenen Förderprogramme werden transparent im Frontend dargestellt. Die entsprechenden Richtlinien (Beschlüsse/ Dokumente) sind abbildbar | ||||||
| Bewertung | A | 1.1.5 | Fördersummen und Quoten sind detailliert und nachvollziehbar darstellbar (fest definierbare Oberpositionen mit der Möglichkeit detaillierter Untergliederungen) | 5 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 1.1.6 | Im Falle einer Weiterförderung können Informationen und Dokumente des Vorantrags eingesehen oder übernommen werden (z. B. über Kopien/ weitere Standorte oder Verlinkungen/ Verknüpfungen) | 5 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 1.1.7 | Es besteht die Möglichkeit, Förderanträge in Form von Weiterförderungen zu verlängern. Formal handelt es sich dabei um neue Anträge, die entsprechend erneut und individuell prozessiert werden. Informationen zum Vorantrag sind verknüpft und schnell abrufbar | 5 | 0 | ||||
| K.O.-Kriterium | A | 1.1.8 | Der Prozess der Bearbeitung eines aktiven Vorgangs kann variabel angepasst und erweitert werden, z. B. wenn unvorhergesehen eine Freigabe/ Einschätzung eines Dritten notwendig ist. | ||||||
| K.O.-Kriterium | A | 1.1.9 | Die Prüfung des Antrags verläuft als Workflow (der Workflow kann frei definiert werden) ähnlich eines Ticketsystems: Der Antrag wird durch unterschiedliche Personen (Mehraugenprüfung) zu verschiedenen Zeitpunkten mit unterschiedlichen Aufgaben bearbeitet. Der Status des Vorgangs ist jederzeit transparent für alle Beteiligten einsehbar | ||||||
| K.O.-Kriterium | A | 1.1.10 | Der Antragsteller muss vor einreichen des Antrags bestätigen, dass alle Ausgaben notwendig sind, diese wirtschaftlich und sparsam verwendet werden und die Angaben im Antrag der Richtigkeit entsprechen. | ||||||
| 1.2 Indikatoren | Bewilligung | ||||||||
| K.O.-Kriterium | A | 1.2.1 | Die Lösung ermöglicht die Bescheiderstellung sowie die regulatorisch korrekte Zustellung an den Antragstellenden | ||||||
| Bewertung | A | 1.2.2 | Es kann ein standardisierter Bescheidtext verwendet werden. Bei abweichenden Richtlinien kann dieser durch andere Textbausteine ersetzt werden. Positionen wie der Kosten- und Finanzierungsplan können nur vom Antragsteller vorgegeben werden und werden automatisch in den Bescheid eingefügt | 7 | 0 | ||||
| K.O.-Kriterium | A | 1.2.3 | Der Zuwendungsempfänger kann eine Änderungsmitteilung (aufgrund von Mitteilungs-pflichten) einreichen. Die Verwaltung kann daraufhin ein Informationsschreiben senden oder bei Bedarf einen Änderungs- oder Aufhebungsbescheid. | ||||||
| Bewertung | A | 1.2.4 | Der Antragsteller hat über das Nutzerportal die Möglichkeit, auch vor Ablauf der vorgegebenen Frist auf sein Widerspruchsrecht in rechtsverbindlicher Form zu verzichten und damit eine frühere Auszahlung zu ermöglichen. | 5 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 1.2.5 | Abweichende Bescheidung/ Teilfinanzierung: Wird nur ein Teil der beantragten Fördersumme bewilligt, wird der Antragstellende über diese Entscheidung informiert und kann auf Basis der reduzierten Summe ggf. einen angepassten Antrag stellen. Die Daten aus dem ursprünglichen Antrag stehen dafür zur Verfügung und müssen nur partiell angepasst werden. | 7 | 0 | ||||
| 1.3 Maßnahmen-Monitoring und Controlling | Mittelabruf und Mitteilungspflicht | ||||||||
| Bewertung | A | 1.3.1 | Es stehen verschiedene Auszahlungsvarianten zur Wahl (zum Beispiel Mittelabruf und Ratenzahlung) | 7 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 1.3.2 | Es ist für den Antragssteller und die Verwaltung jederzeit ersichtlich welche Gelder bereits abgerufen wurden und welche Summe noch abgerufen werden können (Beispielsweise über ein Dashboard) | 7 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 1.3.3 | Weitere Zahlungsoptionen können durch den Administrator individuell konfiguriert werden | 5 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 1.3.4 | Vor Ablauf der Widerspruchsfrist kann kein Mittelabruf ausgezahlt werden | 5 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 1.3.5 | Es besteht die Möglichkeit Gelder auszuzahlen, bevor der Bescheid erlassen wurde | 7 | 0 | ||||
| 1.4 Szenarien | Verwendungsnachweis und Abrechnung | ||||||||
