W_E_26-178 DWAH DigiWohl VGU I BwB 2026-08-26.pdf

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.I.1 Bewerbungsbedingungen Tz. 1

Diakonisches Werk Altholstein GmbH

Projekt DigiWohl

Vergabe Software-Entwicklung

Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb nach UVgO

Vergabeunterlagen Teil A:

Bewerbungsbedingungen

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.I.1 Bewerbungsbedingungen Tz. 1

I. Das Wichtigste zuerst: Verfahrensfristen und Vergabeunterlagen 3

1. Verfahrensfristen 3
2. Übersicht Vergabeunterlagen 3 II. Zur Auftraggeberin 4 III. Zum Auftragsgegenstand 5
3. Allgemeines 5
4. Auftragsumfang, -wert, Optionen 5
5. Ausführungsfrist 6 IV. Durchführung des Vergabeverfahrens 6
6. Art der Vergabe 6 V. Allgemeine Regeln zum Vergabeverfahren 7
7. Auftraggeberin und Vergabestelle 7
8. Kommunikation und Bieterfragen 7
9. Ergänzungen / Anpassungen der Vergabeunterlagen 8
10. Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen 9
11. Verfahrens- und Vertragssprache 9
12. Formblätter, Kopien 9
13. Rechte an Angebotsunterlagen, Vertraulichkeit, Datenschutz 10
14. Preisangaben 10
15. Angebotskosten 11
16. Bewerber-/Bietergemeinschaften 11
17. Vertragsbedingungen 12
18. Haupt- und Nebenangebote 12
19. Zuschlagsvorbehalt, Bindefrist 12
20. Rechtsbehelfe 12 VI. Teilnahmewettbewerb und Anforderungen an die Teilnahmeanträge, 12
21. Form der Teilnahmeanträge 13
22. Erfüllung der Eignungskriterien bei Bewerbergemeinschaften 14
23. Eignungsleihe/Einbeziehung von Kapazitäten anderer Unternehmen 14 a) Haftung bei Berufung auf wirtschaftliche Leistungsfähigkeit Dritter 14 b) Ausführung bei Berufung auf fachliche/technische Leistungsfähigkeit Dritter 15 c) Eignungsnachweise auch für den Dritten 15 d) Verfügbarkeitsnachweise für den Dritten 15 e) Hinweis zu bloßen Lieferanten 15
24. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und Erklärungen/Belege dafür 16 a) Ausschlussgründe 16 b) Geforderte Erklärungen/Belege 16
25. Konkrete Kriterien und Belege für die Eignung 17 a) Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung 17 aa) Eignungskriterien 17 bb) Eigenerklärungen und Nachweise 18 b) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit 18 aa) Eignungskriterien 18 bb) Eigenerklärungen und Nachweise 19 c) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit 19 aa) Eignungskriterien 19 bb) Eigenerklärungen und Nachweise 20
26. Begrenzung der zuzulassenden Bewerberzahl 20 a) Allgemeines 20 b) Auswahlkriterien 21 VII. Weiterer Verfahrensverlauf und Angebotsabgabe 22
27. Allgemeines 22
28. Geforderte Unterlagen 23 VIII. Zuschlagskriterien und Bewertungsmethodik 24
29. Bewertung Pauschalfestpreis 24
30. Bewertung der B-Kriterien 25
31. Ermittlung des besten Angebots 26

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.I.1 Bewerbungsbedingungen Tz. 1

I. Das Wichtigste zuerst: Verfahrensfristen und Vergabeunterlagen

1. Verfahrensfristen

1 Die Vergabestelle behält sich Änderungen und Ergänzungen der vorgenannten Fristen

nach Erfordernis vor. Diese werden den betroffenen Unternehmen vorab mitgeteilt.

2. Übersicht Vergabeunterlagen

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.I.2 Bewerbungsbedingungen Tz. 2

II. Zur Auftraggeberin

2 Die Diakonisches Werk Altholstein GmbH (DWAH) ist eine gemeinnützige Gesellschaft

in Trägerschaft des Kirchenkreises Altholstein und der evangelisch-luth. Kirchengemein-

den der Region. Ihr satzungsgemäßer Zweck liegt in der Förderung mildtätiger und ge-

meinnütziger Ziele gemäß dem diakonischen Auftrag. Als großer Wohlfahrtsverband in

Schleswig-Holstein ist die Diakonie Altholstein in der Region zwischen Kiel und Hamburg

präsent und bietet mit über 1.400 Mitarbeitenden ein umfassendes, differenziertes Leis-

tungsangebot. Zu den vier zentralen Geschäftsbereichen zählen: Soziale Hilfen, Familie,

Arbeit und Bildung sowie Pflege. Die Organisation unterstützt Menschen jeden Alters

durch Beratung, Bildung, Begleitung und Betreuung in unterschiedlichsten Lebenssitua-

tionen. Der Geschäftsbereich Soziale Hilfen schließt dabei spezifische Kompetenzfelder

ein: Migration und Integration, Wohnungslosenhilfe, Schuldner- und Insolvenzberatung

sowie die Bahnhofsmission an mehreren Standorten in Schleswig-Holstein mit Hauptsitz

in Neumünster. Mit dieser strukturierten Kapazität und jahrelanger Erfahrung fungiert die

Diakonie Altholstein als verlässlicher sozialer Träger, der integrierte Dienstleistungen für

die soziale Teilhabe garantiert und damit qualifizierten Partnern eine stabile Zusammen-

arbeit ermöglicht.

3 Die Auftraggeberin ist keine öffentliche Auftraggeberin im Sinne des förmlichen Verga-

berechts. Sie wird weder unmittelbar noch mittelbar von staatlichen Gebietskörperschaf-

ten beherrscht oder finanziert. Im Hinblick auf die öffentliche Förderung des vorliegenden

Projekts aus dem ESF Plus-Programm „Stärkung sozialer Dienste der Freien Wohl-

fahrtspflege mittels Digitalisierung“ durch das Bundesministerium für Bildung, Familie,

Senioren, Frauen und Jugend und die Europäische Union (Zuwendungsbescheid des

Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben) ist die Auftraggeberin zu-

wendungsrechtlich verpflichtet, bei der Vergabe von Aufträgen für das Projekt die Unter-

schwellenvergabeordnung (UVgO) anzuwenden, unabhängig von der Frage, ob der Auf-

trag den maßgeblichen EU-Schwellenwert erreicht/überschreitet oder nicht, und zwar

unter Berücksichtigung der in Ziff. 3.1 BNBest-P-ESF-Bund aufgeführten Erleichterun-

gen.

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.III.1 Bewerbungsbedingungen Tz. 4

III. Zum Auftragsgegenstand

1. Allgemeines

4 Das Projekt „DigiWohl“ dient dem Ziel der Entwicklung, Implementierung und Optimie-

rung eines KI-gestützten Systems zur barrierefreien Antragstellung im Geschäftsbereich

Soziale Hilfen der DWAH.

5 Hierzu wird zum einen durch das vorliegende Verfahren ein Auftrag betreffend die Ent-

wicklung und Implementierung der entsprechenden KI-gestützten Software vergeben.

