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Vergabenummer: EU -OV/2026-19
Allgemeine Leistungsbeschreibung für die
Einführung einer Software für Zuschuss- und
Fördermittelmanagement
Jena, den 03.09.2026
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Inhaltsverzeichnis
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- Ausgangslage ........................................................................................................... 1
- Aufgabenstellung ...................................................................................................... 1
- Zeitlicher Rahmen der Leistungserbringung ............................................................. 1
- Leistungsbestandteile ............................................................................................... 1 4.1 Angebot ............................................................................................................. 1 4.2 Konzept ............................................................................................................. 2 4.3 Präsentation ...................................................................................................... 2
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Anlage 3.1 – Allgemeine Leistungsbeschreibung_V1 Vergabe EU-OV/2026-19 – Software für Zuschuss- und Fördermittelmanagement
1. Ausgangslage
Die Stadt Jena ist ein bedeutender Wissenschafts- und Wirtschaftsstandort im Freistaat Thüringen und zeichnet sich durch eine enge Verzahnung von Tradition, Innovation und hoher Lebensqualität aus. Als dynamische Universitätsstadt mit einer leistungsfähigen Verwaltung stellt sie sich kontinuierlich den wachsenden Anforderungen an eine moderne, digitale, bürgerorientierte und effiziente Aufgabenerfüllung. Mit rund 110.000 Einwohnerinnen und Einwohnern gehört Jena zu den größeren Städten Thüringens und übernimmt zentrale Funktionen für die Region.
Zur nachhaltigen Weiterentwicklung der Lebensqualität auf allen Gebieten des gesellschaftlichen Lebens gewährt die Stadt Jena nach Maßgabe einer Allgemeinen Richtlinie über die Beantragung, Bewilligung und Verwendung von Zuwendungen - Allgemeine Zuwendungsrichtlinie - Zuwendungen an Dritte.
Zusätzlich wirbt die Stadt Jena diverse Zuwendungen bei unterschiedlichen Fördermittelgebern / Programmen ein.
2. Aufgabenstellung
Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber eine Standardsoftware-Lösung bereit, welche die Bearbeitung aller Vorgänge im Bereich Zuschuss- und Fördermittelmanagement des Auftraggebers rechtssicher abbildet.
Die konkreten fachlichen und technischen Anforderungen an die Software ergeben sich aus dem Leistungsverzeichnis (Anlage 3.2).
3. Zeitlicher Rahmen der Leistungserbringung
Der Auftraggeber geht derzeit von dem nachstehend skizzierten zeitlichen Rahmen der Leistungserbringung ab Zuschlagserteilung (Leistungsbeginn) aus. Hierbei handelt es sich um eine Arbeitsannahme für die Angebotsabgabe. Die Details werden nach Zuschlagserteilung einvernehmlich abgestimmt. Mit dem Angebot ist, auch im Abgleich mit sämtlich genannten Rahmenbedingungen, eine Zeitplanung vorzulegen.
| Zeitraum | Leistung |
|---|---|
| Bis 31.01.2027 | Aufsetzen des Tools (inkl. Account, Tenant oder Namespace (System) für Test- und Schulungszwecke) entsprechend den Vorgaben aus Anlage 3.2 |
| Bis max. 30.03.2027 | Testphase |
| April 2027 | Schulungen |
| 01.05.2027 | Produktivsetzung |
4. Leistungsbestandteile
4.1 Angebot
Erwartet wird ein Angebot, das folgende Kosten beinhaltet und ausweist: 1
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Anlage 3.1 – Allgemeine Leistungsbeschreibung_V1 Vergabe EU-OV/2026-19 – Software für Zuschuss- und Fördermittelmanagement
o Kosten für das Aufsetzen und die Einführung (Implementierungskosten) – siehe Anlage 3.2 Leistungsverzeichnis - Teil C, Zeile 9-13 o Laufende Kosten für Hosting / Pflege und Support (Jährliche Fixkosten) – siehe Anlage 3.2 Leistungsverzeichnis - Teil C, Zeile 15-17
Für das Kostenangebot ist der Teil C des in der Anlage angeführten Leistungsverzeichnisses (Anlage 3.2) zu nutzen und als Bestandteil des Angebots abzugeben. Im Teil D der Anlage 3.2 können Angaben zu möglichen Erweiterungen (zusätzliche Module, Add Ons bzw. Leistungen) gemacht werden. Alternativ kann der Bieter eigene Dokumente/ Preislisten, aus denen Erweiterungsmöglichkeiten hervorgehen, dem Angebot beifügen. Angaben im Teil D bzw. zusätzlich eingereichte Dokumente zu erweiterten Leistungs- und Funktionsumfängen werden bei der Bewertung nicht berücksichtigt.
4.2 Konzept
Neben der ausgefüllten Leistungsbeschreibung (Anlage 3.2) ist ferner als separate Anlage ein Konzept einzureichen, welches folgende Aspekte darstellt:
o einen Zeitplan für die Umsetzung des Gesamtprojektes mit Arbeitsschritten und Abläufen
o Eine Vorstellung des geplanten Projektteams und Angabe des Erfahrungs- und Qualifikationsniveaus.
Das Konzept sollte dabei 20 Seiten DIN A4 in üblicher Formatierung nicht überschreiten.
4.3 Präsentation
Der Auftraggeber wird die Bieter der drei bestplatzierten Angebote zu einer verifizierenden Online-Präsentation einladen.
In diesem Termin erhält der Bieter die Gelegenheit, seine Softwarelösung und die Funktionsweise persönlich zu erläutern. Für die Präsentation wird pro Bieter eine Zeit von einer Stunde veranschlagt (40 Minuten Vorstellung, 20 Minuten Zeit für Rückfragen).
Die Präsentationstermine sind für den Zeitraum 19.10.2026 – 30.10.2026 vorgesehen.
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