| K.O.-Kriterium | A | 1.4.1 | Verwendungsnachweise müssen über das System erstellt werden | ||||||
| Bewertung | A | 1.4.2 | Nach Abschluss eines Vorgangs können Dokumente hinzugefügt werden | 5 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 1.4.3 | Es kann ein standardisiertes Abrechnungsschreiben verwendet werden. Der Text kann dabei durch ganze Textbausteine ersetzt werden. | 5 | 0 | ||||
| K.O.-Kriterium | A | 1.4.4 | Der Antragsteller muss vor einreichen des Verwendungsnachweises bestätigen, dass alle Ausgaben notwendig sind, diese wirtschaftlich und sparsam verwendet werden und die Angaben im Antrag der Richtigkeit entsprechen. | ||||||
| 1.5 Potenziale | Auswertung, Vergleiche und Planungen (Controlling) | ||||||||
| Bewertung | A | 1.5.1 | Die Lösung bietet die Möglichkeit standardisierter Sachberichte, konkreter: KPIs für Wirkungs-kontrolle /-messung (Schulnoten oder 0/1-Wertung), Angabe von Erläuterungen zu sinnvollen KPIs (um Vorhaben nach wiederholenden Schemata zu bewerten). | 7 | 0 | ||||
| K.O.-Kriterium | A | 1.5.2 | Anträge und Verwendungsnachweise von verschiedenen Trägern, Projekten und Förderjahren können verglichen werden | ||||||
| K.O.-Kriterium | A | 1.5.3 | Finanzierungsinformationen sind jederzeit über-sichtlich einsehbar (Auszahlungsplanung, Über-sichten und Summen, bereits anteilig abgerufene Mittel, Vergleich von Fördermittelantrag und Aus-zahlung) auch antragsübergreifend und selektierbar je Fördermittelgeber, Variabilität in der Definition /Filterung des Zeitraums etc. | ||||||
| K.O.-Kriterium | A | 1.5.4 | Die Software ist in der Lage, Übersichten und Statistiken zu erstellen und zu exportieren (mindestens in xls): z. B. Übersicht laufender Projekte gesamt/ nach Status /je Sachbearbeiter, Übersicht aller Anträge je Antragsteller/ Institution, Überblick über Förderbudgets und Restvolumen | ||||||
| Bewertung | A | 1.5.5 | Übersichten über die Projekte/ Anträge (und damit eine effektive Steuerung der Fördermittelanträge) sind individuell erstellbar (siehe auch Dashboard) | 7 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 1.5.6 | Reports für erhaltene Fördermittel sind möglich | 5 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 1.5.7 | Regelmäßige, automatisierte Reports, die an einen vordefinierten Empfängerkreis per E-Mail versendet werden, können systemseitig definiert werden. | 3 | 0 | ||||
| 2.1 Dashboard | Kommunikation | ||||||||
| Bewertung | A | 2.1.1 | Interne und externe Benachrichtigungs-E-Mails (bspw. Status-Änderungen, Erinnerungen und Empfängerkreis) können individuell je Nutzer oder alternativ durch den Administrator konfiguriert werden | 7 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 2.1.2 | Eingabehilfen und Nutzerführung: Nutzer werden in allen Prozessen von der Registrierung, über die Antragsstellung bis zur Abrechnung unterstützt (z. B. durch Infoboxen im Antrag, KI-Assistent, Erinnerungen, Plausibilitätsprüfung) | 7 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 2.1.3 | Rückkanal: Die Lösung bietet die Möglichkeit, an verschiedenen Stellen des Prozesses mit dem Antragsteller in Kontakt zu treten (bspw. um fehlende Daten einzufordern und Änderungen im Antrag/ Verwendungsnachweis vorzunehmen) | 7 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 2.1.4 | System-Benachrichtigungen kann sich jeder Nutzer individuell einrichten (z. B. Terminüber-schreitungen, Fristerinnerungen, neue Anträge, vollständiger Mittelabruf, u. Ä.) | 5 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 2.1.5 | Es besteht alternativ die Möglichkeit, Zugänge für Antragstellende im Backend anzulegen | 7 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 2.1.6 | Bei manuell im Backend angelegten Nutzerprofilen erfolgt automatisch eine Benachrichtigung inkl. Verifizierungsaufforderung und Zurücksetzen des Passworts per E-Mail an den Nutzer | 7 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 2.1.7 | Projektstatus und Bearbeitungsstatus sind differenziert und unabhängig voneinander anpassbar | 5 | 0 | ||||
| K.O.-Kriterium | A | 2.1.8 | Die angebotene Anwendung muss den Anforderungen des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) entsprechen. Sämtliche Funktionen der digitalen Antragstellung sowie der Antragsbearbeitung in der Software sind barrierefrei nutzbar. Dies umfasst insbesondere das jedes Feld mit der Tastatur angesteuert werden muss. | ||||||