Auftragsgegenstand ist somit Entwicklung und Lieferung einer KI-gestützten Software

nebst Schulungsleistungen. Diese Software soll den Prozess der Antragstellung in den

in der Leistungsbeschreibung aufgeführten staatlichen Verwaltungsverfahren im Bereich

der Sozialen Hilfen (im Voll-Rollout ca. 60 verschiedene Anträge) unterstützen. Die Per-

sonen, die einen Antrag stellen wollen, und die sie beratenden Beschäftigten der DWAH

sollen durch die zu entwickelnde und zu liefernde, auf allen gängigen Endgeräten nutz-

bare, barrierefreie, responsive Web-Applikation dialogisch (nutzergruppenspezifisch) so

unterstützt werden, dass aufgrund ihrer Angaben im Dialogprozess die jeweiligen An-

tragsformulare automatisiert vollständig und widerspruchsfrei ausgefüllt und die erfor-

derlichen Anlagen / Belege zusammengestellt werden.

6 Die Beschaffung der für den serverseitigen On-premise-Betrieb des Systems erforderli-

chen Server-Hardware ist nicht Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens, son-

dern erfolgt in einem gesonderten Vergabeverfahren.

2. Auftragsumfang, -wert, Optionen

7 Der inhaltliche Umfang des Auftrags ist der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

8 Konkrete optionale Positionen sind bislang nicht vorgesehen. Vorbehalten bleiben aber

die Leistungsänderungsrechte der Auftraggeberin nach Maßgabe der Vertragsbedin-

gungen einschließlich der VOL/B.

9 Die Auftraggeberin schätzt den Auftragswert/Loswert nach einer durchgeführten

Markterkundung auf 142.000,- Euro netto. Unberührt bleibt, dass nach vergaberechtli-

chen Maßstäben auch der Wert der gesondert zu beschaffenden Hardware einzubezie-

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.III.3 Bewerbungsbedingungen Tz. 9

hen wäre (§ 3 Abs. 7 VgV). Da die DWAH wie ausgeführt keine öffentliche Auftraggebe-

rin ist, kann das jedenfalls deshalb dahinstehen, da auch bei Überschreitung des EU-

Schwellenwerts keine „europaweite“ Vergabe nach der VgV erforderlich wäre.

3. Ausführungsfrist

10 Die Vertragslaufzeit beginnt mit dem Zuschlag. Inklusive der Schulungsphase

(Phase/Meilenstein 7) sind die Leistungen bis zum Ende des Jahres 2028 abzuschlie-

ßen. Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.

IV. Durchführung des Vergabeverfahrens

1. Art der Vergabe

11 Wie oben schon erwähnt, ist die Auftraggeberin nicht durch Gesetz zur Durchführung

von Vergabeverfahren nach dem gesetzlichen Vergaberecht verpflichtet. Die Durchfüh-

rung beruht vielmehr auf Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid, die zur An-

wendung der UVgO (mit Modifikationen gem. Ziff. 3.1 BNBest-P-ESF-Bund) verpflichten.

12 Die Vergabe erfolgt als Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb gem. § 8 Abs.

1, Abs. 2, Abs. 4, § 12 UVgO.

13 Die Anwendung dieser Verfahrensart bedarf gem. § 8 Abs. 2 S. 2 UVgO in Verbindung

mit § 8 Abs. 4 UVgO besonderer Rechtfertigung. Dazu wird ausgeführt:

14 Die Verhandlungsvergabe ist nach § 8 Abs. 4 Nr. 1 UVgO zulässig, weil der Auftrag

konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst. Hier ist sogar beides der Fall. Das im

Vergabeverfahren bezuschlagte Unternehmen hat eine Individualsoftware zu entwickeln

und damit auch zu konzipieren. Hierbei besteht der für die Anwendung dieser Vorschrift

typische kreative Spielraum (im Rahmen einer bloß ergebnisorientierten Leistungsbe-

schreibung). Der Auftrag umfasst eine innovative Lösung, weil es zur Kenntnis der Auf-

traggeberin auf dem Markt bislang keine vergleichbaren KI-gestützten Softwarelösungen

für die Antragstellung im Bereich der Sozialen Hilfen gibt. Beide Umstände lassen es als

erforderlich erscheinen, vor der Bezuschlagung mit den in Betracht kommenden Unter-

nehmen über den konkreten Angebotsinhalt verhandeln zu können (unter Umständen

auch über die Anpassung der auftraggeberseitigen Anforderungen), um gut vergleich-

bare und wirtschaftliche Angebote zu erzielen.

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.V.1 Bewerbungsbedingungen Tz. 15

15 Die Verhandlungsvergabe ist auch nach § 8 Abs. 4 Nr. 2 UVgO zulässig, weil der Auftrag

aufgrund konkreter Umstände, die mit seiner Komplexität zusammenhängen, nicht ohne

vorherige Verhandlungen vergeben werden kann. Dies folgt aus den gleichen Gründen

wie soeben zur Nr. 1 aufgeführt.

16 Die Verhandlungsvergabe ist auch nach § 8 Abs. 4 Nr. 3 UVgO zulässig. Aufgrund des

innovativen Ansatzes kann die Leistung nicht von vornherein so eindeutig und erschöp-

fend beschrieben werden, dass in einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung

hinreichend vergleichbare Angebote zu erwarten wären. Dies beruht ebenfalls darauf,

dass es sich um ein innovatives Projekt handelt, so dass Erfahrungen mit der Gestaltung

von Leistungsbeschreibungen für die konkret in Rede stehende Software generell nicht

vorliegen.

17 Schließlich ist die Verhandlungsvergabe auch nach § 8 Abs. 4 Nr. 4 UVgO zulässig, da

die Bedürfnisse der Auftraggeberin nicht ohne die „Anpassung am Markt verfügbarer

Lösungen“ erfüllt werden können. Zwar sind KI-Modelle als solche am Markt bereits ver-

fügbar. Vorliegend muss ein solches aber nicht nur ausgewählt, sondern auch für den

konkreten Zweck und die Erfüllung der Bedürfnisse der Auftraggeberin dienlich gemacht,

eingebettet und in diesem Sinne angepasst werden.

V. Allgemeine Regeln zum Vergabeverfahren

1. Auftraggeberin und Vergabestelle

18 Auftraggeberin und Vergabestelle ist die

Diakonisches Werk Altholstein GmbH, Am Alten Kirchhof 16, 24534 Neumünster.

19 Als beratende Beschaffungsdienstleisterin einbezogen ist die Anwaltskanzlei

WEISSLEDER EWER Rechtsanwälte Partnerschaft mbB, Walkerdamm 4-6,

24103 Kiel

2. Kommunikation und Bieterfragen

20 Das Verfahren unterliegt der grundsätzlichen Pflicht zur Verwendung elektronischer Mit-

tel für die Vergabe (E-Vergabe, § 7 ff. UVgO). Die Einreichung der Teilnahmeanträge

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.V.3 Bewerbungsbedingungen Tz. 20

und der Angebote hat ausschließlich elektronisch in Textform über die verwendete elekt-

ronische Vergabeplattform Deutsches Vergabeportal (DTVP) zu erfolgen. Auch die

sonstige Kommunikation hat ausschließlich über diesen Kanal zu erfolgen (ausgenom-

men Verhandlungsgespräche), soweit die Auftraggeberin nicht im Einzelfall etwas ande-

res bestimmt. Die Kommunikation findet also nicht brieflich und grundsätzlich auch nicht

per E-Mail statt (ausgenommen Benachrichtigungs-E-Mails der E-Vergabeplattform über

neue Nachrichten im Postfach der Plattform, neue Projekträume und dergleichen).

