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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung

Diakonisches Werk Altholstein GmbH

Projekt DigiWohl

Vergabe Software-Entwicklung

Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb nach UVgO

Bewerber-/Bieterfragenkatalog Nr. 1, Stand: 04.09.2026

Legende: LS = Leistungsbeschreibung/Lastenheft · BwB = Bewerbungsbedingungen (Tz. = Ziffer) · F-/NFA- = Anforderungstabelle

			Antwort der Auftraggeberin
1	BwB Tz. 9/115; LS §3.4	Der geschätzte Auftragswert / die Preisobergrenze be- trägt 142.000 € netto; teurere Angebote werden aus- geschlossen. Eine Aufwandsermittlung des in den Un- terlagen dokumentierten Leistungsumfangs (ca. 60 Antragstypen, On-Premise-KI, 13 Sprachen und Leichte Sprache, Barrierefreiheit, DSGVO und DSG- EKD, Berater*innen-Portal, Schulung und Pilotbeglei- tung) liegt erheblich über diesem Betrag. Wie ist der dokumentierte Leistungsumfang mit der Preisober- grenze in Einklang zu bringen, und welche Annahmen lagen der Markterkundung zugrunde (z. B. Umfang je Antrag, Anteil vorhandener Open-Source-Komponen- ten, Eigenleistung des DWAH)?
			Die Obergrenze von 142.000 € netto ergibt sich aus dem Förderrahmen. Nach
			Ziff. 5.3 der Fördergrundsätze für die Bewilligung von Zuwendungen aus dem
			ESF Plus in der Förderperiode 2021–2027 (Seite 37; abrufbar unter:
			https://www.esf-regiestelle.de/esf-plus-2021-2027/staerkung-sozialer-dienste-
			der-freien-wohlfahrtspflege-mittels-digitalisierung-digiwohl/downloads/): gilt für
			externe Dienstleistungen ein Höchstbetrag von 78.000 € inklusive Umsatzsteuer
			je Kalenderjahr, der für jeden Monat ohne erbrachte Dienstleistung um 1/12 zu
			kürzen ist. Daraus ergibt sich ein erstattungsfähiger Höchstbetrag von 6.500 €
			brutto je Monat der Leistungserbringung. Die Obergrenze steht damit nicht zur
			Disposition; Angebote oberhalb dieser Grenze können nicht berücksichtigt wer-
			den.
			Verbindlich zu erfüllen sind die A-Anforderungen sowie die Antragskategorien A
			bis C. Die B-Anforderungen sind Kann-Kriterien und gehen ausschließlich in die
			Bepunktung ein; Umfang und Tiefe des Angebots liegen insoweit in der Kalkula-
			tionshoheit des Bieters.
			Der Markterkundung lagen insbesondere folgende Annahmen zugrunde: Ver-
			wendung bereits bestehender KI-Modelle unter Lizenzen, die eine freie kommer-
			zielle Nutzung ohne zusätzliches Entgelt erlauben; On-Premise-Betrieb, wobei
			Beschaffung, Installation und Betrieb der Infrastruktur einschließlich Betriebssys-
			tem beim DWAH liegen; keine Pflege- oder Wartungsleistungen nach Abnahme;
			inhaltliche Prüfung der Anträge durch die Beratungskräfte; aktive Mitwirkung des
			DWAH, insbesondere in der Pilotierung; sowie eine bereits erfolgte Konzipierung

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			Antwort der Auftraggeberin
			der Anwendung in Form des Lastenhefts und der Anforderungen, die vom Auf-
			tragnehmer auszulegen und umzusetzen, nicht jedoch neu zu entwickeln ist.
2	BwB Tz. 11/115	Ist der Preis von 142.000 € netto ein durch den ESF+- Zuwendungsbescheid fixierter Höchstbetrag? Beste- hen förderbedingte Fristen, Verwendungsnachweis- oder Mittelabrufregeln, die den Zahlungs- und Projekt- plan binden?
			Zu beachten ist der Förderrahmen nach Ziff. 5.3 der Fördergrundsätze für die
			Bewilligung von Zuwendungen aus dem ESF Plus in der Förderperiode 2021-
			2027 (Seite 37) (zu finden unter: https://www.esf-regiestelle.de/esf-plus-2021-
			2027/staerkung-sozialer-dienste-der-freien-wohlfahrtspflege-mittels-digitalisie-
			rung-digiwohl/downloads/) : Für externe Dienstleistungen gilt ein Höchstbetrag
			von 78.000 € inklusive Umsatzsteuer je Kalenderjahr, der für jeden Monat ohne
			erbrachte Dienstleistung um 1/12 zu kürzen ist. Daraus ergibt sich ein erstat-
			tungsfähiger Höchstbetrag von 6.500 € brutto je Monat der Leistungserbringung.
			Der beispielhafte Termin- und Zahlungsplan im Lastenheft ist musterhaft. Die
			Vertragsparteien vereinbaren nach Zuschlag einen Zahlungsplan. So ist es in
			den Vergabeunterlagen geregelt. Die geltende Frist für das Projekt ist das Ende
			des Förderzeitraumes am 31.12.2028.
3	LS §5; BwB Tz. 109	Sind die meilensteingebundenen Restsummen des Muster-Zahlungsplans verbindlich an die Teilabnah- men gekoppelt? Wie ist der Zahlungsplan bei einer Projektlaufzeit von rund 26 Monaten ausgestaltet?
			Der Termin- und Zahlungsplan im Lastenheft ist musterhaft und nicht verbindlich;
			er begründet weder Zahlungstermine noch Zahlungsansprüche. Die Vertrags-
			parteien vereinbaren nach Zuschlag einen Zahlungsplan auf Basis des tatsäch-
			lichen Angebotspreises.
			Die meilensteingebundenen Restsummen sind an die jeweilige Teilabnahme ge-
			koppelt. Die Ausgestaltung des Zahlungsplans über die Projektlaufzeit ergibt sich
			aus dem nach Zuschlag zu vereinbarenden Termin- und Leistungsplan; Dauer
			und Parallelisierung der Meilensteine können dabei abweichend vom Muster ver-
			einbart werden, solange der jeweilige Leistungsumfang unverändert bleibt.
			Zu beachten ist der Förderrahmen nach Ziff. 5.3 der Fördergrundsätze für die
			Bewilligung von Zuwendungen aus dem ESF Plus in der Förderperiode 2021-
			2027 (Seite 37) (zu finden unter: https://www.esf-regiestelle.de/esf-plus-2021-
			2027/staerkung-sozialer-dienste-der-freien-wohlfahrtspflege-mittels-digitalisie-
			rung-digiwohl/downloads/) : Für externe Dienstleistungen gilt ein Höchstbetrag
			von 78.000 € inklusive Umsatzsteuer je Kalenderjahr, der für jeden Monat ohne
			erbrachte Dienstleistung um 1/12 zu kürzen ist. Daraus ergibt sich ein erstat-
			tungsfähiger Höchstbetrag von 6.500 € brutto je Monat der Leistungserbringung.