| 2.2 Unterstützung gemeinschaftliches Arbeiten und Projektmanangement | |||||||||
| K.O.-Kriterium | A | 2.2.1 | Je Antragsart (z. B. unterschiedliche Programme, unterschiedliche Zuwendungsarten) können individuell unterschiedliche Formulare durch Administratoren erstellt werden | ||||||
| Bewertung | A | 2.2.2 | Förderanträge können auch durch Sachbearbeiter manuell erstellt werden | 5 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 2.2.3 | Aufgaben innerhalb der Antrags- und Verwendungsnachweisbearbeitung können parallel von mehreren Personen bearbeitet werden | 5 | 0 | ||||
| 3. Datenerfassung und Datenaustausch | |||||||||
| Bewertung | A | 3.1 | Die Lösung bietet eine eigene E-Akte, die Akten und Dokumente revisionssicher archiviert und entsprechend geltender Aufbewahrungs- und Löschfristen aufbewahrt und vernichtet | 5 | 0 | ||||
| K.O.-Kriterium | A | 3.2 | Änderungen und die vollständige Historie eines Falls und jedes Dokuments können nachvollzogen werden. Umfang und Speicherdauer der Protokollierung sind variabel konfigurierbar | ||||||
| Bewertung | A | 3.3 | Es besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Versionsstände von Dokumenten zu dokumentieren | 7 | 0 | ||||
| K.O.-Kriterium | A | 3.4 | Über eine Dublettenprüfung wird die Mehrfach-anlage von Nutzern (durch sie selbst oder andere Personen) verhindert. (z. B. über E-Mail-Adresse oder Name in Verbindung mit Institution) | ||||||
| Bewertung | A | 3.5 | Es besteht die Möglichkeit Nutzerprofile zusammenzuführen | 5 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 3.6 | Es besteht die Möglichkeit, die Mehrfachanlage von Förderanträgen (z. B. zwei Mal durch je eine Person zum selben Fördervorhaben) zu vermeiden | 3 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 3.7 | Fördervorhaben, die aus verschiedenen Pro-grammen mit wiederum verschiedenen Richtlinien finanziert werden, sind abbildbar. Dies beinhaltet in diesem Fall die konkrete Zuordenbarkeit zu den verschiedenen Richtlinien | 5 | 0 | ||||
| 4. Softwareergonomie/ Sonstiges | |||||||||
| K.O.-Kriterium | A | 4.1 | Die Software ist mandantenfähig | ||||||
| Bewertung | A | 4.2 | Das System vermeidet Medienbrüche vollständig oder weitestgehend (von der Antragstellung bis zur Abrechnung). | 3 | 0 | ||||
| K.O.-Kriterium | A | 4.3 | Es wird eine Demo- / Testversion bzw. ein Account, Tenant oder Namespace (System) für mehrere Nutzer-/Nutzergruppen für Test- und Schulungszwecke zur Verfügung gestellt, um User Experience und User Interface kennenzulernen | ||||||
| Bewertung | A | 4.4 | Es gibt eine verwaltungsmäßige, betriebs-wirtschaftliche und fachliche Arbeitsebene. (drei Stufen der internen Antragsbearbeitung) | 7 | 0 | ||||
| K.O.-Kriterium | A | 4.5 | Funktionen und Prozesse innerhalb des Systems sind durch den Administrator und unabhängig vom Softwarehersteller individuell konfigurierbar. (Beispiele: Online-Formulare, Berechnungen, Workflows) | ||||||
| Bewertung | A | 4.6 | Ein Dashboard im Backend liefert Informationen zu aktuellen Entwicklungen, Veränderungen und Neuigkeiten | 7 | 0 | ||||
| K.O.-Kriterium | A | 4.7 | Es gibt ein Benutzerhandbuch für das Backend | ||||||
| Bewertung | A | 4.8 | Es gibt einen Leitfaden für Benutzer des Front-ends | 5 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 4.9 | Eingangsbestätigungen für Anträge, Ver-wendungsnachweise werden automatisch versandt | 7 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 4.10 | Je Antragsteller können mindestens 10 Ansprechpartner angelegt /gespeichert werden | 7 | 0 | ||||
| K.O.-Kriterium | A | 4.11 | Rücknahmen, Widerrufe und Teil-Widerrufe der Förderungen können abgebildet werden | ||||||
| Bewertung | A | 4.12 | Es gibt die Möglichkeit, für Anträge und Verwendungsnachweise Standardprüfvermerke anzufertigen | 7 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 4.13 | Die Software arbeitet mit der Fenstertechnik, um mehrere Bildschirmmasken gleichzeitig nebeneinander legen zu können. | 5 | 0 | ||||
| K.O.-Kriterium | A | 4.14 | In der Software werden Förderverfahren formal beendet. (nach allen Schleifen für Prüfung, Bescheidung, Widersprüchen, etc.) Der Abschluss wird nachvollziehbar dokumentiert | ||||||