21 Der Zugriff auf die Auftragsbekanntmachung und die Vergabeunterlagen setzt keine Re-

gistrierung voraus. Für die weitere Beteiligung am Verfahren ist eine Registrierung erfor-

derlich (soweit eine solche nicht schon erfolgt ist). Dazu ist die Angabe einer elektroni-

schen Adresse (E-Mail-Adresse) des Unternehmens nötig. Bitte verwenden Sie ein

Funktionspostfach, das regelmäßig überwacht wird (und auch für künftige Vergabever-

fahren anderer Auftraggeber geeignet ist).

22 Für Teilnahmeanträge und Angebote genügt die Textform (§ 126b BGB). Für die Einrei-

chung von Teilnahmeanträgen und ggf. Angeboten ist die entsprechende besondere

Funktion der Vergabeplattform DTVP zu verwenden (nicht die allgemeine Kommunikati-

onsfunktion). Es kann entweder ein herunterzuladendes Bietertool verwendet werden

oder direkt die entsprechende Funktion/Webanwendung auf der Website DTVP.

23 Fragen können ausschließlich über die Vergabeplattform DTVP gestellt werden. Fragen

zu den Vergabeunterlagen oder zur Bekanntmachung, die sich auf den Teilnahmewett-

bewerb beziehen, sind spätestens 10 Tage vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist zu stel-

len. Fragen zu diesen Unterlagen, die erst für die Angebotsphase relevant sind, insbe-

sondere sich auf Angebotsinhalt, -kalkulation oder -abgabe beziehen, sind spätestens

10 Tage vor Ablauf der jeweiligen Angebotsfrist zu stellen.

24 Alle Fragen müssen mit einem eindeutigen Verweis auf den Abschnitt oder die Ab-

schnitte der Ausschreibungsunterlagen beginnen, auf die sich die Frage bezieht.

3. Ergänzungen / Anpassungen der Vergabeunterlagen

25 Relevante Fragen und Antworten werden allen Bietern in anonymisierter Form auf der

Vergabeplattform DTVP zur Verfügung gestellt. Es bleibt vorbehalten, Fragen, die be-

reits während des Teilnahmewettbewerbs gestellt werden, sich aber auf die Angebots-

phase zu beziehen, zunächst nicht zu beantworten.

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.V.4 Bewerbungsbedingungen Tz. 26

26 Entsprechendes gilt für Anpassungen der Vergabeunterlagen, welche von der Auftrag-

geberin vorgenommen werden.

27 Erforderliche Antworten auf rechtzeitige Bieterfragen oder sonstige zusätzliche wesent-

liche Informationen wird die Auftraggeberin regelmäßig gesammelt, spätestens sechs

Tage vor Ablauf der jeweils relevanten Frist (Teilnahmeantragsfrist, Angebotsfrist) auf

der Vergabeplattform zur Verfügung gestellt. Es liegt in der Verantwortung der sich be-

teiligenden Unternehmen, sich hierüber auf dem Laufenden zu halten. Nur registrierte

Unternehmen erhalten eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung über neue Doku-

mente auf der Vergabeplattform.

4. Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen

28 Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Unternehmens Unklarheiten, Un-

vollständigkeiten oder Fehler, so hat es die Vergabestelle unverzüglich, jedenfalls vor

Angebotsabgabe, in Textform darauf hinzuweisen.

5. Verfahrens- und Vertragssprache

29 Verfahrens- und Vertragssprache ist Deutsch. Teilnahmeanträge und Angebote müssen

in deutscher Sprache verfasst sein. Verhandlungen werden auf Deutsch geführt. Falls

standardisierte technische Unterlagen zur Beschreibung von Angebotskomponenten

oder sonst beigefügte Unterlagen Dritter (z.B. Referenzschreiben) nicht in Deutsch zur

Verfügung stehen, wird eine englische Fassung zugelassen, sofern Nachteile z.B. im

Fall späterer rechtlicher Auseinandersetzungen nicht zu befürchten sind.

6. Formblätter, Kopien

30 Soweit die Vergabestelle (elektronische) Formblätter vorgibt, z.B. für Teilnahmeanträge

oder Leistungsverzeichnisse zur Ausfüllung oder Angebotsformulare, sind diese vom

Unternehmen zu verwenden. Elektronische Kopien der Formblätter (im selben Dateifor-

mat oder als PDF) können verwendet werden; das Risiko der Übereinstimmung mit dem

Original trägt das sich beteiligende Unternehmen. Inhaltliche Änderungen oder Ergän-

zungen an den nicht für Bietereintragungen vorgesehenen Stellen sind unzulässig, sie

können den Ausschluss vom Verfahren nach sich ziehen.

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.V.7 Bewerbungsbedingungen Tz. 31

7. Rechte an Angebotsunterlagen, Vertraulichkeit, Datenschutz

31 Alle von Unternehmen übermittelten Unterlagen / Dateien werden Eigentum des Auftrag-

gebers. Nutzungsrechte werden nur als einfache Nutzungsrechte für Zwecke der Ver-

fahrensführung, Teilnahmeantrags- bzw. Angebotswertung und im Zuschlagsfall für die

Durchführung des Vertrages eingeräumt, nicht für eine Verwendung im Rahmen anderer

Projekte als dem von der Vergabe betroffenen. Hinsichtlich der im Zuschlagsfall zu er-

stellenden Werke gelten die vertraglichen Regelungen.

32 Die Auftraggeberin beachtet die Vertraulichkeitsregelungen von § 3 UVgO, soweit ge-

setzliche Regelungen nicht entgegenstehen.

33 Soweit personenbezogene Daten bei den sich bewerbenden Unternehmen erhoben wer-

den, z.B. Namen und Kontaktdaten, Qualifikationen von Ansprechpersonen oder für die

Leistung vorgesehenen Beschäftigten, ist dies zur ordnungsgemäßen Durchführung des

rechtlich erforderlichen Vergabeverfahrens nötig. Die Vergabestelle beachtet die

DSGVO. Betroffene können Auskunft und ggf. Berichtigung und Löschung ihrer perso-

nenbezogenen Daten verlangen oder Widerspruch einlegen und sich ggf. an die Auf-

sichtsbehörde (Landesbeauftragte für den Datenschutz, mail@datenschutzzentrum.de)

wenden. Der Datenschutzbeauftragte der Vergabestelle ist unter https://www.diakonie-

altholstein.de/datenschutz benannt. Es besteht keine selbständig durchsetzbare Rechts-

pflicht zu solchen Angaben, jedoch können ohne die durch zur Verfahrensdurchführung

geforderten Angaben oder bei Widerspruch usw. gegen die Verarbeitung für das Unter-

nehmen Nachteile bei der Vergabe drohen, z.B. die Bewerbung bzw. das Angebot aus-

geschlossen werden

8. Preisangaben

34 Alle Preise sind in Euro mit höchstens drei Nachkommastellen anzugeben. Die Preise

(Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze usw.) sind ohne Umsatzsteuer an-

zugeben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersat-

zes in der entsprechenden Rubrik bzw. am Schluss des Angebotes hinzuzufügen.

35 Es werden nur Preisnachlässe gewertet, die ohne Bedingungen als Vomhundertsatz auf

die Abrechnungssumme gewährt werden und an der formularmäßig vorgesehen Stelle

aufgeführt sind. Nicht zu wertende Preisnachlässe bleiben Inhalt des Angebotes und

werden im Fall der Auftragserteilung Vertragsinhalt.