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			Antwort der Auftraggeberin
4	Vertragsbed. (EVB-IT / VOL/B); LS §4	Welche Gewährleistungsfrist und -haftung gelten nach der Gesamtabnahme? Ist eine Wartungs- oder Sup- portphase nach Ende 2028 Bestandteil dieses Auf- trags oder Gegenstand einer separaten Vergabe?
			Die Regelungen zur Gewährleistung und Haftung nach der Gesamtabnahme er-
			geben sich aus den EVB-IT Erstellungs-AGB; abweichende Vereinbarungen ent-
			hält der Vertrag insoweit nicht. Eine Wartungs- oder Supportphase nach Ende
			2028 ist nicht Bestandteil dieses Auftrags und auch nicht Gegenstand einer se-
			paraten Vergabe.
5	BwB Tz. 8	Wie werden während der Vertragslaufzeit eintretende Änderungen (geänderte Behördenformulare, neue An- tragstypen, Gesetzesänderungen) beauftragt und ver- gütet? Ist ein Änderungsverfahren mit Budget vorge- sehen?
			Der Pauschalfestpreis umfasst den im Lastenheft und in der Anforderungstabelle
			beschriebenen Leistungsumfang.
			Änderungen an Anträgen, die bereits implementiert und Gegenstand einer er-
			folgten Teilabnahme sind, liegen beim Auftraggeber. Die Mängelhaftung nach
			den EVB-IT Erstellungs-AGB bleibt hiervon unberührt.
			Geänderte Behördenformulare, neue Antragstypen und Anpassungen aufgrund
			von Gesetzesänderungen übernimmt das DWAH selbst, sobald es durch Schu-
			lung und Wissenstransfer in die Lage versetzt wurde, Anträge eigenständig zu
			implementieren und die Anwendung weiterzuentwickeln.
			Ein förmliches Änderungsverfahren nach Ziffer 16 der EVB-IT Erstellungs-AGB
			bleibt unberührt, ist aber angesichts des feststehenden Leistungsumfangs und
			des gedeckelten Förderrahmens nicht als Regelfall vorgesehen.
6	BwB Tz. 7; LS §3.1 / §1.1.1	Ist im Rahmen der Entwicklung der Einsatz cloudba- sierter KI-Entwicklungswerkzeuge zulässig, oder darf zur Umsetzung ausschließlich lokale bzw. On- Premise-KI eingesetzt werden? Die Cloud- und Li- zenzvorgaben der Leistungsbeschreibung betreffen ausdrücklich den Produktivbetrieb und die im Produkt eingesetzten Modelle; ob die Vertraulichkeitspflichten und die vollständige Quellcode- und Rechteübergabe auch die Entwicklungswerkzeuge erfassen, ist den Un- terlagen nicht zu entnehmen.
			Die Vorgaben zum On-Premise-Betrieb sowie die Cloud- und Lizenzvorgaben
			der Leistungsbeschreibung beziehen sich auf die zu liefernde Anwendung, deren
			Produktivbetrieb und die im Produkt eingesetzten KI-Modelle. Die Entwicklung
			ist hiervon getrennt zu betrachten; die Wahl der Entwicklungsumgebung und der
			eingesetzten Werkzeuge liegt beim Auftragnehmer.
			Der Einsatz cloudbasierter KI-Entwicklungswerkzeuge ist damit nicht ausge-
			schlossen. Der Auftragnehmer hat jedoch sicherzustellen, dass auch dabei die
			datenschutzrechtlichen Anforderungen sowie die vertraglichen Vertraulichkeits-
			pflichten eingehalten werden. Die vollständige Übergabe des Quellcodes und die
			Einräumung der vertraglich vorgesehenen Rechte bleiben davon unberührt.
7	LS §3.4; F- 04…F-10	Wer stellt je Antragstyp (Kategorien A–C) die fachliche Spezifikation bereit: Feldlogik, Plausibilitäts- und An- spruchsregeln, gesetzliche Abhängigkeiten zu Folge- anträgen sowie den jeweils aktuellen Formularstand?
			Der Auftraggeber stellt je Antragstyp der Kategorien A bis C das Antragsformular
			der jeweils zuständigen Stelle im aktuellen Stand bereit und übernimmt dessen
			Beschaffung sowie die fachliche Klärung bei Zweifelsfragen (siehe Antwort zu
			Frage 23). Eine darüber hinausgehende Spezifikation je Antrag wird nicht