| Bewertung | A | 4.15 | Es existieren vordefinierte auswählbare Stammdaten (z. B. Dropdown-Menü für Fördermittelgeber, -programme, Aufwand / Invest /Mix, Ansprechpartner, Antragssumme, Gesamtsumme in Jahresscheiben), Fristen (Nach-reichung von Unterlagen, Zwischenberichte, Mittelabrufe, Bewilligungszeitraum, Verwendungs-nachweis), Dokumentenupload mit der Möglichkeit von Konfigurierungen (optionale und pflichtige Felder), Möglichkeit der Versionierung von Stammdaten (Bescheid, Änderungsbescheid, Ver-wendungsnachweis, Bescheid zum Verwendungs-nachweis, Widerspruch) inkl. Fristenpflege | 5 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 4.16 | Es besteht die Möglichkeit, Freitext-Kommentare oder Aktenvermerke je Förderakte und Bearbeitungsschritt verfassen zu können (Notizen abseits der Standard-Datenfelder) | 5 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 4.17 | Für einen späteren Anschluss an ein DMS, sollte eine CMIS-Schnittstelle vorhanden sein, um später Rechnungsworkflows zu starten und ggf. eine notwendige Revisionssicherheit herstellen zu können. | 7 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 4.18 | Um ggf. Budgets abzurufen sollte eine xFinanz-Schnittstelle zur Verfügung stehen | 7 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 4.19 | Die Software bietet die Möglichkeit die CI der Stadtverwaltung mit einzupflegen und die Original Briefkopfbögen zu verwenden | 7 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 4.20 | Die Software ist unter einer Domain der Form jena.de erreichbar sein | 5 | 0 | ||||
| Bewertung | A | 4.21 | Das System ist mehrsprachig | 5 | 0 | ||||
| K.O.-Kriterium | A | 4.22 | Die Software bietet die Möglichkeit, einen Vertrag oder einen vorläufigen Bescheid auszustellen, bevor der tatsächliche Bescheid erlassen wird. Im Bescheid wird die Vorauszahlung vom noch zu zahlenden Betrag abgezogen. | ||||||
| K.O.-Kriterium | A | 4.23 | Die Software bietet die Möglichkeit, Vorgänge auf Wiedervorlage zu legen. | ||||||
| Bewertung | A | 4.24 | Anträge können unterschiedlichen Untersachkonten (USK's) zugeordnet werden | 5 | 0 | ||||
| SUMME: | 276 | 0 | |||||||
| Anzahl K.O.-Kriterium: | 25 | ||||||||
| davon erfüllt: | 0 |
Teil B
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 | Unnamed: 8 | Unnamed: 9 | Unnamed: 10 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Teil B - Technischer Anforderungskatalog | ||||||||||
| Priorität | Tabelle | Nummer | Anforderung | Weitere Hinweise/ Verweise o.ä. | Wird die Anforderung aus Spalte E durch das angebotene Produkt erfüllt und wenn ja, in welchem Umfang? (vom Bieter auszufüllen) | Zusätzliche Angaben/ Erläuterungen in einer Anlage vorhanden? Ja/ Nein (vom Bieter auszufüllen) | max. erreichbare Bewertungspunkte | Grad der Erfüllung (vom Auftraggeber auszufüllen) | Ergebnis (wird berechnet) | |
| 1. Allgemeine Rahmenbedingungen (Gegenstand des Vertrages, Art und Umfang der Leistung, Nutzungsverbote etc.) | ||||||||||
| K.O.-Kriterium | B | 1.1 | Bereitgestellt wird eine Leistung als Software as a Service (SaaS) Anwendung innerhalb einer Public Cloud. | Siehe Kriterienkatalog für Cloudleistungen zum EVB-IT Cloudvertrag Kriterien-Nr. 1. (https://www.cio.bund.de/SharedDocs/downloads/Webs/CIO/DE/digitale-loesungen/it-beschaffung/evb-it-bvb/basisvertraege/cloud/kriterienkatalog-fuer-cloudleistungen.docx) | ||||||
| K.O.-Kriterium | B | 1.2 | Es werden mind. 10 namentliche Benutzerlizenzen oder Benutzeraccounts bereit gestellt. | Siehe Kriterienkatalog für Cloudleistungen zum EVB-IT Cloudvertrag Kriterien-Nr. 7. | ||||||
| Informativ | B | 1.3 | Leistungs- und Funktionsumfang je nach Preiskategorie aufzuzeigen. | Eindeutige und transparente Darstellung des Leistungs- und Funktionsumfangs einschließlich einer klaren Zuordnung der einzelnen Leistungen. Zudem ist nachvollziehbar auszuweisen, für wie viele Backend- und Frontend-Nutzer der angebotene Leistungs- und Funktionsumfang ausgelegt bzw. enthalten ist. | ||||||
| Informativ | B | 1.4 | Es soll aufgezeigt werden, wie viele Nutzer (Antragssteller) im Portalbereich gleichzeitig ohne signifikante Abnahme der Leistung der Software arbeiten können. | |||||||