Textstand: 25.08.2026 26 Seiten Seite 10

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.V.9 Bewerbungsbedingungen Tz. 36

36 Ein Unternehmen, der in seinem Angebot die von ihm tatsächlich für einzelne Leistungs-

positionen geforderten Einheitspreise auf verschiedene Einheitspreise anderer Leis-

tungspositionen verteilt, benennt nicht die von ihm geforderten Preise. Eine solche

„Preisverlagerung“ oder „Mischkalkulation“ führt nach Maßgabe der Regelungen der

UVgO ggf. zum Ausschluss des Angebots. Die Vergabestelle kann diesbezügliche Auf-

klärungen verlangen.

9. Angebotskosten

37 Die sich beteiligenden Unternehmen erhalten für die Beteiligung am Verfahren und die

Erstellung des Angebots kein Honorar oder sonstigen Kostenersatz.

10. Bewerber-/Bietergemeinschaften

38 Bewerben sich Unternehmen gemeinschaftlich um die Teilnahme und den Auftrag, so

hat die Gemeinschaft bereits mit dem Teilnahmewettbewerb eine Erklärung aller Mitglie-

der in Textform abzugeben, in welcher alle Mitglieder aufgeführt sind, ein vertretungsbe-

rechtigtes Mitglied benannt und zur rechtsverbindlichen Vertretung bevollmächtigt wird,

und erklärt wird, dass im Auftragsfall eine Arbeitsgemeinschaft gebildet wird, sowie, dass

alle Mitglieder für Verbindlichkeiten im Zusammenhang mit der Vergabe und dem Auf-

trag gesamtschuldnerisch haften. Auf Verlangen der Vergabestelle ist diese Erklärung

gesondert in Schriftform für alle Mitglieder unterzeichnet oder elektronisch für alle Mit-

glieder qualifiziert elektronisch signiert abzugeben.

39 Bewerber-/Bietergemeinschaften dürfen nicht zum Zweck der Beschränkung des Wett-

bewerbs gebildet werden (vgl. den Ausschlussgrund von § 124 Abs. 1 Nr. 4 GWB i.V.m.

§ 31 Abs. 1 UVgO).

40 Angebote von Bietergemeinschaften, die sich erst nach der Aufforderung zur Angebots-

abgabe aus aufgeforderten Unternehmen oder aus aufgeforderten Unternehmen und

nicht aufgeforderten Unternehmen gebildet haben, werden nicht zugelassen. Eine pa-

rallele Beteiligung am Verfahren als Einzelunternehmen und als Mitglied einer Bewerber-

/Bietergemeinschaft ist nicht zulässig.

Textstand: 25.08.2026 26 Seiten Seite 11

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.V.11 Bewerbungsbedingungen Tz. 41

11. Vertragsbedingungen

41 Die Vergabe erfolgt auf der Grundlage der von der Auftraggeberin vorgegebenen Ver-

tragsbedingungen. Diese orientieren sich an den vom CIO Bund eingeführten EVB-IT-

Vertragsmustern und dazugehörigen AGB und beziehen die VOL/B ein.

42 Soweit Verhandlungen stattfinden, kann über einzelne Vertragsbedingungen auf dieser

Grundlage verhandelt werden, wenn mit dem Angebot Änderungswünsche benannt wer-

den. Die Angebote dürfen im Interesse der Vergleichbarkeit jedoch nicht bereits auf ab-

weichenden Vertragsbedingungen beruhen oder kalkuliert werden.

43 AGB der sich bewerbenden Unternehmen sind nicht zugelassen und werden nicht Ver-

tragsbestandteil.

12. Haupt- und Nebenangebote

44 Bietende Unternehmen oder Bietergemeinschaften dürfen nur ein Hauptangebot abge-

ben, nicht mehrere. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

13. Zuschlagsvorbehalt, Bindefrist

45 Die Auftraggeberin behält sich gem. § 12 Abs. 4 S. 2 UVgO vor, den Zuschlag, auch

ohne zuvor verhandelt zu haben, auf ein Angebot (insbes. Erstangebot) zu erteilen. Da-

her sind alle Angebote bis zum Ablauf der Bindefrist verbindlich.

14. Rechtsbehelfe

46 Da die Auftraggeberin keine öffentliche Auftraggeberin ist, sind die Regelungen des

GWB über den Rechtsschutz vor der Vergabekammer und dem Vergabesenat nicht an-

wendbar. Für etwaige Rechtsbehelfe wären daher ggf. die Gerichte der ordentlichen Ge-

richtsbarkeit zuständig.

VI. Teilnahmewettbewerb und Anforderungen an die Teilnahmeanträge,

47 Im vorliegenden Verfahren wird durch die öffentliche Auftragsbekanntmachung der Teil-

nahmewettbewerb eingeleitet und dementsprechend zunächst zur Abgabe von Teilnah-

meanträgen innerhalb der Teilnahmeantragsfrist (Bewerbungsfrist) aufgefordert – noch

nicht zur Abgabe von Angeboten.

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.VI.1 Bewerbungsbedingungen Tz. 48

48 Nachfolgend werden die Anforderungen an die Teilnahmeanträge im Teilnahmewettbe-

werb beschrieben, soweit sie sich nicht schon aus der Auftragsbekanntmachung erge-

ben. Außerdem gelten auch für die Teilnahmeanträge die in den vorigen Abschnitten

dieses Dokuments aufgeführten Bestimmungen für das Vergabeverfahren (soweit sie

inhaltlich auf den Teilnahmewettbewerb anwendbar sind).

1. Form der Teilnahmeanträge

49 An der Verhandlungsphase können nur solche Unternehmen beteiligt werden, welche

sich im Teilnahmewettbewerb beworben und die als Teilnahmebedingungen geforderten

Erklärungen und Nachweise erbracht haben und bei denen die Auftraggeberin die Eig-

nung und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach Maßgabe der festgelegten

Eignungskriterien und der geforderten Eigenerklärungen und Nachweise geprüft und

festgestellt hat (§ 31 UVgO).

50 Teilnahmeanträge sind innerhalb der Teilnahmeantragsfrist elektronisch in Textform

über die Vergabeplattform DTVP einzureichen, und zwar über die dafür vorgesehene

besondere Funktion der Plattform. Dies gilt, soweit Eigenerklärungen und Nachweise

nicht ausnahmsweise als erst auf besondere Anforderung vorzulegen genannt sind. So-

weit Eigenerklärungen und Nachweise nachfolgend als „möglichst“ vorzulegen gekenn-

zeichnet sind, ist die Vorlage mit dem Teilnahmeantrag zu empfehlen, die Auftraggeberin

kann die Auswahl der Teilnehmer ohne eine Nachforderung vornehmen.

51 Auf der o. a. Vergabeplattform wird ein Formularsatz für die im Rahmen des Teilnahme-

antrags abzugebenden Eigenerklärungen zur Ausfüllung zur Verfügung gestellt. Die Ver-

wendung ist erforderlich, sofern die Erklärungen nicht durch den Nachweis der Eintra-

gung in ein Präqualifikationsverzeichnis (§ 35 Abs. 6 UVgO) erbracht werden. Bei Be-

werbergemeinschaften oder im Fall der Eignungsleihe sind die Blätter ggf. mehrfach

auszufüllen. Die Verantwortung für die Vollständigkeit des Teilnahmeantrags liegt bei

den sich bewerbenden Unternehmen.

52 Für den Teilnahmeantrag ggf. erforderliche Nachweise können auch in (eingescannter)

Kopie eingereicht werden (auch wenn auf dem Nachweis ein Vermerk enthalten ist, er

sei nur im Original gültig). Die Auftraggeberin behält sich vor, zur Überprüfung die Vor-

lage des Originals zu verlangen.