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				Antwort der Auftraggeberin
		In welchem Umfang ist Zuarbeit des DWAH vorgese- hen, und in welchem Umfang wird Eigenrecherche des Auftragnehmers erwartet?
				bereitgestellt; maßgeblich sind das Lastenheft und die Anforderungs- und Be-
				wertungstabelle.
				Die Feldlogik und die Plausibilitätsprüfung ergeben sich aus dem jeweiligen For-
				mular selbst; ihre Umsetzung nach Maßgabe der Anforderungen, insbesondere
				F-05 und F-08, ist Leistung des Auftragnehmers.
				Für die Abhängigkeiten zu Folgeanträgen und für die Behandlung von An-
				spruchsregeln gilt die Antwort zu Frage 16: Hinweise auf Folgeanträge sind aus
				den Antragsformularen abzuleiten; eine Prüfung von Anspruchsvoraussetzun-
				gen, Leistungshöhen oder Ausschlussgründen erfolgt nicht. Die fachliche Prü-
				fung der Anträge erfolgt durch die Beratungskraft im Check-Up vor Einreichung.
				Eine eigenständige sozialrechtliche Recherche des Auftragnehmers ist nicht ge-
				fordert. Für Änderungen an bereits implementierten Formularen gilt die Antwort
				zu Frage 25.
8	LS §4.2 / §4.3	Wie ist „erfolgreich implementiert“ je Antrag als Abnah- memaßstab definiert? In welchem Umfang, in wel- chem Format und zu welchem Zeitpunkt stellt der Auf- traggeber die Testdaten (fiktive Personen und Belege) bereit?
				„Erfolgreich implementiert" bedeutet nach Ziff. 4.2 des Lastenhefts, dass der je-
				weilige Antrag vollständig implementiert und als durchgängiger, funktionsfähiger
				Antragsprozess testbar vorliegt. Abnahmemaßstab ist die Anforderungs- und Be-
				wertungstabelle: Die für den Meilenstein geschuldeten A-Anforderungen sowie
				die im bezuschlagten Angebot zugesagten B-Anforderungen müssen nachweis-
				bar erfüllt sein, die Funktionen erfolgreich arbeiten und es dürfen keine wesent-
				lichen, der Abnahme entgegenstehenden Mängel vorliegen.
				Die Testdaten stellt der Auftraggeber bereit. Sie umfassen fiktive Testpersonen
				sowie beispielhafte Belege und Dokumente und enthalten ausschließlich frei er-
				fundene, nicht personenbezogene Daten. Bereitgestellt werden sie in den For-
				maten, in denen die entsprechenden Unterlagen auch im Regelbetrieb anfallen,
				insbesondere als PDF- und Bilddateien. Die Bereitstellung erfolgt rechtzeitig vor
				Meilenstein 2; Einzelheiten zu Umfang und Format werden im Rahmen von Mei-
				lenstein 1 abgestimmt.
9	LS §3.4	Für die als Nicht-PDF gekennzeichneten Anträge (u. a. KiZ/BuT, §67 SGB XII, Eingliederungshilfe SGB IX, ALG I, Aufenthaltserlaubnis, AVGS): Welche konkre- ten Behördenschnittstellen sind vorgesehen? Sind Spezifikation, Testzugänge und Verfügbarkeit
			Für die als Nicht-PDF gekennzeichneten Anträge bestehen derzeit keine nutz- baren Behördenschnittstellen. Die Bereitstellung und Verfügbarkeit solcher Schnittstellen einschließlich Spezifikation und Testzugängen liegt nach Ziff. 3.4 des Lastenhefts beim Auftraggeber; der Auftragnehmer verantwortet deren