| K.O.-Kriterium | B | 1.5 | Es sollen mehrere Nutzer (mindestens 5) gleichzeitig ohne signifikante Abnahme der Leistung in der Software arbeiten können. | Siehe Kriterienkatalog für Cloudleistungen zum EVB-IT Cloudvertrag Kriterien-Nr. 7. | ||||||
| Bewertung | B | 1.6 | Die SaaS-Anwendung bietet eine einheitliche, webbasierte Bedieneroberfläche, die aus deutschsprachigen Bedienelementen, Texten und Dialogen (z.B. Auswahllisten, Labeln und Menüs) besteht. | 5 | 0 | |||||
| Bewertung | B | 1.7 | Die SaaS-Anwendung verfügt entweder über einen eigens bereitgestellten Email-Service oder könnte an einen externen Service angebunden werden: SMNP/IMAP | 7 | 0 | |||||
| 2. Leistungsort, Zugriff / Speicherplatz | ||||||||||
| K.O.-Kriterium | B | 2.1 | Die Speicherung und sonstige Verarbeitung von Daten des Auftraggebers durch den Auftragnehmer erfolgt ausschließlich innerhalb der EU und des EWR. | Weiterführend in EVB-IT Cloud AGB Ziffer 4 (https://www.cio.bund.de/SharedDocs/downloads/Webs/CIO/DE/digitale-loesungen/it-beschaffung/evb-it-bvb/basisvertraege/cloud/cloud-agb.pdf) | ||||||
| Bewertung | B | 2.2 | Der Zugriff auf die Leistung erfolgt über das öffentliche Internet mit einem marktüblichen Web-Browser ohne unangemessene oder marktunübliche Browser-Einstellungen und ohne spezielle Zugriffssoftware. Der Übergabepunkt ist das Gateway des Auftragnehmers in das Internet. | Weiterführend in EVB-IT Cloud AGB Ziffer 5.1 Siehe Kriterienkatalog für Cloudleistungen zum EVB-IT Cloudvertrag Kriterien-Nr. 12 | 7 | 0 | ||||
| Bewertung | B | 2.3 | Datenabfragen oder Datenmanipulationen können via APIs (bevorzugt REST) durchgeführt werden und sind hinreichend in einem Nutzer- oder Betriebshandbuch dokumentiert. | Siehe Kriterienkatalog für Cloudleistungen zum EVB-IT Cloudvertrag Kriterien-Nr. 12 | 7 | 0 | ||||
| Informativ | B | 2.4 | Die Größe des zur Verfügung stehenden Speichers ist dem Auftraggeber je nach SaaS Leistungsumfang aufzuzeigen. | Siehe Kriterienkatalog für Cloudleistungen zum EVB-IT Cloudvertrag Kriterien-Nr. 13. | ||||||
| Bewertung | B | 2.5 | Soweit der Auftraggeber die Größe des ihm zur Verfügung stehenden Speicherplatzes nicht selbst bestimmen kann, z.B. durch Konfiguration des Dienstes und auch keine bestimmte Größe vereinbart ist, stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber für die vertragsgemäße Nutzung der Leistung ausreichenden Speicherplatz zur Verfügung. | Weiterführend in EVB-IT Cloud AGB Ziffer 5.5 | 7 | 0 | ||||
| 3. IT-Sicherheit, Datenschutz und Vertraulichkeit | ||||||||||
| Die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung des Rechtes auf informationelle Selbstbestimmung ergeben sich aus dem LDSG sowie den Anforderungen aus den IT-Grundschutz-Katalogen des BSI. Hierbei geht es um die Sicherheits- bzw. Schutzziele "Vertraulichkeit, Integrität (Verlässlichkeit), Verfügbarkeit, Authentizität (Verbindlichkeit), Revisionsfähigkeit und Transparenz". | ||||||||||
| K.O.-Kriterium | B | 3.1 | Die SaaS Anwendung verfügt über ein Identitäts- und Berechtigungsmanagement. Zugangs- und Zugriffsberechtigungen können durch den Auftraggeber frei definiert werden. | Siehe Kriterienkatalog für Cloudleistungen zum EVB-IT Cloudvertrag Kriterien-Nr. 10. C5 Zusatzkriterium IDM-02 https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/Broschueren/C5\_2020.pd | ||||||
| K.O.-Kriterium | B | 3.2 | Es besteht ein Rechte- und Rollenkonzept für verschiedene User-Gruppen, das Lese-/Schreibzugriffs-/Löschrechte für interne/externe User differenziert ausgestaltet. | |||||||
| Bewertung | B | 3.3 | Das Berechtigungskonzept erstreckt sich auch auf alle in der SaaS Anwendung möglichen Recherche- und Auswertungsmöglichkeiten. | 3 | 0 | |||||
| Bewertung | B | 3.4 | Eine Änderung des Erstpasswortes kann erzwungen werden. | 3 | 0 | |||||
| Bewertung | B | 3.5 | Die Lösung sollte grundlegend in der Lage sein, die Authentifizierung über ein externes Single-Sign-On System (SSO), wie z.B. KeyCloak, zu ermöglichen. | 3 | 0 | |||||
| Bewertung | B | 3.6 | Kompatibilität und Unterstützung von OpenID Connect (OIDC) Die zu beschaffende Lösung sollte eine standardkonforme Integration mit einem OpenID Connect (OIDC) Identity Provider (IdP) ermöglichen, um eine zentrale Authentifizierung und Single Sign-On (SSO) zu unterstützen. | 5 | 0 | |||||