53 Soweit lediglich Eigenerklärungen gefordert werden, behält sich die Auftraggeberin das

Recht vor, zur Behebung von Zweifeln (auch noch nach dem Teilnahmewettbewerb)

Textstand: 25.08.2026 26 Seiten Seite 13

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.VI.2 Bewerbungsbedingungen Tz. 53

entsprechende Bescheinigungen oder Nachweise nachzufordern oder ergänzende Aus-

künfte zu verlangen.

54 Sollten geforderte Erklärungen oder Nachweise fehlen oder unzureichend sein, kann das

Unternehmen nicht auf die Einräumung einer Gelegenheit zur Nachreichung vertrauen.

Die Auftraggeberin behält sich das Recht zur Nachforderung – unter Einhaltung der

Grund-sätze der Transparenz und der Gleichbehandlung – aber nach ihrem Ermessen

gemäß § 41 UVgO vor.

2. Erfüllung der Eignungskriterien bei Bewerbergemeinschaften

55 Bei Bewerbergemeinschaften ist die Eignung für die gesamte Bewerbergemeinschaft

nachzuweisen. Dabei ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen für jedes Mitglied

der Bewerbergemeinschaft erforderlich. Die entsprechenden geforderten Erklärungen

und Nachweise sind für jedes Mitglied vorzulegen.

56 Hinsichtlich der Eignung (Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, wirtschaftliche

und finanzielle Leistungsfähigkeit, technische und berufliche Leistungsfähigkeit) ist er-

forderlich, dass jedes Mitglied die Eignung für seinen vorgesehenen Leistungsbereich

nachweist und die Bewerbergemeinschaft in der Zusammenschau insgesamt alle Eig-

nungskriterien erfüllt und alle Erklärungen und Nachweise erbringt. Die Aufteilung der

Leistungsbereiche zwischen den Mitgliedern ist anzugeben.

57 Bei Bietergemeinschaften wird davon ausgegangen, dass deren Mitglieder sich jeweils

wechselseitig auf die Leistungsfähigkeit der anderen Mitglieder berufen wollen. Die

nachfolgenden Regelungen zur Eignungsleihe gelten auch für Bewerber- oder Bieterge-

meinschaften (§ 34 Abs. 4 UVgO).

3. Eignungsleihe/Einbeziehung von Kapazitäten anderer Unternehmen

58 Ein Bewerber oder Bieter kann sich zum Nachweis seiner Eignung auf andere Unterneh-

men stützen – ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Un-

ternehmen bestehenden Verbindungen (Eignungsleihe), § 34 UVgO. Dafür gelten fol-

gende Regeln und Einschränkungen.

a) Haftung bei Berufung auf wirtschaftliche Leistungsfähigkeit Dritter

59 Nimmt ein Bewerber oder Bieter die Kapazitäten anderer Unternehmen im Hinblick auf

die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, so ist

sicherzustellen, dass diese wirtschaftlichen oder finanziellen Kapazitäten im Auftragsfall

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.VI.3 Bewerbungsbedingungen Tz. 59

tatsächlich für die Auftragserfüllung haften. Die Auftraggeberin wird je nach Lage im Ein-

zelfall eine gesamtschuldnerische Haftung verlangen (§ 34 Abs. 3 UVgO).

b) Ausführung bei Berufung auf fachliche/technische Leistungsfähigkeit Dritter

60 Ein Bewerber oder Bieter kann die Kapazitäten anderer Unternehmen im Hinblick auf

Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- und Be-

fähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung (etwa Referenzen) nur

dann in Anspruch nehmen, wenn diese anderen Unternehmen im Auftragsfall auch die

Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden (§ 34 Abs. 1 S. 3 UVgO).

c) Eignungsnachweise auch für den Dritten

61 In jedem Fall der Eignungsleihe müssen die nach der Auftragsbekanntmachung und die-

sem Dokument für das jeweils sich auf ein anderes Unternehmen berufende Unterneh-

men erforderlichen Erklärungen und Nachweise zur Eignung und zum Nichtvorliegen

von Ausschlussgründen zusätzlich auch für das andere Unternehmen erfolgen (vgl. § 34

Abs. 2 UVgO).

d) Verfügbarkeitsnachweise für den Dritten

62 Außerdem hat das sich berufende Unternehmen bzw. hat der Bewerber dem Auftragge-

ber mit dem Teilnahmeantrag nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Kapazitäten

zur Verfügung stehen werden, indem er beispielsweise die diesbezüglichen verpflichten-

den Zusagen der anderen Unternehmen vorlegt (§ 34 Abs. 1 S. 1 UVgO) (Verfügbar-

keitsnachweise).

e) Hinweis zu bloßen Lieferanten

63 Soweit sich bewerbende Unternehmen beabsichtigen, im Zuschlagsfall auf frei verfüg-

bare Open-Source-Komponenten zurückzugreifen, einschließlich KI-Modelle, gelten die

Anbieter dieser Komponenten nicht als Eignungsverleiher oder sonstige Unterauftrag-

nehmer. Für diese Lieferanten sind also keine Eignungsnachweise oder Verfügbarkeits-

nachweise nötig.

Textstand: 25.08.2026 26 Seiten Seite 15

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.VI.4 Bewerbungsbedingungen Tz. 64

4. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und Erklärungen/Belege dafür

a) Ausschlussgründe

64 Teilnahmeanträge können nur berücksichtigt werden, wenn in Bezug auf das sich be-

werbende Unternehmen (und im Falle einer Bewerbergemeinschaft oder der Eignungs-

leihe weitere an dem Teilnahmeantrag beteiligte Unternehmen) keine zwingenden Aus-

schlussgründe vorliegen.

65 Die zwingenden Ausschlussgründe sind in § 31 Abs. 1 UVgO i.V.m. § 123 GWB ge-

regelt.

66 Falls ein fakultativer Ausschlussgrund im Sinne von§ 31 UVgO i.V.m. § 124 GWB

vorliegt, hängt der Ausschluss von einer Ermessensentscheidung des Auftraggebers ab.

67 Die Regelungen von § 125 GWB zur Selbstreinigung und von § 126 GWB zum zulässi-

gen Zeitraum für Ausschlüsse sind jeweils entsprechend zu berücksichtigen.

b) Geforderte Erklärungen/Belege

68 Bei Ausschlussgründen kommt es darauf an, ob sie objektiv gegeben sind. Zu einigen

Ausschlussgründen (nicht zu allen) werden mit dem Teilnahmeantrag Eigenerklärungen

oder Belege verlangt. Eine unrichtige Erklärung oder ein falscher Beleg können ihrerseits

als Täuschung (§ 124 Abs. 1 Nr. 8 GWB) oder unzulässige Beeinflussung oder irrefüh-

rende Information (§ 124 Abs. 1 Nr. 9 GWB) zu einem Ausschluss führen.

69 AS1: Keine Straftaten: Eigenerklärung, dass keine Person, deren Verhalten dem Un-

ternehmen nach § 123 Abs. 3 GWB zuzurechnen ist (dazu gehören mindestens gesetz-

liche Vertreter und leitende Angestellte), innerhalb der letzten fünf Jahre wegen einer

der in § 123 Abs. 1 GWB genannten Straftaten rechtskräftig verurteilt oder gegen das

Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 OWiG rechtskräftig festgesetzt worden ist, auf

gesonderte Anforderung Auszug aus dem Bundeszentralregister oder einem gleichwer-

tigen Register des Herkunftslandes.