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				Antwort der Auftraggeberin
		gesichert, und bis wann stellt das DWAH sie bereit? Wie wirkt sich eine verspätete oder fehlende Bereit- stellung auf die Meilenstein-Abnahme aus? Ergänzend zum Arbeitslosengeld I: Die Bundesagentur für Arbeit stellt den Hauptantrag nach unserer Prüfung nicht mehr öffentlich als PDF bereit, die Antragstellung er- folgt ausschließlich über die BA-eServices. Über wel- chen Kanal soll dieser Antrag in der Anwendung abge- bildet werden?
			Anbindung in der Anwendung. Eine künftige Anbindung, gegebenenfalls über die X-Road, wird geprüft; ein Zeitpunkt kann derzeit nicht zugesagt werden. Liegt eine Schnittstelle nicht rechtzeitig vor der Abnahme des zugeordneten Mei- lensteins vor, wirkt sich dies nicht nachteilig auf die Teilabnahme aus. Der be- troffene Antrag ist in diesem Fall zu dem Meilenstein nachzuholen, zu dem die Schnittstelle vorliegt, soweit dies zeitlich vertretbar ist. Selbiges gilt für den Arbeitslosengeld I Hauptantrag und die BA-eServices.
10	LS §3.4 / §4.1	Ist für die PDF-Anträge ein reiner Formular-Export ge- fordert oder eine behördlich anerkannte (ggf. elektro- nische) Einreichung? Müssen amtliche Originalformu- lare positionsgenau befüllt werden (z. B. Barcodes, Signaturen)?
				Ein reiner Formular-Export ist ausreichend.
				Sofern auf einem durch das DWAH bereitgestelltes Formular Barcodes/Signatu-
				ren durch die Behörden enthalten sollten, so müssen die Formulare positions-
				genau ausgefüllt werden.
11	LS §3.4; F-15-B2	Welche Autoren-/Konfigurationswerkzeuge schuldet der Auftragnehmer, damit das DWAH-Team Anträge der Kategorie D eigenständig implementieren kann? Wie wird das Abnahmekriterium „in die Lage versetzt“ gemessen? Ergänzend: Genügt eine dokumentierte Konfigurationsdatei, oder ist eine Autoren-Oberfläche mit Freigabe-Workflow geschuldet? Umfasst die Quell- code- und Rechteübergabe nach LS §4.1 auch die An- tragsdefinitionen als Daten samt zugehörigem Schema, sodass das DWAH sie ohne Zustimmung des Auftragnehmers ändern darf?
				Ein bestimmtes Autoren- oder Konfigurationswerkzeug ist nicht vorgegeben; we-
				der eine dokumentierte Konfigurationsdatei noch eine Autoren-Oberfläche mit
				Freigabe-Workflow sind als solche geschuldet. Maßgeblich ist allein, dass das
				DWAH-Team durch Dokumentation und Schulungen in die Lage versetzt wird,
				Anträge der Kategorie D eigenständig zu implementieren und die Anwendung
				eigenständig weiterzuentwickeln. Die Wahl der Umsetzung liegt beim Auftrag-
				nehmer und wird im Rahmen der Bewertung nach dem Punkteschema der An-
				forderungstabelle berücksichtigt. Im Rahmen der Beantwortung von Bieterfragen
				kann die Vergabestelle keine Vorab-Hinweise dazu geben, welche Umsetzung
				konkret wie bewertet wird.
				Die Übergabe nach Ziff. 4.1 des Lastenhefts umfasst auch die Antragsdefinitio-
				nen als Daten einschließlich des zugehörigen Schemas. Das DWAH darf diese
				ohne Zustimmung des Auftragnehmers ändern, ergänzen und weiterentwickeln;
				dies folgt aus Ziff. 1.1.1 des Lastenhefts, wonach alle technischen und konzep-
				tuellen Rechte an der Anwendung beim DWAH liegen.
23	LS §3.4; §4.2	Für die Aufwandsermittlung haben wir die in LS §3.4 genannten Anträge beschafft. Für einen erheblichen Teil der kommunal geregelten Leistungen war kein Formular der für das DWAH zuständigen Stellen öf- fentlich auffindbar; verfügbar waren nur inhaltlich
			Die Beschaffung und fachliche Klärung je Antrag ist Leistung des Auftraggebers.

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				Antwort der Auftraggeberin
		vergleichbare, jedoch nicht feldidentische Formulare anderer Kommunen oder Länder. Stellt das DWAH die Originalformulare der zuständigen Stellen (u. a. Kiel, Neumünster, Kreis Plön, Kreis Rendsburg-Eckern- förde) bereit, und bis wann? Falls nicht: Ist die Be- schaffung und fachliche Klärung je Antrag Leistung des Auftragnehmers?
24	LS §3.4; §4.1 / §4.2	Mehrere der zu implementierenden Anträge liegen als dynamische XFA-Formulare vor (u. a. Kinderzuschlag, Kindergeld sowie Formulare zum Aufenthaltstitel). XFA ist herstellerseitig abgekündigt und wird von gän- gigen PDF-Bibliotheken und Browsern nicht zuverläs- sig verarbeitet; ein Rückschreiben in das Originaldoku- ment ist daher technisch nicht gesichert. Akzeptiert das DWAH für diese Anträge eine layoutgleiche Druck- variante anstelle des befüllten Originals, oder ist mit den Behörden eine andere Einreichungsform abge- stimmt? Falls das befüllte Original zwingend ist: Wie ist mit einer technischen Nichtumsetzbarkeit im Rahmen der Abnahme zu verfahren?
			Eine layoutgleiche Druckvariante wird in solchen Fällen akzeptiert.
25	LS §3.4; §4.1	Ein Teil der Antragsformulare liegt als flaches PDF ohne Formularebene vor, sodass kein maschinenles- bares Zielfeld existiert. Ist für diese Anträge eine posi- tionsbasierte Befüllung des Originals oder eine struk- turierte Druckansicht zum Beilegen ausreichend? Wie soll mit Layoutänderungen der Behörde während der Vertragslaufzeit umgegangen werden?
				Eine positionsbasierte Befüllung des Originals bzw. eine strukturierte Druckan-
				sicht ist ausreichend.
				Ändert eine Behörde das Layout eines Formulars, ist die Anpassung auf den
				aktuellen Stand vom Auftragnehmer vorzunehmen, soweit dies im Rahmen der
				Meilensteinplanung zeitlich vertretbar ist; andernfalls erfolgt sie zum nächsten
				passenden Meilenstein. Sobald das DWAH gemäß der Antwort zu Frage 5 in die
				Lage versetzt wurde, Anträge eigenständig zu implementieren, übernimmt es
				solche Anpassungen selbst.
26	LS §3.4	LS §3.4 nennt in Kategorie C den Antrag „Gehörlosen- geld“. Nach unserer Prüfung sieht das Landesrecht Schleswig-Holsteins kein Gehörlosengeld vor; das Landesblindengeldgesetz gewährt neben dem Blin- dengeld lediglich eine Leistung für taubblinde Men- schen. Entfällt diese Position aus dem
			Die Einführung des Gehörlosengeldes ist von der künftigen Entscheidung des Sozialausschusses des Landes abhängig. Im Projekt wird von einer Einführung des Gehörlosengeldes innerhalb der Projektlaufzeit ausgegangen. Sollte dem nicht so sein oder der Antrag zu einem nicht meilensteingerechten Zeitpunkt kommen, kann er später implementiert werden.