| Bewertung | B | 3.7 | Hybrid-Authentifizierung (SSO + externe Authentifizierung) Da SSO nur für interne Mitarbeiter genutzt werden soll, soll ein separater, externer Authentifizierungs-Kanal über Benutzerkonten angeboten und vorzugsweise beide Stränge parallel ermöglicht werden. | 7 | 0 | |||||
| K.O.-Kriterium | B | 3.8 | Der Auftragnehmer verfügt für die Bereitstellung der Leistung (inklusive der dazu notwendigen infrastrukturellen, organisatorischen, personellen und technischen Komponenten) über ein angemessenes, dokumentiertes und implementiertes Sicherheitskonzept sowie ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) einschließlich eines Notfall-Managements, welche vorzugsweise nach ISO 27001 zertifiziert sind oder sich strukturell daran orientieren. | Weiterführend in EVB-IT Cloud AGB Ziffer 6.2.1 | ||||||
| K.O.-Kriterium | B | 3.9 | Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Einhaltung der Vorgaben an die IT-Sicherheit nachzuweisen. Auf Anforderung des Auftraggebers legt der Auftragnehmer insbesondere die gemäß Mindeststandard für externe Cloudleistungen des BSI geforderten Sicherheitsnachweise vor. | Weiterführend in: EVB-IT Cloud AGB Ziffer 6.4 | ||||||
| K.O.-Kriterium | B | 3.10 | Der Auftragnehmer erbringt die Leistungen unter Einhaltung des bei Vertragsschluss jeweils aktuellen Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue - C5 (Basiskriterien). Zudem beachtet der Auftragnehmer die durch den Auftraggeber zum Vertragsinhalt gemachten Sicherheitsanforderungen, z.B. aus seiner Sicherheitsrichtlinie im Sinne des Mindeststandard(s) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zur Nutzung externer Cloud-Dienste. | Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/CloudComputing/Anforderungskatalog/2026/C5\_2026\_en.pdf EVB-IT Cloud AGB Ziffer 1.2 (https://www.cio.bund.de/SharedDocs/downloads/Webs/CIO/DE/digitale-loesungen/it-beschaffung/evb-it-bvb/basisvertraege/cloud/cloud-agb.pdf) | ||||||
| Bewertung | B | 3.11 | Revisionssicherheit: Die einzusetzende Software soll die wesentlichen Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) unterstützen. Hierzu zählen: - Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit / lückenlose Protokollierung aller buchungsrelevanten Daten - Vollständigkeit der Daten - Aufbewahrung und Verfügbarkeit: Steuerrelevante Daten sollen über die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 10 Jahre) maschinell auswertbar und lesbar vorgehalten werden können. Die Software soll einen Datenexport in maschinenlesbaren Standardformaten (z. B. CSV, XML oder GDPdU/GoBD-konformes Format) unterstützen. | EVB-IT Cloud AGB | ||||||
| K.O.-Kriterium | B | 3.12 | Die SaaS Anwendung erfüllt die Vorgaben der DSGVO. | Siehe EVB-IT Cloud AGB Ziffer 6.1 | ||||||
| 4. Datensicherung, Backup und Datenwiederherstellung | ||||||||||
| Informativ | B | 4.1 | Welches Verfahren empfehlen Sie für die Datensicherung (z. B. DB im Offline-Modus, DB im Online-Modus / Agenten, Export o. a.). | |||||||
| Informativ | B | 4.2 | Beschreiben Sie Ihr Datenrücksicherungskonzept mit Rahmenparametern und möglichen Auswirkungen. | |||||||
| K.O.-Kriterium | B | 4.3 | Der Auftragnehmer ist zur Erstellung von Backups der Daten des Auftraggebers verpflichtet und garantiert Mechanismen für ein vollständiges Desaster Recovery (Notfallwiederherstellung) | Siehe Kriterienkatalog für Cloudleistungen zum EVB-IT Cloudvertrag Kriterien-Nr. 16. | ||||||
| K.O.-Kriterium | B | 4.4 | Die Datensicherung und -wiederherstellung ist so auszugestalten, dass die Daten des Auftraggebers entweder zu jeder Zeit selbstständig durch den Auftraggeber oder, soweit dies aus technischen Gründen nicht möglich ist, mit Unterstützung durch den Auftragnehmer aus der Cloudinfrastruktur in einem marktüblichen Austauschformat exportiert werden können. Damit muss auch der Export von vom Auftraggeber bestimmten Teilen der Daten möglich sein. Soweit die Daten verschlüsselt sind, ist diese Pflicht nur dann erfüllt, wenn der Auftraggeber über den Schlüssel verfügt. Für den Export der Daten und deren Sicherung bei dem Export ist der Auftraggeber verantwortlich. | EVB-IT Cloud AGB Ziffer 7.3 | ||||||