70 AS2: Eigenerklärung Steuern und Abgaben: Eigenerklärung, dass das Unternehmen

seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialver-

sicherung (für Arbeitnehmer) innerhalb der letzten drei Jahre ordnungsgemäß nachge-

kommen ist (§ 123 Abs. 4 GWB),

Textstand: 25.08.2026 26 Seiten Seite 16

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.VI.5 Bewerbungsbedingungen Tz. 71

71 AS3: Eigenerklärung Umwelt-, Sozial-, Arbeitsrecht: Eigenerklärung, dass das Un-

ternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge in den letzten drei Jahren nicht ge-

gen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat (§

124 Abs. 1 Nr. 1 GWB),

72 AS4: Keine Insolvenz o. Ä: Eigenerklärung, dass über das Vermögen des Unterneh-

mens kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet

worden ist, die Eröffnung mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen

in der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat oder zahlungsunfähig ist

(§ 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB),

73 AS5: Keine schweren Verfehlungen: Eigenerklärung, dass keine Person, deren Ver-

halten dem Unternehmen nach § 123 Abs. 3 GWB zuzurechnen ist (dazu gehören min-

destens gesetzliche Vertreter und leitende Angestellte), im Rahmen ihrer beruflichen Tä-

tigkeit in den letzten drei Jahren eine schwere Verfehlung begangen hat, durch welche

die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird (§ 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB),

74 AS6: Keine sanktionierten Vertragsverletzungen: Eigenerklärung, dass das Unter-

nehmen bei der Ausführung früherer öffentlicher Aufträge oder Konzessionsverträge in

den letzten drei Jahren wesentliche Anforderungen nicht erheblich oder fortdauernd mit

der Folge einer vorzeitigen Beendigung oder der Verpflichtung zum Schadensersatz

oder vergleichbarer Rechtsfolge mangelhaft erfüllt hat (§ 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB).

75 Sofern eine oder mehrere der Erklärungen von AS1 - AS6 nicht wahrheitsgemäß abge-

geben werden kann, sind die Gründe dafür darzulegen, etwa die ergriffenen Selbstreini-

gungsmaßnahmen oder sonstige Gründe, warum ausnahmsweise kein Ausschluss er-

folgen sollte.

5. Konkrete Kriterien und Belege für die Eignung

a) Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

76 Zu den Bereichen Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung werden folgende Be-

dingungen beschrieben und Eigenerklärungen oder Nachweise verlangt:

aa) Eignungskriterien

77 EK-I. Wirksame Gründung, Handelsregister: Jedes Unternehmen muss je nach den

Anforderungen seiner Rechtsform wirksam gegründet sein. Soweit nach der Rechtsform

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.VI.5 Bewerbungsbedingungen Tz. 77

oder Tätigkeit erforderlich, ist die Eintragung in ein Handelsregister nötig. Eine be-

stimmte Rechtsform ist aber nicht verlangt (unbeschadet der Anforderungen zur gesamt-

schuldnerischen Haftung bei Bietergemeinschaften und wirtschaftlicher Eignungsleihe).

78 EK-II. Erlaubnis zur Berufsausübung/Berufsregister (vgl. § 122 Abs. 2 S. 2 Nr. 1

GWB): Die Ausübung des Berufs oder Gewerbes darf nicht behördlich verboten worden

sein, ggf. erforderliche behördliche Genehmigungen oder Berufsregistereintragungen

liegen vor.

bb) Eigenerklärungen und Nachweise

79 Zur Prüfung dieser Bedingungen werden die folgenden Eigenerklärungen und Nach-

weise verlangt:

80 BA1: Registerangaben: Angaben zu Firma, Rechtsform, Sitz, Geschäftsleitung und

Gegenstand (Satzungszweck, Tätigkeitsfelder) des Unternehmens. Angabe der Num-

mer der Eintragung in ein Handelsregister, soweit eine solche vorgeschrieben ist, auf

besondere Anforderung auch Nachweis der Eintragung.

81 BA2: Erlaubtheit/Berufsregister: Eigenerklärung, dass die Ausübung der berufli-

chen/gewerblichen Tätigkeit dem Unternehmen nicht behördlich verboten wurde und

ggf. dazu erforderliche behördliche Genehmigungen, Erlaubnisse oder Berufsregis-

tereintragungen vorliegen. Auf besondere Anforderung Nachweis der Eintragung in ein

Berufsregister, soweit eine solche vorgeschrieben ist, und/oder Nachweis der erforderli-

chen Erlaubnisse.

b) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

82 Zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit werden folgende Eignungskrite-

rien beschrieben und entsprechende Eigenerklärungen oder Nachweise verlangt:

aa) Eignungskriterien

83 EK-III: Haftpflichtversicherung: Für das Unternehmen muss eine Haftpflichtversiche-

rungsdeckung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in einer dem Tätigkeitsfeld

angemessenen Höhe bestehen. Der Versicherungsschutz muss für Personenschäden

mindestens 2.000.000 € pro Jahr und für Sachschäden und Vermögensschäden jeweils

mindestens 300.000 € pro Jahr betragen. Falls der Versicherungsschutz nicht bereits in

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.VI.5 Bewerbungsbedingungen Tz. 83

der geforderten Höhe besteht, muss eine Anpassung für den Auftragsfall durch den Ver-

sicherer verbindlich zugesagt sein und dies mit dem Teilnahmeantrag nachgewiesen

werden.

84 EK-IV: Größenordnung Gesamtumsätze: Die vom Unternehmen erzielten Gesamtum-

sätze in den vergangenen drei Jahren müssen ihrer Größenordnung nach eine hinrei-

chende wirtschaftliche Leistungskraft des Unternehmens erkennen lassen. Das Krite-

rium ist jedenfalls erfüllt, wenn der jährliche Gesamtumsatz der vergangenen drei Jahre

im Mittel 500.000 EUR (netto) betrug.

bb) Eigenerklärungen und Nachweise

85 Zur Prüfung dieser Kriterien sind die folgenden Eigenerklärungen und Nachweise einzu-

reichen:

86 WL1: Haftpflichtversicherung: Eigenerklärung zum Bestehen einer Haftpflichtversi-

cherungsdeckung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden und ihrer Höhe, auf ge-

sonderte Anforderung auch Nachweis des Versicherers. Zur Mindestanforderung: Falls

der bestehende Versicherungsschutz nicht die o.a. Mindestanforderung bei EK-III erfüllt,

ist schon mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung des Versicherers (nicht bloß eines

Maklers!) einzureichen, im Auftragsfall die Deckungssummen auf den bzw. die geforder-

ten Beträge zu erhöhen.

87 WL2: Gesamtumsatz: Eigenerklärung zum jeweiligen jährlichen Gesamtumsatz des

Unternehmens (netto) in den letzten drei verfügbaren abgeschlossenen Geschäftsjah-

ren.

c) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

88 Zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit werden die folgenden Eignungskri-

terien beschrieben und entsprechende Eigenerklärungen und Nachweise verlangt:

aa) Eignungskriterien

89 EK-V: Berufliche Erfahrung/Referenzen: Das Unternehmen muss über eine durch ent-

sprechende Erfahrungen (Referenzen) nachgewiesene hinreichende berufliche Leis-

tungsfähigkeit hinsichtlich der Durchführung vergleichbarer Leistungen verfügen. Ver-

gleichbar sind Leistungen der Entwicklung von Individualsoftware mit KI-gestützter Funk-

tionalität in der Form einer barrierefreien responsiven Web-Applikation einschließlich

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.VI.6 Bewerbungsbedingungen Tz. 89

Server-Backend. Mindestanforderung: Eine vergleichbare, erfolgreich abgeschlossene

Unternehmensreferenz in den letzten 5 Jahren.