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				Antwort der Auftraggeberin
		Leistungsumfang, ist stattdessen die Leistung für taub- blinde Menschen gemeint, oder ist ein Antrag eines an- deren Bundeslandes zu implementieren?
27	LS §3.4	Mehrere der genannten Leistungen werden nicht von Behörden, sondern von Krankenkassen bzw. Kreditin- stituten mit jeweils eigenen Formularen bearbeitet (u. a. Leistungen der Pflegeversicherung, Befreiung von Zuzahlungen, Mutterschaftsgeld, Verhinderungs- pflege, Haushaltshilfe, Krankengeld, Basiskonto). Für welche Träger ist die Unterstützung verbindlich ge- schuldet? Genügt je Leistung ein Formular als Refe- renzimplementierung, und wie wird gezählt, wenn eine Leistung Formulare mehrerer Träger erfordert?
			Eine Verpflichtung zur Unterstützung bestimmter Träger besteht nicht. Bei Leis- tungen, die von Krankenkassen oder Kreditinstituten bearbeitet werden, arbeitet der Auftragnehmer mit den vom DWAH bereitgestellten Formularen; geschuldet ist deren Umsetzung, eine eigenständige Beschaffung weiterer Trägerformulare ist nicht Gegenstand des Auftrags (siehe Antworten zu Fragen 7 und 23). Damit zählt jede dieser Leistungen als ein Antrag im Sinne von Ziff. 3.4 des Lastenhefts. Liegt ein Formular zum zugeordneten Meilenstein nicht vor, gilt die Antwort zu Frage 9 entsprechend.
28	LS §3.4	Mehrere Leistungen sind kommunal geregelt und wer- den je Gebietskörperschaft mit unterschiedlichen For- mularen bearbeitet (u. a. Hilfe zum Lebensunterhalt, Hilfe zur Pflege, Bestattungskosten, Umzugskosten, Duldung, Krankenschein nach AsylbLG, Reiseaus- weis). Gilt der Leistungsumfang nur für die Zuständig- keitsbereiche der Beratungsstellen des DWAH oder landesweit für Schleswig-Holstein?
			Die Formulare aus dem Zuständigkeitsbereich des DWAH sind relevant.
12	LS §3.1/§3.2; F- 11; NFA-07	Welches Qualitätsniveau erwartet der Auftraggeber von einem ausschließlich unter MIT-/Apache-Lizenz on-premise (2 GPU) betriebenen Modell für 13 Spra- chen, Leichte Sprache und eine verlässliche sozial- rechtliche Dialogführung? Wer trägt das Risiko für die fachliche Modellqualität, und sind Modellauswahl bzw. -wechsel frei wählbar? Ergänzend zur Kapazitätspla- nung: Auf derselben Hardware sind Dialogführung, kontextuelle Erklärungen, Übersetzung, gegebenen- falls Texterkennung und gegebenenfalls Sprachein- und -ausgabe gleichzeitig zu betreiben. Besteht eine Zielvorgabe für Antwortzeiten im Dialog, gegen die di- mensioniert werden kann?
				Die Server-Hardware wird in 2027 und 2028 bei Bedarf erweitert, sodass die
				anfängliche 2-GPU-Ausstattung nicht dauerhaft die Kapazitätsgrenze bildet.
				Zum Qualitätsniveau: Dem Auftraggeber ist bewusst, dass die Qualität je nach
				Sprache unterschiedlich ausfallen kann. Erwartet wird, dass Klient*innen den An-
				tragsprozess in der gewählten Sprache und Sprachstufe vollständig und ohne
				Abbruch durchlaufen können und die erfassten Angaben zutreffend in den An-
				trag übertragen werden.
				Die Auswahl der Modelle liegt beim Auftragnehmer; der Auftraggeber erwartet
				eine begründete Empfehlung. Der Auftragnehmer verantwortet, dass die einge-
				setzten Modelle die Anforderungen der Anforderungs- und Bewertungstabelle
				erfüllen und die Lizenzvorgaben nach Ziff. 3.1 des Lastenhefts einhalten. Ein

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			Antwort der Auftraggeberin
			späterer Wechsel des eingesetzten Modells sollte möglich sein, ohne die Anwen-
			dung neu zu entwickeln.
			Eine Zielvorgabe für Antwortzeiten besteht nicht; sie lässt sich vor Festlegung
			der Architektur nicht sinnvoll abschätzen, da sie maßgeblich von der gewählten
			Architektur und der verfügbaren Hardware abhängt. Erwartet wird eine Antwort-
			zeit, die die jeweils verfügbare Hardware ausschöpft.
13	LS §2; F-07-B1	Die OCR-Texterkennung ist als Kann-Kriterium ausge- wiesen, der Dokumenten-Check ist jedoch Bestandteil des MVP-Kern-Workflows zu Meilenstein 2. Ist die Texterkennung für das MVP faktisch erforderlich, und geht sie in die Bewertung der Muss-Anforderungen ein?
			Mit dem im Kern-Workflow des Meilensteins 2 genannten Schritt „Dokumenten-
			Check" ist eine Vorprüfung des ausgefüllten Antrags vor dessen Weiterleitung
			an die Beratungskräfte gemeint. Geprüft wird, ob der Antrag in dem Zustand ist,
			in dem er einer Beratungskraft zur fachlichen Prüfung übergeben werden kann.
			Der Leistungsumfang dieses Schritts ergibt sich aus den A-Anforderungen der
			Anforderungs- und Bewertungstabelle, namentlich:
			F-07-A1 (Dokumenten-Upload als PDF oder Foto) und F-07-A2 (Liste der hoch-
			geladenen Dokumente sowie Bestätigung des erfolgreichen Uploads) — die
			hochgeladenen Unterlagen sind dem Antrag zugeordnet und für Klient*innen wie
			Beratungskräfte nachvollziehbar einsehbar;
			F-08-A1 (Benennung fehlender Pflichtfelder vor Antragsabschluss mit Erklärung,
			warum sie erforderlich sind) und F-08-A2 (Korrekturmöglichkeit fehlender oder
			fehlerhafter Angaben, dialogbasiert oder manuell).
			Eine inhaltliche Auswertung der hochgeladenen Dokumente ist für diesen Schritt
			nicht erforderlich. Insbesondere setzt der „Dokumenten-Check" keine automati-
			sche Texterkennung voraus; die OCR-Texterkennung bleibt eine Kann-Anforde-
			rung gemäß F-07-B1 und wird ausschließlich im Rahmen der dortigen Be-
			punktung bewertet.
14	F-11-A1 ↔ F-11- B1	F-11-A1 (Muss) fordert die Übersetzung „in relevante Fremdsprachen (gemäß F-11-B1)“; die Sprachenliste in F-11-B1 ist jedoch ein bepunktetes Kann-Kriterium. Welche Sprachen bilden den zwingenden Mindestum- fang der Muss-Anforderung, und welche fließen aus- schließlich in die Bewertung der Kann-Kriterien ein?
			Der zwingende Mindestumfang von F-11-A1 besteht darin, dass die Anwendung
			durchgängig sprachvariabel ausgelegt ist. Sämtliche grundlegenden UI-Ele-
			mente, Dialoge und Kernhinweise müssen in weiteren Sprachen sowie in einfa-
			cher Sprache ausgegeben und um weitere Sprachvarianten ergänzt werden kön-
			nen. Ausgangs- und Grundsprache der Anwendung ist Deutsch. Die in F-11-B1
			aufgeführten Fremdsprachen sind Gegenstand der Bepunktung und werden