| 5. Verfügbarkeit | ||||||||||
| K.O.-Kriterium | B | 5.1 | Sofern nicht anders vereinbart schuldet der Auftragnehmer die vereinbarte Verfügbarkeit der Leistung am geschuldeten Übergabepunkt unter Verwendung des vereinbarten Zugriffs während der Betriebszeit*. Es wird mindestens die Verfügbarkeitsklasse VK1 - Standard Sicherheit nach IT Grundschutz bei normalem Verfügbarkeitsbedarf - Minimale Verfügbarkeit 99% - gewährleistet. | EVB-IT Cloud AGB Ziffer 8 (8.3) | ||||||
| 6. Protokollierung und Reportingpflichten | ||||||||||
| Bewertung | B | 6.1 | Es werden Fehlerprotokolle aus der SaaS Anwendung heraus erzeugt. Diese dürfen keine sicherheits- oder DSGVO-relevanten Daten enthalten. | 3 | 0 | |||||
| Bewertung | B | 6.2 | Protokolle über die Zugriffe auf die vom Auftraggeber genutzten Leistungen einschließlich der entsprechenden Daten und Datensicherungen. Protokolliert werden muss dabei mindestens, durch wen, wann, wie und wie lange ein Zugriff erfolgte. | Siehe Kriterienkatalog für Cloudleistungen zum EVB-IT Cloudvertrag Kriterien-Nr. 2.3 | 7 | 0 | ||||
| K.O.-Kriterium | B | 6.3 | Der Auftragnehmer verpflichtet sich ein Änderungsprotokoll zu pflegen (Changelog), indem in aggregierter Form die durchgeführten Änderungen aus Anforderung 7.2 (Aktualisierung) dokumentiert werden. | |||||||
| 7. Aktualisierung | ||||||||||
| Bewertung | B | 7.1 | Die Leistungen sind mit jeweils allgemein verfügbaren und vom Hersteller regulär supporteten Programmständen* zu erbringen. Der Auftragnehmer ist zu deren Bereitstellung verpflichtet. | Siehe Kriterienkatalog für Cloudleistungen zum EVB-IT Cloudvertrag Kriterien-Nr. 2.4. | 7 | 0 | ||||
| K.O.-Kriterium | B | 7.2 | Der Auftragnehmer ist verpflichtet, folgende Programmstände* zu installieren und zu integrieren, sobald verfügbar: - Updates* - Upgrades* - neue Releases/Versionen* - neue Firmwarestände | Siehe Kriterienkatalog für Cloudleistungen zum EVB-IT Cloudvertrag Kriterien-Nr. 2.4. | ||||||
| 8. Störungsklassifizierung und Störungsbeseitigung | ||||||||||
| Bewertung | B | 8.1 | Sofern nicht anders vereinbart, gelten EVB-IT Cloud AGB Ziffer 10 und Ziffer 11. | 3 | 0 | |||||
| 9. Dokumentation | ||||||||||
| Bewertung | B | 9.1 | Es steht ein deutschsprachiges Handbuch für den Anwender zur Verfügung. | 7 | 0 | |||||
| Bewertung | B | 9.2 | Es steht ein deutschsprachiges Handbuch in digitaler Form für den Anwender zur Verfügung. | 3 | 0 | |||||
| 10. Test und Schulungsbetrieb | ||||||||||
| K.O.-Kriterium | B | 10.1 | Es wird eine Demo- / Testversion bzw. ein Account, Tenant oder Namespace (System) für mehrere Nutzer-/Nutzergruppen für Test- und Schulungszwecke zur Verfügung gestellt, um User Experience und User Interface kennenzulernen (entspricht Kriterium 4.3 aus Teil A) | |||||||
| Bewertung | B | 10.2 | Es werden kostenlose Lizenzen für den Schulungsbetrieb der SaaS Anwendung bereitgestellt, sofern nicht via Self-Service im Usermanagement selbst konfigurierbar. | 5 | 0 | |||||
| K.O.-Kriterium | B | 10.3 | Im Rahmen der SaaS-Bereitstellung werden mindestens 2 Schulungen für Nutzer des Auftraggebers angeboten. | |||||||
| 11. Anwendersupport | ||||||||||
| Bewertung | B | 11.1 | Der AN unterstützt die AG im Rahmen der SaaS-Einführung bei der Datenerfassung. | 7 | 0 | |||||
| Bewertung | B | 11.2 | Der Kundensupport des AN muss werktags bei Anfragen durch die AG innerhalb von 24 Stunden reagieren. | 5 | 0 | |||||
| Bewertung | B | 11.3 | Der Support muss in deutscher Sprache erfolgen. | 7 | 0 | |||||
| Informativ | B | 11.4 | Beschreiben Sie den Umfang und die genauen Spezifika des Supports | |||||||
| SUMME: | 108 | 0 | ||||||||
| Anzahl K.O.-Kriterium: | 17 | |||||||||
| davon erfüllt: | 0 |
Teil C
| Teil C - KOSTEN der Hauptleistung | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 |
|---|---|---|
| - | Bereitstellung und Betrieb einer Fördermittelmanagementsoftware | |
| - | Leistungserbringung gemäß "Leistungsbeschreibung Teil A und B" | |
| - | Bei der Wertung werden die Lizenz- und Betriebskosten auf 4 Jahre angesetzt. Es besteht die Möglichkeit einer optionalen jährlichen Verlängerung. | |
| I. Implementierungskosten | Preis in € (ohne Umsatzsteuer) | |