90 EK-VI: Personalstärke Fachkräfte: Das Unternehmen muss über hinreichende perso-

nelle Kapazitäten im Bereich der Führungskräfte und des sonstigen Fachpersonals zur

Erfüllung der Aufgaben verfügen. Mindestanforderung: Zum Zeitpunkt der Bewerbung

mindestens 10 fest im Unternehmen tätige Beschäftigte mit fachlicher Qualifikation zur

Softwareentwicklung (Fachkräfte als Vollzeitäquivalente, einschl. Führungskräfte).

bb) Eigenerklärungen und Nachweise

91 Zur Prüfung dieser Kriterien sind die folgenden Eigenerklärungen und Nachweise einzu-

reichen:

92 TL1: Referenzliste: Liste von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte Aufträge

in Form einer Liste der in den letzten 5 Jahren erbrachten wesentlichen vergleichbaren

Leistungen. Angaben zur Projektbezeichnung, erbrachte Leistungen mit Leistungszeit-

raum, Fertigstellungsstatus, Auftraggeber, Ansprechpartner, ggf. Nachunternehmerein-

satz. Weitere Angaben zur Qualitätsbewertung der Projekte können gemacht werden.

Zur Mindestanforderung vgl. oben EK-V

93 TL2: Angaben der Zahl der Beschäftigten und Führungskräfte: Erklärung, aus der

die aktuelle Beschäftigtenzahl des Unternehmens (Angestellte) im Hinblick auf Fach-

kräfte der Softwareentwicklung und die Zahl seiner Führungskräfte hervorgeht, ebenso

möglichst die durchschnittliche jährliche entspr. Beschäftigtenzahl der letzten drei Jahre

(aufgeschlüsselt nach den Jahren).

6. Begrenzung der zuzulassenden Bewerberzahl

a) Allgemeines

94 Die Auftraggeberin behält sich vor, die Zahl der Bewerber gemäß § 36 UVgO auf eine

angemessene Zahl zu begrenzen. Eine solche Begrenzung betrifft die Zahl der zur Be-

teiligung am Verhandlungsverfahren und zur Angebotsabgabe aufgeforderten Teilneh-

mer. Sie ist nicht zu verwechseln mit einer etwaigen im Verlaufe des Verhandlungsver-

fahrens erfolgenden Begrenzung der Zahl der Angebote anhand der Zuschlagskriterien.

Für die Begrenzung der Zahl der Bewerber gelten die folgenden Vorgaben und Kriterien:

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.VI.6 Bewerbungsbedingungen Tz. 95

95 Es ist beabsichtigt, die Verhandlungsvergabe mit mindestens drei Bewerbern (bzw. Be-

werbergemeinschaften) einzuleiten, vorausgesetzt, eine entsprechende Zahl von geeig-

neten Bewerbern, hinsichtlich der keine Ausschlussgründe vorliegen (kurz: geeignete

Bewerber), ist vorhanden.

96 Sind mehr als drei geeignete Bewerber vorhanden, behält sich die Auftraggeberin eine

Begrenzung der Bewerberzahl vor, ein Anspruch auf die Begrenzung des Bewerberfel-

des oder dessen maximale Größe besteht jedoch nicht. Eine strikte Höchstzahl wird nicht

bereits jetzt festgelegt, sondern in Abhängigkeit von den Angaben in den Bewerbungen

und deren Bewertung nach den Auswahlkriterien.

b) Auswahlkriterien

97 Falls eine Begrenzung der Zahl der Bewerber erfolgt, wird die Auswahl nach den nach-

stehenden Auswahlkriterien (unter Beachtung der jeweils in Klammern gesetzten Ge-

wichtung der Kriterien) vorgenommen:

AK 1: Qualität der Referenzen gem. EK-V auf der Basis der Angaben zu TL1 (60 %),

AK 2.: Größe der jährlichen Umsätze (EK-IV) auf der Basis der Angaben zu WL2 (20 %),

AK 3: Größe der aktuellen Beschäftigtenzahl (Fachkräfte) des Unternehmens (EK-VI)

auf der Basis der Angaben zu TL2 (20 %).

98 Die Bewertung erfolgt bei den Kriterien AK 1 und AK 2 grundsätzlich qualitativ auf einer

fünfstufigen Punkte-Skala (sehr gut [10], gut [8], vollbefriedigend [6],befriedigend [4],

ausreichend [2]; nicht ausreichende Bewertungen können von vornherein nicht als ge-

eignet berücksichtigt werden), wobei die vergebene Bewertung im zweiten Schritt in Be-

zug zur Höchstpunktzahl gesetzt und dadurch relativ auf das Bewerberfeld gestaltet wird

(Referenzierung, bei der die beste Bewertung auf die Höchstpunktzahl und die anderen

dazu linear ins Verhältnis gesetzt werden) .

99 In die Bewertung des Kriteriums AK 1 anhand von Referenzen werden (unbeschadet der

vorgelagerten Eignungsprüfung anhand aller benannten Referenzen) maximal fünf Pro-

jekte, die vom Bewerber hierfür benannt werden (ohne Benennung werden die ersten

fünf im Formular aufgeführten ausgewählt), einbezogen und einzeln qualitativ gewertet.

Die Punktzahlen werden aufaddiert und referenziert (s. o., die Addition erfolgt auch, falls

weniger als vier Referenzen benannt sind, und auch, falls bei einer Bewerbung dadurch

Textstand: 25.08.2026 26 Seiten Seite 21

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.VII.1 Bewerbungsbedingungen Tz. 99

die Höchstpunktzahl überschritten wird). Eine entsprechende Referenzierung erfolgt bei

der qualitativen Bewertung auch, wenn keine Bewertung die Höchstpunktzahl erreicht.

100 Beim Kriterium AK 3 wird der aktuelle Wert der Zahl der Fachkräfte (VZÄ) verglichen.

Beim Kriterium AK 3 wird die volle Punktzahl 10 für eine Beschäftigtenzahl (Fachkräfte,

VZÄ) von 100 (oder mehr) vergeben, 2 Punkte für 10 VZÄ, auf dieser Basis wird linear

interpoliert. Die Punktzahlen werden auf zwei Stellen hinter dem Komma kaufmännisch

gerundet, soweit sich die Rangfolge pro Kriterium dadurch nicht ändert.

101 Ausgewählt für die Beteiligung am weiteren Verfahren werden im Falle der Begrenzung

der Teilnehmerzahl die Bewerber mit den höchsten Punktzahlen in absteigender Rei-

henfolge bis zu der vorgesehenen angemessenen Zahl der Teilnehmer.

VII. Weiterer Verfahrensverlauf und Angebotsabgabe

1. Allgemeines

102 Die im Teilnahmewettbewerb für die Beteiligung am weiteren Verfahren ausgewählten

Unternehmen bzw. Bewerbergemeinschaften werden von der Vergabestelle über die E-

Vergabeplattform zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert.

103 Die Vergabestelle entscheidet auf der Grundlage der Prüfung und Bewertung der Erst-

angebote, ob sie in Verhandlungen eintritt oder, was ausdrücklich vorbehalten wird, den

Zuschlag auf ein Erstangebot erteilt. Wenn die Vergabestelle in Verhandlungen eintritt,

wird entsprechend den Vorgaben von § 12 Abs. 6 UVgO nach Abschluss der Verhand-

lungen zu einem erneuten, endgültigen Angebot aufgefordert, über das dann nicht mehr

verhandelt wird. Die Abforderung von Folgeangeboten vor dem Abschluss der Verhand-

lungen bleibt vorbehalten.