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				Antwort der Auftraggeberin
				gemäß Lastenheft Ziff. 3.3 in dem Umfang verbindlicher Bestandteil der Leis-
				tungspflichten, in dem sie im bezuschlagten Angebot angeboten wurden.
15	NFA-01 ↔ LS §2; BwB Tz. III.1	Die Barrierefreiheit (NFA-01) ist als Kann-Kriterium ausgewiesen; Meilenstein 4 nennt sie jedoch als zu er- bringendes Ergebnis, und die Bewerbungsbedingun- gen beschreiben eine barrierefreie Webanwendung. Ist die Barrierefreiheit als Muss- oder als Kann-Anfor- derung zu behandeln? Wir gehen davon aus, dass kein externes Audit und keine Zertifizierung gefordert sind, und bitten um Bestätigung.
			Die Barrierefreiheit ist in NFA-01-B1 als Kann-Anforderung mit hoher Gewich- tung ausgewiesen; ein WCAG/BITV-Audit und eine formale Zertifizierung sind nicht gefordert. Soweit Ziff. 4.1 und Meilenstein 4 des Lastenhefts auf die barri- erefreie Anwendung Bezug nehmen, ist damit der Umfang gemeint, der im be- zuschlagten Angebot zu NFA-01-B1 angeboten wurde; dieser wird gemäß Las- tenheft Ziff. 3.3 verbindlicher Bestandteil der Leistungspflichten.
16	NFA-07; F-13; F- 12-A2	Wie ist die Grenze zwischen zulässiger Ausfüllunter- stützung ohne Entscheidungsfindung (NFA-07-A1) und den vorgesehenen Hinweisen auf Ansprüche und Folgeanträge (F-13, NFA-07-B1) rechtssicher zu zie- hen? Wer verantwortet die inhaltliche Korrektheit die- ser Hinweise, und in welchem Umfang, Format und zu welchem Zeitpunkt stellt das DWAH die Vorgaben für die Guardrails bereit?
				Maßgeblich ist die in NFA-07-A1 gezogene Linie zwischen technischer Hilfestel-
				lung und Entscheidungsfindung: Zulässig ist die Unterstützung bei der korrekten
				und vollständigen Datenerfassung einschließlich allgemeiner Informationen zum
				jeweiligen Antrag. Unzulässig ist die Bewertung des Einzelfalls, insbesondere
				die Feststellung oder der Ausschluss einer Anspruchsberechtigung, die Berech-
				nung von Leistungshöhen und jede Aussage, die eine Entscheidung vorweg-
				nimmt. Hinweise nach F-13 und NFA-07-B1 bleiben innerhalb dieser Grenze,
				solange sie sich ausschließlich auf Angaben der Klient*innen stützen, als unver-
				bindlich gekennzeichnet sind und in einen Verweis auf die Beratungsstelle mün-
				den; darüber hinausgehende Anliegen werden nach F-12-A2 abgelehnt und aktiv
				verwiesen.
				Hinweise auf Folgeanträge sind aus den Antragsformularen abzuleiten, etwa
				beim BAföG-Antrag 01 der Verweis auf ein weiteres Formblatt (04) bei der An-
				gabe, eigene Kinder zu haben. Hinweise auf weitere Leistungen knüpfen dem-
				gegenüber an allgemeine Angaben der Klient*innen an und benennen aus-
				schließlich eine Möglichkeit: Gibt eine Klient*in an, Kinder zu haben, kann die
				Anwendung darauf hinweisen, dass weitere Leistungen wie Kindergeld in Be-
				tracht kommen könnten, und an die Beratungsstelle verweisen. Eine Prüfung von
				Anspruchsvoraussetzungen, Leistungshöhen oder Ausschlussgründen erfolgt
				nicht.
				Die fachlichen Inhalte für Hinweise und Guardrails sind Beistellungen des Auf-
				traggebers; ihre sozialrechtliche Richtigkeit verantwortet der Auftraggeber, Än-
				derungen gibt das Projektteam vor Aktivierung frei. Der Auftragnehmer