| I.1 | Aufsetzen des Tools (Setup) gem. Anforderungen/ angebotener Leistung aus Teil A und Teil B - Pauschalpreis | |
| I.2 | Pflege & Support während des Setups - Pauschalpreis | |
| I.3 | Schulung remote (mind. 2 Tage) - Pauschalpreis | |
| Zwischensumme I. | 0 | |
| II. Laufende Kosten (jährlich) | Preis in € (ohne Umsatzsteuer) | |
| II.1 | Kosten für Updates, Hosting, allgemeiner Betrieb, Datensicherheit etc. Anforderungen/ angebotener Leistung aus Teil A und Teil B | |
| Zwischensumme II. | 0 | |
| III. Stunden-/Tagessätze für zusätzliche Leistungen (zur Information) | Preis in € (ohne Umsatzsteuer) | |
| III.1 | Schulung remote pro 1/2 Tag | |
| III.2 | Schulung remote pro Tag | |
| III.3 | Projektleiter*in (pro Stunde) | |
| III.4 | Projektbearbeiter*innen (pro Stunde) | |
| III.5 | technische Mitarbeiter*innen (pro Stunde) | |
| Bewertungspreis: | ||
| SUMME: Betrag I. + Betrag II. x 4 | ||
| Wertungspreis netto | ||
| 0 | ||
| Wertungspreis brutto | 0 |
Teil D
| Teil D - KOSTEN für mögliche Anwendungserweiterungen | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 |
|---|---|---|
| - | Werden zusätzliche Leistungen/ Module/ Add Ons angeboten, die über die abgefragten Anforderungen hinausgehen, sind diese hier anzugeben. Alternativ kann eine separate Preisliste bzw. eine Aufstellung mit dem Leistungs- und Funktionsumfang je Preiskategorieden Angebotsunterlagen beigefügt werden. | |
| - | Die Kosten auf diesem Tabellenblatt fließen nicht in die Angebotsbewertung ein. | |
| Zusätzliche Module/ Add Ons/ Leistungen (zur Information) | Preis (pro Jahr) in € (ohne Umsatzsteuer) | |
| 1. | ||
| 2. | ||
| 3. | ||
| 4. | ||
| 5. | ||
| Gesamtsumme | 0 |
Auswertungsmatrix
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 | Unnamed: 8 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| AUSWERTUNG | ||||||||
| Übersicht Auswertung | umge- rechnete Punkte | Punkte | K.O.-Kriterien | "Ausschluss" oder "weiter" | ||||
| erreicht | von | erfüllt | von insgesamt | |||||
| Teil A | 0 | 0 | 276 | 0 | 25 | Ausschluss | ||
| Teil B | 0 | 0 | 108 | 0 | 17 | Ausschluss | ||
| Teil C | ||||||||
| Summe | 0 | |||||||
| Hinweis zur Punktevergabe: | ||||||||
| Da für das Zuschlagskriterium Qualität der angebotenen Leistung für Teil A nur maximal 50 Punkte und für Teil B nur maximal 20 Punkte vergeben werden können, werden die in A und B erreichten Punkte in für die Wertung zu berücksichtigende Punkte umgerechnet: | ||||||||
| Die Formel für die Umrechnung der beim Angebot tatsächlich erreichten Punkte lautet: (Für Teil A): 50 x (erreichte Punkte des Angebotes (Inhalt Zelle D6) / max. erreichbare Punkte (Inhalt Zelle E6)) (Für Teil B): 20 x (erreichte Punkte des Angebotes (Inhalt Zelle D7) / max. erreichbare Punkte (Inhalt Zelle E7)) (Für Teil C): Es gilt, dass der beste (günstigste) Preis die maximale Wertung von 30 Punkten erhält. Das 2-fache des besten Preises entspricht 0. Alle weiteren Angebote werden entsprechend Ihrer Abweichungen linear interpoliert. Der geringste erreichbare Wert ist 0. |
Auswertungsmatrix (2)
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 | Unnamed: 8 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| AUSWERTUNG | ||||||||
| Übersicht Auswertung | umge- rechnete Punkte | Punkte | K.O.-Kriterien | "Ausschluss" oder "weiter" | ||||
| erreicht | von | erfüllt | von insgesamt | |||||
| Teil A | 0 | Ausschluss | 0 | 276 | 25 | |||
| Teil B | 0 | 0 | 108 | 0 | 17 | Ausschluss | ||
| Teil C | ||||||||
| Summe | 0 | |||||||
| Hinweis zur Punktevergabe: | ||||||||
| Da für das Zuschlagskriterium Qualität der angebotenen Leistung für Teil A nur maximal 50 Punkte und für Teil B nur maximal 20 Punkte vergeben werden können, werden die in A und B erreichten Punkte in für die Wertung zu berücksichtigende Punkte umgerechnet: | ||||||||
| Die Formel für die Umrechnung der beim Angebot tatsächlich erreichten Punkte lautet: (Für Teil A): 50 x (erreichte Punkte des Angebotes (Inhalt Zelle D6) / max. erreichbare Punkte (Inhalt Zelle E6)) (Für Teil B): 20 x (erreichte Punkte des Angebotes (Inhalt Zelle D7) / max. erreichbare Punkte (Inhalt Zelle E7)) (Für Teil C): 30 x (günstigstes Angebot / Angebotssumme) | ||||||||
| Bitte beachten Sie die Mindestanforderung von 25 umgerechneten Punkten für Teil A |