104 Angebote sind innerhalb der mit der Aufforderung mitgeteilten Angebotsfrist elektronisch

in Textform ausschließlich über die Vergabeplattform einzureichen (s. o. Tz. 22). Eine

Einreichung des Angebotsformulars in unterschriebener und dann eingescannter Fas-

sung ist möglich, aber nicht zwinged.

105 Das Angebot muss alle Angaben enthalten, die für eine Bewertung nach den Zuschlags-

kriterien erforderlich sind. Von der Vergabestelle bereitgestellte Angebotsformulare sind

zu verwenden.

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.VII.2 Bewerbungsbedingungen Tz. 106

2. Geforderte Unterlagen

106 Mit bzw. als Angebot sind folgende Unterlagen einzureichen:

107 Die Anforderungstabelle ist im editierbaren Excel-Format (*.xlsx) einzureichen. Es müs-

sen die gelb hinterlegten Felder befüllt werden und es dürfen auch nur diese befüllt wer-

den, der sonstige Text darf nicht verändert werden, auch nicht durch Kommentarfelder.

Es dürfen keine Felder gelöscht werden oder die Blattstruktur verändert werden. „An-

merkungen“ in der entsprechenden Spalte dürfen inhaltlich nicht von den Anforderungen

abweichen. Es ist zulässig, zu Dokumentationszwecken zusätzlich eine PDF-Fassung

der ausgefüllten Tabelle einzureichen.

108 Anmerkungen zu den Vertragstexten sind nur beim Erstangebot zulässig. Wie ausge-

führt, ist deren Berücksichtigung nicht bereits kalkulatorisch zu unterstellen. Sie werden

im Zuschlagsfall auch nicht Vertragsbestandteil, sondern sind Anregungen an die Verga-

bestelle, im Rahmen von etwa geführten Verhandlungen Anpassungen für eine folgende

Angebotsrunde vorzunehmen. Grundsätzlich beabsichtigt die Vergabestelle, den Ver-

trag auf der Basis der eingeführten EVB-IT-Bedingungen abzuschließen. Von der Mög-

lichkeit zu Anmerkungen sollte daher nur aus wichtigen Gründen Gebrauch gemacht

werden. Etwaige Anpassungen der Vertragsbedingungen werden für alle beteiligten Un-

ternehmen gleichermaßen erfolgen.

109 Ein Zahlungsplan ist nicht einzureichen. Vielmehr wird der vom Auftraggeber vorgege-

bene Termin- und Musterzahlungsplan, der vom max. Brutto-Budget ausgeht, nach

Maßgabe des Angebotspreises im Zuschlagsfall entsprechend angepasst.

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.VIII.1 Bewerbungsbedingungen Tz. 110

VIII. Zuschlagskriterien und Bewertungsmethodik

110 Über die Zuschlagserteilung wird nach dem Kriterium des wirtschaftlichsten Angebots

entschieden – unbeschadet der Prüfung der Angebote und der Prüfung, ob der Zuschlag

überhaupt erteilt werden kann.

111 Maßgeblich sind die im nachstehenden Schema aufgeführten Zuschlagskriterien in der

ebenfalls nachstehend aufgeführten prozentualen Gewichtung. Diese Gewichtung wird

durch unterschiedliche Maximalpunktzahlen (auf 2 Stellen gerundet) zum Ausdruck ge-

bracht (die bei beiden Hauptkriterien erreichten Punktzahlen werden also nicht noch ein-

mal zusätzlich mit der Prozentzahl multipliziert).

112 Die Anforderungen an die Qualität der Leistung ergeben sich aus der Anforderungsta-

belle, die Anlage zur Leistungsbeschreibung/zum Lastenheft ist. Sie sind in A- und B-

Kriterien gegliedert.

113 Die A-Kriterien sind als „Muss-Kriterien“ zwingend zu erfüllen. Die Nichterfüllung auch

nur eines A-Kriteriums führt dazu, dass das Angebot von der Wertung ausgeschlossen

wird.

114 Demgegenüber unterliegen die B-Kriterien als „Kann-Kriterien“ einer Bewertung nach

Maßgabe des Erfüllungsgrades auf einer Skala von jeweils 0 bis 5 Punkten. Da die Er-

füllung einzelner B-Kriterien für die Auftraggeberin von unterschiedlicher Wichtigkeit ist,

sind diese untereinander unterschiedlich durch Gewichtungs-Multiplikatoren gewichtet.

1. Bewertung Pauschalfestpreis

115 Wertbar sind nur Angebote, deren Pauschalfestpreis den Betrag von 142.000,- netto

nicht überschreitet. Teurere Angebot werden ausgeschlossen. Diese Vorgabe ist durch

die zur Verfügung stehenden Fördermittel bedingt.

116 Das preislich günstigste wertbare Angebot wird in Bezug auf dieses Zuschlagskriterium

mit 130 Punkten bewertet. Die Rangfolge und Punktzahl der nachfolgenden Angebote

Textstand: 25.08.2026 26 Seiten Seite 24

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.VIII.2 Bewerbungsbedingungen Tz. 116

in Bezug auf dieses Zuschlagskriterium wird nach folgender Formel durch lineare Inter-

polation mit der Maßgabe ermittelt, dass Angebote, die eineinhalb mal so teuer sind

(150%) wie das günstigste Angebot, 0 Punkte erhalten.

𝑃𝑖−𝑃𝑚𝑖𝑛 𝑍𝑖(𝑝)= 130−( 𝑥 260) 𝑃𝑚𝑖𝑛)

130 erreichbare Höchstpunktzahl für das Kriterium

P min niedrigstes wertbares Preisangebot

P i: individuelles Preisangebot des betrachteten Angebots

Z i(p): individuelle Punktzahl des Angebots für das Kriterium Preis

117 Die Punktzahl wird auf zwei Stellen nach dem Komma kaufmännisch gerundet, soweit

sich hierdurch die Rangfolge der Bewertung der Angebote für dieses Zuschlagskriterium

nicht ändert.

2. Bewertung der B-Kriterien

118 Zur Bewertung des Erfüllungsgrades der B-Kriterien wird folgende allgemeine Skala ver-

wendet, wobei sich die Beschreibungen und Bewertungen auf das Verhältnis zwischen

dem Angebot und den Anforderungen beziehen.

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Diakonisches Werk Altholstein GmbH // DigiWohl / Vergabe Software-Entwicklung A.VIII.3 Bewerbungsbedingungen Tz. 0

119 Soweit in der Anforderungstabelle vorgesehen, wird die erreichte Punktzahl mit einem

Gewichtungsfaktor multipliziert. Die Summe aller gewichteten Punktzahlen drückt als

Leistungspunktzahl die qualitative Bewertung des Angebots aus.

3. Ermittlung des besten Angebots

120 Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots werden für jedes wertbare Angebot die

erreichte Preispunktzahl Zi(p) und die von dem Angebot erreichte Leistungspunktzahl

addiert.

121 Für den Zuschlag wird das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl vorgesehen. Im

Falle eines Punkte-Gleichstands richtet sich die Entscheidung nach dem Kriterium 1

(Preis).

Textstand: 25.08.2026 26 Seiten Seite 26