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				Antwort der Auftraggeberin
				verantwortet, dass die Anwendung diese Inhalte zutreffend wiedergibt und keine
				darüber hinausgehenden Aussagen erzeugt.
				Umfang, Format und Zeitpunkt der Guardrail-Vorgaben werden im Rahmen von
				Meilenstein 1 abgestimmt sie umfassen die Zuständigkeitsgrenzen, die unzu-
				lässigen Aussagetypen, die Verweistexte und die Kontaktdaten der Beratungs-
				stellen. Im Pilotbetrieb werden sie iterativ ergänzt.
29	F-12-A1; F-11- B1/B2; F-01-A5	Zur verständlichen Führung durch die Anträge ist je auszufüllendem Feld ein Hilfstext erforderlich. Bei rund 60 Antragstypen entstehen dadurch mehrere Tausend Hilfstexte, gegebenenfalls in bis zu 14 Sprachvarian- ten einschließlich Leichter Sprache. An anderer Stelle stellt der Auftraggeber Texte ausdrücklich selbst bereit (Rechtstexte nach F-01-A5, Textbausteine nach F-16- B4); für Hilfstexte ist dies nicht geregelt. Wer verant- wortet die fachliche Korrektheit der Hilfstexte und ihrer Übersetzungen? Ist ein KI-gestützter Textvorschlag mit anschließender Freigabe durch das DWAH das vorgesehene Verfahren, und genügt eine Stichproben- prüfung als Abnahmemaßstab?
				Die Anforderungen an die Hilfestellungen ergeben sich aus der Anforderungs-
				und Bewertungstabelle, insbesondere F-12-A1. Der Auftragnehmer verantwor-
				tet, dass die Anwendung diese Anforderungen erfüllt und die Erklärungen bzw.
				Hilfetexte fachlich zutreffend, im Kontext des jeweiligen Antragsabschnitts sowie
				in der gewählten Sprache und dem gewählten Sprachniveau ausgibt. Eine Frei-
				gabe einzelner Erklärungen bzw. Hilfetexte durch den Auftraggeber erfolgt nicht.
				Grundlage sind die vom Auftraggeber bereitgestellten Antragsformulare. Fehler-
				hafte Erklärungen bzw. Hilfetexte, welche sich auf die von Klient*innen gemach-
				ten Angaben im Antrag auswirken, werden über den verpflichtenden Check-Up
				durch die Beratungskraft vor Einreichung sowie über Stichproben im Pilotbetrieb
				festgestellt und sind vom Auftragnehmer nachzubessern. Als Prüfmaßstab ge-
				nügt eine Stichprobenprüfung.
30	F-05-B1; LS §3.1	Die Sprachein- und -ausgabe (F-05-B1) erfordert Mo- delle zur Spracherkennung und Sprachsynthese. Gilt die Lizenzvorgabe der Leistungsbeschreibung (freie kommerzielle Lizenz ohne Copyleft) auch für diese Modelle, und ist der On-Premise-Betrieb auch hier zwingend? Werden bestimmte Modellfamilien vorge- geben oder ausgeschlossen?
			Die Lizenzvorgabe nach Ziff. 3.1 des Lastenhefts gilt für alle in der Anwendung eingesetzten KI-Modelle, also auch für Modelle zur Spracherkennung und Sprachsynthese. Ebenfalls ist der On-Premise Betrieb zwingend. Die Wahl der Modellfamilien liegt beim Auftragnehmer. Bestimmte Modellfamilien werden we- der vorgegeben noch ausgeschlossen.
17	NFA-03-A1	Liegt für die Verarbeitung eine Datenschutz-Folgenab- schätzung vor, bzw. wer erstellt sie? Ist die zuständige kirchliche Datenschutzaufsicht einzubinden, und wel- che Fristen sind dabei zu berücksichtigen?
				Das DWAH wird durch einen Fachanwalt für dieses Projekt und den eigenen
				Datenschutzbeauftragten begleitet. Eine Folgenabschätzung wird durch diese
				beauftragten Personen erstellt.
				Aktuell ist nicht davon auszugehen, dass die kirchliche Datenschutzaufsicht ein-
				gebunden werden muss.

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				Antwort der Auftraggeberin
18	F-01-A5; NFA- 03-A4	Bis wann und in welchen Sprachen stellt das DWAH die Rechtstexte (Datenschutzerklärung, Nutzungsbe- dingungen) bereit? Welche konkreten Aufbewahrungs- und Löschfristen sind für die automatische Datenlö- schung umzusetzen?
				Die Rechtstexte (Datenschutzerklärung, Nutzungsbedingungen) werden vor
				dem ersten Test, an dem Klient*innen beteiligt sind vorliegen. Die Sprachen wer-
				den je nach Angebot später abgestimmt.
				Konkrete Aufbewahrungs- und Löschfristen sind derzeit nicht festgelegt. Sie wer-
				den vom Auftraggeber im Rahmen der datenschutzrechtlichen Begleitung (wie
				in der Antwort zu Frage 17 dargestellt) rechtzeitig an den Auftragnehmer weiter-
				gegeben. Geschuldet ist nach NFA-03-A4 die technische Umsetzung einer au-
				tomatischen Löschung nach konfigurierbaren Lösch- und Aufbewahrungsregeln,
				sodass die Fristen durch den Auftraggeber gesetzt und angepasst werden kön-
				nen.
19	LS §3.2; BwB Tz. 6	Die technische Umgebung befindet sich im Aufbau, die Server-Hardware wird separat vergeben. Ab wann steht der KI-Server dem Auftragnehmer für Entwick- lung und Integration zur Verfügung? Wer betreibt die Anwendung während des Pilotbetriebs und nach dem Produktivstart, und welche Reaktionszeiten sind ver- einbart?
			Der Server steht dem Auftragnehmer voraussichtlich ab Bezuschlagung des Ent- wicklungsauftrages zur Verfügung. Der Betrieb des KI-Servers erfolgt zu jeder Zeit durch das DWAH selbst; dies gilt für die Entwicklungsphase, den Pilotbetrieb und den Zeitraum nach Produktivstart gleichermaßen.
20	NFA-06-B1; LS §2	Welche gleichzeitigen Nutzerzahlen bzw. welches Skalierungsziel gelten für den Rollout im gesamten Geschäftsbereich? Die Laststabilität ist als Kann-Krite- rium und ausdrücklich für die Pilotphase formuliert.
				Während der Pilotierung ist im Testbetrieb in ca. 10 Beratungsstellen mit ca. 5–
				10 gleichzeitigen Nutzer*innen zu rechnen. Für den Rollout im gesamten Ge-
				schäftsbereich liegt das Skalierungsziel bei ca. 20 gleichzeitigen Nutzer*innen;
				die Architektur ist auf diesen Zielwert auszulegen.
				Die in Ziff. 3.2 des Lastenhefts beschriebene Infrastruktur bildet den Ausstat-
				tungsstand zu Projektbeginn ab. Eine Erweiterung der Server-Hardware in den
				Jahren 2027 und 2028 ist vorgesehen und erfolgt bedarfsabhängig durch den
				Auftraggeber.
				NFA-06-B1 bezieht sich auf den Nachweis der Laststabilität in der Pilotphase.
				Bewertet wird, welche Laststabilität der Bieter auf Basis der von ihm gewählten
				Architektur zusagt und nachvollziehbar begründet.
21	LS §2 (Meilen- stein 1)	Stellt das DWAH ein fertiges Corporate Design bzw. Designsystem bereit (Diakonie-Markenportal), oder ist die Gestaltung der Benutzeroberfläche Leistung des Auftragnehmers?
				Ein fertiges Corporate Design wird bereitgestellt. Maßgeblich sind die Vorgaben
				des Diakonie-Markenportals, ergänzt um die spezifischen Logos des DWAH; die
				erforderlichen Dateien und Vorgaben stellt der Auftraggeber im Rahmen von
				Meilenstein 1 bereit. Eine eigenständige Marken- oder Designentwicklung ist

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				Antwort der Auftraggeberin
				nicht Gegenstand des Auftrags. Geschuldet ist die Anwendung dieser Vorgaben
				auf die Benutzeroberfläche.
				Da sich Corporate-Design-Vorgaben und Logos im Zeitverlauf ändern können,
				sind die gestaltungsbestimmenden Parameter, insbesondere Logo, Farbwerte
				und Typografie, zentral konfigurierbar auszulegen, sodass das DWAH sie eigen-
				ständig und ohne großen Eingriff in den Quellcode austauschen und anpassen
				kann.
22	BwB Tz. 10; LS §2/§5	Der Vertrag beginnt mit dem Zuschlag, der Endtermin ist auf Ende 2028 festgelegt. Verschiebt sich der Zu- schlag, verkürzt sich die Laufzeit bei gleichem Endter- min. Ist Meilenstein 2 (25 Anträge und datenschutz- konformer Ende-zu-Ende-Workflow nach rund 7 Mo- naten) verbindlich, und sind Reihenfolge und Paralleli- sierung der Meilensteine verhandelbar?
				Verbindlich ist der jeweilige Leistungsumfang der Meilensteine, einschließlich
				Meilenstein 2. Die Abfolge der Meilensteine ergibt sich aus diesen Umfängen, da
				sie inhaltlich aufeinander aufbauen. Verhandelbar sind demgegenüber die zeitli-
				che Lage und Dauer der Meilensteine sowie die Parallelisierung von Arbeitspa-
				keten, solange der zugeordnete Umfang zum jeweiligen Meilenstein vollständig
				und abnahmefähig vorliegt. Der in §5 des Lastenhefts dargestellte Plan ist mus-
				terhaft; der Termin- und Leistungsplan wird nach Zuschlag vereinbart.
31	NFA-08-A1; LS §4.1; F-18-A2	Der Liefergegenstand umfasst den vollständigen Quellcode samt aller Rechte, und das DWAH soll die Anwendung nach dem Pilotbetrieb eigenständig be- treiben und erweitern. Die Technologiewahl ist damit langfristig bindend, die Unterlagen fordern jedoch nur eine responsive Webanwendung für die gängigen Browser. Bestehen Vorgaben oder Präferenzen des DWAH zu Frontend-Framework, Backend-Sprache, Datenbank oder Container-Plattform, etwa aus den Kompetenzen des eigenen IT-Teams? Ist eine Min- dest-Browserversion zu unterstützen, und bestehen Vorgaben zu den Lizenzen eingesetzter Softwarebibli- otheken analog zur Lizenzvorgabe für KI-Modelle?
			Es bestehen keine Vorgaben zu Frontend-Frameworks, Backend-Sprachen, Da- tenbanken oder Container-Plattformen. Wir folgen den Empfehlungen des Auf- tragnehmers. Eine Mindest-Browserversion ist nicht vorgegeben. Maßgeblich ist NFA-08-A1: vollständige Nutzbarkeit auf Desktop, Tablet und Smartphone in Chrome, Safari, Firefox und Edge in den gängigen aktuellen Versionen. Maßgeblich für die Lizenzen eingesetzter Softwarebibliotheken ist, dass die Li- zenzbedingungen die dem DWAH nach Ziff. 1.1.1 des Lastenhefts und Nr. 4.4.3.2 des EVB-IT Erstellungsvertrages zustehenden Rechte nicht einschrän- ken.

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DWAH DigiWohl Software Bieterfragen-Antworten_01_2026-09-04.pdf